Arbeiten mit Excel 2007

Transkript

1 Werner Geers Arbeiten mit Excel 2007 Tabellenkalkulation Diagramme Datenbank Analysen Datenaustausch Makros Betriebs- und volkswirtschaftliche Auswertungen 1. Auflage Bestellnummer 61178

2 2 Vorwort Haben Sie Anregungen oder Kritikpunkte zu diesem Produkt? Dann senden Sie eine an Autoren und Verlag freuen sich auf Ihre Rückmeldung. Das Buch Arbeiten mit Excel 2007 ermöglicht, im Unterricht die Tabellenkalkulation handlungsorientiert einzusetzen. Es werden alle Inhalte zur Tabellenkalkulation incl. Diagrammerstellung, Datenbank, Was-wäre-wenn-Analyse, Datenaustausch mit anderen Programmen usw. abgedeckt, die in vielen Rahmenlehrplänen, beispielsweise bei den Büroberufen, in Berufsfachschulen, in Fachoberschulen usw., angegeben werden. Auch der Einsatz in der Weiterbildung bietet sich an. In dem Buch werden die Inhalte von Computerführerscheinen abgedeckt. Dies bedeutet u. a., dass eine Vielzahl von Funktionen erklärt werden. Dabei geht es nicht nur darum, die Anwendung einer Funktion zu üben. Vielmehr wird des Öfteren gezeigt, wie der Wert beispielsweise mit einer Formel oder in Einzelschritten in Form von Tabellen berechnet werden kann. Dadurch wird das Verständnis für das Zustandekommen von Ergebnissen gefördert. Außerdem wird gezeigt, dass je nach dem gewünschten Zweck Ergebnisse auf verschiedene Art und Weise erreicht werden können. Betriebs- und volkswirtschaftliche Auswertungen im letzten Kapitel des Buchs sollen zum einen praktische Anwendungsbeispiele für den Einsatz einer Tabellenkalkulation zeigen, zum anderen sollen diese Übungen den Umgang mit einer Tabellenkalkulation bei umfangreicheren Fragestellungen üben. Dabei wird Wert darauf gelegt, dass die Anwendungen nicht nur fachspezifisches Wissen erfordern, sondern vielmehr die vielen gegebenen Möglichkeiten einer Tabellenkalkulation ausnutzen. Neueste Informationen, eventuelle Änderungen und Ergänzungen, die sich beispielsweise durch Updates des Programms ergeben, können Sie über das Internet unter der folgenden Adresse abrufen: Für die Arbeit mit dem Buch wünsche ich Ihnen viel Spaß! Papenburg, Februar 2008 Werner Geers Bildungsverlag EINS GmbH Sieglarer Straße 2, Troisdorf ISBN Copyright 2008*: Bildungsverlag EINS GmbH, Troisdorf Das Werk und seine Teile sind urheberrechtlich geschützt. Jede Nutzung in anderen als den gesetzlich zugelassenen Fällen bedarf der vorherigen schriftlichen Einwilligung des Verlages. Hinweis zu 52a UrhG: Weder das Werk noch seine Teile dürfen ohne eine solche Einwilligung eingescannt und in ein Netzwerk eingestellt werden. Dies gilt auch für Intranets von Schulen und sonstigen Bildungseinrichtungen.

3 Inhaltsverzeichnis 3 1 Nutzung des Programms Erste Schritte in der Tabellenkalkulation Tabellenkalkulationsprogramm starten und beenden Erstellen eines neuen Tabellendokuments Speicherung einer Mappe unter verschiedenen Namen Öffnen von Tabellendokumenten Spezielle Möglichkeiten des Speicherns und Öffnens von Dateien Speicherung und Öffnen eines anderen Dateityps Hilfefunktion Grundlagen Vorbemerkungen Register, Multifunktionsleiste, Gruppen und Schaltflächen Kontextmenü Smarttags Symbolleiste für den Schnellzugriff Grundeinstellungen Zoomfunktion Fixierung von Zeilen bzw. Spalten Basis-Optionen in der Anwendung ändern Zellen Dateneingabe und Datenänderung Bearbeitungshinweise Eingaben und Korrekturen Dateneingabe und Berechnungen anhand eines einfachen Beispiels Auswählen (Markierung) von Zellen Zellen und Spalten Zellen bzw. Spalten einfügen / Zellen bzw. Spalten löschen Breite der Spalten bzw. Höhe der Zeilen ändern Kopieren, Verschieben und Löschen von Zellen und Bereichen Löschen von Zellen und Bereichen Kopieren und Einfügen von Zellen und Bereichen Kopieren und Einfügen durch AutoAusfüllen Ausschneiden und Einfügen von Zellen und Bereichen Drag and Drop Suchen und Ersetzen Arbeitsblätter (Tabellen) Einfügen, Löschen und Umbenennen einer Tabelle Berechnungen unter Nutzung von mehreren Tabellen Übungen Adressierung von Zellbereichen Begriff Arten der Adressierung Relative Adressierung Absolute Adressierung... 40

4 4 Inhaltsverzeichnis 4.5 Adressierung über Namen Vorbemerkungen Namen festlegen Namen in Formeln verwenden Namen in Bereichen anwenden Namen in Funktionen anwenden Löschen von Namen Übungen Formatierung Allgemeine Erklärungen Formatierungen über die Schaltfläche Zellen formatieren Erstellung und Übertragung einer Formatierung Einfügen, Löschen, Ausblenden usw. von Zellen Zellenformatvorlagen Nutzung von Zellenformatvorlagen Erstellen eigener Zellenformatvorlagen Formatierung als Tabelle Ausrichtung und Formatierung von Zellen Bedingte Formatierung Vorbemerkung Balkenformatierung usw Hervorheben von Zellen nach Regeln Definieren und Verwaltung von neuen Regeln Zahlenformatierungen Prozentformatierungen Übungen Formeln und Funktionen Inhalte von Zellen Arithmetische Formeln Einfache mathematische Formeln am Beispiel der Zinsrechnung Anwendung von Formeln - Zinseszinsrechnung Formeln - Zinseszinsrechnung unter Verwendung der Zinseszinsformel Formelüberwachung Fehlermeldungen Funktionen Vorbemerkungen Arten von Funktionen Funktions-Assistent - Schaltflächen der Funktionsbibliothek Mathematische Funktionen POTENZ SUMMEWENN Finanzmathematische Funktionen ZW (ZUKUNFTSWERT) ZINS BW (BARWERT)... 83

5 Inhaltsverzeichnis Informations-Funktionen ISTLEER ISTFEHLER Logik-Funktionen WENN Verschachtelte Funktion WENN und WENN UND ODER Verschachtelte Funktionen - WENN und UND WENNFEHLER Text-Funktionen VERKETTEN GROSS, GROSS2, KLEIN Statistik-Funktionen Tabelle mit verschiedenen statistischen Funktionen ZÄHLENWENN Matrix-Funktionen Vorbemerkungen SVERWEIS SVERWEIS - Anwendungsbeispiel WVERWEIS Datenbankfunktionen Datumsfunktionen Formatierung von Zellen zur Aufnahme eines Datums Berechnung des Zeitabstandes mithilfe der Subtraktion von Zellen TAGE JETZT Bedeutung der Funktionen HEUTE und JETZT TAG, MONAT und JAHR Übungen Schutz von Zellen, Formeln, Funktionen usw Aktivieren des Schutzes Aufheben des Schutzes Diagramme Vorbemerkungen Darstellungsarten Erstellung eines Diagramms Diagrammtools Einfügen und Entfernen von Überschriften, Legenden usw Nachbearbeitung eines Diagramms Formatierung der einzelnen Elemente eines Diagramms Formatierung eines Diagramms mithilfe des Menüpunkts Format Änderung der Skalierung Abstand zwischen den einzelnen Elementen eines Säulendiagramms Wechsel der Zeilen und Spalten in einem Diagramm Verschieben eines Diagramms

6 6 Inhaltsverzeichnis 9.8 Erstellung eines Diagramms mit nachträglicher Bearbeitung Änderung des Diagrammtyps Erstellung und Bearbeitung eines Kreisdiagramms Erstellung und Bearbeitung eines Liniendiagramms Übungen Daten Sortieren von Daten Sortieren von Daten nach einem Kriterium Sortieren von Daten nach mehreren Kriterien Sortierung nach Sortierlisten Filtern von Daten Anlegen eines Datenbestands Ausgeben von Daten mit dem Textfilter Ausgeben von Daten mit einem Spezialfilter Teilergebnisse Datendarstellung mit einer Pivot-Tabelle Erstellen einer Pivot-Tabelle Bearbeiten einer Pivot-Tabelle Erstellung eines Pivot-Diagramms Verknüpfen von Daten und Diagrammen Vorbemerkungen Verknüpfung von Daten innerhalb der Tabellen einer Mappe Verknüpfung von Daten zwischen zwei Mappen Konsolidierung von Daten Vorbemerkungen Konsolidierung nach Position Konsolidierung nach Formeln Umwandlung von Daten in mehrere Spalten Übungen Was-Wäre-Wenn-Analysen Vorbemerkungen Zielwertsuche Datentabellen (Mehrfachoperationen) Szenarien Erstellen von Szenarien Auswertung der Daten Solver Vorbemerkungen Berechnungen mit dem Solver Alternativrechnungen Auswertungen mit dem Solver Trendberechnungen

7 Inhaltsverzeichnis 7 12 Datenüberprüfung und Kommentierung Erstellen einer Datenüberprüfung Datenüberprüfung mit Eingabe- und Fehlermeldung Kommentare Übungen Datenaustausch Vorbemerkungen Datenexport Übertragen einer EXCEL-Tabelle in die Textverarbeitung Word Übertragen eines Diagramms Verknüpfung von Daten Datenimport - Nutzung externer Daten Vorbemerkungen Datenaustausch durch Kopieren und Einfügen Auslesen einer Access-Tabelle oder -Abfrage Einlesen von Texten Einlesen von Daten aus anderen Quellen Makros Vorbemerkungen Makro zum Druck von Daten Aufzeichnung des Makros Ausführen eines Makros Öffnen der Mappe mit einem Makro Gemeinsame Elemente von Excel, Word und PowerPoint Vorbemerkungen Einfügen und Bearbeiten von ClipArts Einfügen eines ClipArts Arbeiten mit dem Clip Organizer Einfügen einer Grafik WordArt-Objekte Formen Einfügen von Objekten Einfügen eines bereits erstellten Objekts Einfügen eines zu erstellenden Objekts Einfügen einer Formel SmartArt-Grafiken Einfügen eines Organigramms Drucken Einrichten von Arbeitsblättern Vorbemerkungen Druckvorschau und Ausdruck Seiteneinrichtung

8 8 Inhaltsverzeichnis Kopf- und Fußzeile Vorbereitung des Druckens Vorbemerkungen Kontrolle einer Tabelle in der Seitenansicht Tabellenblattoptionen Rechtschreibprüfung und Thesaurus Skalieren Drucken Ausgabe über den Drucker Ausgabe als PDF-Datei Betriebs- und volkwirtschaftliche Auswertungen Vorbemerkungen Bilanzkennzahlen Abschreibungen Arten und Berechnungen Berechnung der Abschreibung mit Funktionen Kalkulation Annuitätendarlehen Darstellung mathematischer Funktionen - Funktionsplotter Marktgleichgewicht - Angebot und Nachfrage Absatz - Kosten und Erlöse Kosten Betriebsminimum und Betriebsoptimum Break-Even-Point-Analyse mit linearen Kosten Break-Even-Point-Analyse mit s-förmigem Kostenverlauf Monopolpreisbildung Monopolpreisbildung mit ertragsgesetzlichen Kosten - Zielwertsuche Monopolpreisbildung mit ertragsgesetzlichen Kosten - Berechnung Finanzwirtschaftliche Grundlagen Aufzinsung (Aufzinsungsformel) Abzinsung einer Zahlung (Abzinsungsformel) Renten Annuität Kontinuierliche Auszahlung eines späteren Endbetrags Investitionsrechnungsverfahren Vorbemerkungen Kostenvergleichsrechnung Gewinnvergleichsrechnung Rentabilitätsvergleichsrechnung Amortisationsvergleichsrechnung Kapitalwertmethode Interne Zinsfußmetmethode Übungen Stichwortverzeichnis

9 Erste Schritte in der Tabellenkalkulation 9 1 Nutzung des Programms 1.1 Erste Schritte in der Tabellenkalkulation Tabellenkalkulationsprogramm starten und beenden Tabellenkalkulationsprogramme werden wie jedes andere Programm über das Anklicken eines Symbols auf dem Desktop oder über die Schaltfläche Start gestartet. Bearbeitungsschritte: Starten Sie das Programm Excel. Klicken Sie das entsprechende Programmsymbol auf dem Desktop an. Alternativ können Sie das Programm über die folgenden Schaltflächen auswählen: Der Excel-Bildschirm beinhaltet die nachfolgend dargestellten Komponenten. Neben den normalen Komponenten wie der Symbolleiste und der Multifunktionsleiste gibt es bei einer Tabellenkalkulation die Rechenleiste für die Eingabe und Anzeige von Werten, Formeln usw. Titelleiste Register Multifunktionsleiste Gruppen Rechenleiste Bildlaufleisten Bearbeitungsschritte: Tabellen Statusleiste Klicken Sie die Schaltfläche Office an. Wählen Sie die Option Excel beenden. Alternative: Schaltfläche Schließen

10 10 Nutzung des Programms Erstellen eines neuen Tabellendokuments Eine Arbeitsmappe beinhaltet mehrere Tabellen. Im Programm Excel wird in diesem Zusammenhang nicht von einer Mappe, sondern von einem Tabellendokument gesprochen. Bearbeitungsschritte: Starten Sie das Programm Excel. Automatisch wird dabei eine Mappe/ein Tabellendokument geöffnet. Geben Sie in der Zelle B2 die folgende Bezeichnung ein: Klicken Sie am unteren Bildschirmrand auf die Bezeichnung Tabelle2. Geben Sie in die Tabelle2 die folgende Bezeichnung ein: Klicken Sie wieder die Tabelle1 an. Zwischen den einzelnen Tabellen einer Mappe können Sie jederzeit beliebig wechseln. Wie später gezeigt werden wird, lassen sich auch Berechnungen zwischen Zellen der einzelnen Tabellen durchführen. Klicken Sie die Schaltfläche Office an. Wählen Sie den Menüpunkt Neu. Im Fenster Neue Arbeitsmappe klicken Sie die Schaltfläche Leere Arbeitsmappe und danach die Schaltfläche Erstellen an, um ein zweites Tabellendokument zu öffnen. Geben Sie in der Zelle B2 des neuen Tabellendokuments folgende Bezeichnung ein: Zwischen den Tabellendokumenten kann in der Taskleiste gewechselt werden. Außerdem können Sie über das Register Ansicht nach Anklicken der Schaltfläche Fenster wechseln jederzeit das benötigte Tabellendokument auswählen. Das gewählte Tabellendokument wird gekennzeichnet. Auf den Sachverhalt wird später eingegangen.

11 Erste Schritte in der Tabellenkalkulation Speicherung einer Mappe unter verschiedenen Namen Die Speicherung einer Mappe erfolgt wie nachstehend angegeben. Spezielle Möglichkeiten des Speicherns werden auf der nächsten Seite beschrieben. Bearbeitungsschritte: Wechseln Sie zur ersten Mappe. Klicken Sie die Schaltfläche Office an. Wählen Sie danach den Menüpunkt Speichern. Alternative: Schaltfläche Speichern Wählen Sie die Option Computer in Bereich Linkfavoriten und ein Laufwerk und/oder einen Ordner aus. Das folgende Fenster wird auf dem Bildschirm angezeigt: Klicken Sie danach das Laufwerk/Verzeichnis an: Gehen Sie mit der Maus in den Bereich Dateiname und geben Sie den Dateinamen Umsatz1 an. Klicken Sie die Schaltfläche Speichern an und speichern Sie die Mappe. Wenn Sie ein zweites Mal die Datei, z. B. nach einer Veränderung, unter dem gleichen Namen abspeichern möchten, klicken Sie entweder die Schaltfläche Speichern in der Symbolleiste für den Schnellzugriff an oder wählen Sie wiederum Datei/Speichern. Wollen Sie die Datei unter einem anderen Namen, auf einem Datenträger oder in einem anderen Verzeichnis abspeichern usw., klicken Sie die Schaltfläche Office an und wählen Sie den Menüpunkt Speichern unter.

12 12 Nutzung des Programms Öffnen von Tabellendokumenten Das Öffnen bzw. Laden von Tabellendokumenten erfolgt analog dem Speichern der Dateien. Bearbeitungsschritte: Klicken Sie die Schaltfläche Office an. Wählen Sie den Menüpunkt Öffnen. Wählen Sie im folgenden Fenster das Laufwerk/den Ordner aus: Klicken Sie dann die von Ihnen gewünschte Datei doppelt an. Daraufhin wird sie geladen. Alternativ können Sie auch die gewünschte Datei markieren und danach die Schaltfläche Öffnen anklicken. Sollen mehrere Tabellendokumente geöffnet werden, müssen diese Dokumente mithilfe der Maus und der Taste [Strg] oder der Umschalttaste markiert werden. Danach können Sie über die Registerkarte Ansicht nach Anklicken der Schaltfläche Fenster wechseln das benötigte Tabellendokument auswählen. Das aktuell geöffnete Dokument wird durch ein Häkchen gekennzeichnet. Über die Taskleiste am unteren Bildschirmrand lassen sich die Tabellendokumente e- benfalls auswählen.

13 Erste Schritte in der Tabellenkalkulation Spezielle Möglichkeiten des Speicherns und Öffnens von Dateien Die Fenster zum Speichern und Öffnen von Dateien bieten viele Möglichkeiten der Arbeit mit Dateien. So können Unterverzeichnisse angelegt, Dateien gelöscht werden usw. Der große Vorteil ist, dass die Arbeit mit dem Programm nicht unterbrochen werden muss, um z. B. ein Verzeichnis zu erstellen. Der Einsatz der Schaltflächen wird nachstehend beschrieben: Zwischen Laufwerken/Ordnern wird mithilfe der Schaltflächen gewechselt. Viele Möglichkeiten, die ansonsten nur durch den Explorer zur Verfügungen gestellt werden, können aufgerufen werden. Beispielsweise lassen sich Ordner und Dateien kopieren, einfügen usw. Die in einem Ordner vorhandenen Dateien werden mit unterschiedlichen Informationen angezeigt. Außerdem können die Dateien in einem Laufwerk bzw. Ordner nach Namen, Typ, Größe oder Datum angezeigt werden. Ein neuer Ordner wird erstellt. Der Ordner kann umbenannt werden. Danach können Daten in dem Ordner gespeichert werden. Außerdem kann leicht bestimmt werden, in welchen Ordnern die Dateien gespeichert werden sollen. Eine vernünftige Dateiorganisation erleichtert das Suchen und Öffnen von Dateien. Im Bereich Linkfavoriten lassen sich Laufwerke und spezielle Ordner für die Speicherung und das Öffnen von Daten bestimmen. Außerdem werden in dem linken Bereich nach Anklicken der Schaltfläche Ordner die einzelnen Laufwerke angezeigt. Durch einen Doppelklick auf eine Laufwerksbezeichnung werden die entsprechenden Unterverzeichnisse angezeigt. Danach können Dateien gespeichert oder geöffnet werden.

14 14 Nutzung des Programms Speicherung und Öffnen eines anderen Dateityps Erstellte Daten sollen in der Regel auch von anderen Programmen und zu anderen als den ursprünglichen Zwecken genutzt werden. Unbedingt notwendig ist beispielsweise, dass die Daten von anderen Tabellenkalkulationsprogrammen bzw. von Programmen wie Textverarbeitungs- oder Datenbankprogrammen gelesen und verarbeitet werden können. Wird ein Format für Tabellenkalkulationsprogramme genutzt, geht es nicht nur darum, dass die Inhalte einzelner Zellen gelesen werden können, wichtig ist vielmehr, dass einzelne Berechnungen, Formeln und Funktionen mit übernommen werden und damit die Tabellen für Neuberechnungen usw. vorbereitet sind. Die nachfolgende Liste der möglichen Dateitypen ist keineswegs vollständig. Sie soll lediglich einige wichtige Möglichkeiten dokumentieren. Text Webseite CSV Excel Ein Textdokument kann normalerweise von einem Textverarbeitungsprogramm gelesen werden. Dabei können mehrere Textformate gewählt werden. Dies erhöht die Nutzungsmöglichkeiten. Ein Internet-Browser (Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox usw.) kann Seiten in diesem Format darstellen. Daher können diese Dateien z. B. in Webs eingebaut werden. Die Inhalte der Zellen einer Tabelle werden in einem Textformat durch ein Komma voneinander getrennt gespeichert. Verschiedene Programme können diese Daten dann lesen und verarbeiten. Die erstellte Mappe kann in einer früheren Version des Programms Excel eingelesen werden. Damit ist die Kompatibilität zwischen den einzelnen Excel-Versionen gegeben. Bearbeitungsschritte: Öffnen Sie gegebenenfalls die Mappe Umsatz1. Wählen Sie danach den Menüpunkt Datei/Speichern unter. Wählen Sie im Fenster Speichern unter im Bereich Dateityp den gewünschten Dateityp aus. Schließen Sie die Mappe. Öffnen Sie danach das Dokument mit dem angegebenen Dateityp. Speichern Sie die Datei Umsatz1.xlsx in verschiedenen Dateitypen. Öffnen Sie die Dateien mit Excel bzw. mit anderen zur Verfügung stehenden Programmen.

15 Hilfefunktion Hilfefunktion Office-Programme verfügen wie viele andere Programme über eine Hilfe-Funktion. Die Hilfe- Funktion ist so aufgebaut, dass auf der linken Seite verschiedene Begriffe zur Verfügung stehen. Auf der rechten Seite wird dann der gewünschte Inhalt ausgegeben. Zum Aufruf der Hilfe muss die Schaltfläche Microsoft Office Excel Hilfe angeklickt oder die Funktionstaste [F1] betätigt werden. Außerdem sollte sofort die Schaltfläche Inhaltsverzeichnis anzeigen angeklickt werden. Das Suchen nach der benötigten Hilfe kann nach Anklicken von Registern auf verschiedene Arten erfolgen. Die folgende Übersicht zeigt die grundsätzlichen Möglichkeiten: Inhaltsverzeichnis Ein Sachverhalt sollte konsequent erarbeitet werden. Suchen Nach Eingabe eines Suchbegriffs werden alle Bereiche angegeben, in denen sich die benötigten Erklärungen befinden könnten.

16 16 Nutzung des Programms Bearbeitungsschritte: Öffnen Sie gegebenenfalls die Mappe Umsatz1. Klicken Sie die Schaltfläche Microsoft Office Excel Hilfe an bzw. betätigen Sie die Funktionstaste [F1]. Der auf der vorherigen Seite dargestellte Hilfe-Bildschirm wird eingeblendet. Probieren Sie die einzelnen Möglichkeiten der Hilfe-Funktion im Bereich Inhaltsverzeichnis aus. Suchen Sie den Begriff Adresse. Aktivieren Sie den Begriff durch das Anklicken der Schaltfläche Suchen, damit mögliche Erklärungen angezeigt werden. Klicken Sie die benötigte Erklärung an. Die einzelnen Arbeitsschritte werden angegeben. Eventuell müssen Sie sich jedoch andere Erklärungen zu dem Sachverhalt zusätzlich ansehen. Wenn Sie den Pfeil nach unten neben der Schaltfläche anklicken, können Sie Bereiche festlegen, in denen gesucht werden soll.