xft queue manager Hintergrundverarbeitung von Dokumenten und Prozessen in SAP

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1 xft queue manager Hintergrundverarbeitung von Dokumenten und Prozessen in SAP Für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens ist die Effizienz der Geschäftsprozesse entscheidend. Der xft queue manager stellt für alle Prozesse gemeinsam benötigte Funktionen zentral bereit. Darüber hinaus bietet er den technischen Rahmen für die Lösung analoger Probleme. Integrating your business processes

2 Highlights Vollständig in SAP integriert Der xft queue manager basiert zu 100 % auf SAP und wird nahtlos in das bestehende SAP-System eingepasst. Dadurch haben Sie innerhalb des SAP-Systems volle Kontrolle über die laufenden Hintergrund prozesse. Flexible Architektur Als Middleware mit Service-orientierter Architektur (SOA) kann der xft queue manager sämtliche Standard-Schnittstellen in SAP nutzen. Damit lassen sich die unterschiedlichsten Peripherien unterstützen und standardisiert anbinden. Wiederverwendbarkeit Der xft queue manager ist fester Bestandteil der xft add-on suite und des xft-lösungsportfolios. Die Queues des xft queue managers werden ganz im Sinne der SOA als wiederwendbare Services programmiert. Zahlreiche Standardqueues für typische Anwendungsfälle sind im Standard bereits enthalten. Volumen Große Datenmengen sind für den xft queue manager kein Problem. Auch die Massenverarbeitung von Daten und Dokumenten unterstützt er problemlos. Er ist deshalb auch bei der Migration von Altbeständen ein nützlicher Helfer. Transparenz Mit dem Queue-Monitor lassen sich die laufenden Hintergrundprozesse einfach überwachen. Die Statusanzeige hilft bei der Erkennung von fehlerhaften Queues und der Behebung von Fehlern. Außerdem werden alle Queue-Schritte und Datenänderungen mitprotokolliert, so dass jeder Prozess auch im Nachhinein vollständig nachvollziehbar ist.

3 xft queue manager: Der Hintergrundmanager für SAP Hintergrund Für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens ist die Effizienz der Geschäftsprozesse entscheidend. Die Herausforderung dabei ist, bereits bestehende Unternehmensanwendungen prozessorientiert miteinander zu vernetzen. Diese Vernetzung erfolgt auf zwei Ebenen: 1. im Dialog 2. im Hintergrund. Durch die Optimierung von User Interfaces wurden in den letzten Jahren große Fortschritte bei der Vernetzung im Dialog erzielt. Ein sehr großes Potenzial liegt jedoch nach wie vor in der effizienteren Ausgestaltung von Prozessen im Hintergrund. In jedem einzelnen dieser Prozesse können technische oder auch fachliche Fehler auftreten; zudem kann es Abhängigkeiten geben. Häufig können Prozesse nicht sofort, sondern erst zu einem späteren Zeitpunkt ausgeführt werden (Beispiel: Eine Rechnung soll automatisch gebucht werden, aber es liegt noch kein Wareneingang vor); oder es sind mehrere Prozesse in einer logischen Kette im Hintergrund vernetzt (Beispiel: Nach erfolgreichem Einfügen eines Dokuments in eine Akte soll eine Mail versendet werden). Prinzip Der xft queue manager arbeitet nach dem Store & Forward-Prinzip analog zur Verarbeitungslogik eines Mailsystems oder auch der guten alten Briefpost. Im ersten Schritt wird ein Verarbeitungsauftrag entgegengenommen, und alle übergebenen Daten werden zusammen mit spezifischen Daten des xft queue manager in einer Transaktion sicher weggeschrieben. Für den Absender ist damit die Sache erledigt. Im nächsten Schritt werden die Daten vom xft queue manager an einen Empfänger übergeben. Dieser ist für die Prozess-spezifische Umsetzung zuständig (z. B. Buchen einer Rechnung). Es kann also je nach Art des Prozesses viele verschiedene Arten von Verbrauchern geben. Jede Art von Verbraucher stellt eine Queue dar. Der xft queue manager organisiert und überwacht die unterschiedlichen Arten von Queues. Der xft queue manager stellt für alle Prozesse gemeinsam benötigte Funktionen zentral bereit. Darüber hinaus bietet er den technischen Rahmen für die Lösung analoger Probleme. Sämtliche xft-anwendungsprodukte und Lösungen nutzen die Hintergrundfunktionen des xft queue manager. Viele Queues werden in der xft add-on suite bereits im Standard ausgeliefert. Daneben können im xft queue manager eigene Queues erstellt und verwaltet werden.

4 Der Queue-Monitor Im Idealfall braucht man den Queue-Monitor nicht. Doch da nicht immer alles ideal funktioniert, ist er ein wichtiges Instrument, um Fehler zu erkennen und zu behandeln. Damit ist die Transparenz und die Kontrolle der Administration über die Hintergrundprozesse im xft queue manager jederzeit gewährleistet. Typische Beispiele für vernetzte Hintergrundprozesse: Posteingang weiterverteilen Automatisch Bewegungsdaten bei Posteingang anlegen Rechnungen automatisch buchen Dokumente nach PDF konvertieren Dokumente in Akten einfügen Stammdaten aus vorgeschalteten Genehmigungsprozessen anlegen Steuerung von Archivmigrationen Verarbeitung ausgehender Dokumente Workflows starten und Mails versenden

5 Was der xft queue manager leistet Datenkonsistenz Transaktionssicherheit ist ein zentrales Thema der Datenverarbeitung. In der Hintergrundverarbeitung hat es eine besondere Brisanz. Zum einen werden in der Regel sehr viele Daten verarbeitet; zum anderen gibt es keine synchrone Rückkopplung durch einen Endanwender, der im Dialog eine Folge von Transaktionen durchführt und sicherstellt, dass alle Daten konsistent zueinander passen. Der xft queue manager stellt die erforderlichen Werkzeuge bereit, um die Datenkonsistenz in Hintergrundtransaktionen sicherzustellen. Ausfallsicherheit Zur Abwicklung eines Gesamtprozesses sind in vielen Fällen mehrere Ressourcen erforderlich. Besteht der im Hintergrund durchzuführende Prozess aus mehreren Einzelschritten, die verschiedene Systeme und Anwendungen benötigen, so muss damit gerechnet werden, dass diese Ressourcen nicht zu 100 % zum erforderlichen Zeitpunkt verfügbar sind. Wird der Prozess von einem Benutzer im Dialog durchgeführt, unter- bricht in der Regel der Benutzer beim Ausfall eines Systems seine Arbeit und nimmt sie wieder auf, sobald das System wieder verfügbar ist. Wird der Prozess im Hintergrund ausgeführt, muss dies vom System übernommen werden. Parallelisierung Werden Daten in einem Hintergrundprozess geändert, kann es passieren, dass ein zu änderndes Objekt durch einen anderen parallelen Prozess gesperrt ist. (Dies ist u. a. ein typisches Problem bei elektronischen Akten auf Basis von SAP Net- Weaver Folders Management.) Im Dialog löst ein Benutzer diese Situation dadurch auf, dass er es zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal versucht. Der xft queue manager bietet genau diese Möglichkeit für die Hintergrundverarbeitung. Über das Customizing kann eingestellt werden, wie viele Versuche der xft queue manager unternehmen soll, bevor der betreffende Queue- Eintrag als fehlerhaft gekennzeichnet wird. Fehlermanagement Nobody is perfect gilt auch für Programme und Systeme. Entscheidend ist, wie damit umgegangen wird. Treten in einzelnen Queues gehäuft Fehler auf, so bietet der xft queue manager Instrumente an, um Schlimmeres zu verhindern. Beispielsweise lassen sich Queues nach einer bestimmten (im Customizing festgelegten) Anzahl von Fehlern automatisch abschalten. Weitere Möglichkeiten bieten das integrierte Alert-Management sowie die Service-Levels: Wird die im Service-Level definierte Zeit, nach der ein Queue-Eintrag abgearbeitet sein soll, überschritten, so wird der Eintrag im Monitor gekennzeichnet.

6 Lastverteilung Den Transport von eingehenden wie ausgehenden Daten und Dokumenten an ihren jeweiligen Zielort zu organisieren und zu überwachen, ist eine Kernaufgabe des xft queue managers. Dabei ist auch die Lastverteilung innerhalb des Gesamtsystems von Bedeutung. Der xft queue manager enthält verschiedene Mechanismen, um Ressourcen optimal zu nutzen und unnötige Last zu vermeiden. Beispielsweise ist das Einstellen neuer Aufträge in eine Queue performancetechnisch so optimiert, dass ein Absender nicht ausgebremst wird (ein typischer Absender wäre beispielsweise eine Scan-Station, die Daten und Dokumente zur Weiterverarbeitung übergibt). Des Weiteren kann die Prozessausführung einer Queue zeitlich optimiert werden, indem z. B. eine bestimmte Queue nur in einem definierten Zeitfenster ausgeführt werden kann. Über die Job-Einplanung kann zudem definiert werden, dass bestimmte Queues nur auf bestimmten Applikationsservern ausgeführt werden. Funktionen Design: Einfachheit hat Vorrang Echtes SAP-Add-on auf ABAP keine zusätzliche Infrastruktur nötig Direkte Integration in vorhandene SAP-Anwendungssysteme Einfache und schnelle Implementierung neuer Queues Effizientes und übersichtliches Monitoring einzelner Queues Statistischer Überblick für mehrere Queues Einfache Administration und Customizing Keine komplexen Modellierungsfunktionen Queue-Monitor: Alles im Blick Spalten des Monitors anpassbar End-to-End-Monitoring Anzeige der Prozess-Hierarchie Anzeige von Kontext-bezogenen Daten Strukturierte Übersicht über Queue-Einträge Individuelle Selektionskriterien (Status, Datum, ) Protokollierung der Queue-Verarbeitung Manuelles Starten und Stoppen von Queue-Einträgen Änderung der Eigenschaften einer Queue Messung der Dauer von Prozessen im SAP-System Anzeige von Dokumenten zu den Queue-Einträgen

7 Über xft xft GmbH SAP Partner-Port Altrottstr Walldorf Tel Fax info@xft.com Wer sind wir? Die xft GmbH ist ein stetig wachsendes SAP- Partnerunternehmen, das auf die Optimierung und Integration von Geschäftsprozessen in SAP spezialisiert ist. Ziel ist es, alle in einem Prozess anfallenden Informationen, seien es Dokumente, s oder elektronische Belege, an einer zentralen Stelle zugänglich zu machen und in den Prozesskontext einzubinden. Dazu entwickeln wir eigene Softwareprodukte auf Basis von SAP NetWeaver und erweitern diese um individuelle kundenspezifische Anwendungen. Was tun wir? Unsere Produkte beinhalten unterschiedlichste Lösungen für ein integriertes Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement, von der digitalen Personalakte über die Rechnungs- und Vertragsverwaltung bis hin zum Projekt- und Änderungs management in der Fertigung. Im Hintergrund sorgen xft-basisprodukte für die Steuerung der Geschäftsprozesse und die An- bindung an andere Systeme. Weil in unseren Produkten nicht nur exzellentes SAP-Knowhow steckt, sondern auch eine gehörige Portion solider Fach- und Branchenkenntnis, gehören zu unseren Kunden Mittelständler ebenso wie weltweit agierende DAX- Unternehmen aus nahezu allen Wirtschaftszweigen. Was zeichnet uns aus? xft ist geprägt von großer Nähe zur SAP, inhaltlich wie räumlich und personell. Die xft-unternehmensgründer haben zuvor lange Jahre in zentralen Bereichen der Technologie-Entwicklung des Walldorfer Software-Anbieters gearbeitet. Als offizieller SAP-Partner können wir unsere Lösungen direkt im SAP-Kontext anbieten und führen bei Bedarf Projekte gemeinsam mit der SAP durch. Außerdem setzen etliche renommierte Vertriebs- und Implementierungspartner mittlerweile in ihrem Lösungsportfolio auf xft-produkte.