xft basic components - Weltweites Änderungsmanagement bei der Brose Fahrzeugteile GmbH & Co KG

Transkript

1 xft basic components Generische Grundlage für ein aktenbasiertes Prozessmanagement mit SAP Nutzbar für beliebige Prozessabbildungen und Aktentypen XFT ADD ON SUITE (BASISPAKETE) SAP PLATTFORM (E-SOA) SAP NETWEAVER SAP RECORDS MANAGEMENT & SAP CASE MANAGEMENT (RCM) Integration beliebiger Dokumentarten und Informationsobjekte Die Zukunft der integrierten Prozessbearbeitung auf Basis der SAP Plattform hat begonnen! SAP Records Management/SAP Case Management mit seiner offenen Framework Architektur (E-SOA) ist dabei ein tragender Bestandteil. xft nutzt die SAP Grundfunktionen, vervollständigt und veredelt diese, so dass eine durchgängige, tragfähige und erweiterbare Gesamtarchitektur entsteht. Die Tür zur nächsten Evolutionsstufe ist nicht nur geöffnetmit Einsatz der xft basic components können Sie den Raum betreten und das unabhängig von der jeweils vorliegenden Prozessabbildung! INFORMATION INTEGRIEREN PROZESSTRANSPARENZ Dokumente & Formulare Search & Retrieval SAP Objekte & Transaktionen KOLLABORATION MS Office Integration Klassifikation & Analyse Aktenbasiertes Prozessmanagement Kollaboration & Messaging LÖSUNGEN DIENSTLEISTUNGEN Lassen Sie uns die Vorteile unseres Lösungsansatzes anhand von Praxisbeispielen unserer Kunden veranschaulichen. Weltweites Änderungsmanagement WARTUNG Standardisierte Posteingangverarbeitung, Kunden und Vertragsaktenmanagement Aktenbasierte Vorgangsteuerung von Kundenvorgängen

2 xft basic components - Weltweites Änderungsmanagement bei der Brose Fahrzeugteile GmbH & Co KG Lösungsbeschreibung Das Änderungsmanagement ist einer der wichtigsten PLM Prozesse (Product Lifecycle Management). Im Kern geht es um die konsistente Pflege aller von einem Änderungsvorgang betroffenen Daten. Im PLM sind dies in erster Linie Materialien, Stücklisten und technische Zeichnungen. Die Brose Fahrzeugteile GmbH & Co KG hat in der Steuerung und transparenten Visualisierung der häufig sehr umfangreichen Vorgänge mit bis zu tausend einzelnen Aufgaben und deren Abhängigkeiten ein erhebliches Optimierungspotential gesehen. Die größten Herausforderungen im Änderungsprozess bestehen darin, die Transparenz des Gesamtprozesses, die Konsistenz der Daten und die Übersichtlichkeit der einzelnen Aufgaben zu gewährleisten. Mit dem xft task manager hat Brose das Werkzeug gefunden, das bisher auf Excel-Tabellen basierende Verfahren abzulösen. Von der Initiierung einer Änderung über die Definition des Änderungsprozesses bis zur Prüfung und Freigabe der Änderung und der sich daraus ergebenden Umsetzung liefert der xft task manager die idealen Funktionen für eine transparente Prozesssteuerung. Alle relevanten Informationsobjekte und SAP-Anwendungsfunktionen sind derart in den abgebildeten Prozess integriert, dass eine Highlights Aktenbasiertes Management des Änderungsprozesses mit aufgabenbezogener Status und Terminüberwachung sowie definierten Zuständigkeiten Vollständige, weltweite Transparenz und Nachvollziehbarkeit durch eine strukturierte, aufgabenbasierte Abbildung des Integration aller Informationsobjekte in den Änderungsprozess - Materialstammdaten, beliebige SAP Anwendungsfunktionen, Dokumente, Genehmigung und Prüfschritte, etc. Eingesetzte Kernkomponenten xft task manager (Add-On zum SAP Records Management) als zentrale Integrationsplattform zur Visualisierung des Änderungsprozesses mit allen relevanten Informationsobjekten und Funktionen xft queue manager als Komponente zur back-end-seitigen Steuerung der einzelnen Prozessschritte xft document connector zur Integration von MS Office Dokumenten in den abgebildeten Prozessen SAP Records Management als technologische Basis der umgesetzten Lösung Integration SAP PLM

3 Product Life Cycle Management (PLM) - Änderungsmanagement - Änderungsanforderung Ermittlung relevanter Daten Definition Änderungspaket Prüfung/ Genehmigung Änd.-paket Freigabe Änd.-paket Beauftragung/ Umsetzung Prozessbegleitende Steuerung / Tracking der Aufgaben task manager A n w e n d u n g s i n t e g r a t i o n Damit ist es Brose gelungen, die anvisierten Optimierungspotentiale umzusetzen und schnell auf Änderungen zu reagieren. Ein wesentlicher Wettbewerbsvorteil in Zeiten zunehmender Globalisierung und enger werdender Märkte.

4 xft basic components - zentrale Postein und Ausgangsverarbeitung sowie Prozess und Aktensteuerung bei der Öffentlichen Versicherung in Braunschweig Lösungsbeschreibung Das Anliegen der Öffentlichen Versicherung Braunschweig war es, eine elektronische Kundenakte mit Vertragsakten umzusetzen. Zunächst lag der inhaltliche Fokus der Lösung auf den unterschiedlichen Dokumenten, die in der Akte abgebildet werden sollten. Schnell wurde jedoch deutlich, dass die diversen Eingangsszenarien für die Dokumente sowie die sich daraus ergebenden Geschäftsprozesse einen wesentlichen Aspekt bei der Umsetzung der Lösung spielen würden. Damit wurde der Fokus der Lösung auf eine zentrale Posteingangsverarbeitung mit integrierter Geschäftsprozess- und Aktensteuerung erweitert. Die eingesetzte Lösung bietet sowohl für die Anwender der Fachbereiche als auch für die Administration erheblichen Nutzen. Die Anwender schätzen die integrierten Dokumentenbearbeitung mit Weiterleitung, Absprüngen in angrenzende Systeme und allen Aktenfunktionen wie umhängen oder kopieren. Die Administratoren können über eine zentrale Console die Prozesse überwachen bzw. steuern. Ein weiterer Vorteil liegt im modularen Aufbau der Lösung, die alle notwendigen Funktionalitäten in Services zur Verfügung stellt. Dies vereinfacht weitere Ausbaustufen. sagt Frank Jesinghausen, CC-Leiter der Braunschweig IT GmbH. Highlights Serviceorientierter Architekturansatz zur zentralen Steuerung der Ein und Ausgangspost auf Basis des SAP Records Management und der xft Basiskomponenten Automatisierte End-to-End Prozessunterstützung von Posteingang über Verteilung von Geschäftsvorgängen und deren Verarbeitung bis zur Befüllung und Aktualisierung von Kunden und Vertragsakten Integration fachspezifischer Funktionen und Anwendungen in die Prozessverarbeitung Einheitliche und standardisierte Abwicklung der Dokumentenverarbeitung Aufwandsreduzierung durch Wiederverwendbarkeit implementierter Services Zentrale Administration und zentrales Monitoring aller Prozesse zur Eingangsverarbeitung, Prozesssteuerung und Aktenverarbeitung Eingesetzte Kernkomponenten SAP Records Management als Basis der Abbildung von Kunden und Vertragsakten in verschiedenen Ausprägungen xft queue manager als zentrale Instanz der Eingangsverarbeitung, der Prozesssteuerung und des technischen Aktenhandlings xft task manager als Add-On zum SAP Records Management zur erweiterten und spezifischen Abbildung von Vertragsakten und der Terminverwaltung innerhalb der Vertragsakten Adobe Interactive Forms als Basistechnologie für die Abbildung von Beratungsprotokollen im Zuge der EU- Vermittlerrichtlinie als weiterer Eingangskanal Integration von SAP und Non-SAP Anwendungen (z. B. SAP Policy Management, SAP CRM, FJA Life Factory)

5 Eine entscheidende Rolle spielt hierbei der xft queue manger, der als zentrale Instanz zur Verarbeitung diverser Eingangskanäle und der Erzeugung und Verteilung von Geschäftsvorgängen, in die jeweiligen Fachbereiche dient. Der xft queue manager ist damit das Bindeglied zwischen eingehenden Informationen und deren Verarbeitung in Geschäftsvorgängen sowie deren Dokumentation in den verschiedenen Akten. Die eingehenden Dokumente unterschiedlicher fachlicher Bereiche werden nach einem standardisierten Verfahren interpretiert und an den jeweiligen Fachbereich verteilt. Parallel dazu erfolgt die Erzeugung bzw. Aktualisierung der Kunden- bzw. Vertragsakte sowie die Integration des SAP CRM durch automatische Anlage eines Kundenkontaktes. Die erzeugten Geschäftsvorgänge werden ebenfalls in der jeweiligen Vertragsakte dokumentiert. Mit der Verarbeitung der Geschäftsvorgänge über eine integrierte Bearbeitungsoberfläche, erfolgt über den xft queue manager die Fortschreibung der diversen Akten, so dass zu jeder Zeit die Aktualität der Akten gewährleistet ist. Eingangsverarbeitung Prozesssteuerung Vorgangsbearbeitung Versicherungsantrag Schadensmeldung Schriftverkehr zum Vertrag Dokumente zum Vertrag, etc. queue manager Zentrale Prozesssteuerung Scanner Verteilung Prozessinstanziierung Prozess-/ Aktensteuerung Inputverarbeitung und -steuerung Kunden-/ Vertragsakte EU-Vermittlerrichtlinie Beratungsprotokoll task manager: Policen-Akte/ Termine Aktenrelevante Ausgangspost Konvertierungsservice SAP CRM/ FJA Life Factory Anwendungsintegration Eine in die Vertragsakten integrierte aktenbasierte Terminverwaltung auf Basis einer Aktenlösung mit dem xft task manage runden den serviceorientierten Lösungsansatz ab. Das Ziel der Öffentlichen Versicherung Braunschweig ein papierarmes Büros umzusetzen, wird somit Schritt für Schritt verwirklicht.

6 xft basic components - Aktenbasierte Vorgangssteuerung von Kundenvorgängen bei der Schlösser GmbH & Co KG Bei der mittelständischen Firma Schlösser GmbH & Co KG in Mengen wurde die vorherige Abbildung von Dokumentenmanagement auf Basis eines Non-SAP basierten DMS-Systems abgelöst und durch eine SAPbasierte Lösung ersetzt. Man versprach sich davon unter anderem Vorteile durch schnelleren Zugriff und Informationsfluss mit elektronischen Akten und Dokumenten sowie die effizientere Erstellung und Bearbeitung von Prozess begleitenden Dokumenten. Schlösser hat erkannt, dass die in der SAP Plattform enthaltenen Funktionen zur Dokumentenverwaltung die richtige Basis zur Abbildung der Anforderungen bietet. Zur Vervollständigung des Funktionspakets hat sich Schlösser zusätzlich entschieden die xft basic components zu verwenden. Lösungsbeschreibung Im Bereich der Verwaltung von Kundendaten und Kundenvorgängen wurde eine Lösung realisiert, die einerseits langfristig relevante Informationen zum Kunden in einer Kundenakte verwaltet, anderseits werden einzelne Kundenvorgänge über dynamische Aufgabenakten bearbeitet. Im Rahmen des Projekts wurde dabei speziell der Anbahnungsprozess für Kundenaufträge optimiert, da auf Basis der vorherigen papierbasierten Prozessabbildung - verursacht durch Informationsverluste zwischen den verschiedenen Mitarbeitergruppen - immer wieder Kundenaufträge ineffizient bearbeitet wurden und teilweise sogar verloren gingen. Diese Probleme wurden mit Einführung des neuen Mediums gelöst! Eine Kundenanfrage kann über verschiedene Eingangskanäle in das Unternehmen eintreffen: per Mail, Fax, Brief oder Telefon. Sämtliche Varianten wurden dabei einheitlich auf Basis des xft queue manager und, zunächst von der Verarbeitung in SAP entkoppelt, abgebildet. Folgende Komponenten wurden bei der Lösung integriert: Separate SAP NetWeaver Installation als Prozess und Integrationsplattform SAP Records Management und SAP Case Management xft task manager zur Abbildung von Vorgangsakten xft queue manager zur Steuerung von dokumentenbasierten Ein und Ausgängen SAP ArchiveLink/Business Documents zur Ablage und Verwaltung von klassischen Geschäftsdokumenten (Einkauf, Verkauf, Finanzbuchhaltung, Personaladministration) SAP DVS zur Verwaltung technischer Dokumente SAP ArchiveLInk (KPro CMS) als Schnittstelle zu externen Content Servern SAP Content Server für die Ablage der Dokumente SAP Online Datenbank zur Ablage und Verwaltung der Akteninstanzen, Metadaten und Dokumenten-Templates SAP Business Workflow zur Unterstützung der Benutzerinteraktion (Ad-Hoc) und zur Abbildung automatisierter Prozessabläufe

7 Die Verarbeitung der Eingangsdokumente im Rahmen der Prozessbearbeitung wird dabei einheitlich über Aufgabenakten unter Nutzung des xft task manager durchgeführt. Dokumente (Ein- und Ausgänge) zu bereits laufenden Vorgangsakten werden über dieselbe Architektur dem Prozess hinzugefügt.

8 Eingangsverarbeitung von Kundenanfragen per Mail Tobit Mail Software Eingangskanal SAP Mail Server SMTP xft queue manager Queue Management Mail Weiterleitung: User Exit in der SAP Connect Schnittstelle SAP Workflow Technologie Bearbeitung der Anfrage Kalkulation Prozessakte zur Anfrage task manager Anfrage Klassifizierung Sachbearbeiter SAP Records Management SAP Workflow Technologie Sämtliche am Prozess beteiligten Mitarbeiter können ihre Bearbeitungsschritte entweder über spezielle Recherchefunktionen oder über den Einstieg aus der Kundenakte einleiten und durchführen. Sekundenschnell stehen die Informationen vollständig am Bildschirm zur Verfügung. Die Akten bilden dabei die Klammer über sämtliche notwendigen Dokumente und Informationen sowie die Bearbeitungsfunktionen in SAP, so dass man wirklich von einer weitgehend papierlosen und aktenbasierten Prozessbearbeitung sprechen kann. Der dabei erreichte Gewinn an Bearbeitungseffizienz und letztendlich Prozessqualität ist enorm. Somit konnte bereits im ersten Jahr der produktiven Nutzung der Lösung ein gestiegenes Auftragsvolumen mit derselben internen Personaldecke abgearbeitet werden. Die Lösung erfüllt unsere Erwartungen vollständig und die Investition hat sich gelohnt. Es handelt sich um das erfolgreichste SAP Projekt bei Schlösser und wir planen zukünftig, weitere Prozesse auf der geschaffenen Basis umzusetzen. xft bietet sehr innovative Produkte zur integrierten und aktenbasierten Prozessbearbeitung auf SAP Basis an, sagt Werner Flaisch, IT-Leiter bei Schlösser.

9 Integriertes Prozess und Aktenmanagement wird bei unseren Kunden auf Grundlage der xft basic components gelebt. Auch Sie sind sicher an folgenden Potentialen und Vorteilen interessiert: Universell einsetzbares und in der Praxis erfolgreich eingesetztes SAP Add-On Produkt für ein umfassendes Akten und Prozessmanagement Effektives managen der Aufgaben Ihrer Geschäftsprozesse Kostenvorteile durch schnelle Optimierung der Prozesse durch einen serviceorientierten Architekturansatz (Enterprise SOA) Erhöhung des Automatisierungsgrades Ihrer Geschäftsprozesse Integration kundenindividueller Anwendungen und Services Strukturierung und Transparenz Ihrer Geschäftsprozesse Die xft basic components werden in drei Ausbaustufen angeboten. Je nach Anforderung kann somit das für Ihr Unternehmen passende Paket ausgewählt werden: xft basic components Basispaket I xft queue manager und xft document connector für effektives Prozessmanagement und Integration von Office Dokumenten in die Prozessverarbeitung xft basic components Basispaket II xft queue manager und xft task manager für effektives Prozess- und aufgabenbasiertes Aktenmanagement xft basic components Basispaket III xft queue manager, xft task manager und xft document connector für effektives und umfassendes Prozess- und aufgabenbasiertes Aktenmanagement mit Integration von Office Dokumenten in die Prozessverarbeitung

10 Kontakt xft GmbH I SAP Partnerport I Altrottstraße 31 I Walldorf I Tel. +49 (0) I Fax +49 (0) info@xft.de I Integrating your business processes Copyright xft GmbH, alle Rechte vorbehalten. SAP, R/3 und die anderen genannten SAP Produkte sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG.