Authoring Assistance in der technischen Kommunikation

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1 Authoring Assistance in der technischen Kommunikation Whitepaper Version: Erstellt von: Mareike von der Stück Seiten: 12 Authoring Assistance in aller Munde Wo bisher die Standardisierung von Formulierungen zur Erhöhung von 100%- Matches in der Übersetzung und damit zur Senkung von Übersetzungskosten propagiert wurde, scheint heute ein neuer Trend schnell Fuß zu fassen Authoring Assistance. Was ist Authoring Assistance und welche Ziele können Sie mit Authoring Assistance erreichen? Schmeling + Consultants GmbH D Heidelberg

2 Gender-Hinweis Gender-Hinweis Die verwendete maskuline oder feminine Sprachform dient der leichteren Lesbarkeit und meint immer auch das jeweils andere Geschlecht, sofern nichts anderes ausdrücklich erwähnt ist. 2 / 12

3 Inhalt Inhalt 1 Was ist Authoring Assistance? Authoring Assistance Umsetzung Authoring Assistance systemunabhängig Varianten von Authoring Assistance Software Methoden zur Ermittlung von Satzvorschlägen Fazit Quellen / 12

4 Was ist Authoring Assistance? 1 Was ist Authoring Assistance? Definitionen Die Bezeichnung Authoring Assistance hat sich in der technischen Kommunikation vor allem durchgesetzt für Software, die den Anwender bei der Auswahl von erwünschten Sätzen und Wörtern unterstützt. Diese Unterstützung kann just-in-time, also während des Schreibens, bereitstehen oder in einem dem Schreiben nachgelagerten Schritt auf den geschriebenen Text angewendet werden. Wir wollen Authoring Assistance verstehen im Sinne von Informationen, die für einen Autor bei der Arbeit nützlich sind dazu gehört z. B. ein Redaktionsleitfaden oder Benennungsregeln. Dabei können diese Informationen auf Papier ausgedruckt, als Online- Hilfe, Wiki oder anderen Bereitstellungsformen vorkommen. Authoring Assistance in seiner allgemeinen Form ist nicht so neu wie die neudeutsche Wortschöpfung glauben lässt. Es stellt sich jedoch die Frage, ob diese allgemeine Form der Authoring Assistance durch die Entwicklungen im Softwarebereich überholt ist. Textqualität in den Augen von Authoring Assistance Im Sinne der Authoring Assistance sind nicht die Sätze und Wörter von bester Qualität, die am schönsten oder am angenehmsten für den Anwender sind. Vielmehr zielt das Qualitätsverständnis von Authoring Assistance auf die standardisierte und ökonomische Erstellung und mögliche automatisierbare Weiterverarbeitung (durch Übersetzung) von Texten ab. Unterstützt wird die rationellste Formulierung. 4 / 12

5 Was ist Authoring Assistance? Was verspricht Authoring Assistance Software? Die Rechnung von Authoring Assistance Software ist simpel: Bei der herkömmlichen Authoring Assistance mit einem Redaktionsleitfaden muss der Anwender die Leistung erbringen, anhand von Formulierungsregeln einen gleichen Sachverhalt immer gleich zu beschreiben. Kleinigkeiten wie die Veränderung der Wortstellung im Satz wirken sich bereits auf die Übersetzungskosten aus. Authoring Assistance Software bietet eine verlockende Alternative: Der Anwender kann die Zeit, die er zum Formulieren nach Schreibregeln benötigt, sparen, die Software sucht für den Anwender auf Basis eines eingegebenen Satzes oder Satzfragmentes einen geeigneten Satz aus dem vorhandenen Datenbestand. Durch das Zurückgreifen auf vorhandene Daten soll die Übersetzungskosten durch Erhöhung der 100%-Match-Anteile verringert werden, die Texterstellung beschleunigt werden, die Konsistenz der Ausgangssprache gesichert werden. Zielsetzung des Whitepapers Der folgende Text vergleicht die Eigenschaften unterschiedlicher Authoring Assistance Ansätze und bewertet ihre Brauchbarkeit hinsichtlich Übersetzungskosten und Konsistenz der Ausgangssprache. Die Beschleunigung in der Texterstellung hängt von der Ausgestaltung eines konkreten Authoring Assistance Ansatzes ab und kann hier nicht allgemein beantwortet werden. 5 / 12

6 Authoring Assistance Umsetzung 2 Authoring Assistance Umsetzung 2.1 Authoring Assistance systemunabhängig Als systemunabhängige Authoring Assistance können wir zum Beispiel einen Redaktionsleitfaden oder auch Benennungsregeln bezeichnen. In einem Redaktionsleitfaden werden die geeigneten Formulierungs- und Schreibregeln für eine Redaktion dokumentiert. Dazu werden die Datenbestände analysiert und (z. B. systematisch mit Funktionsdesign ) geeignete Regeln ausgewählt. Ein guter Satz an Formulierungs- und Schreibregeln ist leicht zu merken und schnell anwendbar, tief genug geregelt um Formulierungsvarianten zu vermeiden und flexibel genug, um auch komplexere redaktionelle Probleme zu lösen. Die Einhaltung der Regeln obliegt jedem einzelnen Redakteur. Deshalb ist es sinnvoll, die Regeln des Redaktionsleitfadens so eng wie möglich in den Schreibprozess einzubinden. Diese Einbindung kann auf verschiedenen Wegen stattfinden, z. B. durch Integration des Redaktionsleitfadens in die Schreibumgebung oder durch den Einsatz von einer Authoring Assistance Software, die die Einhaltung der Regeln prüft oder den Autor bei der Einhaltung der Regeln unterstützt. Abbildung 1: Authoring Assistance systemunabhängig (Auszug eines PDF- Redaktionsleitfadens) Abbildung 2: Authoring Assistance systemunabhängig (Auszug eines HTML- Redaktionsleitfadens) 6 / 12

7 Authoring Assistance Umsetzung 2.2 Varianten von Authoring Assistance Software Authoring Assistance als Komponente eines Content-Management- Systems In der Regel verwendet Authoring Assistance Software, die Teil eines Content-Management- Systems ist, die im Content-Management-System vorliegenden Sätzen und Wörtern als Datenbasis. Häufig wird die Datenbasis auf Daten aus Texten beschränkt, die einen festgelegten Status haben, z. B. freigegeben. Bei mehreren Anwendern, die unabhängig arbeiten, können so im Content-Management- System unterschiedliche Formulierungsvarianten bedeutungsgleicher Sätze entstehen. Auch in den Sätzen und Wörtern, die vor der Nutzung der Authoring Assistance Software entstanden sind, können bereits Formulierungsvarianten enthalten sein. Damit muss der Anwender nicht nur aus bedeutungsähnlichen Sätzen ( Taste [Esc] drücken. vs. Taste [Enter] drücken. ), sondern auch zwischen bedeutungsgleichen Sätzen auswählen ( Taste [Esc] drücken. vs. Taste [Esc] muss gedrückt werden. ). Jeder Anwender wird die Wahl individuell treffen, und eine Konsistenz in der Ausgangssprache kann nicht erreicht werden. Abbildung 3: Authoring Assistance als Komponente eines Content-Management-Systems (Beispiel: SCHEMA ST4 Autorenunterstützung) 7 / 12

8 Authoring Assistance Umsetzung Authoring Assistance als Komponente eines Translation-Memory- Systems Authoring Assistance Software, die in ein Translation-Memory-System integriert ist, verwendet den ausgangssprachlichen Teil der Segment-Datensätze als Datenbasis. Dadurch werden nicht sämtliche jemals geschriebenen Sätze zum Vergleich herangezogen, sondern nur die Sätze, die bereits übersetzt wurden. Damit zielt diese Art der Authoring Assistance speziell auf Reduzierung von Übersetzungskosten ab. Bedeutungsgleiche Formulierungsvarianten können durch Texte entstehen, die erst zu einem Zeitpunkt deutlich nach der Erstellung übersetzt werden. In dieser Zeitspanne können beliebige Formulierungsvarianten auftreten. Darüber hinaus kann der Autor in seine Entscheidung bei der Wahl des geeigneten Satzes zusätzlich mit einbeziehen, welche Formulierungsvariante bereits in welche Sprachen übersetzt wurde ( DE: Taste [Esc] drücken. FR: appuyez sur la touche [Esc], DE: Drücken Sie die Taste [Esc]. EN: Press the [Esc] button. ). Wie entscheidet sich der Anwender, der noch nicht weiß, in welche Sprachen sein Text einmal übersetzt werden wird? Die Entscheidung wird zum Roulette. Es ist nicht sichergestellt, dass der Autor die rationellste Wahl trifft. Darüber hinaus ist ein Translation-Memory-System, ebenso wie ein Content-Management- System, selten bei Beginn der Arbeiten mit der Authoring Assistance Software unbefüllt, sondern weist bereits einen hohen Anteil an Bestandsdaten auf. Bestehende Formulierungsvarianten für bedeutungsgleiche Sätze müssen also ebenfalls angenommen werden. Abbildung 4: Authoring Assistance als Komponente eines Translation-Memory-Systems (Beispiel: crossauthor) 8 / 12

9 Authoring Assistance Umsetzung Authoring Assistance als Komponente eines Controlled Language Checkers Innerhalb von Controlled Language Checkern greift Authoring Assistance Software nicht ungefiltert auf eine vorhandene Datenbasis zurück. Es gibt zwei Möglichkeiten, hier Datenbasis zu erzeugen: Manuelles Anlegen gewünschter Formulierungen. Analyse einer beliebigen Datenbasis (CMS-Daten, TMS-Daten, Dokumente der Textverarbeitung, ) anhand der Stilregeln des Controlled Language Checkers, automatische Gruppierung der bedeutungsgleichen Formulierungsvarianten, manuelles Festlegen der Vorzugsformulierung. So vermeidet die Authoring Assistance Software, dass der Anwender mehrere Formulierungsvarianten vorgeschlagen bekommt und dass alte Formulierungsleichen weiterleben. Als Grundlage hierfür ist ein Regelsatz notwendig, der die gewünschten Formulierungs- und Schreibregeln enthält. Damit ist wiederum die Brücke zum Redaktionsleitfaden als systemunabhängiger Authoring Assistance geschlagen. Abbildung 5: Authoring Assistance als Komponente eines Controlled Language Checkers (Beispiel: acrolinx IQ ) 9 / 12

10 Authoring Assistance Umsetzung 2.3 Methoden zur Ermittlung von Satzvorschlägen Ermittlung von Satzvorschlägen mit Fuzzy Matching Beim Fuzzy Matching werden zwei Zeichenketten auf formale Ähnlichkeit verglichen. Bei diesem Verfahren erreichen z. B. die beiden Sätze Taste [Esc] drücken. und Taste [Alt] drücken. eine hohe Relevanz (= formal sehr ähnlich). Hingegen erreichen die beiden Sätze Taste [Esc] drücken. und Drücken Sie [Esc]. eine geringe oder gar keine Relevanz (= formal wenig ähnlich). Bei Authoring Assistance Software, die diese Methode anwendet, werden also Formulierungsvarianten nicht oder mit einer geringeren Relevanz gefunden. Ermittlung von Satzvorschlägen mit linguistischem Matching Beim linguistischen Matching werden zwei Zeichenketten auf Ähnlichkeit in der Bedeutung verglichen. Bei diesem Verfahren werden z. B. die beiden Sätze Drücken Sie Taste [Esc], um den Dialog zu verlassen. und Um den Dialog zu verlassen, Taste [Esc] drücken. als bedeutungsgleich erkannt. Die Sätze Schalten Sie den Herd ein. und Schalten Sie den Herd aus. hingegen werden als Gegensätze erkannt. Bei Authoring Assistance Software, die diese Methode anwendet, werden Formulierungsvarianten gefunden und Bedeutungsunterschiede erkannt. 10 / 12

11 Fazit 3 Fazit Authoring Assistance Software alleine verbessert weder die Konsistenz der Ausgangstexte noch reduziert sie Übersetzungskosten. Dies gilt speziell für Authoring Assistance Software, die ungefiltert auf die Datenbanken von Content-Management- oder Translation-Memory-Systemen zugreift. Zur Nutzung von Authoring Assistance Software als Teil eines Controlled Language Checkers ist die Festlegung von Formulierungs- und Schreibregeln eine grundlegende Voraussetzung. Mit einem Redaktionsleitfaden entwickeln Sie die geeigneten Formulierungs- und Schreibregeln für Ihre redaktionelle Arbeit. Diesen Redaktionsleitfaden können Sie unabhängig von einem Werkzeug einsetzen. Darüber hinaus können Sie den Redaktionsleitfaden als Grundlage verwenden, wenn Sie sich für Authoring Assistance Software als Tool zur Qualitätssicherung entscheiden. Sie können nur eine Qualität sichern, die sie definiert haben in einem Redaktionsleitfaden. Pflegen Sie Ihren Redaktionsleitfaden und halten Sie die darin enthaltenen Formulierungsund Schreibregeln aktuell. Nur so können Sie sicherstellen, dass Sie auch in Zukunft Sätze formulieren, die Sie gut und konsistent wiederverwenden können. 11 / 12

12 Quellen 4 Quellen Literatur Ališić, E.: Der rote Faden im System. In technische kommunikation, 31. Jg., Ausg. 4/2009, S. 33. Berns, K.: Vom Translation Memory zum Authoring Memory. In: Produkt Global, Ausg. 02/2008, S Lehmann, S.; Siegel, M.; Collmann, O.: Intelligente Wiederverwendung statt blinden Kopierens URL: erverwendung.pdf. Zugegriffen am Siegel, M.; von der Stück, M.: Standardisierungskonzepte 2.0: Das Zusammenspiel von Redaktionsleitfäden und Autorenunterstützung. In: Tagungsband tekom Frühjahrstagung 2010, S Schäflein-Armbruster, R.: Ohne Leit kein Freud. In: technische kommunikation, 30.Jg., 4/2008, S. 25. von der Stück, M.: Regeln für mehr Informationsqualität entwickeln und prüfen URL: Zugegriffen am Abbildungen Abbildung 1: Beispielredaktionsleitfaden Schmeling + Consultants Abbildung 2: Beispielredaktionsleitfaden Schmeling + Consultants Abbildung 3: Zugegriffen am Abbildung 4: 02.jpg. Zugegriffen am Abbildung 5: Zugegriffen am / 12