SAP- Info-User aktuell Nr. 2/Februar 2005

Transkript

1 SAP- Info-User aktuell Nr. 2/Februar 2005 Inhalt: 1. SAP-support 1.1. Web-page Umstellung der Personalverwaltung auf SAP 3. Anlagen: Beschaffungen im Bereich Berichtsuser 4.1. Benutzerspezifische Gestaltung des Berichts-Layout 4.2. Budgetbericht Kostenbericht: Unterschied CO FM Praxis-Tip: CO-Einzelpostenliste bei Projektlaufzeit länger als ein Jahr 5. Rechnungswesen 5.1. Neue Kostenarten! 5.2. Neu bei Anlagenverrechnung! 5.3. Drittmittel: Projektabschluss Vorgangsweise 6. Technik 6.1. SAP mit WinXP Service Pack 2 Rechnungswesen-Thema des Monats Vorschau auf die März-Ausgabe SAP - Info-User aktuell_nr.2/februar 2005 Seite 1 von 14

2 1. SAP-Support 1.1. Web-page Der Inhalt wurde neu strukturiert, wird laufend ergänzt und aktualisiert: 1.2. An diese Adresse können Anforderungen zur Freischaltung gesperrter User (bitte nur direkt durch den account-inhaber!) und für Einrichtung neuer SAP-accounts gerichtet werden. Diese Adresse ist ein erster Teil des geplanten 2nd-level-supports für SAP-User. Als Basis dient dabei das vom ZID neu etablierten Systems OTRS. Der Einsatz dieses neuen Troubleticket-Systems soll erheblich zur Qualitätsverbesserung im Service beitragen. Unmittelbar nach Absenden Ihrer Anfrage erhalten Sie per eine Bestätigung mit der Nummer des tickets, diese bitte bei Rückfragen angeben. Weiters werden Sie auf diesem Wege über die Erledigung informiert. SAP - Info-User aktuell_nr.2/februar 2005 Seite 2 von 14

3 2. Umstellung der Personalverwaltung auf SAP Die Personalverwaltung der BOKU wurde bisher mittels einer EDV-Applikation des Bundesrechenzentrums (Bundesbesoldung) durchgeführt. Mit der Ausgliederung der BOKU aus dem Bundesbereich war neben der Umstellung des Rechnungswesens auf doppelte Buchführung und SAP auch eine Umstellung des Personalwesens von der Bundesbesoldung auf SAP notwendig. Projektstart der Umstellung war Frühjahr 2004, die BOKU hat gemeinsam mit 15 anderen Universitäten die Vorarbeiten mit dem Bundesrechenzentrum erarbeitet. Zunächst mussten die Anforderungen an SAP erarbeitet werden. Danach mussten die Personaldaten aus den alten Applikationen in die neue Applikation übernommen werden, was aufgrund der Komplexität und der Datenmenge zahlreiche Nachbearbeitungen notwendig machte. Kritischer Punkt der Implementierung des SAP war die erstmalige Abrechnung der BOKU-Bediensteten, die bisher das Bundesrechenzentrum durchführte. Die neue SAP-Applikation besteht aus den Modulen Personaladministration, Organisationsmanagement, Zeitwirtschaft, Abrechnung und Reisemanagement und ermöglicht nun die die Administration des Personals von der Aufnahme bis zur Abrechnung in einem System. Welche Aufgaben sind nun noch zu erledigen: - Die Beamten der BOKU müssen da Bundesbedienstete noch auf eine gesonderte SAP-Applikation umgestellt werden ( ) - Eine Personalkostenplanung ist ebenfalls noch zu implementieren - Die Anbindung an BOKU-Vorsysteme (Schnittstellen) muss noch vollzogen werden Für die Departments besteht nun grundsätzlich die Möglichkeit, über das Berichtswesen Personalinformationen abzurufen, weiters wäre sofern Bedarf besteht auch eine direkte Eingabe der Urlaubsverwaltung und des Reisemanagement durch die Departments möglich. Nähere Informationen dazu in einer künftigen Ausgabe. 3. Anlagen: Beschaffungen im Bereich 27 Um Anlagen in SAP verbuchen zu können, ist es nötig, bereits bei der Bestellung durch den dezentralen SAP-Bucher eine Anlagennummer anzugeben. Diese wird zentral von Quästur/Fr. Ringhofer im System generiert. Dezentrale Bucher: Fordern Sie die SAP-Anlagennnummer mittels Formular bei Fr. Ringhofer an, Formular-download: Die Beschreibung der weiteren Vorgangsweise finden Sie unter: SAP - Info-User aktuell_nr.2/februar 2005 Seite 3 von 14

4 Zentrale Bucher Die Anforderung der SAP-Anlagennummer bei Fr. Ringhofer wird durch das Drittmittelservice erledigt. Eine Bitte: Kennzeichnen Sie Bestellungen und Rechnungen für Anlagen vor Weitergabe an Drittmittelservice deutlich mit einem A und geben Sie auch den Standort (Gebäude, wenn möglich auch Raumnummer) der neuen Anlage bekannt! Sie ersparen damit den Kolleginnen der Zentralen Verwaltung, dem Anlagenverantwortlichen des Institutes und sich selbst Rückfragen. Weiterer Ablauf: In SAP wird der Anlagenstamm zur Verwaltung der Anlage angelegt. Die Investition wird sofort nach Buchung der Eingangsrechnung in Höhe des vollen Rechnungsbetrages budgetwirksam. Bundesmittel: Buchung auf Invest-Innenauftrag, vermindert den Verfügungsrest der Finanzstelle, monatliche Buchung der AfA zu Lasten der Kostenstelle. Drittmittel: Abschreibungsbuchung auf Projekt-Innenauftrag, vermindert den Verfügungsrest des Projektes, die Abschreibung für Anlagen (AfA) wird ebenfalls auf den Projektauftrag gebucht. Dazu wurden eigene Berichtsvarianten zur Ausgabe der Berichtsdaten wahlweise mit und ohne AfA eingerichtet: Variante holen SAP - Info-User aktuell_nr.2/februar 2005 Seite 4 von 14

5 Zwei Berichtsvarianten! Die Buchungsdynamik betreffend Abschreibungen für Anlagen ist bereits aktiviert, es wurden die Werte für 2004 nachträglich gebucht, künftig erfolgt die Buchung monatlich. Dieser Vorgang endet jeweils, wenn der Restbuchwert (= Anschaffungswert abzüglich gebuchte AfA) null ist. Hinweis: Wir sind bemüht, auch den Berichtsusern die Kontrolle der Anlagendaten zu ermöglichen und die dazu benötigten Transaktionen in den SAP-Berichtsuser aufzunehmen. Mehr dazu in der nächsten Ausgabe von SAP- Info-User aktuell. SAP - Info-User aktuell_nr.2/februar 2005 Seite 5 von 14

6 4. Berichtsuser 4.1. Benutzerspezifische Gestaltung des Berichts-Layout Beispiel Budgetüberwachung: Layout ändern Spalten löschen, einfügen oder deren Reihung verändern: Spalte markieren Spalte ausblenden Spalte einblenden Veränderungen übernehmen SAP - Info-User aktuell_nr.2/februar 2005 Seite 6 von 14

7 Wenn Sie das neue Layout auch künftig anwenden wollen, müssen Sie es sichern. Layout sichern Neuen Namen vergeben (allgemeine Layouts bitte nicht überschreiben!), Text für Bezeichnung eingeben. Layout Speichern. SAP - Info-User aktuell_nr.2/februar 2005 Seite 7 von 14

8 4.2. Budgetbericht Kostenbericht: Unterschied CO FM Vereinfacht gesagt wird in den FM-Berichten gezählt, wieviel Geld bis zu einem bestimmten Zeitpunkt verbraucht bzw. vereinnahmt wurde ("cash-sicht"). In den CO- Berichten wird in Geld ausgedrückt, wieviel an Ressourcen während eines Zeitraumes für die Leistungserstellung aufgewendet wurde bzw. wieviel an Erlösen für erbrachte Leistungen realisiert werden konnte. Die wesentlichen Unterschiede der beiden Betrachtungsweisen sind: * FM-Sicht ist jährlich mit - Übertrag aus dem Vorjahr - Einnahmen (budgeterhöhend) Achtung! In den Berichten ist für den Zeitpunkt der Budgeterhöhung das Datum der Rechnungslegung ausschlaggebend! - Obligos (= offene Bestellungen, für die noch keine Rechnung gebucht wurde) - Rechnungen * CO-Sicht ist periodenbezogen (von/bis) mit - Erlöskostenarten - Aufwandskostenarten - Saldo = Über/Unterdeckung Anmerkung: Auch Obligos werden im CO mitgeschrieben; am Roll-Out von entsprechenden Berichten wird gearbeitet Betragsmäßige Unterschiede zwischen FM und CO entstehen durch zwei Faktoren: es gibt Kosten, die keinen Geldfluß nach außen zeitigen; als Beispiel wären hier Kosten aus Umlagen und internen Leistungsverrechnungen zu nennen (Näheres hiezu in einer der nächsten Ausgaben!) und der Bereich der Investitionen Beispiel: FM - Sicht: ein Gerät um Euro wurde angeschafft und bezahlt > das Budget wird zum Zeitpunkt der Anschaffung um Euro vermindert. CO-Sicht: das Gerät wird 10 Jahre lang genutzt, als jährliche Kosten für den Einsatz des Gerätes sind Euro an Kosten anzusetzen = Abschreibung. Achtung: Seit vergangenem Freitag sind in den CO-Berichten die gebuchten Abschreibungen 2004 ersichtlich (Kostenart: planmäßige Abschreibungen). Durch einen systemseitigen Trick werden jedoch auch die Investitionskosten (erkennbar an den 5-stelligen Kostenarten - z.b technisch/wissenschaftliche Anlagen) angezeigt und fließen in die Saldoberechnung mit ein, obwohl für die reine Kostenbetrachtung nur die Abschreibungen relevant sind. SAP - Info-User aktuell_nr.2/februar 2005 Seite 8 von 14

9 Falls Sie (z.b. für Projektabrechnungen) mit CO-Einzelposten arbeiten und die Investitionskosten in voller Höhe enthalten haben möchten, muss die Kostenart Planmäßige Abschreibungen aus der Abfrage ausgeschlossen werden. Berichtsvariante: Möchten Sie nur die "zeitanteiligen" Gerätekosten in der Auswertung enthalten haben (also eben die Abschreibung), wären alle Kostenarten, die kleiner als sind, aus der Abfrage auszuschließen. Berichtsvariante: Bitte dies bei den Abfragen unbedingt zu beachten, da sonst die Investitionen in gewissem Sinn "doppelt zählen! Praxis-Tip: CO-Einzelpostenliste bei Projektlaufzeit länger als ein Jahr Im folgendem Beispiel wird das aktuelle Geschäftsjahr selektiert: SAP - Info-User aktuell_nr.2/februar 2005 Seite 9 von 14

10 Der Bericht zeigt für 2005 Kosten in Höhe von ,70: Kursor auf den Betrag Summe Kosten, Doppelklick, Bericht Einzelposten Ist wählen. Ergebnis: Einzelposten Geschäftsjahr 2005: SAP - Info-User aktuell_nr.2/februar 2005 Seite 10 von 14

11 Wird die Einzelpostenliste jedoch vom Textfeld Kosten oder Saldo aus aufgerufen, erfolgt die Ausgabe der Einzelposten des gesamten Projektes (Geschäftsjahr 2004 bis 2005), Summe in diesem Beispiel ,89: Doppelklick auf Textfeld, Bericht Einzelposten Ist wählen. Bericht zeigt nun Summe Einzelposten gesamtes Projekt (bzw. ab ). SAP - Info-User aktuell_nr.2/februar 2005 Seite 11 von 14

12 Dies funktioniert auch bei Aufruf der Einzelpostenliste aus dem Textfeld einer Kostenart: Textfeld markieren, mit Doppelklick Bericht Einzelposten Ist abrufen. Ergebnis: Summe der Einzelposten KoArt aus Jahr 2004 und 2005! 5. Rechnungswesen 5.1. Neue Kostenarten! Seit Jänner 2005 sind im Bereich des Personalaufwandes neue Sachkonten bzw. Kostenarten in Verwendung. Eine Auflistung und Erklärung finden sie unter: Neu bei Anlagenverrechnung! Bei der Buchung von Anlagen mittels Transaktion ZME21N_INST haben Sie bisher die Warengruppe 0001 und den Kontierungstyp F eingetragen. Ab sofort bitte ausschließlich Warengruppe 0000 und Kontierungstyp A verwenden (unabhängig davon, um welche Anlagen/Anlagenklasse es sich dabei handelt) und die Ihnen von Fr. Ringhofer übermittelte Anlagennummer eintragen! Die Anlagen sind somit auch sofort nach Buchung in den CO-Berichten ersichtlich. SAP - Info-User aktuell_nr.2/februar 2005 Seite 12 von 14

13 5.3. Drittmittel: Projektabschluss Vorgangsweise Nach dem Ende der Laufzeit eines Projektes bzw. zu vertraglich vereinbarten Meilensteinen, Zwischenberichtsterminen etc. besteht unter Umständen die Anforderung, eine Projekt(zwischen)abrechnung durchzuführen. Hierbei sind folgende Fälle zu unterscheiden: a) der Geldgeber benötigt keine Verwendungsnachweise Der Projektabschluss dient dazu, einen verbleibenden Saldo auf einen anderen SAP- Innenauftrag umzubuchen. Hiezu genügt ein an das DM-Service, dies wird für Sie erledigt. Sollten zulasten des Projektes Güter des Sachanlagevermögens beschafft worden sein, deren Abschreibung auf dieses Projekt läuft, wäre Ihrerseits anzugeben, welches Projekt künftig die Abschreibungen tragen soll - standardmäßig wurde ein eigener Innenauftrag je Institut eingerichtet für alle Fälle, in denen kein "Nachfolgenutzer" identifiziert werden kann. Information: Abschreibungen sind Bestandteil der Kostenrechnung, nicht der Budgetrechnung - es fließt kein Geld, die Projektbudgets wurden ja bereits mit den Anschaffungskosten belastet. b) der Geldgeber verlangt Verwendungsnachweise es genügt eine Aufstellung, es sind keine Belege beizuschließen es sind der Aufstellung Belege in Kopie beizuschließen es sind die Originalbelege beizuschließen Durch Aufrufen des SAP-Berichtes Innenauftrag Plan/Ist-Abweichung und durch Klicken auf das Wort ** SALDO (letzte gelbe Zeile) erhalten Sie eine Auflistung aller Einzelposten zum Projekt (seit Projektbeginn bzw. seit ). Bei dieser Auflistung können Sie das Layout ändern und diese kann nach Excel zur weiteren Bearbeitung exportiert werden. Information: Durch klicken auf den Saldo-Betrag (also die Zahlen) erhalten Sie nur die Einzelposten des jeweils selektierten Geschäftsjahres. Hinweis: Jene Personalbuchungen (Gehälter, Reisen, Nebentätigkeiten etc.), die im Feld Bezeichnung keine Auskunft geben über z.b. den Empfänger des Geldes etc. können über die neue Funktion Besoldung/Personaldaten im Detail eingesehen werden (siehe dazu im Jänner-Newsletter). Bezüglich genauer Vorgangsweise bzw. spezifischer Details betreffend Projektabrechnung kontaktieren Sie im Anlassfall bitte das DM-Service. 6. Technik 6.1. SAP mit WinXP Service Pack 2 SAP-User, die das Betriebssystem Windows XP mit installiertem Service Pack 2 verwenden, müssen vor dem ersten Aufbau der VPN-Verbindung zum BRZ Einträge in der SP2-Firewall setzen. Werden diese Einstellungen nicht vorgenommen, verweigert die Firewall dem VPN-Client die Verbindung zum BRZ-Server. In der Anleitung Zugang zu SAP über Portal Austria ist unter Punkt die Vorgangsweise beschrieben, siehe SAP - Info-User aktuell_nr.2/februar 2005 Seite 13 von 14

14 Rechnungswesen-Thema des Monats: Anlagenbuchhaltung Unter Anlagevermögen versteht man Vermögensteile eines Unternehmens, die zum dauernden Gebrauch dienen und mit deren Hilfe Leistungen erstellt werden. Es ist Inhalt der Vermögensrechnung bzw. der Bilanz, die aktivierungspflichtigen Investitionen fließen über die Abschreibung für Anlagevermögen (AfA) in die Gewinn/Verlustrechnung ein. Die Abschreibungen sorgen für die richtige Darstellung der Vermögenslage zum Bilanzstichtag, sind also ein Bewertungsinstrument für Vermögensgegenstände, deren Wert sich im Laufe der Zeit vermindert. Beispiel: Anschaffungswert 5.400,-- im Jänner 2004 Abschreibungszeitraum 3 Jahre Berechnung monatliche AfA: 5.400,-- / 36 Monate = 150,-- Restbuchwert per : 3.600,-- Vorschau auf die März-Ausgabe: Summe je Beleg im CO Berichtsvarianten Arbeiten mit CO-Einzelposten RW-Thema: Bilanzierung Leistungsverrechnung (Gehälter bundespersonal 2004) Berechnung Dienstgeberbeiträge Fuhrpark-Verrechnung Redaktion und Gestaltung: Robert Svoboda Tel.: robert.svoboda@boku.ac.at Danke dem SAP-Team und den Fachabteilungen für Beratung, Unterstützung und Themenbeiträge! SAP - Info-User aktuell_nr.2/februar 2005 Seite 14 von 14