Fachartikel: Kurzarbeit

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1 Fachartikel: Kurzarbeit Bedingungen und Berechnung Was ist Kurzarbeit? Kurzarbeit hilft Unternehmen, in wirtschaftlich schwierigen Zeiten vorübergehende Auftragseinbrüche zu überbrücken. Im Einverständnis mit den betroffenen Arbeitnehmenden wird die Arbeitszeit vorübergehend ganz oder teilweise reduziert. Dabei übernimmt die Arbeitslosenkasse einen Teil der Lohnkosten. Praxis-Beispiel Ein Zulieferbetrieb der Automobilindustrie erleidet in der Wirtschaftskrise einen Auftragseinbruch von rund 50%. Da das Management überzeugt ist, dass es wieder aufwärts geht, will es auf Entlassungen möglichst verzichten und beantragt im Einvernehmen mit der Belegschaft bei der zuständigen kantonalen Stelle, dem Amt für Wirtschaft und Arbeit, Kurzarbeit von 40% für alle 54 Angestellten, davon 42 in der Produktion. Mit Ausnahme von 2 Mitarbeitenden sind alle mit der Kurzarbeit einverstanden. Anstelle der heutigen 40 Stunden pro Woche arbeiten die Mitarbeitenden, welche der Massnahme zustimmen, noch 24 Stunden, also 60%. Am Mittwochabend ist Schluss, der Donnerstag und Freitag fällt jeweils aus. Dafür erhalten die Mitarbeitenden eine Entschädigung von 80% des Verdienstausfalls. Ein Arbeitnehmer mit einem Monatslohn von CHF erhält weiterhin CHF vom Betrieb sowie eine Kurzarbeitsentschädigung von CHF (80% von CHF ). Sein Verdienstausfall beträgt CHF 420.-, nämlich CHF statt CHF , was 92% seines bisherigen Lohnes entspricht. Rahmenbedingungen Kurzarbeitsentschädigung (KAE) kann für ein ganzes Unternehmen (z.b. "Muster AG") oder nur für einen Betriebsteil ("Muster Electronic Systems") angemeldet werden. Was als Betriebsteil gilt, findet sich mit dem Quellenverweis im untenstehenden Textteil "Anmeldung". Die Kurzarbeitsentschädigung wird während einer Periode von zwei Jahren für höchstens 12 Monate ausgerichtet. Der Bundesrat kann die Bezugsdauer auf maximal 18 Monate erhöhen, wenn dies die wirtschaftliche Situation erfordert. Er hat von dieser Möglichkeit für die Zeit vom 1. Januar 2012 bis am 31. Dezember 2013 Gebrauch gemacht. Für diese Zeit gilt somit die längere Bezugsdauer. Da auch angebrochene Monate als Bezugsmonate gerechnet werden, empfiehlt es sich, mindestens den Beginn der Kurzarbeit auf einen Monatsanfang festzusetzen. Die KAE beträgt 80% des auf die ausgefallenen Arbeitsstunden anrechenbaren Verdienstausfalles. Die Kurzarbeit kann teilweise sein oder in einer vollständigen Einstellung der Arbeiten bestehen. Ein monatlicher Arbeitsausfall von mehr als 85% ist nur während längstens 4 Abrechnungsperioden anrechenbar. Als Abrechnungsperiode meist ein Kalendermonat, bei andern Lohnzahlungsfristen allfällig 4 Wochen. Ein Arbeitsausfall ist erst anrechenbar, wenn er pro Abrechnungsperiode mindestens 10% der Arbeitsstunden ausmacht. In diese Rechnung sind grundsätzlich alle Arbeitsstunden einzubeziehen, die von allen Arbeitnehmenden des Betriebes bzw. Betriebsteils total ge- WEKA Business Media AG 1/7

2 leistet werden. Ausgenommen sind lediglich die Arbeitsstunden jener Arbeitnehmenden, die keinen Anspruch auf KAE haben. Der Berechnung des Mindestausfalles wird das Total der betrieblichen Sollstunden zugrunde gelegt, das sich nach Abzug aller bezahlten und unbezahlten Absenzen ergibt. Fällt die Einführung bzw. Aufhebung der Kurzarbeit nicht auf den Beginn oder das Ende der Abrechnungsperiode, so berechnet sich der Mindestausfall von 10% auf den normalen Arbeitsstunden seit Beginn bzw. Ende der Kurzarbeit. Pro Abrechnungsperiode muss allerdings der Betrieb während der Karenzzeit die 80% selbst tragen. Diese Karenzzeit beträgt vom ersten bis sechsten Monat der Entschädigung 2 Arbeitstage und ab dem siebten Monat 3 Arbeitstage. Für die Zeit bis zum 31. Dezember 2012 hat der Bundesrat die Karenzfrist auf 1 Arbeitstag reduziert. Die Arbeitnehmenden erleiden bei Kurzarbeit eine Lohneinbusse von bis zu 20%. Die Bewilligung für Kurzarbeit ersetzt die arbeitsvertraglichen Verpflichtungen nicht. Jeder Arbeitnehmende muss deshalb sein Einverständnis zur Kurzarbeit mit Unterschrift bestätigen. Will die Person das nicht, so muss der Arbeitgeber dieser Person weiterhin den vollen Lohn auszahlen. Der Hinweis auf das entsprechende Formular findet sich unter "Adressen". Aus rechtlicher Sicht kann das Einverständnis auch stillschweigend erfolgen, in dem ein Arbeitnehmer widerspruchslos Kurzarbeit leistet. Verweigert eine Person die Zustimmung, so kann der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis auf den nächsten ordentlichen Termin kündigen. Dabei sind allfällige Sperrfristen wegen Krankheit, Unfall, Militärdienst usw. zu beachten. Hinweise, dass eine Kündigung wegen der Verweigerung des Nichteinverständnisses als missbräuchlich gelten könnte, liegen keine vor. Wer genau hat Anspruch auf KAE? Anspruch auf Kurzarbeitsentschädigung (KAE) haben Arbeitnehmende, die für die Arbeitslosenversicherung beitragspflichtig sind (im Kalenderjahr 18- jährige bis zum AHV-Rentenalter) oder die das Mindestalter für die Beitragspflicht in der AHV noch nicht erreicht haben, also im Kalenderjahr noch nicht 18 Jahre alt sind und deren normale Arbeitszeit vorübergehend verkürzt ist oder die Arbeit ganz eingestellt wird. Eine Mindestdauer der Beitragspflicht wird nicht vorausgesetzt. Anspruchsberechtigt sind daher auch alle ausländischen Arbeitnehmenden, unabhängig von ihrem Wohnort und unabhängig von ihrem Aufenthaltsstatus, inkl. Grenzgänger/innen vom ersten Tag an. Keinen Anspruch auf KAE haben der Geschäftsführer/die Geschäftsführerin, Direktionsmitglieder und Mitglieder des obersten betrieblichen Einscheidungsgremiums und deren Ehepartner/in. In der Regel gehören dazu die Einzelunterschriftsberechtigten sowie jene, die massgeblich finanziell an einem Betrieb beteiligt sind Arbeitnehmende im Pensionsalter (ab dem Folgemonat, in welchem das AHV- Rentenalter erreicht wird) Lehrende (deren Arbeitszeit darf in aller Regel nicht gekürzt werden) Arbeitnehmende in einem gekündigten Arbeitsverhältnis, unabhängig davon, welche Vertragspartei gekündigt hat und nur während der Zeit der vertraglich vereinbarten Kündigungsfrist. Bei frühzeitiger Kündigung besteht somit bis zum Beginn der Kündigungsfrist noch Anspruch. Bei fehlender vertraglicher Kündigungsfrist gilt die gesetzliche Kündigungsfrist. in einem befristeten Arbeitsverhältnis stehen, auf Abruf angestellt sind oder temporär angestellt sind (weder der Verleih- noch der Einsatzbetrieb kann für Temporärmitarbeitende KAE beanspruchen) WEKA Business Media AG 2/7

3 keinen bestimmbaren Ausfall erleiden oder deren Arbeitszeit nicht ausreichend kontrollierbar ist, weil sie beispielsweise keiner Arbeitszeitkontrolle unterstehen. Mitarbeitende, die der Kurzarbeit nicht zugestimmt haben. Diese sind nach dem Arbeitsvertrag zu entlöhnen. Arbeitszeitdaten In einem ersten Schritt geht es darum, den anrechenbaren Arbeitsausfall zu berechnen. Zur Abrechnung dient das Formular "Abrechnung von Kurzarbeit". Voraussetzung ist eine betriebliche Arbeitszeitkontrolle. Die muss für alle von Kurzarbeit betroffene Arbeitnehmenden mit elektronischer Zeiterfassung, Stempelkarten oder Stundenrapporten geführt werden und täglich über die geleisteten Arbeitsstunden, Mehrstunden, die wirtschaftlich bedingten Ausfallstunden sowie über sämtliche übrige Absenzen wie z.b. Ferien-, Krankheits-, Unfall- oder Militärdienstabwesenheiten Auskunft geben. Für die Errechnung der Ausfallstunden sind folgende Daten aus der Arbeitszeiterfassung je Arbeitsperiode (in der Regel also pro Kalendermonat) erforderlich: Sollstunden im Abrechnungsmonat, wobei die Feiertage bereits berücksichtigt und die geleisteten resp. kompensierten Vorholzeiten eingerechnet sind. Es handelt sich um die betrieblichen Sollstunden, wie sie normalerweise in der Arbeitszeitabrechnung geführt werden. Anwesenheitsstunden im Abrechnungsmonat (Ist-Arbeitszeit) Absenzen im Abrechnungsmonat (Ferien, Arbeitsverhinderung) Gleitzeitsaldi bei Monatsende (Vormonat und Abrechnungsmonat, sowie der früheren 6 bis 12 Monate) Für die Ermittlung des anrechenbaren Arbeitsausfalles sind die in den letzten 6 Monaten vor Geltendmachung von Kurzarbeitsentschädigung geleisteten Mehrstunden zu berücksichtigen. Dazu zählen alle Mehrstunden, Überstunden, Überzeit etc., egal ob diese ausbezahlt wurden, als Guthaben in der Zeiterfassung auftauchen oder nicht kompensiert werden können. Als verkürzt gilt die Arbeitszeit nur, sofern diese Mehrstunden abgebaut wurden. Damit wird verhindert, dass Betriebe zunächst Mehrarbeit leisten und anschliessend Kurzarbeit anmelden. Viele Betriebe kennen Vorholzeiten, um weitere Feiertage oder Freitage zu ermöglichen. Vorhol- und Nachholzeiten sind in die Sollstundenberechnung aufzunehmen. Sie werden ebenfalls entschädigt, soweit sie ausfallen. In Abrechnungsperioden, in denen Vorholzeit kompensiert wird, ist die Sollstundenzahl entsprechend zu kürzen. Ein Gleitzeitsaldo von höchstens 20 Plus- und Minusstunden hat keinen Einfluss auf die Anzahl der anrechenbaren Ausfallstunden. Es empfiehlt sich deshalb, grössere Gleitzeitmaxima resp. -minima für die Zeit der Kurzarbeit auf +/- 20 Stunden festzulegen. Die Abrechnung erweist sich insbesondere bei Gleitzeit als komplex. Beispiele müssen aus verschiedenen Unterlagen zusammengesucht werden und sind nur teilweise hilfreich. Viele betreffen Spezialfälle von Minussaldi, welche in der Praxis nur sehr selten vorkommen. Die Berechnung und Verbuchung von Mehrstunden ist nicht nachvollziehbar (beispielsweise die Verbuchung als Absenzen). Es empfiehlt sich deshalb, von den verantwortlichen Fachpersonen der Kantone Unterstützung zu holen. Bei einem flexiblen Arbeitszeitsystem, bei welchem die Arbeitszeit periodisch der erforderlichen Kapazität anpasst wird, gilt als Sollzeit die vertraglich vereinbarte Normalarbeitszeit. Für die Dauer der Kurzarbeit muss der Betrieb zur Normalarbeitszeit zurückkehren. Bei Betrieben mit saisonalen Beschäftigungsschwankungen sind auch diese zu berücksichtigen. Hier gilt es, die üblichen wiederkehrenden Arbeitsausfälle aus den gleichen Perioden der beiden Vorjahren zu errechnen. Erst für einen Arbeitsausfall, welcher dieses übliche Mass übersteigt, kann Kurzarbeitentschädigung geltend gemacht werden. Bei Vorliegen von saisonalen Ausfallstunden bringt die kantonale Amtsstelle im Kurzarbeitsentscheid einen entsprechenden Vorbehalt an. WEKA Business Media AG 3/7

4 Berechnung der Kurzarbeitsentschädigung Neben den Arbeitszeitdaten sind die Lohndaten der Mitarbeitenden zu erfassen, um die Kurzarbeitsentschädigung berechnen zu können. Zum massgebenden Verdienst gehören insbesondere: der Grundlohn (Monats-, Stunden- oder Akkordlohn) Ferien- und Feiertagsentschädigung Naturalleistungen, höchstens bis zu den in der AHV massgebenden Ansätzen Provisionen vertraglich vereinbarte Zulagen (z.b. 13. Monatslohn, Gratifikation, Teuerungszulagen, Ortzulagen) Nacht-, Schicht-, Sonntags- und Pikettzulagen, wenn die arbeitnehmende Person aufgrund ihrer Tätigkeit solche Zulagen normalerweise erhalten hat und wenn der Arbeitgeber der Kasse bestätigt, dass die betroffenen Zulagen auch während der Kurzarbeit bezahlt werden. Nicht zum massgebenden Verdienst gehören: Entschädigungen für Mehrstunden, welche die vertragliche Normalarbeitszeit übersteigen Zulagen für arbeitsbedingte Inkonvenienzen wie beispielsweise Baustellenund Schmutzzulagen Dienstaltersgeschenke bzw. Treueprämien Spesenentschädigungen Familienzulagen Die Kurzarbeitsentschädigung wird pro anrechenbare Ausfallstunde berechnet. Der Monatslohn ist somit in den Stundenlohn umzurechnen sowie der 13. Monatslohn und allfällig weitere Lohnbestandteile wie ein Anteil der vertraglich zugesicherten Gratifikation einzurechnen.. Zusätzlich wird der Anteil Ferien und der gesetzlich gewährten Feiertage (nicht der betrieblich gewährten) vergütet. Die genauen Berechnungsgrundlagen finden sich in der Broschüre "Kurzarbeitsentschädigung". Abrechnung Der Arbeitgeber muss den Entschädigungsanspruch innert dreier Monate nach Ablauf jeder Abrechnungsperiode gesamthaft für den Betrieb oder die Betriebsabteilung bei der gewählten Kasse geltend machen. Dies gilt auch dann, wenn die kantonale Amtsstelle noch keinen Entscheid über das Kurzarbeitsgesuch gefällt hat oder noch ein Einsprachebzw. Beschwerdeverfahren hängig ist. Achtung: wird die Frist verpasst, ist der Anspruch auf die Kurzarbeitsentschädigung verwirkt. Für jede geltend gemachte Abrechnungsperiode hat der Arbeitgeber einzureichen: Antrag auf Kurzarbeitsentschädigung (Formular ) Abrechnung von Kurzarbeit (Formular ) Rapport über die wirtschaftlich bedingten Ausfallstunden (Formular ) Bescheinigungen über Einkommen aus Zwischenbeschäftigung im Falle entsprechender Einkommen (Formular ) Erhebungsbogen für die Ermittlung der saisonalen Ausfallstunden im Falle eines entsprechenden Vorbehaltes im Entscheid der kantonalen Amtsstelle (Formular ) Ist die Kurzarbeit bewilligt vergütet die Kasse dem Arbeitgeber die Kurzarbeitsentschädigung in der Regel innerhalb eines Monats. Diese umfasst die Entschädigung für den ausgefallenen Lohn inkl. 13. Monatslohn und weitere Lohnbestandteile, den Anteil Ferien - und Feiertagsentschädigung und die Arbeitgeberbeiträge an die AHV/IV/EO sowie die ALV. Ferien und Arbeitsverhinderungen WEKA Business Media AG 4/7

5 Was gilt, wenn ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin während der Zeit der Kurzarbeit Ferien bezieht? Ist dann auch nur der reduzierte Lohn zu bezahlen? Die Frage ist umstritten. Gemäss vorherrschender Meinung der Arbeitsrechtsexperten ist nur der gekürzte Lohn geschuldet. Bei Kurzarbeit liegt aus rechtlicher Sicht eine Vertragsänderung mit Verkürzung der Arbeitszeit und entsprechender Reduktion des Lohnes zugrunde. So sollen Mitarbeitende, welche Ferien beziehen, nicht besser und nicht schlechter gestellt sein als die kurzarbeitenden Arbeitskolleginnen und -kollegen. Alle Arbeitnehmer weisen am Ende des Jahres die gleichermassen reduzierte Lohnsumme auf. Ein Streitpunkt betrifft die Ferienanrechnung. Wir empfehlen eine Woche Ferien unabhängig von der Kurzarbeit als 5 Ferientage zu rechnen. Der Grund ist folgender: Bei Kurzarbeit über ein ganzes Jahr soll den Mitarbeitenden gleich viele Ferienwochen gewährt werden, wie in einem Jahr ohne Kurzarbeit. Dies setzt jedoch ein Fairplay bei der Ferienanordnung voraus. So sollen während einer Periode mit Kurzarbeit nicht mehr Ferien angeordnet werden, als auch der Anspruch in dieser Zeit entsteht (also beispielsweise eine Woche bei 3 Monaten Kurzarbeit). Zudem sind die Mitarbeitenden gleich zu behandeln, nicht dass einer das "Pech" hat, alle seine Ferien während der Kurzarbeit beziehen zu müssen. Gleich empfehlen wir die Lohnzahlung an Feiertagen. Und: Was für die Ferien gilt, sollte sinngemäss auch für die andern Absenzen gelten. Sowohl die Unfallversicherung wie die EO (für Militärdienst und für Mutterschaftsentschädigung) kürzen die Taggelder nicht bei Kurzarbeit. In der Regel gilt das auch bei der Krankentaggeldversicherung. Hier empfiehlt es sich allerdings, bei Einführung der Kurzarbeit die Frage abzuklären. Werden 80% Lohnfortzahlung geleistet (EO, Unfalltaggelder, Wartefrist bei Krankheit und Krankentaggelder, Mutterschaft) sind diese nicht weiter zu kürzen. Wird ohne Kurzarbeit 100% Lohnfortzahlung geleistet, so empfehlen wir den gekürzten Lohn bei Arbeitsverhinderungen anzuwenden. Andernfalls würden die kranken Mitarbeitenden besser gestellt als die gesunden. Ein Anreiz in die falsche Richtung. Ferien, Feiertage, Krankheit, Unfall, Militärdienst und andere Dienstleistungen geben keinen Anspruch auf Kurzarbeitsentschädigung. Dabei ist jedoch zu beachten: Die dem Betrieb überwiesene Kurzarbeitsentschädigung ist bereits um die Ferien und Feiertage aufgerechnet. Tatsächlich werden mehr als 80% ausbezahlt. Die Aufrechnungen der Kurzarbeitsentschädigung sind für die Finanzierung dieser Absenzen zu verwenden. Lohnabrechnung Grundsätzliches Die Kurzarbeitsentschädigungen werden zeitverzögert an den Arbeitgeber ausgerichtet. Der Arbeitgeber muss den von Kurzarbeit betroffenen Mitarbeitenden bereits am ordentlichen Zahlungstermin den Verdienstausfall ausrichten. Dabei gilt es, folgendes zu beachten: Die Mitarbeitenden erhalten 80% des Verdienstausfalls von max pro Monat. Der Verdienstausfall für die Karenzzeit beträgt ebenfalls 80%, geht aber zu Lasten des Arbeitgebers Es sind die vollen gesetzlichen und vertraglich vereinbarten Sozialversicherungsbeiträge entsprechend der normalen Arbeitszeit zu bezahlen. Der Arbeit- WEKA Business Media AG 5/7

6 geber ist aber berechtigt, die vollen Beitragsanteile der Arbeitnehmenden diesen vom Lohn abzuziehen. Die von der Arbeitslosenversicherung überwiesene Kurzarbeitsentschädigung entspricht nicht den geschuldeten 80% des Verdienstausfalls: Der 13. Monatslohn ist bereits eingerechnet. Ferien und Feiertage sind eingerechnet. Vom Arbeitgeber sind noch die Karenztage zu entschädigen. Zusätzlich werden noch die Arbeitgeberbeiträge an die AHV/IV/EO und die ALV überwiesen. Der geschuldete Verdienstausfall errechnet sich aufgrund der Arbeitszeitreduktion wie folgt: Restarbeitszeit Kurzarbeit Kurzarbeitsentschädigung Total 90,0% 10% 8% 98% 80,0% 20% 16% 96% 70,0% 30% 24% 94% 60,0% 40% 32% 92% 50,0% 50% 40% 90% 40,0% 60% 48% 88% 30,0% 70% 56% 86% 20,0% 80% 64% 84% 10,0% 90% 72% 82% 0,0% 100% 80% 80% Es ist zu vermuten, dass verschiedene Firmen die ganze Kurzarbeitsentschädigung den Mitarbeitenden überweisen. Tatsächlich besteht Anrecht auf 80% des Ausfalls. Da die Ferientage und Feiertage ebenfalls mit 80% zu entschädigen sind, kann der dafür überwiesene Anteil zurückbehalten werden. Sozialversicherungsabzüge Wenn Anspruch auf Kurzarbeits- oder Schlechtwetterentschädigung besteht, muss der Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge dennoch entsprechend der normalen Arbeitszeit, also auf 100% des Lohnes, bezahlen. Dies betrifft die Beiträge an die: AHV/IV/EO und die ALV berufliche Vorsorge Unfallversicherung. Familienausgleichskasse (Arbeitgeberbeitrag) Monatslohn Der 13. Monatslohn ist auf den Lohnzahlungen, also dem gekürzten Lohn ohne Kurzarbeitsentschädigung geschuldet. Die Kurzarbeitsentschädigung ist inkl. 13. Monatslohn gerechnet. Dieser Anteil kann laufend ausbezahlt werden oder aber gemeinsam mit dem 13. Monatslohn. Anmeldung WEKA Business Media AG 6/7

7 Von Kurzarbeit kann ein ganzer Betrieb oder nur ein Betriebsteil betroffen sein. Da der Arbeitsausfall erst anrechenbar ist, wenn er für jede Abrechnungsperiode mindestens 10% der Arbeitsstunden ausmacht, ist es entscheidend, ob der ganze Betrieb oder lediglich ein Betriebsteil einzurechnen ist. Kurzarbeit kann für einen Betriebsteil bewilligt werden, wenn dieser entweder einer innerbetrieblich selbstständigen Leitung untersteht oder Leistungen erbringt, die auch durch selbstständige Betriebe erstellt und auf dem Markt angeboten werden könnten. Kurzarbeit muss mindestens 10 Tage vor Beginn der zuständigen kantonalen Stelle schriftlich gemeldet werden. Meist handelt es sich dabei um eine Abteilung der Volkswirtschaftsdirektion. Zuständig ist der Kantons, in welchem der Betrieb oder die Betriebsabteilung den Sitz hat. Für die Anmeldung sind die offiziellen Formulare zu verwenden (sh.adressen). In der Regel entscheidet die Behörde über den Anspruch innert der 10- tägigen Frist. Rechtliche Grundlagen AVIG und AVIV Das Arbeitslosenversicherungsgesetz (AVIG, 837.0) und die zugehörige Verordnung (AVIV, ) finden Sie unter Adressen Die zuständigen kantonalen Stellen für die Anmeldung der Kurzarbeit findet sich unter: Die Broschüre "Kurzarbeitsentschädigung" mit Informationen zur Kurzarbeitsentschädigung und mit einer Wegleitung zum Ausfüllen des Abrechnungsformulares steht Ihnen hier zur Verfügung: Das "Kreisschreiben über die Kurzarbeitsentschädigung KS KAE" vom Januar 2005 kann hier heruntergeladen werden: Die Weisung "Handhabung von Mehr- und Gleitzeitstunden bei der Abrechnung von Kurzarbeits- und Schlechtwetterentschädigung" findet sich über eine Suchmaschine wie beispielsweise Die im Text erwähnten Formulare stehen Ihnen hier zur Verfügung: Das Merkblatt "2.11 Beitragspflicht auf Kurzarbeits- und Schlechtwetterentschädigungen" finden Sie unter WEKA Business Media AG 7/7