Buchhaltung - Offene Posten

Transkript

1 Buchhaltung - Offene Posten <Buchhaltung - Offene Posten> Alle Buchungen, die ein Konto berühren, das unter <Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung> als OP-Konto definiert wurde, werden in die OP-Liste eingetragen. Alle OPs gleicher Konten nummer und gleicher OP-Nummer werden als ein zusammenhängender OP-Eintrag behandelt. Die einzelnen Buchungen auf diesem OP sind dann die OP-Bewegungen". Die Summe der Beträge aller OP-Bewegungen ergibt die Gesamt summe des jeweiligen OPs, also seinen aktuellen Stand. Buchungen auf der Habenseite des OP-Kontos werden negativ dargestellt. Gerade für Jahresabschlussarbeiten ist eine stichtagsbezogene OP-Liste aus Jack hilfreich. Damit erhalten Sie rückwirkend eine Auswertung, in der z. B. alle Reisevorgänge stehen, bei denen per eines Jahres der Debitor / Kreditor nicht ausgeglichen war. Dies ist ohne das Modul der OP-Verwaltung nicht ohne weiteres möglich, da die anderen Jack Funktionen nicht rückwirkend auf einen bestimmten Tag blicken können. Die stichtagsbezogene OP-Verwaltung liefert eine klare Aufstellung über die einstmals noch offenen Posten der Debitoren / Kreditoren. Die OP-Liste kann nach verschiedenen Kriterien eingegrenzt und sortiert werden. Die Eingrenzungskriterien werden mit einer mathematischen Und-Verknüpfung verbunden. <_Konto>_ Hier erfassen Sie den Bereich der darzustellenden OP-Konten!worddav995c7b86d4b24bb4881b553f9132cd4f.png height=37,width=37!z um Eintragen des Kontenbereichs können Sie auch mit <?> und <Tab> die Kontensuchliste nutzen, falls Sie nicht sofort die Kontonummer wissen. <_OP-Nummer> _ Hier können Sie gezielt nach einer bestimmten OP-Nummer suchen, falls Sie sie kennen. <Buchungsdatum_> _ Hier tragen Sie den Buchungszeitraum der gewünschten OPs ein. Unter dem Buchungsdatum versteht man hier nicht das Datum, zu dem der Journaleintrag des OPs im Journal steht (Belegdatum), sondern das Datum, an dem dieser Journaleintrag erzeugt wurde. Es handelt sich also eher um ein Datum der History, statt um ein buchhalterisches Datum. <_Belegdatum> _ Geben Sie hier den Zeitraum des gewünschten Belegdatums ein. Es handelt sich hier um das Datum, zu dem der Buchungssatz des OP im Journal steht.

2 <_Abreisedatum>_ Hier können Sie nach Abreisezeitraum eingrenzen, falls es sich um vorgangsgebundene OPs handelt. Die Verwaltung offener Kundenzahlungen und Veranstalterabrechnungen erfolgt aber nicht über die OP-Verwaltung, sondern über <Vorgang - Zahlung Kunde> sowie über <Vorgang - Veranstalterabrechnung> zu verwalten (s. u.). <_Infofeld>_ Hier können Sie nach dem Infofeld (kleines Feld nach dem Text und vor dem Betrag bei der Erfassung (s. <Buchhaltung - Buchen>, Offene Posten) eingrenzen. <_Fälligkeitsdatum> _ Hier können Sie nach Fälligkeitszeitraum der darzustellenden OPs eingrenzen. <_Betrag>_ Hier können Sie nach einer gewissen Betragsspanne eingrenzen, wenn Sie z. B. nur solche OPs sehen möchten, deren Betrag über 10,- liegt. Hier können Sie die Buchungsart / Buchungsaktion aus Jack wählen, die beim Verarbeiten von reisevorgangsbezogenen Aktionen in Jack stattfinden. Standardmäßig sind alle aktiv. Unter <Sonstige> werden alle Buchungsarten" / Aktionen außer Kundenausgangsrechnung, Veranstalter-Eingangsrechnung, Veranstalterzahlung, Kundenzahlung und Erlösbuchung verstanden, also solche Geschäftsvorfälle, die nicht vorgangsbezogen sind und über <Buchhaltung - Buchen> erfasst werden.!worddave02f7eb98c371e922d19e41b68179f26.png height=79,width=112!hier definieren Sie, welche Listenart dargestellt werden soll: OP-Liste Die <OP-Liste> zeigt alle OPs an, sortiert nach Konto und Belegnummer. Hier handelt es sich um eine zusammenfassende Darstellung (es wird nur der Haupt-OP und der Endstand eines OPs dargestellt), die Ihnen den aktuellen Stand aller einzelnen OPs zeigt. Normalerweise werden offene Zahlungen in Bezug auf Ihre Kundenzahlungen in Jack über die Funktion <Buchhaltung - Zahlungskontrolle> bzw. <Vorgang - Veranstalterabrechnung> überwacht. Mit diesen beiden Funktionen nutzen Sie alle Kontrollmöglich keiten der Software, die auf der Vorgangsverwaltung, statt auf der Buchhaltung basieren. In Bezug auf Debitoren und Kreditoren bedeuten die Einträge folgendes: bei Kreditoren bedeutet ein negativer Betrag Verbindlichkeiten: Die Eingangsrechnung ist erfasst, der Zahlbetrag an den Veranstalter aber noch nicht beglichen. Ein positiver Betrag bedeutet hingegen Forderungen: Einer geleisteten Anzahlung steht noch keine Eingangsrechnung gegenüber. Bei Debitoren bedeutet ein negativer Betrag ebenfalls Verbindlichkeiten: Der Kunde hat bereits gezahlt, während die Eingangsrechnung des Veranstalters noch nicht erfasst ist. Ein positiver Betrag bedeutet auch hier Forderungen: Die Eingangsrechnung des Veranstalters ist erfasst, aber der Kunde hat noch nicht gezahlt. OP-Bewegung Mit der Option <OP-Bewegung> erhalten Sie eine Liste aller OPs, inklusive der Bewegungsdaten (einzelne Buchungen / Journaleinträge auf dem OP), sortiert nach Konto und Belegnummer. Hier handelt es sich um die ausführliche Darstellung. Bitte beachten Sie, dass es sich bei der ersten Zeile einer OP-Nummer um den Haupt-OP / Endstand handelt. Die unter der 1. Zeile, also unter der Überschrift" stehenden Einträge in der Liste zu diesem Haupt-OP sind die Bewegungsdaten".

3 Bitte beachten Sie: Damit alle Buchungen einem OP zugeordnet werden, müssen immer gleiche Kontonummer und gleiche OP-Nummer angegeben werden. Der Offene Posten bzw. Haupt-OP in Höhe von EUR 213,26 des obigen Beispiels wird aus zwei Buchungen / Bewegungen gebildet. Fälligkeit Mit der Option <Fälligkeit> wird die Liste der OPs nach Fälligkeit (ohne Bewegungsdaten) sortiert. Sie erhalten wiederum nur den Haupt-OP / Endstand.!worddav533a77afc9004c452350bfba8019e437.png height=79,width=112!hier kann die Ausgabe zusätzlich auf entweder alle oder nur auf die offenen oder nur auf die ausgeglichenen OPs beschränkt werden. Die Bildschirmdarstellung der Liste ist fest in Jack vorgegeben. Die Ausgabe am Drucker oder als Druckvorschau kann dagegen individuell angepasst werden. Wenden Sie sich bitte dafür an Bewotec. In der OP-Liste mit Bewegungsdaten wird der eigentliche Offene Posten einschließlich seines Kontos angezeigt. Bei den darunter erscheinenden Bewegungsdaten bleibt das Kontofeld hingegen leer. Dadurch können Sie sehr schnell die zu einem OP gehörenden Bewegungsdaten identifizieren. Kontextmenü und Symbolleiste zu den Offenen Posten

4 Alle Datensätze der Liste können über ein Kontextmenü direkt bearbeitet werden. Klicken Sie die betreffende Zeile mit der rechten Maustaste an, und das Kontextmenü erscheint. <_Eintrag ändern>_ Sie können einige Daten eines OPs ändern, die sich nicht auf den eigentlichen Journaleintrag beziehen. Es erscheint ein neues Eingabefenster. Der Betrag des HauptOPs kann nicht geändert werden, da er aus der Summe der OP-Bewegungen entsteht. Ändern Sie die OP-Nummer eines OPs, ändert Jack bei allen dazugehörigen BewegungsOPs ebenfalls die Nummer. Wird bei BewegungsOPs die Nummer geändert, wird dieser BewegungsOP einem neuen OP zugeordnet (falls es solch einen mit der neuen Nummer schon gibt), oder es wird ein neuer OP angelegt. Werden alle Bewegungen geändert, wird auch der eigentliche OP geändert. <_Buchungssatz>_ Sie sehen den Buchungssatz, der den OP erzeugte. Über die Symbolleiste der Liste können weitere Funktionen aufgerufen werden. Gleiche Funktion wie <Eintrag ändern> im Kontextmenü, bezogen auf den markierten Datensatz. Alle Daten der Liste werden ausgedruckt.

5 Die Liste wird geschlossen / verlassen. Die OP-Verwaltung über Jack für nicht-vorgangsbezogene Geschäftsvorfälle Die Jack OP-Verwaltung ist in erster Linie für alle Offenen Posten gedacht, die nicht vorgangsbezogen sind. Im Bereich der Reisevorgänge bietet Jack komfortablere Möglichkeiten, um offene Zahlungen komfortabel und losgelöst von Konten zu überblicken und zu kontrollieren (siehe <Buchhaltung - Zahlungskontrolle> für offene Kundenzahlungen, sowie <Vorgang - Veranstalterabrechnung> für offene Veranstalterzahlungen etc.). Alle Konten, die Sie über die OP-Verwaltung bearbeiten wollen, müssen unter <Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung> als <OP-Konto> definiert worden sein. Unter <Buchhaltung - Buchen> erscheint bei der Buchung einer nicht-vorgangsbezogenen Eingangsrechnung (z. B. Fahrzeugkosten an Kreditor XY), ein Fenster <Offene Posten Modus: Neuer Eintrag>, in dem ein neuer OP-Eintrag vorgeschlagen wird. Dieses Fenster erscheint, sobald Sie den Button "Hinzu" klicken. Dabei wird die Belegnummer aus der Maske <Buchhaltung - Buchen> als OP-Nummer vorgeschlagen. Diesen Vorschlag können Sie überschreiben. Achten Sie darauf, dass Sie bei weiteren Berührungen dieses OPs dann die hier eingetragene OP-Nummer auch verwenden müssen! Tragen Sie bei <Fälligkeit> die Fälligkeit der Zahlung an den Kreditor XY ein. Die Verbindlichkeit auf dem Kreditor XY wird später als negativer Betrag dargestellt. Wenn Sie später den offenen Betrag bezahlen wollen (z. B. Buchungssatz Kreditor XY an Bank), erscheint in der Maske <Buchhaltung - Buchen> wieder das Fenster <Offene Posten Modus: Neuer Eintrag>. In diesem Fenster sehen Sie dann alle offenen Posten aufgelistet, darunter auch denjenigen, den Sie einstmals mit der Kreditorenrechnung erzeugt hatten. Sie klicken den passenden OP-Eintrag an und gehen auf <OK>. Anschließend buchen Sie die Zahlung normal mit <Buchen>.