Abwesenheitsworkflow (Urlaub) an der TU Wien

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1 Abwesenheitsworkflow (Urlaub) an der TU Wien Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 1 / 62 SAP Entwicklung

2 Inhaltsverzeichnis Vorwort... 3 Browser... 3 Gesamtprozess Abwesenheitsworkflow (Urlaub) an der TU Wien... 4 Prozess Urlaub... 5 Urlaubsantrag erfassen... 6 Beschreibung der Oberfläche (SAP Standard)... 7 Zusätzliche Informationen abrufen... 8 Urlaubsantrag erstellen (Oberfläche - TU Wien) Ermittlung des Vorgesetzten über die Organisation (Organisationsmanagement in SAP) Ermittlung des Vorgesetzten über das Organisationsmanagement in SAP der TU Wien Urlaubsantrag zur Genehmigung stellen Statusüberprüfung Genehmigung durch den Dienstvorgesetzen (SAP Standardprozess über SAP Workflow) Verständigung des Dienstvorgesetzten über Genehmigung bzw. Ablehnung im SAP-Portal/ESS Kontrolle für den Dienstgeber (was habe ich in letzter Zeit genehmigt?) Kontrolle für den Arbeitnehmer Prozess Sonderurlaub Sonderurlaub erfassen Prüfung und Genehmigung durch die Personalabteilung Verständigung aller Beteiligten Prozess Sonderurlaub sonstiger Sonderurlaub sonstiger erfassen Statusüberprüfung durch den Antragsteller Verständigung und Genehmigung durch den Dienstvorgesetzten Verständigung des Antragstellers Prüfung und Genehmigung durch die Personalabteilung Verständigung aller Beteiligten Stellvertretende Erfassung Erfassen eines Antrages und Kontrolle Verständigung aller Beteiligten (in Bearbeitung!) verständigung bei Ablehnung an den Antragsteller und die Sekretärin! Notizen: Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 2 / 62 SAP Entwicklung

3 Vorwort Mit dem neuen Abwesenheitsworkflow (Urlaub) ermöglicht die TU Wien jedem/r Mitarbeiter/in eine schnelle Abwicklung der Urlaubsgenehmigung. Von der Genehmigung oder Ablehnung Ihres Urlaubantrages werden Sie automatisch per Mail informiert. Einstieg ins Portal: Der Einstieg ins Portal erfolgt mit dem Link wie bei den Reisekosten, wo Sie sich mittels Single Sign on und Ihrer TU Benutzerkennung anmelden können. Haben Sie noch keinen Zugang, können Sie diesen beim SAP Support unter sap mit Angabe Ihrer Institutsnummer anfordern. Bei technischen Fragen wenden Sie sich bitte an den SAP Support (sap Bei fachlichen Fragen (z.b. Unklarheiten beim Urlaubsausmaß, etc.) wenden Sie sich bitte an Frau Michaela SEEMANN (Kl , oder Frau Cornelia MARTIN (Kl , Verwenden Sie bitte für das Portal vorzugsweise den Internetexplorer! Berechtigungen: Im SAP ESS gibt es folgende Berechtigungsrollen: Institutsuser: Alle Mitarbeiter/innen an der TU Wien mit einem aufrechten Dienstverhältnis können den Urlaubsantrag selbständig beantragen. Sekretariatsuser: Mitarbeiter/innen an der TU Wien, die für ihre Kollegen/innen am Institut bzw. Organisationseinheit Urlaub beantragen können. Genehminger/in: Leiter/in eines Institutes oder einer Organisationseinheit bzw. der/die Projektverantwortliche. Es gibt die Möglichkeit für die Genehmigung /Ablehnung des Urlaubsantrages Stellvertreter/innen zu bestimmen. Browser Je nach verwendetem Browser und verwendeter Version, werden manche Seiten unterschiedlich dargestellt. Wir empfehlen den Internet Explorer ab Version 8 von Microsoft zu benutzen, da dieser derzeit als einziger zu 100% von SAP unterstützt wird. Um die volle Funktionalität sicherzustellen muss die Kompatibilitätsansicht aktiviert werden. Nähere Informationen zur Browserverwendung sind dem gesonderten Dokument zu entnehmen. Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 3 / 62 SAP Entwicklung

4 Gesamtprozess Abwesenheitsworkflow (Urlaub) an der TU Wien Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 4 / 62 SAP Entwicklung

5 Prozess Urlaub Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 5 / 62 SAP Entwicklung

6 Urlaubsantrag erfassen Anmerkung: Bitte den Internet Explorer 9.0 von Microsoft verwenden, da dieser derzeit als einziger zu 100% von SAP unterstützt wird. Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 6 / 62 SAP Entwicklung

7 Beschreibung der Oberfläche (SAP Standard) Roadmap Kontext- Information Kontext- Information Navigation Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 7 / 62 SAP Entwicklung

8 Zusätzliche Informationen abrufen Teamkalender (wer ist zur Zeit auf Urlaub oder abwesend) Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 8 / 62 SAP Entwicklung

9 Kalender ein- bzw. ausblenden Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 9 / 62 SAP Entwicklung

10 Zeitkonten anzeigen bzw. ausblenden Abwesenheitsübersicht anzeigen bzw. ausblenden Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 10 / 62 SAP Entwicklung

11 Urlaubsantrag erstellen (Oberfläche - TU Wien) Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 11 / 62 SAP Entwicklung

12 Ermittlung des Vorgesetzten über die Organisation (Organisationsmanagement in SAP) Ermittlung des Vorgesetzten über das Organisationsmanagement in SAP der TU Wien Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 12 / 62 SAP Entwicklung

13 Urlaubsantrag zur Genehmigung stellen Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 13 / 62 SAP Entwicklung

14 Statusüberprüfung Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 14 / 62 SAP Entwicklung

15 Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 15 / 62 SAP Entwicklung

17 Genehmigung durch den Dienstvorgesetzen (SAP Standardprozess über SAP Workflow) Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 17 / 62 SAP Entwicklung

18 Verständigung des Dienstvorgesetzten über Anmerkung: Im Hintergrund läuft ein Job, der alle 2 Minuten genehmigte Abwesenheiten im System verbucht. Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 18 / 62 SAP Entwicklung

19 Genehmigung bzw. Ablehnung im SAP-Portal/ESS Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 19 / 62 SAP Entwicklung

23 Anmerkung: Sollten Einträge nicht automatisch verschwinden, bitte den Menüpunkt Aktualisieren betätigen! Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 23 / 62 SAP Entwicklung

24 Kontrolle für den Dienstgeber (was habe ich in letzter Zeit genehmigt?) Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 24 / 62 SAP Entwicklung

25 Kontrolle für den Arbeitnehmer Hinweis: Sowohl der Arbeitnehmer als auch sein Projektleiter bekommen nach der Genehmigung bzw. Ablehnung des Urlaubsantrages eine zugesandt. Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 25 / 62 SAP Entwicklung

27 Erholungsurlaub ändern Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 27 / 62 SAP Entwicklung

35 Erholungsurlaub stornieren. Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 35 / 62 SAP Entwicklung

42 Prozess Sonderurlaub Anmerkung: Im Folgenden werden nur mehr die Unterschiede zum Urlaubsantrag dargestellt. Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 42 / 62 SAP Entwicklung

43 Sonderurlaube Beamte/innen Vertragsbedienstete KV-Angestellte KV-Angestellte, f. die BV gilt 1 eigene Eheschließung 3 Tage 3 Tage 3 Tage 3 Tage Eheschließung naher Angehöriger 1 Tag 1 Tag 1 Tag 1 Tag Silberhochzeit der/des Bediensteten 1 Tag 1 Tag Tag Geburt eigener Kinder 3 Tage 3 Tage 3 Tage 3 Tage Wohnungswechsel im Ort 1 Tag 1 Tag 2 Tage 2 Tage Wohnungswechsel mit Ortswechsel 3 Tage 3 Tage 2 Tage 3 Tage Tod der Ehegattin/des Ehegatten- 3 Tage 3 Tage 3 Tage 3 Tage Lebensgefährtin/Lebensgefährten Tod eines Elternteils oder eines (Wahl- und Pflege-) Kindes 2 Tage 2 Tage 3 Tage 3 Tage Tod naher Angehöriger im gem. Haushalt 2 Tage 2 Tage 3 Tage 3 Tage Tod naher Angehöriger, die nicht im 1 Tag 1 Tag 1 Tag 1 Tag gemeinsamen Haushalt leben (Teilnahme an Bestattung) Vorbereitung auf Prüfungen, die im 3 Tage 3 Tage Tage Interesse des Dienstgebers sind Lebensgefährliche Erkrankung oder Unfall Tage 3 Tage des Ehepartners/Lebensgefährten, eines (Wahl-und Pflege-) Kindes oder eines Elternteiles, dies unbeschadet d. Anspruches auf Pflegefreistellung 1 ArbeitnehmerInnen, die im Zeitraum von bis aufgenommen wurden Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 43 / 62 SAP Entwicklung

44 Sonderurlaub erfassen Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 44 / 62 SAP Entwicklung

46 Prüfung und Genehmigung durch die Personalabteilung Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 46 / 62 SAP Entwicklung

47 Verständigung aller Beteiligten Antragsteller Projektleiter in cc: Dienstvorgesetzte(n) in cc: verständigung bei Ablehnung nur an den Antragsteller! Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 47 / 62 SAP Entwicklung

48 Prozess Sonderurlaub sonstiger Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 48 / 62 SAP Entwicklung

49 Sonderurlaub sonstiger erfassen Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 49 / 62 SAP Entwicklung

51 Statusüberprüfung durch den Antragsteller Verständigung und Genehmigung durch den Dienstvorgesetzten Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 51 / 62 SAP Entwicklung

53 Verständigung des Antragstellers Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 53 / 62 SAP Entwicklung

54 Prüfung und Genehmigung durch die Personalabteilung Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 54 / 62 SAP Entwicklung

55 Verständigung aller Beteiligten Antragsteller in cc: Dienstvorgesetzte(n) Projektleiter(in) verständigung bei Ablehnung an den Antragsteller und den Dienstvorgesetzten! Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 55 / 62 SAP Entwicklung

56 Stellvertretende Erfassung Anmerkung: Diese Funktionalität kann nur ein Sekretariatsuser ausführen! Erfassen eines Antrages und Kontrolle Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 56 / 62 SAP Entwicklung

59 Verständigung und Genehmigung durch den Dienstvorgesetzten Dienstvorgesetzte(n) Antragsteller/in und Sekretariatsuser in cc: Genehmigung bzw. Ablehnung im SAP-Portal/ESS Wie unter Prozess Urlaub beschrieben. Verständigung aller Beteiligten Antragsteller/in Sekretariatsuser in cc: Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 59 / 62 SAP Entwicklung

60 Sekretariatsuser verständigung bei Ablehnung an den Antragsteller/in und den Sekretariatsuser! Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 60 / 62 SAP Entwicklung

61 Genehmiger Vertretung Vertretung einstellen und verwalten (in Bearbeitung!) Einstellung und Verwaltung funktioniert analog zum Prozess Reisemanagement. Beschreibung: Handbuch ESS Reisemanagement Seiten 106 bis 114 ( Abgabe der Vertretung an Projektleiter (Drittmittelbereich) Für den Bereich der Drittmittelangestellten kann die stellvertretende Genehmigung an den zuständigen Projektleiter abgegeben werden. Die Ermittlung der Zuständigkeit erfolgt über die Zuordnung des/der Mitarbeiters/ in zu einem Projekt. Bei Zuordnung zu mehreren Projekten, wird das Projekt herangezogen, dem der/die Mitarbeiter/ in mit dem höchsten Prozentsatz zugeordnet ist. Hinweis: Bei aktivierter Vertretungsregelung für Drittmittelmitarbeiter ergehen die Abwesenheitsanträge nur noch an den zuständigen Projektleiter. Ob die Vertretung aktiviert ist, erkennt man nur im Pop up Steuerung Abwesenheitsgenehmigung (Haken gesetzt), das man über den entsprechenden Button Vertretungsregelung für Drittmittelmitarbeiter erreicht. Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 61 / 62 SAP Entwicklung

62 Notizen: Abwesenheitsworkflow V5.Docx Seite 62 / 62 SAP Entwicklung