T+S Briefpapier-Plugin für Adobe Acrobat (Windows)

Transkript

1 Lauffähig unter einer Vollversion von Adobe Acrobat 6 oder Acrobat 7/8 (Standard oder Professional) auf den Windows Betriebssystemen 2000, XP und Vista. Das Plugin ist nicht lauffähig unter Adobe Acrobat Reader oder auf Macintosh. Zweck Mit dem T+S Briefpapier Plugin können Sie PDF-Dateien mit anderen PDF- Dateien kombinieren. Beispielsweise können Sie einen neutralen, mehrseitigen Brieftext mit vordefiniertem Briefpapier, bestehend aus Erst- und Zweitseite, verbinden. Für wiederkehrende Jobs werden die Einstellungen gespeichert und per Mausklick abgerufen. Installation Kopieren Sie die Datei Briefpapier6.api (für Acrobat 6) bzw. Briefpapier7.api (für Acrobat 7 oder 8) in das Plugin Verzeichnis von Adobe Acrobat Adobe Acrobat 6.0: C:\Programme\Adobe\Acrobat 6.0\Acrobat\plug_ins Adobe Acrobat 7.0: C:\Programme\Adobe\Acrobat 7.0\Acrobat\plug_ins Adobe Acrobat 8.0: C:\Programme\Adobe\Acrobat 8.0\Acrobat\plug_ins Starten Sie Adobe Acrobat. Es wird in der Menüleiste ein zusätzliches Menüelement mit dem Namen Zusatzmodule angezeigt. Darunter stehen die Funktionen des T+S Briefpapier-Plugins unter der Schaltfläche 'Briefpapier' zur Verfügung. Vorbereitung Zunächst erstellen Sie zwei getrennte PDF-Dateien mit Ihrer Briefpapier-Erstseite (Logo, Bankverbindungen, Handelregistereintragungen) und Briefpapier- Zweitseite (zum Beispiel nur Logo) in einem Grafikprogramm Ihrer Wahl. Diese beiden PDF-Dateien bestehen aus jeweils einer Seite und dienen als Hintergrundbild. T+S Text und Satz Verarb.-GmbH, München - Stand 12. Dezember 2007 Seite 1 von 5

2 Seiteneinstellungen abspeichern Starten Sie Adobe Acrobat. Mit Klick auf Zusatzmodule / Briefpapier / Einstellungen definieren Sie die Briefpapier-Erstseite (Vorlage A) und die Briefpapier-Zweitseite (Vorlage B). Legen Sie unter 'Auswahl' zunächst einen Namen fest, unter dem die Definitionen gespeichert werden. Entsprechend dem Pfad auf Ihrer Festplatte in dem die beiden Hintergrund-PDF-Dateien gespeichert wurden, geben Sie unter 'Vorlage A' und 'Vorlage B' den jeweiligen Pfad an. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche mit den drei Punkten rechts neben dem Eingabefeld und wählen den Pfad. T+S Text und Satz Verarb.-GmbH, München - Stand 12. Dezember 2007 Seite 2 von 5

3 Unter 'Modus' stellen Sie ein, nach welcher Regel die Erst- und Zweitseiten platziert werden sollen. Es stehen fünf verschiedene Platzierungsmodi zur Verfügung. Modus 1. Seite: Vorlage A Alle anderen Seiten: Vorlage B Alle Seiten: Vorlage A Alle Seiten: Vorlage B Erklärung Die erste Seite des Brieftextes wird mit der unter 'Vorlage A' definierten PDF- werden mit der unter 'Vorlage B' definierten PDF-Datei hinterlegt. Alle Seiten des Brieftextes werden mit der unter 'Vorlage A' definierten PDF-Datei hinterlegt. Alle Seiten des Brieftextes werden mit der unter 'Vorlage B' definierten PDF-Datei hinterlegt. 1. Seite: Vorlage A Die erste Seite des Brieftextes wird mit der unter 'Vorlage A' definierten PDF- bleiben leer. 1. Seite: Vorlage B Die erste Seite des Brieftextes wird mit der unter 'Vorlage B' definierten PDF- bleiben leer. In dem Dialogfenster können Sie einstellen, ob das PDF-Briefpapier in den Hintergrund oder in den Vordergrund eingefügt werden soll. Abhängig vom verwendeteten Programm kann der Brieftext nicht transparent, sondern einen weißen Hintergrund haben. Dann ist es sinnvoll das PDF-Briefpapier in den Vordergrund einzufügen, weil es andernfalls nicht sichtbar wäre. Nicht mehr benötigte Briefpapier-Einstellungen können durch Klick auf Löschen entfernt werden. Anwenden des Briefpapier-Plugins Erstellen Sie (zum Beispiel in Microsoft Word) einen Brieftext und speichern diesen als PDF-Datei. Öffnen Sie diese Datei in Adobe Acrobat. Mit Klick auf Zusatzmodule / Briefpapier / <Einstellungsname> wird das zuvor definierte Briefpapier entsprechend den Einstellungen in den Brieftext hineinkopiert. T+S Text und Satz Verarb.-GmbH, München - Stand 12. Dezember 2007 Seite 3 von 5

4 Die Datei mit dem Brieftext inklusive dem hineinkopierten Briefpapier kann nun gespeichert werden. Bei einer PDF-Datei mit hinterlegtem Briefpapier kann das Briefpapier auch wieder entfernt werden. Mit einem Klick auf Zusatzmodule / Briefpapier / Einblenden wird das Häkchen links von 'Einblenden' entfernt, und damit auch das Briefpapier in der PDF-Datei. T+S Text und Satz Verarb.-GmbH, München - Stand 12. Dezember 2007 Seite 4 von 5

5 Zusatzfunktion für Formulare oder Serienbriefe Im Modus 'Alle Seiten: Vorlage A' können auch mehrseitige PDF-Dateien als Briefpapier hinterlegt werden. Hierbei werden wiederholt alle Seiten der Hintergrund-PDF-Datei in den Brieftext hineinkopiert, bis alle Seiten des Brieftextes gefüllt sind. Anwendungsbeispiel: In Word wird ein dreiseitiger Serienbrief mit 100 Adressen erstellt und mit Druckfunktion in einer PDF-Datei gespeichert, die aus 300 Seiten besteht. Als 'Vorlage A' im Plugin wird ein dreiseitiges PDF-Dokument definiert, das als Hintergrund für eine Erstseite, eine Zweitseite und Drittseite dient. Wenn das Plugin aufgerufen wird, kombiniert es das 3-seitige Briefpapier mit dem 300-seitigen Brieftext nach folgendem Schema: Briefpapier (Vorlage A) wird kombiniert mit Brieftext T+S Text und Satz Verarb.-GmbH, München - Stand 12. Dezember 2007 Seite 5 von 5