HUMAN-CENTRIC WORKFLOW SOLUTION FOR SHAREPOINT

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1 HUMAN-CENTRIC WORKFLOW SOLUTION FOR SHAREPOINT Tool zur grfischen Modellierung von Workflows in ShrePoint Einfches Gestlten von Prozessen und Chnge Mngement Gemeinsme Arbeitsplttform für kufmännische Abteilungen und IT Unterstützung des Entscheidungsprozesses und prktisches Berichtssystem Universelles System zur Verwltung der Zugriffsrechte uf Dten Volle ShrePoint-Integrtion

2 DATAPOLIS WORKBOX 2010 FÜR MICROSOFT SHAREPOINT Dtpolis Workbox ist ein nwenderfreundliches, grfisches Tool zur Modellierung und Verwltung von Geschäftsprozessen sowie Dten- und Dokumentenflüssen in einer ShrePoint-2010-Umgebung. Die einzigrtige Architektur der Lösung erleichtert ds Prozessmngement und ermöglicht die schnelle Umsetzung von Änderungen. Dtpolis Workbox nutzt zwei logische Ebenen eine kufmännische und eine technische. Die erste Ebene bildet den Prozess, dessen Phsen und Teilnehmer b; die zweite schfft einen Rum, der es ermöglicht, Prozesse zu utomtisieren. Die seprte kufmännische Logik spiegelt die Art wider, wie Menschen Entscheidungen treffen dmit ermöglicht sie es Mngern, sich uf die Ziele und Phsen eines Prozesses zu konzentrieren. Beide Ebenen zusmmen bilden ein gemeinsmes Werkzeug für Angehörige der kufmännischen Abteilungen und der IT. Grfische Umgebung für ds Arbeiten im Netzwerk einfches Modellieren und Modifizieren von Workflows ohne Progrmmieren Ein intuitives grfisches Interfce ermöglicht ds Entwerfen voll funktionsfähiger Workflows, ohne dss dzu Progrmmier-Werkzeuge genutzt werden müssen. Mithilfe von Drg & Drop lssen sich Prozesse schnell definieren oder modifizieren. Die Bestndteile eines Ablufs (Zustände, Aktivitäten, Aktionen, Rollen und Berechtigungen) werden mit der Mus uf einem Digrmm positioniert. Der Benutzer knn jederzeit Änderungen m Workflow- Entwurf vornehmen spezielle Mechnismen verhindern, dss verschiedene Definitionen dieselbe Instnz eines Prozesses benutzen. Die Microsoft-Silverlight-Technologie gewährleistet die interktive Arbeit mit dem Digrmm und erleichtert die Nvigtion zwischen den Objekten und Elementen des Prozesses. Alles, ws zur Definition von Workflows benötigt wird, ist ein PC mit Internetzugng und ein Browser es müssen keinerlei zusätzliche Komponenten, Anwendungen oder Dtenbnken instlliert werden. Kufmännische und technische Ebenen eine gemeinsme Arbeitsplttform für kufmännische Benutzer und IT-Spezilisten Die Nutzung zweier Ebenen (einer kufmännischen und einer technischen) verbessert die Lesbrkeit der Digrmme und erleichtert ds Verständnis für die kufmännische Logik eines Prozesses. Auf der kufmännischen Ebene können Digrmme ngelegt und die kufmännische Logik des Workflows verwltet werden Mitrbeiter ußerhlb der IT-Abteilungen können sich ktiv n der Phse der Prozessmodellierung und m Entwurf der Benutzerschnittstellen beteiligen. Die technische Ebene ist für Benutzer vorgesehen, die Erfhrung im Umgng mit der ShrePoint-Umgebung besitzen; hier können erweiterte Funktionen erstellt und Prozesse utomtisiert werden, ohne in deren kufmännische Logik einzugreifen. Die Möglichkeit, dss kufmännische und IT- Abteilungen prllel rbeiten, erleichtert die Kommuniktion zwischen den Tems, reduziert ds Fehlerrisiko und beschleunigt die Implementierung von Prozessen. Ein intuitives grfisches Interfce ermöglicht ds Entwerfen voll funktionsfähiger Workflows, ohne dss dzu Progrmmier- Werkzeuge genutzt werden müssen. Lden Sie hier eine kostenlose Testversion von Dtpolis Workbox herunter:

3 Flexibles Rechtesystem erleichtert den Prozessteilnehmern die Nutzung von Formulren Dtpolis Workbox erweitert die Funktionlität von ShrePoint um die Möglichkeit, Rechte für die Ansicht bestimmter Dtenktegorien (Splten einer Liste oder einer Bibliothek) zu vergeben der Prozessteilnehmer erhält nur Zugriff uf Dten, die zur Berbeitung einer Aufgbe erforderlich sind. Es können verschiedene Rechteebenen für die zu berbeitenden Formulrfelder oder ds Anzeigen eines Elements in den ufeinnder folgenden Phsen eines Prozesses zugewiesen werden. Auf der technischen Ebene können erweiterte Funktionen erstellt und Prozesse utomtisiert werden, ohne in deren kufmännische Logik einzugreifen. Volle ShrePoint-Integrtion erleichtert die Verwltung, senkt Kosten für die Implementierung und den Betrieb der Lösung Ein mit Dtpolis Workbox definierter Workflow wird utomtisch mit den richtigen Listen und Bibliotheken der ShrePoint-Plttform verbunden. Die Implementierung eines Workflows ist sehr einfch ein einziger Musklick genügt. Die Prozesse werden utomtisch gestrtet, sobld die erstellt werden oder ein Element berbeitet wird. Die WorkSmrtMenu-Technologie ermöglicht es Ihren Mitrbeitern, mit ihnen bereits vertruten ShrePoint- Instrumenten (Kontextmenü eines Elements oder Formulren) m Prozess teilzunehmen so werden Schulungskosten und Implementierungsduer reduziert. Mit erweiterten Links können Dten, die in Bibliotheken, Listen und Seiten der gesmten ShrePoint-Umgebung enthlten sind, bgerufen und im Rhmen eines Prozesses beliebig weiterverrbeitet werden. Alle Dten werden innerhlb der ShrePoint-Umgebung gespeichert so knn eine einzige, gemeinsme Sicherungskopie erstellt werden. Berichten und Unterstützung des Entscheidungsprozesses Ds Modul Historische Anlyse spiegelt die Historie eines Vorgngs grfisch wider und liefert detillierte Angben über Teilnehmer, einzelne Aktivitäten und deren Duer. Die grfische Drstellung des Prozessblufs präsentiert Dten über dessen Strt, die Relisierungsduer einzelner Aufgben und ermöglicht es, uch, die Engpässe eines Workflows zu identifizieren. Mit Web-Service-Mechnismen können beliebige Berichte generiert werden; der Export in XML ermöglicht die Dtennlyse mit externen Tools. Einfche Implementierung, Individulisierung und Integrtion in externe Systeme Beliebige Workflows können ls Vorlge für Websites gespeichert und nschließend n nderen Stellen, z.b. in Unternehmensniederlssungen, genutzt werden. Die komfortble Übertrgung von Prozessen zwischen Test- und Produktivumgebung vereinfcht die Implementierung in der relen Geschäftsumgebung..NET-Entwickler können die Funktionlität der Anwendung mit Progrmmier-Tools (SDK) erweitern d.h. neue Funktionen und Aktivitäten für Dtpolis Workbox kreieren. Integrierte Kommuniktionsmechnismen (vi Web Service) ermöglichen die Integrtion in ndere Systeme, z.b. CRM, ERP, Exchnge. Systemnforderungen Server: Microsoft Windows Server 2008 Microsoft ShrePoint Foundtion oder ShrePoint Server 2010.NET 3.5 Client: Microsoft SilverLight 4.0 plug-in (zur Nutzung des grfischen Designers) Web browser Sprchversionen Dtpolis Workbox ist in folgenden Sprchversionen verfügbr: EN ES DE FR PL CZ Copyright 2011 Dtpolis Alle Rechte vorbehlten sles@dtpolis.com Alle im Test verwendeten Eigennmen und Wrenzeichen gehören ihren jeweiligen Eigentümern bzw. sind von diesen geschützt.

4 KAUFMÄNNISCHE EBENE Die kufmännische Ebene ist vorgesehen für Mnger, Business Anlysts und Prozess-Designer. Sie spiegelt die Phsen eines Prozesses wieder, die Verknüpfungen zwischen ihnen und den Berechtigungen der einzelnen Teilnehmer so knn ds Huptdigrmm des Ablufs (Workflow) erstellt werden. Zur Bedienung der kufmännischen Ebene werden den Benutzern keinerlei Kenntnisse spezieller Tools oder Funktionen bverlngt. START UND ENDE EINES PROZESSES In Dtpolis Workbox symbolisiert ein grüner Kreis den Beginn, ein roter Kreis ds Ende eines Prozesses. Beide Symbole werden utomtisch zu jedem neuen Prozess hinzugefügt. AKTIONEN EINES ABLAUFS Sie repräsentieren den Übergng zwischen den Phsen eines Prozesses. Aktionen können von Benutzern mit den entsprechenden Rechten oder utomtisch gestrtet werden. ROLLEN IM PROZESS Die Rollen im Prozess repräsentieren die Berechtigungen der Teilnehmer zu bestimmten Tätigkeiten in der jeweiligen Phse eines Prozesses. Berechtigungen werden definiert, indem die Symbole, die für die jeweilige Rolle stehen, uf den entsprechenden Zustnd bzw. die entsprechende Aktion gezogen werden. ZUSTÄNDE EINES ABLAUFS Sie spiegeln die Phsen eines Prozesses wieder. WERKZEUGLEISTE Die Werkzeugleiste bietet rschen Zugriff uf die wichtigsten Objekte eines Prozesses, z.b. Zustände oder Aktionen. Objekte können mit der Mus von der Leiste uf ds Digrmm gezogen werden. Die Leiste ermöglicht uch ds Erstellen von Prozeduren, die Definition von Vriblen und ds Verwlten von Abläufen. ENTSCHEIDUNGEN Diese Funktion ermöglicht es, einen Abluf zu kontrollieren und je nch den definierten Bedingungen von einer Aktion uf eine ndere umzuleiten. Die Lösung ist flexibel und leicht zu bedienen, bietet breite Möglichkeiten zur Automtisierung von Prozessen. Lden Sie hier eine kostenlose Testversion von Dtpolis Workbox herunter:

5 TECHNISCHE EBENE Die technische Ebene ist für fortgeschrittene Benutzer von Dtpolis Workbox vorgesehen. Sie bietet die Möglichkeit, einen Prozess zu utomtisieren, indem Aufgben wie Benchrichtigungen, Berechnungen, Opertionen n ShrePoint-Listen sowie der Dtenustusch mit internen und externen Systemen definiert werden. Ähnlich wie uf der kufmännischen Ebene erleichtert uch uf der technischen Ebene ein grfisches Interfce die Implementierung beliebig konfigurierter Aktionen. BERECHTIGUNGEN FÜR ZUSTÄNDE VERKNÜPFUNGEN Workbox ermöglicht es, Benutzern verschiedene Berechtigungen für die jeweilige Splte einer Liste oder ShrePointBibliothek in verschiedenen Phsen eines Prozesses zuzuweisen. Je nch dem, in welcher Phse sich ein Prozess befindet, knn dieselbe Person lso unterschiedliche Berechtigungen hben. Sie ermöglichen es, erweiterte Abfrgen zu beliebigen Inhlten in der Anwendung ShrePoint zu erstellen. Eine Abfrge knn nhnd zhlreicher Kriterien gefiltert und sortiert werden und knn die Werte zhlreicher Elemente zurückgeben. Verknüpfungen können Dten uch mithilfe verschiedener Funktionen modifizieren. Workbox besitzt komfortble Werkzeuge, mit denen sich uf einfche Weise Formulre erstellen lssen, die benutzt werden, um Informtionen von den Benutzern eines Prozesses zu erfrgen, und bei der Initition beliebiger Aktionen gestrtet werden können. SDK UND WEBSERVICES BEDINGTE AKTIONEN Neben der Möglichkeit, den Zugriff uf Aktionen durch die Verwltung von Berechtigungen einzuschränken, besteht uch die Möglichkeit, Bedingungen zu definieren, die erfüllt sein müssen, um von einem Zustnd in einen nderen zu wechseln. ROLLEN IM ABLAUF Benutzer können in einem Abluf dynmisch der jeweiligen Rolle zugewiesen werden. Spezielle Aktivitäten erluben es, die einer Rolle zugewiesenen Benutzer zu ändern, während der Prozess läuft. Eine einfche Möglichkeit, die Anwendung Workbox in externe Systeme zu integrieren. Ds SDK ermöglicht ds Erstellen neuer Funktionen und Aktivitäten; der dedizierte Web Service ermöglicht es, die jeweilige Aktivität us einer externen Anwendung herus zu strten. BERICHTE Ds Berichtsmodul stellt Dten für externe Anlyse-Tools zu Verfügung; so können Prozesse effektiv und präzise überwcht werden. DEFINIERTE FORMULARE AKTIVITÄTEN SELBSTAUSLÖSER Der Selbstuslöser ermöglicht ds utomtische Strten eines Prozesses oder einer usgewählten Aktion nch Abluf eines vom Benutzer definierten Zeitrums. Eine umfngreiche Plette von Aktivitäten utomtisiert die Aufgben im Prozess. Möglich ist u.. ds Verwlten von Listenelementen, ds Erstellen von Listen und Websites us der gesmten ShrePointAnwendung, die Kommuniktion mit nderen Prozessen, ds Verwlten von Rechten, ds Erstellen von Verzweigungen und Schleifen. BEDINGUNGEN Się ermöglichen die Ausführung verschiedener Aktivitäten in Abhängigkeit von der Erfüllung bestimmter logischer Kriterien. SCHLEIFEN Schleifen erluben die Wiederholung einer bestimmten Sequenz von Aktivitäten entsprechend den vom Benutzer vorgegebenen Prmetern. PROZEDUREN Prozeduren ermöglichen ds Erstellen von Aktivitäts-Kombintionen, die in verschiedenen Aktionen eines Ablufs positioniert werden können. An einer Prozedur vorgenommene Änderungen sind n llen Orten sichtbr, n der sie verwendet wurde; so wird die Zeit für die Ausführung und Verwltung von Abläufen verkürzt. Copyright 2011 Dtpolis Alle Rechte vorbehlten sles@dtpolis.com Alle im Test verwendeten Eigennmen und Wrenzeichen gehören ihren jeweiligen Eigentümern bzw. sind von diesen geschützt.

6 TESTEN SIE DATAPOLIS WORKBOX NUTZEN SIE DIE WEBSITE ONLINE Dtpolis stellt seinen Kunden eine spezielle Testumgebung zur Verfügung. Dbei hndelt es sich um eine Auswhl der Websites des Progrmms ShrePoint, mit denen beliebige Unter-Sites, Listen und Bibliotheken von Dokumenten erstellt werden können. Sie ermöglicht die Nutzung der Progrmme Dtpolis Workbox sowie ShrePoint Column Protector, ohne dss sie instlliert werden müssen oder in die IT-Systeme der Orgnistion eingegriffen werden müssen. Im Rhmen der Testumgebung stehen fünf Benutzerkonten zur Verfügung, mit denen die mit Dtpolis Workbox entworfenen Workflows sorgfältig getestet werden können. Ds Anlegen einer Demonstrtionsumgebung ist sehr einfch die folgenden Schritte reichen us: Loggen Sie sich im Kundenbereich ein und wählen Sie nschließend die Option Demo im oberen Menü. Wählen Sie die Sprchversion und die ShrePoint-Umgebung. Anschließend klicken Sie uf Test-Website nlegen". ShrePoint-Umgebung Workbox grfischer Designer Erstellen Sie eine eigene Liste oder Bibliothek und definieren Sie nschließend einen beliebigen Workflow. Lden Sie hier eine kostenlose Testversion von Dtpolis Workbox herunter:

7 ÜBER DATAPOLIS Dtpolis liefert flexible und nwenderfreundliche Lösungen, mit denen Geschäftsprozesse entworfen und utomtisiert werden können und die den Fluss von Informtionen und Dokumenten in einer ShrePoint-Umgebung unterstützen. Mehr ls hundert Unternehmen und Orgnistionen weltweit vertruen uns bereits drunter der US-Sent, ThyssenKrupp Steel USA, Advntge Bnk, Tyco Interntionl, TIM Mobile, Burger King, Dn Corp, Drp, GridPoint, Los Angeles World Airports, Microsoft, North Americn Interconnect, SRA Interntionl. Ds führende Produkt des Unternehmens ist ds Progrmm Dtpolis Workbox 2010, ds die Möglichkeiten der ShrePoint- Umgebung erweitert. Ds zusmmen mit einem grfischen Designer gelieferte System ermöglicht ds Modellieren von Prozessen mithilfe einer kufmännischen und einer technischen Ebene die kufmännische Ebene bildet den Prozess und seine Phsen b, die technische bietet einen Rum zur Automtisierung von Prozessen, z.b. zum Anlegen von Aufgben. Eine solche Architektur erleichtert den Aufbu, ds Auslesen und die Änderung selbst umfngreichster und komplexester Prozesse. Die Firm Dtpolis entstnd Seit Beginn ihres Bestehens ist sie strtegisch mit Microsoft und den von diesem Unternehmen ngebotenen Technologien verbunden. Sie besitzt den Sttus Microsoft Gold Certified Prtner mit den Kompetenzen Business Intelligence, Appliction Integrtion, Business Productivity Solutions sowie Portls nd Collbortion. Sie ist Teil der Pssus-Gruppe, die Lösungen und Leistungen us dem IT-Bereich liefert und über 100 qulifizierte Spezilisten und Ingenieure beschäftigt. Microsoft Online Services Andere Dtpolis-Lösungen für ShrePoint Dtpolis ShrePoint Column Protector Die Anwendung erweitert die Möglichkeiten von ShrePoint erheblich, ws die Vergbe von Rechten für Dten in Tbellen und Listen betrifft. Der Administrtor definiert die Berechtigungen nhnd der Splten einer Liste oder Bibliothek somit verwltet er die Zugriffsrechte uf bestimmte Dtenktegorien, und nicht nur uf einzelne Elemente. Er knn die Rechte zum Anzeigen, Berbeiten oder Entfernen von Dten und Anhängen einschränken. Dnk des Einstzes von SCP besteht keine Notwendigkeit, seprte Ansichten zu erstellen. Ein und dieselbe Liste knn von Benutzern mit verschiedenen Berechtigungen benutzt werden. Mehr Informtionen uf Dtpolis ShrePoint List Gdget Dtpolis ShrePoint List Gdget ist ein nützliches, kostenloses kleines Desktop-Progrmm für lle ShrePoint-Benutzer. Es verfolgt die in ShrePoint gespeicherten Informtionen, überwcht lle Änderungen und zeigt Informtionen über neue oder modifizierte Elemente n den vom Benutzer definierten Listen n. ShrePoint List Gdget bewährt sich perfekt für die Verfolgung von Aufgben, Ereignissen, Meetings oder Dokumenten. Mn sieht mit einem Blick, ob n den vom Benutzer usgewählten ShrePoint-Listen oder Bibliotheken Veränderungen stttgefunden hben. Ds Progrmm steht unter zum Downlod bereit. 8 8 Copyright 2011 Dtpolis Alle Rechte vorbehlten sles@dtpolis.com Alle im Test verwendeten Eigennmen und Wrenzeichen gehören ihren jeweiligen Eigentümern bzw. sind von diesen geschützt.

8 Lden Sie eine kostenlose Testversion herunter: Registrieren Sie sich in unserem Kundenbereich, um stets die ktuellsten Informtionen zu erhlten: prtner.dtpolis.com Erfhren Sie mehr über Dtpolis Workbox: Legen Sie online eine Test-Website n: