Startschuss in das Online-Zeitalter: Das elektronische Unternehmensregister Rechtsanwalt Andreas Fuss *

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1 Startschuss in das Online-Zeitalter: Das elektronische Unternehmensregister Rechtsanwalt Andreas Fuss * Am 13. Oktober 2006 hat der Deutsche Bundesrat dem Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) zugestimmt und damit in Deutschland den Weg für die grundlegende Modernisierung beim Umgang mit publikationspflichtigen Unternehmensdaten und deren Umstellung auf elektronische Medien freigemacht 1. Wie man es aus Spanien schon seit geraumer Zeit gewöhnt ist, werden damit in Kürze alle wesentlichen Unternehmensdaten wie Registereintragungen oder Jahresabschlüsse zentral online abrufbar sein. Im Übrigen wird der elektronische Umgang mit diesen Daten ausgebaut und die Offenlegungspflichten nachhaltig gestärkt. Im Nachfolgenden sollen die wesentlichen Grundzüge des neuen Gesetzes und die Auswirkungen auf den Betrieb des Handelsregisters 2 kurz vorgestellt I. Hintergrund Das EHUG dient vor allem der Umsetzung der Vorgaben der Richtlinie 2003/58/EG zur Änderung der 1. gesellschaftsrechtlichen Richtlinie, wonach die offenlegungspflichtigen Daten über ein Unternehmen spätestens ab dem 01. Januar 2007 über eine Akte zentral elektronisch abrufbar sein müssen 3. Weiter * Andreas Fuss, MEEA, Rechtsanwalt u. Abogado, Kanzlei Ideandum Legal & Investment Services, Barcelona 1 Der Gesetzesentwurf der Bundesregierung v (BT-Dr. 16/960) wurde am vom Bundestag verabschiedet (BT PlPr 16/54). Die erforderliche Zustimmung des Bundesrats erfolgte mit Beschluss v (BR-Dr. 693/2006). 2 Sofern von Register gesprochen wird, handelt es sich um das Handelsregister. Auf die Änderungen zum Genossenschafts- und Partnerschaftsregister wird aufgrund der gebotenen Kürze nicht eingegangen. 3 vgl. Art. 1 III der Richtlinie 2003/58/EG des Europäischen Parlaments und des Rates zur Änderung der Richtlinie 68/151/EWG in Bezug auf die Offenlegungspflichten von Gesellschaften bestimmter Rechtsformen v (Abl. EU Nr. L 221 v , S. 13) werden mit dem EHUG Teile der EU- Transparenzrichtlinie 2004/109/EG 4 umgesetzt, die ebenfalls ein amtlich bestelltes System für die zentrale Speicherung bestimmter Unternehmensdaten vorgibt 5. Derzeit sind diese Daten in Deutschland stark zersplittert auf verschiedene Datenbanken verteilt 6 und die elektronische Registerführung ist nicht voll ausgebaut 7. Mit dem EHUG sollen die genannten Vorgaben mit der Umstellung der Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister auf den elektronischen Betrieb, der Einführung eines zentralen elektronischen Unternehmensregisters und der Verabschiedung eines neuen Systems der Offenlegung der Jahresabschlüsse umgesetzt werden, wobei die Umstellung auf den elektronischen Bundesanzeiger fortgeführt wird. Hiermit soll 4 vgl. Art. 21 I u. II der Richtlinie 2004/109/EG des Europäischen Parlaments und des Rates zur Harmonisierung der Transparenzanforderungen in Bezug auf Informationen über Emittenten, deren Wertpapiere zum Handel auf einem geregelten Markt zugelassen sind, und zur Änderung der Richtlinie 2001/34/EG v (Abl. EU Nr. L 390 v , S. 38) 5 Die Verabschiedung dient auch der Umsetzung von Beschlüssen der Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex, s. hierzu sowie von Teilen des 10-Punkte-Programms der vorherigen Bundesregierung (2003) und ist ein Beitrag zu dem von der aktuellen Bundesregierung im Koalitionsvertrag angekündigten small-companyact zur Entlastung von Mittelstand und Existenzgründern. 6 Die Informationen finden sich zum Teil bei den Handelsregistern, in Printmedien (z.b. den Börsenpflichtblättern), dem gedruckten oder elektronischen Bundesanzeiger ( oder der Beteiligungs- Datenbank der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht ( 7 Das Online-Portal der Justizregister der Bundesländer ( ist nicht flächendeckend aufgebaut u. die Handhabung umständlich, da für detaillierte Auskünfte wiederum eine Anmeldung im jeweiligen Bundesland erforderlich ist. Das Portal kann daher nicht mit dem Zentralen Handelsregister oder dem Portal in Spanien verglichen 1

2 insbesondere der bisherigen Praxis der weitgehend sanktionslosen Nichtbeachtung der Offenlegungspflichten ein Ende bereiten II. Elektronische Registerführung Mit dem EHUG werden die Handelsregister bis spätestens zum 01. Januar 2007 auf den elektronischen Betrieb umgestellt ( 8 I HBG n.f.). Die Registerführung bleibt hierbei weiterhin den Amtsgerichten zugewiesen, wobei diese künftig zwingend elektronisch zu erfolgen hat. Gleiches gilt für die Einreichung von Unterlagen zum Handelsregister, die zukünftig nur noch elektronisch erfolgen kann. Anmeldungen zur Eintragung in das Handelsregister und Vollmachten zur Anmeldung sind dabei aus Gründen der Rechtssicherheit elektronisch in öffentlich beglaubigter Form einzureichen ( 12 I HGB n.f.). Dokumente sind je nach ihrer Art entweder per Übermittlung einer elektronischen Aufzeichnung (Urschriften, einfache Abschriften) oder mit einem einfachen elektronischen Zeugnis gemäß 39a des Beurkundungsgesetzes versehen einzureichen (notariell beurkundetes Dokument, öffentlich beglaubigte Abschriften) ( 12 II HGB n.f.). Anders als in Spanien wird deshalb zukünftig keine alternative Vorlage in Papierform mehr möglich sein. Die Bundesländer können allerdings Übergangsfristen vorsehen, nach denen die Unterlagen bis spätestens Ende 2009 auch noch in schriftlicher Form vorgelegt werden können (Art. 61 I EGHGB n.f.). Zur Förderung des grenzüberschreitenden Zugangs von Unternehmensinformationen können die zum Handelsregister einzureichenden Dokumente sowie der Inhalt der Eintragung künftig zusätzlich in jeder Amtssprache eines Mitgliedstaates der Europäischen Union übermittelt werden ( 11 I 1 HGB n.f.) 8. 8 Bei der Einreichung ist auf Übersetzungen der Urkunden und Eintragungen besonders hinzuweisen. Die Übersetzungen müssen gemäß Als Folge der Umstellung auf den elektronischen Registerbetrieb wird eine Eintragung im Handelsregister künftig nicht mehr mit ihrer Eintragung in schriftlicher Form wirksam, sondern sobald sie in den entsprechenden Datenspeicher aufgenommen und auf Dauer inhaltlich unverändert in lesbarer Form wiedergegeben werden kann ( 8a I HGB n.f). Bekanntmachungen erfolgen grundsätzlich nur noch in elektronischer Form und nur auf Antrag und Kosten des Eintragenden zusätzlich in einer Tageszeitung oder einem sonstigen Blatt ( 10 HGB n.f.). Die Bundesländer können aber auch insoweit Übergangsfristen vorsehen, nach denen bis spätestens Ende 2009 zusätzliche weitere oder verweisende Bekanntmachungen in einer Tageszeitung oder einem sonstigen Blatt zu erfolgen haben (vgl. Art. 61 IV EGHGB n.f.). Maßgeblich für die Wirkungen der Bekanntmachung bleibt allerdings auch in diesen Fällen ausschließlich die elektronische Verlautbarung ( 10 S.3 2. HS HGB n.f., Art. 61 IV 1 2. HS EGHGB n.f.). Als weitere Folge der elektronischen Registerführung soll die Einsichtnahme in das Handelsregister und die beim Handelsregister eingereichten Dokumente grundsätzlich in elektronischer Form erfolgen ( 9 I HGB). Es kann allerdings auch ein Ausdruck verlangt werden ( 9 IV 1 HGB n.f.). Sind Dokumente nur in Papierform vorhanden, kann die elektronische Übermittlung für solche Schriftstücke verlangt werden, die weniger als zehn Jahre vor Antragstellung zum Handelsregister eingereicht wurden ( 9 II HGB n.f.). Die angeforderten Dokumente sind in diesem Fall in elektronische Form zu 11 HGB n.f. nicht beglaubigt Es ist allerdings zu beachten, dass im Fall einer Abweichung der Übersetzung von der Originalfassung dies Dritten nur entgegengehalten werden kann, sofern nachgewiesen wird, dass dem Dritten die Originalfassung bekannt war. Bei der Übersetzung sollte deshalb besondere Sorgfalt walten, vgl. hierzu 11 I 2, II HGB n.f., Art. 3a II UA2 Richtlinie 68/151/EWG n.f. 2

3 übertragen 9. Die angeforderten Dokumente werden dabei grundsätzlich in unbeglaubigter Form übermittelt; eine Beglaubigung erfolgt auf Wunsch unter Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz ( 9 III HGB n.f., 2 Ziff. 3 SigG). Mit der Umstellung wird deshalb zukünftig z.b. die Gründung einer GmbH von ihrer Errichtung, Anmeldung und Eintragung im Handelsregister bis hin zur Bekanntmachung ihrer Gründung und der Offenlegung der hiermit verbundenen Daten in elektronischer Form möglich sein. III. Elektronisches Unternehmensregister Als weiteren Schwerpunkt sieht das EHUG die Einführung eines zentralen Unternehmensregisters vor, in dem die wesentlichen publikationspflichtigen Daten über ein Unternehmen zentral zusammengeführt und online abgerufen werden können 10. Das Elektronische Unternehmensregister ist nach seinem Aufgabenbereich dem Zentralen Handelsregister (Registro Mercantil Central) in Spanien vergleichbar 11. Im Gegensatz zu diesem übt das neue Register allerdings nur eine Portalfunktion aus, die über Stammdaten, Registernummer, Firma, Sitz des Unternehmens den Zugriff auf den jeweiligen Datenbestand ermöglichen soll. In dieser Hinsicht ähnelt das Elektronische Unternehmensregister deshalb eher dem spanischen Internet-Portal der Kammer der Eigentums- und Handelsregisterführer in 9 Aus ökonomischen Gründen werden Schriftstücke in Papierform, die innerhalb eines Antrags auf elektronische Einsichtnahme vorausgehenden Zeitraums von 10 Jahren, aber spätestens am 31. Dezember 2006 eingereicht worden sind, erst nach Eingang des Antrags auf Einsichtnahme in elektronischer Form umgewandelt; vgl. hierzu Art. 61 III EGHGB n.f. 10 vgl. zu den abrufbaren Unternehmensdaten 8b II HGB n.f. 11 Die Informationen des Registro Mercantil Central sind unter abrufbar. Spanien (= Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España) 12. Zum Online-Zugriff wurde die Domain eingerichtet, unter der ab dem 01. Januar 2007 alle offenlegungspflichtigen Unternehmensdaten wie z.b. Eintragungen im Handelsregister oder Jahresabschlüsse zentral online homogen und strukturiert zum Abruf bereit stehen. Soweit erforderlich übermitteln die jeweiligen Informationsträger zu diesem Zweck die entsprechenden Unternehmensdaten an das Elektronische Unternehmensregister ( 8b III HGB n.f.). Damit wird der Rechts- und Wirtschaftverkehr künftig nicht mehr unterschiedliche Informationsquellen bemühen müssen, um sich ein Bild über das Unternehmen zu verschaffen 13. Gleichzeitig soll das Unternehmensregister nach dem derzeit im Entwurf befindlichen Transparenzrichtlinien-Umsetzungsgesetz in nicht allzu ferner Zukunft zur Erfassung sämtlicher Kapitalmarktinformationen wie z.b. Ad-hoc- und Directors-Dealings-Meldungen, Meldungen über Stimmrechtsanteilsänderungen, Finanzberichte und Mitteilungen nach der Börsenzulassungsverordnung dienen 14. III. Offenlegungspflichten nach dem EHUG Das EHUG stellt außerdem ein neues System zur Offenlegung von Jahresabschlüssen bereit, wobei die Zuständigkeit für die Entgegennahme der Jahresabschlüsse gemäß 335 HGB n.f. von den Amtsgerichten auf den Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers verlagert wird. Damit wird der elektronische Bundesanzeiger weiter zu dem zentralen Veröffentlichungsorgan für wirtschaftsrechtliche Bekanntmachungen 12 abrufbar unter 13 siehe hierzu Fn. 6; vgl. zur Einsichtnahme 9 VII HGB n.f. 14 s. hierzu Entwurf des Bundesregierung zu einem Transparenzrichtlinien-Umsetzungsgesetz, Drucks. Deutscher Bundestag 16/2498, abrufbar unter 3

4 ausgebaut. Die Änderungen der Offenlegungspflichten sollen aber nicht zuletzt der bisherigen Praxis der weitgehend sanktionslosen Nichtbeachtung der Publizitätspflichten ein Ende bereiten. 1. Hintergrund Die Beachtung der Offenlegungspflichten stellt in Deutschland ein ernsthaftes Problem da. So sind zwar die gesetzlichen Vertreter von Kapitalgesellschaften und diesen gleichgestellten Personenhandelsgesellschaften 15 wie ihre spanischen Kollegen 16 gemäß 325 ff. a.f. HGB verpflichtet, den Jahres- und Konzernabschluss beim Handelregister des Sitzes der Kapitalgesellschaft einzureichen und unverzüglich nach Einreichung im Bundeszeiger bekanntzumachen, bei welchem Handelsregister und unter welcher Nummer diese Unterlagen eingereicht wurden. Die Unternehmenspraxis in Deutschland zeigt aber, dass es wohl kaum einen Rechtsbereich gibt, der einen so hohen Prozentsatz an Nichtbefolgung aufweist 17. Die Gründe dieser Publizitätsverweigerung sind sehr unterschiedlich: Sie reichen von der Ablehnung der Bekanntmachung von vermeintlichen Betriebsinterna über technische Schwierigkeiten bei der Umsetzung und der schlichten Unkenntnis der Publizitätspflichten bis hin zur mangelnden Sanktionierung der Offenlegungsverstöße 18. So bleibt eine Nichtbeachtung der Offenlegungspflichten nach der aktuellen Rechtslage weitgehend folgenlos. Führt in 15 Personenhandelsgesellschaften, bei denen nicht wenigstens eine natürliche Person mittelbar oder unmittelbar persönlich haftet, vgl. hierzu 264 a HGB. Ein typisches Beispiel ist GmbH & Co. KG 16 vgl. für die S.A.: Art. 171 ff. LSA, für die S.L.: Art. 84 ff. LSRL und allgemein: Art. 34 ff. Ccom 17 Ausgehend von Zahlen aus dem Jahr 2001 kommt U. Noack zu dem Ergebnis, dass nur 5% der Unternehmen den Offenlegungspflichten nachkommt; vgl. Noack Unternehmenspublizität, 2002, Rdn. 87 (Beitrag zu finden unter: eroeff.shtml) 18 vgl. hierzu ausführlich Noack aao, Rdn. 90 ff. Spanien ein Verstoß zu einer allgemeinen Sperre des Register für Eintragungen 19 und gegebenenfalls zusätzlich von Amts wegen zu der Verhängung eines Ordnungsgelds gegen die Gesellschaft 20, beschränkt sich in Deutschland die Sanktionierung auf die Möglichkeit eines Ordnungsgeldes ( 335a S.1 HGB a.f. i.v.m. 140a I, II FGG). Die Verhängung des Ordnungsgelds erfolgt allerdings nur auf Antrag. Trotz erheblicher Verbesserungen in der Vergangenheit 21 blieb daher bislang die Initiative zur Verfolgung der Nichtbeachtung der Publizitätspflichten ausschließlich Privatpersonen (z.b. Konkurrenten) vorbehalten. Solche Anträge nehmen zwar zu, bilden aber weiterhin die Ausnahme. 2. Änderungen nach dem EHUG Nach dem EHUG haben die gesetzlichen Vertreter von Kapitalgesellschaften und diesen gleichgestellten haftungsbeschränkten Personengesellschaften den Jahresabschluss 19 Die Registersperre für Eintragungen erfolgt automatisch ein Jahr nach Ablauf des Geschäftsjahres; ist aber nicht absolut. Bestimmten Eintragungsvorgängen wie z.b. der Eintragung der Beendigung des Amtes eines Verwaltungsratsmitglieds oder dem Widerruf einer Vollmacht steht die Registersperre nicht entgegen; vgl. hierzu Art. 221 LSA, Art. 84 LSRL i.v.m. Art. 378 RRM 20 aao.; das Ordnungsgeld richtet sich in Spanien anders als in Deutschland - gegen die Gesellschaft und nicht gegen ihre Vertretungsorgane. Ein Rückgriff der Gesellschaft gegen das Vertretungsorgan ist nach den allgemeinen Bestimmungen möglich. Ordnungsgelder sind aber sehr selten; dem Verf. ist kein einziger solcher Fall bekannt. 21 So ist z.b. das so genannte Freikaufen nicht mehr möglich. Dies war nach der bis zum Jahr 2000 geltenden Rechtslage denkbar, da das Registergericht das damalige Zwangsgeld nicht wiederholt anzudrohen und festzusetzen brauchte. Nach der aktuellen Rechtslage gibt es diesbezüglich kein Ermessen des Registergerichts mehr. Das Ordnungsgeld ist unverzüglich festzusetzen und zugleich die frühere Verfügung unter Androhung eines erneuten Ordnungsgeldes zu wiederholen ( 140 II 3 FGG). Auch ein indirektes Freikaufen durch Zahlung an den Antragssteller ist nicht mehr praktikabel, da der einmal gestellte Antrag nicht mehr zurückgenommen werden kann, vgl. hierzu 140a I 2, II1 FGG. Im Übrigen kann der Antrag zwischenzeitlich von jedermann gestellt 4

5 nicht mehr wie bisher beim Handelsregister ihres Sitzes, sondern beim elektronischen Bundesanzeiger einzureichen ( 325 I HGB n.f. i.v.m. 264a HGB). Die Einreichung erfolgt hierbei zwingend in elektronischer Form; die Einreichung in Papierform wird nicht mehr möglich sein ( 325 VI, 12 II HGB n.f.) 22. Darüber hinaus haben die gesetzlichen Vertreter unverzüglich nach Einreichung die Bekanntmachung im elektronischen Bundesanzeiger zu veranlassen ( 325 II HGB n.f.). Die Jahresabschlüsse werden somit zukünftig zentral beim elektronischen Bundesanzeiger eingereicht, von diesem erfasst und veröffentlicht. Die Änderungen finden dabei erstmals auf Jahresabschlüsse für das nach dem 31. Dezember 2005 beginnende Geschäftsjahr Anwendung (Art. 61 V 1 EGHGB n.f.) Prüfung und Sanktion Der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers ist zur Prüfung verpflichtet, ob die einzureichenden Unterlagen fristgemäß und vollzählig eingereicht wurden ( 329 I 1 HGB n.f.). Ergibt die Prüfung, dass die offen zu legenden Unterlagen nicht oder nur unzureichend eingereicht wurden, wird das bisherige Ordnungsgeldverfahren durch ein Bußgeldverfahren ersetzt (Art. 334 Ia HGB n.f.). Der Verstoß wird im elektronischen Bundesanzeiger angezeigt und das für die Verfolgung und Ahndung der Ordnungswidrigkeit eingerichtete Bundesamt für Justiz unterrichtet ( 329 IV, 334 IV HGB n.f.). Das Antragserfordernis zur Verfolgung des Verstoßes entfällt. Die Verfolgung hängt damit künftig nicht mehr von privater Initiave ab. Die Annahme einer Ordnungswidrigkeit setzt voraus, dass die Rechnungsunterlagen oder eine Änderung nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig eingereicht oder bekannt gemacht wurde (Art. 334 Ia Nr. 1 u. 2 HGB n.f.). Da die Daten beim Bundesanzeiger in digitaler Form erfasst werden, kann dabei die Prüfung, ob der Jahresabschluss fristgemäß eingereicht wurde, im automatischen Verfahren verfolgen. Eine individuelle Prüfung wird sich folglich auf die Fälle beschränken, ob die Unterlagen auch ordnungsgemäß eingereicht wurden. Bei einem Verstoß gegen die Publizitätspflicht kann dies mit einer Geldbuße von bis zu Euro geahndet werden ( 334 III HGB). Wie bereits gemäß 335a S.1 HGB a.f. i.v.m. 140 I, II FGG möglich kann ein Bußgeld gegebenenfalls auch mehrfach verhängt werden, bis der Verstoß abgestellt wird. IV. Fazit Die Umstellung auf die elektronische Registerführung und die Einführung des Elektronischen Unternehmensregisters wird in der Praxis die Handhabung und Abwicklung der wesentlichen Unternehmensinformation deutlich vereinfachen. Besonders zu begrüßen ist die Perspektive, eintragungspflichtige Vorgänge wie z.b. im Zusammenhang mit Gesellschaftsgründungen künftig kosten- und zeiteffektiv vollständig elektronisch abwickeln zu können. In Anbetracht der vereinfachten Sanktionierung wird Unternehmen, die auch weiterhin der Offenlegung entgehen wollen, eine gesellschaftsrechtliche Umstrukturierung zu empfehlen sein. Denkbar ist hierbei die Gestaltung als Kapitalgesellschaft & Co. mit einem persönlich haftenden Gesellschafter, die nicht den weitgehenden Offenlegungspflichten unterliegt. 22 vgl. zur der Einreichung von Unterlagen die Anmerkungen zu Pkt. II, insb. den Übergangsvorschriften. 23 vgl. zu den Übergangsvorschriften genauer Art. 61 V EGHGB n.f. 5