Ausarbeitung. Zeitplan & Projektablauf

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1 2. Semester der Wirtschaftsinformatik Ausarbeitung zum Thema Zeitplan & Projektablauf im Fach: BWL-Workshop Themensteller: Prof. Dr. Helmut Kernler Ausgabetermin: 30. März 2001 Abgabetermin: 09. Juli 2001 vorgelegt von: Martin Reiner Mittlerer Herrenberg Eisenbach

2 -I- Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichniss Abkürzungsverzeichnis Einleitung II III IV 1. Materialauffindung Seite Erschließung von Quellen Seite Verarbeitung des Materials Seite 1 2 Aufgabenplanung Seite Projektanalyse Seite Projektablauf Seite Zeitplan Seite 4 3 Schlussbemerkungen und Ausblick Seite 5 4 Anhang Seite Abb. 3 - Ablaufplan zur Projektbegleitung Seite Abb. 4 - Projektablaufplan in Tabellenform Seite Abb. 5 - Terminplan Seite 8

3 -II- Abbildungsverzeichnis Abb. 1: Abb. 2: Strukturdiagramm der Projektanalyse - Aufgabenphasen Projektanalyse - Projektmatrix

4 -III- Abkürzungsverzeichnis Aufl. Auflage evtl. eventuell f. folgende ff. fortfolgende Hrsg. Herausgeber S. Seite v.a. vor allem vgl. vergleiche

5 -IV- Einleitung Diese Ausarbeitung wurde unter Bezugnahme auf den Stoff der Lehrveranstaltung BWL- Workshop und Betriebsorganisation erstellt. Die Arbeit des Projektleiters befasst sich mit der Projektplanung, Steuerung und Überwachung der Projektgruppe, sowie der Projektarbeiten. Mit Hilfe des Terminplanes und der Erstellung eines Projektablaufplanes konnte ich die drei wesentlichen Aufgaben eines Projektleiters erfolgreich ausführen. Die Ausarbeitung betrifft hauptsächlich den Bereich Projektablauf und die zeitliche Koordination anhand des Projektablaufplanes und des Terminplanes. Sie soll v.a. dazu beitragen die angewandten Methoden nachzuvollziehen und auf evtl. andere Betrachtungsweisen einzugehen.

6 -1-1. Materialauffindung 1.1 Erschließung von Quellen Bei der Erschließung von Quellen habe ich nach systematischer Vorgehensweise Material zum Thema Projektablauf / Zeitplan, aber auch allgemein zur Projektorganisation gesammelt. Die im Literaturverzeichniss angegebenen Fachbücher waren teilweise von der Bibliothek der FH Furtwangen ausgeliehen, teilweise aber auch aus eigenem Bücherbestand gezogen. Zudem benutzte ich das Fachlexika Gabler Wirtschaftslexikon um gerade Grundbegriffe zu festigen. Durch Bereichsleiter der GL einer mittelständischen Firma bekam ich zudem praktische Tips und Fachzeitschriften, die sich mit diesen Themen befassten. Leider war es mir aus finanziellen Gründen nicht möglich, angebotene Vorträge zu diesem Thema und zu e-procurement zu besuchen. 1.2 Verarbeitung des Materials Sehr hilfreich bei der Projektablaufplanung und der Zeitplanung waren die Fachbücher von Steinbuch und Fischermanns, sowie das Gabler Wirtschaftslexikon. Durch den Personalleiter der o.g. Firma erhielt ich wertvolle Tips für den Umgang mit Projektmitgliedern und durch den Bereichsleiter EDV / Controlling für den Ablauf eines Projektes.

7 -2-2. Voraussetzungen für den Projektablauf 2.1 Projektanalyse Ich habe mich entschieden bei der Projektplanung zuerst nach Steinbuch vorzugehen. Die Projektplanung ist die vorausschauende Festlegung der Projektdurchführung (vgl. STEINBUCH, 1990, S. 71ff.). Hierzu gehört die Aufgabenplanung und schließlich die Projektanalyse um den Projektablauf zu bestimmen. Nach Kosiol muß die Aufgabenanalyse für zwei unterschiedliche Inhaltsarten durchgeführt werden. Die Aufgabenphasen, die bei einem organisatorischen Projekt fast immer gleich sind und den Aufgabeninhalt, welcher für jedes Projekt analysiert werden muß, da es sich bei Projekten um eine einmalige Aufgabenstellung handelt. Ich entschied mich dafür, diese zwei Inhaltsarten nicht getrennt voneinander zu bearbeiten, sondern die Aufgabeninhalte gleich in die Struktur der Aufgabenphasen einzusetzen (siehe Abb. 1). Abb. 1: Strukturdiagramm der Projektanalyse Aufgabenphasen

8 -3- Grund für diese Überlegung war, dass sich die Aufgabeninhalte nicht immer 1:1 in das Strukturdiagramm der Aufgabenphasen übertragen ließen. So brauchen beispielsweise Teilaufgaben von unterschiedlichen Hauptaufgaben differenzierte Phasen um eine sinnvolle Struktur abbilden zu können. In der darauffolgenden Projektmatrix ergab sich dadurch eine abweichende Struktur zur Literatur (Abb. 2). Abb. 2: Projektanalyse - Projektmatrix Dies veranlasste mich eine systematische Methode für den Projektablaufplan zu benutzen um die Projektschritte ausführlich darzulegen und zu dokumentieren.

9 Projektablauf Die Ermittlung und Festlegung der optimalen Reihenfolge der in dem Projektstrukturplan enthaltenen Arbeitspakete ist Gegenstand der Ablaufplanung (vgl. GABLER- WIRTSCHAFTSLEXIKON, 1997, CD-ROM). Ich erstellte einen vernetzten Projektablaufplan. In diesem Projektablaufplan habe ich meine Ergebnisse der Projektablaufplanung unseres E-Procurement-Projektes anhand der Projektanalyse graphisch dargestellt (siehe Anhang - Abb. 3). Anschließend erstellte ich eine tabellarische Dokumentation für den Projektablaufplan in welcher ich die Hauptaufgaben in Teilaufgaben und Elementaraufgaben herunterbrechen konnte (siehe Anhang - Abb. 4). Hier wäre eine detaillierte Aufgabenbeschreibung mit Abgrenzung des Projektteiles und einer zusätzlichen Aufgliederung vorhergehender und nachfolgender Projektteile sinnvoll gewesen. Dies war jedoch aufgrund der bis dahin noch fehlenden Restriktionen der Projektdurchführung nicht möglich. So gab uns aber die tabellarische Dokumentation immer eine sehr hohe Genauigkeit über die aktuelle Projekteffizienz. So konnten wir beispielsweise feststellen, dass bei der Istanalyse und der Entwurfspräsentation gekoppelt an den Zeitplan, eine effektive Planung von Personal und die von mir als Projektleiter vorgenommene Unterteilung in Gruppen stattfinden musste, um den im Zeitplan verankerten Termin des ersten Grobentwurfs eines Pflichtenheftes dem Lenkungsausschuß rechtzeitig und vollständig präsentieren zu können. 2.3 Zeitplan Für die Führungsaufgaben gibt es keine zwingende logische Folge. Die Aufgaben treten zu unterschiedlichen Zeitpunkten an verschiedenen Stellen des Projektverlaufes auf (vgl. FISCHERMANNS / LIEBELT, 2000, S. 111). Deswegen half mir die Überwachung des Terminplanes (siehe Anhang Abb. 5), der von Frau Cornelia Schmidt erstellt wurde, zusammen mit der tabellarischen Dokumentation zum

10 -5- Projektablauf bei der Einhaltung des Zeitplans. Anhand dieser Kontrolle war es mir jederzeit möglich die Projektgruppe in die richtige Richtung zu Steuern. 3. Schlussbemerkungen und Ausblick Ich stehe persönlich für die Folgen von Handlungen ein, die das e-procurement Projekt der Gruppe Pflichtenheft betreffen, so weit diese beeinflusst werden konnten. Die Rolle des Projektleiters habe ich sehr gerne übernommen und auch für zukünftige Projekte sehr viel daraus gelernt. Ich bin mir nun der Verantwortung und dem dauerhaften Druck eines Projektleiters bewusst. Ich habe gelernt, dass auch das Delegieren und Motivieren der Mitarbeiter äußerstes Fingerspitzengefühl und Selbstsicherheit abverlangt. Aus diesem Grund sind diese Aufgaben keinesfalls einfach. Mit einem Team auf das man sich verlassen kann, so wie dieses, würde ich jederzeit wieder die Aufgaben, die Verantwortung und die Befugnisse des Projektleiters übernehmen.

11 -6-4. Anhang 4.1 Abb. 3 - Ablaufplan zur Projektbegleitung

12 Abb. 4 - Projektablaufplan in Tabellenform

13 4.3 Abb. 5 - Terminplan -8-

14 -9- Literaturverzeichnis Das Literaturverzeichnis stellt eine Auflistung aller im Text oder zur Bearbeitung verwendeten Literaturauszüge dar. LAUX, H./LIERMANN, F.,(1997): Grundlagen der Organisation, 4. Aufl., Heidelberg 1997 HERMANNS/SAUTER,(1999): Management-Handbuch Electronic Commerce, München 1999 DEUTSCH, (1999): Electronic Commerce, 2. Aufl., Braunschweig/Wiesbaden 1999 STAEHLE, W., (1980): Management, München 1980 GIERHAKE, (1998): Integriertes Geschäftsprozessmanagement, 2. Aufl., Braunschweig / Wiesbaden 1998 HEINEN, (1985): Industriebetriebslehre, 8. Aufl., Wiesbaden 1985 STEINBUCH,(1990): Organisation, 2. Aufl., Ludwigshafen 1990 OLFERT, K., (1996): Einführung in die Betriebswirtschaftslehre, 5.Aufl., Kiehl-Verlag FISCHERMANS/LIEBELT, (2000): Grundlagen der Prozessorganisation, 5. Aufl., Gießen 2000 DOLMETSCH, R., (2000): eprocurement, Hrsg. Addison-Wesley Verlag, München 2000 KERNLER, H., (2000): Wissenschaftliches Arbeiten 2000, Fachhochschule Furtwangen, Skript zur Vorlesung KERNLER, H., (2001): Betriebsorganisation 2001, Fachhochschule Furtwangen, Skript zur Vorlesung