Die Dokumentenverwaltung von kirchenweb.ch

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1 Internetauftritt mit guten, einfachen Werkzeugen Mailsystem für den gezielten Kommunikationsweg Verwaltungshilfen durch unterstützende Module Die Dokumentenverwaltung von kirchenweb.ch Zum Inhalt Die Dokumentenverwaltung von kirchenweb.ch So erleichtern wir Ihre Arbeit Dokument abholen Dokument hochladen Dokument verschieben Neuen Ordner einfügen Ordner verschieben Dokumente und Ordner löschen Angaben zu einem Dokument bearbeiten Angaben zu einem Ordner bearbeiten Dokument ersetzen Link eines Dokuments per verschicken Dokumente zum Download an eine Internetseite anhängen Freigabestufen von Ordnern und Dokumenten Eigene Dokumente und fremde Dokumente Ordner bzw. Dokumente für mehrere Mailgruppen zugänglich machen Dokumentenverwaltung und geschützte Kurzseite Code und Links Konkrete Anwendungsbeispiele Schritt für Schritt... 14

2 Guten Tag. Bernhard Nauli, Mitarbeiter von kirchenweb.ch Ich habe für Sie diese Anleitung geschrieben. Sie enthält sämtliche Beschreibungen zum Umgang mit der zentralen Dokumentenverwaltung von kirchenweb.ch. Sie können dabei über das Inhaltsverzeichnis die Themen auswählen, die Sie gerade interessieren. Jedes Kapitel ist in sich abgeschlossen. Sie können aber auch zuerst die Anwendungsbeispiele von Kapitel 18 durcharbeiten und so einen ersten Einblick über die Arbeit mit der Dokumentenverwaltung gewinnen. Da ich im Kanton Thurgau wohne, habe ich die Begriffe entsprechend dieser Kirche gewählt (vgl. z.b. Kirchenvorsteherschaft, die in andern Kantonen Kirchenpflege, Kirchgemeinderat, Kirchgemeindevorstand, Kirchenstand usw. heissen). Sollten Sie bei der Arbeit mit dieser Anleitung anstehen und nicht mehr weiter kommen, weil die Beschreibung unverständlich ist oder etwas vorausgesetzt wird, das Sie gar nicht wissen können, so bitte ich Sie, mich zu kontaktieren Ich bin froh über jede Rückmeldung. So ist es mir möglich, die Anleitung anzupassen und zu verbessern. Nun wünsche ich Ihnen ein gutes Gelingen und viel Freude bei der Nutzung der zentralen Dokumentenverwaltung. Ihr Bernhard Nauli 1 So erleichtern wir Ihre Arbeit Dokumente gehören zu Ihrer täglichen Arbeit. Viele Dokumente bearbeiten Sie für sich und für andere. Sie wiederum brauchen Dokumente, die andere erstellt haben. Die Dokumentenverwaltung über Internet erleichtert Ihnen die zentrale Ablage und Verteilung der elektronischen Dokumente. 1.1 Konkrete Anwendungsbeispiele Schritt für Schritt Im letzten Kapitel dieses Dokumentes finden Sie eine Schritt für Schritt Anleitung für folgende Anwendungsbeispiele: Ich möchte ein Protokoll nur einer bestimmten Gruppe zugänglich machen (vgl. Kap. 18.1) Ich möchte ein Anmeldeformular in meiner Veranstaltungsanzeige und im Bericht dazu publizieren (vgl. Kap. 18.2) Ich möchte für die Kirchgemeindeversammlung alle nötigen Dokumente an die Veranstaltungsanzeige anhängen (vgl. Kap. 18.3) Ich möchte ein Spesenformular zentral ablegen und alle darüber informieren (vgl. Kap. 18.4) 1.2 Vorlagen für alle zur Verfügung stellen Spesenformulare, Briefvorlagen, Hausordnungen usw. sind interne Dokumente, auf die jede Mitarbeiterin, jeder Mitarbeiter Zugriff haben sollte. Hin und wieder wird daran etwas geändert. Muss das e- lektronische Dokument jetzt an alle verschickt werden? Habe ich alle Adressen? Wissen die Empfänger, welches abgelaufene Dokument Sie auf dem eigenen PC ersetzen sollen? Wie praktisch wäre es, wenn wir einen Ordner hätten, auf den alle Zugriff haben und wo immer die aktuellen Versionen der Dokumente bereit stehen. Die Dokumentenverwaltung stellt dafür einen passwortgeschützten Ordner im Internet bereit: die Dokumente sind griffbereit für alle, vom eigenen Arbeitsplatz aus und rund um die Uhr. support@kirchenweb.ch / Seite 1 von 21

3 1.3 Sitzungsunterlagen Als verantwortliche Person eines Teams planen Sie eine Sitzung. Zur Sitzungsvorbereitung richten Sie eine geschützte Kurzseite ein, auf die nur die Mitglieder der Mailgruppe des Teams Zugriff haben. Sie hängen dieser Kurzseite einen Ordner aktuelle Dokumente an, in dem Sie alle sitzungsrelevanten Dokumente ablegen. Alle Teammitglieder können nun die nötigen Dokumente dort abholen. Sie können sogar eigene Dokumente in den Ordner aktuelle Dokumente laden und Sie so für die übrigen Teammitglieder bereitstellen. Damit kann eine Sitzung schon im Vorfeld effizient vorbereitet werden. Nähere Informationen dazu finden Sie in der "Anleitung Gruppenarbeitsseite". 1.4 Die regelmässige Liste Sie haben eine Liste, die Sie bisher regelmässig, z.b. wöchentlich, aufdatierten und dann per Mail verschickten? Jetzt geht es einfacher. Sie legen das Dokument immer an derselben Stelle in der Dokumentenverwaltung ab. Allen Empfängern, denen Sie vorher das Dokument verschickt haben, geben Sie einen Link an, mit dem diese das Dokument beziehen können. Die Empfänger nehmen den Link in ihre Favoriten auf. Nun steht jedem der Empfänger mit einem Klick auf den Link in den Favoriten immer die neueste Version des Dokuments zur Verfügung. Sie müssen das Dokument nicht mehr versenden, die Empfänger müssen es nicht aus den Mails heraussuchen und alle, die das Dokument selten nutzen, brauchen sich nicht mehr mit den wöchentlichen Mails herumschlagen. Dies sind drei Beispiele. Natürlich gibt es noch viel mehr praktische Erleichterungen, die Sie mit der Dokumentenverwaltung erreichen können. Mit dieser Anleitung lernen Sie den Umgang mit der Dokumentenverwaltung kennen. 1.5 Vorteile einer zentralen Dokumentenverwaltung Eine zentrale Dokumentenverwaltung im Internet bietet für die Arbeit in der Kirchgemeinde einige unschätzbare Vorteile: Dokumente sind an einem Ort gelagert und nicht auf verschiedenen Computern verteilt. So gehen sie nicht verloren, wenn es Wechsel in Behörden und Teams gibt. Die aktuellste Version eines Dokumentes ist für alle gleichzeitig verfügbar. Dokumente stehen zentral zum Herunterladen bereit. Dokumente können so abgelegt werden, dass sie nur für bestimmte Personen/Gruppen verfügbar sind (siehe Freigabestufen Kap. 13). Geschützte Kurzseiten werden zu einem dynamischen Pool für relevante Dokumente (vgl. dazu die "Anleitung Gruppenarbeitsseite"). Dokumente und Ordner können in der Dokumentenverwaltung verschoben werden, trotzdem bleibt der Download-Link darauf gültig und muss in den einzelnen Internetseiten nicht geändert werden. / Seite 2 von 21

4 2 Dokument abholen Eine Person schickt ihnen ein , in dem der Link auf ein Dokument steht. Sie können das Dokument abholen, indem Sie einfach auf den Link klicken. Handelt es sich um ein Dokument, das nicht öffentlich ist, sondern nur einer bestimmten Mailgruppe zur Verfügung steht, dann öffnet sich zuerst ein Login-Fenster. Geben Sie hier Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein. Nun können Sie das Dokument öffnen oder auf Ihrem Computer speichern. Alle Dokumente, auf die Sie einen Zugriff haben, sehen Sie in Ihrer Dokumentenverwaltung. Sie müssen sich also einloggen, um in den Mitgliederbereich zu Nun klicken Sie unter meine Inhalte auf den Befehl Dokumente. Jetzt erscheint Ihre Dokumentenverwaltung, wo Sie Dokumente hochladen (Kap. 3), herunterladen, verschieben (Kap. 4) usw. können. Es ist nicht möglich, ein Dokument aus der Dokumentenverwaltung heraus zu öffnen, zu ändern und die geänderte Version direkt zu speichern. Beachten Sie dazu bitte Kap Dokument hochladen Sie können jederzeit und von jedem PC aus selber Dokumente in der zentralen Dokumentenverwaltung ablegen. Was Sie tun müssen, sehen Sie im Film Dokument hochladen oder in den folgenden einfachen Schritten. 3. Nun sehen Sie die Dokumentenverwaltung. Klicken Sie auf ausklappen, und Sie sehen alle Ordner und Dokumente, zu denen Sie Zugang haben. 4. Wählen Sie einen beliebigen Ordner aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Es öffnet sich ein Menüfenster. Wählen Sie neu Dokument und es geht das Fenster Dokument hochladen auf. 5. Als nächstes müssen Sie angeben, welches Dokument Sie hochladen wollen. Dazu klicken Sie auf den Knopf Durchsuchen. 6. Im Fenster Datei auswählen wählen Sie das Dokument aus, welches hochgeladen werden soll (Doppelklick oder öffnen). 7. Sie sind wieder im Fenster Dokument hochladen und können die restlichen Eingabefelder ausfüllen. Im Feld "Titel" steht als Vorschlag der Dateiname. Geben Sie hier einen sinnvollen Titel für das Dokument ein. Es können alle Zeichen und Leerschläge dafür verwendet werden, wenn Sie wollen. Zum Thema Freigabestufen (letzter Eintrag im Fenster) kommen wir in Kap. 13 zu sprechen. Füllen Sie möglichst alle Felder aus. Das gibt Ihnen und andern Personen einen schnellen Überblick über ein Dokumente, ohne es öffnen zu müssen. 8. Nun drücken Sie den Knopf speichern und warten bis die Meldung kommt, dass das Dokument hochgeladen ist. Je nach Grösse des Dokuments kann der Ladevorgang einige Zeit in Anspruch nehmen. 9. Nachdem der Vorgang beendet ist, können Sie gleich ein nächstes Dokument hochladen oder das Fenster schliessen. support@kirchenweb.ch / Seite 3 von 21

5 4 Dokument verschieben Es ist möglich, dass Sie ein Dokument von einem Ordner in einen andern verschieben wollen. Sehen Sie dazu den Film Dokument verschieben oder gehen Sie die folgenden Punkte durch. 3. Nun sehen Sie die Dokumentenverwaltung. Wählen Sie den Befehl ausklappen, und Sie sehen alle Ordner und Dokumente, zu denen Sie Zugang haben. 4. Fahren Sie mit dem Mauszeiger auf das Dokument, das Sie verschieben wollen. Packen Sie es, indem Sie die linke Maustaste drücken. Solange sie gedrückt bleibt, klebt das Dokument an Ihrem Mauszeiger. 5. Nun können Sie das Dokument umher schieben. Eine Markierung zeigt Ihnen an, wo das Dokument abgelegt wird. Wenn Sie also am richtigen Ort sind, lassen Sie die linke Maustaste wieder los und das Dokument ist neu platziert. Bitte beachten Sie folgende Annehmlichkeit: Auf Ihren Internetseiten können Sie Links auf Dokumente einfügen. Diese Links behalten Gültigkeit, auch wenn Sie die Dokumente in Ihrer Dokumentenverwaltung verschieben. Sie müssen die Links auf den Internetseiten nach dem Verschieben also nicht anpassen. Der Grund dafür ist der Code, der jedem Dokument automatisch vergeben wird (näheres dazu siehe Kap. 17). Es kann sein, dass das Verschieben eines Dokuments verweigert wird. Das ist dann der Fall, wenn es Konflikte mit der Freigabestufe gibt (vgl. Kap. 13) oder wenn es sich um eine fremdes Dokument handelt (vgl. Kap. 14). 5 Neuen Ordner einfügen Die vorgegebenen Ordner reichen Ihnen nicht aus. Sie wollen eine eigene Struktur in die Dokumentenverwaltung bringen. Kein Problem. Fügen Sie nach Belieben neue Ordner ein. Sehen Sie dazu den Film Ordner erstellen oder gehen Sie die folgenden Punkte durch. 3. Nun sehen Sie die Dokumentenverwaltung. Wählen Sie den Befehl ausklappen, und Sie sehen alle Ordner und Dokumente, zu denen Sie Zugang haben. 4. Fahren Sie mit dem Mauszeiger über den Ordner, in dem Sie einen neuen Ordner erstellen wollen. 5. Klicken Sie auf die rechte Maustaste. Es erscheint eine Menüliste. 6. Wählen Sie neu Ordner. 7. Der neue Ordner erscheint. Sie müssen jetzt nur noch den Namen des Ordners eingeben. support@kirchenweb.ch / Seite 4 von 21

6 6 Ordner verschieben Es ist möglich, dass Sie einen Ordner an einen anderen Platz in der Dokumentenverwaltung verschieben wollen. 3. Nun sehen Sie die Dokumentenverwaltung. Wählen Sie den Befehl ausklappen, und Sie sehen alle Ordner und Dokumente, zu denen Sie Zugang haben. 4. Fahren Sie mit dem Mauszeiger auf den Ordner, den Sie verschieben wollen. Packen Sie ihn, indem Sie die linke Maustaste drücken. Solange sie gedrückt bleibt, klebt der Ordner an Ihrem Mauszeiger. 5. Nun können Sie den Ordner umher schieben. Eine Markierung zeigt Ihnen an, wo der Ordner abgelegt wird. Wenn Sie also am richtigen Ort sind, lassen Sie die linke Maustaste wieder los und der Ordner ist neu platziert. Bitte beachten Sie folgende Annehmlichkeit: Auf Ihren Internetseiten können Sie Links auf Ordner einfügen. Diese Links behalten Gültigkeit, auch wenn Sie die Ordner in Ihrer Dokumentenverwaltung verschieben. Sie müssen die Links auf den Internetseiten nach dem Verschieben also nicht anpassen. Der Grund dafür ist der Code, der jedem Ordner automatisch vergeben wird (näheres dazu siehe Kap. 17). Es kann sein, dass das Verschieben eines Ordners verweigert wird. Das ist dann der Fall, wenn es Konflikte mit der Freigabestufe gibt (vgl. Kap. 13) oder wenn es sich um einen fremden Ordner handelt (vgl. Kap. 14). 7 Dokumente und Ordner löschen Mit der Zeit werden Dokumente oder ganze Ordner in der Dokumentenverwaltung überflüssig. Sie können ohne Probleme gelöscht werden. 3. Nun sehen Sie die Dokumentenverwaltung. Wählen Sie den Befehl ausklappen, und Sie sehen alle Ordner und Dokumente, zu denen Sie Zugang haben. 4. Fahren Sie mit der Maustaste über das Element (Dokument oder Ordner), das Sie löschen wollen. 5. Drücken Sie die rechte Maustaste. Es erscheint eine Menüliste. 6. Wählen Sie den Befehl löschen. Bevor der Löschvorgang einsetzt, erscheint noch eine Warnmeldung, ob Sie wirklich löschen wollen. Sie können nur Ordner und Dokumente löschen, die Sie selber angelegt bzw. hochgeladen haben. Wenn Sie einen Ordner löschen, dann werden auch alle Dokumente, die darin liegen, mitgelöscht. Löschen Sie einen Ordner, in dem auch Dokumente von anderen Personen liegen, so werden diese Dokumente in den Ordner Zurückgewiesene Dokumente der entsprechenden Person verschoben. Sie werden also nicht gelöscht. support@kirchenweb.ch / Seite 5 von 21

7 8 Angaben zu einem Dokument bearbeiten Wenn Sie ein Dokument hochladen, dann haben Sie die Möglichkeit, folgende Angaben zum Dokument zu machen: Titel, Autor, Version/Datum, Beschreibung, Persönliche Notizen, Freigabestufen. Sparen Sie nicht mit Angaben zum Dokument, später werden Sie froh sein, mehr über das Dokument zu wissen, ohne dass Sie es öffnen müssen. Diese Angaben können Sie jederzeit neu bearbeiten. Dabei gehen Sie wie folgt vor: 3. Nun sehen Sie die Dokumentenverwaltung. Wählen Sie den Befehl ausklappen, und Sie sehen alle Ordner und Dokumente, zu denen Sie Zugang haben. 4. Fahren Sie mit der Maus über das Dokument, deren Angaben Sie bearbeiten möchten. Drücken Sie die rechte Maustaste. Es erscheint eine Menüliste. 5. Wählen Sie den Befehl Bearbeiten. 6. Es öffnet sich das Fenster Dokument bearbeiten. Ändern Sie hier nun die Angaben zum Dokument und klicken Sie anschliessend auf Speichern Sie können nur Angaben zu Dokumenten bearbeiten, die Sie auch selber hochgeladen haben. Je nachdem, in welchem Ordner das Dokument liegt, wird Ihnen eine Änderung der Freigabestufe verweigert. Näheres dazu siehe Kap Angaben zu einem Ordner bearbeiten Sie können auch die Angaben zu einem Ordner bearbeiten. Allerdings sind es nicht wo viele wie bei einem Dokument. Diese Angaben können Sie jederzeit neu bearbeiten. Dabei gehen Sie wie folgt vor: 3. Nun sehen Sie die Dokumentenverwaltung. Wählen Sie den Befehl ausklappen, und Sie sehen alle Ordner und Dokumente, zu denen Sie Zugang haben. 4. Fahren Sie mit der Maus über den Ordner, dessen Angaben Sie bearbeiten möchten. Drücken Sie die rechte Maustaste. Es erscheint eine Menüliste. 5. Wählen Sie den Befehl Bearbeiten. 6. Es öffnet sich das Fenster Ordner bearbeiten. Ändern Sie hier nun die Angaben zum Ordner und klicken Sie anschliessend auf Speichern Sie können nur Angaben zu Ordnern bearbeiten, die Sie auch selber eingerichtet haben. Je nachdem, in welchem Ordner der Unterordner liegt, wird Ihnen eine Änderung der Freigabestufe des Unterordners verweigert. Näheres dazu siehe Kap. 13. support@kirchenweb.ch / Seite 6 von 21

8 10 Dokument ersetzen Sie haben ein Dokument in der Dokumentenverwaltung, das auf verschiedenen Internetseiten zum Download angeboten wird. Nun steht eine neue Version des Dokuments bereit. Würden Sie das neue Dokument nach dem Muster Dokument hochladen in die Dokumentenverwaltung einfügen, dann müssten Sie auf allen Internetseiten den Link auf das neue Dokument anpassen. Damit dies nicht nötig ist, gibt es die Funktion, die ein Dokument ersetzt. Eine Anpassung der Download-Links wird damit überflüssig. Wie gehen Sie vor? 3. Nun sehen Sie die Dokumentenverwaltung. Wählen Sie den Befehl ausklappen, und Sie sehen alle Ordner und Dokumente, zu denen Sie Zugang haben. 4. Fahren Sie mit der Maus über das Dokument, das Sie ersetzen möchten. Drücken Sie die rechte Maustaste. Es erscheint eine Menüliste. 5. Wählen Sie den Befehl Ersetzen. 6. Es öffnet sich das Fenster Dokument ersetzen. Drücken Sie den Knopf Durchsuchen. 7. Im Fenster Datei auswählen wählen Sie das Dokument aus, welches anstelle des alten Dokuments gesetzt werden soll (Doppelklick oder öffnen). 8. Nachdem Sie nun wieder in das Fenster Dokument hochladen zurückgekehrt sind, können Sie hier die restlichen Eingabefelder ausfüllen (z.b. die Versionsangabe ändern). Zum Thema Freigabestufen (letzter Eintrag im Fenster) kommen wir im Kap. 13 zu sprechen. 9. Nun drücken Sie den Knopf speichern und warten bis die Meldung kommt, dass das Dokument gespeichert wurde. Das alte Dokument ist durch das neue ersetzt. Hinweis zum Ersetzen von Dokumenten: Beim Ersetzen eines Dokuments bleibt der Code des Dokuments derselbe. Und darum müssen auch die Links dazu auf den Internetseiten nicht geändert werden (weiters dazu siehe Kap. 17). 11 Link eines Dokuments per verschicken Sie haben ein neues Dokument in die Dokumentenverwaltung eingefügt. Nun möchten Sie einen bestimmten Personenkreis oder eine Mailgruppe möglichst schnell darüber informieren. Damit diese Personen das Dokument abholen können, ohne in der Dokumentenverwaltung danach zu suchen, können Sie einfach den Link auf das Dokument per verschickten. So gehen Sie vor. 3. Nun sehen Sie die Dokumentenverwaltung. Wählen Sie den Befehl ausklappen, und Sie sehen alle Ordner und Dokumente, zu denen Sie Zugang haben. 4. Fahren Sie mit der Maus über das Dokument, dessen Link Sie per verschicken wollen. Drücken Sie die rechte Maustaste. Es erscheint eine Menüliste. 5. Wählen Sie den Befehl Link Ihr Programm öffnet sich. Ein mit dem Link auf das Dokument wird automatisch erzeugt. Dieses können Sie noch abändern oder ergänzen. Geben Sie noch die E- Mail-Adresse ein und schon kann das Ganze verschickt werden. / Seite 7 von 21

9 Noch ein wichtiger Hinweis: Befindet sich das Dokument, dessen Link Sie verschicken wollen, in einem Unterordner des Ordners Mailgruppe, so wird die entsprechende Mailgruppen-Adresse beim erzeugten automatisch eingefügt. 12 Dokumente zum Download an eine Internetseite anhängen Sie geben eine Kurzseite, einen Bericht oder ein Veranstaltung ein. Dem Besucher dieser Seite möchten Sie auch eines oder mehrere Dokumente zum Download anbieten. Der erste Schritt ist natürlich, dass Sie das entsprechende Dokument in die Dokumentenverwaltung hochladen (vgl. Kap. 3) Einen ganzen Ordner anhängen Oft ist es so, dass Sie mehrere Dokumente aus einem Ordner an eine Internetseite hängen möchten, z.b. sämtliche Reglemente oder sämtliche Word-Vorlagen. Dann empfiehlt es sich, die Dokumente nicht einzeln anzuhängen, sondern den gesamten Ordner, in dem die Dokumente liegen. 1. Wählen Sie im Abschnitt Dokumentenordner auf dem Eingabeformular über das Dropdown-Menü den Ordner aus, den Sie an die Internetseite hängen wollen. In der folgenden Abbildung ist das der Ordner Kirchgemeindeversammlung. 2. Wenn der angehängte Ordner Unterordner hat, werden diese ebenfalls an die Seite angehängt. Sie können somit eine ganze Ordnerstruktur in eine Internetseite einfügen. Vorteil dieser Variante: Sie können die Dokumente im Ordner der Dokumentenverwaltung beliebig auswechseln und haben diese sofort auf der entsprechenden Internetseite zum Download bereit, ohne etwas an der Seite ändern zu müssen Einzelne Dokumente anhängen Sie haben aber ebenso die Möglichkeit, Dokumente einzeln an eine Internetseite anzuhängen. 1. In den Eingabeformularen für Kurzseiten, Berichte oder Veranstaltungen finden Sie folgenden Abschnitt: Im Dropdown-Menü (rot eingerahmt) sehen Sie die Ordner aus Ihrer Dokumentenverwaltung, in denen Dokumente liegen, die Sie anhängen können. 2. Wählen Sie im Dropdown-Menü den Ordner aus, aus dem Sie eines oder mehrere Dokumente an die Seite hängen wollen. Die vorhandenen Dokumente dieses Ordners erscheinen nun im linken Listenfeld (grün eingerahmt). 3. Markieren Sie die Dokumente, die Sie anhängen wollen und verschieben Sie diese ins rechte Listenfeld (blau eingerahmt) mit Klick auf > oder durch Doppelklick auf das Dokument. 4. Wollen Sie alle Dokumente eines Ordners anhängen, dann klicken Sie einfach auf >>. / Seite 8 von 21

10 Es kann vorkommen, dass Sie ein Dokument oder einen Ordner an eine Internetseite hängen wollen, aber Dokument bzw. Ordner erscheinen nicht in den Auswahlfenstern. Das ist dann der Fall, wenn die Freigabestufen der Dokumente bzw. Ordner, die Sie anhängen möchten, nicht richtig eingestellt sind. (Zu den Freigabestufen vgl. Kap. 13). 13 Freigabestufen von Ordnern und Dokumenten 13.1 Die vier Freigabestufen von Ordnern und Dokumenten Eine zentrale Dokumentenverwaltung macht nur dann Sinn, wenn der Zugriff darauf gesteuert werden kann. Einzelne Ordner und/oder Dokumente sind für die Öffentlichkeit bestimmt. Andere sollen aber nur einem bestimmten Personenkreis zugänglich sein. Für Ordner und für Dokumente gibt es folgende vier Freigabestufen: Privat Mailgruppe Intern Öffentlich Die Bezeichnungen machen die Zugangsberechtigungen deutlich: Privat: Zugang hat nur die Person, welche den Ordner eingerichtet bzw. das Dokument hochgeladen hat. Mailgruppe: Zugriff haben nur die Personen derjenigen Mailgruppe, für welche der Ordner bzw. das Dokument freigegeben wird. Intern: Zugriff haben sämtliche Personen, welche im System registriert sind (ausser Personen mit Benutzerstufe passiv. Öffentlich: Der Zugriff auf Ordner bzw. Dokument ist unbeschränkt Private Ordner/Dokumente in öffentlichem Ordner geht das? Die Logik des Systems macht es möglich, Ordner und Dokumente verschiedener Freigabestufen zu verschachteln. Allerdings gibt es eine wichtige Regel: In einen Ordner können immer nur Ordner und/oder Dokumente gelegt werden, deren Freigabestufe gleich oder weniger eingeschränkt ist, als der Ordner, in dem sie liegen. Dies ist aus Gründen der Sicherheit so eingerichtet worden Freigabestufen-Varianten von Ordner und Unterordner Wenn Sie Unterordner in einem Ordner anlegen, so sind die Freigabestufen der Unterordner abhängig von der Freigabestufe des Ordners, in dem sie liegen. Folgende Varianten sind möglich: / Seite 9 von 21

11 Freigabestufen-Varianten von Dokumenten in Ordner Wenn Sie Dokumente in einen Ordner hochladen oder verschieben, so sind die Freigabestufen der Dokumente abhängig von der Freigabestufe des Ordners, in dem sie liegen. Folgende Varianten sind möglich: 13.3 Wichtige Hinweise Im Umgang mit der Dokumentenverwaltung müssen Sie noch folgende wichtigen Aspekte beachten. Wenn Sie Ordner anlegen oder Dokumente hochladen, dann nehmen diese automatisch die Freigabestufe des Ordners an, in dem sie angelegt bzw. hochgeladen werden. Wenn Sie Ordner und Dokumente verschieben, und ihre Freigabestufe ist für den Ordner, in den sie verschoben werden, nicht zulässig, dann werden Sie darauf hingewiesen, dass Sie zuerst die Freigabestufe ändern müssen. Alle Ordner, die vom System selber angelegt werden, können nicht manipuliert werden. Ordner und Dokumente, die Sie in Ihrer Dokumentenverwaltung zwar sehen, die aber nicht von Ihnen stammen, können nicht manipuliert werden. Fremde Dokumente erscheinen schwarz, Ihre eigenen Dokumente sind blau. Wenn Sie einen Ordner löschen, in dem Dokumente von anderen Person liegen, dann werden diese Dokumente nicht gelöscht, sondern in den Ordner Zurückgewiesene Dokumente der entsprechenden Person verschoben. Tipp: Versuchen Sie in Ihrer Dokumentenverwaltung eine Verschachtelung von Ordnern und Dokumenten unterschiedlicher Freigabestufen möglichst zu vermeiden. Damit behalten Sie den Überblick. 14 Eigene Dokumente und fremde Dokumente Wie schon erwähnt, sehen Sie in Ihrer Dokumentenverwaltung nicht nur eigene, sondern auch fremde Dokumente (= Dokumente anderer Personen). Es gelten folgende Regeln: 1. In den Ordnern Mailgruppen, interne Dokumente und öffentliche Dokumente können auch Dokumente von anderen Personen enthalten sein. 2. Eigene Dokumente erscheinen blau, fremde Dokumente schwarz. 3. Fremde Dokumente können angeschaut werden. 4. Nur die eigenen Dokumente können manipuliert werden. / Seite 10 von 21

12 15 Ordner bzw. Dokumente für mehrere Mailgruppen zugänglich machen Sie haben sicher schon festgestellt, dass Sie einen Order oder ein Dokument nur für eine Mailgruppe frei schalten können. In der Praxis kann es aber vorkommen, dass mehrere Mailgruppen den Zugang zu einem Ordner/Dokument erhalten sollten. Es würde dem Prinzip der zentralen Dokumentenverwaltung widersprechen, das Dokument zwei Mal hochzuladen - je in den Ordner der beiden Mailgruppen. Nun könnten Sie extra wegen eines Ordners oder Dokumentes eine neue Mailgruppe aufbauen. - das wäre aber umständlich. Es geht einfacher. 1. Legen Sie eine leere Mailgruppe an. Sie soll nachher die beiden betroffenen Mailgruppen als "Untermailgruppen" enthalten. 2. Verketten Sie diese Obermailgruppe mit den Mailgruppen, die eine Zugangsberechtigung erhalten sollen. Das könnte für eine Jungschar z.b. so aussehen: Wie Sie Mailgruppen verketten, lesen Sie bitte im Dokument Anleitung Verkettung von Mailgruppen nach. Das Verketten einer Mailgruppe können jedoch nur die Webkoordinatoren vornehmen. Wenn Sie also selbst nicht die Benutzerstufe "Admin" haben, bitten Sie Ihre Webkoordinatorin bzw. Ihren Webkoordinator, das für Sie einzurichten. 3. Nun geben Sie den Ordner oder das Dokument für die Obermailgruppe frei. Alle so verketteten Mailgruppen haben nun den Zugang zum Ordner bzw. Dokument. 16 Dokumentenverwaltung und geschützte Kurzseite Schön wär's: Für Ihre nächste Sitzung hätten Sie auf einer Internetseite alles beisammen: Dokumente, Termine, Ideen der Gruppenmitglieder, die letzten Abmachungen usw. Gruppen in einer Kirchgemeinde agieren sehr dynamisch. Sitzungen müssen vorbereitet, Umfragen zu bestimmten Themen lanciert, Materialien zur Begutachtung zur Verfügung gestellt werden oder es sind Traktandenlisten und andere Dokumente zu verteilen. Um auf diese Weise über das Internet miteinander zu kommunizieren, steht zwar das zur Verfügung. Viel praktischer ist es, wenn alle Kommentare, Rückmeldungen, Anmerkungen, Ergänzungen und Dokumente zentral in einer Gruppenarbeitsseite beisammen und nicht auf verschiedene s verteilt sind. kirchenweb.ch macht es möglich über die Erweiterung der Funktionen bei den Kurzseiten. Voraussetzung ist das kirchenweb.ch-modul "Intranet/passwortgeschützte Seiten". Sie können Kurzseiten schützen. Und Sie können einer geschützten Kurzseite einen geschützten Ordner aus der Dokumentenverwaltung anhängen, z.b. einen Ordner Aktuelle Dokumente, der nur für die Mailgruppe Kirchenvorsteherschaft freigegeben ist. Im Vorfeld der Sitzung können nun Mitglieder der Kirchenvorsteherschaft in den Ordner Aktuelle Dokumente relevante Dokumente hochladen. Sobald das Dokument im Ordner ist, ist es auch auf der geschützten Kurzseite mit einem Link sichtbar. (Siehe auch Anleitung Gruppenarbeitsseite ). 17 Code und Links 17.1 Code von Ordnern und Dokumenten Wenn Sie mit der Maus über ihre Dokumentenverwaltung fahren, ohne eine Maustaste zu betätigen, dann öffnet sich automatisch bei jedem Ordner und jedem Dokument ein Informationsfenster. In diesem Fenster sehen Sie eine Zeile die Code heisst. Denselben Code sehen Sie auch als graue Zahl hinter jedem Dokument (nicht aber hinter den Ordnern!). Das System weist jedem neu angelegten Ordner oder jedem neuen Dokument einen Code zu. Der Code für das Dokument ist eine Zahl. Der Code für einen Ordner ist ebenfalls eine Zahl mit einem vorangestellten z. support@kirchenweb.ch / Seite 11 von 21

13 Dieser Code identifiziert jeden Ordner und jedes Dokument. Er bleibt gleich, wenn Sie Ordner oder Dokument verschieben (siehe Kap. 6). Er bleibt auch gleich, wenn Sie ein altes Dokument durch eine neue Version ersetzen (siehe Kap. 10) Links auf Ordner und Dokumente Wenn Sie den Link auf einen Ordner oder ein Dokument auf einer Internetseite einfügen wollen, dann können Sie das in den Eingabeformularen zu Kurzseiten, Berichten oder Veranstaltungen ganz einfach bewerkstelligen (s.u.). Wenn Sie einen Link auf einen Ordner oder ein Dokument per verschicken wollen, dann ist auch das eine Sache, welche das System für Sie erledigt (siehe Kap. 11). Sie können Links aber auch per Hand in verschiedene Arten von Texten einfügen. Sie haben auch die Möglichkeit, Links auf Ordner und Dokumente auf dem Desktop ihres Computers zu platzieren. Auf diese Weise können sie diese im Handumdrehen öffnen Link in einem beliebigen Dokument oder in einem Wenn Sie den Link auf ein Dokument oder einen Ordner z.b. in einem Word-Dokument oder in einem mitgeben wollen, dann können Sie einfach die Internetadresse des Dokumentes eingeben. Diese ist von folgender Art: Für Dokumente aus der Dokumentenverwaltung der Evangelischen Kirchgemeinde Amriswil sieht dieser Link dann so aus: Link auf Dokument: Link auf Ordner: Links mit <dok>-steuerzeichen Es geht innerhalb von kirchenweb.ch noch einfacher. Sie geben auf einer Kurzseite, einem Bericht oder einer Veranstaltung einfach folgendes ein: Link auf Dokument mit dem Code 34: <dok>34</dok> Link auf Ordner mit dem Code z12: <dok>z12</dok> Auf der Seite wird dann automatisch der Titel des Dokumentes als Link angezeigt, der direkt auf das Dokument führt. Wenn die Freigabestufe für das eingetragene Dokument nicht stimmt (z.b. ein nichtöffentliches Dokument auf einer öffentlichen Seite), erscheint statt des Links eine entsprechende Fehlermeldung Link auf dem Desktop Ihres Computers platzieren Um den Umweg über Browser und Homepage Ihrer Kirchgemeinde zu sparen, können Sie den Link auf einen Order oder ein Dokument direkt auf dem Desktop Ihres Computers platzieren. Mit einem Mausklick finden sie dann den Weg zum Ordner bzw. Dokument. 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Desktop Ihres Computers. Wählen Sie im Kontextmenü, das sich öffnet neu und dann Verknüpfung, entsprechend der folgenden Abbildung. / Seite 12 von 21

14 2. Es öffnet sich das Fenster Verknüpfung erstellen. Hier müssen Sie nun den Link auf ein Dokument oder auf einen Ordner eingeben. Die folgende Abbildung zeigt, wie es gemacht wird. Unser Beispiel hat den Ordnerlink: Hier wird der Link auf einen Ordner oder ein Dokument eingetragen. 3. Klicken Sie nun auf Weiter >. Im nächsten Fenster können Sie eingeben, wie die Verknüpfung heissen soll. Wir geben ihr den Namen: Aktuelle Dokumente der KIVO. Hier wird der Name der Verknüpfung eingegeben. 4. Mit einem Klick auf Fertig stellen erscheint nun die Verknüpfung auf Ihrem Desktop. Diese kann aussehen wie in der folgenden Abbildung, kann aber auch ein anderes Icon haben. Mit einem Doppelklick auf diese Verknüpfung, öffnet sich der entsprechende Ordner. Ist er nicht öffentlich, so müssen Sie sich natürlich zuerst mit Benutzernamen und Passwort identifizieren.. / Seite 13 von 21

15 18 Konkrete Anwendungsbeispiele Schritt für Schritt 18.1 Ich möchte ein Protokoll nur einer bestimmten Gruppe zugänglich machen Einleitung Die Kirchenvorsteherschafts-Sitzung ist vorbei, das Protokoll ist verfasst. Nun möchten Sie, dass Ihre Teammitglieder und zwar nur diese das neu verfasste Protokoll anschauen können. Voraussetzung dazu ist, dass es eine Mailgruppe kirchenvorsteherschaft gibt. Besteht diese Mailgruppe, und Sie sind Mitglied davon, dann enthält Ihre Dokumentenverwaltung einen solchen Unterordner im Hauptordner Mailgruppe. Das könnte z.b. wie folgt aussehen: Protokoll in Dokumentenverwaltung hochladen Ein neu verfasstes Protokoll kommt bestimmt in den Unterordner aktuelle Dokumente. Also laden Sie Ihr neues Protokoll in diesen Ordner. Wie Sie vorgehen müssen, sehen Sie im Film Dokument hochladen oder in den folgenden einfachen Schritten. 3. Nun sehen Sie die Dokumentenverwaltung. Klicken Sie auf ausklappen, und Sie sehen alle Ordner und Dokumente, zu denen Sie Zugang haben. 4. Wählen Sie gemäss unserem Beispiel den Ordner aktuelle Dokumente aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Es öffnet sich ein Menüfenster. Wählen Sie neu Dokument und es geht das Fenster Dokument hochladen auf. 5. Als nächstes müssen Sie angeben, welches Dokument Sie hochladen wollen. Dazu klicken Sie auf den Knopf Durchsuchen. 6. Im Fenster Datei auswählen wählen Sie das Protokoll auf Ihrem Computer aus, welches hochgeladen werden soll (Doppelklick oder öffnen). 7. Sie sind wieder im Fenster Dokument hochladen und können die restlichen Eingabefelder ausfüllen. Im Feld "Titel" steht als Vorschlag der Dateiname. Geben Sie hier einen sinnvollen Titel für das Dokument ein. Füllen Sie auch die restlichen Felder aus. Das hilft Ihnen und andern später, einen Überblick über das Dokument zu gewinnen, ohne es öffnen zu müssen. / Seite 14 von 21

16 Beachten Sie dabei die beiden Felder Freigabestufe und Mailgruppenauswahl (rot eingerahmt). Über die Angaben in diesen Feldern bestimmen Sie, dass das abgelegte Protokoll nur von den Mitgliedern benutzen werden kann, die zur Mailgruppe kirchenvorsteherschaft gehören. Das bedeutet: Will jemand das Dokument öffnen, so wird zuerst nach Benutzernamen und Passwort gefragt. Der Zugang zum Protokoll wird beim Anmelden nur den Mitgliedern der Kirchenvorsteherschaft zugestanden. 8. Nun drücken Sie den Knopf speichern und warten bis die Meldung kommt, dass das Dokument hochgeladen ist Link zum Dokument bekannt machen Ein Protokoll in der Dokumentenverwaltung nützt nichts, wenn niemand davon weiss. Also müssen Sie den Mitgliedern der Kirchenvorsteherschaft bekannt machen, dass das neue Protokoll abgelegt ist, und wo es zu finden ist. Dafür gibt es eine ganz einfache Methode. Sie verschicken den Link auf das Dokument den Mitgliedern der Kirchenvorsteherschaft. Gehen Sie dabei wie folgt vor: 1. Wenn Sie in der Dokumentenverwaltung sind, fahren Sie mit der Maus über das Dokument, dessen Link Sie per verschicken wollen. Drücken Sie die rechte Maustaste. Es erscheint eine Menüliste. 2. Wählen Sie den Befehl Link Ihr Programm öffnet sich. Ein mit dem Link auf das Dokument wird automatisch erzeugt. Dieses können Sie noch abändern oder ergänzen. Da es sich um ein Dokument handelt, das in einem Mailgruppenordner liegt, ist auch schon die Mailadresse automatisch eingefügt worden. 4. Schicken Sie das ab. Und alle Mitglieder der Kirchenvorsteherschaft erhalten den Link auf Ihr Protokoll Ich möchte ein Anmeldeformular in der Veranstaltungsanzeige und im Bericht dazu publizieren Einleitung Sie bieten in Ihrer Kirchgemeinde ein Seminar an. Da die Teilnehmerzahl dafür begrenzt ist und Sie persönliches Material für die Teilnehmenden zusammenstellen müssen, ist es nötig, dass sich die interessierten Personen anmelden. Am besten gelingt die Anmeldung, wenn das Anmeldeformular direkt auf der Veranstaltungsseite und im Bericht, der Werbung für das Seminar macht, per Mausklick heruntergeladen werden kann Anmeldeformular hochladen Bevor Sie ein Dokument für den Download bereitstellen können, müssen Sie dieses in die Dokumentenverwaltung hochladen. Ist das Dokument für eine öffentliche Internetseite bestimmt, dann wird es in den Ordner meine öffentlichen Dokumente abgelegt. Wie Sie vorgehen müssen, sehen Sie im Film Dokument hochladen oder in den folgenden einfachen Schritten. 3. Nun sehen Sie die Dokumentenverwaltung und darin den Ordner der Ihren Namen trägt. Klappen Sie diesen aus und es erscheint u.a. der Unterordner meine öffentlichen Dokumente. 4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diesen Ordner. Es öffnet sich eine Menüliste. Wählen Sie neu Dokument und es geht das Fenster Dokument hochladen auf. 5. Als nächstes müssen Sie angeben, welches Dokument Sie hochladen wollen. Dazu klicken Sie auf den Knopf Durchsuchen. / Seite 15 von 21

17 6. Im Fenster Datei auswählen wählen Sie das Anmeldeformular auf Ihrem Computer aus, welches hochgeladen werden soll (Doppelklick oder öffnen). 7. Sie sind wieder im Fenster Dokument hochladen und können die verschiedenen Eingabefelder ausfüllen. Im Feld "Titel" steht als Vorschlag der Dateiname selbst. Geben Sie hier einen sinnvollen Titel für das Dokument ein (z.b. Anmeldeformular für das Seminar ). Füllen Sie auch die restlichen Felder aus. Das hilft Ihnen und andern, einen Überblick über das Dokument zu gewinnen, ohne es öffnen zu müssen. 8. Nun drücken Sie den Knopf speichern und warten bis die Meldung kommt, dass das Dokument hochgeladen ist. In der Dokumentenverwaltung sieht das nun z.b. folgendermassen aus: Nun steht das Dokument bereit, dass es an irgendeine Internetseite, die Sie verfassen, angehängt werden kann Anmeldeformular an eine Veranstaltung bzw. Bericht anhängen Der Vorgang, wie ein Dokument einer Veranstaltungsseite oder einem Bericht (auch einer Kurzseite) angehängt wird, ist derselbe. Öffnen Sie das entsprechende Eingabeformular und Sie finden darauf folgenden Abschnitt zum einfügen von Dokumenten. So hängen Sie ein Dokument an die Veranstaltung bzw. den Bericht: 1. Suchen Sie im Dropdown-Menü den Ordner, in dem das Dokument ist, das Sie Anhängen wollen. In unserem Fall ist es der Ordner Meine öffentlichen Dokumente 2. Im Listenfeld links erscheinen nun die Dokumente, welche in diesem Ordner abgelegt sind. In unserem Beispiel ist es das Dokument Anmeldung für das Seminar. 3. Verschieben Sie das Dokumente in das rechte Listenfeld durch Doppelklick auf das Dokument oder indem Sie dieses markieren und dann auf > klicken. 4. Nach dem Speichern der Seite ist das Dokument zum Download angehängt. Das sieht dann in einem Bericht so aus: Damit steht das Dokument jedem Besucher, jeder Besucherin dieses Berichts zum Download zur Verfügung. / Seite 16 von 21

18 18.3 Ich möchte für die Kirchgemeindeversammlung alle nötigen Dokumente an ein Veranstaltungsanzeige anhängen Einleitung Alle Jahre wieder finden eine oder zwei Kirchgemeindeversammlungen statt. Interessierte Personen sollten schnell und unkompliziert einen Zugang zu den nötigen Unterlagen für die Versammlung haben. Da es sich dabei meist um mehrere Dokumente handelt, ist es einfacher, nicht diese an die Veranstaltungsanzeige zu hängen, sondern gleich einen ganzen Ordner, in dem die Dokumente abgelegt sind Ordner für die Kirchgemeindeversammlung anlegen Da die ganze Sache öffentlich ist und jede Person die entsprechenden Dokumente einsehen kann, sollten die Ordner für die Kirchgemeindeversammlung im Ordner öffentliche Dokumente der Dokumentenverwaltung angelegt werden. Damit dies geschehen kann, besteht zunächst eine kleine Hürde, um in diesem Ordner eine gewisse Ordnung zu halten. Unterordner der ersten Ebene im Ordner öffentliche Dokumente kann nur eine Person anlegen, die Admin-Rechte besitzt. Wenn Sie also einen Unterordner Kirchgemeindeversammlung wollen, so müssen Sie das dem Webkoordinator Ihrer Kirchgemeinde mitteilen. Er legt diesen Ordner für Sie an. Nachdem dies geschehen ist, können Sie eigene Unterordner in den Ordner Kirchgemeindeversammlung einfügen. Dies geschieht folgendermassen: 3. Nun sehen Sie die Dokumentenverwaltung. Wählen Sie den Befehl ausklappen, und Sie sehen alle Ordner und Dokumente, zu denen Sie Zugang haben. In unserem Beispiel auch den Ordner Kirchgemeindeversammlung. 4. Fahren Sie mit dem Mauszeiger über diesen Ordner und klicken Sie auf die rechte Maustaste. Es erscheint eine Menüliste. 5. Wählen Sie neu Ordner. 6. Der neue Ordner erscheint. Geben Sie ihm einen Namen. Für unser Beispiel wählen Sie den Ordnernamen aktuelle Dokumente. Das könnte dann folgendermassen in Ihrer Dokumentenverwaltung aussehen Dokumente für die Kirchgemeindeversammlung hochladen In den eben angelegten Ordner aktuelle Dokumente können Sie nun die Dokumente laden, welche für die nächste Kirchgemeindeversammlung relevant sind. So müssen Sie es machen. 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner aktuelle Dokumente. Es öffnet sich ein Menüfenster. Wählen Sie neu Dokument und es geht das Fenster Dokument hochladen auf. 2. Als nächstes müssen Sie angeben, welches Dokument Sie hochladen wollen. Dazu klicken Sie auf den Knopf Durchsuchen. 3. Im Fenster Datei auswählen wählen Sie das erstes Dokument auf Ihrem Computer aus, welches hochgeladen werden soll (Doppelklick oder öffnen). / Seite 17 von 21

19 4. Sie sind wieder im Fenster Dokument hochladen und können die verschiedenen Eingabefelder ausfüllen. Im Feld "Titel" steht als Vorschlag der Dateiname selbst. Geben Sie hier einen sinnvollen Titel für das Dokument ein (z.b. Traktandenliste ). Füllen Sie auch die restlichen Felder aus. Das hilft Ihnen und andern, einen Überblick über das Dokument zu gewinnen, ohne es öffnen zu müssen. 5. Nun drücken Sie den Knopf speichern und warten bis die Meldung kommt, dass das Dokument hochgeladen ist. 6. Jetzt können Sie dieses Fenster verlassen oder gleich ein nächstes Dokument hochladen. Ihre Dokumentenverwaltung könnte am Ende des Hochladevorgangs wie folgt aussehen Ordner an Veranstaltungsanzeige anhängen Der nächste Schritt nun ist, eine Veranstaltungsanzeige zu erstellen, an die Sie den Ordner Kirchgemeindeversammlung anhängen. Öffnen Sie also das Eingabeformular für eine neue Veranstaltung und füllen Sie die entsprechenden Felder aus. Dabei finden Sie den Abschnitt Dokumentenordner wie folgt: Hier wählen Sie im Dropdown-Menü den Ordner Kirchgemeindeversammlung aus. Damit wird dieser Ordner an die Veranstaltungsanzeige angehängt und für Gäste sichtbar. Die folgende Abbildung zeigt die Veranstaltungsanzeige für die Kirchgemeindeversammlung. Wenn Sie im Nachhinein in die Ordner Kirchgemeindeversammlung und aktuelle Dokumente neue Ordner und Dokumente hinzufügen, dann erscheinen die Links dazu auch auf dieser Veranstaltungsseite, ohne dass Sie hier etwas ändern müssen. / Seite 18 von 21

20 18.4 Ich möchte ein Spesenformular zentral ablegen und alle darüber informieren Einleitung In einer Kirchgemeinde kommt es nicht selten vor, dass für den gleichen Zweck verschiedene Vorlagen, Listen oder Formulare im Umlauf sind. Ziel sollte es aber sein, dass von allen Mitarbeitenden dieselben Dokumente genutzt werden. Möglich wird das durch die zentrale Dokumentenverwaltung. Hier können Sie für alle Personen, die am System angemeldet sind, Dokumente zur gemeinsamen Nutzung ablegen. Ein solches Dokument kann z.b. ein Spesenformular sein Eine Ordner für das Spesenformular anlegen Damit das Dokument für sämtliche Personen verfügbar ist, die am System angemeldet sind, muss es in den Ordner interne Dokumente abgelegt werden. Wie auf Ihrem eigenen Computer werden Sie aber sicher zuerst einen Unterordner anlegen, in welchen das Spesenformular dann eingefügt wird. Wie Sie vorgehen müssen, sehen Sie dazu den Film Ordner erstellen oder gehen Sie die folgenden Punkte durch. 3. Nun sehen Sie die Dokumentenverwaltung. Wählen Sie den Befehl ausklappen, und Sie sehen alle Ordner und Dokumente, zu denen Sie Zugang haben. 4. Fahren Sie mit dem Mauszeiger über den Ordner interne Dokumente. Klicken Sie auf die rechte Maustaste. Es erscheint eine Menüliste. 5. Wählen Sie neu Ordner. 6. Der neue Ordner erscheint. Sie müssen jetzt nur noch den Namen des neuen Ordners eingeben. Wir wählen den Ordnernamen Formulare So sieht das dann in Ihrer Dokumentenverwaltung aus: Spesenformular in Ordner laden Nun müssen Sie das Spesenformular, das noch auf Ihrem persönlichen Computer abgelegt ist, in die zentrale Dokumentenverwaltung laden. Wie Sie das machen können, sehen Sie im Film Dokument hochladen oder in den folgenden einfachen Schritten. 1. Da Sie bereits in der Dokumentenverwaltung sind, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner Formulare. Es öffnet sich eine Menüliste. Wählen Sie neu Dokument und es geht das Fenster Dokument hochladen auf. 2. Als nächstes müssen Sie angeben, welches Dokument Sie hochladen wollen. Dazu klicken Sie auf den Knopf Durchsuchen. 3. Im Fenster Datei auswählen wählen Sie das Spesenformular auf Ihrem Computer aus, welches hochgeladen werden soll (Doppelklick oder öffnen). 4. Sie sind wieder im Fenster Dokument hochladen und können die restlichen Eingabefelder ausfüllen. Im Feld "Titel" steht als Vorschlag der Dateiname. Geben Sie hier Spesenformular für kirchlich Mitarbeitende ein. Füllen Sie auch die andern Felder aus. Damit gewinnen Sie und andere später einen Einblick in das Dokument, ohne es öffnen zu müssen. 5. Nun drücken Sie den Knopf speichern und warten bis die Meldung kommt, dass das Dokument hochgeladen ist. Schliessen Sie nun das Fenster. / Seite 19 von 21

21 Jetzt sieht Ihre Dokumentenverwaltung so aus: Damit steht das Formular für alle angemeldeten Personen zur Verfügung Mitarbeitende über das Spesenformular informieren Damit in Zukunft genau dieses Spesenformular genutzt wird, sollte es den Mitarbeitenden bekannt sein. Das ist ganz einfach zu bewerkstelligen. Schicken Sie an alle einen Link auf dieses Dokument. Das können Sie folgendermassen tun: 1. Fahren Sie mit der Maus über das Dokument Spesenformular für kirchlich Mitarbeitende. Drücken Sie die rechte Maustaste. Es erscheint eine Menüliste. 2. Wählen Sie den Befehl Link Ihr Programm öffnet sich. Ein mit dem Link auf das Dokument wird automatisch erzeugt. Dieses können Sie noch abändern oder ergänzen. Geben Sie noch die E- Mail-Adressen ein und schon kann das Ganze verschickt werden. Um nicht die -Adressen aller Mitarbeitenden einfügen zu müssen, ist es gut, wenn es eine Mailgruppe gibt, die alle Mitarbeitenden erfasst. Dann müssen Sie bloss eine Adresse eingeben (siehe Abbildung oben). / Seite 20 von 21