Rollout-Konzept SCHEMA ST4

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2 Kaba AG Access & Workforce Management Hofwisenstraße Rümlang Schweiz Kaba AG Access & Workforce Management Mühlebühlstraße Wetzikon Schweiz Kaba GmbH Access & Workforce Management Albertistraße Villingen-Schwenningen Deutschland Telefon Telefon Telefon Diese Dokumentation darf ohne schriftliche Genehmigung der Kaba AG auf keine Weise reproduziert oder anderweitig weiterverwendet werden. Alle Namen von Produkten sind Marken der jeweiligen Firmen. Copyright 2014 Kaba AG. Alle Rechte vorbehalten.

3 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1 Rollout-Konzept Einführung Prozesse Übersetzungsprozess Lokalisierungsprozess Publikationsprozess Kundenspezifische Versionen von Kaba exos Auswirkungen auf Produktgruppen Kaba exos Evolo B-COMM/Terminals Leser und Online Geräte Roadmap

4 Inhaltsverzeichnis 4

5 Rollout-Konzept 1 Rollout-Konzept 1.1 Einführung Durch die organisatorische Zusammenlegung verschiedener Standorte zum MIC AWM wurde in den Technischen Redaktionen die Notwendigkeit eines gemeinsamen Tools erkannt. Die Einführungen des Redaktionssystems SCHEMA ST4 bietet die Möglichkeit, den Harmonisierungsprozess voranzutreiben und einheitliche Abläufe zu definieren. Das hat auch Einfluss auf die Übersetzungs- und Lokalisierungsprozesse der RMOs, dessen Auswirkungen in diesem Rollout-Konzept beschrieben sind. Im Sommer 2013 startete das Projekt COMET2 für die Einführung des gemeinsamen Redaktionssystems SCHEMA ST4 (ST4) in den Technischen Redaktionen vom MIC AWM. Ziel war es, das alle Redaktionen Standort-übergreifend mit der selben Software arbeiten und Inhalte der anderen Redakteure sehen und nutzen können. Unterstützt wurde das Projekt von der CIT in Rümlang, die das Redaktionssystem als Kaba-weit nutzbare Plattform aufsetzte. Das Projekt COMET2 wurde im Frühjahr 2014 erfolgreich abgeschlossen. Die Schulung weiterer Redakteure fand im Juli 2014 statt. MIC PAS verwendet bereits ST4 und ihre Daten werden zukünftig auch auf unserer Plattform genutzt. Des weiteren hat sich LEGIC bereits entschieden, ihre Technischen Dokumente auf unserer ST4 Plattform zu erstellen. Die Einführung von ST4 bringt nicht nur für die Redakteure große Veränderungen mit sich, sondern auch für alle RMOs und Partner, die unsere Dokumente nutzen. Der Publikationsprozess [} 1.2.3] sah so aus, dass das MIC AWM in Abhängigkeit von der Produktgruppe die Dokumente auf dem Portal zur Verfügung gestellt hat. Wurden von den RMOs weitere Übersetzungen in die jeweilige Landessprache vorgenommen, wurden diese ihren Kunden zur Verfügung gestellt. Bisher war der Übersetzungsprozess [} 1.2.1] und Lokalisierungsprozess [} 1.2.2] der RMOs immer abhängig davon, von welchem Standort die Technischen Dokumentationen bezogen wurden: Wetzikon und Villingen-Schwenningen (VS) lieferten PDFs. Eine Übersetzung konnte in Auftrag gegeben werden und das übersetzte Dokument wurde als PDF geliefert. In Ausnahmefällen wurden Lokalisierungen nachträglich vom MIC AWM vorgenommen. Rümlang hingegen lieferte neben PDFs auch Word-Dateien, so dass die RMOs nicht nur selber übersetzen konnten, sondern die Dokumente auch selbst lokalisierten. Die Übersetzungskosten wurden gering gehalten, da oft nicht auf professionelle Übersetzer zurück gegriffen wurde, sondern die Übersetzungen von Laien durchgeführt wurden. Zusätzlich konnte das RMO aus den Word-Dateien eigene Dokumente (Kundenspezifische Versionen von Kaba exos [} 1.2.4]) erstellen. Mit der Einführung von ST4 wurden diese Prozesse harmonisiert und werden in den folgenden Kapitel detailliert erläutert. Die bisherigen bestehenden Prozesse der Dokumentationserstellung und der Qualitätssicherung der Dokumente bleiben erhalten. 5

6 Rollout-Konzept 1.2 Prozesse Übersetzungsprozess Von den Änderungen der Harmonisierung der Prozesse sind überwiegend die Dokumentationen von Kaba exos betroffen. Grund dafür war der Entscheid, dass Dokumentationen zukünftig ausschließlich als PDF publiziert werden. Da ST4 ein XML-basiertes Redaktionssystem ist und dadurch alle Sprachen verwaltet werden können, gestaltet sich der zukünftige Übersetzungsprozess folgendermaßen: 6

7 Rollout-Konzept MIC AWM pflegt die deutschen und englischen Inhalte, bei der Software Kaba exos und KEM auch in weiteren Sprachen. Übersetzungen werden nur auf Anfrage in Auftrag gegeben und können vom RMO über zwei verschiedene Kanäle erteilt werden: STM, Produktmanagement MIC AWM, Business Service Die Kosten der Übersetzungen trägt das auslösende RMO. Abweichungen von der gängigen Praxis regelt das STM bzw. MIC AWM. Die übersetzten Inhalte werden dann auch anderen RMOs zur Verfügung gestellt. Durch die Verwaltung der Sprachen in ST4 ist sichergestellt, dass die Dokumente aktuell und haftungssicher sind. Zusätzlich sind die unterschiedlichen Dokumentversionen automatisch in ST4 dokumentiert. Bestehende Übersetzungen Bisherige Übersetzungen können, wenn sie von einem Übersetzungsbüro mit einem Translation Memory System (TMS) vorgenommen wurden, erneut verwendet werden. Ein TMS beinhaltet die bereits übersetzten Sprachpaare (z.b. DE und EN), so dass bereits übersetzte Texte nicht noch mal übersetzt werden müssen. Dazu müsste die jetzige XML-Datei erneut ins TMS eingelesen werden, was das Übersetzungsbüro übernimmt. Bei Übersetzungen, die manuell erstellt wurden, besteht die Möglichkeit, dass ein Übersetzungsbüro ein sogenanntes "Alignment" durchführt. Bei dem Verfahren werden die bisherigen Übersetzungen mit den bisherigen deutschen Texten verknüpft, damit daraus Sprachpaare entstehen, die dann im TMS zur Verfügung stehen. Dieses Verfahren ist kostenpflichtig. Ein entsprechendes Angebot kann beim MIC AWM eingeholt werden. Review von Übersetzungen Für den Reviewprozess existiert ein effizienter Weg, der allerdings außerhalb von SCHEMA ST4 stattfindet und daher nicht Gegenstand dieses Rollout-Konzepts ist. Der Reviewprozess kann bei den Technischen Redakteuren des MIC AWM erfragt werden. 7

8 Rollout-Konzept Lokalisierungsprozess Für die Lokalisierung, also die Anpassung der Dokumente auf lokale Gegebenheiten, sind mehrere Wege möglich: Das RMO hat einen eigenen Technischen Redakteur, der Zugriff auf ST4 hat, Dokumente selbst anpasst und diese als lokale Version publiziert. Das RMO dokumentiert das Delta zum bestehenden MIC AWM Dokument in einem eigenen Dokument und gibt dieses als Ergänzung zum bestehenden MIC AWM Dokument heraus. Das RMO dokumentiert das Delta zum bestehenden MIC AWM Dokument in einem eigenen Dokument und gibt diese Informationen ans MIC AWM. Das MIC AWM entscheidet, welcher Input in die Standardversion übernommen wird. Der lokale Input wird ans Ende der Standardversion platziert und als lokale Version dem RMO, dass den Input geliefert hat, zur Verfügung gestellt. Die Abarbeitung der Anpassungen muss terminiert und projektspezifisch zwischen RMO und MIC AWM vereinbart werden. Die Kosten der Lokalisierung trägt das auslösende RMO. Abweichungen von der gängigen Praxis regelt das STM bzw. MIC AWM. 8

9 Rollout-Konzept Publikationsprozess Kundenspezifische Versionen von Kaba exos 1.3 Auswirkungen auf Produktgruppen Kaba exos Evolo Zukünftig werden alle Technischen Dokumentationen ausschließlich als PDF zur Verfügung gestellt. Dadurch ist gewährleistet, dass das Original nicht verändert wird und die Verantwortung beim MIC AWM liegt. Betroffen von dieser Änderung sind überwiegend Kaba exos Dokumente. Mit Hardware-Dokumenten wurde bereits in der Vergangenheit aus rechtlichen Gründen so verfahren. Das MIC AWM stellt seine Technische Dokumente nach wie vor allen RMOs über die Kaba Portale bzw. über das Extranet als PDF zur Verfügung. Lokalisierte Dokumente, die vom MIC AWM fürs RMO erstellt wurden, werden vom RMO publiziert. Der zusätzliche FTP-Server sowohl für die Kaba exos Dokumente als auch Firmware/ Software wird auch über das Extranet abgelöst werden. Details können in diesem Dokument nicht abschließend geklärt werden. Kundenspezifische Versionen von Kaba exos, wie sie bisher das RMO für seine Kunden erstellt hat, sind zukünftig nicht mehr möglich, da die Dokumente als PDF publiziert werden. Da die PDFs aber nicht geschützt sind, können Textpassagen zum Beispiel für Ausschreibungen oder kundenspezifische Kurzanleitungen heraus kopiert werden. Ja nach Produktgruppe hat der Einsatz von ST4 unterschiedliche Auswirkungen auf die Produktgruppen, die im Folgenden beschrieben werden. Wie bereits bei den Prozessbeschreibungen erwähnt ist das manuelle Editieren von Kaba exos Dokumenten nicht mehr möglich. Für die Lokalisierung, also die Anpassung der Dokumente auf lokale Gegebenheiten, sind verschiedene Wege [} 1.2.2] in diesem Dokument beschrieben. Da die Online Hilfe ab Kaba exos Release 3.2 auch in ST4 erstellt wird, besteht die Möglichkeit, dass einzelne Hilfe-Seiten übersetzt werden. So ist es zum Beispiel möglich, die Online Hilfe zu einem bestimmten Dialog in die Landessprache zu übersetzen, während die restlichen Online Hilfe in einer der Standardsprachen bliebt. Geliefert würde dann eine zweisprachige Online Hilfe. Dieser Vorgang ist jedoch mit einem Mehraufwand im MIC AWM verbunden und würde dem RMO in Rechnung gestellt. Die Software Kaba exos 9300 ist von den Änderungen nicht betroffen. Die Übersetzung der Software erfolgt weiterhin über RCWintrans. Neue Dokumentationen werden in SCHEMA ST4 erstellt. Die Dokumentation für die Software KEM wird aufgrund von Terminüberschneidungen durch neue Dokumentationen im GJ 2014/15 zu einem späteren Zeitpunkt in ST4 übernommen und daher werden aktuelle Anpassungen weiterhin in FrameMaker vorgenommen. 9

10 Rollout-Konzept B-COMM/Terminals Neue Dokumentationen werden in SCHEMA ST4 erstellt. Bestehende Dokumentationen werden nach und nach migriert. Da die bisherigen Dokumentationen bereits mit einem ähnlichen Tool wie SCHEMA ST4 erstellt wurden, wurden die Dokumente ausschließlich als PDF publiziert. Dadurch hat die Harmonisierung des Prozesses keine direkten Auswirkungen für das RMO Leser und Online Geräte Neue Dokumentationen werden in SCHEMA ST4 erstellt. Bestehende Dokumentationen werden nach und nach migriert. 1.4 Roadmap Seitens STM stehen folgende Roadmaps zur Verfügung, zu denen parallel die entsprechenden Dokumente erstellt werden: Roadmap WFM Die Roadmap vom WFM sieht folgende Planung vor: 10

11 Rollout-Konzept Roadmap EAC Die Roadmap vom EAC sieht folgende Planung vor: 11