Ein Integriertes Berichtswesen als Führungshilfe

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1 Ein Integriertes Berichtswesen als Führungshilfe Begleitung eines kennzahlgestützten Berichtswesens zur Zielerreichung Tilia Umwelt GmbH

2 Agenda 1. Was bedeutet Führung? 2. Was bedeutet Führung mit Hilfe von Kennzahlen? 3. Wie ist der Ist-Stand im Unternehmen? 4. Der Soll-Zustand: Kennzahlgestützte Führung 5. Begleitung einer kennzahlgestützten Führung 6. Zusammenfassung Seite 2

3 1. Was bedeutet Führung? Führung ist ein Instrument zur Zielerreichung Führungskraft Geführte Mitarbeiter Aufgaben, Ziele, Erfolge Führung bedeutet, richtungsweisendes und steuerndes Einwirken, um eine Zielvorstellung zu erreichen. vorhandene Ziele den Mitarbeitern zu kommunizieren und neue Ziele mit den Mitarbeitern zu entwickeln. Mitarbeiter zu befähigen diese Ziele durch Maßnahmen zu erreichen. Die Führungskraft ist verantwortlich für die Qualifikation und die Motivation der Mitarbeiter. Seite 3

4 2. Was bedeutet Führung mit Hilfe von Kennzahlen? Betriebliche Kennzahlen zeigen Führungskräfte auf einen Blick, wie sich die Bereiche im zeitlichen Verlauf verändern. Ziele der Unternehmensführung werden durch Kennzahlen definiert und den betreffenden Bereichen genau kommuniziert. Kennzahlen sorgen für Transparenz bei der Zielerreichung. Kennzahlen schaffen Ziele für die einzelnen Unternehmensbereiche. Spezifische Kennzahlen machen viele Aspekte vergleichbar. Soll-Zahlen werden mit den Ist-Zahlen verglichen. Bei regelmäßigen Besprechungen in den Bereichen werden durch den Vergleich Maßnahmen abgeleitet. Seite 4

5 2. Was bedeutet Führung mit Hilfe von Kennzahlen? 2.1 Der Prozess der Führung mit Kennzahlen Ziele werden definiert und mit Soll- Kennzahlen systematisch hinterlegt. Maßnahmen zur Zielerreichung werden abgeleitet und durchgeführt. Durch den Soll-Ist-Vergleich werden Maßnahmen angepasst, neue Ziele definiert und Maßnahmen abgeleitet. Seite 5

6 3. Wie ist der Ist-Stand im Unternehmen? 3.1 Umgang mit vorhandenen Daten und Kennzahlen In verschiedener Art werden eine Flut von Daten und Kennzahlen erfasst, die jedoch nicht immer zur Zielerreichung herangezogen werden. Operative Daten für die tägliche Arbeit und Führungsdaten werden gemeinsam in den verschiedenen Systemen erhoben. Es bedarf einer Trennung von operativer Daten und Kennzahlen zur Zielerreichung. Um betriebliche Kennzahlen bei der Führung zu berücksichtigen, müssen diese zuerst ermittelt werden. Seite 6

7 3. Wie ist der Ist-Stand im Unternehmen? 3.2 Mögliche Eigenschaften des Ist-Standes Sammlung vieler Daten in vielen Systemen Redundante Datenhaltung, Mehrfachsammlung Kaum Trennung strategischer Kennzahlen von operativer Daten. Entscheidungen werden entweder technisch oder wirtschaftlich begründet. Ganzheitliches System fehlt, das technische und wirtschaftliche Daten miteinander verbindet und Kennzahlen bildet. Berichtswesen entspricht nicht der Führungsstruktur. Transparentes System zur Unternehmensführung und Zielerreichung fehlt. Seite 7

8 4. Der Soll-Zustand: Kennzahlgestützte Führung 4.1 Allgemeines Beispiel einer erfolgreichen Umsetzung. Schaffung eines übergeordnetem Instruments, das strategische Daten von operativen Daten trennt, wirtschaftliche Daten mit qualitativen und technischen Daten verbindet, technisch-wirtschaftliche Kennzahlen bildet und jeder Führungskraft einen für sich angepassten Bericht bietet (Berichtskaskade). Seite 8

9 4. Der Soll-Zustand: Kennzahlgestützte Führung 4.2 Vorteile Vorteile Sammlung ausgewählter Kennzahlen und strategischer Führungsdaten. Eingabe von Echtdaten (wie z. B. Zählerständen zur Vermeidung von Rechenfehlern) Daten können aus unterschiedlichen Systemen stammen. Verbindung von technischen und wirtschaftlichen Daten Unternehmensführung und Steuerung anhand von technisch-wirtschaftlichen Kennzahlen. Entscheidungen werden transparent. Bericht wird an Führungsstruktur angepasst. Einfach anpassbar auf die Geschäftsentwicklung ERP System Finanzielle Daten Betriebstagebücher Exceltabellenund Handschriftliche Aufzeichnungen Berichtssoftware Seite 9

10 4. Der Soll-Zustand: Kennzahlgestützte Führung 4.3 Die Berichtskaskade Jeder Bereich erhält die Daten und Kennzahlen, die zur Steuerung des Bereichs benötigt werden. Aus den Bereichsberichten werden die Berichte der nächsthöheren Führungsebene aggregiert. Es entsteht eine Berichtskaskade. Der Bericht der Geschäftsführung resultiert aus den vorhergehenden Berichten und gibt eine Übersicht aller Abteilungen. Der Geschäftsführungsbericht stellt die Essenz der einzelnen Berichte dar. Der Geschäftsführer wird über die wichtigsten Kennzahlen und Veränderungen informiert. Seite 10

11 4. Der Soll-Zustand: Kennzahlgestützte Führung 4.4 Möglichkeiten der Darstellung Die Dateneingabe kann unterschiedlich erfolgen: Über einen *.csv-import automatisch aus Betriebstagebücher und ERP-Systemen oder per Handeingabe (online). In einem Bericht können beliebig viele Anlagen zusammengefasst werden. Im Bericht werden Monats-und Vormonatswerte, Vorjahreswerte sowie kumulierte Jahres- und Vorjahreswerte angezeigt. Es können Soll-Werte hinterlegt werden, die Abweichung zwischen Ist-und Soll-Werten wird automatisch ermittelt. Es können Zählerdaten erfasst werden, aus denen sich automatisch der Verbrauch errechnet. Bei Berichten, die mehrere Anlagen betreffen, können Werte kumuliert oder gemittelt dargestellt werden, ebenso kann der Maximalwert aller betrachteter Kläranlagen angezeigt werden. Kennzahlen können beliebig konfiguriert und verändert werden. Alle Daten aus den Berichten können über einen Excel-Export weiterverarbeitet werden, z. B. für grafische Auswertungen. Jeder Bericht kann als pdf-dokument gespeichert und ausgedruckt werden. Im Glossar werden alle benutzten Daten beschrieben, das hilft Missverständnisse vorzubeugen. Seite 11

12 5. Begleitung einer kennzahlgestützten Führung Der Prozess mit Tilia im Überblick 1. Analyse des Ist-Stands im Unternehmen. Sensibilisierung der Führungskräfte zur Führung. Welche Daten werden wo erfasst, zu welchem Zweck. 3. Einführung der Berichtsoftware: Schulung der Mitarbeiter und Führungskräfte. Begleitung bei der Ermittlung und Eingabe der benötigten Daten. 5. Budgetabstimmung mit der Geschäftsführung. Aufbau des jährlichen Wirtschaftsplans und vierteljährliche Führungsrunde, um Wirtschaftsplan anzupassen 2. Gemeinsame Definition der Ziele und den daraus entstehenden Kennzahlen mit den Führungskräften. Gemeinsamer Aufbau der benötigten Berichte für die verschiedenen Unternehmensebenen. 4. Mit den Führungskräften: Gemeinsame Auswertung der Ist-Daten im Vergleich zu den Soll-Daten und gemeinsame Ableitung von Maßnahmen Seite 12

13 5. Begleitung einer kennzahlgestützten Führung 5.1 Gemeinsame Definition der Ziele Tilia übernimmt folgende Aufgaben während dieser Phase: Mit den Führungskräften Gemeinsame Bestimmung von Kennzahlen (auch Kundenkennzahlen,.) für die betreffenden Bereiche. Resultierende Ableitung von Maßnahmen und Zielen. Hilfe bei der Kommunikation der Zielen den Mitarbeitern gegenüber. Gemeinsame Definition der benötigten Berichte in den unterschiedlichen Hierarchieebenen. In den einzelnen Bereichen Abstimmung und Darstellung der Kennzahlen, die in den Bereichen zur Führung und Steuerung benötigt werden. Abtimmungen welche Daten in den Bereichen erfasst werden sollen. Mitwirkung bei den Zielerreichungsgesprächen mit den Mitarbeitern Seite 13

14 5. Begleitung einer kennzahlgestützten Führung 5.2 Analyse des Ist-Stands Tilia übernimmt folgende Aufgaben während dieser Phase: Mit den Führungskräften Enge Zusammenarbeit mit den Führungskräften Untersuchung und Analyse der heutigen Führungsart. Sensibilisierung der Führungskräfte, was Führung bedeutet. Möglichkeiten des Führens mit Hilfe von Kennzahlen. Welche Ziele sollen erreicht werden, welche Kennzahlen werden dafür benötigt? Gemeinsame Definitionen der Kennzahlen zur Erreichung der gesetzten Ziele In den einzelnen Bereichen Welche Daten werden erhoben? Wo werden die Daten erhoben? Wie oft werden einzelne Daten erhoben? Welche Daten werden für die Steuerung und die Zielerreichung der Bereiche benötigt? Seite 14

15 5. Begleitung einer kennzahlgestützten Führung 5.3 Einführung der Berichtswesenssoftware Tilia übernimmt folgende Aufgaben während dieser Phase: Mit den Führungskräften Schulung der Führungskräfte Erstellung von Berichten für die entsprechende Hierarchieebene und Pflichtberichte z.b. nach Eigenkontrollverordnung (EKVO),. Gemeinsame Bestimmung eines Administrators des Berichtswesens, der die Kennzahlen für die Geschäftsführung aufbereitet und analysiert. In den einzelnen Bereichen Anpassung und Costummizing der Software Erstellung der Erfassungsmasken in der Software Schulung der Mitarbeiter Begleitung bei der Erfassung und Ermittlung der Daten Mithilfe und Steuerung der Softwareinstallation Anlage der Benutzerkonten und Zuweisung von Rechten Erstellung einer Verfahrensbeschreibung für die monatliche Erfassung der Daten Seite 15

16 5. Begleitung einer kennzahlgestützten Führung 5.4 Auswertung der Kennzahlen Tilia übernimmt folgende Aufgaben während dieser Phase: Mit den Führungskräfte Gemeinsame Workshops zur Auswertung der ersten Kennzahlen, inkl. möglicher Korrektur der Kennzahlen und der eingeleiteten Maßnahmen. Vergleich der Ist-Daten mit den Soll-Daten Gemeinsame Überlegungen welchen Maßnahmen daraus resultieren Begleitung der Gespräche mit den Mitarbeitern aufgrund der Berichtsergebnisse Einleitung der notwendigen Maßnahmen und Anpassung der Kennzahlen In den einzelnen Bereichen Workshops mit den Mitarbeitern der Bereiche zur Analyse der Kennzahlen Einbezug von Lösungsvorschläge der Mitarbeitern zur Verbesserung der Ergebnisse Hilfestellung bei den abgeleiteten Maßnahmen zur Erreichung der Ziele Unterstützung bei Fragen, Anregungen und Problemen Seite 16

17 5. Begleitung einer kennzahlgestützten Führung 5.5 Budgetabstimmung Tilia übernimmt folgende Aufgaben während dieser Phase: Mit der Geschäftsführung auf Basis der kennzahlgestützten Berichte Gemeinsamer Aufbau des Wirtschaftsplans auf Grundlage der Ziele und Maßnahmen. Einführung einer vierteljährlichen Führungsrunde, bestehend aus der Geschäftsführung und den Führungskräfte zur Aktualisierung des Wirtschaftsplans. Begleitung der Führungsrunde bei der Arbeit mit dem Berichtscockpit als Führungsinstrument (Ableitung von Maßnahmen und Investitionsbedarfen) Eventuell Anpassung des Wirtschaftsplans Seite 17

18 6. Zusammenfassung Die Einführung des kennzahlgestützten Berichtswesens ist ein Prozess mit den Führungskräften und Mitarbeitern und nicht nur die Einführung eines Tools. Die Führungskräfte erfahren was Führung bedeutet und werden zur Steuerung ihrer Bereiche sensibilisiert. Durch technisch-wirtschaftliche Kennzahlen werden Ziele transparent. Die Führungskräfte können durch das Berichtswesen selbst die Wirksamkeit der eingeleiteten Maßnahmen überprüfen. Das alles baut auf das Existierende auf, ohne große Anpassungen. Die Berichte sind flexibel auf die unterschiedlichen Hierarchieebenen angepasst. Durch die Erhebung der Kennzahlen und den Soll-Ist-Vergleich entsteht ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Erfolge und Probleme der Arbeit werden frühzeitig bekannt. Regelmäßige Bereichsbesprechungen und Führungsrunden unterstützen die Wirksamkeit des kennzahlgestützten Berichtswesens. Seite 18