Word für Windows Textverarbeitung. Kerstin hat das Programm gestartet und das Word Fenster auf dem Bildschirm. Funktionsleistenregister

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1 Word für Windows Textverarbeitung 95 Textverarbeitung Grundeinstellungen Kerstin hat das Programm gestartet und das Word Fenster auf dem Bildschirm. Funktionsleistenregister Office-Schaltfläche Symbolleiste für den Schnellzugriff Titelleiste System-Schaltflächen: Minimieren, Vollbild, Schließen Multifunktionsleiste Cursor Befehlsgruppenregister Bildlaufpfeil Bildlauffeld Bildlaufleiste Bildlaufdoppelpfeil Browseobjekt anwählen Statusleiste Ansichtensteuerung Zoomregelung

2 96 Office-Programme Windows-Anwendungen Bildschirmelemente Funktionen Bildlauf Zoomregelung Statusleiste Ansichtensteuerung Office Schaltfläche Symbolleiste für den Schnellzugriff Die Bildlaufleisten dienen der vertikalen und horizontalen Navigation innerhalb eines Dokuments. Bildlauffeld Bildlaufleiste Bildlaufpfeil Zeigt die relative Position des aktuellen Bildausschnitts an. Wechseln Sie den angezeigten Bereich durch Ziehen mit der Maus. Ein Mausklick auf den freien Bereich der Bildlaufleiste verschiebt den Bildausschnitt um eine Fenstergröße nach oben bzw.unten. Mit den Pfeilen bewegen Sie den Bildausschnitt zeilenweise in vertikaler und spaltenweise in horizontaler Richtung. Bildlaufdoppelpfeile Wechsel zur folgenden bzw.vorherigen Seite. Browseobjekt Sie können hier spezielle Objekte innerhalb des Dokuments ansteuern. Hier können Sie die Ansichtsgröße Ihren Bedürfnissen anpassen. Weitere Einstellmöglichkeiten befinden sich in der Gruppe <Zoom> des Registers <Ansicht>. Mit dem Kontextmenü der Statusleiste (rechte Maustaste) lässt sich festlegen, welche Informationen hier angezeigt werden sollen. Die Ansichten lassen sich zur optimalen Textbearbeitung und Dokumenterfassung einstellen. Als Standard hat sich die Ansicht <Seitenlayout> bewährt. Hier finden Sie die Optionen für Programmeinstellungen und häufig benutzte grundlegende Befehle zum Speichern, Drucken und Öffnen von Dateien. Richten Sie diese Symbolleiste nach Ihren individuellen Bedürfnissen ein, indem Sie auf den Pull down Pfeil klicken und häufig benutzte Befehle anklicken. System Schaltflächen Sie können mit den drei Schaltflächen die Fensteranzeige unterdrücken, als Teil und Vollbild darstellen lassen sowie das Fenster oder das Programm schließen. Multifunktionsleiste mit Registern Befehlsgruppe Titelleiste Cursor Die Multifunktionsleiste enthält Funktionsleistenregister, über die Sie zu fast allen Befehlen, die in Word zur Verfügung stehen, gelangen können. Die Befehle in den Registern sind nach Befehlsgruppen geordnet. Die Titelleiste enthält Informationen über den Programmund Dateinamen sowie die Umschaltmöglichkeit zwischen Voll und Teilbilddarstellung per Doppelklick. Der Cursor zeigt die aktuelle Eingabeposition an

3 Word für Windows Textverarbeitung 97 Kontextmenü Mit einem Rechtsklick auf ein Objekt rufen Sie das Kontextmenü mit objektbezogenen Befehlen auf. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Symbol der Multifunktionsleiste, wird das folgende Kontextmenü angezeigt. Der Befehl wird Bestandteil der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Es wird ein Dialogfenster mit allen verfügbaren Befehle eingeblendet. Neuplatzierung der Symbolleiste Es werden nur noch die Bezeichnungen der Funktionsleistenregister angezeigt. Mit einem Rechtsklick auf ein Register wird die zugehörige Funktionsleiste eingeblendet. Textverarbeitung Seitenränder Damit die in diesem Kapitel gezeigten Übungen mit Ihrer Programmeinstellung übereinstimmen, ist es erforderlich, die Randeinstellungen zu synchronsieren. Die auf der Abbildung gezeigten Einstellungen entsprechen den Vorgaben der DIN <Seitenlayout> <Seiteeinrichten> <Seitenränder> <Benutzerdefinierte Seitenränder> Mit einer Bestätigung der Eingabe über <Standard> (nicht <OK>) werden die Randeinstellungen zukünftig in jedem neuen Dokument nach diesen Vorgaben identisch eingerichtet

4 98 Office-Programme Windows-Anwendungen Standardschriftart Für die Übereinstimmung mit den Übungen dieses Kapitels ist es weiterhin erforderlich, dass die Schrift einheitlich dargestellt wird. Richten Sie deshalb im Dialogfenster Schriftart die folgenden Einstellungen als Standard ein: Schriftart Schriftschnitt Schriftgrad 12 Unterstreichung Farbe Effekte Calibri Normal (ohne) Auto <Start> <Schriftart> <> alle Kontrollkästchen deaktiviert 1. Öffnen Sie ein neues Dokument und schreiben Sie die Antworten auf die folgenden Fragen hinein: a) Wie lässt sich ein Word Icon auf den Desktop erstellen? b) Nennen Sie einen Vor und einen Nachteil der Einbindung von Word in den Autostartordner. c) Welche Funktion haben die abgebildeten Schaltflächen? d) Wie lässt sich die Schnellstartsymbolleiste unterhalb der Multifunktionsleiste verschieben? e) Wo befinden sich die folgenden Bildschirmelemente? Zoomregelung Befehlsgruppen Bildlauffeld Systemschaltflächen Statusleiste f) Welche Informationen finden Sie in der Titelleiste? 2. Legen Sie auf die <Symbolleiste für den Schnellzugriff> die Befehle <Öffnen> und <Drucken>. 3. Richten Sie die Zoomeinstellung so ein, dass Ihnen in der Seitenlayoutansicht genau eine Seitenbreite angezeigt wird Texteingabe Kerstins Chef,Herr Kramer,hat Kerstin die folgende handschriftliche Notiz gegeben. Im letzten Jahr ist der Absatz an Postern kontinuierlich gesunken. Der Absatzrückgang ist nach Auskunft unserer Kunden eine Folge des Trendwandels beim Adressatenkreis. Die Serien Natur und Umwelt sowie Oldtimer entsprechen nicht mehr den derzeitigen Kaufinteressen der Jugendlichen. Eine Neuorientierung ist unbedingt angezeigt, um den Umsatz wieder zu erhöhen. Die Abteilung Einkauf unterbreitet zur nächsten Besprechung am neue Editionsvorschläge zu den Themen Techno, Grunge, Punk und Hip Hop. Kramer

5 Word für Windows Textverarbeitung 99 Starten Sie Word und geben Sie die Notiz als Fließtext ein. Die Eingabe als Fließtext bedeutet, dass Sie den Text ohne Zeilenschaltungen schreiben. Das Programm nimmt automatisch am Zeilenende den Wechsel (Umbruch) in die nächste Zeile vor. Der blinkende Cursor zeigt Ihnen immer genau die Position, an der die nächste Eingabe erfolgt. Haben Sie sich vertippt, so können Sie mit der Rückschritt Taste die letzten Zeichen wieder löschen. Ist der Fehler weiter oben im Text, so gehen Sie mit dem Cursor hinter die betreffende Stelle und verfahren ebenso. Die Entf Taste stellt eine Möglichkeit dar,einzelne Zeichen rechts vom Cursor zu löschen Ganze Wörter lassen sich in Kombination mit der Strg Taste löschen. Shortcuts: Das Wort rechts vom Cursor löschen: Strg + Entf Das Wort links vom Cursor löschen: Strg + Rückschritt Cursorbewegungen per Tastatur Textverarbeitung Cursorbewegung zum Shortcuts Cursorbewegung zum Shortcuts Zeilenanfang Pos 1 Zeilenende Ende Textanfang Strg +Pos 1 Textende Strg +Ende oberen Seitenrand der Strg +Bild oberen Seitenrand der Strg +Bild vorherigen Seite nächsten Seite Beginn des vorherge Strg + Beginn des folgenden Strg + henden Absatzes Absatzes Beginn des vorherge Strg + Beginn des folgenden Strg + henden Wortes Wortes Rückgängig Kerstin hat eine Schaltfläche unabsichtlich berührt und dadurch einen Befehl eingegeben, der Unvorhergesehenes bewirkt hat. Jetzt möchte sie den alten Zustand wiederherstellen. Sie können jederzeit durch Anklicken der Schaltfläche <Rückgängig> auf der <Symbolleiste für den Schnellzugriff> einen Arbeitsschritt zurückgehen. Müssen Sie mehrere Schritte ungeschehen machen, so klicken Sie den Pfeil neben der Schaltfläche (Pull down Pfeil) an und Ihnen wird die Liste der zuletzt eingegebenen Arbeitsschritte angezeigt, die Sie zurücknehmen können. Keine Angst vor einem zu schnellen Rückwärtsgang, auch die rückgängig gemachten Arbeitsschritte können wiederhergestellt werden, indem Sie die Schaltfläche <Wiederherstellen> rechts daneben benutzen. Falls dieser Befehl nicht zur Verfügung steht, können Sie die Symbolleiste entsprechend anpassen. Sie können Aktionen in Microsoft Office Word wiederholen, auch nachdem ein Arbeitsblatt gespeichert wurde. Shortcuts: Rückgängigmachen des letzten Befehls: Strg Wiederherstellen: Strg + Y + Z

6 100 Office-Programme Windows-Anwendungen Speichern Kerstin hat den Text eingegeben und will anschließend ihren Arbeitsplatz am PC verlassen, um sich anderen Aufgaben zuzuwenden. Damit ihr der Text zur weiteren Bearbeitung jederzeit wieder zur Verfügung steht, muss er gespeichert werden. Speichern Sie das erstellte Dokument unter dem Namen Poster1, schließen Sie es und beenden Sie das Programm. Um verschiedene Dateitypen zu unterscheiden, werden Erweiterungen an die Dateinamen gehängt. In Word 2007 erstellte Dateien erhalten die Erweiterung docx. Klicken Sie auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf den Befehl <Speichern>. Wählen Sie das Laufwerk sowie das Verzeichnis, in dem Sie speichern wollen, und tragen Sie als Dateinamen Poster1 ein. Die Dateinamenerweiterung muss nicht eingegeben werden, denn das Programm wird automatisch beim Speichern die Dateinamenerweiterung docx hinzufügen. Nach dem Speichern wird in der Titelleiste der Dateiname angezeigt. Ordner, in dem das Dokument gespeichert werden soll Einrichten eines neuen Ordners Hier können Sie einen neuen Dateinamen festlegen. Auswahl des Dateityps Shortcuts: Speichern <Office Schaltfläche> <Speichern> Strg + S Schließen des Dokuments <Office Schaltfläche> <Schließen> Strg + F4 Beenden des Programms <Office Schaltfläche> <Word Beenden> Alt + F4 Öffnen eines Dokuments <Office Schaltfläche> <Öffnen> Strg + O Sollte die Datei bereits gespeichert sein und Sie möchten sie unter einem neuen Dateinamen oder in einemanderen Ordner speichern, so benutzen Sie die <Office Schaltfläche> und den Befehl <Speichern unter>. Schalten Sie den Computer immer erst aus, nachdem Sie das Programm beendet und das Betriebssystem heruntergefahren haben

7 Word für Windows Textverarbeitung 101 Basisoptionen Wenn Sie bei einem neuen Dokument den Befehl <Speichern> anklicken, so steuert Word automatisch einen vorher festgelegten Speicherort an. Um sich die Arbeit zu erleichtern, können Sie diesen Standardspeicherort für Dateien ändern: <Office Schaltfläche> <Word Optionen> <Speichern> Es wird ein Dialogfenster geöffnet, in dem Sie den Standardspeicherort neu festlegen können. Hier lässt sich auch das Standardspeicherformat bestimmen. Wenn Sie z. B. die von Ihnen gespeicherten Dateien häufig auf einem anderen Computer aufrufen möchten, auf dem Word nur in der Vorgängerversion 2003 zur Verfügung steht, so können Sie hier als Standardformat Word Dokument (*.doc) wählen. Jede Datei, die Sie speichern, enthält als Benutzerinformation den Namen des Autors. Sie können über den Befehl <Office Schaltfläche> <Vorbereiten> <Eigenschaften> weitere Informationen zu den Dateieigenschaften hinzufügen. Diese Angaben lassen sich dann mithilfe von Feldfunktionen in eine Datei an beliebiger Stelle einfügen. <Einfügen> <Text> <Schnellbausteine> <Dokumenteigenschaften> Textverarbeitung 1. Legen Sie einen neuen Ordner Textverarbeitung an und wählen Sie anschließend diesen Ordner als Standard Speicherort für Dateien. 2. Beantworten Sie die folgenden Fragen und speichern Sie das Dokument unter Aufgaben1. a) Wasversteht man unter einer Eingabe als Fließtext? b) Welche Befehle wird durch die Tastenkombination Strg + F4 und Strg + S ausgelöst? c) Prägen Sie sich die Cursorbewegungen per Tastatur ein und geben Sie jeweils an, welche Funktionen sich hinter den folgenden Befehlen verbergen: Strg + Ende Strg + Pos 1 Strg + Strg + 3. Öffnen Sie die Datei Poster1 und geben Sie die folgenden Eigenschaften ein. 4. Richten Sie Word so ein, dass neue Dateien standardmäßig im Word 2003 Format gespeichert werden

8 102 Office-Programme Windows-Anwendungen Absatzschaltung Bevor Kerstin den Aktenvermerk ihrem Chef vorlegt, will sie noch einige Ergänzungen (Datum; Verteiler; Betreff) und Veränderungen (äußere Gestaltung) vornehmen. 1. Öffnen Sie das gespeicherte Dokument Poster1 und speichern Sie es unter dem Dateinamen Poster2. 2. Gliedern Sie den Text, indem Sie den Satz Die Abteilung Einkauf als neuen Absatz beginnen. 3. Lassen Sie die Formatierungssymbole auf dem Bildschirm anzeigen. 4. Ergänzen Sie die Angaben entsprechend der Abbildung und speichern Sie. Absatzschaltungen lassen sich mit Enter einfügen. Positionieren Sie den Cursor vor Die Abteilung, drücken Sie Enter und der Satz wird in die nächste Zeile gesetzt. Um eine Trennung zwischen den Absätzen zu schaffen, fügen Sie eine weitere Leerzeile durch nochmalige Absatzschaltung ein. Mit der Entf Taste lässt sich die Absatzschaltung wieder löschen. Formatierungssymbole werden durch die Schaltfläche <Alle anzeigen> auf dem Bildschirm sichtbar gemacht. Die Anzeige dieser Symbole ist zwar gewöhnungsbedürftig, erleichtert aber die Orientierung im Text. Shortcut <Alle anzeigen> Strg + Shift + * <Einfügen> <Text> <Schnellbausteine> <Dokumenteigenschaft> Leerzeichen Absatzmarke