Einführung in die Kostenrechnung und Kostenartenrechnung

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1 Einführung in die Kostenrechnung und Kostenartenrechnung Zertifikatsmodul Betriebliches Handeln I CCG der HAW Hamburg, 3. bis 7. Februar 2014 Antje Kuczera

2 Inhalt Aufgaben der Kosten- Leistungsrechnung Perspektiven der Kostenrechnung Kostenartenrechnung Kalkulatorische Kosten Kalkulatorische Abschreibung Andere Abschreibungsmethoden Kalkulatorische Miete Kalkulatorischer Unternehmerlohn Kalkulatorischer Zins Kalkulatorische Wagnisse Erfassung der Kostenarten (Materialkosten, Personalkosten) Abgrenzung Einzelkosten und Gemeinkosten Fixe Kosten / variable Kosten Kostenarten nach Herkunft A.Kuczera 2

3 Von der Buchführung zur Kostenrechnung Betrachten wir die Buchführung welche Informationen haben wir? Vergangenheitswerte über Aufwand- und Erträge der letzten Periode, evtl. können wir noch Vergleichswerte von Vorperioden hinzuziehen oder Branchenvergleiche erstellen Es fehlen Informationen zu Entstehungsorten der Aufwendungen und Verursachern Es wird nicht deutlich durch welche Produkt oder Kundengruppen der Erfolg entstanden ist. Bestimmte Aufwendungen wurden auf Grundlage gesetzlicher Vorgaben berechnet, z.b. Abschreibung Es fehlten somit auch Informationen, ob Preise für die einzelnen Produkte passen. Wichtige Steuerungsinformationen fehlen. Lösung: Internes Rechnungswesen, Kosten-Leistungsrechnung A.Kuczera 3

4 Kostenrechnung allgemein Ist Bestandteil des internen Rechnungswesens. Sie hat kalkulatorischen Charakter sie ist nicht auf Zahlungsmittelbewegungen ausgerichtet, sondern orientiert sich an Realgüterbewegungen. Sie ist in der Regel kurzfristig orientiert, keine Abzinsungen, keine Aufzinsungen. Sie ist eine Erfolgsrechnung bei der ein kalkulatorischer Güterverzehr dem Wert einer erstellten Leistung gegenüber gestellt wird. Sie ist eine permanent erstellte Rechnung durch die Zahlenmaterial kontinuierlich erfasst und aufbereitet wird; ergänzt wird dies durch fallweise Sonderrechnungen. Es gibt keine gesetzlichen Regelungen. A.Kuczera 4

5 Kostenrechnung allgemein (Fortsetzung) Das eröffnet dem Unternehmen Freiheiten und Gestaltungsmöglichkeiten nach dem Grundsatz, erlaubt ist was Sinn macht. Das ist aber zugleich auch die Schwierigkeit, da man bei jedem Ansatz überlegen muss, was macht Sinn, was ist zu bedenken? Ausnahmen: bei öffentlichen Aufträgen sind Selbstkosten nach vorgegebenen Prinzipien zu kalkulieren, so z.b. auch bei Pflegesatzverhandlungen oder wenn Investitionszuschüsse aus öffentlichen Haushalten beantragt werden sollen. A.Kuczera 5

6 Aufgaben der Kosten- Leistungsrechnung Quelle: Coenberg Kostenrechnung und Kostenanalyse A.Kuczera 6

7 Kostenbegriff: Unterschied Aufwand - Kosten Kosten sind der bewertete Verzehr von Produktionsfaktoren und Dienstleistungen, die zur Erstellung und zum Absatz der betrieblichen Leistungen sowie zur Aufrechterhaltung des Betriebes (Produktion) erforderlich sind. A.Kuczera 7

8 Kostenbegriff: Unterschied Aufwand Kosten (Fortsetzung) Das heißt: ein Werteverzehr findet dadurch statt, dass Dinge hergestellt werden. langlebige Güter nutzen sich erst im Laufe der Zeit ab; das muss in der Dauer und der Art nicht mit der steuerlichen Abschreibung übereinstimmen, die wir in der Buchführung verwenden. Der Werteverzehr muss leistungsbezogen sein, eine Spende an eine gemeinnützige Organisation (des Unternehmens) ist dies z.b. nicht, ebenso ein besonderer Aufwand, der dadurch entsteht, dass durch einen Hochwasserschaden Geschäftsräume beschädigt wurden. Der Werteverzehr muss bewertet sein; Bewertungen sind immer eine Ermessensfrage; im Handels- und Steuerrecht nimmt uns die Entscheidung der Gesetzgeber ab, in der Preiskalkulation geschieht dies nach kaufmännischem Ermessen und im Unterschied zum Gesetzgeber (Preise für Vorräte). Die Begriffe Ausgabe, Auszahlung, Aufwand und Kosten fallen auseinander. A.Kuczera 8

9 Perspektiven der Kostenrechnung Ist-Kostenrechnung Normalkostenrechnung Plankostenrechnung Verrechnung der tatsächlich angefallenen Kosten der Periode Sämtliche Schwankungen (z.b. Preisschwankungen beim Einkauf wirken sich aus Ermittlung der Kosten aus dem Durchschnitt der vergangenen Perioden Glättung der Preisschwankungen Erhöhung der Vergleichbarkeit zwischen Perioden Prognostizierte Kosten als Vorgaben Zukunftsorientierte Verrechnung Ausgestaltet als starre oder flexible Plankostenrechnung Vorteil : Einfach zu ermitteln Nachteil: Perioden sind nur bedingt vergleichbar Vorteil : Perioden sind vergleichbar Nachteil: vergangenheitsorientiert Umfängliche Vergleiche zu Ist-Kosten oder Normalkosten sind möglich, auch Abweichungen in Preisanalyse, Verbrauchsanalyse oder Beschäftigung (Auslastung) sind möglich A.Kuczera Vergleiche Selchert S

10 Kostenartenrechnung Baut direkt auf dem externen Rechnungswesen der GuV auf und gliedert sie nach den Bedürfnissen des Unternehmens neu auf, fasst sie nach verschiedenen Gesichtspunkten zu Gruppen zusammen. Es werden die Aufwendungen übernommen, die mit der Kostendefinition übereinstimmen und um Positionen ergänzt, die in der Aufwandsermittlung nicht berücksichtigt wurden (hierzu kommen wir gleich). Sie dient zum einen als Ausgangspunkt für weiterführende Kostenrechnungsverfahren zum anderen ist sie Ausgangspunkt unmittelbarer kostenartenbezogener Planungen, Kontrollen und Analysen. A.Kuczera 10

11 Kalkulatorische Kosten Kalkulatorischen Kosten steht entweder kein tatsächlicher Aufwand gegenüber oder ein tatsächlicher Aufwand in anderer Höhe. Kalkulatorische Kosten führen somit auch nicht zu einer Auszahlung, einem tatsächlichen Geldabfluss. Sie werden angesetzt, um dem Ziel der Darstellung eines tatsächlichen Werteverzehres näher zu kommen. A.Kuczera 11

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13 Kalkulatorische Abschreibung Gehört zu den Anderskosten d.h. die betriebswirtschaftliche Bewertung weicht vom handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Aufwand ab. Arten: Lineare Abschreibung mit abweichender Abschreibungsdauer und oder Berücksichtigung von Restwerten. Es kann z.b. auch ein Wiederbeschaffungswert angesetzt werden. Formel: Abschreibungsbetrag = Anschaffungskosten -Restwert Nutzungsdauer Kalkulatorische Abschreibung wird solange in die Kalkulation einbezogen, solange der Wertgegenstand im Unternehmen ist! A.Kuczera 13

14 Andere Abschreibungsmethoden Degressive Abschreibung: Abschreibungshöhe wird im Verlauf der Nutzung kleiner. Leistungsabhängige Abschreibung: Abschreibung pro hergestelltem Stück (z.b. bei bestimmten Großgeräten; aber denken Sie auch mal an bestimmte Patente oder Nutzungsrechte) In der Regel wird bei kalk. Abschreibung nicht von den Anschaffungspreisen ausgegangen sondern von Wiederbeschaffungspreisen. Dies stellt sicher, dass in die Preiskalkulation der Dienstleistung/Produkte der Wert einfließt, der veranschlagt wird, um nach Verbrauch des Wirtschaftsgutes ein neues zu beschaffen. A.Kuczera 14

15 Kalkulatorische Miete Gehört zu den Zusatzkosten, d.h. ihnen steht kein tatsächlicher Aufwand gegenüber. Tritt auf, wenn eigene Betriebsgebäude genutzt werden. Idee: Wenn das Gebäude anderweitig vermietet würde, könnte eine Miete erzielt werden (Opportunitätskosten). Auch für eine Vergleichbarkeit von Strukturen von Betriebsteilen oder Konkurrenzvergleichen notwendig. Gedanke: Der tatsächliche Ressourcenverbrauch soll eingepreist sein falls sich irgendetwas an der Situation ändert, sollen die Preise stabil und konkurrenzfähig sein. A.Kuczera 15

16 Kalkulatorischer Unternehmerlohn Gehört in die Kategorie der Zusatzkosten, auch hier liegt der Opportunitätsgedanke zu Grunde. Ein Einzelunternehmer oder Gesellschafter einer Personengesellschaft erhält keinen Lohn für seine Arbeit; er hat einen Gewinnanspruch anstatt Lohn. Gewinn ist jedoch kein Aufwand und somit nicht in den Buchhaltungsunterlagen erfasst! In die Kalkulation bezieht man wahlweise ein: o Durchschnittsmethode: Kalkulatorische Kosten, die ein vergleichbarer leitender Angestellter verursachen würde. o Opportunitätsprinzip: Kalkulatorische Kosten, die ein vergleichbarer Arbeitnehmer erhalten würde, der diese Arbeitsleistung erbringt. A.Kuczera 16

17 Kalkulatorischer Zins Gehört zu den Zusatzkosten. Kalkulatorische Zinsen berechnet man auf das Betriebsnotwendige Kapital. Idee: Wenn das gebundene Kapital anders verwendet würde, würde es Zinserträge bringen. Der Einfachheit halber verwendet man meist den Zins für langfristiges Kapital. Betriebsnotwendiges Kapital: Umlaufvermögen + Anlagevermögen./. Vermögensanteile, die nicht der Aufrechterhaltung des Betriebes dienen (Geldanlagen, vermietete Gebäude) = Betriebsnotwendiges Vermögen A.Kuczera 17

18 Kalkulatorische Wagnisse Gehören zu den Anderskosten. Eingerechnet werden Einzelwagnisse (Risiken), die einen unvorhersehbar hohen Werteverzehr bedeuten. Das normale Unternehmerische Risiko wie z.b. verkaufe ich genug u.ä. gehört hier nicht zu den kalkulatorischen Wagnissen. Zu den Wagnissen gehören: Beständewagnis (Schwund, Verderb, technische Veralterung) Anlagenwagnis (verkürzte Nutzungsdauer) Fertigungswagnis (Mehrkosten durch Konstruktionsfehler, Ausfall der Ambulanten Pflege, weil Patient nicht zu Hause ist, somit keine Abrechnung) Gewährleistungswagnis (Nachbesserung, Reparaturen -?) Debitorenwagnis Sonstige Wagnisse (Unglücksfälle) Achtung, alles was versichert ist, wird nicht noch einmal mit kalk. Wagnis versehen! A.Kuczera 18

19 Kostenartenrechnung Umgliederung Neusortierung A.Kuczera 19

20 Erfassung der Kostenarten Die Erfassung der jeweiligen Kostenart erfolgt immer in zwei Schritten: 1. Erfassung/Ermittlung der verbrauchten Menge 2. Bewertung der verbrauchten Mengen mit Preisen Sie sehen hier den Unterschied zum externen Rechnungswesen? Dort ging es immer um die Erfassung der Wertströme - hier geht es um verbrauchte Ressourcen. A.Kuczera 20

21 Beispiele für kalkulatorische Wagnisse Die tatsächlichen Aufwendungen für Gewährleistungen betrugen in den letzten 5 Jahren insgesamt ; insgesamt sind Selbstkosten in Höhe von entstanden. Die aktuellen Selbstkosten betragen Es berechnet sich ein sogenannter Wagnissatz: W = = 2% Es besteht somit ein kalkulatorisches Wagnis von 2% * = A.Kuczera 21

22 Materialkosten (oft Werkstoffkosten genannt) Bewertete Verbrauchsmengen an Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen Bewertungsmethoden: - Inventurmethode: am Ende der Periode wird eine Bestandsänderung der Werte ermittelt. Verbrauch = Anfangsbestand + Zugang - Endbestand. Nachteil der Methode: Ich kann nicht ermitteln wo wurde bzw. wer hat das Material verbraucht; Schwund, Verderb, Diebstahl sind nicht feststellbar. Umständlich zu ermitteln, da immer eine Inventur durchgeführt werden muss. A.Kuczera 22

23 Materialkosten (Fortsetzung) - Skontraktionsmethode: hier werden mittels Materialentnahmescheine die Materialverbräuche ermittelt. So lassen sich auch Verbrauchsorte festhalten; es ergibt sich ein Buchbestand, der mit dem Lagerbestand abgeglichen werden kann. So lässt sich ermitteln, was verschwunden ist. - Rückrechnung: Aus den hergestellten Stückzahlen lässt sich ermitteln, was hätte verbraucht werden müssen; dies ist aber immer eine Sollgröße, die mit dem tatsächlichen Verbrauch nicht in Übereinklang zu bringen ist. A.Kuczera 23

24 Bewertung Materialkosten Auch zur Bewertung stehen unterschiedliche Ansätze zur Wahl: Sie erinnern sich an Istkosten, Normalkosten, Plankosten? Zur Auswahl stehen: aktuelle Preise, Wiederbeschaffungspreisen, Festpreise, angenommene zukünftige Preise Wofür man sich entscheidet, hängt davon ab, wofür die Rechnung verwendet werden soll. A.Kuczera 24

25 Personalkosten Zu den Personalkosten gehören: Löhne und Gehälter Sozialversicherungsabgaben Arbeitgeber-Anteil nicht vergessen! Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) Sonderleistungen, z.b. Pensionskassen und Fahrtkostenzuschüsse Urlaubs- und Weihnachtsgelder Sonstige Personalkosten, z.b. für die Personalbeschaffung Einige Zahlungen fallen nur einmalig im Jahr an; dies muss in der Kalkulation berücksichtigt werden. In der Regel verteilt man diese Kosten über das ganze Jahr und durchbricht damit die Gleichheit zwischen Auszahlung und Kosten. Kalkulatorische Kosten für Urlaubsansprüche, Krankheitsausfälle; Feiertage können entweder als Personalkosten oder unter der Position Kalkulatorische Kosten berücksichtigt werden. A.Kuczera 25

26 Kostenartenrechnung Umgliederung Neusortierung A.Kuczera 26

27 Zu Einzelkosten und Gemeinkosten Einzelkosten: Kosten die sich direkt einer erstellten Leistung zuordnen lassen (Impfdosis für eine Grippeimpfung) Gemeinkosten: Kosten, die nicht direkt dem Produkt zugeordnet werden können, aber für den Herstellungsprozess oder den betrieblichen Prozess erforderlich sind. Das wären z.b.. Kosten für die Sprechstundenhilfe, die Reinigung des Behandlungszimmers usw. Ziel ist diese Kosten möglichst verursachgerecht auf die Produkte oder Prozesse zu verteilen. Gemeinkosten kann man unterscheiden in unechte und echte Gemeinkosten. Unechte Gemeinkosten könnten direkt einem Kostenträger zugeordnet werden. Der Aufwand hierfür wäre aber zu groß, z.b. Verbrauch an Strom für Zimmerbeleuchtung während der Impfung A.Kuczera 27

28 Beispiel Abgrenzung Einzelkosten und Gemeinkosten Strom wird verbraucht, wenn Patienten da sind da haben wir eigentlich Einzelkosten; da aber die Zuordnung auf die einzelne Leistung zu groß ist, wird Strom hier zu den unechte Gemeinkosten gezählt. dazu kommt der Strom, der für Gemeinschaftsflächen verbraucht wird z.b. Flurbeleuchtung, Empfangsbereich usw. hier handelt es sich dann um echte Gemeinkosten, da ein Bezug zu einer Einzelleistung nicht gegeben ist. A.Kuczera 28

29 Kostenartenrechnung Umgliederung Neusortierung A.Kuczera 29

30 Fixe Kosten / variable Kosten Fixe Kosten sind unabhängig von der Beschäftigung im Unternehmen; das heißt sie fallen an unabhängig davon ob und wieviel im Unternehmen produziert wird. Typische Beispiele sind z.b. Mieten, langfristige Zinsen, Leasingkosten für Fahrzeuge oder Geräte. Variable Kosten sind abhängig von der hergestellten Menge. Die variablen Kosten können proportional, degressiv, progressiv oder in Intervallen zur Herstellungsmenge verlaufen. (einscannen Grafik Manz S. 16). A.Kuczera 30

31 Kostenartenrechnung Neusortierung Umsortierung A.Kuczera 31