Microsoft Office Word für Windows WW2007F-UA. Autoren: Charlotte von Braunschweig, Konrad Stulle. Inhaltliches Lektorat: Sabine Spieß

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1 WW2007F-UA Autoren: Charlotte von Braunschweig, Konrad Stulle Inhaltliches Lektorat: Sabine Spieß 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Oktober 2011 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Internet: Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Microsoft Office Word 2007 für Windows Fortgeschrittene Techniken Inkl. Übungsheft WW2007F-UA Sollte es uns trotz intensiver Recherchen nicht gelungen sein, alle Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten mit lebenden oder toten Personen sowie tatsächlich existierenden Organisationen oder Informationen sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT-Verlag. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT- Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich.

2 I Office Word Fortgeschrittene Techniken Einstieg 1 Mit dieser Unterlage arbeiten Was Sie wissen sollten Hinweise zur Software und zur Verfügbarkeit einzelner Funktionen... 5 Designs und Vorlagen verwenden 2 Dokumente mit Designs schnell gestalten Was sind Designs? Mit Designs arbeiten Eigene Designs, Designschriftarten und -farben erstellen Schnellübersicht Übung Formatvorlagen nutzen Vorteile von Formatvorlagen Formatvorlagen erstellen und zuweisen Den Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN nutzen Formatvorlagen bearbeiten Die Anzeige der Formatvorlagen anpassen Formatierungen anzeigen und prüfen Praktische Tipps zum Arbeiten mit Formatvorlagen Formatvorlagensätze nutzen Eigene Formatvorlagensätze erstellen Schnellübersicht Übung Dokumentvorlagen einsetzen Was sind Dokumentvorlagen? Vorhandene Dokumentvorlagen verwenden Dokumentvorlagen verwalten und organisieren Schnellübersicht Übung Praxisbeispiel: Vorlage für einen Geschäftsbrief Briefgestaltung mit Word automatisieren Dokumentvorlage für ein Angebot erstellen Kopfzeilen einstellen Fußzeile definieren Anschriftenfeld und Bezugszeichenzeile erstellen Falz- und Lochmarken verwenden Schnellübersicht Übung Mit großen Dokumenten arbeiten 6 Suchen und ersetzen In großen Texten suchen und ersetzen Praxistipps zum Suchen und Ersetzen von Begriffen Praxistipps zum Ersetzen von Formatierungen Tipps zum Suchen und Ersetzen von Satzzeichen Begriffe und Texte übersetzen, ersetzen und nachschlagen Schnellübersicht Übung Effektive Techniken für große Dokumente Schnelles Bewegen und Markieren im Text Textmarken im Text verwenden Mit Hyperlinks im Text bewegen Zu bestimmten Textteilen oder Elementen wechseln Abschnitte unterschiedlich gestalten Randbemerkungen und Kolumnentitel erzeugen Wörter zählen und Zeilen nummerieren Tabellen und Listen sortieren Mit Querverweisen auf andere Textstellen beziehen Schnellübersicht Übung Verzeichnisse verwenden Mit Verzeichnissen arbeiten Inhaltsverzeichnis aus Überschriften und Gliederungsebenen erstellen Index (Stichwortverzeichnis) anfertigen Index mithilfe einer Konkordanzdatei erstellen Abbildungsverzeichnis erzeugen Inhaltsverzeichnis aus Verzeichniseintragsfeldern erstellen Verzeichnis aus mehreren Dokumenten erstellen Schnellübersicht Übung...84 Dokumente gemeinsam nutzen 9 Dateien in einem Zentraldokument organisieren Wissenswertes über Zentraldokumente Zentral- und Filialdokumente erstellen Zentral- und Filialdokumente bearbeiten Struktur des Zentraldokuments ändern Schnellübersicht Übung HERDT-Verlag

3 Inhalt I 10 Im Team arbeiten Grundlagen der gemeinsamen Dokumentbearbeitung Kommentare verwenden Änderungen an einem Dokument verfolgen Änderungen akzeptieren bzw. verwerfen Dokumente zusammenführen und vergleichen Schnellübersicht Übung Mit OLE-Objekten arbeiten OLE-Objekte in Word erstellen Vorhandene Daten als OLE-Objekt einfügen OLE-Objekte bearbeiten Schnellübersicht Übung Informationen visualisieren 12 Dokumente mit Grafiken und Text gestalten Grafiken einsetzen Größe und Position von Grafiken exakt bestimmen Dokumente mit vielen Grafiken bearbeiten Mit Textfeldern arbeiten Initiale erzeugen Schnellübersicht Übung Organigramme und andere SmartArt-Grafiken Organigramme erzeugen und beschriften Organigrammstruktur bearbeiten Organigramme und Organigrammelemente gestalten Andere SmartArt-Grafiken verwenden Schnellübersicht Übung Diagramme erstellen und gestalten Diagramme einfügen Diagramme formatieren und Diagrammtyp ändern Tabellendaten bearbeiten Vorhandene Excel-Daten in Word verwenden Diagrammelemente formatieren und bearbeiten Diagrammelemente beschriften und gestalten Achsen und Gitternetzlinien bearbeiten Schnellübersicht Übung Automatisierung 15 Grundlagen der Arbeit mit Feldern Der Einsatz von Feldern Felder einfügen Felder und Feldergebnisse anzeigen Feldergebnisse aktualisieren Praktische Tipps zum Arbeiten mit Feldern Schnellübersicht Übung Texterfassung mit Feldern erleichtern Dokument- und Benutzerinformationen einfügen Bausteine als Feld einfügen Mit dem Feld FILL-IN eine Eingabeaufforderung erstellen Mit einem ASK-Feld Informationen erfragen Mit einem REF-Feld Textmarkeninhalte einfügen Bedingungen mit dem Feld IF definieren Schnellübersicht Übung Formulare verwenden Formulare erstellen Inhaltssteuerelemente einfügen und bearbeiten Eigenschaften bestimmter Inhaltssteuerelemente definieren Formulare schützen Formulare ausfüllen und drucken Schnellübersicht Übung Word anpassen und automatisieren Die Symbolleiste für den Schnellzugriff ergänzen Makros nutzen Schnellübersicht Stichwortverzeichnis Übungsheft HERDT-Verlag 3

4 1 Office Word Fortgeschrittene Techniken 1 Mit diesem Buch arbeiten In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie mit diesem Buch arbeiten können was Sie bezüglich der Arbeit mit Dateien beachten sollten, die in einer älteren Programmversion gespeichert wurden 1.1 Was Sie wissen sollten Aufbau und inhaltliche Konventionen des Buchs Das Buch ist in verschiedene Bereiche unterteilt, um Ihnen so einen Überblick über den Inhalt des Buchs zu geben und dadurch den Programmeinstieg zu erleichtern. Am Anfang jedes Kapitels finden Sie die Lernziele und am Ende jedes Kapitels eine Schnellübersicht mit den wichtigsten Funktionen im Überblick. Die meisten Kapitel enthalten Übungen, mit deren Hilfe Sie die jeweiligen Inhalte einüben können. Typografische Konventionen Im Text erkennen Sie bestimmte Programmelemente an der Formatierung. So werden beispielsweise Ordnernamen immer kursiv geschrieben. KAPITÄLCHEN Kursivschrift kennzeichnen alle vom Programm vorgegebenen Bezeichnungen für Schaltflächen, Register, Gruppen etc. kennzeichnet alle vom Anwender zugewiesenen Namen wie Dateinamen, Ordnernamen etc. sowie Hyperlinks und Pfadangaben. GROSSBUCHSTABEN verweisen auf Menüpunkte (z. B. auf den Menüpunkt DRUCKEN - SCHNELLDRUCK). Symbole Besondere Information zur Programmbedienung Besonders praktische und einfache Möglichkeit, eine Aktion durchzuführen; Tipp, wie eine Arbeit erleichtert werden kann Hinweis auf eine besonders schnelle Möglichkeit, eine Arbeit durchzuführen Warnhinweis bei Aktionen, die unerwünschte Wirkungen haben könnten 4 HERDT-Verlag

5 Mit diesem Buch arbeiten 1 Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien Die Beispieldateien sowie die in den Übungen verwendeten Übungs- und Ergebnisdateien finden Sie auf der Homepage des HERDT-Verlages im Internet unter Einige Beispiel- bzw. Übungsdateien enthalten Verknüpfungen zu anderen Dateien. Damit Sie die Dateien problemlos nutzen können, erstellen Sie auf dem Laufwerk C: Ihres Computers einen neuen Ordner Übung (C:\Übung). Entpacken Sie in diesem Ordner den heruntergeladenen komprimierten Ordner mit den Übungsdateien (ww2007f_bu). 1.2 Hinweise zur Software und zur Verfügbarkeit einzelner Funktionen Hinweise zur Installation der Software In den Funktionsbeschreibungen der Unterlage wird von einer Erstinstallation des Programms Microsoft Office Word 2007 unter dem Betriebssystem Windows Vista Ultimate und den Standardeinstellungen für das Programm ausgegangen. Abhängig von der Bildschirmauflösung bzw. der Hardware Ihres Computers kann das Aussehen der Symbole und Schaltflächen in Word 2007 und die Fensterdarstellung unter Windows Vista gegebenenfalls von den Abbildungen in der Unterlage abweichen. Möchten Sie die Funktionen zur Erstellung und Bearbeitung von Diagrammen wie in diesem Buch beschrieben nutzen, muss auf dem betreffenden Rechner zusätzlich Excel 2007 installiert sein. Andernfalls erfolgt die Diagrammbearbeitung mithilfe des mit Word mitgelieferten Zusatzprogramms Microsoft Graph. Hinweise zur Arbeit mit Dateien älterer Word-Versionen Wenn Sie mit Word 2007 Dateien bearbeiten, die in einem älteren Dateiformat (Word ) gespeichert wurden, arbeiten Sie automatisch im sogenannten Kompatibilitätsmodus. In diesem Modus stehen einige der in dieser Unterlage beschriebenen Funktionen nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung. Dies betrifft unter anderem die Funktionen für das Arbeiten mit Designs SmartArts Diagrammen Sie können wahlweise im älteren Format weiterarbeiten, müssen dabei aber die genannten Einschränkungen in Kauf nehmen. Alternativ hierzu können Sie das Dokument über die OFFICE-Schaltfläche, Menüpunkt KONVERTIEREN, in das neue Format umwandeln. Dann können Sie die neuen Funktionen problemlos verwenden. HERDT-Verlag 5

6 2 Office Word Fortgeschrittene Techniken 2 Dokumente mit Designs schnell gestalten In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Dokumente mit Designs, Designschriftarten, -farben und -effekten gestalten können wie Sie eigene Designs, Designschriftarten, -farben und -effekte erstellen Voraussetzungen Grundlagen der Textverarbeitung und -gestaltung Grundkenntnisse der Arbeit mit Format- und Dokumentvorlagen 2.1 Was sind Designs? Designs verwenden Designs sind Zusammenstellungen vordefinierter Formatierungen, die das Erscheinungsbild von Dokumenten prägen. Mit Designs können Sie Dokumente mit wenig Aufwand attraktiv und einheitlich gestalten. Die mit dem Programm mitgelieferten Designs stehen Ihnen nicht nur in Word-Dokumenten zur Verfügung, sondern z. B. auch in PowerPoint-Präsentationen und Excel-Arbeitsmappen. Designs bestehen aus Designschriftarten Designfarben Designeffekten Alle Designs bzw. Designschriftarten, -farben und -effekte tragen Namen. Wenn Sie ein mit dem Programm mitgeliefertes Design zuweisen, werden automatisch die gleichnamigen Designschriftarten, -farben und -effekte verwendet. Wenn Sie in Word ein neues leeres Dokument erstellen, wird in diesem automatisch das Design LARISSA einschließlich der Designschriftarten LARISSA, der Designfarben LARISSA und der Designeffekte LARISSA genutzt. Alle Funktionen, die bei der Verwendung von Designs benötigt werden, finden Sie im Register SEITENLAYOUT in der Gruppe DESIGNS. Designschriftarten sind Zusammenstellungen von bis zu zwei Schriften. Eine Schrift ist dabei für den Textkörper (Fließtext) vorgesehen, die andere für Überschriften. Designschriftarten werden automatisch in die Formatvorlagen übernommen. Das bedeutet, dass die Formatvorlagen TITEL, UNTERTITEL sowie ÜBERSCHRIFT 1 bis ÜBERSCHRIFT 9 die Schriftart erhalten, die bei den Designschriftarten als Schriftart für Überschriften eingestellt ist. Andere Formatvorlagen, wie z. B. STANDARD, erhalten hingegen die für Textkörper vorgesehene Schriftart. Schrift für Überschriften Schrift für Textkörper Designschriftarten 6 HERDT-Verlag

7 Dokumente mit Designs schnell gestalten 2 Designfarben sind Zusammenstellungen von zwölf zueinander passenden Farben. Diese Farben werden automatisch für bestimmte Dokumentelemente verwendet, z. B. für die verschiedenen Säulen eines Diagramms oder für die Formatvorlagen, die zur Formatierung von Überschriften oder von Hyperlinks dienen. Alle Farben stehen aber auch für die manuelle Formatierung zur Verfügung. Hinzu kommen hellere und dunklere Abstufungen, die Word automatisch auf der Grundlage der Designfarben generiert. Diese Abstufungen werden ebenfalls automatisch bestimmten Dokumentelementen zugeordnet. Beispielsweise enthält die Formatvorlage ÜBERSCHRIFT 1 standardmäßig eine um 25 % dunklere Abstufung der Designfarbe AKZENT 1. Designfarben Designfarben Die Abstufungen sehen Sie, wenn Sie z. B. im Register START in der Gruppe SCHRIFTART auf das Symbol klicken: Im Bereich DESIGN- FARBEN der eingeblendeten Liste werden zehn der aktuellen Designfarben angezeigt. Nicht aufgelistet sind die beiden Designfarben, die automatisch Hyperlinks bzw. besuchten Hyperlinks zugeordnet werden. Darunter sind jeweils die Abstufungen dargestellt. Designeffekte beinhalten eine Kombination bestimmter Effekte (z. B. Linienoder Fülleffekte), die sich beispielsweise auf das Aussehen gezeichneter Objekte auswirken. Abstufungen Designfarben bei der Änderung der Schriftfarbe Beispiel Designeffekte Brief im Design ANANKE und im Design METIS HERDT-Verlag 7

8 2 Office Word Fortgeschrittene Techniken 2.2 Mit Designs arbeiten Ein anderes Design zuweisen Sie können die zuvor beschriebenen Bestandteile eines Designs zusammen oder einzeln auf ein Dokument anwenden, um dessen Aussehen schnell und umfassend zu ändern. Hierzu stehen Ihnen im Register SEITENLAYOUT die Elemente der Gruppe DESIGNS zur Verfügung. Design zuweisen Was möchten Sie zuweisen? Ein anderes Design Betätigen Sie die Schaltfläche DESIGNS, und wählen Sie aus der eingeblendeten Liste ein neues Design aus. Andere Designschriftarten Klicken Sie auf das Symbol und anschließend auf die gewünschten Designschriftarten. Andere Designfarben Klicken Sie auf das Symbol, und wählen Sie andere Designfarben aus. Andere Designeffekte Klicken Sie auf das Symbol, und legen Sie anhand der eingeblendeten Liste andere Designeffekte fest. Diejenigen Elemente im Dokument, die zuvor mit Designs, Designschriftarten, -farben bzw. -effekten formatiert wurden, werden automatisch angepasst. Wurden Dokumentelemente abweichend vom Design formatiert, z. B. in einer Schriftart, die nicht zu den Designschriftarten gehört, behalten diese Elemente ihre Formatierung bei. Verschiedene Programmfunktionen wie z. B. Formatvorlagen werden an die neuen Einstellungen angepasst. Es erhalten jedoch nicht alle Formatvorlagen automatisch eine der Designfarben. So ist beispielsweise der Formatvorlage STANDARD die Farbe AUTOMATISCH zugewiesen. Das bedeutet, dass die betreffenden Absätze auf hellem Hintergrund schwarz und auf dunklem Hintergrund weiß werden. Diese Einstellung bleibt auch bei der Zuweisung von Designfarben bestehen und kann nur in der Formatvorlage selbst geändert werden Das Aussehen der Schaltflächen und Symbole in der Gruppe DESIGNS ändert sich je nachdem, welche Einstellungen aktuell gewählt sind. 2.3 Eigene Designs, Designschriftarten und -farben erstellen Grundlagen zu individuellen Designs, Designschriftarten und -farben Sie können eigene Zusammenstellungen als Designs, Designschriftarten bzw. -farben speichern und verwenden. Dies ist besonders nützlich, wenn vonseiten Ihrer Firma ein bestimmtes optisches Erscheinungsbild (Corporate Design) vorgesehen ist. Individuelle Designs werden als Datei des Typs Microsoft Office Theme mit der Dateinamenerweiterung thmx im Ordner C:\Users\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Document Themes gespeichert. Selbst erstellte Designfarben und Designschriftarten werden als xml-dokumente in den Ordnern Theme Colors bzw. Theme Fonts abgelegt. Bei diesen Ordnern handelt es sich um Unterordner des Ordners Document Themes. 8 HERDT-Verlag

9 Dokumente mit Designs schnell gestalten 2 Eigene Designschriftarten erstellen Klicken Sie auf das Symbol, und wählen Sie den Eintrag NEUE DESIGN- SCHRIFTARTEN ERSTELLEN. Das Dialogfenster NEUE DESIGNSCHRIFT- ARTEN ERSTELLEN wird eingeblendet. Wählen Sie anhand der Listenfelder und je eine Schriftart, die für Überschriften und für Fließtext (Textkörper) verwendet werden soll. Eine Vorschau der aktuellen gewählten Schriftartenkombination sehen Sie im Feld. Tragen Sie in das Eingabefeld einen Namen für die Designschriftarten ein, und bestätigen Sie mit der Schaltfläche SPEICHERN. Die neuen Designschriftarten werden automatisch dem aktuellen Dokument zugewiesen. Außerdem erscheint in der Liste des Symbols der Bereich BENUTZERDEFINIERT mit einem entsprechenden Eintrag. Über diesen Eintrag können Sie die Designschriftarten anderen Dokumenten zuweisen. Eigene Designschriftarten erstellen Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag klicken, können Sie über den Kontextmenüpunkt BEARBEITEN die Schriftarten ändern bzw. über den Eintrag LÖSCHEN die Designschriftarten aus der Liste entfernen. Eigene Designfarben erstellen Klicken Sie auf das Symbol, und wählen Sie den Eintrag NEUE DESIGN- FARBEN ERSTELLEN. Wählen Sie im Dialogfenster NEUE DESIGNFARBEN ERSTELLEN anhand der Felder im Bereich die Farben, die für die verschiedenen Elemente eines Dokuments verwendet werden sollen. Im Bereich wird eine Vorschau angezeigt. Geben Sie in das Eingabefeld einen Namen für die Designfarben ein, und bestätigen Sie mit der Schaltfläche SPEICHERN. Die neuen Designfarben werden automatisch dem aktuellen Dokument zugewiesen und erscheinen mit einem entsprechenden Eintrag in der Liste des Symbols. Über diesen Eintrag können Sie die Designfarben auch anderen Dokumenten zuweisen. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag klicken, können Sie über die Kontextmenüpunkte BEARBEITEN und LÖSCHEN die Farben ändern bzw. aus der Liste entfernen. Eigene Designfarben erstellen HERDT-Verlag 9

10 2 Office Word Fortgeschrittene Techniken Eigene Designs erstellen Aktivieren Sie in einem Dokument die gewünschten Designschriftarten, -farben und -effekte. Klicken Sie auf die Schaltfläche DESIGNS, und wählen Sie den Eintrag AKTUELLES DESIGN SPEICHERN. Word blendet ein Dialogfenster ein und wechselt automatisch zu dem für Designs vorgesehenen Speicherort. Geben Sie in das Eingabefeld einen Namen für das Design ein, und bestätigen Sie die Einstellungen mit der Schaltfläche SPEICHERN. Das Design lässt sich anschließend über einen entsprechenden Eintrag der Schaltfläche DESIGNS aufrufen. Eigenes Design speichern Designs bearbeiten bzw. löschen Designs lassen sich nicht direkt bearbeiten. Erstellen Sie stattdessen ein neues Design nach Ihren Wünschen, und speichern Sie es unter dem Namen des zu ändernden Designs. Um ein Design zu löschen, betätigen Sie die Schaltfläche DESIGN, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Design und rufen Sie den Kontextmenüpunkt LÖSCHEN auf. Designs zurücksetzen Beim Speichern einer Dokumentvorlage wird automatisch auch das aktuelle Design mitgespeichert. Wenn mit der Dokumentvorlage ein Dokument erstellt wird und diesem ein anderes Design oder andere Designschriftarten, -farben und -effekte zugewiesen werden, können Sie auf einfache Weise das ursprünglich vorgesehene Design wiederherstellen: Klicken Sie auf die Schaltfläche DESIGNS, und wählen Sie den Eintrag AUF DAS DESIGN AUS DER VORLAGE ZURÜCK- SETZEN. Mit Designs arbeiten Andere Designs laden Möchten Sie ein Design nutzen, das z. B. von Ihrer Firma oder einer anderen Person bereitgestellt wurde, können Sie das Design schnell und unkompliziert laden: Betätigen Sie die Schaltfläche DESIGNS, und wählen Sie den Eintrag NACH DESIGNS SUCHEN. Wechseln Sie zu dem Ordner, in dem das Design gespeichert ist, und klicken Sie doppelt auf die gewünschte Design-Datei. Das Design steht Ihnen anschließend über die Schaltfläche DESIGNS wie gewohnt zur Verfügung. Die in dem Design enthaltenen Designschriftarten, -farben und -effekte werden jedoch nicht als eigene Einträge unter den entsprechenden Symbolen aufgelistet. 10 HERDT-Verlag

11 Dokumente mit Designs schnell gestalten 2 Die direkte Verwendung von Designschriftarten und -farben, die von einer anderen Person angelegt wurden, ist in der Regel nicht möglich. Das liegt daran, dass der Ordner AppData, in dem die entsprechenden Dateien gespeichert sind, standardmäßig ausgeblendet ist. Im Gegensatz zu den Designs gibt es auch keine Zugriffsmöglichkeit über einen speziellen Befehl. In diesem Fall empfiehlt es sich, ein ganzes Design mit den gewünschten Designschriftarten und -farben zu speichern und dieses zu nutzen. 2.4 Schnellübersicht Speicherort für eigene Designs, Designschriftarten und -farben Sie möchten ein anderes Design zuweisen andere Designschriftarten/ -farben/-effekte zuweisen eigene Designschriftarten erstellen eigene Designfarben erstellen eigene Designs erstellen Designs zurücksetzen andere Designs laden Register SEITENLAYOUT, Gruppe DESIGNS, Schaltfläche DESIGNS Register SEITENLAYOUT, Gruppe DESIGNS, bzw. bzw., Eintrag NEUE DESIGNSCHRIFTARTEN ERSTELLEN, Eintrag NEUE DESIGNFARBEN ERSTELLEN Die gewünschten Designschriftarten, -farben und -effekte einstellen, Schaltfläche DESIGNS, Eintrag AKTUELLES DESIGN SPEICHERN Schaltfläche DESIGNS, Eintrag AUF DAS DESIGN AUS DER VORLAGE ZURÜCKSETZEN Schaltfläche DESIGNS, Eintrag NACH DESIGNS SUCHEN 2.5 Übung Mit Designs, Designschriftarten und -farben arbeiten Übungsdatei: Design1 Ergebnisdateien: Design-E1.thmx, Design-E2 Erstellen Sie ein neues leeres Dokument. Weisen Sie die Designfarben TELESTO zu. Geben Sie den Text Ich bin eine Überschrift ein, und weisen Sie die Formatvorlage ÜBERSCHRIFT 1 zu. Erstellen Sie neue Designfarben. Ersetzen Sie dabei die Farbe, die im Listenfeld AKZENT 1 eingetragen ist, durch ein Blau. Speichern Sie die Designfarben unter dem Namen Bunte Designfarben. Erzeugen Sie neue Designschriftarten mit dem Namen Schöne Designschriftarten. Für die Überschriften soll die Schrift Consolas verwendet werden, für den Textkörper Candara. Speichern Sie die aktuellen Einstellungen als Design mit dem Namen Design-E1. Schließen Sie das aktuell geöffnete Dokument, ohne es zu speichern. Öffnen Sie die Übungsdatei Design1, und weisen Sie ihr das soeben erstellte Design Design- E1 zu. Bearbeiten Sie die Designschriftarten Schöne Designschriftarten. Für Textkörper soll künftig die Schriftart Times New Roman verwendet werden. Speichern Sie das Dokument unter dem Namen Design-E2. Setzen Sie das Design auf das ursprüngliche Design zurück, und schließen Sie die Datei Design-E2, ohne sie zu speichern. HERDT-Verlag 11

12 3 Office Word Fortgeschrittene Techniken 3 Formatvorlagen nutzen In diesem Kapitel erfahren Sie welche Vorteile Formatvorlagen bieten welche Arten von Formatvorlagen zur Verfügung stehen wie Sie Formatvorlagen erstellen, bearbeiten und speichern können wie Sie die Anzeige der Formatvorlagen anpassen können wie Sie Formatvorlagensätze verwenden Voraussetzungen Zeichen- und Absatzformatvorlagen erzeugen und bearbeiten Dokumentvorlagen erzeugen 3.1 Vorteile von Formatvorlagen Formatvorlagen effektiv einsetzen Eine Formatvorlage fasst in der Regel eine Gruppe von Formatierungsbefehlen zusammen und reduziert so den Zeitaufwand für Formatierungsarbeiten. Formatvorlagen können ganzen Absätzen, einer beliebigen Anzahl von Zeichen oder Tabellen in einem Arbeitsschritt zugeordnet werden. Der Einsatz von Formatvorlagen ist vor allem sinnvoll bei der Formatierung von umfangreichen Dokumenten Dokumenten mit häufig vorkommenden, komplexen Formatierungen der Erstellung neuer Dokumente, die auf bereits definierte Formatvorlagen aus anderen Dokumenten und Dokumentvorlagen zugreifen Die verschiedenen Formatvorlagentypen in Word In Word können Sie folgende unterschiedliche Formatvorlagentypen verwenden: Formatvorlagentyp Erklärung Anwendung Absatzformatvorlagen Zeichenformatvorlagen Verknüpfte Formatvorlagen (Absatz und Zeichen) Tabellenformatvorlagen Listenformatvorlagen Steuern die Absatzdarstellung z. B. mit Textausrichtung, Tabstopps, Zeilenabstand und Rahmen Kombination von Zeichenformaten, z. B. Schriftart und -grad, Fett- oder Kursivdruck Kombination von Absatz- und Zeichenformatvorlagen Ermöglichen die einheitliche Gestaltung von Rahmen, Schattierungen, Ausrichtungen und Schriftarten in Tabellen Zuweisung z. B. von gleichen Ausrichtungen, Aufzählungszeichen und Schriftarten für Listen Werden auf Absätze angewendet, z. B. Listenabsätze Werden auf einzelne Zeichen (Wörter) angewendet, z. B. bei einem formatierten Firmenschriftzug Werden auf Absätze und die darin enthaltenen Zeichen angewendet, z. B. bei Überschriften Werden auf ganze Tabellen angewendet Werden auf die Absätze einer Liste und die darin enthaltenen Nummerierungsbzw. Aufzählungszeichen angewendet 12 HERDT-Verlag

13 Formatvorlagen nutzen 3 Als "automatische Formatvorlagen" werden Formatvorlagen bezeichnet, die Word beim Ausführen bestimmter Befehle automatisch verwendet. Beispielsweise wird beim Einfügen einer Fußnote (Register VERWEISE, Gruppe FUSSNOTEN, Schaltfläche FUSSNOTE EINFÜGEN) dem Fußnotentext automatisch die verknüpfte Formatvorlage FUSSNOTENTEXT zugeordnet. Zeichenformatvorlagen besitzen Priorität Die Schrifteinstellungen einer Zeichenformatvorlage überschreiben die Formatierungen anderer Formatvorlagentypen. Das bedeutet, dass Änderungen in einer Formatvorlage eines anderen Typs keine Auswirkungen auf Textbereiche haben, denen bereits eine Zeichenformatvorlage zugeordnet ist. 3.2 Formatvorlagen erstellen und zuweisen Neue Formatvorlage erstellen Markieren Sie den Bereich, für den Sie die neue Vorlage erstellen möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung, rufen Sie den Kontextmenüpunkt FORMATVORLAGEN - AUSWAHL ALS NEUE SCHNELLFORMATVORLAGE SPEICHERN auf, und betätigen Sie im eingeblendeten Dialogfenster die Schaltfläche ÄNDERN. Das Dialogfenster NEUE FORMATVORLAGE VON FORMATIERUNG ERSTELLEN wird eingeblendet. Neue Formatvorlage erstellen Geben Sie im Eingabefeld den Namen der neuen Formatvorlage ein, und wählen Sie im Listenfeld den gewünschten Formatvorlagentyp. Bestimmen Sie gegebenenfalls über das Listenfeld die Formatvorlage, die im nächsten Absatz der neuen Formatvorlage folgen soll. Nehmen Sie über die Symbole und Listenfelder im Bereich FORMATIERUNG die gewünschten Einstellungen vor. Soll die neue Formatvorlage für alle Dokumente zur Verfügung stehen, die mit der aktuellen Dokumentvorlage erstellt werden, aktivieren Sie das Optionsfeld. Bestätigen Sie mit OK, um die Formatierungen zuzuweisen. HERDT-Verlag 13

14 3 Office Word Fortgeschrittene Techniken Hinweise zu Namenskonventionen Jede Formatvorlage erhält bei ihrer Definition einen Namen. Dieser Name unterliegt folgenden Konventionen: Maximal 253 Zeichen Leerzeichen und Sonderzeichen sind erlaubt; nicht erlaubt sind jedoch die Zeichen \ und { }. Word unterscheidet zwischen Groß- und Kleinschreibung, d. h., "EINLEITUNG" und "einleitung" erkennt Word als unterschiedliche Formatvorlagen. Formatvorlage zuweisen Setzen Sie den Cursor in den Absatz oder das Wort, dem eine Formatvorlage zugewiesen werden soll, bzw. markieren Sie einen entsprechenden Bereich. Wechseln Sie zum Register START, und klicken Sie in der Gruppe FORMATVORLAGEN im Listenfeld SCHNELLFORMATVORLAGEN auf den gewünschten Eintrag. Formatvorlagen zuweisen Die Beziehung zwischen festen Formatierungen und Formatvorlagen Sogenannte feste Formatierungen sind Formateinstellungen, die Sie nicht mithilfe einer Formatvorlage, sondern direkt über die Multifunktionsleiste (mit Ausnahme der Gruppe FORMATVORLAGEN im Register START) oder die Minisymbolleiste vornehmen. Je nachdem, ob Sie die feste Formatierung vor oder nach dem Zuweisen einer Formatvorlage vorgenommen haben, erhalten Sie ein unterschiedliches Ergebnis. Sie haben eine feste Formatierung vorgenommen... vor Zuweisung einer Formatvorlage Bei Absatzformatierungen: Die festen Formatierungseigenschaften werden entfernt. Bei Zeichenformatierungen: Die Formatierungen bleiben erhalten, wenn nur einzelne Zeichen fest formatiert wurden. nach Zuweisung einer Formatvorlage Feste Formatierungen können nachträglich für einzelne Zeichen oder für den gesamten Absatz vorgenommen werden. Nachträglich durchgeführte feste Absatzformatierungen (z. B. die Ausrichtung) können Sie mit STRG Q rückgängig machen, wenn der Cursor im betreffenden Absatz platziert ist. Für das Entfernen von Zeichenformatierungen markieren Sie die Zeichen und betätigen STRG LEERTASTE. 14 HERDT-Verlag

15 Formatvorlagen nutzen Den Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN nutzen Den Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN einblenden Zusätzlich zum Listenfeld SCHNELLFORMATVORLAGEN (Register START, Gruppe FORMATVORLAGEN) können Sie auch den Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN einblenden. Dieser zeigt standardmäßig dieselben Formatvorlagen an, bietet aber den Vorteil, dass Sie diese direkt anklicken können. Außerdem haben Sie über den Aufgabenbereich Zugriff auf viele Einstellungs- und Bearbeitungsmöglichkeiten für Formatvorlagen. Um den Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN einzublenden, klicken Sie im Register START in der Gruppe FORMATVORLAGEN auf das Symbol. Standardmäßig werden im Listenfeld die wichtigsten Absatz-, Zeichen- und verknüpften Formatvorlagen einschließlich eines Symbols für den jeweiligen Formatvorlagentyp aufgelistet. Formatvorlagentyp Symbol Absatzformatvorlage Zeichenformatvorlage Verknüpfte Formatvorlage Wenn Sie auf einen Eintrag zeigen, werden die Merkmale der Formatvorlage in einer QuickInfo angezeigt. Diejenige Formatvorlage, mit der der Text an der aktuellen Cursorposition formatiert ist, ist markiert. Elemente des Aufgabenbereichs Mit dem Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN arbeiten QuickInfo einer Formatvorlage Sie möchten die Einträge im Listenfeld genauso darstellen wie mit ihnen formatierter Text Aktivieren Sie das Kontrollfeld. eine Formatvorlage einem Absatz, einer Textstelle oder einem markierten Bereich zuweisen Klicken Sie im Listenfeld auf einen Eintrag. die Formatierung an der Cursorposition bzw. eines markierten Bereiches durch die Formatvorlage STANDARD ersetzen Klicken Sie auf den Eintrag ALLE LÖSCHEN. alle Textstellen markieren, die mit einer bestimmten Formatvorlage formatiert sind Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den betreffenden Eintrag, und rufen Sie den Befehl ALLE INSTANZEN VON Anzahl MARKIEREN auf. eine neue Formatvorlage erstellen Klicken Sie auf das Symbol. Wenn Sie einen Teil eines Absatzes (ohne Absatzmarke) markiert haben und eine verknüpfte Formatvorlage zuweisen, erhält der markierte Bereich standardmäßig nur die Zeichenformatierungen der Formatvorlage. Möchten Sie, dass in einem solchen Fall dem Absatz auch die Absatzformatierungen der verknüpften Formatvorlage zugewiesen werden, schalten Sie das Kontrollfeld ein. HERDT-Verlag 15