xft document connector MS-Office- und - Integration für SAP

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1 xft document connector MS-Office- und - Integration für SAP Der xft document connector integriert das SAP-basierte Dokumenten-, Akten- und Prozessmanagement von xft nahtlos in die gewohnte Client-Umgebung des Benutzers. Dokumente, Dateien oder s können direkt aus der Anwendung heraus nach SAP eingecheckt, mit SAP-Objekten verknüpft und in elektronische Akten abgelegt werden; sie können sogar Prozesse in SAP anstoßen. Der xft document connector Client unterstützt MS Office, den MS Explorer, MS Outlook sowie Lotus Notes in den gängigen Versionen. Integrating your business processes

2 Highlights Benutzerfreundlich und effizient Die MS-Office- und -Integration setzt genau dort an, wo der Benutzer alltäglich mit den Tücken einer verteilten Informationsdatenhaltung zu kämpfen hat. Durch das Einbringen der für die Dokumentation und die weitere Bearbeitung der Prozesse relevanten Informationen in den SAP-Kontext wird die Informationsqualität und in Folge auch die Prozessqualität erhöht. Vollständig in SAP integriert Der xft document connector basiert auf der offiziellen Microsoft-Entwicklungsumgebung und ist nahtlos in SAP ABAP verschalt. Damit lässt sich der xft document connector über das SAP-Backend und das SAP-Berechtigungswesen steuern. Sämtliche SAP-Standardszenarien, von Transaktionen bis zu Portalanwendungen wie MSS/ESS, lassen sich integriert nutzen. Die xft add-on suite, die alle Komponenten des xft Business Case Management umfasst, wird jährlich von der SAP geprüft und zertifiziert. Durchgängiges Business Case Management in xft xft document connector Client und MS-Outlook-Control stellen wichtige Komponenten zur vollständigen Dokumentation und Bearbeitung von Prozessen in SAP dar. Die xft add-on suite zieht den funktionalen Rahmen für ein durchgängiges Business Case Management auf Basis der SAP-Plattform: xft task manager: Leistungsfähige elektronische Aktenoberfläche mit integrierten Workflow-Funktionen xft queue manager: Hintergrund-Manager zur sicheren Abarbeitung aller Systemschritte xft compliance cycle: flexibel nutzbarer Ad-hoc-Workflow mit integrierter digitaler Signatur xft document connector: MS-Office- und E- Mail-Integration mit SAP Schlank und flexibel Alle xft-produkte sind konsequent modular programmiert, nach dem Prinzip der Service-orientierten Architektur (SOA); die Kommunikation mit dem SAP-System erfolgt über klar definierte Schnittstellen. Die nachhaltige Gesamtarchitektur der xft add-on suite bietet eine verlässliche, langfristige Perspektive für den Auf- und Ausbau einer integrierten Geschäftsprozessbearbeitung.

3 Der xft document connector Client Häufig wird bei Dokumentinhalten in s oder bei Dateien, die im MS Explorer verwaltet werden, von unstrukturierten Daten gesprochen. Trotzdem gehören diese Informationen in aller Regel zu einem Geschäftsprozess und sollten auf einfache Weise in den strukturierten Kontext überführt werden können. Für Kunden, die ihre Geschäftsprozesse schwerpunktmäßig mit SAP-Anwendungen verwalten, drängt sich eine integrierte Daten- und Dokumentenhaltung in SAP nahezu auf. Der xft document connector Client, der Bestandteil der xft add-on suite ist, hebt den Bruch zwischen SAP sowie MS Office und -Systemen (MS Outlook und Lotus Notes) auf und bietet dem Anwender eine komfortable Ablagemöglichkeit für relevante Dokumente im Geschäftsprozesskontext. Durch die Entkopplung von Client und SAP- Backend über eine Hintergrundverarbeitung (xft queue manager) kann in SAP prinzipiell jede Verarbeitungsform unterstützt werden. Lotus Notes MS Outlook MS Word MS Powerpoint MS Excel Windows Explorer Übergabe an clientseitige SAP-Prozessverarbeitung Ablage in Content Server xft document connector Übergabe an backendseitige SAP-Prozessverarbeitung xft queue manager: zentrale Prozesssteuerung

4 Funktionen Nutzung unterstützt MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, Windows-Explorer, MS Outlook und Lotus Notes Anwender startet den Client mit seinem SAP-Logon Technologie Outside-In-Ansatz Client erhält keinerlei Anwendungslogik; Steuerung erfolgt im SAP Backend Entkopplung über xft queue manager (SAP Backend-Installation erforderlich!) ermöglicht jegliche Verarbeitungsform in SAP Kontrolle verfügbarer Szenarien per SAP-Benutzerrollen und -Berechtigungen Klassifizierung der Dokumente über SAP-GUI- oder ABAP- WebDynpro-Dialoge möglich Ablage der Dokumente erfolgt revisionssicher über die SAP- Standard-Schnittstelle ArchiveLink (in SAP-zertifiziertes Archivsystem, SAP-Content-Server oder SAP-Datenbank) Optional kann vor Start der Folgeverarbeitung in SAP eine Formatkonvertierung z. B. nach PDF durchgeführt werden (Drittprodukt erforderlich) Vorteile Einfache Nutzung: Die Integration setzt in der gewohnten Arbeitsumgebung des Benutzers an Sicherheit: Zugriff nur auf die im SAP-Backend für die Benutzerrolle definierten Ablageszenarien Transparenz: Informationen werden vom persönlichen in den strukturierten Prozesskontext übergeben Compliance: Dokumente werden sicher und nachvollziehbar dort abgespeichert, wo sie hingehören Anwendungsbeispiele Ablage eines Jubiläumsschreibens für einen Mitarbeiter in der Personalakte Ablage und Verknüpfung eines eingehenden Dokuments zu einem SD-Auftrag Check-in einer technischen Zeichnung zu einem PLM- Dokumentinfosatz Starten eines Freigabeworkflows auf Basis des ausgefüllten Antragsformulars Ablage der zu einer Kundenreklamation, Anlegen einer Vorgangsakte und Zustellung des Prozesses an den/die zuständigen Bearbeiter

5 Das MS-Outlook-Control des xft document connector Entgegen des Outside-In-Ansatzes des xft document connector Clients handelt es sich beim MS-Outlook-Control um einen zusätzlich bzw. alternativ verfügbaren Inside-Out-Ansatz, der nur für elektronische Aktenszenarien mit xft in SAP verfügbar ist. Es erleichtert die vollständige Dokumentation von Prozessen erheblich. Hierbei hat der Benutzer die Möglichkeit, im Änderungsmodus der Akte auf der rechten Seite über das MS-Outlook-Control seine - Verzeichnisse einblenden zu lassen. Die Ablage entweder einer ganzen oder auch einzelner Attachments in die Akte erfolgt per Drag & Drop. Das MS-Outlook-Control kann sowohl in Verbindung mit dem xft document connector Client als auch unabhängig davon bezogen werden.

6 Funktionen Nutzung MS-Outlook-Ordner werden direkt neben der Akte eingeblendet Mails und Attachments können vor der Ablage per Doppelklick gesichtet werden Die Ablage erfolgt über einfaches Drag & Drop an die entsprechende Stelle in der Aktenstruktur Sind die Mail oder das Attachment in der Akte angekommen, stehen sie allen berechtigten Benutzern zur Verfügung Technologie Das MS-Outlook-Control des xft document connector ist nur verwendbar in Verbindung mit SAP GUI, xft task manager und MS Outlook Alle gängigen MS-Outlook-Versionen werden unterstützt Freischalten der Funktion über SAP-Berechtigungssteuerung Ablage der Dokumente erfolgt revisionssicher über die SAP- Eingehende Formate und Dateigrößen können limitiert werden Standard-Schnittstelle ArchiveLink Optional kann nach dem Drop in die Akte eine Folgeverarbeitung im Dialog oder Hintergrund angestoßen werden Anwendungsbeispiele Ablage von -Korrespondenz mit den Mitarbeitern des Unternehmens in der elektronischen Personalakte (xft personnel file) Ablage von -Korrespondenz rund um die Vertragsverwaltung (xft contract manager) Ablage von Schriftverkehr rund um die Steuerung von Projekten (xft project file) Ablage von Schriftverkehr mit Kunden und Lieferanten (Kundenakte, Kundenvorgangsakte, Lieferantenakte, Beschaffungsakte etc.) Vorteile Einfach: Anwender bewegt sich in seiner gewohnten Arbeitsumgebung Modern: Wachsender Anteil an elektronischem Schriftverkehr kann elektronisch im Kontext des Geschäftsprozesses verwaltet werden Transparent: Informationen, die vorher unstrukturiert oder in persönlichen Postfächern verwaltet wurden, werden für alle Prozessbeteiligten zugänglich gemacht Sicher: Dokumentablage wird über den in SAP-kontrollierten Prozess gesteuert und erfolgt revisionssicher

7 Über xft xft GmbH SAP Partner-Port Altrottstr Walldorf Tel Fax info@xft.com Wer sind wir? Die xft GmbH ist ein stetig wachsendes SAP- Partnerunternehmen, das auf die Optimierung und Integration von Geschäftsprozessen in SAP spezialisiert ist. Ziel ist es, alle in einem Prozess anfallenden Informationen, seien es Dokumente, s oder elektronische Belege, an einer zentralen Stelle zugänglich zu machen und in den Prozesskontext einzubinden. Dazu entwickeln wir eigene Softwareprodukte auf Basis von SAP NetWeaver und erweitern diese um individuelle kundenspezifische Anwendungen. Was tun wir? Unsere Produkte beinhalten unterschiedlichste Lösungen für ein integriertes Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement, von der digitalen Personalakte über die Rechnungs- und Vertragsverwaltung bis hin zum Projekt- und Änderungs management in der Fertigung. Im Hintergrund sorgen xft-basisprodukte für die Steuerung der Geschäftsprozesse und die An- bindung an andere Systeme. Weil in unseren Produkten nicht nur exzellentes SAP-Knowhow steckt, sondern auch eine gehörige Portion solider Fach- und Branchenkenntnis, gehören zu unseren Kunden Mittelständler ebenso wie weltweit agierende DAX- Unternehmen aus nahezu allen Wirtschaftszweigen. Was zeichnet uns aus? xft ist geprägt von großer Nähe zur SAP, inhaltlich wie räumlich und personell. Die xft-unternehmensgründer haben zuvor lange Jahre in zentralen Bereichen der Technologie-Entwicklung des Walldorfer Software-Anbieters gearbeitet. Als offizieller SAP-Partner können wir unsere Lösungen direkt im SAP-Kontext anbieten und führen bei Bedarf Projekte gemeinsam mit der SAP durch. Außerdem setzen etliche renommierte Vertriebs- und Implementierungspartner mittlerweile in ihrem Lösungsportfolio auf xft-produkte.