Benutzerhandbuch Avaya CallPilot Sprachaktiviertes Messaging

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1 Benutzerhandbuch Avaya CallPilot Sprachaktiviertes Messaging 5.0 NN , August 2010

2 2010 Avaya Inc. Alle Rechte vorbehalten. Hinweis Obwohl Vollständigkeit und Genauigkeit der Informationen zum Zeitpunkt der Drucklegung in angemessenem Umfang überprüft wurden, kann Avaya Inc. keine Haftung für etwaige Fehler übernehmen. Avaya behält sich das Recht vor, an den in diesem Dokument enthaltenen Informationen Änderungen und Korrekturen vorzunehmen, ohne zur Benachrichtigung von Personen oder Organisationen bezüglich dieser Änderungen verpflichtet zu sein. Haftungsausschluss für Dokumentation Avaya lehnt jede Verantwortung für an der veröffentlichten Originalversion dieser Dokumentation vorgenommenen Änderungen, Ergänzungen oder Streichungen ab, es sei denn, diese Änderungen, Ergänzungen oder Streichungen wurden von Avaya vorgenommen. 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Avaya übernimmt keine Garantie dafür, dass diese Links jederzeit funktionieren, und Avaya hat keine Kontrolle über die Verfügbarkeit der verknüpften Seiten. Garantie Avaya bietet eine beschränkte Garantie auf dieses Produkt. Die Bedingungen der beschränkten Garantie können Sie Ihrem Kaufvertrag entnehmen. Darüber hinaus stehen die Standardgarantiebedingungen von Avaya sowie Informationen über den Support für dieses Produkt während der Garantiezeit auf der Avaya-Support-Website allen Avaya-Kunden und anderen zur Verfügung. Dabei ist zu beachten, dass bei einem Kauf des Produkts von einem Avaya-Vertragshändler außerhalb der Vereinigten Staaten und Kanada die Garantie von diesem Vertragshändler und nicht direkt von Avaya bereitgestellt wird. Lizenzen DIE AUF DER AVAYA-WEBSEITE ( LICENSEINFO/) BEREITGESTELLTEN BEDINGUNGEN DIESER SOFTWARELIZENZ GELTEN FÜR ALLE, DIE AVAYA-SOFTWARE, DIE VON AVAYA, INC., EINEM MIT AVAYA VERBUNDENEN UNTER- NEHMEN, EINEM HÄNDLER, DER EINE GEWERBLICHE VEREIN- BARUNG MIT AVAYA ABGESCHLOSSEN HAT, ODER EINEM AVAYA- VERTRAGSHÄNDLER ERWORBEN WORDEN IST, HERUNTERLA- DEN, VERWENDEN UND/ODER INSTALLIEREN. AUSSER WENN VON AVAYA ANDERWEITIG SCHRIFTLICH ZUGESICHERT, ER- TEILT AVAYA DIESE LIZENZ NICHT, WENN DIE SOFTWARE NICHT ÜBER EINE DER OBEN GENANNTEN OFFIZIELLEN QUELLEN BE- ZOGEN WORDEN IST, UND AVAYA BEHÄLT SICH DAS RECHT VOR, GEGEN SIE ODER DRITTE, DIE DIE SOFTWARE OHNE LI- ZENZ VERWENDEN ODER VERKAUFEN, GERICHTLICHE SCHRIT- TE EINZULEITEN. INDEM SIE DIE SOFTWARE INSTALLIEREN, HERUNTERLADEN ODER VERWENDEN BZW. DRITTEN GESTAT- TEN, DIES ZU TUN, VERPFLICHTEN SIE BZW. DIE PERSON/OR- GANISATION, IN DEREN AUFTRAG SIE DIE SOFTWARE INSTAL- LIEREN, HERUNTERLADEN ODER VERWENDEN (IM FOLGEN- DEN GLEICHERMASSEN ALS SIE UND ENDANWENDER BEZEICHNET) SICH ZUR EINHALTUNG DIESER BEDINGUNGEN UND GEHEN EINEN RECHTSGÜLTIGEN VERTRAG MIT AVAYA INC. BZW. DEM ENTSPRECHENDEN MIT AVAYA VERBUNDENEN UN- TERNEHMEN ODER HÄNDLER ( AVAYA ) EIN. Copyright Außer für die anderweitig ausdrücklich festgelegten Verwendungszwecke dürfen das Material dieser Website, die Dokumentation und Produkte, die von Avaya bereitgestellt werden, nicht verwendet werden. Sämtliche der von Avaya bereitgestellten Inhalte dieser Website, Dokumentation und Produkte, einschließlich der Auswahl, des Layouts und Designs der Inhalte, sind Eigentum von Avaya oder den Lizenzgebern des Unternehmens und sind durch Urheberrechte und andere Gesetze zum Schutz geistigen Eigentums, einschließlich des für den Schutz von Datenbanken gedachten Sui-Generis-Recht, geschützt. 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Informationen zu verteiltem Linux OS-Quellcode (für Produkte, die den Linux OS-Quellcode verteilt haben) und zu den Urheberrechtsinhabern von Drittanbieter- Komponenten sowie die dafür geltenden Drittanbieter-Bedingungen finden Sie auf der Avaya Support-Website: Marken Die auf dieser Website, in der Dokumentation und den Produkten angezeigten Marken, Logos und Dienstleistungsmarken ("Marken") sind die eingetragenen bzw. nicht eingetragenen Marken von Avaya, den mit Avaya verbundenen Unternehmen oder Dritten. Es ist Benutzern nicht gestattet, diese Marken ohne vorherige schriftliche Genehmigung von Avaya bzw. dem jeweiligen Inhaber der betroffenen Marke zu verwenden. Ohne ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch Avaya bzw. des jeweiligen Drittanbieters erteilen weder die Website noch Dokumentation und Produkte eine Lizenz oder ein sonstiges Recht bezüglich der Marken. Avaya ist eine eingetragene Marke der Avaya Inc. Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber. Herunterladen von Dokumenten Die jeweils aktuellste Version der Dokumentation finden Sie auf der Avaya-Support-Website Avaya Support Avaya stellt eine Telefonnummer bereit, über die Sie Probleme melden oder Fragen zu Ihrem Produkt stellen können. Die Support-Telefonnummer in den Vereinigten Staaten ist Weitere Support-Telefonnummern finden Sie auf der Avaya-Website Benutzerhandbuch Avaya CallPilot Sprachaktiviertes Messaging August 2010

3 Inhalt Kapitel 1: Kundenservice...5 Technische Dokumentation erhalten...5 Produktschulungen erhalten...5 Hilfe von einem Händler oder Wiederverkäufer erhalten...5 Technischen Support über die Avaya Website erhalten...6 Kapitel 2: Willkommen bei Avaya CallPilot...7 Arbeiten mit CallPilot...7 Verwendung dieses Handbuchs...7 CallPilot-Begriffe...8 Zugriffsnummern...8 Mailbox...8 Passwort...8 So erhalten Sie Hilfe...8 Sprachaufforderungen...8 Kontextbezogene Hilfe...9 My CallPilot...9 Gedruckte Hilfe...9 Verwenden von sprachaktiviertem Messaging...9 Sprechen von Zahlen...9 Wechseln vom und in den Tastenbefehl-Modus...10 Verwenden der schrittweisen Spracheingabe...10 Verwenden von benutzerdefinierten Befehlen...10 Verwenden der Standard-Sprachbefehle...11 Anmelden bei Ihrer Mailbox...12 So melden Sie sich erstmalig an:...13 So melden Sie sich an:...13 Optionen bei der Anmeldung...13 So trennen Sie die Verbindung:...14 Ändern eines abgelaufenen Passworts...14 So ändern Sie ein abgelaufenes Passwort während der Anmeldung:...14 Wiedergeben von Nachrichten (Wiedergeben)...14 So geben Sie Ihre Nachrichten wieder:...15 So überprüfen Sie Nachrichten und beantworten diese:...15 Löschen und Wiederherstellen von Nachrichten (Löschen) (Wiederherstellen)...16 So löschen Sie eine Nachricht:...16 So stellen Sie eine Nachricht wieder her:...16 Nachrichtenspeicher...17 Drucken von Fax-Nachrichten (Drucken)...17 So drucken Sie ein Fax:...17 Abhören von -Nachrichten (Liste wechseln)...17 So rufen Sie Ihre -Nachrichten ab:...18 So ändern Sie die -Konto-Einstellungen für My CallPilot:...18 Beantworten von Nachrichten (Absender antworten) (Allen antworten)...19 So zeichnen Sie eine Antwort für den Absender oder für den Absender und alle Empfänger einer Nachricht auf:...19 Weiterleiten von Nachrichten (Weiterleiten)...19 So leiten Sie eine Nachricht weiter:...20 Benutzerhandbuch Avaya CallPilot Sprachaktiviertes Messaging August

4 Verfassen von Nachrichten (Verfassen)...20 Adressieren, Aufzeichnen und Senden einer Nachricht...20 So führen Sie eine Adressierung unter Verwendung der Tastenbefehle durch:...21 So fügen Sie Optionen und Anlagen mit Tastenbefehlen hinzu:...21 Überprüfen und Bearbeiten von aufgezeichneten Nachrichten...22 So überprüfen und bearbeiten Sie eine aufgezeichnete Nachricht:...22 Anrufen des Absenders (Anrufen)...22 So rufen Sie den Absender an:...23 Anrufen einer anderen Nummer (Anrufen)...23 So rufen Sie eine andere Nummer an:...23 Ihre CallPilot-Nummern...24 Nummern für die Anmeldung...24 Dienstenummern...24 Präfixe für das Adressieren...24 Index Benutzerhandbuch Avaya CallPilot Sprachaktiviertes Messaging August 2010

5 Kapitel 1: Kundenservice Besuchen Sie die Avaya Website um Zugang zum kompletten, von Avaya bereitgestellten Serviceangebot und Supportangebot zu erhalten. Besuchen Sie oder gehen Sie zu eine der Seiten, die in der folgenden Sektion aufgelistet sind. Navigation Technische Dokumentation erhalten auf Seite 5 Produktschulungen erhalten auf Seite 5 Hilfe von einem Händler oder Wiederverkäufer erhalten auf Seite 5 Technischen Support über die Avaya Website erhalten auf Seite 6 Technische Dokumentation erhalten Um ausgewählte technische Publikationen und Versionshinweise direkt aus dem Internet herunterzuladen oder auszudrucken, besuchen Sie Produktschulungen erhalten Laufende Produktschulungen sind verfügbar. Für weitere Informationen oder zur Registrierung, können Sie die Website aufrufen. Auf dieser Website finden Sie die Kontaktlinks für Schulungen auf der linken Seite im Navigationsfenster. Hilfe von einem Händler oder Wiederverkäufer erhalten Wenn Sie einen Servicevertrag für Ihr Avaya-Produkt mit einem Händler oder autorisierten Wiederverkäufer abgeschlossen haben, wenden Sie sich für Unterstützung an die Support- Mitarbeiter des jeweiligen Händlers bzw. Wiederverkäufers. Benutzerhandbuch Avaya CallPilot Sprachaktiviertes Messaging August

6 Kundenservice Technischen Support über die Avaya Website erhalten Der einfachste und effektivste Weg, um technischen Support für Avaya Produkte zu erhalten, geht über die Avaya Technischer Support Website unter 6 Benutzerhandbuch Avaya CallPilot Sprachaktiviertes Messaging August 2010

7 Kapitel 2: Willkommen bei Avaya CallPilot CallPilot* von Avaya ist ein erweitertes Business Communications-System, mit dem Sie Ihre Nachrichten besonders flexibel verwalten können. Sie können von Ihrem Computer oder Telefon aus mit CallPilot arbeiten. Beim sprachaktiviertem Messaging sprechen Sie einfache Befehle in den Hörer Ihres Telefons. Sie können jederzeit zwischen Sprachund Tastenbefehlen wechseln. Im Folgenden werden einige der zahlreichen CallPilot-Funktionen aufgeführt, die Sie beim sprachaktiviertem Messaging verwenden können, um Nachrichten zu senden und zu empfangen: Wiedergeben von Nachrichten Weiterleiten und Beantworten von Nachrichten Verfassen, Bearbeiten und Senden von Nachrichten Tätigen von Anrufen Empfangen, Drucken und Senden von Fax-Nachrichten Abhören von -Nachrichten. Bei einigen Funktionen wie etwa Fax-Nachrichten oder Abhören von -Nachrichten handelt es sich um optionale Funktionen. Fragen Sie Ihren Administrator, ob diese Funktionen für Sie verfügbar sind. Arbeiten mit CallPilot Verwendung dieses Handbuchs In diesem Handbuch erfahren Sie, wie Sie das sprachaktivierte Messaging in CallPilot verwenden. Dabei wird vorausgesetzt, dass Sie die CallPilot-Tastenbefehle beherrschen. Benutzerhandbuch Avaya CallPilot Sprachaktiviertes Messaging August

8 Willkommen bei Avaya CallPilot CallPilot-Begriffe Zugriffsnummern Die für CallPilot benötigten Zugriffsnummern erhalten Sie von Ihrem Administrator. Notieren Sie Ihre Nummern unter Ihre CallPilot-Nummern auf Seite 24. Mailbox In der CallPilot-Mailbox können Sie Nachrichten, aufgezeichnete Begrüßungen, Verteilerlisten und andere benutzerdefinierte Einstellungen speichern. Passwort Ihr persönliches Passwort dient zum Schutz Ihrer Mailbox sowie deren Inhalt. Alle Vorgänge in CallPilot sind vertraulich. Sie verfügen allein über einen Zugriff auf Ihre Mailbox. So erhalten Sie Hilfe Sprachaufforderungen CallPilot führt Sie anhand akustischer Sprachaufforderungen über das Telefon durch die verschiedenen Schritte. Sie können eine Aufforderung unterbrechen, indem Sie den Befehl für den nächsten Schritt aussprechen. 8 Benutzerhandbuch Avaya CallPilot Sprachaktiviertes Messaging August 2010

9 Kontextbezogene Hilfe Kontextbezogene Hilfe Sie können an Ihrem Telefon jederzeit Hilfe sagen, um sich verfügbare Optionen anzuhören. My CallPilot Wenn Sie auf Ihrem Computer die webbasierte Benutzeroberfläche My CallPilot verwenden, können Sie auf die Seite Hilfreiche Informationen zugreifen. Hier sehen Sie, welche Mailbox- Optionen, Funktionen und Dienste für Sie verfügbar sind. Gedruckte Hilfe Zusätzlich zu diesem Benutzerhandbuch sind eine Schnellverweis-Karte und eine Taschenkarte verfügbar. Legen Sie diese neben das Telefon, oder tragen Sie sie unterwegs bei sich. Verwenden von sprachaktiviertem Messaging Wenn Sie das sprachaktivierte Messaging in lauten Umgebungen verwenden, sprechen Sie direkt in den Telefonhörer oder benutzen Sie einen Kopfsprechhörer. Sie haben außerdem die Möglichkeit, in den Tastenbefehl-Modus zu wechseln, die schrittweise Spracheingabe zu verwenden oder benutzerdefinierte Befehle aufzuzeichnen. Sprechen von Zahlen Sprechen Sie eine Ziffernfolge normal aus, und machen Sie keine Pause zwischen den einzelnen Ziffern. Nachdem Sie eine Zahl gesprochen haben, warten Sie auf die nächste Aufforderung. Die Pause bzw. das Warten ist gleichbedeutend mit dem Drücken der Rautetaste (#) zum Beenden eines Tastenbefehls. Benutzerhandbuch Avaya CallPilot Sprachaktiviertes Messaging August

10 Willkommen bei Avaya CallPilot Wechseln vom und in den Tastenbefehl-Modus Sie können einfach in den Tastenbefehl-Modus wechseln, wenn Sie sich in einer lauten Umgebung befinden oder Funktionen verwenden möchten, die über Sprachbefehle nicht verfügbar sind, wie z. B. Ändern des Passworts, Aufzeichnen von Begrüßungen, Verteilerlisten, externe Benachrichtigung und Fax-Optionen. 1. Um Befehle mit der Tastatur einzugeben, geben Sie einfach anstelle eines Sprachbefehls den benötigten Tastenbefehl ein, und warten Sie dann auf die nächste Aufforderung. 2. Um in den Sprachbefehl-Modus zurückzukehren, drücken Sie 8 5 und dann 4. Hinweis: Wenn Sie im Sprachbefehl-Modus die Sternchentaste (*) oder die Rautetaste (#) drücken, wechseln Sie nicht in den Tastenbefehl-Modus. Der Tastenbefehl * ist gleichbedeutend mit Hilfe im Sprachmodus. Der Tastenbefehl # ist gleichbedeutend mit dem Warten auf eine Aufforderung. Verwenden der schrittweisen Spracheingabe CallPilot fordert Sie eventuell dazu auf, eine Nummer zu bestätigen, die nicht verstanden wurde. Wenn Sie zu schnell sprechen oder sich in einer lauten Umgebung befinden, fordert CallPilot Sie dazu auf, den jeweiligen Befehl zu wiederholen. Nach mehreren fehlgeschlagenen Versuchen schaltet CallPilot in den Modus für die schrittweise Spracheingabe. In diesem Modus können Sie eine Zahlenserie Ziffer für Ziffer sprechen, indem Sie nach jeder Ziffer auf den Signalton warten. Ein Beispiel: Beispiel Normale Befehle: Eins, Zwei, Drei schrittweise Spracheingabe: Eins <Pause, Ton> Zwei <Pause, Ton> Drei <Pause, Ton> Wenn die schrittweise Spracheingabe für Sie die einfachere Eingabemethode ist, fragen Sie Ihren Administrator nach der Zugriffsnummer. Verwenden von benutzerdefinierten Befehlen Mit der Option für benutzerdefinierte Befehle können Sie CallPilot trainieren, Ihre Aussprache der Standardbefehle zu verstehen. Es wird empfohlen, häufig verwendete Befehle zu trainieren, um ein optimales Verständnis zu erzielen. Zeichnen Sie die Befehle in einer Um- 10 Benutzerhandbuch Avaya CallPilot Sprachaktiviertes Messaging August 2010

11 Verwenden der Standard-Sprachbefehle gebung auf, in der Sie das sprachaktivierte Messaging in der Regel verwenden, wie z. B. von Ihrem Mobiltelefon aus oder in Ihrem Auto. Verwenden Sie die Trainingsoption, um alle Standardbefehle aufzunehmen, oder die Testoption, um nur einige Befehle aufzunehmen. Siehe Verwenden der Standard-Sprachbefehle auf Seite 11. Wenn Sie benutzerdefinierte Befehle aufzeichnen möchten, fragen Sie Ihren Administrator nach der Zugriffsnummer für die gewünschte Sprache, und befolgen Sie anschließend die Aufforderungen. Sie können Befehle in mehr als einer Sprache aufzeichnen, indem Sie für jede Sprache die Zugriffsnummer für benutzerdefinierte Befehle wählen. Verwenden der Standard-Sprachbefehle CallPilot erkennt bestimmte Wörter als Sprachbefehle. Sie können einen Standardbefehl durch ein anderes Wort ersetzen, indem Sie die Funktion für benutzerdefinierte Befehle verwenden. Bei Sprachbefehlen handelt es sich um häufig verwendete Begriffe. Ein Beispiel: Statt auf Ihrem TouchTone-Telefon 2 zu drücken, sagen Sie einfach Wiedergeben. Nachfolgend finden Sie die Liste der Wörter, die Sie verwenden können: Anrufen; Absender anrufen; Anrufen einer anderen Nummer Abbrechen Liste wechseln Verfassen Fortfahren Fortsetzen einer Aufzeichnung Löschen Vorspulen Auf Wiederhören CallPilot Hilfe Nächste Nachricht Nein Wiedergeben Anrufen; Absender anrufen; Anrufen einer anderen Nummer Abbrechen eines Anrufs oder einer Adresse Wechseln von und zu Ihrer -Nachrichtenliste Adressieren und Aufzeichnen einer Nachricht Fortsetzen einer Wiedergabe oder Aufzeichnung Fortsetzen einer Aufzeichnung Löschen einer Nachricht oder eines Befehls Weiterleiten einer eingehenden Nachricht Trennen der Verbindung/Abmelden bei Call- Pilot Zugriff auf kontextbezogene Hilfe Abrufen der nächsten Nachricht Antwort auf Systemfrage Wiedergeben einer Nachricht oder Aufzeichnung Benutzerhandbuch Avaya CallPilot Sprachaktiviertes Messaging August

12 Willkommen bei Avaya CallPilot Begleittext abspielen Vorherige Nachricht Drucken Aufzeichnen Allen antworten Absender antworten Aufzeichnung wiederholen Wiederherstellen Zurück zu Nachrichten Senden Zurück Vor Langsamer Schneller Stopp Ja Eins, Zwei, Drei, Vier, Fünf, Sechs, Sieben, Acht, Neun, Null Wiedergeben des Begleittexts einer Nachricht Abrufen der vorherigen Nachricht Drucken einer Fax-Nachricht Aufzeichnen einer Nachricht Aufzeichnen einer Antwort für alle Empfänger einer Nachricht Aufzeichnen einer Antwort auf eine eingehende Nachricht Aufzeichnen einer Nachricht durch Überschreiben einer vorhandenen Nachricht Wiederherstellen einer gelöschten Nachricht oder eines Befehls Zurückkehren zur Nachrichtenliste nach dem Verwenden einiger Funktionen Senden einer aufgezeichneten Nachricht Zurückspulen der Nachricht um fünf Sekunden Vorspulen der Nachricht um fünf Sekunden Verringern der Geschwindigkeit einer Nachricht zu normal Erhöhen der Geschwindigkeit einer Nachricht zu maximal Anhalten der Wiedergabe; Beenden der Adressliste Antwort auf Systemfrage (Wenn Sie die Nummer 0 aussprechen können Sie entweder Null oder Oh sagen) Anmelden bei Ihrer Mailbox Um sich bei Ihrer CallPilot-Mailbox anzumelden, benötigen Sie die Zugriffsnummer für das sprachaktivierte Messaging, Ihre eigene Mailbox-Nummer und das Passwort. Sie können jederzeit zwischen Sprach- und Tastenbefehlen wechseln. Diese und alle anderen Nummern, die Sie für die CallPilot-Funktionen und -Dienste benötigen, erhalten Sie von Ihrem Administrator. Notieren Sie Ihre Nummern unter Ihre CallPilot- Nummern auf Seite Benutzerhandbuch Avaya CallPilot Sprachaktiviertes Messaging August 2010

13 So melden Sie sich erstmalig an: So melden Sie sich erstmalig an: Wenn Sie sich erstmalig bei CallPilot anmelden, müssen Sie Tastenbefehle verwenden, um Ihr Passwort zu ändern und Begrüßungen aufzuzeichnen. Melden Sie sich über die Zugriffsnummer für Multimedia Messaging an. Danach können Sie sich jederzeit über die Zugriffsnummer für das sprachaktivierte Messaging anmelden. So melden Sie sich an: Sie können sich über jedes Telefon bei CallPilot anmelden, indem Sie das sprachaktivierte Messaging verwenden. Wenn Sie Ihr eigenes Telefon verwenden, können Sie eine Nachrichtentaste drücken, statt die Zugriffsnummer zu wählen. Statt Ihre Mailbox-Nummer einzugeben bzw. zu sagen, können Sie eventuell auch # drücken. 1. Wählen Sie die Zugriffsnummer für CallPilot Sprachaktiviertes Messaging. 2. Sagen Sie Ihre Mailbox-Nummer, und warten Sie dann auf die Aufforderung. (Alternativ dazu können Sie das Passwort auch über die Tastatur eingeben und dann # drücken.) 3. Sagen Sie Ihr Passwort, und warten Sie dann auf die Aufforderung. (Alternativ dazu können Sie das Passwort auch über die Tastatur eingeben und dann # drücken.) Sie sind jetzt bei Ihrer Mailbox angemeldet und können alle für die Nachrichtenliste relevanten Befehle verwenden. Optionen bei der Anmeldung Fragen Sie Ihren Administrator, ob die folgenden Optionen für Sie verfügbar sind. Sie können die Schnellwahltasten auf Ihrem Telefon mit Ihrer Zugriffs- und Mailbox-Nummer programmieren, um sich schneller anmelden zu können. Die automatische Anmeldung vereinfacht die Anmeldung, da Sie keine Mailbox-Nummer und kein Passwort eingeben müssen. Ihr Administrator kann für diesen Zweck Sicherheitsnummern vergeben, wie z. B. Ihre Büro- oder Privatnummer. Um auf Ihre Mailbox zuzugreifen, wenn die automatische Anmeldung aktiviert ist, wählen Sie die Zugriffsnummer für das sprachaktivierte Messaging, oder drücken Sie die Nachrichtentaste für eine der für die automatische Anmeldung angegebenen Nummern. Um die automatische Anmeldung zu aktivieren bzw. zu deaktivieren, drücken Sie auf Ihrem TouchTone-Telefon 8 0 und dann 4, und folgen Sie danach den Aufforderungen. Benutzerhandbuch Avaya CallPilot Sprachaktiviertes Messaging August

14 Willkommen bei Avaya CallPilot So trennen Sie die Verbindung: Wenn Sie Ihre CallPilot-Sitzung beenden möchten, sagen Sie Auf Wiederhören CallPilot, oder legen Sie einfach auf. Ändern eines abgelaufenen Passworts Sie können Ihr Passwort nur dann über Sprachbefehle ändern, wenn es abgelaufen ist. Andernfalls müssen Sie Ihr Passwort über Tastenbefehle ändern. Um Ihr Passwort über Tastenbefehle zu ändern, drücken Sie auf Ihrem TouchTone-Telefon 8 4, und folgen Sie danach den Aufforderungen. So ändern Sie ein abgelaufenes Passwort während der Anmeldung: 1. Wenn Sie sich über Sprachbefehle bei CallPilot anmelden, warten Sie auf den Hinweis, dass Ihr Passwort abgelaufen ist. 2. Sagen Sie Ihr aktuelles Passwort, und warten Sie dann auf die Aufforderung. 3. Sagen Sie Ihr neues Passwort, und warten Sie dann auf die Aufforderung. 4. Sagen Sie Ihr neues Passwort erneut, und warten Sie dann auf die Aufforderung. Daraufhin bestätigt Ihnen CallPilot die Änderung Ihres Passworts. Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie von Ihrem Administrator ein temporäres Passwort erhalten. Melden Sie sich mit dem temporären Passwort an, und ändern Sie es danach sofort. Wiedergeben von Nachrichten (Wiedergeben) CallPilot weist Sie auf den Eingang neuer Nachrichten hin. Entweder verfügt Ihr Telefon über eine leuchtende Anzeige für neu eingegangene Nachrichten, oder Sie hören einen speziellen Wählton, wenn Sie den Hörer abnehmen. Bei Nachrichten kann es sich um Sprachnachrichten, Fax-Nachrichten oder Sprach- und Fax-Nachrichten handeln. Wenn Sie sich bei CallPilot angemeldet haben, wird in einer Übersicht Ihrer Mailbox wird die Anzahl der neuen Nachrichten in der Nachrichtenliste angesagt und angegeben, welche der 14 Benutzerhandbuch Avaya CallPilot Sprachaktiviertes Messaging August 2010

15 So geben Sie Ihre Nachrichten wieder: Nachrichten dringend sind. Außerdem werden Sie darauf hingewiesen, wenn aufgezeichnete Nachrichten noch nicht gesendet und Fax-Nachrichten noch nicht gedruckt wurden. Jede Nachrichtenkopfzeile enthält den Namen des Absenders, das Datum und die Uhrzeit für den Nachrichtenempfang. Fax-Nachrichten verfügen über eine Identifikationsnummer und einen Druckstatus. So geben Sie Ihre Nachrichten wieder: Nachdem Sie sich bei Ihrer Mailbox angemeldet haben, hören Sie zuerst die Mailbox-Übersicht und im Anschluss daran die Kopfzeile der ersten neuen Nachricht. (Wenn die automatische Wiedergabe aktiviert ist, werden Ihre Nachrichten automatisch wiedergegeben.) 1. In der Nachrichtenliste können Sie die folgenden Sprachbefehle verwenden: Um die aktuelle Nachricht wiederzugeben, sagen Sie Wiedergeben. Um zur nächsten Nachricht zu wechseln, sagen Sie Nächste Nachricht. Um zur vorherigen Nachricht zu wechseln, sagen Sie Vorherige Nachricht. 2. Wenn Sie Ihre Nachrichten wiedergegeben haben, sagen Sie Auf Wiederhören CallPilot, oder legen Sie einfach auf. So überprüfen Sie Nachrichten und beantworten diese: Vor, während oder nach der Wiedergabe einer Nachricht können Sie die folgenden Befehle verwenden: Wenn Sie den Begleittext wiedergeben möchten, um sich Informationen zur Nachricht anzuhören, sagen Sie Begleittext abspielen. Wenn eine Nachricht gelöscht werden soll und Sie zur nächsten Nachricht wechseln möchten, sagen Sie Löschen. Um die gelöschte Nachricht vor dem Auflegen wiederherzustellen, kehren Sie zur Nachricht zurück, und sagen Sie Wiederherstellen oder Rückgängig löschen. Siehe Löschen und Wiederherstellen von Nachrichten (Löschen) (Wiederherstellen) auf Seite 16. Um eine Fax-Nachricht zu drucken, sagen Sie Drucken. Siehe Drucken von Fax-Nachrichten (Drucken) auf Seite 17. Um auf eine Nachricht zu antworten, sagen Sie Absender antworten oder Allen antworten. Siehe Beantworten von Nachrichten (Absender antworten) (Allen antworten) auf Seite 19. Um eine Nachricht weiterzuleiten, sagen Sie Weiterleiten. Siehe Weiterleiten von Nachrichten (Weiterleiten) auf Seite 19. Benutzerhandbuch Avaya CallPilot Sprachaktiviertes Messaging August

16 Willkommen bei Avaya CallPilot Um den Absender einer Nachricht oder eine andere Nummer anzurufen, sagen Sie Anrufen. Hinweise hierzu finden Sie unter Anrufen des Absenders (Anrufen) auf Seite 22 und unter Anrufen einer anderen Nummer (Anrufen) auf Seite 23. Um sich alle zur Verfügung stehenden Optionen anzuhören, sagen Sie Hilfe. Während der Wiedergabe einer Nachricht können Sie die folgenden Befehle verwenden: Um die Nachricht fünf Sekunden zurückzuspulen, sagen Sie Zurück. Um die Nachricht fünf Sekunden vorzuspulen, sagen Sie Vor. Um die Wiedergabegeschwindigkeit einer Nachricht zu erhöhen, sagen Sie Schneller; um die Wiedergabegeschwindigkeit zu verringern, sagen Sie Langsamer. Die Geschwindigkeit kann, bezogen auf den normalen Wert, um das Dreifache erhöht und um das Doppelte verringert werden. Um die Wiedergabe anzuhalten, sagen Sie Beenden; um fortzufahren, sagen Sie Fortfahren oder Wiedergeben. Löschen und Wiederherstellen von Nachrichten (Löschen) (Wiederherstellen) In CallPilot können Sie eine Nachricht vor, während und nach der Wiedergabe löschen und wiederherstellen. Gelöschte Nachrichten werden beim Beenden der CallPilot-Sitzung aus Ihrer Mailbox entfernt. Nachdem Sie aufgelegt haben, können Sie eine zuvor gelöschte Nachricht nicht wiederherstellen. So löschen Sie eine Nachricht: Wenn Sie eine Nachricht oder die zugehörige Kopfzeile aufgerufen haben, markieren Sie diese Nachricht zum Löschen, indem Sie Löschen sagen, und wechseln Sie zur nächsten Nachricht. So stellen Sie eine Nachricht wieder her: Wechseln Sie vor dem Auflegen zu der Nachricht, die zum Löschen markiert ist, indem Sie Vorherige Nachricht oder Nächste Nachricht sagen, und sagen Sie dann Wiederherstellen oder Rückgängig löschen. 16 Benutzerhandbuch Avaya CallPilot Sprachaktiviertes Messaging August 2010

17 Nachrichtenspeicher Nachrichtenspeicher Ihre abgespielten Nachrichten werden regelmäßig automatisch gelöscht. Wie oft die Nachrichten gelöscht werden, wird vom Administrator festgelegt. Sie können automatisch gelöschte Nachrichten überprüfen und wiederherstellen. Um eine automatisch gelöschte Nachricht wiederherzustellen, sagen Sie nach der entsprechenden Aufforderung Wiederherstellen oder Rückgängig löschen. Fragen Sie Ihren Administrator, ob diese Funktion für Sie verfügbar ist. Drucken von Fax-Nachrichten (Drucken) In CallPilot können Sie eine Fax-Nachricht in Ihrer Mailbox empfangen und das Fax über eine festgelegte Standard-Fax-Nummer oder andere Nummer drucken, die Sie während einer Sitzung auswählen. Bei einer Fax-Nachricht kann es sich nur um die Fax-Komponente oder um eine Fax-Anlage handeln, die an eine Sprachnachricht angehängt wurde. Fragen Sie Ihren Administrator, ob die Fax-Option für Sie verfügbar ist. Um eine Standard-Fax-Nummer festzulegen und das automatische Drucken zu aktivieren/ deaktivieren, müssen Sie Tastenbefehle verwenden. Um Fax-Optionen zu ändern, drücken Sie auf Ihrem TouchTone-Telefon 8 0 und dann 3, und folgen Sie danach den Aufforderungen. So drucken Sie ein Fax: Sagen Sie bei der gewünschten Fax-Nachricht Drucken. Wenn das automatische Drucken aktiviert ist, werden alle Fax-Nachrichten, die in Ihrer Mailbox eingehen, automatisch über die von Ihnen festgelegte Standard-Fax-Nummer gedruckt. Abhören von -Nachrichten (Liste wechseln) Wenn Sie bei CallPilot angemeldet sind, können Sie überprüfen, ob Sie über neue - Nachrichten verfügen. Sie können alle Nachrichten in der -Liste schnell hintereinander durchlaufen, um sich den Absender und den Betreff der s anzuhören. Sie können sich den Textinhalt einer anhören und die mit einem Faxgerät ausdrucken. Fragen Sie Ihren Administrator, ob diese Funktion für Sie verfügbar ist. Benutzerhandbuch Avaya CallPilot Sprachaktiviertes Messaging August

18 Willkommen bei Avaya CallPilot So rufen Sie Ihre -Nachrichten ab: 1. Wenn Sie sich bei CallPilot angemeldet haben, können Sie von der Sprachnachrichtenliste zur -Nachrichtenliste wechseln, indem Sie Liste wechseln sagen. Daraufhin sucht CallPilot nach neuen -Nachrichten in Ihrem Posteingang. 2. Während dieses Vorgangs können Sie zu Ihren Sprachnachrichten zurückkehren, indem Sie Liste wechseln sagen. Wenn die -Nachrichten zum Abhören bereit sind, sagt Ihnen CallPilot an, wie viele neue -Nachrichten eingegangen sind. Um wieder zu den -Nachrichten zu wechseln, sagen Sie erneut Liste wechseln. 3. Hören Sie sich die Kopfzeileninformation der ersten neuen an. Sie hören den Namen des Absenders, den Betreff, das Datum und die Uhrzeit des Eingangs und ob die Nachricht Anlagen enthält. Sie können sich anschließend die Nachricht anhören oder die nächste aufrufen, indem Sie Nächste Nachricht sagen. 4. Um sich den Textinhalt der anzuhören, sagen Sie Wiedergeben. Während der Wiedergabe können Sie die Standardbefehle für Pause, Vor- und Zurückspulen und Ändern der Geschwindigkeit verwenden. Siehe Wiedergeben von Nachrichten (Wiedergeben) auf Seite 14. Um die Nachricht zu markieren, damit sie beim Abmelden gelöscht wird, sagen Sie Löschen. Um eine -Nachricht mit einem Faxgerät auszudrucken, sagen Sie Drucken. Siehe Drucken von Fax-Nachrichten (Drucken) auf Seite Wenn Sie alle s überprüft haben, kehren Sie zu den Sprachnachrichten zurück, indem Sie Liste wechseln sagen. Hinweis: Um -Nachrichten weiterzuleiten, neue -Nachrichten zu verfassen und auf E- Mail-Nachrichten zu antworten, müssen Sie sich über Ihren Computer entweder bei Ihrem -Programm anmelden oder auf Ihre s über My CallPilot zugreifen. So ändern Sie die -Konto-Einstellungen für My Call- Pilot: Sie können die -Nachrichten nach Ihren Wünschen verwalten, indem Sie die Änderungen der Einstellungen auf der Funktionen-Seite in My CallPilot angeben. Immer, wenn Sie Ihr 18 Benutzerhandbuch Avaya CallPilot Sprachaktiviertes Messaging August 2010

19 Beantworten von Nachrichten (Absender antworten) (Allen antworten) -Passwort ändern, müssen Sie dieses auch in My CallPilot aktualisieren. Sie können eine männliche oder weibliche Stimme für die Nachrichtenwiedergabe auswählen. Beantworten von Nachrichten (Absender antworten) (Allen antworten) Sie können eine Antwort für den Absender einer Nachricht oder für den Absender und alle Empfänger einer Nachricht aufzeichnen, wenn CallPilot diese adressieren kann. Wenn Sie sich die Liste der Empfänger anhören möchten, sagen Sie Begleittext abspielen. So zeichnen Sie eine Antwort für den Absender oder für den Absender und alle Empfänger einer Nachricht auf: 1. Sagen Sie während oder nach der Wiedergabe einer Nachricht Absender antworten oder Allen antworten. Ihre Antwort wird automatisch adressiert. Sie müssen keine Namen oder Nummern eingeben. 2. Um Ihre Antwort aufzuzeichnen, sagen Sie Aufzeichnen. Warten Sie auf die Aufforderung, um mit der Aufzeichnung zu beginnen. 3. Wenn Sie Ihre Antwort aufgezeichnet haben, bleiben Sie für einige Sekunden still, und warten Sie auf die nächste Aufforderung. Verdecken Sie bei Geräuschen im Hintergrund den Hörer, oder drücken Sie #. Um die aufgezeichnete Nachricht wiederzugeben, sagen Sie Wiedergeben. Wie Sie die Nachricht bearbeiten, finden Sie unter Überprüfen und Bearbeiten von aufgezeichneten Nachrichten auf Seite Sagen Sie Senden. Weiterleiten von Nachrichten (Weiterleiten) Eine Nachricht kann an eine andere Mailbox, Verteilerliste oder Telefonnummer weitergeleitet werden. Sie können zusätzlich zur eigentlichen Nachricht eine Einleitung aufzeichnen. Nachrichten, die als Privat gekennzeichnet sind, können nicht weitergeleitet werden. Sie können ein Fax einschließlich Einleitung auf dieselbe Weise weiterleiten wie eine Sprachnachricht. Die Empfänger müssen über eine Fax-Option für Ihre Mailbox verfügen, um Fax- Benutzerhandbuch Avaya CallPilot Sprachaktiviertes Messaging August

20 Willkommen bei Avaya CallPilot Nachrichten empfangen zu können. Wenn eine Fax-Nachricht nicht gesendet werden konnte, werden Sie von CallPilot darauf hingewiesen. So leiten Sie eine Nachricht weiter: 1. Sagen Sie während oder nach der Wiedergabe einer Nachricht Weiterleiten. 2. Adressieren Sie die Nachricht dabei auf dieselbe Weise wie beim Verfassen von Nachrichten. Siehe Verfassen von Nachrichten (Verfassen) auf Seite Um Ihre Einleitung aufzuzeichnen, sagen Sie Aufzeichnen. Warten Sie auf die Aufforderung, um mit der Aufzeichnung zu beginnen. 4. Wenn Sie Ihre Einleitung aufgezeichnet haben, bleiben Sie für einige Sekunden still, und warten Sie auf die nächste Aufforderung. Verdecken Sie bei Geräuschen im Hintergrund den Hörer, oder drücken Sie #. Um die aufgezeichnete Nachricht wiederzugeben, sagen Sie Wiedergeben. Wie Sie die Nachricht bearbeiten, finden Sie unter Überprüfen und Bearbeiten von aufgezeichneten Nachrichten auf Seite Sagen Sie Senden. Daraufhin wird die Nachricht (ggf. mit Einleitung) weitergeleitet. Bei einer Fax- Nachricht sendet CallPilot eine Seite mit der Weiterleitungskopfzeile, die den neuen Empfänger und Ihren Namen oder Ihre Nummer als Absender enthält. Verfassen von Nachrichten (Verfassen) Um eine Nachricht zu verfassen, müssen Sie sie erst adressieren, dann aufzeichnen und schließlich senden. Sie können eine Nachricht an einen oder mehrere Empfänger sowie Verteilerlisten adressieren. Bevor Sie eine Nachricht senden, können Sie sie wiedergeben und bearbeiten. Adressieren, Aufzeichnen und Senden einer Nachricht 1. Wenn Sie sich bei CallPilot angemeldet haben, sagen Sie Nachricht verfassen. 2. Sagen Sie die Mailbox-Nummer, Verteilerlistennummer oder Telefonnummer, an die die Nachricht gesendet werden soll, und warten Sie dann auf die Aufforde- 20 Benutzerhandbuch Avaya CallPilot Sprachaktiviertes Messaging August 2010

21 So führen Sie eine Adressierung unter Verwendung der Tastenbefehle durch: rung. Wiederholen Sie diesen Schritt für jede weitere Nummer, an die die Nachricht gesendet werden soll. Wenn Sie die zuletzt eingegebene Nummer wieder entfernen oder abbrechen möchten, sagen Sie Abbrechen. 3. Wenn Sie die Adressierung beendet haben, sagen Sie Beenden, und warten Sie dann auf die Aufforderung. 4. Sagen Sie Aufzeichnen. Warten Sie auf die Aufforderung, um mit der Aufzeichnung zu beginnen. 5. Wenn Sie die Aufzeichnung beendet haben, bleiben Sie für einige Sekunden still, und warten Sie auf die nächste Aufforderung. Verdecken Sie bei Geräuschen im Hintergrund den Hörer, oder drücken Sie #. Um die aufgezeichnete Nachricht zu überprüfen, sagen Sie Wiedergeben. Wie Sie die Nachricht bearbeiten, finden Sie unter Überprüfen und Bearbeiten von aufgezeichneten Nachrichten auf Seite Sagen Sie Senden. So führen Sie eine Adressierung unter Verwendung der Tastenbefehle durch: Um lange Adressen einzugeben oder nach Namen zu adressieren, wechseln Sie in den Tastatureingabe-Modus. Bestätigen Sie jede eingegebene Adresse mit #, und schließen Sie die Adresseingabe ab, indem Sie erneut # drücken. Sie befinden sich immer noch im Sprachbefehl-Modus und können zu Schritt 4 zurückkehren (s. o.), um Ihre Nachricht aufzuzeichnen. So fügen Sie Optionen und Anlagen mit Tastenbefehlen hinzu: Wenn Sie Nachrichtenoptionen hinzufügen und andere Nachrichten an Ihre neue Nachricht anhängen möchten, wechseln Sie in den Tastatureingabe-Modus. Um Optionen und Anlagen über Tastenbefehle hinzuzufügen, drücken Sie auf Ihrem TouchTone-Telefon 7 0, und folgen Sie danach den Aufforderungen. Sobald Sie den Vorgang abgeschlossen haben, senden Sie die Nachricht, indem Sie 7 9 drücken. Benutzerhandbuch Avaya CallPilot Sprachaktiviertes Messaging August

22 Willkommen bei Avaya CallPilot Überprüfen und Bearbeiten von aufgezeichneten Nachrichten Nachdem Sie eine Nachricht als Antwort, zum Weiterleiten oder als neue Nachricht aufgezeichnet haben, können Sie diese vor dem Senden überprüfen und bearbeiten. So überprüfen und bearbeiten Sie eine aufgezeichnete Nachricht: Nachdem Sie Ihre Nachricht aufgezeichnet haben, können Sie diese überprüfen und ändern. Um die Nachricht fünf Sekunden zurückzuspulen, sagen Sie Zurück. Um die Nachricht fünf Sekunden vorzuspulen, sagen Sie Vor. Um die Wiedergabegeschwindigkeit der Nachricht zu erhöhen, sagen Sie Schneller; um die Wiedergabegeschwindigkeit zu verringern, sagen Sie Langsamer. Um die Wiedergabe anzuhalten, sagen Sie Beenden; um fortzufahren, sagen Sie Fortfahren oder Wiedergeben. Wenn Sie den Begleittext wiedergeben möchten, um sich Informationen zur Nachricht anzuhören, sagen Sie Begleittext abspielen. Wenn eine Nachricht als gelöscht markiert werden soll und Sie zur nächsten Nachricht wechseln möchten, sagen Sie Löschen. Um die gelöschte Nachricht vor dem Auflegen wiederherzustellen, kehren Sie zur Nachricht zurück, und sagen Sie Wiederherstellen oder Rückgängig löschen. Siehe Löschen und Wiederherstellen von Nachrichten (Löschen) (Wiederherstellen) auf Seite 16. Um die Nachricht erneut aufzuzeichnen, sagen Sie Aufzeichnung wiederholen. Um zur Nachricht Text hinzuzufügen oder einen Teil davon erneut aufzuzeichnen, sagen Sie an der gewünschten Stelle in der Nachricht Aufzeichnen oder Fortfahren. Wenn Sie die Aufzeichnung beendet haben, bleiben Sie für einige Sekunden still. Anrufen des Absenders (Anrufen) Wenn Sie sich bei CallPilot angemeldet haben, können Sie automatisch den Absender einer Nachricht in Ihrer Nachrichtenliste anrufen, wenn CallPilot die Adressierung für diesen Absender vornehmen kann. 22 Benutzerhandbuch Avaya CallPilot Sprachaktiviertes Messaging August 2010

23 So rufen Sie den Absender an: So rufen Sie den Absender an: 1. Sagen Sie während oder nach der Wiedergabe einer Nachricht Anrufen. 2. Sagen Sie nach der Aufforderung Der Absender. Daraufhin bestätigt CallPilot die Nummer. Um den Anruf zu diesem Zeitpunkt abzubrechen, sagen Sie Abbrechen. 3. Wenn der Anruf getätigt wird, können Sie mit dem Absender sprechen oder eine Nachricht hinterlassen. 4. Wenn Sie den Anruf beendet haben, legen Sie auf. Anrufen einer anderen Nummer (Anrufen) Wenn Sie sich bei CallPilot angemeldet haben, können Sie eine lokale Nebenstellennummer anrufen. Sagen Sie hierfür einfach die entsprechende Nummer. Sie können möglicherweise auch eine externe Telefonnummer anrufen. So rufen Sie eine andere Nummer an: 1. Sagen Sie beim Abhören Ihrer Nachrichten Anrufen. 2. Sagen Sie nach der Aufforderung Andere Nummer. 3. Sagen Sie nach der nächsten Aufforderung die gewünschte Nummer. Daraufhin bestätigt CallPilot die Nummer. Um den Anruf zu diesem Zeitpunkt abzubrechen, sagen Sie Abbrechen. 4. Wenn der Anruf getätigt wird, können Sie mit der jeweiligen Person sprechen oder eine Nachricht hinterlassen. 5. Wenn Sie den Anruf beendet haben, legen Sie auf. Benutzerhandbuch Avaya CallPilot Sprachaktiviertes Messaging August

24 Willkommen bei Avaya CallPilot Ihre CallPilot-Nummern Tragen Sie hier Ihre CallPilot-Benutzernummern ein. Schreiben Sie jedoch nicht Ihr Passwort auf. Mailbox-Nummer Nummern für die Anmeldung Zugriffsnummer für Multimedia Messaging Fax-Telefon-Zugriffsnummer für Multimedia Messaging Zugriffsnummer für sprachaktiviertes Messaging Dienstenummern Nummer für die Express-Funktion Nummer für Express-Fax-Messaging Nummer für benutzerdefinierte Befehle Präfixe für das Adressieren Präfix für Namenwahl/Adressieren mit Namen Präfix für öffentliches Netz Präfix für Telefonadressierung Präfixe für andere Netzstandorte 24 Benutzerhandbuch Avaya CallPilot Sprachaktiviertes Messaging August 2010

25 Präfixe für das Adressieren Benutzerhandbuch Avaya CallPilot Sprachaktiviertes Messaging August

26 Willkommen bei Avaya CallPilot 26 Benutzerhandbuch Avaya CallPilot Sprachaktiviertes Messaging August 2010

27 Index D Dokumentation...5 H Händler...5 K Kundenservice...5 S Schulung...5 W Wiederverkäufer...5 Benutzerhandbuch Avaya CallPilot Sprachaktiviertes Messaging August

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