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Transkript

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2 I I NHALTSVERZEICHNIS A Einstieg Mit dieser Unterlage arbeiten Was Sie wissen sollten Grundlegende Programmeinstellungen...10 B Funktionen und Namen Arbeiten mit Funktionen Aufbau und Eingabe von Formeln Aufbau und Einsatz von Funktionen Der Funktions-Assistent Auswahl einfacher Funktionen Verschachtelte Funktionen Fehler in Formeln Die Formelüberwachung Die Fehlerprüfung Das Überwachungsfenster Schnellübersicht: Arbeiten mit Funktionen...32 Übung: Zensuren ermitteln...33 Übung: Umsatzzahlen in Prozent zur Gesamtsumme Weitere Funktionen Aufbau und Einsatzgebiete der Funktion WENN Verschachtelte WENN-Funktionen Die Funktionen SVERWEIS und WVERWEIS...38 Übung: Den Bonus für erfolgreiche Mitarbeiter ermitteln Arbeiten mit Datum und Uhrzeit Datums- und Zeitangaben Datumsformate und einfache Berechnungen Datums- und Uhrzeitfunktionen Praktische Anwendungen...45 Übung: Einfache Datumsberechnungen durchführen Bessere Übersicht mit Namen Die Namensvergabe Namen in Formeln einsetzen Nützliches zu Namen Schnellübersicht: Bessere Übersicht mit Namen...54 Übung: Eine Rechnung über ein Fahrrad erstellen...55 Übung: Einen Produktions- und Umsatzplan erstellen...56 C Tabellen bearbeiten Spezielle Möglichkeiten der Tabellenbearbeitung Zahlenformatierung Benutzerdefinierte Zellformate Spalten bzw. Zeilen aus- oder einblenden Zeilen und Spalten vertauschen Tabellen mit Kommentaren versehen Schnellübersicht: Spezielle Tabellenbearbeitung...65 Übung: Kommentare in einer Materialbestandsliste nutzen

3 I NHALTSVERZEICHNIS I 7 Grosse Tabellen bearbeiten Tipps zur Tabellenerstellung Schnelles Bewegen und Markieren Tabellen zoomen Zeilen und Spalten fixieren Tabellenfenster in Ausschnitte teilen Schnellübersicht: Grosse Tabellen bearbeiten...73 Übung: Eine Abrechnung bearbeiten...74 D Arbeitsmappen und Kommunikation Arbeitsmappen Mit Arbeitsmappen arbeiten Tabellenblätter verschieben und kopieren Tabellenblätter ein- und ausblenden Zellbezüge auf andere Tabellenblätter Bezüge auf andere Arbeitsmappen Mit Mustervorlagen arbeiten Schnellübersicht: Arbeitsmappen...85 Übung: Kaufverhalten analysieren...86 Übung: Das Inventar von Filialen tabellarisch darstellen Datenschutz Arbeitsmappen schützen Tabellenblätter, Zellen und Objekte schützen Schnellübersicht: Datenschutz...93 Übung: Kalkulationsblatt gegen Überschreiben sichern Kommunikation mit anderen Anwendungen Daten importieren und exportieren Die Office-Zwischenablage nutzen Daten von Microsoft Access kopieren Textdateien nach Excel importieren Excel-Tabellen in Microsoft Word einbinden Schnellübersicht: Kommunikation mit anderen Anwendungen Übung: Rechnungen mit Word und Excel E Diagramme Diagramme erzeugen und bearbeiten Diagramme anfertigen Die Schritte im Diagramm-Assistenten Diagramme bearbeiten Besondere Diagrammbearbeitung Sekundärachse einblenden Trendlinien und Kurvendiagramme erstellen Grössenachse (Y-Achse) skalieren Die Fehlerindikatoren Schnellübersicht: Diagramme erzeugen und bearbeiten Übung: Monatliche Durchschnittstemperaturen darstellen Übung: Umsatzzahlen grafisch auswerten Die verschiedenen Diagrammtypen Gängige Diagrammformen einsetzen Weniger gebräuchliche Diagrammtypen verwenden Sonderformen von Diagrammtypen Übung: Umsatzzahlen mit einem Verbunddiagramm auswerten

4 I I NHALTSVERZEICHNIS F Daten analysieren Tabellen gliedern Gliederungen erstellen Mit Detaildaten arbeiten Gliederungselemente markieren Gliederungen entfernen Mit Teilergebnissen arbeiten Schnellübersicht: Tabellen gliedern Übung: Eine Produktstatistik gliedern Übung: Eine Umsatzübersicht erstellen Tabellen kombinieren und konsolidieren Dateien kombinieren Grundlagen der Tabellenkonsolidierung Daten mit Formeln konsolidieren Daten nach Position konsolidieren Daten nach Rubrik konsolidieren Konsolidierungsergebnisse bearbeiten Schnellübersicht: Tabellen kombinieren/konsolidieren Übung: Kartenverkäufe konsolidieren Übung: Lagerbestände konsolidieren G Datenbankmanagement Mit Datenbanken arbeiten Grundlagen zu Datenbanken Datenbanken erstellen und bearbeiten Die Datenmaske Die Datenbankfunktionen Schnellübersicht: Mit Datenbanken arbeiten Übung: Termine in einer Datenbank auswerten Übung: Fahrtkosten in einer Datenbanktabelle Daten filtern Datensätze filtern AutoFilter verwenden Besondere Möglichkeiten des AutoFilters nutzen Spezialfilter einsetzen Vergleichsoperatoren bei Spezialfiltern Schnellübersicht: Daten filtern Übung: Warenbestände mit Filtern analysieren Übung: Reiseveranstalter mit Filtern analysieren Stichwortverzeichnis 186 6

5 3 Weitere Funktionen In diesem Kapitel erfahren Sie Æ wie Sie die Funktion WENN einsetzen und verschachteln können Æ wie Sie die Funktionen SVERWEIS und WVERWEIS nutzen können Voraussetzungen 9 Mit Formeln arbeiten (PA 41) 9 Mit Funktionen arbeiten 35

6 3.1 Aufbau und Einsatzgebiete der Funktion WENN Funktion WENN einsetzen Mit dieser Funktion können Sie die Ausführung einer Formel von dem Eintreten einer Bedingung abhängig machen. Je nachdem, ob eine Bedingung wahr oder falsch ist, wird die Formel ausgeführt oder nicht ausgeführt. In der nebenstehenden Tabelle werden die Provisionen für die Mitarbeiter in Abhängigkeit vom erzielten Umsatz berechnet. Es werden zwei unterschiedliche Provisionssätze gezahlt: Beträgt der Umsatz weniger als 300'000 CHF, werden 4% Provision gezahlt, anderenfalls 8%. Für die Formel gilt allgemein: Syntax der Funktion: WENN( Prüfung; Dann _ Wert; Sonst _ Wert ) Berechnungen von Provisionen Beginn Lösung für das Beispiel: =WENN(B4<300000;B4*4%;B4*8%) B4<300000? Nein Ja Die Argumente der Funktion WENN Ist die Bedingung erfüllt bzw. wahr, wird der Dann_Wert ausgewertet. Ist die Bedingung nicht erfüllt bzw. falsch, wird der Sonst_Wert ausgewertet. Ergebnis: B4*4% Ende Ergebnis: B4*8% Die Argumente der Funktion WENN werden in der folgenden Tabelle ausführlich beschrieben: Prüfung (Bedingung) Dann_Wert Sonst_Wert Zur Formulierung einer Bedingung werden zwei Werte miteinander verglichen. Dafür sind so genannte Vergleichsoperatoren erforderlich: = (gleich), <> (ungleich), < (kleiner), > (grösser), <= (kleiner oder gleich), >= (grösser oder gleich). Das Ergebnis einer Prüfung wird mit den Wahrheitswerten Wahr und Falsch ausgedrückt. Wird zur Prüfung nur ein Zellbezug ohne Operator angegeben, ergibt die Prüfung den Wahrheitswert Wahr, wenn sich in der Zelle ein Wert befindet. Ist die Zelle leer, wird der Wahrheitswert Falsch angenommen. Wenn die Bedingung wahr ist, wird das Argument Dann_Wert ausgeführt. Dabei gilt: Das Argument kann ein Wert, eine Formel, eine Funktion sein. Wird als Wert ein Text in die Zelle geschrieben, muss dieser in Anführungszeichen gesetzt werden (z.b. "keine Provision"). Soll das Ergebnis eine leere Zelle sein, sind zwei Anführungszeichen direkt hintereinander zu setzen (z.b. ""). Wenn die Bedingung falsch ist, wird das Argument Sonst_Wert ausgeführt. Es gelten die gleichen Regeln wie für das Argument Dann_Wert. Weitere Beispiele für die Verwendung der Funktion WENN Beispielformeln =WENN(A1<>0;B1/A1;0) =WENN( Gewinn>0;"Gewinn";"Verlust") Bedeutung Wenn der Zellinhalt A1 ungleich 0 ist, dann wird B1 durch A1 dividiert, ansonsten wird 0 ausgegeben. Wenn der Inhalt der Zelle Gewinn grösser 0 ist, dann wird der Text Gewinn ausgegeben, anderenfalls Verlust. 36

7 Verschachtelte WENN-Funktionen 3.2 WENN-Funktionen ineinander verschachteln Manche Problemstellungen erfordern mehrere Bedingungen. In solchen Fällen müssen WENN-Funktionen ineinander verschachtelt werden. Zur Berechnung einer Provision werden folgende Bedingungen aufgestellt: WENN Umsatz kleiner 50'000 CHF DANN keine Provision SONST WENN Umsatz kleiner 200'000 CHF DANN 6% des Umsatzes SONST 10% des Umsatzes Formel für das Beispiel: =WENN(B4<50000;0;WENN(B4<200000;B4*6%;B4*10%)) Beginn Die äussere Funktion WENN stellt die Bedingung B4< Ist die Bedingung erfüllt, wird eine 0 ausgegeben. Wenn die Bedingung B4<50000 nicht erfüllt ist, wird das Argument Sonst_Wert durchgeführt, das aus einer weiteren Funktion WENN besteht. Die zweite Funktion WENN stellt die Bedingung B4< B4<50000? Ja Ergebnis: 0 Nein B4<200000? Ja Ergebnis: B4*6% Nein Ergebnis: B4*10% Zwei verschiedene Ergebnisse erfordern eine Bedingung (eine Funktion WENN); drei mögliche Ergebnisse erfordern zwei Bedingungen (zwei verschachtelte WENN-Funktionen). Sie können bis zu sieben WENN-Funktionen ineinander verschachteln. Ende Insbesondere bei verschachtelten Funktionen ist die Übersichtlichkeit durch Koordinaten stark eingeschränkt. Versehen Sie daher zur Vereinfachung Zellen und Zellbereiche mit Namen. Bedingungen verknüpfen Mit Hilfe der logischen Funktionen UND, ODER und NICHT lassen sich mehrere Bedingungen m iteinander verknüpfen. Die Funktionen werden als Argument Prüfung in die Funktion WENN eingefügt. UND( Wahrheitswert1; Wahrheitswert2;... ) ODER( Wahrheitswert1; Wahrheitswert2;...) NICHT( Wahrheitswert) Diese Funktion liefert das Ergebnis Wahr, wenn alle Bedingungen (maximal 30) wahr sind. Beispiel: Wenn der Umsatz zwischen 20'000 und 30'000 liegt, soll in die Zelle das Wort Ok, ansonsten Nachfragen eingetragen werden. =WENN(UND( Umsatz>=20000;Umsatz<=30000 ) ;"Ok";"Nachfragen ") Diese Funktion liefert das Ergebnis Wahr, wenn mindestens eine der Bedingungen (maximal 30) Wahr ist. Beispiel: Wenn in Zelle A8 nichts oder in Zelle A10 eine 0 eingetragen ist, dann soll die Meldung Keine Werte eingetragen ausgegeben werden. =WENN(ODER( A8="";A10=0) ;"Keine Werte eingetragen";"") Die Funktion NICHT kehrt den Wahrheitswert der Bedingung um. Ergibt die Bedingung den Wahrheitswert Wahr, ist das Ergebnis der Funktion Falsch und umgekehrt. Beispiel: Wenn der Umsatz nicht grösser als 20'000 ist und nicht innerhalb von 8 Wochen erzielt wurde, soll eine Provision von 5%, anderenfalls von 10% berechnet werden. =WENN(NICHT(UND( Umsatz>20000;Zeit<=8)); Umsatz*5%; Umsatz *10%) 37

8 3.3 Die Funktionen SVERWEIS und WVERWEIS Einsatzbereich der Funktionen Das Ergebnis einer Berechnung kann von einer Vielzahl Kriterien abhängig sein, beispielsweise bei einer Provisionsberechnung, die viele Provisionssätze besitzt. Bei diesen Aufgabenstellungen sind die Funktionen SVERWEIS und WVERWEIS hilfreich. Diese Funktionen suchen anhand bestimmter Kriterien (beispielsweise Umsatz = 340'000 CHF) den zugehörigen Wert (beispielsweise Provisionssatz =13%). Spalte mit Suchkriterien Spalte mit der Funktion SVERWEIS Provisionsberechnung mit SVERWEIS Spaltenindex Matrix F5:G15 (Suchbereich) Wie funktionieren die Verweisfunktionen? Excel durchsucht die Werte eines Tabellenbereichs, der als Suchbereich definiert ist, nach einem zuvor definierten Kriterium (beispielsweise 340'000 CHF). Das Suchkriterium wird in der ersten Spalte von oben nach unten bzw. in der ersten Zeile von links nach rechts gesucht. Beim ersten Eintrag, auf den das Kriterium zutrifft, wird der zugehörige Wert ermittelt und als Ergebnis zurückgegeben. Daher muss der Suchbereich aufsteigend sortiert sein. Findet die Funktion keinen Wert, der exakt mit dem Suchkriterium übereinstimmt, wird automatisch der nächstkleinere Wert gezeigt. Suchkriterium: 340'000 CHF Arbeitsweise der Funktion SVERWEIS Ergebnis: 13% Ist der Suchwert kleiner als der erste Eintrag des Suchbereichs, erscheint der Fehlerwert #NV. Diesen Fehler können Sie jedoch mit einem sehr kleinen ersten Wert (beispielsweise 0) vermeiden. Unterschied zwischen der Funktion SVERWEIS und der Funktion WVERWEIS Die Funktion SVERWEIS sucht s enkrecht nach dem Suchwert in der ersten Spalte des Suchbereichs. Die Funktion WVERWEIS sucht w aagerecht nach dem Suchwert in der ersten Zeile des Suchbereichs. Beispiel für die Verwendung der Funktion SVERWEIS In der Tabelle Provisionsberechnung wird für jeden Mitarbeiter die Provision nach der Provisionstabelle errechnet. Der Provisionssatz ergibt sich aus dem Suchkriterium in den Zellen B4:B15. Die Provisionstabelle legt die konstante Matrix (den Suchbereich) fest (F5:G15). Die Funktion soll als Ergebnis die Werte der zweiten Spalte ( Spaltenindex) des Suchbereichs liefern. Syntax der Funktion: SVERWEIS( Suchkriterium; Matrix;Spaltenindex;Bereich_Verweis) Lösung für das Beispiel: =SVERWEIS ( B4;$F$5:$G$15;2;Wahr ) 38

9 Die Funktionen SVERWEIS und WVERWEIS 3.3 Beispiel für die Verwendung der Funktion WVERWEIS Die Provisionsberechnung erfolgt nun aufgrund einer zeilenweise erstellten Provisionstabelle. Suchkriterium Zelle mit der Funktion Die Provisionstabelle in der Zeilendarstellung Syntax der Funktion: WVERWEIS( Suchkriterium; Matrix;Zeilenindex;Bereich_Verweis) Lösung für das Beispiel: =WVERWEIS ( B6;$B$2:$G$3;2;Wahr ) Das Argument Bereich_Verweis in beiden Funktionen Mit Hilfe der Funktionen SVERWEIS und WVERWEIS können Sie auch exakt nach Einträgen in einem Suchbereich suchen. Hierfür ist das Argument Bereich_Verweis vorgesehen. Wird der Wert Falsch (0) eingesetzt, müssen die Einträge der ersten Spalte bzw. Zeile im Suchbereich nicht sortiert sein. Excel führt dann eine exakte Überprüfung durch. Wird der identische We rt nicht gefunden, erscheint immer der Fehlerwert #NV. Wird das Argument Bereich_Verweis nicht angegeben, so entspricht dies dem Argumentwert Wahr (1). Die Einträge der ersten Spalte bzw. Zeile müssen sortiert vorliegen, um einen nächstkleineren Wert anzeigen zu können. 39

10 Ü Den Bonus für erfolgreiche Mitarbeiter ermitteln Zeit Übungsdatei Ergebnisdatei 20 min Übungsinhalte Die Funktion WENN mit Bedingungen Funktionen verschachteln Funktions-Assistent benutzen Aufgabe Erstellen Sie die unten abgebildete Tabelle, oder öffnen Sie die Datei Bonus. Bei einem Jahresumsatz von mindestens 300'000 CHF soll der Bonus 2% betragen. Berechnen Sie in der Spalte Bonus den Prozentsatz, den die Filialleiter zusätzlich erhalten. Verwenden Sie für die Berechnung die Funktion WENN. Benutzen Sie für das Erstellen der Funktion den Funktions-Assistenten. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Bonus-E. Sie können die Prozentzahl auch direkt in die Formel schreiben. Was ist der Vorteil davon, dass die Prozentzahl in einer gesonderten Zelle steht? Erweitern Sie die Berechnung: Bei einem Jahresumsatz von mindest ens 500'000 CHF soll der Bonus 3% betragen. Verwenden Sie für die Verschachtelung der Funktionen ebenfalls den Funktions-Assistenten. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Bonus-E1. Neuerdings erhalten die Filialleiter nur noch dann einen Bonus, wenn sie neben den bisherigen Kriterien ein bestimmtes Alter erreicht haben. Um beide Bedingungen abzufragen, können Sie die Funktion UND einsetzen. Fügen Sie die Bedingung diesmal manuell in die Funktion WENN ein. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Bonus-E2. 40