Kreditorenverarbeitung

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1 Grundlagen / Weiterführende Literatur Grundlagen / Weiterführende Literatur Inhalt Datum Erlass durch / Autor Visumregelung Stadt Uster Beschrieb über Visum von Belegen 1. Juli 2003 T. Kuoni Allgemeines / Geltungsbereich Die vorliegende Anweisung regelt die Behandlung der Kreditorenrechnungen (Fremdleistungen), sowohl für Geschäftsfälle der Laufenden Rechnung als auch der Investitionsrechnung. Für die Verarbeitung von Kreditorenbelegen gilt die ab 1. Juli 2003 gültige Visumregelung. => Visumsregelung Zur Zeit werden pro Woche zwei bis drei Zahlungsläufe durchgeführt. Kreditorenrechnungen sind zwecks schneller Verarbeitung und Vornahme von Skontoabzügen so rasch wie möglich der Leistungsgruppe Finanzverwaltung zuzustellen. Wird auf der Kreditorenrechnung kein spezieller Hinweis betreffend der Zahlungsfrist angebracht, so wird die aufgeführte Frist übernommen. Seite: Seite 1 von 5

2 Belegfluss Kontierungsanweisung Kreditoren R echnungsem pfänger Visum sberechtigte Person LG Finanzverw altung Start Eingang Beleg Anbringung Kontierungsstempel (allenfalls Beiblatt für mehrere Konten / KST / KTR / Projekte) Prüfung materielle Richtigkeit gemäss Visumsregelung Visum gemäss Visumsregelung Kontierung ( / KST / KTR / Projekt) Zahlungfreigabe Kontrolle Visum und Kontierung Erfassung Druck Barcode-Etikette / Scanning Zahlung Ablage Ende Seite: Seite 2 von 5

3 Kontierungsstempel / Kontierungsbeiblatt Standardvariante KST / KTR Projekt Betrag Text Weisse Felder = leer lassen Grüne Felder = Ausfüllen pflicht Gelbe Felder = Ausfüllen fakultativ Variante mit mehreren Konten bzw. Kostenstellen KST / KTR Projekt Betrag Text Seite: Seite 3 von 5

4 Beschreibung der verwendeten Felder Rubrik Angabe zwingend Beschreibung Die Angabe des es ist ausserhalb der esabschlusszeiten fakultativ. Steht in diesem Feld nichts, so entspricht das Rechnungsjahr dem Kalenderjahr. Während dem esabschluss muss das Rechnungsjahr gemäss separater Information der Leistungsgruppe Finanzverwaltung angegeben werden. Wird von der Buchhaltung vergeben. Das sagt aus, um was für eine Art von Kosten oder Erlösen es sich handelt. Die findung geschieht anhand des Kontenplanes und der Beschreibung der verschiedenen Konten (Laufende Rechnung sowie Investitionsrechnung). Kann kein eindeutiges gefunden werden (Beispiele und Beschreibung der einzelnen Konten innerhalb einer Kostenart passen nicht zum Geschäftsfall), so muss innerhalb der jeweiligen Kostenart das mit der Endung.99 (steht für Übrige) ausgewählt werden. Die -Nummern sind immer sechsstellig. Soll eine Kreditorenrechnungen mehreren Konten und / oder mehreren KST / KTR / Projekten belastet werden, so reicht der Kontierungsstempel nicht aus. Es muss zur Kreditorenrechnungen zusätzlich ein Beiblatt mit einem erweiterten Kontierungsstempel angebracht werden. Bei der findung ist nicht relevant, auf welchem noch Budget vorhanden ist. Es zählt einzig die sachlich richtige Zuweisung des Geschäftsfalles. => Hyperlink zu Kontenplan laufende Rechnung / Investitionsrechnung KST / KTR / Projekt Die Kostenstelle, der Kostenträger oder das Projekt sagt aus, wo die Kosten oder Erlöse anfallen. Können die Kosten nicht eindeutig einer Kostenstelle zugewiesen werden, so werden die Kosten der Leitungskostenstelle der Leistungsgruppe zugewiesen. Die Projekt-Nr. muss angegeben werden, wenn die Kosten einem Projekt zugeteilt werden sollen. KST- und KTR-Nummern sind immer fünfstellig. Die Projektnummer ist immer achtstellig und setzt sich aus der KST / KTR-Nummer sowie einer dreistelligen Zusatznummer zusammen. => Hyperlink zum KST / KTR / Projekt - Plan Betrag Text Visum Wird ein Betrag in dieses Feld eingetragen, so wird dieser Betrag von der Buchhaltung erfasst. Dies ist beispielsweise bei Skontoabzügen, Rechnungskorrekturen und unklaren Rechnungsbeträgen sinnvoll. Wird in diesem Feld ein Text angegeben, so wird dieser von der Buchhaltung erfasst und erscheint auf dem auszug. Vorgeschlagen wird ein Text ohne Kreditoren-Name. Der Buchungstext darf maximal 40 Zeichen lang sein. Gemäss Visumregelung MWST Bei MWST-pflichtigen Bereichen wird ein Kontierungsstempel mit identischen Feldern, aber mit anderer Farbe (blau) verwendet. Seite: Seite 4 von 5

5 Scanning Ab 1.Januar 2007 werden sämtliche Belege, welche via Kreditorenbuchhaltung bezahlt werden, eingescannt. Damit ein reibungsloser und speditiver Scanningablauf garantiert werden kann, müssen die eingereichten Belege folgende Anforderungen erfüllen: Damit die Leserlichkeit garantiert werden kann, sind Schreibstifte in den Farben blau oder schwarz zu verwenden. Alle Quittungen sind auf Papiergrösse A4 einseitig aufzukleben. Die Belege müssen ohne Heftklammern eingereicht werden. Es sind Büroklammern zu verwenden. Seite: Seite 5 von 5