Präsentieren mit POWER-POINT XP - Einführungsleitfaden

Transkript

1 Präsentieren mit POWER-POINT XP - Einführungsleitfaden Gliederung 1. Erstellen der ersten einfachen Power-Point-Präsentation 2. Drucken der Präsentation 3. Verändern von Präsentationen 4. Zeichnen im Rahmen von Power-Point 5. Folienmaster 6. Animation von Präsentationen 1

2 1. Erstellen der ersten einfachen POWER-POINT-Präsentation Eine Präsentation ist ein Satz von Folien, die dasselbe Layout aufweisen. Zum Layout gehört auch die Gestaltung des Hintergrundes. Beim Starten von Power-Point sehen Sie den unteren Bildschirm. In den meisten Fällen können Sie jetzt sofort mit der Erarbeitung Ihrer Präsentation beginnen. Im rechten Teil des Bildschirmes gibt es verschiedene Optionen, auf die Sie zurückgreifen können: Präsentation öffnen Hier können Sie vorhandene Präsentationen öffnen, indem Sie sie einfach anklicken. Neu Leere Präsentation Es wird die erste Folie einer leeren Präsentation ohne Hintergrund zur Verfügung gestellt. Im rechten Teil des Bildschirmes werden dann verschiedene Folienlayouts angezeigt, aus denen Sie durch anklicken auswählen können. 2

3 Von einer Entwurfsvorlage Es wird eine Präsentation mit einem vorgegebenem Layout (z.b. Hintergrund, Schriftart und größe) bereitgestellt. Vom Auto-Inhalt-Assistenten Der AutoInhalt-Assistent ist ein Verfahren, um eine standardisierte Präsentation zu erstellen. Mit Hilfe des Assistenten kann der Anwender die Einstellungen für seine Präsentation menügeführt eingeben. Problem: Es sind Microsoft-Standards und man muss wissen, was sich hinter den Präsentationen verbirgt und man ist zunächst starr daran gebunden. Neu aus vorhandener Präsentation Feature ist nicht unbedingt notwendig. 3

4 Mit Vorlage beginnen Allgemeine Vorlagen Hier werden die unter Neu Von einer Entwurfsvorlage bereits dargestellten Präsentationen e- benfalls bereitgestellt. Vorlagen auf eigenen Websites Vorlagen auf Microsoft.com Wegen der Starrheit des AutoInhalt-Assistenten ist die Erstellung der Präsentation mit Hilfe der Entwurfsvorlage vorzuziehen. Also Neu Von einer Entwurfsvorlage anklicken. Es folgt das untere Bild. Durch Anklicken von Farbschema, kann man die Farben / Farbkombinationen wechseln. Zum Thema Animation kommen wir später. Hat man die entsprechende Entwurfsvorlage und das Farbschema ausgewählt, kann man mit der ersten Folie (Deckblatt) beginnen. Die nächste Folie erhält man durch Anklicken des Icons Neue Folie. Man kann dann aus den Folienlayouts die benötigte Folienart auswählen (siehe S. 3). Folgende, wichtige Folienlayouts stehen zur Verfügung: 4

5 Titelfolie / Überschriften Leere Folie mit Überschrift (z.b. für eigne Zeichungen Aufzählungen mit einer oder 2 Spalten Folien für Tabellen, Grafiken, Bilder / Clip-Arts (eine oder mehrere pro Seite). Durch Anklicken des jeweiligen Symbols wird der Dialog fortgeführt und die Tabelle etc. kann erstellt bzw. eingefügt werden. Kombinationen aus Text und Grafiken / Tabellen Bei allen Folientypen sind die Bereiche, in die Eingaben gemacht werden können, durch Rahmen kenntlich gemacht. Die Rahmen werden aktiv (eingabebereit) durch Anklicken. 5

6 Einige Hinweise zu den wichtigsten Folientypen: Aufzählung Die Aufzählungszeichen werden von Power Point automatisch zur Verfügung gestellt. Jeder Spiegelstrich wird durch ENTER abgeschlossen. Drücken Sie am Zeilenende unter keinen Umständen die Enter-Taste!!! Tabelle Nach Klick auf das Tabellen-Icon und Angabe der Spalten- und Zeilenzahl kann man eine Tabelle anlegen (geht auch direkt mit diesem Layout). Die einzelnen Felder kann man mit der TAB-Taste anspringen. 6

7 Diagramm - Durch Eingaben in der untenstehenden Tabelle kann das Diagramm bearbeitet werden. Übung: Erstellen Sie eine Präsentation mit der Entwurfsvorlage Kapseln. Titelfolie: Präsentieren mit POWER-POINT; Untertitel: Eine Einführung 1.Folie: Überschrift: Erste Schritte Text: Aufzählung der ersten 3 Schritte bei der Erstellung einer Präsentation 2. Folie: Tabelle mit 2 Spalten und 3 Zeilen zur Darstellung von 3 Vor- und Nachteilen von Power- Point 3. Folie: Tabelle Überschrift: Absatz Power-Point-Lizenzen nach Regionen Tragen Sie für alle Quartale für die Region Ost 10, die Region West 20 und die Region Nord 30 ein Speichern Sie Ihre Präsentation unter einem selbst gewählten Namen ab. 7

8 2. Drucken und Anzeigen der Präsentation Datei Drucken (das Icon für Drucken druckt immer die gesamte Präsentation, das ist nicht immer gewünscht) Druckbereich regelt, ob Sie alle Folien, nur die Folie, in der der Cursor steht, oder nur ausgewählte Folien ausdrucken wollen Anzahl der Exemplare Regelt, was gedruckt werden soll: Bei Folien werden die einzelnen Folien gedruckt, bei Handzettel können mehrere Folien auf eine Seite gedruckt werden (geregelt wird das hier), Notizenseiten enthalten auch Kommentare zu den Folien. Die Icons links unten regeln die Anzeigefunktionen: Das linke Icon stellt eine Ansicht mit der jeweiligen Folie sowie im linken Bereich der Folien der Präsentation und im rechten Bereich der Folienlayouts zur Verfügung. Das mittlere Icon zeigt alle Folien der Präsentation in verkleinerter Form an (Foliensortieransicht). Die Folien können bei gedrückter linker Maustaste verschoben werden. Das rechte Icon startet die Präsentation. 8

9 3. Verändern von Präsentationen Verändern von Texten, Korrektur von Tippfehlern u.ä. Auf den Text klicken (der Rahmen erscheint) und Ändern des Textes Verändern der Schriftart, Schriftgröße, Schriftstil, Schriftfarbe am besten mit den Icons in der Bearbeitungsleiste. Beachten Sie, dass diese Änderungen nur für das Wort gelten, in dem der Cursor steht. Wenn Sie mehrere Wörter ändern wollen, müssen Sie mit der Maus die entsprechenden Wörter markieren. Wollen Sie den gesamten Kasten umformatieren, können Sie auch den Kasten anklicken. Der Kasten ist angeklickt, wenn er sichtbar ist, aber der Cursor nicht blinkt. Hier ist der Text, nicht der Kasten angeklickt. Ausrichtung verändern ebenfalls über die Icons in der Bearbeitungsleiste Kasten oder Texte anklicken und anschließend das Icon für die gewünschte Ausrichtung anklicken. Bei Aufzählungen / Nummerierungen lassen sich die Aufzählungszeichen durch das Icon Aufzählung unterdrücken oder anzeigen. Wichtig: Icons zum Justieren von Objekten und Textfeldern. Damit lassen sich mehrere Textfelder oder Objekte leicht linksbündig, rechtsbündig, auf die gleiche Höhe oder zentriert anordnen. Sind diese Icons nicht in der Symbolleiste eingeblendet kann man sie sich mit Ansicht Symbolleisten Anpassen einblenden. Entweder die gesamte Symbolleiste unter der Registerkarte Symbolleisten oder einzelne Icons unter der Registerkarte Befehle. Dort stehen alle Icons geordnet nach Gruppen zur Verfügung und können durch Anklicken mit der linken Maustaste nicht loslassen und 9

10 verschieben in die Bearbeitungsleiste für die weitere Benutzung in die Bearbeitungsleiste übernommen werden. Clip-Arts Clip-Arts / Bilder können nicht nur in dafür vorgesehene Felder, sondern an allen Stellen der Folie eingefügt werden: Ein Clip-Art wird eingefügt durch: Einfügen Grafik Clip Art oder durch Anklicken des Clip Art- Icons. Sie erhalten im rechten Teil des Bildschirmes die Möglichkeit zur Suche in den Clip-Art- Dateien. Wenn Sie fündig geworden sind, können Sie das Clip-Art durch Anklicken in die Folie einfügen und anschließend mit Hilfe der Eckpunkte seine Größe und Position beliebig verändern. Verschieben führt zu einem gleichmäßigen Vergrößern/Verkleinern (Eckpunkte) Bild wird in die Höhe gezogen Bild wird in die Breite gezogen 10

11 4. Zeichnen im Rahmen von Power-Point Folien in PPT können auch Zeichnungen, d.h. Striche, Pfeile, Kästchen oder komplizierte Darstellungen aufweisen. Um in PPT zeichnen zu können, benötigt man die Symbolleiste Zeichnen. Es ist zweckmäßig, sie komplett einzublenden, ev. sogar grundsätzlich in der Bearbeitungsleiste vorzuhalten. Das Einblenden der kompletten Leiste ist fast identisch mit dem Einblenden einzelner Icons. Menüfolge: Ansicht Symbolleiste Zeichnen. Hat man die Zeichnen-Leiste eingeblendet, stehen relativ komfortable Zeichen-Funktionen zur Verfügung. Im Menü AutoFormen stehen eine Vielzahl von Linien, Pfeilen, Symbolen etc zur Verfügung, auch Freihandlinien und Knicke lassen sich erstellen (Freihandform). In die Zeichnung lassen sich auch Schrift-Objekte einfügen. Hierzu muss man das Textfenster anklicken. Besonders häufig gebrauchte, wie Linie, Pfeil, Rechteck und Elipse sind direkt anklickbar, um den Weg über Untermenüs (unter AutoFormen) zu vermeiden. Geschlossene Formen werden oft mit Farben ausgefüllt. Die Füllfarbe kann durch das Farbeimer- Icon bestimmt werden. Die Linienfarbe und die Schriftfarbe kann definiert werden, die Linienart und Liniendicke sowie das Vorhandensein/Nichtvorhandensein von Pfeilen im rechten Teil der Menüleiste. Gezeichnete Objekte lassen sich Kippen und Drehen, Ausrichten und Verteilen. Dies ist im Menüpunkt Zeichnen enthalten. Objekte lassen sich auch zu Gruppen zusammenfassen. Diese Gruppe kann dann gemeinsam bearbeitet werden. Dazu muss man die gewünschten Gegenstände markieren: 1. Objekt anklicken, Umschalt-Taste (für Großschreibung) gedrückt halten und alle weiteren Objekte anklicken. Wenn man alle Objekte markiert hat, die zu einer Gruppe zusammengefasst werden sollen, drückt man das Gruppierungssymbol. 11

12 Übung: Erstellen Sie die folgende Folie Daten in der Finanzbuchhaltung Stammdaten Bewegungsdaten Hauptbuch Sachkonten Belege (Geschäftsvorfälle) 5. Folienmaster Viele Einstellungen (z.b. Schriftgröße und farbe) gelten für die jede Folie der Präsentation, so dass es nicht sinnvoll ist, diese Einstellungen bei jeder Folie erneut festzulegen. Damit man diese Einstellungen nur einmal für alle Folien machen muss, gibt es den Folien-Master. Hier werden die Einstellungen getätigt, die für alle Folien der Präsentation gültig sind. Diese Einstellungen sind immer gültig, wenn man eine neue und leere Folie der Präsentation hinzufügt. In jeder Folie kann man diese Einstellungen dann verändern. Letztendlich sind die bereitgestellten Entwurfvorlagen nichts anderes als vorgefertigte Folien-Master. Daher kann man diese auch als Grundlage nehmen und entsprechend abändern. Aufruf des Folien-Masters: Ansicht Master Folienmaster 12

13 Man kann diese Master-Folie ebenso bearbeiten, wie jede andere Folie. D.h. durch Anklicken kann man die Schriftart, Schriftgröße, Farbe etc. verändern. 6. Animation von Präsentationen Wird die Präsentation nicht als Foliensatz ausgedruckt, sondern als Präsentation mittels PC und Beamer gezeigt, empfiehlt sich eine Animation. Eine Animation beinhaltet Übergänge zwischen den einzelnen Folien, Bild- und Toneffekte u.ä. Der Spielerei sind kaum noch Grenzen gesetzt. Hier empfiehlt es sich ein wenig zu probieren. Übergänge zwischen den Folien Um die Übergänge zwischen den Folien zu gestalten, muss man aus der Folien-Ansicht (die hatten wir bis jetzt immer) in die Foliensortierung gehen. Es empfiehlt sich, keine unterschiedlichen Übergänge in einer Präsentation zu verwenden. 13

14 Animation der einzelnen Folien Die Gestaltung der Animation erfolgt mit Bildschirmpräsentation Benutzerdefinierte Animation oder mit Hilfe des entsprechenden Icons. Im rechten Teil des Bildschirmes kann dann festgelegt werden, in welcher Reihenfolge die Folienteile angezeigt werden, wie die Objekte erscheinen und ob sie z.b. abgeblendet werden welche Bewegungen die Objekte bei der Präsentation durchführen. 14