Schnittstellen in der technischen Redaktion

Transkript

1 Schnittstellen in der technischen Redaktion - Verzahnung des Erstellungs- und Übersetzungsprozesses - tekom Regionalgruppe Westfalen Bielefeld, Christian Weih Across Systems GmbH

2 Übersicht Die Technische Redaktion ist die Schnittstelle zwischen den Entwicklern eines Produktes und dessen Anwendern, sei es in Form von Bedienungsanleitungen, Datenblättern oder Produktkatalogen. An diesen Prozess der Erstellung von Informationen schließt, gerade in Deutschland als Exportweltmeister, immer häufiger eine Übersetzung in viele Sprachen an. Der Vortrag möchte aufzeigen, welche Möglichkeiten es gibt, die Prozesse der Erstellung von Texten und der Übersetzung miteinander zu verzahnen. Aufbau: Problemdarstellung Schnittstellen allgemein Beispiele für Schnittstellen Schlussbetrachtung Christian Weih

3 Nebeneinander statt Miteinander Redaktioneller Prozess Übersetzungsprozess

4 In welche Probleme läuft man hinein? Organisatorischer Overhead Kernfunktionen leiden Produkthaftung unsaubere Dokumentation Frust Terminologie Produktmangel Marke Corporate CI Kundenzufriedenheit? Kosten

5 Problemdarstellung Dokumentation

6 Dokumentation im Jahr 2008 Globalisierung führt zu bekannten Herausforderungen: globale Märkte = globaler Wettbewerb kürzere Produktlebenszyklen kürzeres Time-to-Market für neue Produkte starke Diversifikation des Angebotes (Regional, Zielgruppen, etc.) rechtliche Rahmenbedingungen; uvm. Auswirkungen auf den Dokumentationsbereich: gesteigertes Dokumentationsaufkommen stark steigender Übersetzungsbedarf Notwendigkeit der gleichzeitigen Übersetzung in viele Sprachen

7 Problemstellung für die Dokumentation (1) Integration aller beteiligten Akteure erfordert eine Infrastruktur, die für alle verfügbar ist von jedem bedienbar ist an die Anforderungen des Einzelnen angepasst werden kann

8 Problemstellung für die Dokumentation (2) Organisation der Dokumente und Daten erfordert einfache Administrierbarkeit Übersichtfunktionalitäten kontinuierliche und schnelle Verfügbarkeit

9 Problemstellung für die Dokumentation (3) Steuerung des Abläufe... erfordert klar definierte und kontrollierbare Prozesse nahtlose Übergänge zwischen Teilaufgaben Controllingmöglichkeiten mit der Sicht auf den Gesamtprozess

10 Lösungen bei den Quelldaten gibt es also viele... PLM ECM PIM DMS CMS ERP PDM e-commerce Web - CMS MIS XYZ? Wie aber kommen Daten strukturiert in andere Sprachen?

11 Übersetzungsprozess als Black Box Redakteur Redakteur Redakteur Redakteur

12 Problemdarstellung Übersetzung

13 Der klassische Prozess

14 Der klassische Prozess bei vielen Abteilungen

15 Was passiert auf der anderen Seite? Dienstleister TMS Projektmanagement Prozesse Qualitätssicherung Vernetzung Translation Memory Datenbank Terminologiedatenbank

16 Translation Memory Datenbank

17 Terminologiedatenbank

18 Zusammenfassung

19 Die Lösung ist also einfach,... oder? CMS CMS Redaktioneller Prozess TMS TMS Übersetzungsprozess

20 Miteinander ist besser... Schnittstellen

21 Schnittstellen allgemein

22 Was ist eigentlich eine Schnittstelle? System A System B?

23 Idealfall Schnittstellenintegration System A System B Mehr als nur Kommunikation Verzahnung einzelner Komponenten Zugriff auf Funktionen des anderen System Systemgrenzen verwischen Mehrwert > System A + System B Web 2.0

24 Was für Schnittstellen machen Sinn? Menschliche Schnittstellen Personaleinheit / Stabsstellen / Steuerungskreise (Doku, MKT, etc.) kostenmäßige Berücksichtigung der Arbeitszeit wechselseitiges Bewußtsein schaffen (z.b.passivkonstruktionen) Prozessschnittstellen Definition von Übergabepunkten (z.b. Wann beginne ich mit Übersetzung?) enge Einbeziehung der Lieferketten Umsetzung von Normen (z.b. EN15038) Softwareschnittstellen / Vernetzung Verbindung der Redaktions- mit der Übersetzungswelt gemeinsamer Zugriff auf strukturierte Informationen

25 Wohin kann ich Schnittstellen aufbauen? Projektmanagement / Automatisierung TMS Redakteur Terminologie Translation Memory

26 Schnittstelle für Projektmanagement (I) Reduzierung des Overheads 60% der Aufwände im Übersetzungsbereich von Unternehmen sind administrativer Natur. Freisetzung von Kapazitäten für Kernaufgaben... Heben von Einsparpotentialen durch Automatisierung: Welche Daten müssen übersetzt werden? Wie schicke ich sie raus? Wie bekomme ich sie zurück, in welcher Qualität? Kommunikation (Feedbackschleifen bei Updates, Fehlern, etc.)

27 Schnittstelle für Projektmanagement (II)

28 Schnittstelle für Projektmanagement (III) TMS

29 Schnittstelle für Projektmanagement (IV)

30 Schnittstelle für Automatisierung (I) User Projektmanager Übersetzung manuell manuell manuell TMS Service Provider Viel Klick -Arbeit - manuelle Prozesse Thema Kommunikation / Rückfragen / Wann fertig? Thema Ressourcen / Manpower Thema Versionsverwaltung

31 Schnittstelle für Automatisierung (II) User Web-Portal Übersetzung manuell automatisch automatisch TMS Service Provider Entkopplung von Prozessen Realisierung von Automatisierungspotential Prozessübersicht und Kostenkontrolle Entlastung der Projektmanager Verringerung von Klick -Arbeit ABER: Voraussetzung sind Prozesse Beauftragung 24/7 möglich.

32 Schnittstelle für Automatisierung (III) Beispiel eines Web-Portals

33 Wohin kann ich Schnittstellen aufbauen? Projektmanagement / Automatisierung Zugriff auf Sprachdaten TMS Redakteur Terminologie Translation Memory

34 Autorenunterstützung (I) Wie soll ein Satz formuliert werden? Prüfprotokoll erstellen Erstellung Prüfprotokoll Erstellung des Prüfprotokolls Protokoll erstellen Prüfprotokollerstellung Erstellen Sie ein Prüfprotokoll Verstärkung des Effektes durch verschiedene Autoren innerhalb des Unternehmens limitiertes Erinnerungsvermögen Dokumentation an unterschiedlichen Standorten fehlende allgemein zugängliche Terminologie Abgang von Mitarbeitern

35 Autorenunterstützung (II) Variantenreichtum in der Quelltexterstellung führt zu inkonsistenten Quelltexten, sowohl terminologisch als auch satztechnisch, inkonsistenten Übersetzungen, verstärktem Nachfragebedarf der Kunden aufgrund von Verständnisschwierigkeiten, suboptimaler Nutzung der Translation Memory Datenbank in der Übersetzung.... Zusammengefasst: Erhöhte Aufwände in der Übersetzung Erhöhte Aufwände in der Qualitätssicherung Erhöhte Aufwände für Korrekturläufe und Support Bereits unnötige Arbeit am Quelldokument Auswirkung auf Kundenzufriedenheit Uneinheitliche Unternehmenssprache

36 Autorenunterstützung (III) Durchgriff während des Erstellungsprozesses auf Satzdatenbank zum Zwecke der Wiederverwendung Terminologie, z.b. für Unworterkennung Word InDesign Terminologie FrameMaker XMetaL Translation Memory Epic

37 Autorenunterstützung (IV) Prüfprotokoll erstellen Erstellung Prüfprotokoll Erstellung des Prüfprotokolls Protokoll erstellen Prüfprotokollerstellung Erstellen Sie ein Prüfprotokoll Prüfprotokoll erstellen Prüfprotokoll erstellen Prüfprotokoll erstellen Prüfprotokoll erstellen Prüfprotokoll erstellen Prüfprotokoll erstellen Anzahl Wörter: 14 Anzahl Wörter: 2 Übersetzungskosten pro Wort 0,15 Übersetzung in 20 Sprachen ,7 %

38 Integration in Microsoft Word

39 Integration in PTC Arbortext Editor

40 Integration in Framemaker

41 Integration in Madcap Flare

42 Übersetzungsinterface in RedDot CMS (

43 Wohin kann ich Schnittstellen aufbauen? Projektmanagement / Automatisierung Zugriff auf Sprachdaten TMS Redakteur Terminologie Translation Memory

44 Verzahnung von CMS und TMS (I) Content Management Translation Management Redakteur CMS TMS Übersetzer. verschiedene Datenbestände, keine automatisierte Interaktion zwischen den Anwendungen fehleranfällige manuelle Prozesse fehlende Transparenz und Übersichtsfunktionalitäten Kontextproblem im Übersetzungsprozess schwierig bei Änderungen im Quelldokument Leverage-Effekte unmöglich

45 Beispiel CMS und TMS (2) Content Management Translation Management Zugriff in Echtzeit z.b. Kontext und Metainformationen automatischer Austausch Redakteur. CMS Zugriff in Echtzeit z.b. Autorenunterstützung für Terminologie und wiederzuverwendende Sätze TMS Übersetzer, LSP

46 Beispiel einer Kontext-Schnittstelle

47 Beispiel CMS und TMS (2) Content Management Translation Management Zugriff in Echtzeit z.b. Kontext und Metainformationen automatischer Austausch Redakteur. CMS Zugriff in Echtzeit z.b. Autorenunterstützung für Terminologie und wiederzuverwendende Sätze TMS Übersetzer, LSP Automatisierung fehleranfälliger manueller Prozesse Zugriff von Redakteuren um bereits übersetzte Sätze wiederzuverwenden Vereinfachung für die Teilzeit Projektmanager Prozessübersicht und Kostenkontrolle Zugriff von Redakteuren um Firmenterminologie sicherzustellen Redakteure auf Übersetzungproblematik aufmerksam machen

48 Die Lösung ist also nicht einfach,... oder? CMS CMS Redaktioneller Prozess TMS TMS Übersetzungsprozess

49 Miteinander ist besser... Schnittstellen

50 Vielen Dank! Christian Weih Across Systems GmbH