Informationsmanagement 2

Transkript

1 SALZBURGER BILDUNGSNETZ Informationsmanagement 2 ( s und Termine Arbeiten mit Microsoft Outlook) Weitere Informationen zum Workshop gibt s im aps-moodle. ( Das Salzburger Bildungsnetz Team elearning [email protected]

2 Inhalt 1. Die Funktionen von Microsoft Outlook das Hauptfenster Nützliche -konto-einstellungen Ändern des angezeigten Namens Erstellen einer Signatur Archivieren und Organisieren von s Organisieren mit Hilfe von Ordnern mit Hilfe von Regeln Das Adressbuch die Kontakte Kontakte verwalten und erstellen Erstellen von Kontaktgruppen Kalender verwenden Termin eintragen und verwalten Termine im Kalender eintragen Termine verwalten, kategorisieren und löschen Aufgaben erstellen und verwalten Archivierung von s Webmailer Credits Anmerkung: Das Skript wurde auf Basis der Microsoft Outlook Version 2010 erstellt. Seite 2 von 19

3 Arbeiten mit Microsoft Outlook 1. Die Funktionen von Microsoft Outlook das Hauptfenster Mit Outlook kann man nicht nur s verschicken und empfangen, es beinhaltet auch einen Kalender, Aufgabenverwaltung, Notizen und eine Adressverwaltung. Das Fenster ist zu Beginn in mehrere Teile gegliedert. Navigationsbereich Aufgabenleiste Umschalten zw. den Funktionen Mail-Liste des entsprechenden Navigationsbereiches Vorschau des markierten Mails Den Navigationsbereich und die Aufgabenleiste kann durch einen Klick auf die kleinen Pfeile (> bzw. <) ausgeblendet bzw. eingeblendet werden. Seite 3 von 19

4 2. Nützliche -konto-einstellungen 2.1. Ändern des angezeigten Namens Der Name, der beim Empfänger unter von angezeigt wird, kann unter Datei Informationen Kontoeinstellungen Kontoeinstellungen geändert werden. Im nun erscheinenden Fenster sollte man die Registerkarte auswählen. Das -konto mit dem Hakerl vorne ist das Haupt- -Konto und kann durch einen Klick auf Ändern gestaltet werden. Nun können entsprechend den eigenen Wünschen die Änderungen durchgeführt werden. Seite 4 von 19

5 2.2. Erstellen einer Signatur Die Signatur ist ein Textbaustein, der bei jedem automatisch eingefügt werden kann. Hier bietet sich z.b. der eigene Name mit Telefonnummer, Stammschule, Schulanschrift usw. an. Mit einem Klick auf die Registerkarte Datei und dem Menüpunkt Optionen öffnet sich das entsprechnde Dialogfeld. Durch die Auswahl der Menüpunkte und Signaturen (Fenster eventuell nach unten scrollen) können nun die gewünschten Eingaben gemacht werden. Seite 5 von 19

6 Zuerst klickt man auf Neu, dann gibt man der Signatur einen Namen (hier: Signatur). Im Textfeld darunter schreibt und formatiert man dann seine persönliche Signatur es können auch Grafiken eingefügt werden. Rechts oben kann man jedem -konto die entsprechende Signatur zuweisen. Antworten/Weiterleitungen: Hier legt man fest, ob auch bei Antworten oder Weiterleitungen die Signatur hinzugefügt werden soll. Die Signatur kann man auch neu erstellen oder bearbeiten, wenn man eine neue Nachricht aufmacht, dann auf Signaturen klickt. Erstens kann man dann auch eine Signatur (hier: Doris Lochner oder Signatur) auswählen und damit einfügen und bei Signaturen kommt man in das obige Fenster und kann die Signaturen bearbeiten oder eben eine neue erstellen. Seite 6 von 19

7 3. Archivieren und Organisieren von s 3.1. Organisieren mit Hilfe von Ordnern Anm.: Grundsätzlich funktioniert das Erstellen und Arbeiten mit Ordnern ähnlich wie im Windows Explorer (siehe Kursunterlagen Teil 1). Um einen (Unter)Ordner anzulegen wird zuerst der gewünschte Ordner im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste angeklickt. Im Kontextmenü wird der Menüpunkt Neue Ordner ausgewählt. Nun den gewünschten Ordnernamen eingegeben, mit OK bestätigt und fertig! Mit dem Rechtsklick auf den gewünschten Ordner können noch weitere Aktionen durchgeführt werden: Ordner umbenennen, verschieben, löschen uvm. Um nun die einzelnen Nachrichten in die gewünschten Ordner zu legen, gibt es drei Möglichkeiten: 1. durch Drag & Drop: Anklicken, festhalten und auf den entsprechenden Ordner ziehen. 2. Kontextmenü (rechte Maustaste) Verschieben entsprechenden Ordner anklicken 3. Nachricht markieren, in der Start-Menüleiste auf Verschieben klicken und den entsprechenden Ordner auswählen Organisieren mit Hilfe von Regeln In Outlook kann man verschiedenste Regeln für s aufstellen und verwalten. So ist es möglich, Nachrichten von bestimmten Absendern sofort in einen bestimmten Ordner verschieben zu lassen. Auch können durch Regeln s mit bestimmten Schlüsselwörtern in entsprechende Zielordner verschoben werden. Sich mit diesen Regeln zu befassen ist sicher sehr hilfreich, wenn man sich angewöhnt hat, nicht nur im Posteingang, sondern in allen Ordnern nach neuen Nachrichten Ausschau zu halten Um diese Regeln zu erstellen, markiert man am besten eine Mail mit der entsprechenden Voraussetzung (hier BSR im Betreff). Seite 7 von 19

8 Dann klickt man im Menüband Start auf Regeln und wählt dann Regeln erstellen. Folgendes Fenster öffnet sich: Nun hakt man alle Bedingungen an, die der Regel entsprechen. Hier wurde bestimmt, dass eine Nachricht, die im Betreff BSR enthält, immer in den Ordner BSR verschoben wird. Unter Erweiterte Optionen erhält man den Regel-Assistenten, mit dessen Hilfe ganz besondere Regeln erstellt werden können: Dazu wählt man im oberen Bereich eine Bedingung und kann sie immer im unteren Fensterbereich (2. Schritt) durch Anklicken der blauen Links genauer bestimmen. Durch Weiter > kommt man zum nächsten Fenster. Hier geht man ebenso vor und ergänzt einfach eine weitere Bedingung (oder auch nicht). Im dritten Fenster kann man Ausnahmen hinzufügen. Hat man alle drei Schritte durchlaufen, kann man noch festlegen, ob die Regeln ab jetzt gelten oder bereits auf ältere Nachrichten angewendet werden sollen. Mit Fertig stellen abschließen. Seite 8 von 19

9 Nun darf man aber nicht übersehen, dass neue Nachrichten, die dieser Regel entsprechen, sofort im entsprechenden Ordner landen. Daher sollte man auf die entsprechende Kennzeichnung des Ordners achten: Ein fett gekennzeichneter Ordner mit einer blauen Zahl in Klammer (gibt die Anzahl der neuen Nachrichten an) weist eben auf neue Nachrichten in dem entsprechenden Ordner hin. 4. Das Adressbuch die Kontakte 4.1 Kontakte verwalten und erstellen Wählt man links unten den Bereich Kontakte, erscheint folgendes Fenster: Das Programm schlägt unter Vorgeschlagene Kontakte jene Adressen vor, die entweder bereits verwendet wurden oder von denen man bereits eine erhalten hat. Diese Vorgeschlagenen Kontakte kann man einfach durch Drag & Drop in den Ordner Kontakte verschieben. Links oben kann man einen Neuen Kontakt hinzufügen. Einfach die Informationen eintragen, die man im Adressbuch haben möchte. Seite 9 von 19

10 Alle diese Kontakte kann man bei einer neuen Nachricht unter An: auswählen. 4.2 Erstellen von Kontaktgruppen Um bei -aussendungen an mehrere Adressaten nicht immer jeden Kontakt einzeln auswählen zu müssen, empfiehlt es sich, Kontaktgruppen zu erstellen. Dazu klickt man in der Registerkarte Start auf Neue Kontaktgruppe. Man erhält ein Fenster in dem der Name der Gruppe eingetragen wird, anschließend wählt man unter Mitglieder hinzufügen alle Kontakte aus, die dieser Gruppe angehören sollen. Durch Speichern & schließen erhält man unter Kontakte ein neues Feld mit der Bezeichnung Schulamt Gruppierung So genügt es bei einem Mail an das Schulamt einfach diese Gruppe als Empfänger anzugeben und schon wird das Mail an den BSI und den Leiter des Schulamtes geschickt. Seite 10 von 19

11 5. Kalender verwenden Termin eintragen und verwalten 5.1. Termine im Kalender eintragen Um zum Kalender zu gelangen, klickt man am besten im Outlook links unten auf Kalender. Folgendes Fenster öffnet sich: Das Kalenderfenster unterteilt sich in 3 Hauptbereiche: - das Menüband / die Menübänder - den Navigationsbereich - das Kalenderblatt mit den Aufgabenbereichen Im Menüband Start kann man die Ansicht des Kalenderbereiches ändern - von Tagesansicht bis Monat oder Planungsansicht. Um neue Termine einzutragen klickt man einfach auf den Menüpunkt Neuer Termin: Nun gibt man den Betreff, den Ort, das Datum, die Zeit und eventuell einige Notizen oder Infos ein. Wenn man vorab Kategorien definiert hat, kann man auch diese zuweisen, damit erscheint der Termin im Kalender in der entsprechenden Farbe. Seite 11 von 19

12 Kategorien definieren: Man klickt einfach auf Kategorien, dann auf Alle Kategorien. Nun definiert man unter Neu eben neue Kategorien oder man benennt die bestehenden Kategorien mit Umbenennen ganz individuell. Jeder Kategorie wird dann eine Farbe zugewiesen. Wer mit Tastenkombinationen lieber arbeitet, kann auch diesen Punkt noch hinzufügen Termine verwalten, kategorisieren und löschen Wenn alle Eintragungen entsprechend gemacht wurden, bietet Outlook noch einige besondere Hilfsdienste: - Erinnerung: Man kann sich zu einer bestimmten Zeit erinnern lassen, dass dieser Termin ansteht (15 Minuten, 0,5 Stunden oder eben Tage vorher). - Serientyp: Sollte ein Termin wöchentlich oder z.b. 3mal stattfinden, dann kann man das auch eingeben und es wird automatisch im Kalender jeder Termin eingetragen. Seite 12 von 19

13 Wenn zu einer Besprechung, die man in seinen Kalender eingetragen hat, Teilnehmer per eingeladen werden sollen, dann kann man das ebenso gleich in dieser Einstellung erledigen. Man klickt auf Teilnehmer einladen und schon ergänzt sich der Termin zu einer und man kann bei An: alle Teilnehmer einfügen und die Einladung abschicken. Natürlich kann man im Textfeld noch einige persönliche Mitteilungen anhängen oder die Antwortoptionen auswählen. Hat man nun den Termin vollständig eingetragen, schließt man mit Speichern & Schließen oder durch Senden des Termins. Jetzt wird er im Kalender eingetragen. Um Termine zu löschen, muss man sie nur im Kalender markieren und auf Löschen klicken (2 Möglichkeiten: Menüband ganz links oder Kontextmenü ganz unten). Besprechungen muss man absagen. Seite 13 von 19

14 6. Aufgaben erstellen und verwalten Outlook bietet auch eine Aufgabenverwaltung, in der alle markierten s und Termine, aber auch eigens erstellte Aufgaben verwaltet werden können. Um die Aufgaben zu aktivieren, klickt man links unten auf Aufgaben. Ein neues Fenster ähnlich dem Kalender öffnet sich. Kennzeichnet man s mit der roten Fahne (zur Nachverfolgung kennzeichnen), werden sie in dieser Ansicht angezeigt. Um Aufgaben zu erstellen, klickt man auf Neue Aufgabe. Man erhält ein ähnliches Fenster wie bei Neuer Termin. Wieder kann man den Betreff, die Zeit, die Fälligkeit usw. einstellen. Man kann den Status der Aufgabe festlegen (Nicht begonnen, erledigt, in Bearbeitung, ) und sich erinnern lassen. Wichtig ist auch ein sogenannter Statusbericht, die Priorität, der Fortschritt usw. Seite 14 von 19

15 Aufgaben können auch anderen Personen zugewiesen werden. Kategorien gibt es wie bei den Terminen (werden übernommen). Aufgaben und Termine der nächsten Tage werden in allen Ansichten angezeigt: - bei s und Kontakte im Kalender 7. Archivierung von s Standardmäßig wurde die Ablaufzeit der Elemente in den folgenden Ordnern wie folgt eingerichtet (d. h: nach x Monaten werden die Dateien gelöscht): Ordner "Posteingang" und "Entwürfe" "Gesendete Elemente" und "Gelöschte Elemente" Postausgang Kalender Aufgaben Notizen Journal Ablaufzeit 6 Monate 2 Monate 3 Monate 6 Monate 6 Monate 6 Monate 6 Monate Seite 15 von 19

16 Sollte man andere Einstellungen wünschen, so kann man die Standardeinstellungen ändern: Datei Optionen Erweitert AutoArchivierung Einstellungen für AutoArchivierung: Jetzt kann man einen anderen Rhythmus für die AutoArchivierung einstellen z. B. alle 21 Tage soll die AutoArchivierung durchgeführt werden. Man kann auch den Ordner, indem die archivierten Dateien abgelegt werden sollen, ändern. WICHTIG: Diese Einstellungen gelten für alle Ordner in Outlook, die auf Standardeinstellungen zurückgreifen. Will man für einzelne Ordner eigene Einstellungen treffen, dann öffnet man Outlook, markiert den entsprechenden Ordner, wählt das Menüband <Ordner> und sucht sich den Menüpunkt <Einstellungen für Autoarchivierung>: Nun setzt man für diesen Ordner die besonderen Einstellungen und diese gelten dann nur für diesen markierten Ordner. Seite 16 von 19

17 8. Webmailer Jedes -konto der Schulen ist durch einen Webmail-Zugang der Salzburg AG über das Internet zu erreichen und abzurufen. D. h., man kann von jedem Computer aus (auch von zu Hause) die s der Direktion abrufen. Dazu öffnet man einen Internet- Browser, gibt die URL webmail.salzburg.at ein und logt sich mit den entsprechenden Zugangsdaten ein (eventuell muss man die Zugangsdaten bei der Salzburg AG anfordern). Nun kann man sich die s direkt am Server ansehen. Um auch vom Webmailer aus erkannt zu werden, sollte man unter Einstellungen die Anzeigedaten aktualisieren. Unter Vollständiger Name wird der Name angegeben, den der Empfänger bei Von sehen soll. Die - Adresse und die Antwort-Adresse sollten angegeben sein. Hier kann man auch eine Signatur einrichten diese gilt immer dann, wenn man über den Webmailer eine verschickt. Seite 17 von 19

18 Weitere Einstellungsmöglichkeiten wären: Bei Abwesenheit eine Notiz gleich an den Empfänger zu schicken, eine Weiterleitung einzurichten und das Passwort zu ändern. Spamfilter und Virusfilter könnten auch noch verändert und individuell eingestellt werden. Der Webmailer verfügt außerdem auch über eine Kontakteliste, die aber nicht mit der von Outlook übereinstimmen muss. Seite 18 von 19

19 9. Credits Für das Salzburger Bildungsnetz: Doris Lochner Helmut Pucher Roland Moser Bildnachweis: Titelblatt: c=643c3491f8bfe7ce7c6f&ext=jpg cc zero, Download: Seiten 2 18: Screenshots = eigene Bilder der Bildungsnetzbetreuer Seite 19 von 19