Beispiel PE 1 Dokumentation. Kreditoren-Rechnungen. überprüfen erfassen verbuchen - ablegen

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1 Beispiel PE 1 Dokumentation Kreditoren-Rechnungen überprüfen erfassen verbuchen - ablegen Reto Battaglia Gemeindeverwaltung Bachtel 18. April 2006

2 Inhaltsverzeichnis Titel Seite 1 Inhaltsverzeichnis 2 2 Planung Grobplanung Detailplanung 3 3 Grafische Darstellung des Prozesses (Flussdiagramm) Kurzbericht (Beschrieb der einzelnen Teilschritte) Auswertungsbogen 8 I II III Beilage 1 Checkliste Beilage 2 Visumsregelung Beilage 3 Rechnungsmuster Seite 2/8

3 2 Planung 2.1 Grobplanung Bearbeitungsphase ÜK Initial- Konzept- Abgabe an Beurteilungs- Abgabe Vorbereitung ük und gespräch besprechung Berufsbildner gespräch fachstelle Präsentation Präsentation 2.2 Detailplanung Wann Was Zeitbudget Bemerkungen ük Initialgespräch ½ h Mit Herr Müller Konzeptbesprechung ½ h bis I P E R K A... nformation lanung ntscheidung ealisierung ontrolle uswertung 1 ½ h Information: Vorlagenordner, Handbuch Kreditoren-/FIBU-Programm Sachbearbeiterin Kreditoren Frau Helen Müller Berufsbildnerin Frau Margrit Meier ev. Finanzverwalter Herr Heinz Maurer 2 h Planung (Inhalt und Vorgehen): Zeitraster erstellen Arbeitsschritte definieren Flussdiagramm (Entwurf) erstellen Entscheidung: Abgabe Berufsbildner... Total verfügbare Zeit 15 h Seite 3/8

4 3 Grafische Darstellung des Prozesses (Flussdiagramm) Start Rechnung einfordern bzw. Eingangsfach leeren Kontrolle der Rechnungen anhand der Checkliste Korrekturen/Ergänzungen anbringen Rechnung i.o.? Nein Korrekturen selbständig möglich? Ja Ja Nein Rechnungen im Kreditoren-Programm erfassen Notiz betr. Mangel anbringen und Rechnung in Abteilung retour geben Zahlung auslösen Fehler beheben/angaben korrigieren Zahlung ausgefüh Nein Fehler eruieren Ja A Seite 4/8

5 A Zahlung im Kreditoren- Programm verbuchen Zahlung aufgrund der Bankbelastung in der FIBU verbuchen Belege mit "bezahlt" abstempeln und Ende Seite 5/8

6 4 Kurzbericht (Beschrieb der einzelnen Teilschritte) In der Finanzverwaltung der Gemeinde Bachtel sieht der Ablauf des Zahlungswesen bzw. meine Aufgabe wie folgt aus: Rechnungen einfordern / Eingangsfach leeren Ich leere täglich das Eingangsfach der Kreditoren-Rechnungen. Da die Zahlungsläufe jeweils am Dienstag und am Donnerstag durchgeführt werden, erkundige ich mich an diesen Tagen noch zusätzlich bei den einzelnen Abteilungen, ob allenfalls noch fällige Rechnungen im Umlauf sind, welche ich noch erfassen müsste, damit sie fristgerecht beglichen werden. Kontrolle und Erfassung der Rechnung Nach Erhalt der Rechnungen überprüfe ich sie anhand einer Checkliste auf ihre Vollständigkeit bzw. kontrolliere, ob alle notwendigen Angaben wie Datum, Text, Betrag (Additionskontrolle), Skontoabzug, Visum, Kontierung und Rechnungsjahr vorhanden sind. Ist dies der Fall, versehe ich die vollständigen und korrekten Rechnungen mit Belegnummern und erfasse sie im Kreditoren-Programm am PC. Ist dies nicht der Fall, versuche ich die fehlenden Angaben nach Möglichkeit selbständig zu ergänzen bzw. die nötigen Korrekturen vorzunehmen. Falls es mir nicht möglich ist den Beleg selbständig zu ergänzen, bringe ich eine Notiz mit dem entsprechenden Mangel an und gebe die Rechnung zurück in die jeweilige Abteilung. Sie muss dann innert nützlicher Frist wieder im Eingangsfach bzw. auf meinem Pult liegen, damit das Zahlungsziel eingehalten werden kann! Zahlungen auslösen Zweimal in der Woche löse ich mit der Kreditoren-Sachbearbeiterin, Frau Helen Müller, die Zahlungen am PC mittels Electronic-Banking direkt über s Internet aus. Es folgt die Kontrolle, ob auch wirklich alle Zahlungen korrekt ausgelöst bzw. ausgeführt wurden. Zahlungen im Kreditoren-Programm verbuchen Wenn ja, werden die Zahlungen im Kreditoren-Programm verbucht. Wenn nein, muss der aufgetretene Fehler eruiert und behoben werden. Dies ist nicht immer ganz einfach, da es verschiedene Fehlerquellen gibt. Es kann z. B. sein, dass eine Zahlung nicht ausgeführt werden konnte, da wir bei einem Lieferant eine falsche oder unvollständige Zahlungsverbindung hinterlegt bzw. erfasst haben. In diesem Falle rufe ich die Firma an, entschuldige mich für den Fehler und erfrage die korrekte Kontonummer. Diese gebe ich dann im System ein und die Zahlung wird mit dem nächsten Zahlungslauf ausgeführt und verbucht. Seite 6/8

7 Zahlungen in der FIBU verbuchen Jetzt sind die Zahlungen ja erst im Kreditoren-Programm verbucht und auf den Fibu- Konten noch nicht ersichtlich. Die Verbuchung in die Fibu erfolgt aufgrund der Bankbelastung, welche immer erst ein paar Tage nach der Auslösung der Zahlungen bei uns eintrifft. Belege bearbeiten Sind die Belege sowohl im Kreditoren-Programm wie auch in der Fibu verbucht, versehe ich die Rechnungen mit dem Bezahlt-Stempel, auf welchem das Zahlungsdatum und der Zahlweg ersichtlich sind und lege diese chronologisch nach Belegnummern geordnet in der Belegablage ab. So, das waren also die einzelnen Schritte vom Erhalt bis zur Ablage einer Kreditoren- Rechnung. meine Rechnungsmaschine mein Arbeitsplatz Seite 7/8

8 5 Auswertungsbogen (Zusammenfassung der Lernjournale) zur Prozesseinheit Kreditoren-Rechnungen überprüfen, erfassen, verbuchen, ablegen Nehmen Sie Ihre Lernjournalbogen zu dieser Prozesseinheit zur Hand und vergleichen Sie die entsprechenden Einträge zu den untenstehenden Fragen. Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch weil es am Anfang ziemlich schwierig war, ein gut funktionierendes System auf die Beine zu stellen. V.a. die Rechnungsbeschaffung und die Fehlerbehebung waren oft mühsam und zeitaufwändig und daher etwas unbefriedigend.... Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach weil das Zahlungswesen ein ziemlich schwieriger und komplexer Prozess ist. Zudem hat man einen grösseren Druck, keine Fehler zu machen als bei anderen Arbeiten (Falschzahlungen machen keinen guten Eindruck nach aussen). Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden sehr zufrieden weil ich zum Schluss doch das Gefühl habe, dass ich die Arbeit und die ganze Abläufe recht gut verstanden und im Griff habe. Auch habe ich beim Erfassen bereits Routine erhalten. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts alles weil ich das Gefühl habe, durch diesen Prozess sehr viel Wichtiges gelernt zu haben, das ich ohne weiteres auch bei anderen Arbeiten anwenden kann. Seite 8/8

9 Beispiel PE 1 Dokumentation I. Beilage 1 - Checkliste Checkliste was gehört auf einen Kreditoren-Beleg? Datum (Fälligkeit) aussagekräftiger Text (um was geht es?) Betrag (ist Additionskontrolle i.o.?) Vermerk von Skontoabzügen Visum Kontierung Vermerk des Rechnungsjahres vor bzw. nach Erfassung zusätzlich noch: Belegnummer Zahlungsart (Stempel) Zahlungsdatum (Stempel)

10 Beispiel PE 1 Dokumentation II. Beilage 2 - Visumsregelung Gemeindeverwaltung Bachtel Visumsregelung Konti Bezeichnung Ressort Name Vorname Unterschrift Visum 011 Legislative Präsidium Ganter Niklaus 020 Gemeindeverwaltung Präsidium Ganter Niklaus 090 Verwaltungsliegenschaften Liegenschaften Müller Marianne 490 Gesundheitswesen Übriges Gesundheit Hinz Fredy 580 Gesetzliche wirtschaftliche Hilfe Soziales Mötteli Debbie 588 Asylbewerberbetreuung Soziales Mötteli Debbie 620 Gemeindestrassen Tiefbau Hugentobler Hans-Heinrich 720 Abfallbeseitigung Gesundheit Hinz Fredy 800 Landwirtschaft Landwirtschaft Nigglin Felix 900 Gemeindesteuern Finanzen Manser Karl 942 Liegenschaften Finanzvermögen Liegenschaften Müller Marianne

11 Beispiel PE 1 Dokumentation III. Beilage 3 - Rechnungsmuster