XFT TASK MANAGER Elektronische Akte und Workflow in einer Oberfläche für ein umfassendes Geschäftsprozessmanagement

Transkript

1 XFT TASK MANAGER Elektronische Akte und Workflow in einer Oberfläche für ein umfassendes Geschäftsprozessmanagement

2 Inhalt Produktansatz Ansichten und Funktionen Dokumenteneingang Highlights 2

3 xft task manager: Die Aufgabenakte für SAP»1 Integration mit SAP Folders Management» Service Provider registriert am SAP RM Framework Vervollständigung des SAP Folders Management Portfolios» Führende Folders Management Akten zu Stammdaten Kundenakte, Lieferantenakte, Personalakte» Vorgangsakten zur Prozessdokumentation mit Case Management Verkaufsvorgänge, Einkaufsvorgänge, Klärungsfälle» Aufgabenakten zur Abarbeitung und Steuerung von Tasks Mitarbeiter Ein- oder Austritt, Änderungsvorgänge, Projektaufgaben Folders, Records, Cases und Tasks im integrierten Zusammenspiel 3

4 xft task manager: Die Aufgabenakte für SAP»2 Hohe Prozesstransparenz auf einem Blick» Aufgaben, Objekte, Status, Zuständigkeit und Terminüberwachung» Akte und Prozess in einer Oberfläche Hohe Bandbreite für Anwendungen» Freie Aufgabenakte (Benutzer definiert Individualprozess)» Vordefinierte Prozessakte (Benutzer wird durch Prozess geführt)» Beliebige Kombinationen möglich, dadurch auch Abbildung schwer planbarer Prozesse möglich (z.b. Engineering Change Management) 4

5 Integration als Service Provider im SAP Folders Management Spezifische Anwendungslogik (Produktlösung / Projektlösung) Service Provider (einige Beispiele) Record Case xft task manager Office- Dokument Notiz Archive Link BOR Objekt Publizierte Interfaces von SAP Folders Management SAP Folders Management Framework 5

6 Inhalt Produktansatz Ansichten und Funktionen Dokumenteneingang Highlights 6

7 xft task manager: Akte und Prozess in einer Sicht Beispiel: Engineering Change Management Aufgaben / Objekte Bearbeiterzuordnung Termine Status Aufgaben und Unteraufgaben des Vorgangs Änderungsprozess 7

8 Template für Aktensichten (Beispiel Personalakte) Definition der Aktenstruktur und Akteninhalte Definition der Aktensicht SAP GUI für Windows Definition der Aktensicht ABAP Web Dynpro 8

9 SAP GUI Frontend Aktivitäten zur Akte (konfigurierbar) Aktenkopf Daten Aktenkopf Zusatz Aktenstruktur Spalten Darstellung SAP GUI für Windows 9

10 Statische Akte (ABAP WebDynpro Frontend) Aktivitäten zur Akte (konfigurierbar) Aktenkopf Daten Aktenkopf Zusatz Previews Spalten Darstellung ABAP WebDynpro 10

11 Akte mit Aufgabenbezug (ABAP WebDynpro Frontend) Aktenfunktionen Aktenkopfdaten Aktenstruktur Vorgangssteuerung 11

12 Template für Prozess-Struktur (Beispiel Änderungsprozess) Prozessmodellierung per Aktenstruktur (Template) Konfiguration des Verhaltens pro Prozessschritt am Aktenmodellknoten 12

13 Prozesssteuerung durch die Akte (Beispiel Änderungsprozess) Schritt 1: Prozessstart (erster Knoten wird eingeblendet) Nach Statuswechsel von Schritt 1 wird Schritt 2 eingeblendet und der Bearbeiter per SAP Workflow informiert Neue Aufgabe in Workflow Inbox Aufgabe in Prozessakte wird positioniert 13

14 Integriertes Filesystem Control (SAP GUI für Windows) Filesystem Control - Lokale Verzeichnisse - Netzwerk Verzeichnisse - Shares (Samba, UNIX) - Favoriten Import nach SAP - Drag & Drop - Dateien und Folder - Ablage über SAP CMS (KPro, ArchiveLink, xft SP) Export aus SAP -Drag & Drop - Dateien und Folder - Abgelegte Dokumente - (KPro, ArchiveLink, xft SP) Formatsteuerung Zusatzfunktionen 14

15 xft task manager: File System Integration Akte2go 15

16 Integriertes MS Outlook Control (SAP GUI für Windows) MS Outlook Control oder Lotus Notes Control - Posteingang - Sonstige Ordner - Definition Startverzeichnis Import nach SAP - Drag & Drop - Mail und Attachment - Ablage über SAP CMS (KPro, ArchiveLink, xft SP) Formatsteuerung Zusatzfunktionen Lizenzpflichtige Server Komponente des xft document connector Outlook Control oder Lotus Notes Control 16

17 Integrierte Previews Aufruf Previews (auf Aktenebene) Aufruf Previews (auf Ordnerebene) Navigation in Akte über Previews Eintrag wird markiert und Dokument angezeigt WICHTIG: Zur Nutzung der integrierten Preview-Funktion ist ein entsprechender Konverter notwendig, der die Previews erzeugt (formatabhängig). 17

18 Selektionsspalte für Prozesse und Funktionen SAP RCM Umlaufmappe Selektierte Einträge als Inhalt der Umlaufmappe SAP Benutzer und HR Org. Empfänger Zusätzlich Referenz auf Akte möglich Verfolgung des Umlaufs aus der Akte SAP Office Mail Selektierte Einträge als Anlage SAP interne Nachricht SAP Benutzer und HR Org. Empfänger Selektierte Dokumente und Notizen als Anlage Adressen für Empfänger (MS Outlook Adressbuch) Über eigenen Mail Editor Ansteuerung beliebiger systeme möglich (SAP Verteilerlisten und kontextbezogener Text) xft compliance cycle 18

19 Persönliche Zwischenablage (Clipboard) 19

20 Zwischenablage: Funktionen»1 In die Zwischenablage kopieren» Aktenknoten mit Drag&Drop in die Zwischenablage kopieren» Aktenknoten-Aktivität In Zwischenablage kopieren» Aktenknoten-Aktivität Einfügen : kopiert den Knoten, ohne die Zwischenablage zu öffnen.» Aktenknoten-Aktivität Einfügen und anzeigen : Der Knoten wird in die Zwischenablage eingefügt, die Zwischenablage geöffnet und der Knoten farblich markiert.» Aktenknoten-Aktivität Einfügen mit Eigenschaften : Öffnet einen Dialog, in dem die Eigenschaften Wiedervorlagedatum, Löschdatum und Notiz gesetzt werden können. 20

21 Zwischenablage: Funktionen»2 Einfügen aus der Zwischenablage» Aktenknoten mit Drag&Drop aus Zwischenablage in Akte einfügen» Aktenknoten-Aktivität Aus Zwischenablage einfügen : Der in der Zwischenablage markierte Knoten wird in die Akte eingefügt Weitere Funktionen» Direkte Navigation aus der Zwischenablage zum Aktenknoten» Persönlicher Wiedervorlage-Termin in der Zwischenablage» Eigenschaften (Wiedervorlagedatum, Löschdatum, Notiz) ändern; auch ohne die Zwischenablage zu öffnen» Löschdatum für das automatische Löschen aus der Zwischenablage» Manuelles Löschen aus der Zwischenablage 21

22 Dynamische Knoten Dynamische Knoten existieren nur temporär zur Laufzeit; werden bei jedem Aufruf der Akte automatisch neu erstellt Anwendungsbeispiele: Automatische Referenz auf verknüpfte Akten Automatisches Einblenden verknüpfter Dokumente zum SAP-Businessobjekt Einblenden verknüpfter Akten als Unterordner in der übergeordneten Akte Platzhalter für laufende Prozesse (z.b. für eingehende Dokumente) bis zum Abschluss der Prozessverarbeitung 22

23 Dynamische Knoten: Wechselseitige Aktenreferenzen Knoten einfügen Automatische Rückverlinkung als dynamischer Knoten 23

24 xft task manager: Aktivitäten Konfiguration Modellierung von Knoten- und Aktenaktivitäten: Neue Aktivitäten, Aktivitäten- Listen und Separatoren einfügen Reihenfolge und Position (per Drag & Drop) ändern Eigenschaften, wie Text, Tooltip, Ikone, Benutzergruppen und Rollenzuordnung pflegen 24

25 xft document composer: Integration Schriftverkehrserstellung im xft task manager Aus dem xft task manager können Dokument über den xft document composer erstellt und in die Akte eingebunden werden. Erstellen aus Akte oder Formulararbeitsplatz Dokumente in Bearbeitung können als dynamische Knoten in die Akte eingebunden werden Die Dokumente werden nach Abschluss der Dokumentbearbeitung in die Akte als Knoten eingefügt:» Service Provicer: xft document composer» Service Provider: KPro Office Dokument» Service Provider: xft Super Dokument» Service Provider: Archive Link Dokument» Service Provider: DVS Dokument 25

26 xft task manager: BW Integration Für den xft task manager werden folgende DataSources für Anwendungsdaten zur Verfügung gestellt:» /XFT/BW_REC02 Akte Kopf» /XFT/BW_REC04 Akte Agents» /XFT/BW_REC05 Aktenknoten Kopf» /XFT/BW_REC07 Aktenknoten Agents» /XFT/BW_REC10 Aktenknoten (SP POID, Context,..) Die DataSources sind deltafähig. Das Delta bezieht sich auf den Änderungszeitstempel der Akte. Die DataSources und die Anwendungskomponentenhierarchie /XFT/RECORD können über die Transaktion SBIW aktiviert werden. 26

27 Inhalt Produktansatz Ansichten und Funktionen Dokumenteneingang Highlights 27

28 Dokumenteneingang im xft task manager Szenarien» xft document connector» Offene Barcode-Verarbeitung» Dokument-Kollektor» Dokument-Check-in Service Provider für die Dokumentenverwaltung» KPro-Office-Dokumente» ArchiveLink-Dokumente» DVS-Dokumente 28

29 xft document connector Der Dokumenteneingangsprozesses wird gestartet aus» Desktop» Dateisystem» Outlook / LotusNotes Das Dokument wird erfasst, klassifiziert und an die Dokumenteingangsverarbeitung übergeben 29

30 Offene Barcode-Verarbeitung Dokumenteneingangsprozess wird im xft task manager oder einer separaten Transaktion gestartet Vorgangsart, Vorgangsakte und Aktenposition können beim Start aus Akte automatisch vorbelegt werden 30

31 Dokument-Kollektor Dokumente werden im Prozess gesammelt und nach Abschluss in die Akte eingestellt Dieser Prozess ermöglicht es, andere Personen mit dem Einstellen von Dokumenten zu beauftragen Vorgangsart, Vorgangsakte und Aktenposition können beim Start aus Akte automatisch vorbelegt werden 31

32 Dokument-Check-in Vorhandene Dokumente werden bereits zu Beginn des Prozesses in Akten eingefügt Einsatzbeispiele:» Scannen von Dokumenten» Dokumente im Dateisystem 32

33 Inhalt Produktansatz Ansichten und Funktionen Dokumenteneingang Highlights 33

34 Highlights xft task manager»1 Volle Integration mit SAP Folders & Case Management» Hoher Integrationsgrad mit allen SAP Anwendungen Hohe Flexibilität in der Aufgabengestaltung» Motto: Free User mit vielen groupwareähnlichen Funktionen Beliebige Typen von Aufgabenakten» Einkaufsvorgänge, Projektakte, Änderungsprozessakte, etc. Einfache Integration mit SAP Business Workflow (Push)» Pro-aktives Zustellen von persönlichen Aufgaben Einfache Selektion von Aufgaben und Aufgabenakten (Pull)» Meine Aufgaben / Aufgaben der Gruppe / Aufgaben nach Vorgangsart 34

35 Highlights xft task manager»2 Hohe Anpassung der Oberfläche an Anwendungskontext» SAP GUI Oberfläche für Power-User» Web Dynpro Oberfläche für Gelegenheitsbenutzer» Alle Bezeichnungen sind konfigurierbar» Alle Spalten in der Akte sind konfigurierbar» Alle Akten- und Knotenfunktionen sind konfigurierbar (jeder Knopf sitzt) Einfache Integration mit Windows Filesystem Hohe Benutzerakzeptanz / mehr Funktionalität / mehr Transparenz 35

36 Fragen 36

37 www. xft.com VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT! xft GmbH SAP-Partnerport Altrottstraße Walldorf Tel. (06227) Fax (06227) info@xft.com 37