Dienstanweisung über die Beurteilungen der Beamtinnen und Beamten

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1 Dienstanweisung über die Beurteilungen der Beamtinnen und Beamten 507 Oberbürgermeister, / 507 Dienstanweisung über die Beurteilungen der Beamtinnen und Beamten Aufgrund von 93 Abs. des Landesbeamtengesetzes NRW (LBG) sowie 4 Abs. LBG i. V. m. 7 der Laufbahnverordnung NRW (LVO) wird für die Beamtinnen und Beamten der Stadt Bielefeld die nachstehende Dienstanweisung erlassen: Inhaltsverzeichnis Vorbemerkung Teil A: Regel- und Anlassbeurteilungen. Geltungsbereich und Beurteilungsarten Regelbeurteilungen Anlassbeurteilungen Vereinfachte Beurteilung Formulare und Arbeitshilfe Inhalt der Beurteilung Beurteilungsmaßstab und Das Beurteilungsverfahren... 6 Teil B: Beurteilungen in der Probezeit. Geltungsbereich Ziele und Grundsätze der Probezeitbeurteilung Beurteilerinnen und Beurteiler Zeitpunkt der Probezeitbeurteilung Form und Inhalt der Beurteilung Verfahren bei Defiziten in der Probezeit Arbeitshilfe... 3 Teil C: Gemeinsame Regelungen. Sonderregelung für Schwerbehinderte Rechtsmittel gegen die Beurteilung Schlussvorschriften... 4 Anlagen 0. Beurteilungsbogen für Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter 02. Beurteilungsbogen für Führungskräfte 03. Beurteilungsbogen für Zugführerinnen und Zugführer, stellvertretende Zugführerinnen und Zugführer sowie Wachführerinnen und Wachführer 04. Beurteilungsbogen für den mittleren feuerwehrtechnischen Einsatzdienst 05. Vereinfachter Beurteilungsbogen für Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter 06. Vereinfachter Beurteilungsbogen für Führungskräfte 07. Vereinfachter Beurteilungsbogen für Zugführerinnen und Zugführer, stellvertretende Zugführerinnen und Zugführer sowie Wachführerinnen und Wachführer 08. Vereinfachter Beurteilungsbogen für den mittleren feuerwehrtechnischen Einsatzdienst 09. Arbeitshilfe für die Beurteilung von Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern 0. Beurteilungsbogen Probezeitbeurteilung. Arbeitshilfe für die Beurteilung von Beamtinnen und Beamten in der Probezeit - -

2 Dienstanweisung über die Beurteilungen der Beamtinnen und Beamten 507 Vorbemerkung Dienstliche Beurteilungen dienen dazu, die Leistungen der Beamtinnen und Beamten zu dokumentieren. Sie sind eine wichtige Grundlage für Personalentscheidungen. Besondere Bedeutung haben Beurteilungen für die dienstliche Verwendung und das berufliche Fortkommen der Beamtinnen und Beamten (z.b. für die Feststellung der Beförderungseignung). Beurteilungen sollen aber auch die Kommunikation zwischen Führungskräften und Beamtinnen und Beamten fördern und durch die Rückmeldung, wie ihre Leistung eingeschätzt bzw. welche Leistung ihnen zugetraut wird, die Beamtinnen und Beamten motivieren. Die Beamtinnen und Beamten im Beamtenverhältnis auf Probe werden nun durch wiederholte Beurteilungen während der Probezeit geprüft, ob sie für eine Übernahme ins Beamtenverhältnis auf Lebenszeit geeignet sind. Der Gesetzgeber fordert für diese Grundentscheidung vom Dienstherrn die Anwendung eines strengen Beurteilungsmaßstabes, weshalb für die Probezeitbeurteilung ein eigenes Beurteilungsverfahren vorgesehen ist. Teil A Regel- und Anlassbeurteilungen. Geltungsbereich und Beurteilungsarten Nach Teil A dieser Dienstanweisung werden alle Beamtinnen und Beamten der Stadt Bielefeld einschließlich der den Tochtergesellschaften zugewiesenen Beamtinnen und Beamten dienstlich beurteilt. Ausgenommen hiervon sind nur die Beamtinnen und Beamten im Beamtenverhältnis auf Probe. Für diese ist Teil B der Dienstanweisung anzuwenden. Beurteilt wird ohne Anlass in regelmäßigen Zeitabständen (Regelbeurteilung), aus besonderem Anlass (Anlassbeurteilung). Von Beurteilungen jeglicher Art sind ausgenommen freigestellte Mitglieder des Personalrates, Beamtinnen und Beamte, die sich in der Freizeitphase der Altersteilzeit befinden, freigestellte Mitglieder der Schwerbehindertenvertretung und Beigeordnete. Von regelmäßigen Beurteilungen sind ausgenommen Beamtinnen und Beamte auf Widerruf im Vorbereitungsdienst sowie Aufstiegsbeamtinnen und Aufstiegsbeamte in der Einführungszeit, Beamtinnen und Beamte auf Probe, beurlaubte Beamtinnen und Beamte und Ehrenbeamtinnen und Ehrenbeamte. 2. Regelbeurteilungen Beamtinnen und Beamte sind regelmäßig alle drei Jahre zu einem Stichtag zu beurteilen (Regelbeurteilung). Es werden die folgenden Stichtage verbindlich festgelegt: Für alle Beamtinnen und Beamten, die sachbearbeitende Tätigkeiten ausüben, ist die Regelbeurteilung zum vorzunehmen. Beamtinnen und Beamte im mittleren feuerwehrtechnischen Einsatzdienst, die keine Führungskräfte sind, werden ebenfalls zum beurteilt

3 Dienstanweisung über die Beurteilungen der Beamtinnen und Beamten 507 Beamtinnen und Beamte in Führungsfunktionen, die ausschließlich Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter oder Beamtinnen und Beamte im feuerwehrtechnischen Einsatzdienst ohne Führungsfunktion führen, sind zum zu beurteilen. Führungskräfte im Beamtenverhältnis, die auch andere Führungskräfte führen, sind zum zu beurteilen. Die Regelbeurteilung ist ausnahmsweise erst zum nächsten Stichtag zu erstellen, wenn der Beurteilungszeitraum noch keine sechs Monate umfasst. Dies kann z.b. der Fall sein, wenn die Beamtin bzw. der Beamte noch nicht so lange bei der Stadt Bielefeld beschäftigt ist, der Dienst nach einer Freistellung (z.b. Elternzeit) wieder aufgenommen wurde oder nach Beendigung der Probezeit noch keine sechs Monate vergangen sind. Wenn eine aktuelle Anlassbeurteilung vorliegt (mit Ausnahme der Beurteilung zur Feststellung der Eignung vor einer Beförderung), die aufrechterhalten wird, kann ein vereinfachtes Beurteilungsverfahren durchgeführt werden (siehe Ziffer 5). Die Regelbeurteilung kann ausnahmsweise auch entfallen, wenn sie nicht zweckmäßig ist (z. B. bei einem schwebenden Disziplinarverfahren, bei nicht ausreichend langem Beurteilungszeitraum aufgrund von Krankheit, etc.). Sie muss jedoch unverzüglich nachgeholt werden, wenn die Hinderungsgründe beseitigt sind. Die Hinderungsgründe sind dem Amt für Personal, Organisation und Zentrale Leistungen mitzuteilen. 3. Anlassbeurteilungen Neben Regelbeurteilungen sind Beurteilungen insbesondere bei den nachstehend genannten Anlässen zu fertigen: vor einer Versetzung oder Abordnung zu einem anderen Dienstherrn, vor der Umsetzung bei einem Wechsel der Organisationseinheit oder einem Wechsel auf eine Beförderungsstelle, zur Feststellung der Eignung vor einer Beförderung (Beförderungsbeurteilung) oder vor einem Wechsel der Laufbahngruppe (Aufstieg), vor der Zulassung zum Aufstieg, vor Wechsel der Erstbeurteilerin bzw. des Erstbeurteilers, vor Beginn einer Beurlaubung/einer Elternzeit/einer Freistellung für voraussichtlich mehr als ein Jahr, vor Wechsel einer bzw. eines tariflich Beschäftigten in das Beamtenverhältnis und auf begründeten Wunsch der Beamtin bzw. des Beamten, frühestens jedoch nach 2 Monaten nach der letzten Regel- oder Anlassbeurteilung. 4. Vereinfachte Beurteilung Die Regel- oder Anlassbeurteilung entfällt, wenn eine Beurteilung vorliegt, die nicht älter als 8 Monate ist und deren Inhalt weiter aufrechterhalten wird. Haben sich in dieser Zeit keine oder nur geringfügige Abweichungen von den en dieser Beurteilung ergeben, ist dies in einer vereinfachten Beurteilung festzuhalten. Geringfügig sind die Abweichungen, wenn sie nicht mehr als drei Beurteilungskriterien betreffen und insgesamt fünf spunkte nicht übersteigen. 5. Formulare und Arbeitshilfe Für die Beurteilungen sind die nachstehend aufgeführten Beurteilungsformulare zu verwenden: Beurteilungsbogen für Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter (Anlage ) Beurteilungsbogen für Führungskräfte (Anlage 2) Beurteilungsbogen für Zugführerinnen und Zugführer, stellvertretende Zugführerinnen und Zugführer sowie Wachführerinnen und Wachführer (Anlage 3) Beurteilungsbogen für den mittleren feuerwehrtechnischen Einsatzdienst (Anlage 4) - 3 -

4 Dienstanweisung über die Beurteilungen der Beamtinnen und Beamten 507 vereinfachter Beurteilungsbogen für Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter (Anlage 5) vereinfachter Beurteilungsbogen für Führungskräfte (Anlage 6) vereinfachter Beurteilungsbogen für Zugführerinnen und Zugführer, stellvertretende Zugführerinnen und Zugführer sowie Wachführerinnen und Wachführer (Anlage 7) vereinfachter Beurteilungsbogen für den mittleren feuerwehrtechnischen Einsatzdienst (Anlage 8). Die Formulare müssen vollständig ausgefüllt werden. Als Hilfestellung für die Beurteilerinnen und Beurteiler ist eine Arbeitshilfe erarbeitet worden, die als Anlage 9 der Dienstanweisung beigefügt ist. 6. Inhalt der Beurteilung Beurteilt werden die Eignung, Befähigung und fachliche Leistung der Beamtinnen und Beamten im Beurteilungszeitraum. Im Beurteilungsbogen sind in der Aufgabenbeschreibung die im Beurteilungszeitraum prägenden Aufgaben sowie übertragenen Sonderaufgaben aufzuführen. Organisatorische Veränderungen im Aufgabenbereich oder Stellenwechsel verbunden mit einem Aufgabenwechsel sind ebenfalls anzugeben. 6. Beurteilungen für Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter Die Beurteilungen für Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter sind anhand von 20 Kriterien vorzunehmen, die im Beurteilungsbogen für Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter verbindlich festgelegt sind. 6.2 Beurteilungen für Führungskräfte Die Beurteilungen für Führungskräfte sind anhand von 26 Kriterien vorzunehmen, die im Beurteilungsbogen für Führungskräfte verbindlich festgelegt sind. 6.3 Beurteilungen für Zugführerinnen und Zugführer, stellvertretende Zugführerinnen und Zugführer sowie Wachführerinnen und Wachführer Die Beurteilung für Zugführerinnen und Zugführer, stellvertretende Zugführerinnen und Zugführer sowie Wachführerinnen und Wachführer sind anhand von 28 Kriterien vorzunehmen, die im Beurteilungsbogen für Zugführerinnen und Zugführer, stellvertretende Zugführerinnen und Zugführer sowie Wachführerinnen und Wachführer verbindlich festgelegt sind. 6.4 Beurteilungen für den mittleren feuerwehrtechnischen Einsatzdienst Die Beurteilungen für den mittleren feuerwehrtechnischen Einsatzdienst sind anhand von 9 Kriterien vorzunehmen, die im Beurteilungsbogen für den mittleren feuerwehrtechnischen Einsatzdienst verbindlich festgelegt sind. 6.5 Vereinfachte Beurteilungen Die vereinfachte Beurteilung ist bei allen Beurteilungen nach Teil A anzuwenden. Sie dient in erster Linie dazu, den Leistungsstand in den Fällen zu dokumentieren, in denen eine ausführliche Beurteilung entfallen kann. Deshalb ist sie auf die Fälle beschränkt, in denen keine bzw. nur geringfügige Änderungen bei den Beurteilungskriterien eingetreten sind. Der Ablauf des Beurteilungsverfahrens entspricht dem des Standardbeurteilungsverfahrens (s. Ziffer 8). 6.6 Erläuterungen zu den en Wenn die Leistungen der Beamtin bzw. des Beamten hinter der Befähigung zurückbleiben, ist dies im Beurteilungsbogen bei den einzelnen Gruppen von Beurteilungskriterien (persönliche Fähigkeiten, Sozialverhalten, Arbeitsleistung bzw. funktionsbezogene Fähigkeiten und Arbeitsleistung) zu begründen. Ebenfalls ist eine Begründung erforderlich, wenn die Leistungen von den in früheren Beurteilungen dokumentierten Leistungen wesentlich abweichen (Verbesserungen oder Verschlechterungen). Wesentlich ist dabei ein Sprung in der Gesamtbewertung von mindestens zwei Stufen. Sofern im laufenden Beurteilungszeitraum ein wesentlicher Leistungsabfall beobachtet wird, ist die Beamtin bzw

5 Dienstanweisung über die Beurteilungen der Beamtinnen und Beamten 507 der Beamte umgehend im Rahmen des Feed-back-Gespräches darauf hinzuweisen, dass der Leistungsabfall Auswirkungen auf die Beurteilung haben kann. Hierüber ist eine Aktennotiz zu fertigen. 6.7 Besondere Befähigungen/Einschätzung zu Entwicklungsperspektiven Im Beurteilungsbogen sind besondere Befähigungen der Beamtinnen und Beamten zu vermerken. Die Beurteilung soll insbesondere auch einen Vorschlag für die künftige Verwendung der Beamtinnen und Beamten enthalten. 7. Beurteilungsmaßstab und Maßstab für die Beurteilungen sind die dienstlichen Anforderungen der jeweiligen Stelle, die die zu beurteilende Beamtin bzw. der zu beurteilende Beamte wahrnimmt. Diese Anforderungen ergeben sich in der Regel aus der Stellenbeschreibung, die auch der Beamtin bzw. dem Beamten bekannt ist. Liegt keine aktuelle Stellenbeschreibung vor, sind die konkreten Anforderungen im Einzelfall von den Beurteilerinnen bzw. den Beurteilern festzulegen und den Beamtinnen und Beamten mitzuteilen. 7. der Beurteilungskriterien Die der Beurteilungskriterien erfolgt nach folgenden Punkten: Anforderungen nicht erfüllt Anforderungen im Allgemeinen erfüllt Anforderungen voll erfüllt Anforderungen mehr als voll erfüllt Anforderungen in besonderem Maße erfüllt Punkt 2 Punkte 3 Punkte 4 Punkte 5 Punkte. Für jedes Beurteilungskriterium ist zu prüfen, inwieweit die Beamtin bzw. der Beamte im Beurteilungszeitraum den Anforderungen des ihr bzw. ihm übertragenen statusrechtlichen Amtes (Besoldungsgruppe) unter Berücksichtigung der in der Aufgabenbeschreibung aufgeführten Aufgaben entsprochen hat. Zwischenbewertungen sind nicht zulässig. 7.2 Stellenabhängige Gewichtung von Beurteilungskriterien (Hinweis: Diese Regelung gilt erst, sobald sie zeitversetzt eingeführt wurde, siehe Teil C, Ziffer 3.) 7.2. Beurteilung von Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern Bei der Beurteilung von Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern sind auf der Grundlage des Anforderungsprofils der jeweiligen Stelle/Stellengruppe drei Kriterien als besonders wichtig festzulegen und für das Gesamtergebnis dreifach zu gewichten. Die übrigen Kriterien sind einfach zu gewichten. Die Festlegung gilt für den jeweiligen Beurteilungszeitraum. Am Ende des Beurteilungszeitraums ist die Gewichtung für den nächsten Beurteilungszeitraum festzulegen. Eine Gewichtung unterbleibt bei der Beurteilung von Führungskräften und der Beurteilung von Zugführerinnen und Zugführern, stellvertretenden Zugführerinnen und Zugführern sowie Wachführerinnen und Wachführern. Bei der Beurteilung der Beamtinnen und Beamten des mittleren feuerwehrtechnischen Einsatzdienstes erfolgt eine Gewichtung gem. Ziffer Beurteilung von Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern im mittleren feuerwehrtechnischen Einsatzdienst Bei der Beurteilung von Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern im mittleren feuerwehrtechnischen Einsatzdienst werden die nachstehenden drei Kriterien als besonders wichtig erachtet und für das Gesamtergebnis im Beurteilungsbogen dreifach gewichtet: Nachweis der körperlichen Fitness - 5 -

6 Dienstanweisung über die Beurteilungen der Beamtinnen und Beamten 507 Teamfähigkeit und Leistungsbereitschaft 7.3 Vergleichsgruppen Um einen einheitlichen Beurteilungsmaßstab zu sicherzustellen, werden in den Organisationseinheiten Vergleichsgruppen festgelegt. Hierbei sind folgende Grundsätze zu berücksichtigen: Die Zugehörigkeit zu einer Vergleichsgruppe bestimmt sich zunächst nach der Besoldungsgruppe der zu beurteilenden Beamtinnen und Beamten. Beamtinnen und Beamte derselben Laufbahn/Fachrichtung und derselben Besoldungsgruppe sollen eine Vergleichsgruppe bilden (z.b. mittlerer nichttechnischer Dienst der Besoldungsgruppe A 8, mittlerer feuerwehrtechnischer Dienst der Besoldungsgruppe A 9, gehobener bautechnischer Dienst der Besoldungsgruppe A 0, etc.). Die Zugehörigkeit zu einer Vergleichsgruppe kann sich auch nach der ausgeübten Funktion (z.b. Abteilungsleitung) bestimmen. Amts- und Betriebsleiterinnen und -leiter bilden eine eigene Vergleichsgruppe. 7.4 Gesamtergebnis Die Beurteilung endet mit dem zusammenfassenden Gesamtergebnis, das in acht Stufen gestaffelt ist: Stufe Stufe 2 Stufe 3 Stufe 4 Stufe 5 Stufe 6 Stufe 7 Stufe 8 erheblich unter den Anforderungen liegende Leistungen unter den Anforderungen liegende Leistungen den Anforderungen im Allgemeinen entsprechende Leistungen den Anforderungen voll entsprechende Leistungen über den Anforderungen liegende Leistungen erheblich über den Anforderungen liegende Leistungen ausgezeichnete Leistungen herausragende Leistungen Das Gesamtergebnis wird rechnerisch aus den zu den einzelnen Beurteilungskriterien vergebenen Punkten ermittelt. Bei der Beurteilung von Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern sind die unterschiedlichen Gewichtungen zu berücksichtigen. Die Tabelle mit den Punktzahlen, die zu dem jeweiligen Gesamtergebnis führen, ist den jeweiligen Beurteilungsbögen zu entnehmen. Ausgezeichnete Leistungen sowie herausragende Leistungen gelten als beste Beurteilungsnote bzw. herausragende besondere Leistungen im Sinne laufbahn- und besoldungsrechtlicher Vorschriften. 8. Das Beurteilungsverfahren Die Aufgabe der Beurteilung ist eine der wichtigsten Führungsaufgaben. Führungskräfte in diesem Sinne sind alle Bediensteten, die Führungsaufgaben wahrnehmen und denen Beamtinnen und Beamte unterstellt sind. In der Regel sind dies Abschnittsleiterinnen bzw. Abschnittsleiter Teamleiterinnen bzw. Teamleiter Wach- und Zugführerinnen bzw. Wach- und Zugführer Abteilungsleiterinnen bzw. Abteilungsleiter Geschäftsbereichsleiterinnen bzw. Geschäftsbereichsleiter Amtsleiterinnen bzw. Amtsleiter Betriebsleiterinnen bzw. Betriebsleiter Beigeordnete

7 Dienstanweisung über die Beurteilungen der Beamtinnen und Beamten Erstbeurteilerinnen und Erstbeurteiler Jede Beamtin bzw. jeder Beamte wird jeweils für den gesamten Beurteilungszeitraum durch die unmittelbare Vorgesetzte bzw. den unmittelbaren Vorgesetzten beurteilt, die bzw. der zum Zeitpunkt der Erstellung der Beurteilung zuständig ist (Erstbeurteilung). Sofern die Erstbeurteilerin bzw. der Erstbeurteiler ausnahmsweise nicht aus eigener Anschauung den kompletten Beurteilungszeitraum bewerten kann, hat sie bzw. er ein Votum der bzw. des vorherigen Vorgesetzten einzuholen. 8.2 Zweitbeurteilerinnen und Zweitbeurteiler Zuständig für die Zweitbeurteilung sind die Amts- bzw. Betriebsleiterinnen und -leiter. Dies gilt auch dann, wenn diese Personen bereits Erstbeurteilerinnen bzw. Erstbeurteiler sind. Aufgabe der Zweitbeurteilerinnen und Zweitbeurteiler ist es, im Vorfeld anstehender Regelbeurteilungen einheitliche Beurteilungsmaßstäbe innerhalb der Organisationseinheit zu vereinbaren (s. a. Ziffer 8.5.), die Erstbeurteilungen hinsichtlich der Einhaltung des einheitlichen Beurteilungsmaßstabes zu überprüfen, sie ggf. zu korrigieren und die Beurteilungen festzustellen. Für Amts- bzw. Betriebsleiterinnen und -leiter sind die Beigeordneten Erst- und Zweitbeurteilerinnen bzw. -beurteiler. Die Oberbürgermeisterin bzw. der Oberbürgermeister erhält diese Beurteilungen zur Kenntnis. 8.3 Aufgaben der Beigeordneten Die Beigeordneten vereinbaren mit den Amts- bzw. Betriebsleitungen - ggf. im Rahmen einer Beurteilungskonferenz für die Beurteilung von Führungskräften (siehe Ziffer 8.5.2) - Grundsätze über die Beurteilungspraxis und sorgen dafür, dass ein einheitlicher smaßstab in den Dezernaten zu Grunde gelegt wird. 8.4 Aufgaben des Amtes für Personal, Organisation und Zentrale Leistungen Das Amt für Personal, Organisation und Zentrale Leistungen berät die Beurteilerinnen und Beurteiler bei der Anwendung dieser Dienstanweisung und wirkt hierdurch auf die Vergleichbarkeit der Beurteilungen hin. 8.5 Beurteilungskonferenzen 8.5. Beurteilungskonferenz für die Beurteilung von Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern Die Zweitbeurteilerinnen bzw. Zweitbeurteiler sind für die Anwendung einheitlicher Beurteilungsmaßstäbe innerhalb ihrer Organisationseinheit verantwortlich. Sie besprechen sich zu diesem Zweck mit den ihnen unterstellten Führungskräften (Beurteilungskonferenz) und vereinbaren Grundsätze für die Beurteilungen innerhalb der Organisationseinheit. Durch die Beurteilungskonferenz soll die Transparenz des Beurteilungsverfahrens erhöht und die Annäherung der Beurteilungsmaßstäbe der Beurteilerinnen und Beurteiler erreicht werden. Dies gilt sowohl für den abgelaufenen als auch für den folgenden Regelbeurteilungszeitraum. Zu den Aufgaben der Beurteilungskonferenz gehören insbesondere: die Festlegung der Aufgabenbeschreibung für die Beurteilungen anhand der konkreten Stellen/Stellengruppen, ggf. unter Anwendung der Arbeitsplatzbeschreibungen, die Festlegung bzw. Veränderung der stellenabhängigen Gewichtung von Beurteilungskriterien für die Beurteilung von Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern, die Bildung der Vergleichsgruppen für die Organisationseinheit, die Vereinbarung von Rahmenvorgaben für einen einheitlichen Beurteilungsmaßstab in der Organisationseinheit für den abgelaufenen Beurteilungszeitraum, die Vereinbarung des zeitlichen Ablaufs des Beurteilungsverfahrens, - 7 -

8 Dienstanweisung über die Beurteilungen der Beamtinnen und Beamten 507 die Erörterung von Beurteilungsfehlern. Wird bei der Beratung zwischen den Führungskräften kein Einvernehmen erzielt, entscheidet die Zweitbeurteilerin bzw. der Zweitbeurteiler abschließend. Die Beurteilungskonferenz für die Beurteilung von Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern findet in dem Monat statt, der auf den Beurteilungsstichtag folgt Beurteilungskonferenz für die Beurteilung von Führungskräften Auch die Beigeordneten sind für die Anwendung einheitlicher Beurteilungsmaßstäbe verantwortlich. Sie können deshalb von der Möglichkeit Gebrauch machen, für die Beurteilung der Führungskräfte ihres Dezernates eine Konferenz der Beurteilerinnen und Beurteiler einzuberufen. Die Aufgaben dieser Beurteilungskonferenz entsprechen den unter Ziffer 8.5. aufgeführten Aufgaben, soweit diese übertragbar sind. Wird eine Beurteilungskonferenz von der bzw. dem Beigeordneten einberufen, soll sie in dem Monat stattfinden, der auf den. Beurteilungsstichtag für die Beurteilung der Führungskräfte folgt. 8.6 Abstimmung der Beurteilungen zwischen Erst- und Zweitbeurteilerinnen und -beurteilern Die Beurteilungen werden von den Erstbeurteilerinnen bzw. Erstbeurteilern auf dem Dienstweg, d.h. ggf. zur Kenntnis für eine zwischengeschaltete Führungsebene, und noch vor dem Beurteilungsgespräch an die Zweitbeurteilerin bzw. den Zweitbeurteiler weitergegeben. Bei unterschiedlichen Auffassungen zu Beurteilungskriterien vereinbart die Zweitbeurteilerin bzw. der Zweitbeurteiler mit der Erstbeurteilerin bzw. dem Erstbeurteiler ein Gespräch, um eine einvernehmliche zu erreichen. Kommt es zu keiner Einigung, entscheidet die Zweitbeurteilerin bzw. der Zweitbeurteiler. 8.7 Überwachung der Einhaltung eines einheitlichen Beurteilungsmaßstabes Die Beurteilungsergebnisse werden noch vor der Durchführung der Beurteilungsgespräche der bzw. dem zuständigen Beigeordneten zur Kenntnis gegeben. Die bzw.der Beigeordnete überwacht die Einhaltung der mit den Amts- bzw. Betriebsleitungen vereinbarten Grundsätze über die Beurteilungspraxis und sorgt dafür, dass ein einheitlicher smaßstab für die Vergleichsgruppen im Dezernat zu Grunde gelegt wird. In begründeten Einzelfällen kann die bzw. der Beigeordnete Weisungen erteilen. 8.8 Beurteilungsgespräche Nach erfolgter Abstimmung mit der Zweitbeurteilerin bzw. dem Zweitbeurteiler und Überprüfung des einheitlichen Beurteilungsmaßstabes durch die bzw. den Beigeodneten führt die Erstbeurteilerin bzw. der Erstbeurteiler mit der zu beurteilenden Beamtin bzw. dem zu beurteilenden Beamten das Beurteilungsgespräch. Der abgestimmte Entwurf der Beurteilung wird der Beamtin bzw. dem Beamten in angemessener Zeit (in der Regel 3-5 Arbeitstage) vor dem Beurteilungsgespräch von der Erstbeurteilerin bzw. dem Erstbeurteiler ausgehändigt. In dem Beurteilungsgespräch wird die Beurteilung der Beamtin bzw. dem Beamten in allen Kriterien erläutert. Besondere Leistungen und Fähigkeiten werden ausdrücklich bestätigt; Schwächen werden transparent gemacht. Sollten danach Qualifizierungsmaßnahmen angezeigt sein, sind die entsprechenden Schritte zu veranlassen

9 Dienstanweisung über die Beurteilungen der Beamtinnen und Beamten 507 Sofern die Führungskraft aus dem Beurteilungsgespräch Erkenntnisse gewinnt, die sich auf die auswirken, ist die Beurteilung nach Beteiligung der Zweitbeurteilerin bzw. des Zweitbeurteilers zu korrigieren und erneut mit der Beamtin bzw. dem Beamten zu besprechen. Erkennt die zu beurteilende Beamtin bzw. der zu beurteilende Beamte die Beurteilung nicht an, können beide Seiten ein klärendes Gespräch durch die Amts- bzw. Betriebsleitung anfordern. Zu diesem Gespräch kann die bzw. der Beurteilte eine Person des Vertrauens (z. B. Personalrat, Schwerbehindertenvertretung, Gleichstellungsstelle) hinzuziehen. Kommt es in dem Gespräch zu keiner Einigung, bleibt die bisherige Beurteilung bestehen. Anderenfalls ist der Beurteilungsvordruck neu auszufüllen. 8.9 Unterschriften Der Beurteilungsvordruck ist von allen Beteiligten zu unterschreiben. Die Beurteilerinnen und Beurteiler bestätigen mit ihrer Unterschrift, dass das Beurteilungsverfahren ordnungsgemäß durchgeführt wurde. Die Beamtin bzw. der Beamte bestätigt durch ihre bzw. seine Unterschrift, dass sie bzw. er Kenntnis von der Beurteilung genommen hat. Mit den Unterschriften ist das Beurteilungsverfahren abgeschlossen. 8.0 Abgabe an das Amt für Personal, Organisation und Zentrale Leistungen Die Regelbeurteilungen werden mit einer Übersicht, in der jede Beamtin bzw. jeder Beamte des Amtes bzw. Betriebes aufgeführt ist, auf dem Dienstweg an das Amt für Personal, Organisation und Zentrale Leistungen weitergegeben. Die Übersicht enthält folgende Spalten: Lfd. Nr. Name, Vorname Amts-/Dienstbezeichnung Bemerkungen, z. B: Grund für die Nichtabgabe der Beurteilung In der Übersicht sind zuerst die Beamtinnen und Beamten aufzuführen, für die eine dienstliche Beurteilung abgegeben worden ist. Anlassbeurteilungen sind jeweils auf dem Dienstweg dem Amt für Personal, Organisation und Zentrale Leistungen zu übersenden. Teil B Probezeitbeurteilung. Geltungsbereich Teil B der Dienstanweisung gilt für alle Beamtinnen und Beamten im Beamtenverhältnis auf Probe, einschließlich des feuerwehrtechnischen Dienstes, die ihre Laufbahnprüfung nach dem (Inkrafttreten des neuen LBG) bestanden haben. 2. Ziele und Grundsätze der Probezeitbeurteilung Um Beamtin bzw. Beamter auf Lebenszeit zu werden, haben sich die jeweiligen Beamtinnen und Beamten auf Probe in einer Probezeit zu bewähren. Sinn und Zweck einer Probezeit ist es, dass sowohl der Dienstherr wie auch die Beamtinnen und Beamten feststellen können, ob sie die richtige Entscheidung getroffen haben und ob sie tatsächlich zueinander passen. Während der Probezeit sollen die Beamtinnen und Beamten umfassend ihre Eignung, Befähigung und fachliche Leistung unter Beweis stellen. Sie sollen insbesondere zeigen, ob sie die ihnen übertrage

10 Dienstanweisung über die Beurteilungen der Beamtinnen und Beamten 507 nen Aufgaben nach Einarbeitung erfüllen und ob sie für eine Übernahme in das Beamtenverhältnis auf Lebenszeit in Betracht kommen. Für die Beurteilung der fachlichen Leistung sind die dienstlichen Anforderungen der Maßstab. Der Gesetzgeber fordert dabei in der Probezeit die Anlegung eines strengen Maßstabes. Daneben werden auch die gesundheitliche und die charakterliche Eignung der Beamtinnen und Beamten in der Probezeit beobachtet. Häufige Krankheitsausfälle oder Verhaltensauffälligkeiten können sich negativ auf die Eignungsfeststellung bei der Probezeitbeurteilung auswirken. Eine erfolgreiche Durchführung der Probezeit setzt aber nicht nur auf Seiten der Beamtinnen und Beamten auf Probe ein besonderes Engagement voraus. Vielmehr sind auch die Vorgesetzten - insbesondere die Beurteilerinnen und Beurteiler - gefordert, den Ablauf der Probezeit durch einen Einarbeitungsplan zu unterstützen, die Einarbeitung zu begleiten und die Erfolge regelmäßig zu kontrollieren. Bei Fehlentwicklungen muss sofort eingegriffen werden. Positive Entwicklungen sind durch Lob und Anerkennung, insbesondere am Anfang der Probezeit, zu unterstützen. Die Vorgesetzten tragen zugleich eine Verantwortung gegenüber der Organisation. Sie haben sicherzustellen, dass die Beamtin bzw. der Beamte auf Probe die an sie bzw. ihn gerichteten Erwartungen hinsichtlich der fachlich ordnungsgemäßen Aufgabenerfüllung erfüllt und sie bzw. er den Anforderungen der Stelle gerecht wird. Haben sich die Beamtinnen und Beamten auf Probe in der Probezeit nicht in vollem Umfang bewährt, sind die Leistungen entsprechend zu bewerten. Je früher dies erkannt wird, desto eher kann geprüft werden, welche Hilfestellungen über die Organisationseinheit hinaus gegeben werden können, ob ein Dienstpostenwechsel in Betracht kommt oder ob die Probezeit ggf. verlängert werden sollte. Zusammenfassend gilt, dass Fairness bei der Probezeitbeurteilung in allen Belangen wichtig ist. Hierzu gehört es auch, festzustellen, wenn die fachliche Leistung am Ende nicht für eine Bewährung in der Probezeit ausreichen sollte. 3. Beurteilerinnen und Beurteiler Die Erstbeurteilung nimmt die bzw. der unmittelbare Vorgesetzte vor. Die Zweitbeurteilung obliegt den Leiterinnen bzw. Leitern der Organisationseinheiten. 4. Zeitpunkt der Probezeitbeurteilung Die regelmäßige Probezeit beträgt drei Jahre. Reduziert sich die Probezeit durch Kürzung oder Anrechnung, informiert das Amt für Personal, Organisation und Zentrale Leistungen die Organisationseinheiten. Die erste Beurteilung hat spätestens zwölf Monate nach Einstellung in das Beamtenverhältnis auf Probe zu erfolgen. Die Beurteilung wird vom Amt für Personal, Organisation und Zentrale Leistungen angefordert. Vor Ablauf der Probezeit wird dann in einer zweiten Beurteilung festgestellt, ob sich die Beamtin bzw. der Beamte in vollem Umfang in der Probezeit bewährt hat. Auch diese Beurteilung wird vom Amt für Personal, Organisation und Zentrale Leistungen angefordert. Bei Bedarf können weitere Zwischenbeurteilungen durchgeführt werden. Die Initiative kann sowohl von der bzw. dem Vorgesetzten, der Beamtin bzw. dem Beamten auf Probe als auch vom Amt für Personal, Organisation und Zentrale Leistungen ausgehen. Wechselt die Beamtin bzw. der Beamte auf Probe während des Beurteilungszeitraumes den Dienstposten oder wechselt die bzw. der unmittelbare Vorgesetzte, ist eine Zwischenbeurteilung unaufgefordert zu erstellen

11 Dienstanweisung über die Beurteilungen der Beamtinnen und Beamten Form und Inhalt der Beurteilung 5. Beurteilungsgrundlagen Von den Beurteilerinnen und Beurteilern werden die persönlichen und geistigen Fähigkeiten sowie die Arbeitsergebnisse beurteilt. Maßstab sind die konkreten Anforderungen der Stelle, die die Beamtin bzw. der Beamte auf Probe wahrnimmt. Was die Anforderungen im Einzelfall sind, muss den Beamtinnen und Beamten auf Probe anhand der Stellenbeschreibung und im Zusammenhang mit dem Einarbeitungskonzept von den Vorgesetzten erläutert werden. Dies bedeutet aber auch, dass für Beamtinnen und Beamte auf Probe kein milderer Maßstab gilt als für Beamtinnen und Beamte außerhalb der Probzeit. Vielmehr werden sie zu jedem Beurteilungszeitpunkt in ihrer Leistung mit diesen verglichen. Die im Beurteilungsbogen zu bewertenden Kriterien sind speziell auf die Tätigkeit während der Probezeit abgestimmt und ohne Ausnahme zu beurteilen. Sie unterscheiden sich von der dienstlichen Beurteilung für die Beamtinnen und Beamten auf Lebenszeit, da die Beamtinnen und Beamte in der Probezeit gesondert beobachtet werden, um ihre Potentiale zu erforschen. 5.2 Beurteilungsbogen Die Beurteilung erfolgt unter Verwendung des anliegenden Formulars. Die Anlage ist Bestandteil der Dienstanweisung. 5.3 Beurteilungskriterien und Beurteilungsmaßstab Die Beurteilung ist anhand von 4 Kriterien vorzunehmen, die im Beurteilungsbogen Probezeitbeurteilung verbindlich festgelegt sind (Anlage 0). Für die dieser Kriterien wird der nachstehende sechsstufige Beurteilungsmaßstab festgelegt: A B C D E F Entspricht den Entspricht im Entspricht den Übertrifft die Anforderungen Wesentlichen Anforderungen Anforderungen mit Einschränkungerungen den Anforde- im vollen Umfang Entspricht nicht den Anforderungen Übertrifft die Anforderungen im besonderen Maße Die höchste für ein Beurteilungskriterium ist die Stufe F. Die zu erreichende Normalleistung liegt unter Berücksichtigung des strengeren Maßstabes bei der Stufe D. 5.4 Gesamtbewertung Die Beurteilerin bzw. der Beurteiler gibt über die im Beurteilungszeitraum gezeigte Leistung eine zusammenfassende Beurteilung ab. Diese beantwortet die Frage, ob die Beamtin bzw. der Beamte nach der bisher gezeigten Eignung, Befähigung und fachlichen Leistung für die Verwendung auf einem Dienstposten im Eingangsamt ihrer bzw. seiner Laufbahn geeignet noch nicht geeignet nicht geeignet ist. Je nach Art der Anforderungen der Stelle und dem notwendigen Umfang der Einarbeitung ist nicht zu erwarten, dass bei der Zwischenbeurteilung bereits das Ziel, eine Bewährung in der Probezeit (für den Dienstposten geeignet), erreicht wird. Bei Stellen mit relativ kurzer Einarbeitungszeit ist dies aber auch nicht ausgeschlossen. - -

12 Dienstanweisung über die Beurteilungen der Beamtinnen und Beamten 507 Das Beurteilungsergebnis wird nicht rechnerisch ermittelt, jedoch muss es mit den Einzelbewertungen vereinbar sein. Grundsätzlich gilt, dass eine Beamtin bzw. ein Beamter geeignet ist, wenn die durchschnittliche aller Beurteilungskriterien bei D liegt, d.h. dass die durchschnittliche Leistung den Anforderungen im vollen Umfang entspricht. Folgende Einschränkungen sind zu beachten: Die eines Beurteilungskriteriums mit einem A kann nicht ausgeglichen werden. Eine mit einem B kann nur durch eine mit einem F ausgeglichen werden. 5.5 einer herausragenden Leistung Erbringt eine Beamtin bzw. ein Beamter während der Probezeit eine herausragende Leistung, ist dies auf dem Beurteilungsbogen festzuhalten. Die Leistung muss im Beurteilungsbogen konkret benannt werden. 5.6 Beurteilungsverfahren Die von der Erstbeurteilerin bzw. dem Erstbeurteiler erstellte Beurteilung wird auf dem Dienstweg und noch vor dem Beurteilungsgespräch an die Zweitbeurteilerin bzw. den Zweitbeurteiler weitergegeben. Bei unterschiedlichen Auffassungen führt die Zweitbeurteilerin bzw. der Zweitbeurteiler mit der Erstbeurteilerin bzw. dem Erstbeurteiler ein Gespräch, um eine einvernehmliche zu erreichen. Kommt es zu keiner Einigung, entscheidet die Zweitbeurteilerin bzw. der Zweitbeurteiler. Nach erfolgter Abstimmung führt die Erstbeurteilerin bzw. der Erstbeurteiler das Beurteilungsgespräch. Der abgestimmte und von den beiden Beurteilerinnen bzw. Beurteilern unterschriebene Entwurf der Beurteilung wird der Beamtin bzw. dem Beamten auf Probe in angemessener Zeit (in der Regel 3-5 Arbeitstage) vor dem Beurteilungsgespräch ausgehändigt. In dem Beurteilungsgespräch wird die Beurteilung in allen Kriterien erläutert. Erkennt die Beamtin bzw. der Beamte die Beurteilung nicht an, können beide Seiten ein klärendes Gespräch durch die Zweitbeurteilerin bzw. den Zweitbeurteiler anfordern. Zu diesem Gespräch kann eine Person des Vertrauens (z. B. Personalrat, Schwerbehindertenvertretung, Gleichstellungsstelle) hinzugezogen werden. Kommt es in dem Gespräch zu keiner Einigung, bleibt die Beurteilung bestehen. Falls noch Änderungsbedarf besteht, ist das Beurteilungsformular neu auszufüllen. Die Beamtin bzw. der Beamte auf Probe bestätigt am Ende des Beurteilungsverfahrens die Kenntnisnahme von der Beurteilung mit ihrer bzw. seiner Unterschrift. Nach Abschluss des Beurteilungsgesprächs wird die Beurteilung an das Amt für Personal, Organisation und Zentrale Leistungen übersandt. 6. Verfahren bei Defiziten in der Probezeit Treten im Verlauf der Probezeit Defizite auf, informieren die Vorgesetzten zeitnah das Amt für Personal, Organisation und Zentrale Leistungen. Gemeinsam sollen dann Lösungsmöglichkeiten gesucht werden, um der Beamtin bzw. dem Beamten Wege aufzuzeigen, wie die erfolgreiche Beendigung der Probezeit erreicht werden kann. In diesem Zusammenhang kommen folgende Maßnahmen in Betracht: 6. Unterstützende Maßnahmen zur Integration Bei Defiziten im Arbeits- oder Sozialverhalten, die nicht durch eine Intensivierung der Einarbeitung behoben werden können, kommen im ersten Schritt unterstützende Maßnahmen zur Integration in Betracht, die vom Amt für Personal, Organisation und Zentrale Leistungen durchgeführt bzw. initiiert werden. Schwerpunktmäßig bestehen diese in Personalgesprächen Maßnahmen der fachübergreifenden Qualifizierung sowie der Beteiligung der betrieblichen Sozialberatung - 2 -

13 Dienstanweisung über die Beurteilungen der Beamtinnen und Beamten Dienstpostenwechsel Treten innerhalb der Probezeit Leistungsdefizite auf, die mit den Anforderungen der Stelle verbunden sind, ist frühzeitig ein Dienstpostenwechsel anzustreben, um die Beamtin bzw. den Beamten in einem anderen Sachgebiet zu erproben. Treten die Defizite erst später auf, kommt der Dienstpostenwechsel ggf. in Kombination mit der Verlängerung der Probezeit in Betracht. 6.3 Verlängerung der Probezeit Kann bis drei Monate vor Ablauf der Probezeit die Bewährung der Beamtin bzw. des Beamten in der Probezeit trotz unterstützender Maßnahmen nicht festgestellt werden, informieren die Vorgesetzten unverzüglich das Amt für Personal, Organisation und Zentrale Leistungen. Zugleich wird eine Beurteilung erstellt, die die noch bestehenden Defizite aufzeigt. Die Vorgesetzten sollen darüber hinaus eine Einschätzung über die Dauer der Verlängerung der Probezeit abgeben. Über die Verlängerung der Probezeit entscheidet das Amt für Personal, Organisation und Zentrale Leistungen. 7. Arbeitshilfe Für die Erstellung der Probezeitbeurteilung durch die Beurteilerinnen und Beurteiler ist eine Arbeitshilfe zum Beurteilungsbogen erstellt worden, die als Anlage Bestandteil der Dienstanweisung ist. Teil C Gemeinsame Vorschriften. Sonderregelung für Schwerbehinderte Bei der Beurteilung der Leistung von Schwerbehinderten ist die Minderung der Arbeits- und Einsatzfähigkeit durch die Behinderung zu berücksichtigen ( 3 Abs. 3 LVO). Ist die Beurteilung eines Kriteriums aufgrund der Schwerbehinderung nicht möglich, kann ausnahmsweise in Absprache mit der Schwerbehindertenvertretung auf die Beurteilung dieses Kriteriums verzichtet werden. Die erreichbare Gesamtpunktzahl ist dann entsprechend zu reduzieren. Über ein Punkteraster ist die Gesamtleistung mit der Leistung einer nicht schwerbehinderten Beamtin bzw. eines nicht schwerbehinderten Beamten vergleichbar zu machen (siehe Erläuterungen). Die Schwerbehindertenvertretung wird über die bevorstehende Beurteilung einer bzw. eines Schwerbehinderten grundsätzlich durch das Amt für Personal, Organisation und Zentrale Leistungen rechtzeitig informiert. Der Schwerbehindertenvertretung ist die Möglichkeit zu eröffnen, mit der Erstbeurteilerin bzw. dem Erstbeurteiler vor der Beurteilung ein Gespräch zu führen, sofern die bzw. der Schwerbehinderte dies nicht ausdrücklich schriftlich ablehnt. Dabei hat die Schwerbehindertenvertretung die Möglichkeit, zum Umfang der Schwerbehinderung und deren Auswirkung auf Eignung, Befähigung und Leistung mündlich oder schriftlich Stellung zu nehmen. Macht die Schwerbehindertenvertretung von diesem Recht Gebrauch, ist die Beurteilerin bzw. der Beurteiler über den Inhalt der Stellungnahme zu unterrichten. In der Beurteilung sind zu vermerken: Beschränkungen in der Einsatzfähigkeit besondere Leistungen mit Blick auf die Schwerbehinderung eine verminderte Arbeits- und Einsatzfähigkeit, die bei der abschließenden ggf. berücksichtigt wurde. Die Kenntnisnahme der Beurteilung wird abschließend von der Schwerbehindertenvertretung durch Unterschrift bestätigt, sofern die bzw. der Schwerbehinderte dies nicht ausdrücklich ablehnt (siehe Beurteilungsvordruck)

14 Dienstanweisung über die Beurteilungen der Beamtinnen und Beamten 507 Beim abschließenden Beurteilungsgespräch kann die bzw. der Schwerbehinderte die Hinzuziehung der Schwerbehindertenvertretung verlangen. 2. Rechtsmittel gegen die Beurteilung 2. Gegenäußerung Die beurteilte Beamtin bzw. der beurteilte Beamte kann jederzeit - auch ohne das in Teil A Ziffer 8.8 genannte Gespräch - gegen die Beurteilung schriftlich Einwände erheben (Gegenäußerung). Die Gegenäußerung ist auf dem Dienstweg an die Zweitbeurteilerin bzw. den Zweitbeurteiler zu senden. Die Zweitbeurteilerin bzw. der Zweitbeurteiler prüft, ob die in der Gegenäußerung erhobenen Einwände ggf. zu einer Änderung der Beurteilung führen können. Kann sie bzw. er den Einwänden nicht abhelfen, leitet sie bzw. er die Beurteilung - soweit erforderlich - mit einer Stellungnahme an das Amt für Personal, Organisation und Zentrale Leistungen weiter. Die Gegenäußerung wird dort in die Personalakte aufgenommen. Die Beamtin bzw. der Beamte erhält hierüber eine schriftliche Mitteilung. 2.2 Änderungsantrag Die beurteilte Beamtin bzw. der beurteilte Beamte kann jederzeit einen Antrag auf Änderung der Beurteilung stellen. Die Zweitbeurteilerin bzw. der Zweitbeurteiler prüft aufgrund des Antrags, ob die Einwände ggf. zu einer Änderung der Beurteilung führen können. Kann sie bzw. er den Einwänden nicht abhelfen, leitet sie bzw. er den Antrag mit einer Stellungnahme an das Amt für Personal, Organisation und Zentrale Leistungen weiter. Das Amt für Personal, Organisation und Zentrale Leistungen entscheidet über den Änderungsantrag. Bei offensichtlichen Beurteilungsfehlern, die nicht bereits zu einer Änderung der Beurteilung durch die Zweitbeurteilerin bzw. den Zweitbeurteiler geführt haben, kann das Amt für Personal, Organisation und Zentrale Leistungen die Beurteilung ändern oder aufheben und eine Neubeurteilung veranlassen. Bei der Ablehnung des Änderungsantrags handelt es sich um einen Verwaltungsakt, gegen den die Beamtin bzw. der Beamte beim Verwaltungsgericht Minden Klage erheben kann. 2.3 Leistungsklage Die Beamtin bzw. der Beamte hat im Übrigen die Möglichkeit, unmittelbar den Klageweg gegen eine streitige Beurteilung zu beschreiten; zuständiges Gericht ist das Verwaltungsgericht Minden. 3. Schlussvorschriften 3. Übergangsregelungen zu Teil A Abweichend zu Ziffer 8.5. tritt die Konferenz der Beurteilerinnen und Beurteiler im März 202 erstmalig zusammen. Dabei werden die smaßstäbe und Vergleichsgruppen für den zurückliegenden Zeitraum festgelegt. Nach Abschluss der Beurteilungsrunde tritt die Konferenz der Beurteilerinnen und Beurteiler erneut zusammen, um für den anstehenden Beurteilungszeitraum die in Ziffer 7.2. vorgesehenen Regelungen zu treffen. Dabei sollen die Erfahrungen aus der abgeschlossenen Beurteilungsrunde einfließen. Ziffer 7.2 (stellenabhängige Gewichtung) tritt erst mit der auf die anstehende Regelbeurteilungsrunde folgende Beurteilungsrunde in Kraft. 3.2 In-Kraft-Treten Diese Dienstanweisung tritt mit Wirkung vom in Kraft. Gleichzeitig tritt die bisherige Richtlinie für die dienstliche Beurteilung der Beamtinnen und Beamten vom außer Kraft

15 Dienstanweisung über die Beurteilungen der Beamtinnen und Beamten 507 Spätestens zum ist zu prüfen, ob Regelungen dieser Dienstanweisung zu ändern oder zu ergänzen sind oder aufgehoben werden können. gez. Clausen Oberbürgermeister - 5 -

16 Stadt Bielefeld Der Oberbürgermeister. Angaben zur Person Bielefeld Beurteilungsbogen für Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter Anlage Name, Vorname, Amtsbezeichnung Zuständig für die Aufgabe seit Beurteilungsanlass Regelbeurteilung Anlassbeurteilung - Grund: schwerbehindert Beurteilungszeitraum Bei schwerbehinderten Personen ist ein besonderes Verfahren einzuhalten (Näheres siehe Beurteilungsrichtlinien). 2. Angaben zur Stelle Organisationseinheit Stellenbewertung Aufgabenbeschreibung Besondere Anforderungen sowie ggf. Veränderung der Anforderungen im Beurteilungszeitraum 3. Beurteilung Das jeweilige Beurteilungskriterium wird - bezogen auf die Anforderungen der Stelle in besonderem mehr als voll erfüllt. voll erfüllt. im Allgemeinen nicht erfüllt. Maße erfüllt. erfüllt.

17 Persönliche Fähigkeiten Beurteilungskriterien - Auffassungsgabe/Urteilsfähigkeit Fähigkeit das Wesentliche von Situationen schnell und richtig zu erfassen und daraus logische Schlüsse zu ziehen - physische/psychische Leistungsfähigkeit Fähigkeit den täglichen Anforderungen und Belastungen in dem Aufgabengebiet gewachsen zu sein - schriftliche Ausdrucksfähigkeit Fähigkeit Schriftsätze geordnet, präzise, flüssig und verständlich zu formulieren Gewichtung - mündliche Ausdrucksfähigkeit Fähigkeit sich flüssig und verständlich auszudrücken - Verhandlungsgeschick/Überzeugungskraft/Durchsetzungsvermögen Fähigkeit den eigenen Standpunkt zu vertreten, zielorientiert zu argumentieren und das Verhandlungsziel in angemessener Zeit zu erreichen Zwischensumme (in Nr. 5 übertragen) erreichte Punktzahl Erläuterung zur der persönlichen Fähigkeiten (siehe auch Ziffer 6.5 der DA Beurteilungen) 3.2 Sozialverhalten Beurteilungskriterien Gewich tung - Teamfähigkeit Fähigkeit als Teil einer Personengruppe gemeinsam an einem Ergebnis zu arbeiten (Identifikation mit der Aufgabe, Engagement für das Erreichen des Ergebnisses, Einhaltung von Vereinbarungen, Hilfsangebot bei Schwierigkeiten der anderen Teammitglieder). - Kooperationsbereitschaft/-fähigkeit Fähigkeit unvoreingenommen mit anderen zusammen zu arbeiten, sich auf andere einzustellen, Konflikte anzusprechen und bei Konflikten nach akzeptablen Lösungen zu suchen - Einfühlungsvermögen Fähigkeit unter Berücksichtigung der Person bzw. der Situation angemessen zu reagieren - Kommunikationsfähigkeit Fähigkeit sich offen und sachlich mit anderen zu verständigen - Kritikfähigkeit Bereitschaft Kritik an der eigenen Person anzunehmen und daraus zu lernen sowie die Fähigkeit Kritik in angemessener Form zu äußern Zwischensumme (in Nr. 5 übertragen) erreichte Punktzahl Erläuterung zur des Sozialverhaltens (siehe auch Ziffer 6.5 der DA Beurteilungen)

18 Arbeitsleistung Beurteilungskriterien Gewich tung - Fachkenntnisse Umfang des für die Aufgabenerledigung notwendigen Fachwissens und Fähigkeit dieses aufgabenbezogen umzusetzen - Entscheidungsfähigkeit/Verantwortungsbereitschaft Fähigkeit/Bereitschaft Entscheidungen im zulässigen Rahmen eigenverantwortlich sicher und rechtzeitig zu treffen, deren Folgen zu erkennen und dafür Verantwortung zu übernehmen - Organisationstalent Fähigkeit die Aufgaben vorausschauend, strukturiert und zweckmäßig zu erledigen - Wirtschaftlichkeitsdenken Fähigkeit Finanz- und Arbeitsmittel sowie Arbeitszeit zweckmäßig und erfolgsbringend einzusetzen, so dass Nutzen u. Aufwand in einem günstigen Verhältnis stehen - Kundenorientierung Fähigkeit bei der Aufgabenerledigung auf die Wünsche der Bürger/-innen und internen Kunden/Kundinnen einzugehen und nach Möglichkeit zu berücksichtigen - Leistungsbereitschaft Bereitschaft sich aktiv für die Aufgabenerledigung einzusetzen - Flexibilität/Lernbereitschaft Fähigkeit neue Anregungen in die Arbeit einzubeziehen, Bereitschaft sich auf veränderte Situationen einzustellen und zu lernen sowie Interesse an Neuerungen - Eigeninitiative/Selbstständigkeit Fähigkeit eigene Ideen zu entwickeln, Impulse zu geben und selbstständig zu handeln - Arbeitsqualität Fähigkeit die vereinbarten Qualitätsstandards der Aufgabenerledigung einzuhalten und die Arbeit effektiv zu gestalten - Arbeitsmenge Fähigkeit die vereinbarte Arbeitsmenge in der vereinbarten Zeit zu erledigen Zwischensumme (in Nr. 5 übertragen) erreichte Punktzahl Erläuterung zur der Arbeitsleistung (siehe auch Ziffer 6.5 der DA Beurteilungen) 4. Besondere Befähigungen der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters / Einschätzung zu Entwicklungsperspektiven Die Mitarbeiterin/Der Mitarbeiter verfügt über folgende besondere Fähigkeiten: Die Mitarbeiterin/Der Mitarbeiter ist im weiteren dienstlichen Einsatz geeignet für:

19 Gesamtbewertung Gesamtpunktzahl Punktzahl 3. Persönliche Fähigkeiten von max. 25 Punkten 3.2 Sozialverhalten von max. 25 Punkten 3.3 Arbeitsleistung von max. 50 Punkten Gesamtpunktzahl von max. 00 Punkten von max. Punkten (nur bei Schwerbehinderten möglich) Bei der Kriterienbewertung wurde bei Schwerbehinderten die verminderte Arbeits- und/oder Einsatzfähigkeit berücksichtigt Zusammenfassendes Gesamtergebnis Stufe Punkte erheblich unter den Anforderungen liegende Leistungen Punkte 2 unter den Anforderungen liegende Leistungen Punkte 3 den Anforderungen im allgemeinen entsprechende Leistungen Punkte 4 den Anforderungen voll entsprechende Leistungen 6-70 Punkte 5 über den Anforderungen liegende Leistungen 7-80 Punkte 6 erheblich über den Anforderungen liegende Leistungen 8-90 Punkte 7 ausgezeichnete Leistungen 9-00 Punkte 8 herausragende Leistungen (Falls bei Schwerbehinderten einzelne Kriterien nicht bewertet wurden siehe gesonderte sskala) Ausgezeichnete Leistungen sowie herausragende Leistungen gelten als beste Beurteilungsnote bzw. herausragende besondere Leistungen im Sinne laufbahnrechtlicher Vorschriften sowie besoldungsrechtlicher Bestimmungen. 6. Unterschriften Erstbeurteiler/in Zweitbeurteiler/in Datum Unterschrift Datum Unterschrift Kenntnisnahme der/des Beurteilten bei Schwerbehinderten Ich wünsche keine Weitergabe der Beurteilung an die Schwerbehindertenvertretung Datum Unterschrift Kenntnisnahme der Schwerbehindertenvertretung Datum Unterschrift

20 Stadt Bielefeld Der Oberbürgermeister Bielefeld Beurteilungsbogen für Führungskräfte Anlage 2. Angaben zur Person Name, Vorname, Amtsbezeichnung Zuständig für die Aufgabe seit Beurteilungsanlass Regelbeurteilung Anlassbeurteilung - Grund: schwerbehindert Beurteilungszeitraum Bei schwerbehinderten Personen ist ein besonderes Verfahren einzuhalten (Näheres siehe Beurteilungsrichtlinien). 2. Angaben zur Stelle Organisationseinheit Stellenbewertung Aufgabenbeschreibung Besondere Anforderungen sowie ggfls. Veränderung der Anforderungen im Beurteilungszeitraum 3. Beurteilung Das jeweilige Beurteilungskriterium wird - bezogen auf die Anforderungen der Stelle in besonderem mehr als voll erfüllt. voll erfüllt. im Allgemeinen nicht erfüllt. Maße erfüllt. erfüllt.