Bedienungshandbuch. für Schulen. Hilfestellung zur Beantragung und Abrechnung von Fördermitteln für Ganztagsangebote

Transkript

1 Bedienungshandbuch für Schulen Hilfestellung zur Beantragung und Abrechnung von Fördermitteln für Ganztagsangebote Axel Suppes und Tom Fröhlich Stand: 27.Januar 2012 für FABELF Version 1.7.

2 Vorwort Sehr geehrte GTA-Verantwortliche an den Schulen und Nutzerinnen und Nutzer des Programmes FABELF, FABELF ist der Förderantrag und das Buchhaltungssystem in elektronischer Form nach der Förderrichtlinie Ganztagsangebote des Freistaates Sachsen 1 entwickelt und betreut von froeh.net. Ihnen steht nun eine überarbeitete und verbesserte Version von FABELF online zur Verfügung. Wir haben uns bemüht, die Bedienung weiter zu vereinfachen und möglichst selbsterklärend zu gestalten. Wir sind auch künftig an der ständigen Verbesserung des Programms interessiert. Daher sind Anregungen, Kritik oder allgemeine Hinweise ausdrücklich erwünscht und per bitte an folgende Adresse zu richten: info@fabelf.de Viel Freude an FABELF wünschen Ihnen: Axel Suppes und Tom Fröhlich von froeh.net 1 Fabelf unterstützt immer die aktuell geltende Förderrichtlinie, momentan in der Fassung vom Abrufbar unter: (abgerufen am ) 2

3 Inhalt 1. Erreichbarkeit und Anmeldung Registration Passwort vergessen Passwort ändern Antragstellung Starten des Programms (Beginn der Antragstellung) Konzeption Projektplanung Abrechnung Weitere Programmpunkte Umwidmungen Zeitanzeige bis zum nächsten Log Out Treffpunkt GTA

4 1. Erreichbarkeit und Anmeldung Aufgerufen wird das gesamte Programm über ihren Internetbrowser (ständig getestet wird mit den Browsern Internetexplorer, Firefox und Opera, welche daher von uns zum Gebrauch empfohlen werden) und der Netz-Adresse: Nachdem Sie dies getan haben, erscheint der folgende Bildschirm (Abb. 1): Abb. 1: Startbildschirm Hier können Sie sich registrieren, anmelden und gegebenenfalls auch Ihr vergessenes Passwort wiedererlangen. Hinweis: Auf dem Startbildschirm sind die hier behandelten Themen unter Hilfe (zu finden auf der Navigationsleiste am oberen Bildrand) als kleine Filme hinterlegt. 1.1 Registration Falls Sie das Programm zum ersten Mal benutzen, müssen Sie sich zunächst registrieren, jede weitere Anmeldung erfolgt jeweils mit der von Ihnen angegebenen -Adresse und dem dazugehörigen Passwort. Dazu klicken Sie im Startbildschirm auf Registrierung und füllen die folgenden Felder aus (Abb.2). 4

5 Abb. 2: Registrierungsmaske Wichtig ist, an dieser Stelle die richtige Institution, über welche der Antrag gestellt werden soll, auszuwählen. Sie müssen hier entscheiden, ob Sie über das jeweilige Schulverwaltungsamt (bzw. den kommunalen Träger) ihren Antrag stellen möchten oder nicht. Vor- und Nachteile der Beantragung über den kommunalen Träger erfragen Sie bitte bei dem für Ihre Schule zuständigen Amt. Sollten Sie Fragen zur richtigen Registrierung haben, schreiben Sie einfach eine Mail an Nach Beendigung der Registration erhalten Sie eine Bestätigungs- (an die von Ihnen angegebene Adresse) mit einem Aktivierungslink. Nachdem Sie diesen benutzt haben, ist Ihr Account freigeschaltet. Loggen Sie sich zum ersten Mal ein, erscheint zunächst eine Datenschutzerklärung. Diese sollte nach dem Lesen durch das Setzen des entsprechenden Häkchens zur Kenntnis genommen werden. Nur wenn dies erfolgt ist, gelangen Sie durch Betätigen des Absenden-Buttons auf die nächste Seite. Die Teilnahme am Projekt Treffpunkt GTA (siehe 4.3.) ist fakultativ, jedoch sollte das jeweilige (ja bzw. nein) Häkchen gesetzt werden, da die Abfrage sonst nach jedem Einloggen erneut erscheint. 1.2 Passwort vergessen Sollten Sie einmal Ihr Passwort vergessen haben, so stellt dies kein größeres Problem dar. Einfach auf dem Startbildschirm den Button Passwort vergessen? klicken und dann die -Adresse, mit der Sie sich registriert haben, eingeben. An diese Adresse wird ihnen automatisch ein neues Passwort gesandt, mit dem Sie sich wie gewohnt einloggen können. Danach empfiehlt es sich, dieses Passwort zu ändern. 5

6 1.3 Passwort ändern Zum Ändern des Passworts gehen Sie einfach nach dem Einloggen auf Persönliche Einstellungen, geben Ihr neues Passwort in die dafür erforderlichen Felder ein und speichern dieses. Danach müssen Sie sich neu einloggen. 1.4 Protokoll Ebenfalls auf dieser Seite einsehbar (Abb.3) ist das Zugriffs-/Nutzungsprotokoll Ihres Accounts. Vom Programm aus erfolgt hier eine Protokollierung aller Zugriffe mit Angaben zu Nutzer, Datum, Uhrzeit und der Art des Zugriffs (nur Änderungen/Eingaben). Davon werden jeweils die letzten 50 Änderungen angezeigt, diese sind jeder Zeit für Nutzer und Administratoren sichtbar. Mit dieser Funktion soll gewährleistet werden, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, welche Daten zu welcher Zeit von wem eingegeben bzw. geändert worden sind. Abb. 3: Protokoll 6

7 2. Antragstellung Nach dem erfolgreichen ersten Einloggen erscheint die folgende Seite, über die ein neuer Antrag gestartet werden kann. Dazu klicken Sie bei Antrag für den aktuellen Zeitraum auf NEU (Abb.4). Abb. 4: Antragsübersicht Daraufhin werden Sie zu folgender Eingabemaske (mit allgemeinen Angaben für den Antrag) weitergeleitet (Abb.5). Abb. 5: Allgemeine Angaben Antragstellung Für das korrekte Funktionieren von FABELF ist die richtige Antragstellung unabdingbar. Dabei betrifft das hell unterlegte Feld den Antragsteller, während die dunkel unterlegten Zeilen mit den Daten der jeweiligen Schule auszufüllen sind. Als Antragsteller wird hier die bei der Registration ausgewählte Institution verstanden. Des Weiteren müssen insbesondere die Felder Gesamtschülerzahl und Teilnehmer am GTA zwingend ausgefüllt werden, da sie die Grundlage für die Projektplanung (Finanzplanung) bilden. Nachdem dies erledigt ist und Sie den Button weiter betätigt haben, können Sie direkt mit der Bearbeitung Ihres Antrages fortfahren. 7

8 2.1 Starten des Programms (Beginn der Antragstellung) Bei jedem zukünftigen Einloggen startet das Programm mit der folgenden Übersicht (Abb.6) aller Ihrer bisher in FABELF enthaltenen Anträge und Abrechnungen. Abb. 6: Auswahl zwischen Antrag und Abrechnung Die Buttons haben folgende Funktionen: - Bearbeiten - druckfähige pdf-version des Standartantrages - druckfähige pdf-version der Honorarliste Starten Sie nun die Bearbeitung Ihres Antrages. Auf der folgenden Seite erscheinen zunächst die Schaltflächen zur weiteren Navigation (Abb.7). Abb. 7: Navigationsmenü Antragsstellung 8

9 2.2 Konzeption Über den Button Konzeption gelangen Sie in den Bearbeitungsteil der Antragstellung. Die einzelnen Punkte können entsprechend der Handreichung zur Förderrichtlinie Ganztagsangebote des Freistaates Sachsen 2 ausgefüllt werden (Abb.8). Abb. 8: Navigationsmenü Konzeption Dazu klicken Sie einfach den gewünschten Bearbeitungspunkt an und füllen das entsprechende Schriftfeld aus. Der Button Speichern sichert das Geschriebene und schließt die aktuelle Bearbeitungsseite. Zwischenzeitliches Speichern soll verhindern, dass Ihr Text verloren geht, da die Bearbeitung online erfolgt. Wichtig: Wenn Sie längere Texte schreiben, speichern Sie diese bitte spätestens alle zehn Minuten zwischen, da der Server beim Schreiben von Texten keine Rückmeldung erhält und das Programm danach automatisch schließt, was zur Folge hat, dass Ihre Texte verloren gehen könnten. Um die Zeit zu überblicken, wurde eine Zeitanzeige bis zum nächsten Logout eingebaut (siehe 4.2.). Falls bereits im vorherigen Jahr ein Antrag gestellt wurde, ist in den jeweiligen Bearbeitungspunkten eine Hilfsfunktion eingebaut. Diese ist zu Ihrer Unterstützung mit dem Text des Vorjahres verlinkt. Durch Kopieren und Einfügen können Sie diesen auch im aktuellen Antrag verwenden (Abb. 9). Abb. 9: Hilfsfunktion Vorjahrestext 2 Fabelf unterstützt immer die aktuell geltende Förderrichtlinie, momentan in der Fassung vom Abrufbar unter: (abgerufen am ) 9

10 2.3 Projektplanung Um die Planung für die jeweiligen Ganztagsangebote (GTA) an Ihrer Schule zu beginnen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Projektplanung. Diese findet sich sowohl im Navigationsmenü nach Start des Programms, als auch in dem Menü der Konzeptionsplanung. Um ein Ganztagsangebot hinzuzufügen, klicken Sie auf GTA blanko hinzufügen im Navigationsmenü (Abb.10). Abb. 10: Navigationsmenü Projektplanung Eine neue Eingabemaske erscheint (Abb. 11). Füllen Sie nun die entsprechenden Felder (Titel des Angebots, Schülerzahl, Klassenstufe, Arbeitsgruppe [kennzeichnet die Zugehörigkeit des GTA zu dem jeweiligen Arbeitsbereich nach Förderrichtlinie (FRL)], Angebotsdauer, Zeitumfang in Stunden, Kurzinhalte und Zielstellung) aus. Abb. 11: Übersicht der Eingabemaske GTA hinzufügen Nachdem Sie diese Angaben durch Klicken auf das Feld speichern bestätigt haben, erhalten Sie die Möglichkeit, verschiedene Kostenarten hinzuzufügen (Abb.12). Über Korrigieren können auch nachträglich noch Änderungen vorgenommen werden. Abb. 12: Ansicht nach dem ersten Speichern des neu angelegten GTA 10

11 Mit einem Klick auf den Button Kostenart hinzufügen gelangen Sie zur weiteren Eingabemaske (Abb. 13). Abb. 13: Auswahl der jeweiligen Kostenart Hier wählen Sie zunächst die zutreffende Kostenart (Sachausgaben, Honorarkosten für Interne oder Honorarkosten für Externe) aus und bestätigen diese. Dadurch öffnen sich weitere Eingabefelder (Abb.14 und 15). Abb. 14: Beispiel Eingabemaske Sachausgaben Abb. 15: Beispiel Eingabemaske Honorarausgaben (Externe) Nach der Eingabe aller notwendigen Daten gehen Sie bitte auf speichern. Falls zu dem jeweiligen GTA-Kurs noch eine weitere Position (Sachkosten oder Honorarkosten) hinzukommen soll, so ist dies über den Button Kostenart hinzufügen möglich. Alle zu einem GTA-Kurs angelegten Kostenpunkte werden diesem zugeordnet und untereinander dargestellt (Abb.16). 11

12 Abb. 16: Beispiel der Ansicht für mehrere Positionen pro GTA-Kurs Über Korrigieren ist es möglich, notwendige Änderungen vorzunehmen. Mit Löschen können einzelne Kostenarten oder auch ganze GTAs gelöscht werden. Über die Schaltflächen und können Sie die detaillierte Kostenansicht öffnen bzw. wieder schließen. Für nicht projektbezogene Ausgaben, wie die Kosten für den GTA-Koordinator, Fortbildung oder Personalausgaben für den Schulclub, nutzen Sie bitte direkt den Button Kostenart hinzufügen im Feld nicht projektbezogene Ausgaben (Abb. 17). Abb. 17: Feld für die nicht projektbezogenen Ausgaben Auch an dieser Stelle wählen Sie wieder zuerst die entsprechende Kostenart und bestätigen diese (Abb. 18). Abb. 18: Auswahl der Kostenart im Feld der nichtprojektbezogenen Ausgaben Nach der Bestätigung der Kostenart öffnet sich die dementsprechende Eingabemaske (Abb. 19). 12

13 Abb. 19: Beispiel für die Eingabemaske GTA-Koordinator (Extern) Nach der Eingabe aller notwendigen Daten gehen Sie bitte auf speichern. Gemäß der Eingabe der GTA-Kurse und der jeweils zugehörigen Kosten ist auf der Seite auch die Abbildung Zusammenfassung zu sehen. Sie schlüsselt die Gesamtausgaben auf und gibt die aktuelle Summe der Eigenmittel an (Abb.20). Abb. 20: Zusammenfassung 13

14 3. Abrechnung Sobald ein Antrag genehmigt ist, wird der Programmpunkt Abrechnung freigeschaltet. Ihr zuständiges Schulverwaltungsamt wird diesen Punkt zu Beginn des Schuljahres freischalten. Die Abrechnung starten Sie wiederum mit einem Klick auf den Pfeilbutton (Abb. 21). Abb. 21: Auswahl Antrag oder Abrechnung Auch die Abrechnung erfolgt nach Jahresscheiben getrennt. Dazu ist es notwendig, die jeweiligen Belege der entsprechenden Jahresscheibe zuzuordnen (Abb. 22). Abb. 22: Beispiel Jahresscheiben Zu diesem Zweck drücken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. Sind bisher noch keine Einträge vorhanden, erscheint eine entsprechende Notiz (Abb. 23). Abb. 23: Ansicht vor Bon-Eintrag Wenn Sie nun auf Hinzufügen klicken, erscheint ein der gewählten Kostenart entsprechendes Formular. Bei Honorarkosten wird zuoberst das Datum des Eingabetages eingetragen. Darunter ist der Zeitraum, in dem die Kosten angefallen sind, einzutragen. Beachten Sie bitte dabei die Jahresscheiben (das Programm wird diesen Zeitraum als Berechnungsgrundlage für die Jahresscheiben verwenden). Bei Sach- und Fahrtkosten ist das jeweilige Belegdatum nebst ID-Nummer (Rechnungsnummer) einzugeben. Bei einfachen Kassenbelegen ist an dieser Stelle bar einzutragen (Abb. 24). 14

15 Abb. 24: Bon-Eingabemaske Honorar- und Sachausgaben Durch Speichern wird das Formular geschlossen und mittels Hinzufügen kann der nächste Beleg eingepflegt werden. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Berechnen wird das gesamte Menü geschlossen und der Betrag erscheint in der Übersicht der entsprechenden Jahresscheibe zugeordnet. Nach der Eingabe des Bons erscheint dieser mit einem roten Rahmen. Die abgerechneten Kosten werden mit den beantragten verrechnet und als Saldo angegeben. Bitte beachten Sie an dieser Stelle die Standardeinstellung von FABELF zur Berechnung von Bons. FABELF erlaubt bei der Eintragung von Bons eine 5%ige Überschreitung der Kostenart, höchstens jedoch um 50. Sollten daher für einen Kurs 100 geplant sein und es werden 103 über die Bons abgerechnet, wird FABELF diese Abrechnung zulassen. Falls die Notwendigkeit besteht, können an dieser Stelle auch bereits vorhandene Einträge bearbeitet werden. Dazu wiederum auf Bearbeiten klicken, dann erscheinen, wie links gezeigt, alle bereits eingetragenen Bons. Die darauf befindlichen Buttons dienen jeweils der Bearbeitung oder falls notwendig, der kompletten Löschung des entsprechenden Bons. Danach wiederum mittels Berechnen das Menü schließen. Für Administratoren besteht hier zusätzlich die Möglichkeit durch Setzen eines Häkchen (siehe links), die jeweilige Rechnung als geprüft und genehmigt zu kennzeichnen; der Bon erscheint danach mit einem grünen Rahmen. Auch zur Abrechnung gibt es eine zusammenfassende Darstellung (Abb. 25), diese gibt zweigeteilt die Kosten sowohl für das gesamte Schuljahr als auch getrennt nach Jahresscheiben wieder. 15

16 Abb. 25: Zusammenfassung aller Kosten Die Spalte Genehmigt bezeichnet dabei die durch die zuständige Behörde genehmigten Ausgaben, diese können demzufolge von den beantragten Ausgaben abweichen. Aktuell beinhaltet nachträgliche Änderungen z.b. durch Umwidmungen oder Verschiebungen einzelner Kostenpunkte. Abgerechnet sind dementsprechend die davon bereits bei der Behörde abgerechneten und mittels Rechnung bzw. Bon belegten Ausgaben. 16

17 4. Weitere Programmpunkte 4.1 Umwidmungen FABELF bietet Ihnen und den Schulen die Möglichkeit, Veränderungen innerhalb der Abrechnung von Ganztagsangeboten vorzunehmen und diese zu protokolieren. Sollten sich beispielsweise Namen der Honorarkräfte, andere Artikel bei Sachausgaben oder eine Veränderung der Budgets der einzelnen Kurse ergeben, müssen Sie dafür das Menü Umwidmung benutzen. Hier können Sie die einzelnen Angebote und ihre jeweiligen Kostenarten verändern. Auf einer Liste werden Ihnen alle Ihre Kostenpunkte des Ganztagsangebotes einer Schule angezeigt (Abb. 26). Abb. 26: Liste aller Kurse für die Umwidmung Rechts daneben befinden sich zwei runde Buttons. Diese markieren Quelle (linker Button) und Ziel (rechter Button) der Umwidmung. Diese können von Ihnen angeklickt werden. Markieren Sie Quelle und Ziel bei einer Kostenart, dann haben sie die Möglichkeit, Details des Kurses zu ändern. Bei Honorarausgaben können sie also den Namen des Honorarnehmers und dessen Qualifikation verändern, bei Sachausgaben die entsprechenden Sachmittel (Abb. 27). 17

18 Abb. 27: Umwidmung innerhalb einer Kostenart Sie können aber auch zwischen verschiedenen Kostenpunkten etwas ändern. Allerdings sind hier nur Veränderungen der Kosten möglich. Beachten Sie bitte hier folgende Grundregel. Die Umwidmung ist immer ein Nullsummenspiel, das heißt den Betrag, den Sie bei der Quelle einsparen, müssen Sie beim Ziel ausgeben. Sollten Sie beispielsweise aus einem Kurs 100 einsparen wollen und dieses Geld auf zwei Kurse zu je 50 verteilen, so müssen sie zwei Umwidmungen zu je 50 durchführen. Bei Umwidmungen zwischen den Kostenarten Sachausgaben und Honorarausgaben ist nur ein Umwidmungsbetrag von 20% des geringeren Ausgabenansatzes möglich. Die Summe aller Umwidmungen zwischen diesen Ausgabenansätzen darf daher nicht 20% übersteigen. Die maximal erreichbare Summe von 20% des geringeren Ausgabenansatzes werden Ihnen in der Zusammenfassung angezeigt, ebenso der Prozentsatz der momentanen Umwidmung zwischen den Ausgabenansätzen, sowie das verbleibende Budget zur Umwidmung zwischen den Ausgabenansätzen. Umwidmungen innerhalb der Ausgabenansätze (daher Honorarkosten zu Honorarkosten bzw. Sachkosten zu Sachkosten) sind beliebig viel möglich. Die Eingabe der Umwidmung verläuft folgendermaßen. Im Quellkurs müssen Sie den umzuwidmenden Betrag vom geplanten Betrag abziehen, im Zielkurs müssen Sie diesen addieren. Bitte beachten Sie dabei immer die jeweilige Jahresscheibe. In einem letzten Schritt muss die Umwidmung begründet werden. Nachdem Sie die Umwidmung beendet haben, können Sie sich diese anzeigen lassen. Wählen Sie dazu bitte das Menü Umwidmung zeigen. Hier sehen Sie alle bisherigen Umwidmungen. Jede Umwidmung ist mit einer Identifizierungsnummer gekennzeichnet ( id ). Der Status der Umwidmung wird danach angezeigt (Abb. 28) 18

19 Abb. 28: Umwidmungen anzeigen Schulen haben die Möglichkeit, die Umwidmungen auszudrucken und diese an ihr Schulverwaltungsamt zu senden (es erscheint eine pdf-datei). Sollten Sie einen Fehler gemacht haben, können Sie die Umwidmung auch einfach entfernen. Wichtig! Wurde die Umwidmung erst einmal vom Schulverwaltungsamt bestätigt, ist die Option löschen nicht mehr möglich. Bevor die Umwidmung vom Schulverwaltungsamt bestätigt wird, ist in der Abrechnung der Umwidmungsbetrag als + bzw. - aufgeführt. Nach der Bestätigung wird der neue Betrag ins Abrechnungssystem übernommen. 4.2 Zeitanzeige bis zum nächsten Log Out Am oberen rechten Bildrand befindet sich eine Anzeige zur Restzeit. Da der Server ca. zehn Minuten nach der letzten Eingabe die Verbindung mit dem Benutzer trennt, wird angezeigt, wann dies wieder der Fall sein wird. Da Texteingaben vom Server nicht beachtet werden, ist es wichtig, gerade bei der Eingabe längerer Passagen, ein Auge auf diese Anzeige zu richten (Abb. 29) und gegebenenfalls kurz zwischen zu speichern, da bei einer Trennung der Verbindung alle eingegeben Textbestandteile verloren gehen. 19

20 Abb. 29: Zeitanzeige bis zum nächsten Log Out 4.3 Treffpunkt GTA Die Option Treffpunkt GTA bietet Ihnen als Schule die Möglichkeit, mit anderen Schulen in Kontakt zu treten. Es geht hierbei um einen Erfahrungsaustausch zum Thema Honorarkräfte. Sie haben nach dem erstmaligen Registrieren die Möglichkeit, sich für oder gegen diese Option zu entscheiden. Stimmen Sie dem Punkt Treffpunkt GTA zu, nehmen sie teil. Die Funktion von Treffpunkt GTA soll Ihnen an einem Beispiel erläutert werden. Ihre Schule möchte ein Basketball GTA anbieten, ist aber noch auf der Suche nach einer geeigneten Honorarkraft. Sie können nun im Feld Treffpunkt GTA Basketball eintragen und alle Schulen, die einen Basketball Kurs beantragt haben, werden (per ) informiert, dass Ihre Schule einen Ratschlag zum Thema Basketball benötigt. Das Eingabefeld sieht folgendermaßen aus (Abb. 30): Abb.30. Treffpunkt GTA Alle Teilnehmer am Treffpunkt GTA mit einem Basketballkurs können Ihnen nun helfen, in dem Sie ihrer Schule Tipps und Ratschläge erteilen können (die von Ihnen im Programm angegebene -Adresse wird zur Kontaktaufnahme verwendet). Jedoch ist dieses Angebot freiwillig. Kein Teilnehmer muss auf das Hilfsgesuch antworten. Dem Datenschutz wird Rechnung getragen, indem nur die Schule, die einen angefragten Kurs anbietet und von der anfragenden Schule informiert wird, selbst entscheidet, ob sie Antworten möchte oder nicht. Erst nachdem sie dies getan hat, sieht der Fragende, von wem die Antwort kommt. Es ist durch dieses Prozedere daher nicht möglich, Daten ohne Zustimmung der Schulen zu bekommen. 20