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2 I INHALTSVERZEICHNIS Modul AM3 - Fortgeschrittene Textverarbeitung 1 Arbeiten mit Word Was Sie wissen sollten Grundlegende Programmeinstellungen Dokumentvorlagen einsetzen Dokumentvorlagen einsetzen und erstellen Dokumentvorlagen bearbeiten und speichern Dokumentvorlagen verwalten Übung: Eine Dokumentvorlage erstellen Formatvorlagen verwenden Vorteile von Formatvorlagen Formatvorlagen erstellen und zuweisen Formatvorlagen bearbeiten Formatvorlagen schnell zuweisen Übung: Gesetzestext formatieren Abschnitte und Spalten Dokumente in Abschnitte gliedern Text in Spalten setzen Übung: Handout mit Kopf- und Fußzeilen erzeugen Übung: Bericht erstellen und gestalten Erweiterte Gestaltungsmöglichkeiten Optionen im Dialogfenster Z EICHEN Rahmen, Linien und Schattierungen Grafiken positionieren Grafiken bearbeiten Text mit Grafik positionieren Zeichnungen erstellen Zeichnungen bearbeiten Textfelder erstellen und bearbeiten Texte automatisch formatieren lassen Wasserzeichen einfügen Übung: Brauerei-Jubiläum Übung: Grafisch gestaltete Erfolgsmeldung Verwalten und Automatisieren Dokumente drucken Besondere Druckeinstellungen Kennwortschutz für Dokumente Der schnelle Einsatz von AutoTexten Weitere Möglichkeiten bei AutoTexten Die AutoKorrektur-Funktion Übung: AutoTexte für Katalogversand Übung: Druckoptionen Verzeichnisse und Verweise erstellen Grundlagen der Erstellung von Verzeichnissen Inhaltsverzeichnis aus Überschriften anfertigen Inhaltsverzeichnis aus Verzeichniseintragsfeldern Index (Stichwortverzeichnis) anfertigen Abbildungsverzeichnis erzeugen Verzeichnis aus mehreren Dokumenten erstellen

3 I NHALTSVERZEICHNIS I 7.7 Textmarken nutzen Querverweise auf andere Textstellen Übung: Urlaubsplan mit Inhalts- und Stichwortverzeichnis Übung: Mit Textmarken navigieren Fuß- und Endnoten einfügen Fuß- bzw. Endnoten erstellen Fuß- bzw. Endnoten bearbeiten Trennlinien und Fortsetzungshinweis Übung: Abhandlung mit Fußnoten erstellen Absatz- und Dokumentglie derungen Die Gliederungsarten Absätze gliedern Dokumente gliedern Gliederung betrachten Gliederung ändern Übung: Gliederungsebenen ausblenden und verschieben Tabellen bearbeiten Tabellen formatieren In Tabellen sortieren Hinweise zum Formatieren von Text Tabelle in Text bzw. Tabelle in Text umwandeln Einfache Summenberechnungen durchführen Übung: Tabelle sortieren Übung: Eine Buchstabiertafel erzeugen Diagramme mit Microsoft Graph Diagramme erstellen Diagrammdaten bearbeiten Diagrammelemente bearbeiten Beschriftungen hinzufügen Achsen, Legende, Gitternetzlinien, Zeichenobjekte Diagrammtyp und Diagrammlayout verändern Besonderheiten einiger Diagrammtypen Übung: Eine Übersicht erzeugen Dokumente gemeinsam bearbeiten Grundlagen gemeinsamer Dokumentbearbeitung Textpassagen hervorheben Kommentare verwenden Änderungen an einem Dokument verfolgen Änderungen akzeptieren bzw. verwerfen Dokumente vergleichen Übung: Änderungen und Kommentare bearbeiten Mit Zentraldokumenten arbeiten Wozu dienen Zentraldokumente? Gliederungs- und Zentraldokumentansicht Zentral- und Filialdokumente erstellen Grundlegende Bearbeitungstechniken Struktur des Zentraldokuments ändern Teamarbeit in Zentral- und Filialdokumenten Übung: Texte in einem Zentraldokument zusammenfassen

4 I INHALTSVERZEICHNIS 14 Serienbriefe erstellen Das Prinzip des Seriendrucks Die Arbeitsschritte zur Serienbrieferstellung Hauptdokument und Datenquelle erstellen Serienbrief drucken Listen, Briefumschläge und Etiketten drucken Datenquelle bearbeiten bzw. einbinden Datenselektion mit Filtern Datenquelle sortieren Übung: Rundbrief und Datenquelle erstellen Übung: Kunden filtern Felder und Feldfunktionen Der Einsatz von Feldern Felder einfügen Ansicht von Feldern Felder aktualisieren Praktische Tipps zum Arbeiten mit Feldern Dokument- und Benutzerinformationen einfügen Text mit Feldern erfassen Bedingungen mit Feldern definieren Übung: Faxvordruck erstellen Formulare erstellen Grundlegendes zu Formularen Formulare erstellen Formulare schützen Formulare ausfüllen und drucken Übung: Artikelbestellung Makros erstellen und bearbeiten Grundlagen Makros mit dem Makrorekorder aufzeichnen Makros starten Makrodarstellung vor der Aufzeichnung festlegen Makrodarstellung nach der Aufzeichnung festlegen Symbole oder Menüpunkte bearbeiten Makros speichern Makros kopieren Praktische Tipps zum Arbeiten mit Makros Übung: Einfache Textformatierung mit einem Makro durchführen Übung: Tabellen in Dokumente einfügen Stichwortverzeichnis 199 6

5 3 3 Formatvorlagen verwenden 3.1 Vorteile von Formatvorlagen 3.2 Formatvorlagen erstellen und zuweisen 3.3 Formatvorlagen bearbeiten 3.4 Formatvorlagen schnell zuweisen Übung: Gesetzestext formatieren 19

6 3.1 Vorteile von Formatvorlagen Formatvorlagen effektiv einsetzen Eine Formatvorlage fasst in der Regel eine Gruppe von Formatierungsbefehlen zusammen und reduziert so den Zeitaufwand für Formatierungsarbeiten. Formatvorlagen k önnen ganzen Absätzen oder einer beliebigen Anzahl von Zeichen in einem Arbeitsschritt zugeordnet werden. Der Einsatz von Formatvorlagen ist vor allem sinnvoll bei der Formatierung von umfangreichen Dokumenten... Dokumenten mit häufig vorkommenden, komplexen Formatierungen... der Erstellung neuer Dokumente, die auf bereits definierte Formatvorlagen aus anderen Dokumenten und Dokumentvorlagen zugreifen Zeichen- und Absatzformatvorlagen Was sind... Erklärung Anwendung Absatzformatvorlagen Zeichenformatvorlagen Kombination von Zeichen- und Absatzformaten Kombination von Zeichenformaten Werden auf Absätze und die darin enthaltenen Zeichen angewendet, z.b. bei Überschriften, Fließtext, Aufzählungen Werden auf einzelne Zeichen (Wörter) angewendet, z.b. bei einem formatierten Firmenschriftzug Priorität: Zeichenformat vor Absatzformat Die Schrifteinstellungen einer Zeichenformatvorlage überschreiben die der Absatzformatvorlage, sodass Änderungen in einer Absatzformatvorlage keine Auswirkungen auf Textbereiche haben, denen bereits eine Zeichenformatvorlage zugeordnet ist. Zeichenformatvorlagen erscheinen im Listenfeld F ORMATVORLAGE der Symbolleiste F ORMAT und im Dialogfenster F ORMATVORLAGE mit einem a. Absatzformatvorlagen werden mit einem Absatzendemarkezeichen dargestellt. Automatische Formatvorlagen Als "automatische Formatvorlagen" werden Zeichen- bzw. Absatzformatvorlagen bezeichnet, die Word beim Ausführen bestimmter Befehle automatisch verwendet. Beispielsweise wird beim Einfügen einer Fußnote (Menüpunkt EINFÜGEN - FUSSNOTE) dem Fußnotentext automatisch die Absatzformatierung F USSNOTENTEXT zugeordnet. Bei automatischen Formatvorlagen können Formatierungsmerkmale nach Belieben geändert werden, der Formatvorlagenname bleibt dabei unverändert. 20

7 Formatvorlagen erstellen und zuweisen 3.2 Absatz- bzw. Zeichenformatvorlage erstellen Nehmen Sie die gewünschte Zeichen- bzw. Absatzformatierung vor, und markieren Sie den Bereich. oder Rufen Sie den Menüpunkt FORMAT - FOR- MATVORLAGE auf, und aktivieren Sie die Schaltfläche N EU. Geben Sie im Eingabefeld a den Namen der Vorlage ein, und wählen Sie im Listenfeld b die Option Z EICHEN bzw. A BSATZ. Bestätigen Sie mit O K, und schließen Sie das folgende Dialogfenster mit S CHLIESSEN. Schließen Sie das folgende Dialogfenster mit Z UWEISEN, wenn Sie den aktuellen Absatz mit der neuen Formatvorlage formatieren wollen. a Neue Formatvorlage erstellen b Absatzformatvorlagen schnell erstellen Formatieren Sie einen Absatz mit allen Eigenschaften, die die neue Absatzformatvorlage erhalten soll, und markieren Sie den Absatz. Klicken Sie in das Listenfeld F ORMATVORLAGE, geben Sie einen Namen für die neue Formatvorlage ein, und bestätigen Sie mit RETURN. Hinweise zu Namenskonventionen Jede Formatvorlage erhält bei ihrer Definition einen Namen. Dieser Name unterliegt folgenden Konventionen: â Maximal 255 Zeichen â Leerzeichen und Sonderzeichen sind erlaubt; nicht erlaubt sind jedoch die Zeichen \ und { } â â Word unterscheidet zwischen Groß- und Kleinschreibung, d.h., "EINLEITUNG" und "einleitung" erkennt Word als unterschiedliche Formatvorlagen. Jeder Formatvorlagenname muss einzigartig sein. Formatvorlage zuweisen Setzen Sie den Cursor in den Absatz oder das Wort, dem eine Formatvorlage zugewiesen werden soll, bzw. markieren Sie einen entsprechenden Bereich. Öffnen Sie das Listenfeld F ORMATVORLAGE in der Symbolleiste F ORMAT, und wählen Sie in der Liste durch Anklicken die gewünschte Formatvorlage aus. 21

8 3.2 Formatvorlagen erstellen und zuweisen Festen Formatierungen eine Formatvorla ge zuweisen Feste bzw. harte Formatierungen sind Formateinstellungen, die Sie direkt über das Menü oder über Symbole vornehmen, beispielsweise oder. Je nachdem, ob Sie die feste Formatierung vor oder nach dem Zuweisen einer Formatvorlage vorgenommen haben, erhalten Sie ein unterschiedliches Ergebnis: Sie haben eine feste Formatierung vorgenommen... vor Zuweisung einer Formatvorlage Bei Absatzformatierungen : Die festen Formatierungseigenschaften werden entfernt. Bei Zeichenformatierungen : Die Formatierungen bleiben erhalten, wenn nur einzelne Zeichen fest formatiert wurden. nach Zuweisung einer Formatvorlage Feste Formatierungen können nachträglich für einzelne Zeichen oder für den gesamten Absatz vorgenommen werden. Nachträglich durchgeführte feste Absatzformatierungen können Sie mit STRG Q rückgängig machen. Zeichenformatierungen entfernen Sie mit STRG LEERTASTE. 22

9 Formatvorlagen bearbeiten 3.3 Grundsätzliche Bearbeitungsmöglichkeiten Über das Dialogfenster F ORMATVORLAGE (Menübefehl FORMAT - FORMATVORLAG E) k önnen Sie Formatvorlagen nicht nur erstellen, sondern auch c ändern zuweisen und löschen. a d Im Listenfeld a können Sie die gewünschte Formatvorlage auswählen. Die Auswahl lässt sich über das Listenfeld A UFLISTEN b nach folgenden Kriterien einschränken bzw. erweitern: b e Benutzte Formatvorlagen Alle Formatvorlagen Benutzerdefinierte Formatvorlagen Im aktuellen Dokument verwendete Formatvorlagen Alle zur Verfügung stehenden Formatvorlagen des Dokuments, der verbundenen Dokumentvorlage, eventuell hinzugefügter Dokumentvorlagen und der Dokumentvorlage N ORMAL. Durch den Benutzer erstellte Formatvorlagen In den Anzeigefeldern c und d erhalten Sie eine Vorschau auf die Darstellung der ausgewählten Absatz- bzw. Zeichenformatierung. Im Bereich e wird beschrieben, mit welchen Merkmalen die Formatvorlage formatiert ist. Formatvorlagen ändern Formatvorlagen, die Sie erstellt haben oder die bereits von Word vorgegeben sind, können Sie ändern. oder Rufen Sie den Menüpunkt FORMAT - FOR- MATVORLAGE auf. Wählen Sie im Listenfeld F ORMATVORLAGE die gewünschte Vorlage aus, und betätigen Sie die Schaltfläche B EARBEITEN. Klicken Sie im eingeblendeten Dialogfenster F ORMATVORLAGE BEARBEITEN auf die Schaltfläche F ORMAT, um Änderungen an der Formatierung vorzunehmen. Klicken Sie auf die Schaltfläche T ASTEN - KOMBINATION, wenn Sie die Tastenkombination für den Aufruf der Formatvorlage ändern möchten. Schließen Sie das Dialogfenster mit O K. a Formatvorlage ändern b 23

10 3.3 Formatvorlagen bearbeiten Sie möchten... die geänderte Formatvorlage der Dokumentvorlage hinzufügen alle mit der geänderten Formatvorlage formatierten Absätze aktualisieren Aktivieren Sie das Kontrollfeld Z UR V ORLAGE HINZUFÜGEN a. Die Änderungen werden in der verwendeten Dokumentvorlage gespeichert und stehen zukünftig in allen neuen Dokumenten zur Verfügung, die mit dieser Dokumentvorlage erstellt werden. Wird das Kontrollfeld nicht aktivier t, steht die geänderte Formatvorlage nur für das aktive Dokument zur Verfügung. Aktivieren Sie das Kontrollfeld A UTOMATISCH AKTUALISIEREN b. Alle Absätze im aktiven Dokument, auf die diese Formatvorlage angewendet wurde, werden aktualisiert. Formatvorlagen schnell ändern Schnell können Sie Formatvorlagen über das Listenfeld F ORMATVORLAGE ändern. Positionieren Sie den Cursor in dem Absatz, dessen Formatvorlage Sie ändern möchten. Nehmen Sie die Änderungen vor, und wählen Sie aus dem Listenfeld F ORMATVORLAGE die entsprechende Formatvorlage aus. Das Dialogfenster F ORMATVORLAGE BEARBEITEN wird automatisch eingeblendet. Aktivieren Sie das Optionsfeld a, um die Änderungen für die Formatvorlage zu über nehmen, und schließen Sie das Dialogfenster mit O K. a b Sollen dem Absatz die ursprünglichen Einstellungen der Formatvorlage wieder zugewiesen werden, aktivieren Sie das Optionsfeld b. Auswirkungen von Änderungen in Formatvorlagen Wenn Sie eine Formatvorlage in einem Dokument neu definieren, wirkt sich diese Änderung auf alle Absätze aus, denen die geänderte Formatvorlage im Dokument zugeordnet ist. Ändern Sie eine Formatvorlage direkt in einer Dokumentvorlage, wirkt sich diese Änderung ohne Einschränkung auf alle Dokumente aus, die neu mit dieser Dokumentvorlage erstellt werden. Bei Dokumenten, die bereits mit dieser Dokumentvorlage erstellt worden sind, erfolgt zunächst keine Änderung, da Elemente aus Dokumentvorlagen nur bei der Erstellung in das neue Dokument kopiert und später nicht mehr aktualisiert werden. Möchten Sie, dass in einem Dokument immer die aktuellen Formatvorlagen der verwendeten Dokumentvorlage genutzt werden, gehen Sie folgendermaßen vor: Rufen Sie den Menüpunkt EXTRAS - VORLAGEN UND ADD-INS auf, und aktivieren Sie das Kontrollfeld F ORMATVORLAGEN AUTOMATISCH AKTUALISIEREN. Formatvorlagen hinzufügen Formatvorlagen können Teil einer Dokumentvorlage oder eines Dokuments sein. Standardmäßig wird eine benutzte Formatvorlage direkt im Dokument gespeichert. Sie können eine Formatvorlage aber auch der aktiven Dokumentvorlage oder einer nicht aktiven Dokumentvorlage hinzufügen. 24

11 Formatvorlagen bearbeiten 3.3 Formatvorlage der aktiven Dokumentvorlage hinzufügen Rufen Sie den Menüpunkt FORMAT -FORMATVORLAGE auf, und wählen Sie im Listenfeld F ORMATVORLAGEN die gewünschte Formatvorlage aus. Betätigen Sie die Schaltfläche B EARBEITEN, und aktivieren Sie das Kontrollfeld Z UR V ORLAGE HINZUFÜGEN. Formatvorlage einer nicht aktiv en Dokumentvorlage hinzuf ügen oder Betätigen Sie im Dialogfenster F ORMATVORLAGE die Schaltfläche O RGANISIEREN. Wählen Sie im Listenfeld a die Dokumentvorlage, die die gewünschte Formatvorlage enthält. Wenn Sie eine andere Dokumentvorlage öffnen möchten, betätigen Sie die Schaltfläche D ATEI SCHLIESSEN und wählen Sie über die Schaltfläche D ATEI ÖFFNEN die gewünschte Dokumentvorlage aus. Wählen Sie über das Listenfeld b die Dokumentvorlage, zu welcher die Formatvorlage hinzugefügt werden soll. Klicken Sie die Formatvorlage im Listenfeld c an, und betätigen Sie die Schaltfläche K O - PIEREN. Die Formatvorlage wird im Listenfeld d angezeigt. Betätigen Sie die Schaltfläche S CHLIESSEN, und bestätigen Sie das eingeblendete Rückfragedialogfenster mit J A. c a Formatvorlagen hinzufügen d b Anstelle einer Dokumentvorlage können Sie in den entsprechenden Listenfeldern ebenso ein Dokument auswählen, um diesem die gewünschten Formatvorlagen hinzuzufügen. 25

12 3.4 Formatvorlagen schnell zuweisen Formatvorlagen schnell zuweisen Sind viele Formatvorlagen vorhanden, wird die Anzeige im Listenfeld F ORMATVORLAGE unübersichtlich. Um die gewünschte Formatvorlage sch nell zuweisen zu k önnen, haben Sie zwei Möglichkeiten: (1) Namenskürzel für Formatvorlagen erzeugen Wählen Sie im Listenfeld F ORMATVORLAGE die Formatvorlage aus. Klicken Sie im Listenfeld hinter den Namen a,und geben Sie ohne Leerzeichen ein Semikolon und dann direkt das Namenskürzel (ca. zwei Buchstaben) ein. Bestätigen Sie mit RETURN. a Formatvorlage über das Namenkürzel zuweisen Positionieren Sie den Cursor im gewünschten Absatz. Klicken Sie in das Listenfeld F ORMATVORLAGE, geben Sie das Formatvorlagenkürzel ein, und bestätigen Sie mit RETURN. Kürzel für den Formatvorlagennamen können auch bereits beim Erzeugen einer Formatvorlage eingegeben werden. (2) Formatvorlagen über Tastenkombinationen zuordnen Rufen Sie den Menüpunkt FOR- MAT - FORMATVORLAGE auf, und wählen Sie die gewünschte Formatvorlage aus. Betätigen Sie die Schaltfläche B EARBEITEN und anschließend die Schaltfläche T ASTENKOMBINATION. Setzen Sie den Cursor in das Eingabefeld a, und betätigen Sie die gewünschte Tastenkombination. Word trägt automatisch die Kürzel für die Tastenkombination in das Eingabefeld ein und zeigt unterhalb des Eingabefeldes an, ob die Kombination bereits für eine andere Funktion genutzt wird. Löschen Sie dann gegebenenfalls die Tastenkombination im Eingabefeld a, und wählen Sie eine andere. Bestätigen Sie die Tastenkombination mit Z UORDNEN. oder Betätigen Sie die Schaltfläche S CHLIESSEN, wenn Sie die Einstellungen übernehmen und das Dialogfenster ausblenden möchten. a Nützliche Tastenkombinationen Tastenkombination Ergebnis STRG Ö UMSCHALTEN N Zuweisung der Formatvorlage S TANDARD STRG Q Rücknahme von direkten Absatzformatierungen STRG LEERTASTE Rücknahme von direkten Zeichenformatierungen 26

13 Gesetzestext formatieren Ü Zeit Übungsdatei Ergebnisdatei 15 min Übungsinhalte Formatvorlagen erstellen und bearbeiten Tastenkombinationen zuordnen Aufgabe Sie erhalten einen Gesetzestext, der schnell und übersichtlich mit Formatvorlagen formatiert werden soll. a Öffnen Sie die Übungsdatei Gesetz. b c Drucken Sie die erste Seite des Textes aus, um eine Übersicht über den Textaufbau zu erhalten. Den verschiedenen Absätzen des Textes sind bereits Formatvorlagen zugeordnet. Verändern Sie folgende Formatvorlagen, um eine Übersichtlichkeit und eine ansprechendere Optik zu erzielen: Die eingestellten Merkmale sollen für alle der betreffenden Formatvorlage zugeordneten Absätze übernommen werden. Formatvorlage Ü BERSCHRIFT 1: Arial, fett, 20 pt, Seitenwechsel oberhalb, Abstand nach: 12 pt Formatvorlage Ü BERSCHRIFT 2: Arial, fett, 16 pt, Abstand vor: 18 pt, Abstand nach: 6 pt Formatvorlage Ü BERSCHRIFT 3: Arial, kursiv, 14 pt, Abstand vor: 12 pt, Abstand nach: 3 pt d Erzeugen Sie eine Formatvorlage mit dem Namen Absatz, die auf der Formatvorlage S TANDARD basiert. Sie soll über folgende Eigenschaften verfügen: Times New Roman, 11 pt, Abstand nach: 3 pt. Weisen Sie anschließend mit Suchen und Ersetzen allen mit S TANDARD formatierten Textpassagen die Formatvorlage Absatz zu. e Ordnen Sie allen Formatvorlagen sinnvolle Tastenkombinationen zu, damit Sie sie schnell aktivieren können, und speichern Sie das Dokument unter dem Namen Gesetz-E. Auszug aus der Ergebnisdatei Gesetz-E 27

14 28 N OTIZEN