IBM Analytics Roadshow

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1 IBM Analytics Roadshow Business Analytics im öffentlichen Bereich Kommunales Planungs-, Analyse- und Steuerungssystem Business Intelligence Lösung Armin Schnorr ekom21 KGRZ Hessen Agenda 1. Kurzvorstellung ekom21 KGRZ Hessen 2. Iststand 3. Anforderungen und Erwartungen an eine BI-Lösung 4. Struktur des Data-Warehouse 5. Vorteile kompass21 und Service der ekom21 6. Zusammenfassung ekom21 KGRZ Hessen 2

2 ekom21 KGRZ Hessen ekom21 ist die Nr. 1 der kommunalen IT-Dienstleister in Hessen, Nr. 3 in der Bundesrepublik Deutschland 550 Kunden mit mehr als Anwendern 430 MitarbeiterInnen an 3 Standorten Gesamtumsatz 2010: 68,5 Mio. Über 60 Software-Lösungen und Fachverfahren im Portfolio BSI-zertifizierter Service-Provider Beschaffung und Bereitstellung von informationstechnischen Anlagen und Lösungen Professionelles Dienstleistungsangebot ekom21 KGRZ Hessen 3 Agenda 1. Kurzvorstellung ekom21 KGRZ Hessen 2. Iststand 3. Anforderungen und Erwartungen an eine BI-Lösung 4. Struktur des Data-Warehouse 5. Vorteile kompass21 und Service der ekom21 6. Zusammenfassung ekom21 KGRZ Hessen 4

3 Reporting direkt auf operativen Systemen Reporting Reporting Reporting Reporting Vorsysteme Transaktionsabwicklung Anbindung externer Quellen nsk Im operativen Reporting werden die Daten direkt aus den operativen Systemen zur Anzeige gebracht. Die Daten werden im Reportingwerkzeug entsprechend formatiert und weiterverarbeitet. ekom21 KGRZ Hessen 5 Unwegbarkeiten Excel-basierter Lösungen Excel wird häufig in Unternehmen sowohl als Auswertungswerkzeug als auch zur Datenspeicherung verwendet. Reporting Reporting Reporting Reporting Frage nach dem single point of truth?! Vorsysteme Transaktionsabwicklung Anbindung externer Quellen nsk ekom21 KGRZ Hessen 6 Quelle: BARC

4 Vom Datenchaos Dienstleistungsportfolio Infrastrukturvermögen Controlling Finanz- und Rechnungswesen Bürgerservice Kostenschlüssel Planungsberechnungen Vermögensbestand Technischer Zustand Mittelfristige Planung Investitionsrahmen Geoinformationssystem Plichtleistungen Freiwillige Leistungen Nachfragehäufigkeit Angebote Kostenstruktur Externe Leistungen Kostenstruktur Vermögensverbrauch Make or buy- Analysen Produktstruktur Auslastungen Verträge Beschaffung Abrechnungsstatus Dienstleistungen Abrechnungsstatus Zentral / dezentral Verträge Kundenservice Nachfragehäufigkeit Partner- Systeme ERP / WaWi Alt- Systeme Interne Daten Externe Daten Quelle: BARC

5 Bedeutung des Datenmanagements Wesentliche Aspekte Datenmodellierung Datenintegration als Aufwandstreiber Data-Warehouse-Architektur Datenqualitätsmanagement Excel als Datenspeicher Datenmanagement beeinflusst... Abfragegeschwindigkeit Informationsaktualität Produktivität der Endanwender Flexibilität bei Änderungen Administrationskosten des Systems Management Cockpit Manuelle Anpassungen Excel Makros geringe Kennzahlendefinitionen Excel als Datenspeicher Skriptbasierte Datenintegration Heterogene Quellsysteme Manuelle Dateneingabe ekom21 KGRZ Hessen 9 Zusammenfassung Informationen zur Steuerungsunterstützung sind über viele Fachverfahren verstreut Die Datenmengen wachsen unaufhörlich. Es wird zunehmend schwieriger, die gewünschten Informationen in angemessener Zeit zu finden Eine Flut von Daten produziert oftmals Zahlenfriedhöfe, die nicht mehr zu überblicken sind Das Berichtswesen heißt meistens Excel Es existiert kein zentrales Datenmanagement ekom21 KGRZ Hessen 10

6 Agenda 1. Kurzvorstellung ekom21 KGRZ Hessen 2. Iststand 3. Anforderungen und Erwartungen an eine BI-Lösung 4. Struktur des Data-Warehouse 5. Vorteile kompass21 und Service der ekom21 6. Zusammenfassung ekom21 KGRZ Hessen 11 Warum besteht Bedarf an einer BI-Lösung? Ausgangslage ohne fachanwendungs-übergreifendes zentrales Datenmanagement Analytische Betrachtungen derzeit nur eingeschränkt möglich Steuerung und Planung bedeutet mehr als KLR und Budgetierung Bedarf nach einem 360 -Blick auf alle Unternehmensdaten steigt Als fundierte Entscheidungsgrundlage sind nachhaltig gesicherte Planungsdaten notwendig ekom21 KGRZ Hessen 12

7 Erwartungen an ein BI-System Eine effiziente Datenverwaltung für ein ganzheitliches Informationssystem Nur Verwendung von Daten, die steuerungsrelevante Bedeutung haben und für Entscheidung relevant sind Konsolidierung der verschiedenen Informationssammlungen mehr fundierte und redundante Basisinformationen für bessere Entscheidungsgrundlagen Konsolidierung der verschiedenen Informationssammlungen Entlastungen/Optimierung des Berichtswesens ekom21 KGRZ Hessen 13 Agenda 1. Kurzvorstellung ekom21 KGRZ Hessen 2. Iststand 3. Anforderungen und Erwartungen an eine BI-Lösung 4. Struktur des Data-Warehouse 5. Vorteile kompass21 und Service der ekom21 6. Zusammenfassung ekom21 KGRZ Hessen 14

8 Struktur eines Data-Warehouse (DWH) Definition der erforderlichen Datenquellen Zusammenführen der unterschiedlichsten Datenquellen über standardisierte Importschnittstellen Modellierung der Daten zur Vorbereitung für gezielte Analysen z. B. Größenklassen, Altersstrukturen etc. Dashboard Überwachung Analyse Berichtswesen Kommunales Datenlager (DWH) ETL-Prozess Finanzwesen Statistisches Landesamt Eigene Excel-Sheets Weitere Fachverfahren z.b. Personalwesen, EWO (abhängig von Handlungsfeld) ekom21 KGRZ Hessen 15 Agenda 1. Kurzvorstellung ekom21 KGRZ Hessen 2. Iststand 3. Anforderungen und Erwartungen an eine BI-Lösung 4. Struktur des Data-Warehouse 5. Vorteile kompass21 und Service der ekom21 6. Zusammenfassung ekom21 KGRZ Hessen 16

9 Vorteile von kompass21 kompass21 ist auch als SaaS-Lösung nutzbar Die vordefinierten Reports und Analysen werden Kunden zur Verfügung gestellt, sind einfach abzufragen und leicht zu bedienen Ein durchgängiges Berichtskonzept für alle Funktionsbereiche (Cockpit, Dashboard, Standard-Reports, Sechsfeld-Analysen, Flexi-Analysen, OLAP-Analysen) Jeder bekommt die Informationen für seinen Aufgabenbereich, die er benötigt, mit dem jeweils notwendigen Detailierungsgrad. ekom21 KGRZ Hessen 17 Vorteile von kompass21 Hoch verdichtete Informationen für Entscheidungen stehen jederzeit aktuell der Unternehmensleitung/Verwaltungsleitung und den Gremien zur Verfügung Eine Kennzahl = eine Bedeutung Vielfältige Analysefunktionen mit umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten (z. B. schneller Wechsel aus den Detail- Analysen zum Finanzwesen auf Debitor-, Kreditor- oder Sachposten) Möglichkeit, eigene Berichte auf Basis der Standardberichte zu gestalten ekom21 KGRZ Hessen 18

10 Service der ekom21 Pflege der ETL-Prozesse bei Updates der Fachanwendungen Eigenes Berechtigungskonzept mit Übernahme der Berechtigungen aus den Fachanwendungen Übernahme von Stamm- und Strukturdaten (Ergebnisgliederung, Produktstruktur etc.) aus dem Finanzwesen Im ASP-Betrieb besteht die Möglichkeit der Nutzung von einzelnen Reports und Analysen, d. h. Kunde muss nicht komplette Fachschalen/ Handlungsfelder erwerben BSI-zertifizierter ASP-Betrieb ekom21 KGRZ Hessen 19 Die Einstiegsseite ekom21 KGRZ Hessen 20

11 Die Strukturwerte im Überblick nur Jahresverkehrszahlen ekom21 KGRZ Hessen 21 Die Budgetübersicht Diese Kommune hat KST-Haushalt ekom21 KGRZ Hessen 22

12 Beispiel Sechsfeld-Analyse Teil 1 ekom21 KGRZ Hessen 23 Beispiel Sechsfeld-Analyse Teil 2 ekom21 KGRZ Hessen 24

13 Beispiel Kennzahlenanalyse ekom21 KGRZ Hessen 25 Agenda 1. Kurzvorstellung ekom21 KGRZ Hessen 2. Iststand 3. Anforderungen und Erwartungen an eine BI-Lösung 4. Struktur des Data-Warehouse 5. Vorteile kompass21 und Service der ekom21 6. Zusammenfassung ekom21 KGRZ Hessen 26

14 Zusammenfassung NUTZEREBENE INSTRUMENTE ekom21 KGRZ Hessen 27 Zusammenfassung Wer steuern will, braucht Transparenz! Wir liefern nicht nur einzelne Bausteine, sondern eine in sich schlüssige Lösung finanzierbar auch für kleinere und mittlere Unternehmens-/Verwaltungseinheiten. Armin Schnorr Unternehmensbereich Finanz-u. Rechnungswesen , ekom21 KGRZ Hessen 28