Benutzerhandbuch CallPilot Multimedia Messaging

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1 Benutzerhandbuch CallPilot Multimedia Messaging NN DE

2 Status des Dokuments: Standard Version des Dokuments: Dokumentieren Sie Datum: Alle Rechte vorbehalten Produziert in Kanada Änderungen ohne vorherige Ankündigung vorbehalten. behält sich das Recht vor, Änderungen an Konstruktion und Komponenten vorzunehmen, wenn dies aufgrund der Fortschritte in Technik und Herstellung berechtigt erscheint. Der Vorgang der Übertragung von Daten und Anrufen zwischen CallPilot und den zugehörigen Servern, Switches und dem System ist urheberrechtlich geschützt (). Jede andere Verwendung der Daten und des Übertragungsvorgangs ist eine Verletzung der Benutzer-Lizenz, soweit dies vorher nicht ausdrücklich von schriftlich genehmigt wurde. Verletzungen der Lizenz durch eine andere Verwendung im Zusammenhang mit diesem Vorgang oder der zugehörigen Hardware stellen einen Grund für eine sofortige Beendigung der Lizenz dar, und behält sich das Recht vor, bei einem solchen Verstoß alle rechtlichen e einzuleiten. und Marken von Drittanbietern sind auf den folgenden Seiten aufgelistet: *Nortel, das Nortel-Logo, das Globemark-Zeichen und Unified Networks, BNR, CallPilot, DMS, DMS-100, DMS-250, DMS-MTX, DMS-SCP, DPN, Dualmode, Helmsman, IVR, MAP, Meridian, Meridian 1, Meridian Link, Meridian Mail, Norstar, SL-1, SL-100, Succession, Supernode, Symposium, Telesis und Unity sind Marken von. 3COM ist eine Marke der 3Com Corporation. ACCENT ist eine Marke von Accent Software International Ltd. ADOBE ist eine Marke von Adobe Systems Incorporated. AMDEK ist eine Marke der Amdek Corporation. AT&T ist eine Marke der American Telephone and Telegraph Corporation. ATLAS ist eine Marke der Quantum Corporation. ATRIA ist eine Marke der Pure Atria Corporation. BLACKBERRY ist eine Marke von Research in Motion Limited. CASEWARE ist eine Marke von Caseware International, Inc. CONTINUUS ist eine Marke der Continuus Software Corporation. CRYSTAL REPORTS ist eine Marke von Seagate Software Inc. DEFINITY ist eine Marke von Avaya Inc. DIALOGIC, INTEL und VOICEBRIDGE sind Marken der Intel Corporation. DIVX ist eine Marke von DivXNetworks, Inc. EUDORA und QUALCOMM sind Marken von Qualcomm, Inc. etrust und InoculateIT sind Marken von Computer Associates Think Inc. DIRECTX, EXCHANGE.NET, FRONTPAGE, INTERNET EXPLORER, LINKEXCHANGE, MICROSOFT, MICROSOFT EXCHANGE SERVER, MS-DOS, NETMEETING, OUTLOOK, POWERPOINT, VISUAL STUDIO, WINDOWS, WINDOWS MEDIA und WINDOWS NT sind Marken der Microsoft Corporation.

3 GROUPWISE und NOVELL sind Marken von Novell Inc. HITACHI ist eine Marke von Hitachi Limited. LOGITECH ist eine Marke von Logitech, Inc. LUCENT ist eine Marke von Lucent Technologies, Inc. MATRA ist eine Marke von Matra Hachette. MCAFEE und NETSHIELD sind Marken von McAfee Associates, Inc. MYLEX ist eine Marke der Mylex Corporation. NET2PHONE ist eine Marke von Net2Phone, Inc. NETOPIA ist eine Marke von Netopia, Inc. NETSCAPE COMMUNICATOR ist eine Marke der Netscape Communications Corporation. NOTES ist eine Marke der Lotus Development Corporation. NORTON ANTIVIRUS und PCANYWHERE sind Marken der Symantec Corporation. POWERQUEST ist eine Marke der PowerQuest Corporation. PROMARK und RHOBOT sind Marken von DMI Promark, Inc. QUICKTIME ist eine Marke von Apple Computer, Inc. RADISYS ist eine Marke der Radisys Corporation. ROLM ist eine Marke von Siemens ROLM Communications Inc. SLR4, SLR5 und TANDBERG sind Marken von Tandberg Data ASA. SONY ist eine Marke der Sony Corporation. SYBASE ist eine Marke von Sybase, Inc. TEAC ist eine Marke der TEAC Corporation. UNIX ist eine Marke von X/Open Company Limited. US ROBOTICS, das US ROBOTICS-Logo und SPORTSTER sind Marken von US Robotics. WINAMP ist eine Marke von Nullsoft, Inc. WINRUNNER ist eine Marke der Mercury Interactive Corporation. WINZIP ist eine Marke von Nico Mark Computing, Inc.

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5 Inhalt So erhalten Sie Hilfe 7 Verwenden von CallPilot Multimedia Messaging 9

6 6 Inhalt

7 So erhalten Sie Hilfe In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Hilfe zu Produkten und Dienstleistungen von Nortel erhalten. Hilfe über die Nortel-Website Am besten erhalten Sie technischen Support zu Produkten von Nortel über folgende Website: Diese Website bietet Ihnen schnellen Zugriff auf Software, Dokumentation und Bulletins sowie auf Tools, mit denen Sie Probleme mit Produkten von Nortel beheben können. Diese Seite ermöglicht Ihnen insbesondere Folgendes: Herunterladen von Software, Dokumentation und Produkt-Bulletins Durchsuchen der Website des technischen Supports und der Nortel Knowledge Base, um Antworten zu technischen Problemen zu erhalten Anmelden für automatische Benachrichtigungen über neue Software und Dokumentation zu Produkten von Nortel Öffnen und Verwalten technischer Support-Fälle Telefonische Hilfe über ein Nortel Solutions Center Falls Sie die benötigten Informationen nicht auf der Website des technischen Supports von Nortel finden können und einen Support-Vertrag mit Nortel abgeschlossen haben, können Sie auch telefonische Hilfe über ein Nortel Solutions Center erhalten. Rufen Sie in Nordamerika NORTEL ( ) an. Besuchen außerhalb von Nordamerika die folgende Website, um die Telefonnummer für Ihre Region zu erhalten:

8 8 So erhalten Sie Hilfe Hilfe von einem Experten über einen Expressumleitungscode Beim Zugriff auf technische Solutions Centers von Nortel können Sie einen Expressumleitungscode verwenden, um Ihren Anruf schnell an einen Experten für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung von Nortel umleiten zu können. Rufen Sie folgende Website auf, um den Expressumleitungscode für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zu erhalten: Hilfe über einen Händler oder Wiederverkäufer von Nortel Wenn Sie einen Servicevertrag für Ihr Nortel-Produkt mit einem Händler oder autorisierten Wiederverkäufer abgeschlossen haben, wenden Sie sich an die Support-Mitarbeiter des jeweiligen Händlers bzw. Wiederverkäufers.

9 Verwenden von CallPilot Multimedia Messaging CallPilot* von Nortel ist ein erweitertes Business Communications-System, mit dem Sie Ihre Nachrichten besonders flexibel verwalten können. Sie können von Ihrem Computer oder Telefon aus mit CallPilot arbeiten. Im Folgenden werden einige der zahlreichen CallPilot-Funktionen aufgeführt, die Sie über die Tastatur Ihres TouchTone-Telefons nutzen können: Wiedergeben von Nachrichten Weiterleiten und Beantworten von Nachrichten Verfassen, Bearbeiten und Senden von Nachrichten Wählen und Adressieren nach Name oder Nummer Hinzufügen von Nachrichtenoptionen (z. B. dringend, privat und Zeitfestsetzung) Erstellen von personalisierten Verteilerlisten für das Versenden von Nachrichten Erhalten einer externen Benachrichtigung bei Eingang neuer Nachrichten Empfangen, Drucken und Senden von Fax-Nachrichten Abhören von -Nachrichten Aktivieren oder Deaktivieren der Nachrichtenweiterleitung Bei einigen Funktionen wie Fax-Nachrichten oder Abhören von - Nachrichten handelt es sich um optionale Funktionen. Fragen Sie Ihren Administrator, ob diese Funktionen für Sie verfügbar sind.

10 10 Verwenden von CallPilot Multimedia Messaging Arbeiten mit CallPilot Verwendung dieses Handbuchs In diesem Handbuch wird ausführlich erklärt, wie Sie mit CallPilot über die Tastatur Ihres TouchTone-Telefons arbeiten. Wenn Sie eine hier beschriebene Funktion oder einen Dienst verwenden möchten, aber nicht darauf zugreifen können, wenden Sie sich an Ihren Administrator. CallPilot-Begriffe Zugriffsnummern Die für CallPilot benötigten Zugriffsnummern erhalten Sie von Ihrem Administrator. Notieren Sie Ihre Nummern unter Ihre CallPilot-Nummern. Mailbox In der CallPilot-Mailbox können Sie Nachrichten, aufgezeichnete Begrüßungen, Verteilerlisten und andere benutzerdefinierte Einstellungen speichern. Sie können sich jederzeit bei Ihrer Mailbox anmelden, um Ihre Nachrichten wiederzugeben und alle verfügbaren CallPilot-Funktionen und - Dienste zu nutzen. Ihr Administrator weist Ihnen eine Mailbox-Nummer (meist Ihre Nebenstellennummer) zu. Passwort Ihr persönliches Passwort dient zum Schutz Ihrer Mailbox sowie deren Inhalt. Alle Vorgänge in CallPilot sind vertraulich. Sie verfügen allein über einen Zugriff auf Ihre Mailbox. So erhalten Sie Hilfe Sprachaufforderungen CallPilot führt Sie anhand akustischer Sprachaufforderungen über das Telefon durch die verschiedenen e. So wissen Sie, welche weiteren e Sie vornehmen müssen bzw. welche Optionen verfügbar sind, so dass Sie sich nicht jeden merken müssen. Sie können eine Aufforderung unterbrechen, indem Sie die Taste für den nächsten drücken. Kontextbezogene Hilfe Wenn Sie bei Ihrer Mailbox angemeldet sind, können Sie jederzeit die Sternchen-Taste (*) drücken, um Hilfe zu erhalten. Daraufhin werden die für den nächsten verfügbaren Optionen genannt. My CallPilot Wenn Sie auf Ihrem Computer die webbasierte Benutzeroberfläche My CallPilot verwenden, können Sie auf die Seite Hilfreiche Informationen zugreifen. Hier sehen Sie, welche Mailbox-Optionen, Funktionen und Dienste für Sie verfügbar sind.

11 Verwenden von Standardbefehlen 11 CallPilot-Tastenbefehle Gedruckte Hilfe Zusätzlich zu diesem Benutzerhandbuch sind eine Schnellverweis-Karte und eine Taschenkarte verfügbar. Legen Sie diese neben das Telefon, oder tragen Sie sie unterwegs bei sich. Verwenden von Standardbefehlen CallPilot verfügt über zahlreiche Standardbefehle, die bei allen Funktionen identisch sind, so dass Sie kein Hauptmenü benötigen. Drücken Sie beispielsweise für Wiedergeben immer 2, für Aufzeichnen immer 5 und für

12 12 Verwenden von CallPilot Multimedia Messaging Hilfe immer *. Wenn Sie diese Standardbefehle beherrschen, können Sie alle Funktionen von CallPilot verwenden, ohne sich die einzelnen e merken zu müssen. Wiedergeben und Aufzeichnen Um Ihre Nachrichten wiederzugeben, aufzuzeichnen und Begrüßungen aufzunehmen, verwenden Sie je nach Bedarf diese Standardbefehle: Nachrichtenbefehle und Mailbox-Befehle Um in Ihrer Nachrichtenliste auf weitere Funktionen zuzugreifen, verwenden Sie diese zwei Befehlsgruppen. Befehle für die aktuelle Nachricht beginnen mit einer 7. Befehle zum Verwalten der Mailbox beginnen mit einer 8. Ständig verfügbare Befehle Um die kontextbezogene Hilfe aufzurufen, können Sie jederzeit die Sternchen-Taste (*) drücken. Um die Wiedergabe bzw. Aufnahme anzuhalten, eine Menüauswahl abzubrechen oder eine Daten- oder Adresseingabe abzuschließen, drücken Sie die Rautetaste ( #). Anmelden bei Ihrer Mailbox Um sich bei Ihrer CallPilot-Mailbox anzumelden, benötigen Sie die Zugriffsnummer für CallPilot Multimedia Messaging, Ihre eigene Mailbox- Nummer und das Passwort. Diese und alle anderen Nummern, die Sie für die CallPilot-Funktionen und - Dienste benötigen, erhalten Sie von Ihrem Administrator. Notieren Sie Ihre Nummern unter Ihre CallPilot-Nummern. So melden Sie sich erstmalig an: Sie erhalten von Ihrem Administrator ein temporäres Passwort, das Sie dann bei der ersten Anmeldung ändern. 1 Legen Sie ein neues Passwort fest. Siehe Ändern des Passworts.

13 Anmelden bei Ihrer Mailbox 13 2 Folgen Sie bei der Anmeldung den unten angegebenen en, und verwenden Sie dabei Ihr temporäres Passwort. 3 Geben Sie bei entsprechender Aufforderung Ihr neues Passwort ein, und folgen Sie den Anweisungen. Siehe Ändern des Passworts. So melden Sie sich an: Sie können sich über jedes TouchTone-Telefon bei Ihrer Mailbox anmelden. Wenn Sie sich über Ihr eigenes Telefon anmelden, können Sie eine Nachrichtentaste drücken, statt die Zugriffsnummer zu wählen. 1 Wählen Sie die Zugriffsnummer für CallPilot Multimedia Messaging, oder drücken Sie auf Ihrem Telefon die Nachrichtentaste. 2 Geben Sie Ihre Mailbox-Nummer ein, und drücken Sie dann #. Auf Ihrem eigenen Telefon drücken Sie einfach #. 3 Geben Sie Ihr Passwort ein, und drücken Sie dann #. Sie sind jetzt bei Ihrer Mailbox angemeldet und können alle für die Nachrichtenliste relevanten Befehle verwenden. So melden Sie sich über ein Fax-Telefon an: Sie können sich über ein Fax-Telefon bei Ihrer Mailbox anmelden, indem Sie die Fax-Telefon-Zugriffsnummer wählen. Gehen Sie danach wie oben beschrieben vor. Weitere Hinweise zum Drucken auf einem Fax-Telefon finden Sie unter Drucken von Fax-Nachrichten. So melden Sie sich mit der automatischen Anmeldung an: Die automatische Anmeldung vereinfacht die Anmeldung, da Sie keine Mailbox-Nummer und kein Passwort eingeben müssen. Ihr Administrator kann für diesen Zweck Sicherheitsnummern vergeben, z. B. Ihre Büro- oder Privatnummer. Siehe Aktivieren/Deaktivieren der automatischen Anmeldung. Um auf Ihre Mailbox zuzugreifen, wenn die automatische Anmeldung aktiviert ist, wählen Sie die CallPilot Zugriffsnummer, oder drücken Sie die Nachrichtentaste für eine der für die automatische Anmeldung angegebenen Nummern.

14 14 Verwenden von CallPilot Multimedia Messaging So trennen Sie die Verbindung: Wenn Sie Ihre CallPilot-Sitzung beendet haben, drücken Sie 8 3, oder legen Sie auf. Ändern des Passworts Wenn Sie sich zum ersten Mal anmelden, müssen Sie das Ihnen zugewiesene Passwort ändern. Danach können Sie Ihr Passwort beliebig oft ändern. Die Mindestlänge eines Passworts wird vom Administrator festgelegt. So ändern Sie das Passwort: 1 Wenn Sie bei Ihrer Mailbox angemeldet sind, drücken Sie Geben Sie Ihr aktuelles Passwort ein, und drücken Sie dann #. Hinweis Wenn Sie ein Telefon mit Display verwenden, werden anstelle der Nummern möglicherweise Striche angezeigt. 3 Geben Sie Ihr neues Passwort ein, und drücken Sie dann #. 4 Geben Sie Ihr neues Passwort nochmals ein, und drücken Sie dann #. Wenn Ihr Passwort abläuft, folgen Sie den oben genannten en. Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie von Ihrem Administrator ein temporäres Passwort erhalten. Melden Sie sich mit dem temporären Passwort an, und ändern Sie es danach sofort. Auswählen eines Sicherheitspassworts Sie werden von CallPilot daran gehindert, Passwörter zu benutzen, die zu kurz oder zu einfach sind oder die Sie vor kurzer Zeit schon einmal verwendet haben. Außerdem werden Sie von CallPilot aufgefordert, Ihr Passwort je nach den Administratoreinstellungen regelmäßig zu ändern. Schützen Sie Ihre Mailbox vor unberechtigtem Zugriff, indem Sie Passwörter wählen, die schwer herauszufinden sind. Denken Sie sich ein System aus, bei dem Sie Passwörter wählen, die Sie sich leicht merken können, die für

15 Aufzeichnen von Begrüßungen 15 andere aber schwer zu erraten sind. Sie können beispielsweise ein eindeutiges und leicht zu merkendes Passwort erstellen, indem Sie Buchstaben und Ziffern auf der Tastatur des Telefons kombinieren. Aufzeichnen Ihres Namens Ihre persönliche Verifizierung wird sowohl in den Begrüßungen und gesendeten Nachrichten verwendet als auch bei der Express- Nachrichtenfunktion, bei der Namenwahl und externen Benachrichtigungen. So zeichnen Sie eine persönliche Verifizierung auf: 1 Wenn Sie bei Ihrer Mailbox angemeldet sind, drücken Sie für Begrüßungen 8 2 und dann für das Aufzeichnen Ihres Namens 9. 2 Geben Sie nach der Aufforderung Ihre Mailbox-Nummer ein, und drücken Sie dann #. Daraufhin hören Sie ggf. den aktuell aufgezeichneten Namen. 3 Um die Aufzeichnung zu starten, drücken Sie 5. Zeichnen Sie nach dem Signalton Ihren Namen auf. 4 Um die Aufzeichnung zu beenden, drücken Sie #. So können Sie Ihre persönliche Verifizierung wiedergeben, löschen oder erneut aufzeichnen: Wenn Sie eine persönliche Verifizierung wiedergeben, löschen oder erneut aufzeichnen möchten, gehen Sie auf dieselbe Weise wie bei Begrüßungen vor. Siehe Aufzeichnen von Begrüßungen. Wenn Sie Ihre persönliche Verifizierung löschen, hört ein Anrufer nur Ihre Mailbox-Nummer oder Ihren buchstabierten Namen. So kehren Sie zu Ihren Nachrichten zurück: Wenn Sie Ihre persönliche Verifizierung aufgezeichnet haben, drücken Sie 4. Aufzeichnen von Begrüßungen Sie können externe, interne und temporäre Begrüßungen aufzeichnen. Anrufer außerhalb Ihrer Firma hören die externe Begrüßung, Anrufer innerhalb Ihrer Firma die interne Begrüßung. Wenn Sie keine interne Begrüßung aufzeichnen, hören alle Anrufer die externe Begrüßung.

16 16 Verwenden von CallPilot Multimedia Messaging Um einen Anrufer über Ihre Abwesenheit zu informieren, können Sie eine temporäre Begrüßung aufzeichnen. Wenn Sie eine temporäre Begrüßung aufzeichnen, wird diese für alle Anrufer wiedergegeben. Geben Sie die Zeiten oder Tage Ihrer Abwesenheit an sowie die Zeit, zu der Sie die Nachrichten nach Ihrer Rückkehr abrufen werden. Sie können Ihre Mailbox auch so einrichten, dass Nachrichten während Ihrer Abwesenheit blockiert werden. Siehe Blockieren von Nachrichten. Die aufgezeichneten Begrüßungen sollten kurz und informativ sein und deutlich ausgesprochen werden. Um die Begrüßung zu überprüfen, wählen Sie Ihre Nummer von einem externen oder internen Telefon aus. So zeichnen Sie eine Begrüßung auf: 1 Wenn Sie bei Ihrer Mailbox angemeldet sind, drücken Sie Drücken Sie für externe Begrüßungen 1, für interne Begrüßungen 2 und für temporäre Begrüßungen 3. 3 Um die Aufzeichnung zu starten, drücken Sie 5. Zeichnen Sie nach dem Signalton Ihre Begrüßung auf. 4 Um die Aufzeichnung zu beenden, drücken Sie #. So können Sie Ihre Begrüßung wiedergeben, löschen oder erneut aufzeichnen: Während Sie Ihre Begrüßung bearbeiten, können Sie diese wiedergeben, löschen oder erneut aufzeichnen. Um die Begrüßung wiederzugeben, drücken Sie 2. Um die Begrüßung zu löschen, drücken Sie 7 6. Um Ihre Begrüßung erneut aufzuzeichnen oder zu ergänzen, drücken Sie an der Stelle der Begrüßung, an der Sie starten möchten, 5. Zeichnen Sie die neue Begrüßung auf, und drücken Sie dann #. So legen Sie das Ablaufdatum für eine temporäre Begrüßung fest: Sie können für eine temporäre Begrüßung ein Ablaufdatum mit Monat, Tag und Uhrzeit festlegen. Nach Ablauf dieses Gültigkeitszeitraums für die temporäre Begrüßung hört ein Anrufer Ihre externe oder interne Begrüßung.

17 Zuweisen einer Vermittlung 17 1 Um das Ablaufdatum einzustellen, drücken Sie im Menü für temporäre Begrüßung 9. 2 Geben Sie den Monat, den Tag und die Uhrzeit ein, und bestätigen Sie jeweils mit #. Um den aktuellen Monat oder Tag einzugeben, drücken Sie einmal #. Um beispielsweise die Uhrzeit 9:00 einzustellen, drücken Sie #. Drücken Sie für eine Uhrzeit zwischen Mitternacht und Mittag 1 und für die übrige Zeit 2. Die temporäre Begrüßung läuft dann um 9:00 Uhr in der Zeitzone Ihrer Mailbox ab. Um die Standardablaufzeit einzugeben (eine Minute nach Mitternacht am angegebenen Datum), drücken Sie # für die Zeit. Wenn Sie kein Ablaufdatum eingeben möchten, drücken Sie ###. Wenn Sie kein Ablaufdatum einstellen oder bei Monat, Tag und Zeit jeweils # drücken, wird die temporäre Begrüßung bei jedem Anruf wiedergegeben, bis Sie sie löschen. So kehren Sie zu Ihren Nachrichten zurück: Wenn Sie Ihre Begrüßungen aufgezeichnet haben, drücken Sie 4. Zuweisen einer Vermittlung Sie können Anrufern die Möglichkeit bieten, eine Nachricht zu hinterlassen bzw. mit einem Ihrer Mitarbeiter oder Kollegen zu sprechen. Weisen Sie die Anrufer in Ihrer Begrüßung darauf hin, 0 zu drücken, wenn sie während Ihrer Abwesenheit mit dieser Person sprechen möchten. Wenn die Anrufer 0 drücken, werden sie zu dem vorher festgelegten Mitarbeiter durchgestellt. Fragen Sie Ihren Administrator, ob diese Funktion für Sie verfügbar ist. So können Sie die Vermittlungsnummer überprüfen und deren Zuweisung vornehmen: 1 Wenn Sie bei Ihrer Mailbox angemeldet sind, drücken Sie für Mailbox-Optionen 8 0. Um die Vermittlungsnummer zu überprüfen, drücken Sie 1.

18 18 Verwenden von CallPilot Multimedia Messaging Daraufhin wird die aktuelle Vermittlungsnummer angesagt. 2 Geben Sie die neue Vermittlungsnummer ein, und drücken Sie dann #. Blockieren von Nachrichten Sie können Anrufer vorübergehend daran hindern, Nachrichten in Ihrer Mailbox zu hinterlassen. Sie können wahlweise die Anrufer an einen Mitarbeiter weiterleiten oder die Verbindung trennen lassen. Während das Blockieren von Nachrichten aktiviert ist, sollten Sie als Hilfestellung für die Anrufer eine temporäre Begrüßung aufzeichnen, die weitere Informationen zu Ihrer Abwesenheit enthält und den Anrufern die jeweilige Vorgehensweise erklärt. Fragen Sie Ihren Administrator, ob die Nachrichtenblockierung für Sie verfügbar ist. So können Sie Nachrichten blockieren und Optionen einstellen: 1 Drücken Sie 8 0 für die Mailbox-Optionen und dann 7 für das Blockieren von Nachrichten. 2 So aktivieren/deaktivieren Sie das Blockieren von Nachrichten: Um Nachrichten ständig zu blockieren, drücken Sie 1. Um das Blockieren von Nachrichten zu deaktivieren, drücken Sie 2. Wenn Nachrichten nur für die Dauer Ihrer Abwesenheit blockiert werden sollen, drücken Sie 3. 3 Damit Anrufer mit einem Ihrer Mitarbeiter oder Kollegen sprechen können, drücken Sie 1. Um die Verbindung nach der Begrüßung zu trennen, drücken Sie 2. Aktivieren/Deaktivieren der automatischen Anmeldung Fragen Sie Ihren Administrator, ob die automatische Anmeldung für Sie verfügbar ist. Siehe So melden Sie sich mit der automatischen Anmeldung an.

19 Wiedergeben von Nachrichten 19 1 Wenn Sie bei Ihrer Mailbox angemeldet sind, drücken Sie 8 0 für die Mailbox-Optionen. Drücken Sie danach 4 für die automatische Anmeldung. 2 Um die automatische Anmeldung zu aktivieren, drücken Sie 1. Um die Funktion zu deaktivieren, drücken Sie 2. Zurückkehren zu Sprachbefehlen Wenn Sie bei Ihrer Mailbox über sprachaktiviertes Messaging angemeldet sind und vorübergehend auf Tastenbefehle umgeschaltet haben, können Sie mühelos in den Sprachbefehl-Modus zurückkehren. Drücken Sie 8 5 für CallPilot-Tools, und drücken Sie dann 4, um zum sprachaktivierten Messaging zurückzukehren. Wiedergeben von Nachrichten CallPilot weist Sie auf den Eingang neuer Nachrichten hin. Ihr Telefon verfügt über eine leuchtende Anzeige für neu eingegangene Nachrichten, oder Sie hören einen speziellen Wählton, wenn Sie den Hörer abnehmen. Bei Nachrichten kann es sich um Sprachnachrichten, Fax-Nachrichten, Sprachund Fax-Nachrichten oder -Nachrichten handeln. -Nachrichten befinden sich in einer separaten Liste. Siehe Abhören von - Nachrichten. Fragen Sie Ihren Administrator, ob die Fax- und - Optionen für Sie verfügbar sind. In einer Übersicht Ihrer Mailbox wird die Anzahl der neuen Sprach- und Fax- Nachrichten in der Nachrichtenliste angesagt, und es wird angegeben, welche der Nachrichten dringend sind. Außerdem werden Sie darauf hingewiesen, wenn aufgezeichnete Nachrichten noch nicht gesendet sind und ob Fax-Nachrichten gedruckt wurden. Jede Nachrichtenkopfzeile enthält den Namen des Absenders sowie das Datum und die Uhrzeit für den Nachrichtenempfang. Fax-Nachrichten umfassen eine Identifikationsnummer und einen Druckstatus.

20 20 Verwenden von CallPilot Multimedia Messaging So geben Sie Ihre Nachrichten wieder: Wenn Sie sich bei CallPilot anmelden, hören Sie zuerst die Mailbox- Übersicht und im Anschluss daran die Kopfzeile der ersten neuen Nachricht. (Wenn die automatische Wiedergabe aktiviert ist, werden Ihre Nachrichten automatisch wiedergegeben.) 1 In der Nachrichtenliste können Sie auf jede Nachricht zugreifen und diese wiedergeben. Um die aktuelle Nachricht wiederzugeben, drücken Sie 2. Um die nächste Nachricht aufzurufen, drücken Sie 6; um die vorherige Nachricht aufzurufen, drücken Sie 4. Um eine bestimmte Nachricht aufzurufen, drücken Sie 8 6. Geben Sie die Nummer der Nachricht ein, und drücken Sie dann #. Wenn Sie am Ende der Nachrichtenliste angelangt sind und wieder die erste Nachricht aufrufen möchten, drücken Sie 6. 2 Wenn Sie nach der Wiedergabe Ihrer Nachrichten die Verbindung mit CallPilot trennen möchten, drücken Sie 8 3, oder legen Sie auf. Sie können auch angemeldet bleiben, um andere Nachrichtenfunktionen zu nutzen. So überprüfen und beantworten Sie Nachrichten: Während der Wiedergabe einer Nachricht können Sie die folgenden Befehle verwenden: Um die Nachricht fünf Sekunden zurückzuspulen, drücken Sie 1; um fünf Sekunden vorzuspulen, drücken Sie 3. Um die Nachricht anzuhalten, drücken Sie #; um fortzufahren, drücken Sie 2. Um die Nachricht langsamer wiederzugeben, drücken Sie 2 1; um sie schneller wiederzugeben, drücken Sie 2 3. Die Geschwindigkeit kann, bezogen auf den normalen Wert, um das Dreifache erhöht und um das Doppelte verringert werden. Um die Lautstärke der Nachricht zu verringern, drücken Sie 2 4; um die Lautstärke zu erhöhen, drücken Sie 2 6. Die Lautstärke kann, bezogen auf den normalen Wert, um das Dreifache erhöht und um das Doppelte verringert werden. Wenn Sie sich das nächste Mal anmelden, ist die Nachrichtenlautstärke auf normal gestellt.

21 Ändern der Wiedergabelautstärke für Nachrichten 21 Vor, während oder nach der Wiedergabe einer Nachricht können Sie die folgenden Befehle verwenden: Um den Begleittext wiederzugeben, drücken Sie 7 2. Wenn die Nachricht beim Abmelden gelöscht werden soll und Sie zur nächsten Nachricht wechseln möchten, drücken Sie 7 6. Um die gelöschte Nachricht vor dem Trennen der Verbindung wiederherzustellen, kehren Sie zur Nachricht zurück, und drücken Sie 7 6. Um eine Fax-Nachricht zu drucken, drücken Sie 7 7. Siehe Drucken von Fax-Nachrichten. Wie Sie auf eine Nachricht antworten, finden Sie unter Anrufen des Absenders einer Nachricht, Antwort an den Absender einer Nachricht, Antwort an den Absender und alle Empfänger und Weiterleiten einer Nachricht. Um Hilfe zu Nachrichtenbefehlen aufzurufen, drücken Sie 7 *. Ändern der Wiedergabegeschwindigkeit für Nachrichten Sie können die Wiedergabegeschwindigkeit einer Nachricht ändern. Wenn z. B. ein Anrufer sehr schnell spricht, können Sie die Wiedergabegeschwindigkeit herabsetzen. So geben Sie eine Nachricht langsamer oder schneller wieder: Um die Geschwindigkeit einer Nachricht während der Wiedergabe herabzusetzen, drücken Sie 2 1; um die Geschwindigkeit zu erhöhen, drücken Sie 2 3. Die Geschwindigkeit kann, bezogen auf den normalen Wert, um das Dreifache erhöht und um das Doppelte verringert werden. Ändern der Wiedergabelautstärke für Nachrichten Sie können die Lautstärke einer Nachricht während der Wiedergabe ändern. Wenn Sie Ihre Nachrichten beispielsweise in einer lauten Umgebung wiedergeben, können Sie die Nachrichten besser verstehen, wenn Sie die Lautstärke erhöhen. Wenn Sie bei CallPilot angemeldet sind, werden alle Nachrichten in der von Ihnen eingestellten Lautstärke wiedergegeben, bis Sie dies ändern. Wenn Sie sich das nächste Mal anmelden, ist die Nachrichtenlautstärke auf normal gestellt.

22 22 Verwenden von CallPilot Multimedia Messaging So erhöhen/verringern Sie die Nachrichtenlautstärke: Um während der Wiedergabe einer Nachricht die Lautstärke herabzusetzen, drücken Sie 2 4; um die Lautstärke zu erhöhen, drücken Sie 2 6. Die Lautstärke kann, bezogen auf den normalen Wert, um das Dreifache erhöht und um das Doppelte verringert werden. Löschen und Wiederherstellen von Nachrichten Vor, während oder nach der Wiedergabe von Nachrichten können Sie eine Nachricht löschen bzw. die gelöschte Nachricht wiederherstellen. Gelöschte Nachrichten werden beim Beenden der CallPilot-Sitzung aus Ihrer Mailbox entfernt. Sobald Sie die Verbindung getrennt haben, können Sie eine zuvor gelöschte Nachricht nicht wiederherstellen. So löschen Sie eine Nachricht: Wenn eine Nachricht beim Abmelden gelöscht werden soll und Sie die nächste Nachricht aufrufen möchten, drücken Sie 7 6. So stellen Sie eine Nachricht wieder her: Bevor Sie sich abmelden, kehren Sie zur gelöschten Nachricht zurück, und drücken Sie 7 6, um diese wiederherzustellen. Nachrichtenspeicher Ihre wiedergegebenen Nachrichten werden regelmäßig automatisch gelöscht. Wie oft die Nachrichten gelöscht werden, wird vom Administrator festgelegt. Sie können automatisch gelöschte Nachrichten abhören und wiederherstellen. Um eine automatisch gelöschte Nachricht wiederherzustellen, drücken Sie nach der entsprechenden Aufforderung 7 6. Fragen Sie Ihren Administrator, ob diese Funktion für Sie verfügbar ist. Drucken von Fax-Nachrichten In CallPilot können Sie eine Fax-Nachricht in Ihrer Mailbox empfangen und das Fax über eine entsprechende Nummer drucken. Bei einer Fax-Nachricht kann es sich nur um die Fax-Komponente oder um eine Fax-Anlage handeln, die an eine Sprachnachricht angehängt wurde. An eine Sprachnachricht können mehrere Fax-Anlagen angefügt werden. Fragen Sie Ihren Administrator, ob die Fax-Option für Sie verfügbar ist. Siehe Ändern von Fax-Optionen. So drucken Sie Fax-Nachrichten: Sie können ein bestimmtes Fax oder alle Fax-Nachrichten drucken.

23 Drucken von Fax-Nachrichten 23 1 Wenn Sie eine Fax-Nachricht oder eine Nachricht mit Fax-Anhang aufgerufen haben, drucken Sie diese mit 7 7. Um nur dieses Fax zu drucken, drücken Sie 1. Um nach der Wiedergabe Ihrer Nachrichten alle noch nicht gedruckten Fax-Nachrichten zu drucken, drücken Sie 2. Um alle Fax-Nachrichten in Ihrer Mailbox zu drucken, drücken Sie 3. 2 Geben Sie für CallPilot an, wo Sie das Fax drucken möchten. Um das Fax zu drucken, geben Sie die Fax-Nummer ein, und drücken Sie dann #. Alternativ drucken Sie über die Standard-Fax-Nummer; drücken Sie hierzu #. Siehe Ändern von Fax-Optionen. 3 Sobald CallPilot Ihre Auswahl bestätigt, drücken Sie #. So drucken Sie während eines Anrufs mit dem Fax-Telefon: Sie können während eines Anrufs mit dem Fax-Telefon drucken, indem Sie sich über das Fax-Telefon mit der Fax-Telefon-Zugriffsnummer bei Ihrer Mailbox anmelden. Drucken Sie die Fax-Nachrichten am Ende der Mailbox- Sitzung aus. CallPilot trennt die Verbindung beim Druckstart. 1 Melden Sie sich mit dem Fax-Telefon über die Fax-Telefon- Zugriffsnummer an. 2 Wenn Sie eine Fax-Nachricht oder eine Nachricht mit Fax-Anhang aufgerufen haben, drucken Sie diese mit 7 7. Um nur dieses Fax zu drucken, drücken Sie 1. Um nach der Wiedergabe Ihrer Nachrichten alle noch nicht gedruckten Fax-Nachrichten zu drucken, drücken Sie 2. Um alle Fax-Nachrichten in Ihrer Mailbox zu drucken, drücken Sie 3. 3 Wenn Sie dazu aufgefordert werden, die Fax-Nummer einzugeben, drücken Sie 0 #. 4 Drücken Sie auf dem Fax-Telefon Senden oder Start.

24 24 Verwenden von CallPilot Multimedia Messaging Abhören von -Nachrichten Wenn Sie bei CallPilot angemeldet sind, können Sie überprüfen, ob neue E- Mail-Nachrichten eingegangen sind. Sie können alle Nachrichten in der E- Mail-Liste schnell hintereinander durchgehen, um sich den Absender und den Betreff der s anzuhören. Sie können sich den Textinhalt einer E- Mail anhören und die mit einem Faxgerät ausdrucken. Fragen Sie Ihren Administrator, ob diese Funktion für Sie verfügbar ist. So rufen Sie Ihre -Nachrichten ab: 1 Wenn Sie bei CallPilot angemeldet sind, können Sie von der Sprachnachrichtenliste zur -Nachrichtenliste wechseln, indem Sie 8 9 drücken. Daraufhin beginnt CallPilot, alle neuen E- Mail-Nachrichten in Ihrem Posteingang abzurufen. 2 Während dieses Vorgangs können Sie zu Ihren Sprachnachrichten zurückkehren, indem Sie 8 9 drücken. Um wieder zu Ihren - Nachrichten zu wechseln, drücken Sie erneut 8 9. Wenn die E- Mail-Nachrichten zum Abhören bereit sind, sagt Ihnen CallPilot an, wie viele neue -Nachrichten eingegangen sind. 3 Hören Sie sich die Kopfzeileninformation der ersten neuen an. Sie hören den Namen des Absenders, den Betreff sowie das Datum und die Uhrzeit, zu der die Nachricht abgerufen wurde. Sie können sich anschließend die Nachricht anhören oder die nächste aufrufen, indem Sie 6 drücken. 4 Um sich den Textinhalt der anzuhören, drücken Sie 2. Während der Wiedergabe können Sie die Standardbefehle für Pause, Vor- und Zurückspulen und Ändern der Geschwindigkeit/Lautstärke verwenden. Siehe Wiedergeben von Nachrichten. Um die Nachricht zu markieren, damit sie beim Abmelden gelöscht wird, drücken Sie 7 6. Um eine -Nachricht mit einem Faxgerät auszudrucken, drücken Sie 7 7. Geben Sie die Fax-Nummer ein, und drücken Sie dann #, oder drucken Sie über die Standard-Fax-Nummer, indem Sie # drücken. Falls Sie von einem Fax-Telefon aus anrufen, drücken Sie 0 #, wenn Sie dazu aufgefordert werden, die Fax-Nummer einzugeben, und drücken Sie dann auf dem Fax-Telefon Senden oder Start.

25 Anrufen des Absenders einer Nachricht 25 5 Wenn Sie alle s überprüft haben, kehren Sie zu den Sprachnachrichten zurück, indem Sie 8 9 drücken. Hinweis: 1: Die Kopfzeileninformation wird möglicherweise nicht wiedergegeben, wenn die in einer Sprache versendet wurde, die nicht für die Übersetzung in die von Ihnen festgelegten Sprache vorgesehen ist. Hinweis: 2: Um -Nachrichten weiterzuleiten, neue - Nachrichten zu verfassen und auf -Nachrichten zu antworten, müssen Sie sich über Ihren Computer entweder bei Ihrem - Programm anmelden oder auf die -Registerkarte in My CallPilot klicken. So ändern Sie die -Konto-Einstellungen für My CallPilot: Sie können die -Nachrichten nach Ihren Wünschen verwalten, indem Sie die Einstellungen in My CallPilot ändern. Immer, wenn Sie Ihr - Passwort ändern, müssen Sie dieses auch in My CallPilot aktualisieren. Sie können eine männliche oder weibliche Stimme für die Nachrichtenwiedergabe auswählen. Anrufen des Absenders einer Nachricht Sie können den Absender einer Nachricht anrufen, wenn CallPilot die Adressierung für den Absender vornehmen kann. So rufen Sie den Absender an: 1 Um den Absender während oder nach der Wiedergabe einer Nachricht anzurufen, drücken Sie 9. 2 Sprechen Sie mit dem Absender, oder hinterlassen Sie eine Nachricht. 3 Wenn Sie den Anruf beendet haben, legen Sie auf. Unter Umständen können Sie zu Ihren Nachrichten zurückkehren, ohne aufzulegen und sich wieder anzumelden. Hinweis Sie können die Sitzung beenden, indem Sie zur Nachricht zurückkehren und anschließend den Hörer auflegen. Wenn Sie vor dem

26 26 Verwenden von CallPilot Multimedia Messaging Auflegen des Hörers nicht zur Nachricht zurückkehren, wird die Sitzung nach 2,5 Minuten beendet. Antwort an den Absender einer Nachricht Sie können eine Antwort an den Absender aufzeichnen, wenn CallPilot die Adressierung vornehmen kann. So zeichnen Sie eine Antwort an den Absender auf: 1 Um dem Absender während oder nach der Wiedergabe einer Nachricht zu antworten, drücken Sie 7 1. Ihre Antwort wird automatisch adressiert. Sie müssen bei diesem Vorgang weder einen Namen noch eine Nummer eingeben. 2 Um Ihre Antwort aufzuzeichnen, drücken Sie 5. Warten Sie auf den Signalton, und beginnen Sie dann mit der Aufzeichnung. 3 Um die Aufzeichnung zu beenden, drücken Sie #. Wie Sie die Nachricht überprüfen, finden Sie unter Überprüfen und Bearbeiten Ihrer Nachricht. Wie Sie zusätzliche Optionen einstellen, finden Sie unter Hinzufügen von Nachrichtenoptionen. Wie Sie Anlagen hinzufügen, finden Sie unter Hinzufügen von Nachrichtenanlagen. 4 Um die Nachricht zu senden, drücken Sie 7 9. Antwort an den Absender und alle Empfänger Sie können eine Antwort an den Absender und alle Empfänger aufzeichnen, wenn CallPilot deren Nummern adressieren kann. So zeichnen Sie eine Antwort an den Absender und alle Empfänger einer Nachricht auf:

27 Weiterleiten einer Nachricht 27 1 Um dem Absender und allen Empfängern einer Nachricht während oder nach der Wiedergabe zu antworten, drücken Sie 7 4. Ihre Antwort wird automatisch adressiert. Sie müssen keine Namen oder Nummern eingeben. Um die Liste der Empfänger wiederzugeben, an die die Antwort gesendet werden soll, drücken Sie Um Ihre Antwort aufzuzeichnen, drücken Sie 5. Warten Sie auf den Signalton, und beginnen Sie mit der Aufzeichnung. 3 Um die Aufzeichnung zu beenden, drücken Sie #. Wie Sie die Nachricht überprüfen, finden Sie unter Überprüfen und Bearbeiten Ihrer Nachricht. Wie Sie zusätzliche Optionen einstellen, finden Sie unter Hinzufügen von Nachrichtenoptionen. Wie Sie Anlagen hinzufügen, finden Sie unter Hinzufügen von Nachrichtenanlagen. 4 Um die Nachricht zu senden, drücken Sie 7 9. Weiterleiten einer Nachricht Eine Nachricht kann an eine andere Mailbox, an eine Verteilerliste oder an eine Telefonnummer weitergeleitet werden. Sie können zusätzlich zur eigentlichen Nachricht eine Einleitung aufzeichnen. Nachrichten, die als Privat gekennzeichnet sind, können nicht weitergeleitet werden. So leiten Sie eine Nachricht weiter: 1 Um eine Nachricht während oder nach der Wiedergabe weiterzuleiten, drücken Sie Geben Sie die Nummer ein, an die die Nachricht weitergeleitet werden soll, und drücken Sie dann #. Wiederholen Sie diesen für jede weitere Nummer, an die die Nachricht weitergeleitet werden soll. Weitere Informationen zum Adressieren einer Nachricht finden Sie unter Adressieren einer Nachricht und Adressieren nach Name.

28 28 Verwenden von CallPilot Multimedia Messaging Wie Sie eine Adresseingabe abbrechen, finden Sie unter So brechen Sie eine Adresseingabe ab. 3 Wenn Sie alle Adressen eingegeben haben, drücken Sie erneut #. 4 Wenn Sie eine Einleitung aufzeichnen möchten, drücken Sie 5. Warten Sie auf den Signalton, und beginnen Sie mit der Aufzeichnung. 5 Um die Aufzeichnung der Einleitung zu beenden, drücken Sie #. Wie Sie die Nachricht überprüfen, finden Sie unter Überprüfen und Bearbeiten Ihrer Nachricht. Wie Sie zusätzliche Optionen einstellen, finden Sie unter Hinzufügen von Nachrichtenoptionen. Wie Sie Anlagen hinzufügen, finden Sie unter Hinzufügen von Nachrichtenanlagen. 6 Um die Nachricht zu senden, drücken Sie 7 9. So leiten Sie ein Fax weiter: Sie können ein Fax einschließlich Einleitung auf dieselbe Weise weiterleiten wie eine Sprachnachricht. Die Empfänger müssen über eine Fax-Option für ihre Mailbox verfügen, um Fax-Nachrichten empfangen zu können. Wenn eine Fax-Nachricht nicht gesendet werden konnte, werden Sie von CallPilot darauf hingewiesen. Wiederholen Sie die oben beschriebenen e. Zusätzlich zu dem Fax sendet CallPilot eine Seite mit der Weiterleitungskopfzeile, die den neuen Empfänger und Ihren Namen oder Ihre Nummer als Absender enthält. Verfassen einer Nachricht Um eine Nachricht zu verfassen, müssen Sie sie erst adressieren, dann aufzeichnen und schließlich senden. Sie können eine Nachricht an einen oder mehrere Empfänger sowie an Verteilerlisten und Telefon- bzw. Fax- Nummern adressieren. Bevor Sie eine Nachricht senden, können Sie sie bearbeiten und Nachrichtenoptionen einstellen. Sie können einer neuen Nachricht auch andere Nachrichten/Fax-Nachrichten anhängen und diese dann zusammen senden.

29 Verfassen einer Nachricht 29 So können Sie eine Nachricht adressieren, aufzeichnen und senden: Bevor Sie eine Nachricht aufzeichnen, müssen Sie diese an einen oder mehrere Empfänger adressieren. In den meisten Fällen besteht eine Adresse aus einer Mailbox-Nummer oder einer Verteilerlistennummer. Sie können Nachrichten auch an andere Nummern richten oder durch Eingabe eines Namens an eine Person senden. 1 Wenn Sie bei Ihrer Mailbox angemeldet sind, drücken Sie Geben Sie die erste Adresse ein, und drücken Sie dann #. 3 Geben Sie weitere Adressen ein, gefolgt von #. Siehe Adressieren einer Nachricht und Adressieren nach Name. Wie Sie eine Adresseingabe abbrechen, finden Sie nachfolgend unter So brechen Sie eine Adresseingabe ab. 4 Wenn Sie alle Adressen eingegeben haben, drücken Sie erneut #. 5 Um Ihre Nachricht aufzuzeichnen, drücken Sie 5. Warten Sie auf den Signalton, und beginnen Sie dann mit der Aufzeichnung. 6 Um die Aufzeichnung zu beenden, drücken Sie #. Wie Sie die Nachricht überprüfen, finden Sie unter Überprüfen und Bearbeiten Ihrer Nachricht. Wie Sie zusätzliche Optionen einstellen, finden Sie unter Hinzufügen von Nachrichtenoptionen. Wie Sie Anlagen hinzufügen, finden Sie unter Hinzufügen von Nachrichtenanlagen. 7 Um die Nachricht zu senden, drücken Sie 7 9. So brechen Sie eine Adresseingabe ab: Sie können eine eingegebene Adresse bei 2 abbrechen (s. o.). Sobald Sie alle Einträge in der Liste mit einem abschließenden # bestätigt haben, können Sie keine Adresseingaben mehr abbrechen. Wenn Sie eine Verteilerlistennummer abbrechen, wird die gesamte Verteilerliste aus der Adressliste gelöscht.

30 30 Verwenden von CallPilot Multimedia Messaging 1 Um die zuletzt eingegebene Adresse aus der Liste zu löschen, drücken Sie 0 #. 2 Wiederholen Sie diesen für jede Adresse, für die Sie den Vorgang abbrechen möchten. Dabei wird jeweils der letzte Adresseintrag in der Liste gelöscht. 3 Fahren Sie mit 3 fort (s. o.). Adressieren einer Nachricht Sie können Ihre Nachrichten an lokale Mailboxen und Verteilerlisten adressieren. Sie können Nachrichten möglicherweise auch an Mailboxen mit einem anderen Standort (Netz) adressieren, außerdem an andere Voice- Mail-Systeme (öffentliche Netze), an Internet-Benutzer und an Empfänger mit Telefon/Fax-Telefon ohne Voic -Unterstützung. Um Hilfe zu den erforderlichen Präfixen aufzurufen, drücken Sie beim Adressieren *, oder fragen Sie Ihren Administrator. Notieren Sie diese Präfixe unter Ihre CallPilot- Nummern. Wenn CallPilot Sie nach einer Mailbox-Nummer fragt, geben Sie, falls erforderlich, zuerst das entsprechende Präfix und dann die Nummer ein. Wenn Sie alle erforderlichen Adressen eingegeben haben, kehren Sie zurück zu 3 unter So können Sie eine Nachricht adressieren, aufzeichnen und senden. So adressieren Sie eine Nachricht an eine lokale Mailbox: Geben Sie die jeweilige Mailbox-Nummer ein, und drücken Sie dann #. So adressieren Sie eine Nachricht an eine Verteilerliste: Geben Sie die Nummer der Verteilerliste ein, und drücken Sie dann #. So adressieren Sie eine Nachricht an eine Mailbox in einem anderen Netz: Geben Sie das Netz-Präfix gefolgt von der entsprechenden Mailbox-Nummer ein, und drücken Sie dann #. So adressieren Sie eine Nachricht an eine Mailbox in einem öffentlichen Netz: Geben Sie das Präfix des öffentlichen Netzes gefolgt von der Systemzugriffsnummer ein (verwenden Sie dabei dieselben Präfixe wie bei einem Orts- oder Ferngespräch mit Ihrem Telefon), und drücken Sie dann #. Geben Sie die jeweilige Mailbox-Nummer ein, und drücken Sie dann #.

31 Adressieren nach Name 31 So adressieren Sie eine Nachricht an einen Internet-Benutzer: Geben Sie das SMTP-Präfix (Simple Mail Transfer Protocol) und die Nummer des Empfängers ohne Pause nacheinander ein, und drücken Sie dann #. So adressieren Sie eine Nachricht an ein Telefon oder Fax-Telefon: Sie können eine aufgezeichnete Nachricht an eine Telefonnummer adressieren und senden, und Sie können eine Fax-Nachricht an ein Fax- Telefon senden. Geben Sie, falls erforderlich, das entsprechende Präfix gefolgt von der Telefon- bzw. Fax-Nummer des Empfängers ein, und drücken Sie dann #. Wenn Sie eine Nachricht an eine Telefonnummer senden, wird die entsprechende Person von CallPilot angerufen und darauf hingewiesen, dass eine Nachricht von Ihnen vorliegt. Daraufhin teilt das System dem Empfänger mit, welche Taste er zum Abhören der Nachricht drücken muss, oder aber die Nachricht wird automatisch wiedergegeben. Der Empfänger kann mit einer aufgezeichneten Nachricht antworten. Wenn Sie eine Sprach- und Fax-Nachricht senden, überträgt CallPilot entweder die Sprach- oder Fax-Komponente oder die komplette Nachricht, je nachdem, welche Art von Nachrichten der Empfänger erhalten kann. CallPilot weist Sie darauf hin, wenn der Sprach- oder Faxteil der Nachricht nicht gesendet werden konnte. Adressieren nach Name Sie können eine Adresse eingeben, indem Sie mit der Tastatur Ihres Telefons den Namen eines Empfängers buchstabieren, statt eine Nummer einzugeben. Die Adressierung nach Name können Sie für das Adressieren von Nachrichten, das Erstellen von Verteilerlisten, die Express-Funktion und die Durchwahl verwenden. Wenn Sie alle erforderlichen Adressen eingegeben haben, kehren Sie zurück zu 3 unter So können Sie eine Nachricht adressieren, aufzeichnen und senden. So adressieren Sie nach Name: 1 Wenn CallPilot Sie nach der Mailbox-Nummer fragt, geben Sie das Präfix für den entsprechenden Namen ein. Wenn Sie das Präfix nicht kennen, drücken Sie *.

32 32 Verwenden von CallPilot Multimedia Messaging 2 Buchstabieren Sie erst den Nachnamen und dann den Vornamen. Beispiel: Für Q drücken Sie 7; für Z drücken Sie 9. Um den Namen Maier, Max zu buchstabieren, wählen Sie Wenn Sie den vollständigen Namen nicht kennen, geben Sie die ersten Buchstaben ein, und drücken Sie dann #. Wählen Sie aus der Trefferliste den gewünschten Namen. 3 Sie brauchen den Namen nur so lange zu buchstabieren, bis das System einen Treffer meldet. Sie müssen bei diesem Vorgang nicht # drücken. Die Nachricht wird automatisch mit der Mailbox- Nummer dieses Namens adressiert. 4 Wenn Sie den Namen als Teil einer Adressliste eingeben, können Sie danach weitere Adressen hinzufügen. Wenn Sie alle Adressen eingegeben haben, schließen Sie die Liste mit # ab. Überprüfen und Bearbeiten Ihrer Nachricht Sobald Sie Ihre Nachricht aufgezeichnet haben, können Sie diese vor dem Senden überprüfen. Um die Nachricht wiederzugeben oder zu ändern, verwenden Sie die folgenden Standardbefehle: Um die Nachricht wiederzugeben, drücken Sie 2. Um die Nachricht fünf Sekunden zurückzuspulen, drücken Sie 1; um fünf Sekunden vorzuspulen, drücken Sie 3. Um die Nachricht anzuhalten, drücken Sie #; um fortzufahren, drücken Sie 2. Um den Begleittext der Nachricht einschließlich der Empfängerliste wiederzugeben, drücken Sie 7 2. Um die Nachricht langsamer wiederzugeben, drücken Sie 2 1; um sie schneller wiederzugeben, drücken Sie 2 3. Die Geschwindigkeit kann, bezogen auf den normalen Wert, um das Dreifache erhöht und um das Doppelte verringert werden. Um die Lautstärke der Nachricht zu verringern, drücken Sie 2 4; um die Lautstärke zu erhöhen, drücken Sie 2 6. Die Lautstärke kann, bezogen auf den normalen Wert, um das Dreifache erhöht und um das Doppelte verringert werden. Wenn Sie sich das nächste Mal anmelden, ist die Nachrichtenlautstärke auf normal gestellt. Wenn die Nachricht beim Abmelden gelöscht werden soll und Sie zur nächsten Nachricht wechseln möchten, drücken Sie 7 6. Um die gelöschte Nachricht vor dem Trennen der Verbindung

33 Hinzufügen von Nachrichtenoptionen 33 wiederherzustellen, kehren Sie zur Nachricht zurück, und drücken Sie 7 6. Um die Nachricht erneut aufzuzeichnen oder sie zu ergänzen, drücken Sie an der Stelle der Nachricht, an der Sie starten möchten, 5. Zeichnen Sie die neue Nachricht auf, und beenden Sie die Aufzeichnung mit #. Die alte Aufzeichnung wird durch die neue von der Stelle an ersetzt, an der Sie die Aufnahme gestartet haben. Hinzufügen von Nachrichtenoptionen Bei der Erstellung einer Nachricht können Sie angeben, ob diese in einer bestimmten Weise gehandhabt werden soll. Folgende Nachrichtenoptionen stehen zur Verfügung: Dringend, Sparmodus, Privat, Bestätigung und Zeitfestsetzung. Sie können eine Nachricht nicht gleichzeitig als Dringend und für den Sparmodus kennzeichnen. Bevor Sie die Nachricht senden, können Sie die Optionen überprüfen, indem Sie 7 2 zur Wiedergabe des Nachrichtenbegleittexts drücken. So fügen Sie die Option Dringend hinzu: Wenn Sie eine Nachricht senden, die als Dringend gekennzeichnet ist, wird der Empfänger in der Mailbox-Übersicht und in der Nachrichtenkopfzeile auf diesen Status hingewiesen. Um die Option Dringend hinzuzufügen, drücken Sie vor oder nach dem Aufzeichnen einer Nachricht 7 0 und dann 1. Um diese Option wieder rückgängig zu machen, drücken Sie erneut 7 0 und dann 1. So fügen Sie die Option Sparmodus hinzu: Sie können die Option Sparmodus für Nachrichten verwenden, die an andere Netze gesendet werden. Ihre Firma sendet so gekennzeichnete Nachrichten zu einem niedrigeren Nachttarif. Um die Option Sparmodus hinzuzufügen, drücken Sie vor oder nach dem Aufzeichnen einer Nachricht 7 0 und dann 3. Um diese Option wieder rückgängig zu machen, drücken Sie erneut 7 0 und dann 3.

34 34 Verwenden von CallPilot Multimedia Messaging So fügen Sie die Option Privat hinzu: Wenn Sie eine Nachricht senden, die als Privat gekennzeichnet ist, können Empfänger innerhalb Ihrer Firma diese Nachricht nicht weiterleiten oder an eine andere Nachricht anhängen. Denken Sie daran, dass dieser Status für Empfänger außerhalb Ihrer Firma möglicherweise nicht erkennbar ist und diese die Nachricht deshalb unter Umständen weiterleiten können. Um die Option Privat hinzuzufügen, drücken Sie vor oder nach dem Aufzeichnen einer Nachricht 7 0 und dann 4. Um diese Option wieder rückgängig zu machen, drücken Sie erneut 7 0 und dann 4. So senden Sie eine Nachricht mit der Bitte um Bestätigung: Wenn Sie eine Nachricht senden, die für eine Bestätigung gekennzeichnet ist, hinterlegt CallPilot automatisch eine separate Nachricht in Ihrer Mailbox, nachdem alle Empfänger Ihre Nachricht gelesen haben. Wenn Sie eine Nachricht an ein anderes Netz senden, wird möglicherweise nur bestätigt, dass Ihre Nachricht im System eingegangen ist, nicht aber, dass sie von allen Empfängern gelesen wurde. Drücken Sie vor oder nach dem Aufzeichnen einer Nachricht 7 0 und dann 5 für eine Bestätigung. Um diese Option wieder rückgängig zu machen, drücken Sie erneut 7 0 und dann 5. So setzen Sie eine bestimmte Zustellzeit für eine Nachricht fest: Sie können eine Nachricht verfassen und erst zu einem späteren Zeitpunkt senden lassen. 1 Drücken Sie vor oder nach dem Aufzeichnen einer Nachricht 7 0 und dann 6 für die Zeitfestsetzung. 2 Geben Sie den Monat, den Tag und die Uhrzeit ein, und bestätigen Sie jeweils mit #. Um beispielsweise die Uhrzeit 9:00 einzustellen, drücken Sie #. Drücken Sie für eine Uhrzeit zwischen Mitternacht und Mittag 1 und für die übrige Zeit 2. Die Nachricht wird dann in der jeweiligen Zeitzone der einzelnen Empfänger um 9:00 Uhr Ortszeit gesendet. Um den aktuellen Monat oder Tag einzugeben, drücken Sie einmal #.

35 Hinzufügen von Nachrichtenanlagen 35 Soll die Nachricht um eine Minute nach Mitternacht am festgelegten Datum übermittelt werden, drücken Sie # für die Zeit. Um diese Option wieder rückgängig zu machen, drücken Sie für den Monat, den Tag und die Uhrzeit jeweils #. Hinzufügen von Nachrichtenanlagen So fügen Sie einer Nachricht Anlagen hinzu: Sie können einer Nachricht vor dem Senden eine oder mehrere Sprach-, Fax- oder Sprach- und Fax-Nachrichten aus Ihrer Mailbox anhängen. Nachrichten, die als Privat gekennzeichnet sind, können nicht angehängt werden. 1 Drücken Sie vor oder nach dem Aufzeichnen einer Nachricht 7 0 für die Nachrichtenoptionen und 7, um Anlagen anzufügen. 2 Geben Sie die Nummer oder die Fax-ID der Nachricht an, die Sie anhängen möchten, und drücken Sie dann #. Wenn Sie die Nummer einer Sprach- und Fax-Nachricht eingeben, werden die Sprach- und die Fax-Komponente der Nachricht angehängt. Wenn Sie eine Fax-ID eingeben, wird nur das Fax angehängt. So fügen Sie Fax-Nachrichten an einem Fax-Telefon hinzu: Sie können ein Fax senden, indem Sie sich über ein Fax-Telefon mit der Fax- Telefon-Zugriffsnummer bei Ihrer Mailbox anmelden. Auf diese Weise können Sie ein Fax, das sich gegenwärtig nicht in Ihrer Mailbox befindet, an andere Mailboxen oder Adressen senden. Legen Sie zuerst das gewünschte Dokument in den Einzug des Fax-Telefons. Wenn Sie an einem Fax-Telefon angemeldet sind, drucken Sie die Fax- Nachrichten am Ende der Mailbox-Sitzung. CallPilot trennt die Verbindung beim Druckstart.