Deine Bewerbung 2017 / 2018 Ein Wegweiser für Austauschschüler durch die Bewerbungszeit

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1 Chair Claudia Sprakel Parkweg 87, Witten GERMANY Tel Homepage: Rotary Jugenddienst D1900 e.v. Verein im Auftrag des Rotary Jugenddienst Deutschland e.v. in German Multidistrict D , Deine Bewerbung 2017 / 2018 Ein Wegweiser für Austauschschüler durch die Bewerbungszeit 1. Vorwort Wichtiges vorweg Die eigene Adresse Sonstige wichtige Hinweise Bezahlen der Kostenpauschale Vorbereitung: Zugang zur Datenbank Schule: Schulgutachten, Adresse, Vertrauenslehrer, Zeugnisse Schulgutachten: Informationen über die Schule: Schulzeugnisse: Notfalladresse Fotos Reisepass Briefe von Dir und Deinen Eltern Austauschländer Impfungen Allgemeine Hinweise zum Arbeiten in der Datenbank Einloggen in die Datenbank Ausfüllen Sprache Unterschriften Datum/ Schreibweise von Buchstaben Abkürzungen Deine Schritte in der Datenbank - Ausfüllen der Datenbank... 8 Deine Bewerbung Rotary Youth Exchange 2017/2018 1

2 5.1. Step 1 Ausdrucken der Ausfüllhinweise Step 2 Angaben zur Person Step 3 Angaben zu Deinen Eltern Step 4 Angaben zu Deinen Geschwistern (Siblings) Step 5 Angaben zu Ernährungs-, Rauch- und Trink-Gewohnheiten Step 6 Languages Step 7 Angaben zur Schule Step 8 Angaben zum Sponsor Rotary Club/Distrikt, Kontakt für Notfälle Step 9 Angaben zu den Gasteltern Step 10 Briefe des Schülers und der Eltern Step 11 Länderwünsche Step 12 und 13 Fotos/Dokumente hochladen (siehe dazu auch Punkt 8) Step 14 - Bewerbung kontrollieren und abschließen Bearbeitung der ausgedruckten Seiten Schüler und Eltern Ziele, Zweck und Besonderheiten Blazer und sonstige Ausstattung für den Austausch Vollständigkeit und äußere Form der Bewerbung Nach Abgabe der Bewerbung My Account in der Datenbank Reise in das Zielland und Visum Versicherungen Anhang Deine Bewerbung Rotary Youth Exchange 2017/2018 2

3 1. Vorwort Liebe Austauschschülerin, lieber Austauschschüler! Gratulation! Du bist von einem Rotary Club für den Jahresaustausch akzeptiert worden. Damit wirst Du im kommenden Schuljahr ein sehr schönes, spannendes und interessantes Jahr in einem anderen Land erleben. Dazu ist es erforderlich, dass Du das Bewerbungsformular, die so genannte Application Form, korrekt ausfüllst. Mit diesen Unterlagen stellst Du Dich Deinen zukünftigen Gastgebern, dem aufnehmenden Rotary Club und den Gasteltern, vor. Mach damit Reklame für Dich! Denk an den ersten Eindruck! Lies diese Anleitung vor dem Ausfüllen sehr genau! Sei sorgfältig und korrekt beim Ausfüllen! Fehlerhafte oder unvollständige Angaben oder nachlässig ausgefüllte Bewerbungsunterlagen machen eine Vermittlung meist unmöglich oder schließen sogar vom Austausch aus. Informiere Dich sorgfältig. Die Internetseite enthält eine Fülle interessanter und wichtiger Informationen. Viele Fragen beantworten sich beim Stöbern von selbst. Weitere Anleitungen und Informationen zur Datenbank etc. findest Du: ( User: outbound, Pass: outboundrjd) 2. Wichtiges vorweg 2.1. Die eigene Adresse Als Erstes benötigst Du eine eigene -Adresse. Achte unbedingt auf: einen seriösen Namen, der Deinen eigenen Namen enthält einen zuverlässigen Provider mindestens 50 MB Speicherplatz regelmäßiges Abrufen Deiner s Behalte Deine Adresse unbedingt während des gesamten Austausches bei. Teile Deine Adresse Deinem Rotary Club und dem Distrikt mit deiner vollständiger Adresse unter: mit Sonstige wichtige Hinweise Du nimmst das Ausfüllen im Internet vor. Dafür erhältst Du von dem Rotary Club, bei dem Du Dich beworben hast ( Sponsor Club ), einen Link und Zugangsdaten. Durch die Eingabe im Internet sind die Daten aller Austauschschüler deutschlandweit in einer Datenbank verfügbar. Rotary verpflichtet sich, strengsten Datenschutz zu gewährleisten. Es wäre schlau, wenn Du alle Informationen, die Du für die Eingabe brauchst, vor der Eingabe bereit hast. Denke immer daran, je früher Du Deine Bewerbung fertig abgegeben hast, desto höher sind Deine Chancen auf Deine Wunschländer. Fange also mit der Vorbereitung und Sammeln der Informationen an, sobald Du weißt, dass Du vom Club akzeptiert bist, auch wenn Du noch nicht die Zugangsdaten für die Datenbank hast. Du hast Dir sicher schon Gedanken darüber gemacht, in welches Land Du gerne fahren möchtest. Denk daran, dass die Auswahl der Länder davon abhängig ist, welche Schüler aus welchen Ländern nach Deutschland kommen wollen (vgl. auch 2.8). Die Wahrscheinlichkeit, in ein Land zu kommen, aus dem viele Austauschschüler nach Deutschland kommen (wie Mexiko, Brasilien oder die USA) ist höher, als die, in ein Land zu kommen, aus dem nur wenige Schüler nach Deutschland kommen. Du gibst daher drei Wunschländer zur Auswahl an. Siehe Hompage Schüleraustausch- Info für Outbounds - Infos zur Länderauswahl-. Bedenke auch, dass die Wahrscheinlichkeit, in ein englischsprachiges Land zu kommen, das nicht die USA ist, recht klein ist. Bitte nimm die Länderwahl bei allen drei Ländern sehr ernst. Deine Bewerbung Rotary Youth Exchange 2017/2018 3

4 2.3. Bezahlen der Kostenpauschale Auch wenn alle Beteiligten ihre Arbeit ehrenamtlich durchführen, kostet das Austauschverfahren von Computerprogrammierarbeiten über das Organisieren von Veranstaltungen, bis hin zu jeder Menge Schreibarbeiten eine Menge Geld. Rotary erhebt daher einheitlich in Deutschland eine Kostenpauschale von 500,00 Euro. Für den Distrikt 1900 ist nach Abgabe der Bewerbungsunterlagen, aber vor dem 10. November der entsprechende Betrag zu überweisen auf das Konto Rotary Jugenddienst Distrikt 1900 IBAN DE BIC GENODEM1HGN Verwendungszweck: LTEP 2015/2016 und Name des Bewerbers Vor Eingang der Kostenpauschale kann die Bewerbung nicht weitergeleitet werden. Bei einer späteren Absage Deinerseits, erhältst Du einen großen Teil davon zurück. 3. Vorbereitung: 3.1. Zugang zur Datenbank Dein Sponsor Rotary Club richtet für Dich die Möglichkeit ein, Deine Bewerbung in einer Datenbank zu erstellen. Deine Zugangsdaten erhältst Du, nachdem Dich Dein Club in der Datenbank angelegt hat via zugesandt. Bitte halte in dieser Zeit Deinen Spam-Ordner im Auge. Mit den Zugangsdaten kannst Dich in die Datenbank einloggen, um Deine Bewerbung zu erstellen. Verliere diese Zugangsdaten nicht, damit Du Dich später wieder einloggen kannst. Du brauchst den Zugang immer wieder. Siehe dazu auch Punkt 7! Bevor Du mit den Eingaben in die Datenbank anfängst, wäre es gut, wenn Du alle erforderlichen Bescheinigungen bereits ausgefüllt vorliegen hast. Das erspart Dir unnötigen Stress. Die Formulare kannst Du vorab von Deinem Jugenddienstleiter bekommen. Ansonsten schickt Dir die Datenbank automatisch an betreffender Stelle die Formulare zu Schule: Schulgutachten, Adresse, Vertrauenslehrer, Zeugnisse, weitere Formulare Schulgutachten: Dein Lehrer wird mit diesem Formular über Dich handschriftlich ein Gutachten schreiben, in dem er bestätigt, dass er Dich für diesen Austausch für geeignet hält. Er kann das Formular auch wieder an Dich aushändigen Informationen über die Schule: Du selbst benötigst für das Ausfüllen in der Datenbank (Abschnitt 5 Secondary School Information ) vorab Informationen im Zusammenhang mit Deiner Schule. Für die unter b genannten Punkte sprich bitte mit einem Lehrer Deines Vertrauens. Du brauchst Infos über: Name der Schule, Adresse, Telefon und Fax-Nummer Anzahl der Schüler in Deiner Schule und in Deinem Jahrgang; Deinen Leistungsplatz in Deiner Klasse (z. B. unter den besten 10%; der 12. aus 56) Vorname, Name und Adresse des Lehrers, mit dem Du die obigen Angaben besprochen hast Schulzeugnisse: Du benötigst außerdem für die Bewerbung die beiden letzten Schulzeugnisse. Lasse Dir dazu von der Schule beglaubigte Exemplare zur Verfügung stellen. Du benötigst pro Zeugnis eine beglaubigte Kopie. Übersetze die Fächer handschriftlich, aber gut lesbar im Zeugnis ins Englische. Übertrage ebenfalls handschriftlich im Zeugnis die Schulnoten wie folgt: 1 = A+ ; 2 = A ; 3 = B ; 4 = C ; 5 = D ; 6 = F. Deine Bewerbung Rotary Youth Exchange 2017/2018 4

5 3.3. Notfalladresse Falls während Deines Austauschs ein Notfall vorliegt und Deine Eltern nicht erreichbar sind, muss es einen weiteren Ansprechpartner (nicht Deine Eltern) geben. Er muss das Vertrauen Deiner Eltern haben, um im Notfall Entscheidungen treffen zu können. Such Dir eine entsprechende Person aus. Du benötigst für das Formular von dieser Person: 3.4. Fotos Vorname, Name, Verwandtschaftsverhältnis Adresse: Stadt, Postleitzahl, Land Telefon privat und beruflich, Handy, Fax und Adresse Für die erste Seite des Bewerbungsfotos brauchst Du ein Passfoto (5 x 6,5 cm). Ferner benötigst Du vier Fotos, auf denen Du gut zu erkennen bist (im Ausdruck 7,5 x 8,8 cm). Mit: 1. Deiner Familie, 2. Deinem besonderen Interesse, z. B. Hobby 3. etwas Wichtigem für Dich, z. B. Freunden oder Haustier 4. dem Haus, in dem Du lebst. Wenn die Fotos digital sind, sollten sie zwischen 100 KB und 500 KB groß sein. Du bist auf der sicheren Seite, wenn Du die Fotos digital auf Deinem PC abgelegt hast Reisepass Beantrage rechtzeitig, am Besten sofort, Deinen Reisepass, den bordeaux-roten Europapass. Wenn es wegen Deines Alters Schwierigkeiten mit der Behörde gibt, wende Dich an den Jugenddienstbeauftragten Deines Sponsor-Clubs. Für die Bewerbungsunterlagen benötigst Du ein Scan der Seite mit dem Lichtbild des Reisepasses. Der Reisepass ist nicht zu verwechseln mit dem Personalausweis oder dem Kinderausweis/- pass. Kopien dieser Dokumente werden nicht akzeptiert Briefe von Dir und Deinen Eltern Du und Deine Eltern sind gebeten, je einen Brief an den aufnehmenden Rotary Club zu schreiben. Diese Briefe werden Bestandteil der Bewerbungsunterlagen und müssen in das Formular übertragen werden. Bitte bereite die Briefe vor und fange nicht erst damit an, darüber nachzudenken, wenn Du die Datenbank ausfüllst. Schreibe sie in ein normales MS Word-Dokument, dann geht später Copy/Paste. Die Briefe sind selbstverständlich auf Englisch zu verfassen. In den Briefen werden die vorliegenden Fragen beantwortet. Der Schülerbrief soll ca. 90 Zeilen (einzeilig) lang sein. Der Elternbrief soll 30 Zeilen (einzeilig) lang sein. Bitte gebt Euch hier viel Mühe. Sie sind Eure erste Visitenkarte. Fragen für den Brief der Schülers (also Deinen Brief): 1. What do you do when you have free time? 2. What you do at your school? (How many subjects do you take? What are they? How long are the classes? What is your daily schedule during the school year? Start with when you wake-up and discuss only one typical day s schedule.) Are you able to choose courses at your school? If so, which courses did you choose, and why? 3. What are your school interests and activities? What leadership positions have you held? 4. How would you describe your home? (Do you have your own room, or do you share your room with others? Where in your house do you study? How far is your home from your school? Do you drive, ride a bus, or walk to school?) 5. What are the occupations of your mother and father? (What product or service does each make or per-form? What is her/his position or title?) 6. How would you describe your community? (Is it in or near a major city? What is the population? industry? economy?) 7. What are your interests and accomplishments? (Are you interested in art, literature, music, sports, other activities? How did you become interested in the activity? How long have you been interested? How much time do you devote to the activity?) Deine Bewerbung Rotary Youth Exchange 2017/2018 5

6 8. What trips have you taken outside your country? Why did you take these trips, with whom, for how long? 9. What things do you dislike? (Do you dislike certain foods, animals, treatment by other people, etc.?) 10. What do you feel are your strong, and weak, characteristics? 11. What are your plans and ambitions for your education and career? Why? 12. What do you specifically hope to accomplish as an exchange student, both during your exchange and when you return? Fragen für den Brief Deiner Eltern: 1. How would you describe your child s relationship with you and your family? With his/her friends? 2. How does your child react to disagreement, discipline, and frustration? 3. How does your child handle challenging or difficult situations? 4. What amount of independence do you give to your child? What is your child s level of maturity? 5. What makes you proud of your child? 6. Why do you want your child to be an exchange student? 7. Are there any other comments you would like to share with the host families? 3.7. Austauschländer Beim Ausfüllen des Formulars wirst Du nach Deinen Wunsch-Austauschländern befragt. In Deiner Bewerbung gibst Du aus den angebotenen Möglichkeiten ein Wunschland und zwei Alternativen an. Aus dem englischen Sprachraum sowie aus dem spanischen Sprachraum darf nur je ein Land ausgewählt sein. Verfügbar sind in Deinem Austauschjahr nicht immer alle Länder, also nicht alle, die grundsätzlich verfügbar und in der Tabelle unten oder in der Bewerberdatenbank aufgelistet sind. Für jedes Land steht nur eine begrenzte Zahl an Austauschplätzen zur Verfügung. Steht in Deinem Erst-Wunschland kein Platz zur Verfügung, wirst Du mit hoher Wahrscheinlichkeit für Land zwei oder drei eingeplant. Kanada und USA (als Nordamerika ), Korea/Japan, Argentinien/Paraguay sowie Australien/Neuseeland kann man nur wie ein Land zusammen angeben. Erst beim späteren Auswahlverfahren wird festgelegt, in welches der Länder Du kommst. Zur Auswahl stehen derzeit: Argentinien/Paraguay, Kroatien, Thailand, Australien/Neuseeland, Finnland, Türkei, Bolivien, Frankreich/Belgien/franz. Schweiz, Malaysia, Slowakei, USA/Kanada, Brasilien, Indien, Mexiko, Südafrika, (Venezuela), Chile, Südkorea, Japan, Peru, Taiwan, Spanien, Italien, Portugal, Zimbabwe, Philippinen, Osteuropa. Siehe auch unter: -Gastländer Denk daran, dass Du Deine Länderangaben, sind sie einmal im Internet eingegeben nicht mehr rückgängig machen kannst. Du bekommst aber nach dem 1. Outboundseminar noch einmal die Chance, Deine Wunschländer zu ändern. Bitte teile uns Deine evtl. Länderänderung via (ngs@rotary1900.de) mit Impfungen Die ausgefüllten Arztformulare sind Bestandteil Deiner Bewerbung unter Section C: Medical History and Examination und Section D: Dental Health and Examination. Der Hausarzt und der Zahnarzt darf nicht ein nächster Angehöriger sein. Sofern Du während des Austauschs medizinische Versorgung brauchst, trägt Dein Doktor dieses ein. Achtung: Vorerkrankungen sind nicht durch die Austausch-Krankenversicherungen versichert. Bitte stelle sicher, dass Du aktuelle Impfungen gegen Diphtherie, Keuchhusten, Tetanus, Masern, Röteln, Mumps, Polio (Kinderlähmung), Windpocken (wird in den USA verlangt), Hepatitis A und Hepatitis B hast. Achte wirklich darauf, dass alle auf Seite 8 der Bewerbung aufgeführten Impfungen durchgeführt sind. Auch die Impfdosen und -termine sind zu dokumentieren. Deine Bewerbung Rotary Youth Exchange 2017/2018 6

7 Die Schule und/oder das Gastland verweigern in vielen Fällen die Aufnahme, wenn Impfungen fehlen. 4. Allgemeine Hinweise zum Arbeiten in der Datenbank 4.1. Einloggen in die Datenbank Melde Dich unter an. Gib die Zugangsdaten ein, die Dir via zugeschickt wurden (siehe 2.2): Passwort Jetzt auf der linken Seite auf Bewerber klicken Ausfüllen Du wirst anhand so genannter Steps durch das Formular im Internet geführt. Es sind insgesamt 14 Steps. Die Steps sind auf dem ausgedruckten Formular nicht mehr nachvollziehbar. Ich habe daher versucht, in dieser Anleitung, wo immer es geht, die Querverbindung zwischen Step bei der Eingabe und Seite auf dem Formular zu erstellen. Nach Abschluss der Eingaben hast Du die Möglichkeit, eine Vorschau der Bewerbung zu erstellen Sprache Die Datenbank ist in englischer Sprache auszufüllen, auch wenn die Angaben im Eingabeformular auf Deutsch sind Unterschriften Alle Unterschriften von Dir, Deinen Eltern und den Rotariern müssen auf allen vier Kopien original und in blauer Tinte geleistet werden. Die Ärzte/Zahnärzte und Lehrer brauchen nur auf einem Original (auch mit blauer Tinte) zu unterschreiben Datum/ Schreibweise von Buchstaben Achte bei der Schreibweise des Datums, insbesondere des Geburtsdatums, genau auf die Vorgaben (Reihenfolge von Tag, Monat und Jahr entsprechend dem Beispiel ). Achte darauf, dass es im Englischen bestimmte deutsche Buchstaben nicht gibt. Besonders das ß wird im Ausland gern als B übertragen. Schreibe: ß = ss; ä = ae; ö =oe; ü = ue 4.6. Abkürzungen YE = Youth Exchange; YEO = Youth Exchange Officer (Jugenddienst-Beauftragter) Deine Bewerbung Rotary Youth Exchange 2017/2018 7

8 5. Deine Schritte in der Datenbank - Ausfüllen der Datenbank 5.1. Step 1 Ausdrucken der Ausfüllhinweise Die Ausfüllhinweise in der Datenbank selbst (Step 1, Download General Information and Instructions ) enthalten vergleichbare Informationen wie diese Unterlage, nur weniger ausführlich. Sollten sich die Angaben aus dieser Unterlage und den Ausfüllhinweisen im Internet widersprechen, so gelten vorrangig diese Hinweise. Wenn Du das Dokument aus dem Internet ausgedruckt hast, bestätigst Du durch Anklicken des entsprechenden Feldes, dass Du die General Information and Instruction gelesen hast und einverstanden bist. Dann Klick Next an. Danach kannst Du mit dem Ausfüllen beginnen Step 2 Angaben zur Person Gib die Angaben zu Deiner Person ein. Stimmt Dein Geburtsdatum? Achte bei der Angabe der Telefonnummer darauf, dass Du die +49-Vorwahl ohne 0 - Nummer eingibst. Klick Next Step 3 Angaben zu Deinen Eltern Gib die Daten Deiner Eltern bzw. Deines gesetzlichen Vormunds an. Beachte auch hier das Format der Telefonnummer. Sind Deine Eltern geschieden oder leben sie getrennt, so klicke entsprechend ja an. In diesem Fall gibt es mehrere Möglichkeiten: Haben beide Eltern das Sorgerecht, so werden beide eingetragen, es wird eingetragen, wer von beiden im Notfall benachrichtigt werden soll und beide müssen die komplette Bewerbung unterschreiben. Hat nur ein Elternteil das Sorgerecht (auch wenn es neu geheiratet hat), wird auch nur dieser eingetragen und unterschreibt. Der neue Lebenspartner erscheint jedoch im Gastfamilienbogen. Hat ein Elternteil erneut geheiratet und Stiefvater/Stiefmutter hat Sorgerecht bzw. adoptiert, dann werden beide eingetragen und unterschreiben die Bewerbung. Wähle aus, wer im Notfall zuerst angerufen werden soll. Klick Next. Nachdem Du die Steps 2 und 3 komplett ausgefüllt hast, erhältst Du eine mit Formblättern. Drucke die Formblätter ( Guarantee Form und Rules and Conditions of Exchange ) und fülle sie mit Hilfe Deines Jugenddienstleiters aus. Die Unterschrift sollte in blauer Farbe sein. Beide Formulare sollten Dir vor Beenden der Datenbank zur Verfügung stehen Step 4 Angaben zu Deinen Geschwistern (Siblings) Gib die Daten zu Deinen Geschwistern ein. Unter Occupation or School Grade gib den Beruf ein, wenn sie/er studiert gib student, wenn sie/er noch in der Schule ist, gib einfach die Klasse (z. B. 8) ein. Klick Next Step 5 Angaben zu Ernährungs-, Rauch- und Trink-Gewohnheiten Gib unter Do you have any dietary restrictions? an, ob Du bei Deiner Ernährung bestimmte Besonderheiten wie z. B. durch Diabetes oder als Vegetarier hast. Gib eventuelle Diätvorschriften genau an, beschreibe, was Du nicht essen willst/kannst. Erkläre, ob diesen Einschränkungen eine ärztliche Anweisung, religiöse Verpflichtungen oder persönliche Vorstellungen zugrunde liegen. Gib außerdem an, ob Du rauchst und/oder Alkohol trinkst. Solltest Du rauchen oder Alkohol trinken, erkläre auf einem beigefügten Blatt die Frage: How would living with a family where smoking or drinking is prohibited affect my exchange year? Gib außerdem ehrlich an, ob Du jemals mit illegalen Drogen zu tun hattest. Beachte, dass Du Dich zu korrekten Aussagen verpflichten wirst. Einschränkungen in der Ernährung und Bestätigung des Rauchens bzw. Alkoholtrinkens schließen nicht automatisch vom Austausch aus, verringern jedoch die Chancen der Platzierung. Klick Next. Deine Bewerbung Rotary Youth Exchange 2017/2018 8

9 5.6. Step 6 Languages Gib hier ein, welche Sprachen Du wie gut beherrschst. Klick Next Step 7 Angaben zur Schule Gib die entsprechend Abschnitt gesammelten Informationen nun ein. Die Angaben Du bist derzeit in Klasse/Jahrgang und Wie viele Jahre gehst Du schon zur Schule unterscheiden sich nur, wenn Du eine Klasse wiederholt hast. Mit Wie viele Jahre gehst Du auf diese Schule ist die Anzahl der Stufen Deiner Schule insgesamt gemeint (z. B. beim Gymnasium sind es acht bei G8 oder neun bei G9). Klick Next Step 8 Angaben zum Sponsor Rotary Club/Distrikt, Kontaktperson für Notfälle Die Tabelle auf der nächsten Seite gibt einen Überblick über die erforderlichen Angaben im Zusammenhang mit Rotary. Dein Formular sollte diese Eingaben bereits beinhalten. Sollten Daten fehlen, ergänze sie. Beachte auch hier das Format der Telefonnummer. Klick Next. Sponsor District: 1900 Distrikt Jugenddienstbeauftragter Nachname: Sprakel Vorname: Claudia Straße: Parkweg 87 PLZ/Ort: Witten Bundesland: Nordrhein-Westfalen Tel. privat: ngs@rotary1900.de Sponsor Rotary Club: Club-ID: Rotary Club Jugenddienstbeauftragter Nachname: Vorname: Straße: PLZ / Ort: Bundesland: Nordrhein-Westfalen Land: Deutschland Telefon (privat): +49- Telefon (Büro)/Fax/Handy: Der Clubjugenddien st hinterlegt diese Angaben in der Datenbank. Club Präsident Nachname: Vorname: Der Clubjugenddien st hinterlegt diese Angaben in der Datenbank Step 9 Angaben zu den Gasteltern Der gastgebende Rotary Club trägt die Verantwortung für den Austauschschüler. Einen Teil dieser Verantwortung übernehmen Deine Eltern als Gasteltern mit der Wahrnehmung der elterlichen Pflichten. Sie sind gebeten, in einem Informationsbogen Auskunft über sich und ihre Erfahrungen mit Jugendlichen aus einem anderen Kulturkreis zu geben. Gib hier die entsprechenden Informationen zu Deinen Eltern ein. Der Bogen wird automatisch mit der Bewerbung ausgedruckt. Er entspricht den Seiten H-1 bis H-2. Beachte auch hier das Format der Telefonnummer. Klick Next Step 10 Briefe des Schülers und der Eltern Übertrage nun Deinen vorbereiteten Brief (3.6) von insgesamt 90 Zeilen und den Brief Deiner Eltern in die leeren Felder. Du kannst das durch Kopieren (aus dem Dokument, in dem Du die Briefe erstellt hast) und Einfügen über die rechte Maustaste tun. Deine Bewerbung Rotary Youth Exchange 2017/2018 9

10 Bitte achte auf eine gute Länge des Briefes. Du präsentierst Dich damit bei Deinem Gastclub und Deiner Gastfamilie!!! Klick Next Step 11 Länderwünsche Gib Deine Länderwünsche an. Beachte, dass Du sie nach der Eingabe dann nicht mehr ändern kannst. Beachte dabei die Regeln für die Länderwahl. Klick Next Step 12 und 13 Fotos/Dokumente hochladen (siehe dazu auch Punkt 8) Hier wirst Du gebeten, die ausgefüllten Dokumente zu scannen und mit den Fotos hochzuladen. Solltest Du nicht alle Dokumente zur Verfügung haben, kläre bitte mit Deinem Jugenddienstleiter das weitere Vorgehen ab. Wichtig ist, die Dokumente sind bevor Du die Bewerbung in der Datenbank abschließt, hochgeladen, sonst lässt sich die Bewerbung nicht ausdrucken. Achte immer dabei auf das Format jpg. Folgende Dokumente müssen hochgeladen werden: Fotos (Step 12) Section C, Seite 7 und 8 Medical History and Examination Section D, Seite 9 Dental Health and Examination Guarantee Form Seite 10 - ausgefüllt durch Deinen Club Rules and Conditions of Exchange, Seite 13 ausgefüllt durch Dich, Deine Eltern und Deinen Rotary Club. Zeugnisse Schulgutachten Alle Formulare müssen richtig ausgefüllt und unterschrieben hochgeladen werden! Eure Bewerbung kann ansonsten nicht bearbeitet werden. KEINE leeren Seiten hochladen. Bitte redet mit eurem Jugenddienstleiter darüber. Er muss mit euch daran arbeiten. Zeugnisse: Bitte Vorder- und Rückseite der ZWEI letzten Halbjahreszeugnisse hochladen Step 14 - Bewerbung kontrollieren und abschließen Bevor Du die Bewerbung abschließt, drucke Dir mit Show Application as Draft einen Entwurf aus. Alles richtig? Sonst korrigiere. Bitte Deinen Jugenddienstleiter auch noch einmal, Deine Bewerbung in der Datenbank zu kontrollieren. Dann schließt Du die Bewerbung für Dich mit einem Klick im Kasten I have fully completed my application ab. Klick Save. Jetzt ist nur noch eine Korrektur durch den Jugenddienstleiter möglich! Warte seine Freigabe ab. Deine Bewerbung Rotary Youth Exchange 2017/

11 6. Bearbeitung der ausgedruckten Seiten Du hast jetzt 1 Kopie der Bewerbung aus der Datenbank vorliegen. Bitte ausschließlich neue bzw. keine zerknickten Heftstreifen verwenden und den Lochrand nach außen verwenden!!! K e i n e Schnellhefter oder Mappen, die können später nicht abgeheftet werden! 6.1. Schüler und Eltern Ziele, Zweck und Besonderheiten Formular: Section I, Seiten 1 bis 3, Ziele, Zweck und vom Bewerber/Eltern anzuerkennende Besonderheiten und Grenzen des Rotary Schüler-Jahresaustauschs Auf diesen vier Seiten ist der Austausch noch einmal detailliert beschrieben. Sie enthalten Hinweise auf die Kosten und die drei Wunschländer. Du unterschreibst Deine Gastland- Wünsche, Deine Eltern bestätigen noch einmal, dass sie Dich für den Austausch für geeignet halten. Die Seiten sind der Bewerbung hinzuzufügen. 7. Blazer und sonstige Ausstattung für den Austausch Rotary wird Dir für Dein Austauschjahr ein Austauschpaket zur Verfügung stellen (u. a. 200 Visitenkarten und ein Polo-Shirt mit Rotary-Logo, Pins, Deutschlandfahne usw.) Bitte bestelle direkt bei Far Away GbR, ( sobald Du via dazu aufgefordert wirst. Spätestens beim letzten Outboundtreffen, bevor Du abreist, erhältst Du dieses Paket. Den Blazer musst Du auf dem 1. Outboundseminar anprobieren und bestellen. Kosten ca. 100,00 Euro. 8. Vollständigkeit und äußere Form der Bewerbung Hier noch einmal ein Überblick über die Unterschriften, die auf den angegebenen Formularen vorhanden sein müssen. Unterschriften Seite 10 Seite 13 H-2 I-3 Bewerber X X X Beide Eltern des Bewerbers X X X X Jugenddienstbeauftragter des Sponsor Clubs 2 X X X Präsident des Sponsor Clubs 2 X In der folgenden Tabelle ist noch einmal ein Überblick über die Bewerbung dargestellt: Deine Bewerbung beinhaltet: 14 Seiten Englische Bewerbung (Sections A bis G; Seite 1-14) 2 Seiten - Informationen zur Aufgabe als Gasteltern Section H 3 Seiten Vereinbarung Bewerber/Eltern Section I 2 beglaubigte Kopien der Schulzeugnisse (Vorder und Rückseite) der Jahrgangsstufe 9 Kopie des Reisepasses Darum kümmert sich der Jugenddienstbeauftragte: 4 Seiten Verpflichtungserklärung RC 1 Seite Schulvereinbarung (freiwillig) Anlage I der Organisationsgrundlagen vollständig unterschrieben Gastelterninterviews Wenn deine Bewerbung komplett vollständig ist, mache für dich eine Kopie von der kompletten Bewerbung. Vielleicht machst du auch schon gleich eine für deinen Rotary Club mit. Deine Bewerbung Rotary Youth Exchange 2017/

12 Nach Abschluss der gesamten Bearbeitung im Rotary Club behält der Clubjugenddienst eine Kopie fürs Archiv und leitet die originale Bewerbung weiter an den Distrikt. Dort ist der Abgabetermin durch den Club, nicht durch Dich der 31. Oktober. Damit ist die Bewerbung für Dich abgeschlossen. 9. Nach Abgabe der Bewerbung 9.1. My Account in der Datenbank Wenn Du Dich jetzt wieder in die Datenbank in Dein Account einloggst, siehst Du, wenn Du Deine Bewerbung vorschriftsmäßig abgeschlossen hast, auf der linken Seite den neuen Button My Account. NEU: In dieses neue Konto musst Du Veränderungen während des Austausches eintragen. 1. Registerkarte Personal Info : Auf dieser Seite wird der Großteil der Daten aus der Datenbank übernommen. Trage bitte die fehlenden Angaben ein. 2. Registerkarte Sponsor Info : Hier kannst Du keine Eintragungen machen. Die Angaben werden z. T. aus Deiner Bewerbung übernommen Student Planning oder vom Distrikt eingetragen. District Planning. Das ist Dein Zielland, in das Dich der Distrikt schicken wird. Allerdings hat der MD-Koordinator hier das letzte Wort. Seine Eintragung siehst Du unter M- District Planning. Wir, der Distrikt 1900, haben darauf keinen Einfluss. 3. Registerkarte Hosting Info : WICHTIG! Sobald Du Deine Guarantee Form (GF) zurück erhältst und Dein Austausch bestätigt ist, trägst Du hier die fehlenden Daten ein. Diese stehen auf der 2. Seite der GF und sind sehr wichtig für Dich. Trage als Erstes den a. Host Club Counselor und b. die erste Host Family ein. Sobald Dir bekannt wird, wer Deine weiteren Familien, sind klicke auf den Button Add More und erfasse auch diese. So können wir immer nachverfolgen, in welchen Familien Du Dich gerade aufhältst. 4. Registerkarte General Ino- Out-/Inbound : Hier trägst Du bitte die Daten zu Deiner Schule und zur Höhe Deines Taschengeldes ein. Diese findest Du auch auf der 2. Seite der GF. Sobald Du sie weißt, sollten hier Deine Reisedaten eingetragen werden. Bitte halte dieses Konto immer auf dem aktuellen Stand. Das ist unser Weg zu Dir, wenn Du im Ausland bist. Das Austauschteam wünscht Dir viel Erfolg bei Deiner Bewerbung und freut sich mit Dir auf ein tolles Austauschjahr! 9.2. Reise in das Zielland und Visum Rotary übernimmt nicht die Organisation der An- und Abreise. Reisebüros, die sich mit unserer Organisation auskennen und Dir helfen können, findest Du unter Der Vorteil für Dich besteht darin, dass auch im Fall einer spät eintreffenden Guarantee Form (vgl. 5.3) noch rechtzeitig Flüge organisiert werden können, und zwar bei den frequentierten Ländern meist als Gruppenflüge. Grundsätzlich kann dies aber jedes Reisebüro. Unerlässlich ist ein offenes Rückflugticket mit einer Gültigkeit von 365 Tagen. Wenn Deine Eltern die Reise selbst organisieren wollen, sollten sie bedenken, dass preisgünstige Flüge (Studententarife) nur sehr begrenzt zur Verfügung stehen. Man könnte z. B. (ohne Gewähr auf eigenes Risiko) vorsorglich früh einen Platz für Anfang/Mitte August reservieren mit Ankunft am Sonnabend im Gastland. Wenn es dann doch nicht der passende Termin ist, können sich teure Umbuchungen und/oder Verzögerungen ergeben. Wichtig: Bitte die Reise erst buchen, wenn wirklich alles klar ist, also nach Eintreffen der Guarantee Form (vgl. Abschnitt 5.3), nach Absprache des Anreisetermins mit der Gastfamilie, die natürlich das letzte Wort hat. Deine Bewerbung Rotary Youth Exchange 2017/

13 Bitte habt Verständnis dafür, dass wir als ehrenamtliche Beauftragte von Rotary für die Beschaffung der Visa keine Hilfestellung geben können. Uns fehlt die Zeit, jeden Einzelfall zu sichten und ein Full-Service Angebot bereitzuhalten, zudem sich die Botschaften unterschiedlich kulant zeigen, die Formblätter ständig ändern und immer unterschiedliche Unterlagen beizubringen sind. Für die Beschaffung Deines Visums bist Du selbst verantwortlich. Helfen können Dir hierbei die Reisebüros (s. o.) oder ein Visa-Service. Viele Infos über die Visabeschaffung erhaltet Ihr auch auf den Vorbereitungsseminaren Versicherungen Der aufnehmende Rotary-Distrikt entscheidet, welche Versicherungen notwendig sind. Diese Informationen erhältst Du gleichzeitig mit Deiner Guarantee Form. Gegebenenfalls sind eigene zusätzliche Bedürfnisse zu klären. Die gesetzliche Krankenversicherung reicht keinesfalls aus. Eine private Krankenvollversicherung kann ausreichen, wenn eine Zusatzbescheinigung der Versicherung die Geltung der Police speziell für das Land und auch für die gesamte Dauer des Aufenthaltes bestätigt. Der aufnehmende Distrikt muss allerdings sein Einverständnis dazu erklären. Auch eine bereits vorhandene Haftpflichtversicherung müsste mit einer speziellen Geltungserklärung für das Austauschjahr ergänzt werden. Wenn das nicht möglich ist, werden neue Versicherungen für den Austausch abgeschlossen. Auf jeden Fall muss die Versicherung vor dem Abflug abgeschlossen sein. Viele Grüße für das Team Claudia Sprakel Deine Bewerbung Rotary Youth Exchange 2017/

14 Chair Claudia Sprakel Parkweg 87, Witten GERMANY Tel Homepage: Rotary Jugenddienst D1900 e.v. Verein im Auftrag des Rotary Jugenddienst Deutschland e.v. in German Multidistrict D , Regeln für die Länderwahl für das Austauschjahr 2017/ Länderwünsche darfst du in deine Bewerbung eintragen, doch es gibt Regeln: 1. Jeder Bewerber darf nur ein einziges englischsprachiges und max. zwei spanisch sprachige Länder wählen. Südafrika und Kanada sind komplett als englischsprachig eingestuft, obwohl dort auch andere Sprachen vorkommen. 2. Eine spezielle Region oder Provinz im Land ist nicht wählbar. 3. Wählbar sind derzeit ausschließlich folgende Länder: Argentinien, Australien/Neuseeland, Belgien, Bolivien, Brasilien, Chile, Ecuador, Estland, Finnland, Frankreich, Indien, Indonesien, Island, Italien, Japan, Kroatien, Lettland, Malaysia, (nur für Jungen), Mexiko, Paraguay, Philippinen, Peru, Polen, Russland, franz. Schweiz, Slowakei, Spanien, Südafrika, Südkorea, Taiwan, Thailand, Türkei (Stipendium!), Ungarn, USA/Kanada, Venezuela, Zimbabwe, Osteuropa. 4. NEU: Länderübergreifend nur wählbar (gepoolte Länder): USA/Kanada Australien/Neuseeland Japan/Korea Philippinen/Indonesien/Malaysia Frankophobe Länder: Frankreich, Belgien, franz. Schweiz Argentinien/Paraguay Der gastgebende Distrikt bzw. der Multidistrikt entscheidet, welches Land jeweils aus diesen Paarungen den Schüler aufnimmt. Wünsche sind äusserbar. 5. Die definitive Bewerbung wird in einer Datenbank im Internet erstellt. Die Länder können dort nur einmal gewählt und nachträglich nicht geändert werden. Nicht jedes in der Datenbank gelistete Land ist für deinen Distrikt und deinen Club auch aktuell verfügbar. Bitte besprich vor dem Ausfüllen deine Wahlmöglichkeiten mit dem Jugenddienstleiter deines Clubs. 6. Manche Zielländer haben Altersgrenzen. USA, Kanada, Australien und Neuseeland verlangen bei Einreise ein Mindestalter von 16 Jahren. Generell gilt: Junge Bewerber unter 16 Jahren laufen Gefahr von den Zielländern abgelehnt zu werden. Das ideale Alter liegt bei 16 Jahren und ist die Klassenstufe 11. So wie in den Austauschregeln von Rotary International vorgeschrieben. Zusätzliche Angebote in anderen Ländern kommen im Einzelfall vor. Der Distrikt informiert ggf. per Rundschreiben an die Clubs, auf Nachfrage oder beim 1. Outboundseminar über solche Wahlmöglichkeiten. Deine Bewerbung Rotary Youth Exchange 2017/

15 Das Prinzip des Austausches ist einfach Gegenseitigkeit: Ein Bett wird frei. Ein Bett wird belegt. Wir können Schüler nur mit den Ländern austauschen, von denen auch Schüler nach Deutschland kommen wollen und können. Rotary Youth Exchange ist Kulturaustausch und Völkerverständigung, aber kein Reiseunternehmen, Sprachkurs oder Internat. Bei der Zuteilung der Zielländer berücksichtigt werden vorrangig Erstwünsche, dann Zweitwünsche, dann Drittwünsche, nach Eingang der vollständigen Bewerbung beim Distrikt. First come first serve. Je früher der Bewerber/Club eine vollständige Bewerbung beim Distrikt eingereicht hat, desto höher steigt er im Rang der Zuteilung. Wenn Erstwünsche das Angebot übersteigen, werden Zweit- und Drittwünsche für dieses Land unerfüllt bleiben. Je weniger Plätze in einem Land verfügbar sind, desto mehr Alternativen muss der Bewerber in Betracht ziehen. Wer seine Wünsche nur auf besonders gefragte Länder (z.b. kleine südamerikanische Länder) richtet, kann somit dreimal unberücksichtigt bleiben. Nachdem zunächst alle regelkonformen und erfüllbaren Wünsche berücksichtigt wurden, wird das Austauschteam die übrigen Bewerber den freien Plätzen in anderen Ländern zuteilen. Bisher wenig populäre oder exotische Länder mit geringen Austauschzahlen bieten dem Outbound besondere Chancen: Die Aufmerksamkeit der Gastgeber für den Outbound ist in diesen Ländern generell hoch. Auf neuen Wegen sind echte Botschafter mit Ausstrahlung und Neugier gefragt. Es gibt viele Fragen zu beantworten und Vorurteile auszuräumen. Ganz schnell bist du im Gespräch. Hier kannst du eine Mission für Frieden und Völkerverständigung viel leichter erfüllen als z.b. in den USA, wo sich 200 deutsche rotarische Outbounds tummeln und tausende andere noch dazu. Das größte Glück im Austausch erlebten genau diejenigen mutigen Schüler, die sich auf Neues eingelassen haben. Wer alles genau wie zu Hause erwartet, sollte dagegen besser zu Hause bleiben. Ein Mädchen wünschte ursprünglich Australien, Spanien oder Norwegen. Von dort wollte kaum jemand nach Deutschland. Das Austauschteam bot Thailand an. Es flossen Tränen, doch schließlich flog die Schülerin nach Thailand mit dem Gedanken, es wenigstens zu probieren. Die Eltern schrieben 6 Wochen nach Beginn des Austauschs: Sehr geehrtes Austauschteam, wie sie sich sicher vorstellen können, sind wir als Eltern sehr beruhigt, dass es unserer Tochter in Thailand so gut gefällt! Wie sie selber schreibt, war sie zu Anfang sehr skeptisch. Nachdem sie jetzt diesen Bericht verfasst hat, gibt es für mich keinen Zweifel mehr daran, dass sie sich gut eingelebt hat. Die Zufriedenheit und Begeisterung spricht aus jedem Satz, obwohl der Anfang doch recht schwer war. Kurzum, Thailand war die richtige Entscheidung!!!!!! Vielen Dank,dass sie unserer Tochter diese großartige Chance gegeben haben, die sie sicher für ihr weiteres Leben prägen wird!!!!!!!!!! Mit den herzlichsten Grüßen, H. und C. N Deine Bewerbung Rotary Youth Exchange 2017/