Datenbank Tutorial Outbound

Transkript

1 Willkommen zu deinem Austauschjahr Entdecke die Welt Datenbank Tutorial Outbound Dieses Tutorial unterstützt dich beim Erstellen deiner Bewerbung und bei der Führung deines Datenbank-Kontos. Januar 2018 ROTARY JUGENDDIENST DEUTSCHLAND E.V.

2 Einführung Die Datenbank unterstützt dich bei der Erstellung deiner Bewerbung für den Austausch und der Führung deines Kontos während des Austauschjahres; sie hilft den Rotary Clubs und Distrikten bei der Organisation und Koordination der Austauschprogramme. Als Austausch-Bewerber/in erhältst du eine mit den Zugangsdaten zum neuen Konto in der Datenbank und kannst dich einloggen. Die Datenbank ist thematisch in einzelne Schritte (Steps) geordnet. Bevor du mit den Einträgen beginnen kannst, lade im Step 1 eine Beschreibung der einzelnen Schritte und die Datenschutzerklärung herunter. Halte Kontakt zum Jugenddienstbeauftragten (YEO) des Rotary Clubs. Vom YEO erhältst du bei Fragen und Problemen Unterstützung. Wenn du dein Passwort verloren hast, geht zur Seite 16 für Informationen. Bitte lies gemeinsam mit deinen Eltern die Datenschutzerklärung sorgfältig. Bei Fragen wende dich an unseren Datenschutzbeauftragten: [email protected] Tutorial Outbound 2 2

3 You got mail!! Nachdem dein Konto durch deinen Sponsor Rotary Club eingerichtet wurde, erhältst du automatische eine mit deinen Zugangsdaten: Von: Rotary Jugenddienst Deutschland Gesendet: Montag, 03. Juli :40 An: Claus Musterschüler Betreff: Bewerbung für den Rotary Schüleraustausch Liebe/r Claus Musterschüler, Dein Konto zur Erstellung der Bewerbungsunterlagen für den Rotary Schüleraustausch wurde angelegt. Wir freuen uns, dass du am Rotary Schüleraustauschprogramm teilnimmst. Um Zugang zu deinem Bewerberkonto zu bekommen, aktiviere bitte diesem Link. Dein Benutzername lautet: (Beispiel) Dein Passwort lautet: Vd6pKTY!%f (Beispiel) Dein. Rotary Jugenddienst Deutschland Team Diese wurde automatisch erstellt. Bitte antworte nicht an diese -Adresse. Falls du Fragen hast, wende dich bitte an deinen Sponsor Rotary Club. Tutorial Outbound 3 3

4 Login Trage in die Adress-Zeile deines Internet- Browsers diese url ein: Danach trage ein: (Beispiel) Password Vd6pKTY!%f (Beispiel) Klicke auf Login Auf der neu geöffneten Seite klicke auf den Button Application Form : Tutorial Outbound 4 4

5 Allgemeine Ausfüllinformation und Datenschutzerklärung Bevor du mit dem Eintrag deiner Daten in die einzelnen Steps beginnen kannst, musst du zunächst im Step 1 das Blatt mit den General Information and Instructions herunterladen. 2. Lies die Seiten sorgfältig und bestätige dieses, indem du einen Haken in den Kasten I, the applicant, and my parents have read the General Information and the Data Collection and usage Procedures and we do agree setzt. 3. Schließe ab, indem du auf den Button Save klickst. 4. Jetzt bekommst du Zugang zu den weiteren Steps. Tutorial Outbound 5 5

6 Ausfüllen der Step 2-12 * = Pflichtfeld Schreibweise der Telefonnummern beachten Die Seiten werden automatisch gespeichert. Fülle die Steps 2 bis 12 sorgfältig und korrekt aus Die Reihenfolge der Steps muss beim Ausfüllen nicht eingehalten werden Tutorial Outbound 6 6

7 Extraforms Nachdem die Steps 2 und 3 komplett ausgefüllt wurden, erhältst du eine mit Formblättern. Drucke die Formblätter aus, fülle sie aus. Die Unterschriften müssen in blauer Farbe sein. Einige Formblätter müssen von Arzt, Zahnarzt und der Schule ausgefüllt werden. Von: Rotary Jugenddienst Deutschland <[email protected]> An: [email protected] CC: [email protected] Betreff: Extra Formblätter für das Bewerbungsformular; Gastelternbewerbung; Vereinbarung SponsorClub- Schüler/Eltern Anlagen: Bewerbung als Gasteltern + Vereinbarung Eltern mit dem Rotary Club.pdf; extraform.pdf Liebe/r Claus Musterschüler, mit dieser erhältst du weitere Unterlagen für deine Bewerbung. Drucke die Unterlagen aus und bearbeite sie. Die Extra-Formulare werden Bestandteil der Bewerbungsunterlagen (Application Form). Fülle die Formulare aus bzw. lasse diese von den zuständigen Stellen ausfüllen (Arzt, Zahnarzt, Schule). Einige Seiten sind auch von dir und deinen Eltern in Gegenwart eines Rotariers zu unterschreiben. Zusätzlich benötigst du noch die letzten vier Zeugnis-Transkriptionen und deinen Reisepass. Anschließend müssen die Unterlagen gescannt und im Step 13 durch Hochladen in die Bewerbung eingefügt werden. Siehe hierzu auch die Erklärungen in den Ausfüllhinweisen (im Step 1). Die Gastelternbewerbung und die Vereinbarung zwischen dem Sponsor Club und deinen Eltern und dir müssen ausgefüllt und unterschrieben an den Club Jugenddienst gegeben werden. Bei Problemen wende dich an den Jugenddienstbeauftragten deines Sponsor Rotary Clubs. Dein Rotary Jugenddienst Deutschland Team Diese wurde automatisch erstellt. Bitte antworte nicht an diese -Adresse. Tutorial Outbound 7 7

8 Hochladen der Extraforms im Step 13 Die nach Step 3 zugesandten und ausgefüllten Extra Forms plus die vier letzten Zeugnisse und die Lichtbildseite des Passes scannen (keine grauen Seiten; keine Handy Bilder) und anschließend entsprechend der Vorgabe hochladen. Fehlen die Formblätter? Dann neu mit: Click here to resend anfordern. Tutorial Outbound 8 8

9 Abschluss der Bewerbung Du hast die Eintragung der Daten in den einzelnen Steps abgeschlossen und die Bilder (jpg) hochgeladen!! Es ist fast geschafft!! - jedenfalls fürs Erste Bevor du die Bewerbung ganz abschließt, drucke dir mit Show Application as Draft einen Entwurf aus. Alles richtig? Sonst korrigiere. Schließe die Bewerbung mit einem Klick im Kasten I have fully completed my application ab. Danach klicke auf Save. Sofern nicht alle Steps ausgefüllt worden sind, erhältst du eine Fehlermeldung. Korrigiere und speichere erneut. Tutorial Outbound 9 9

10 Download der Bewerbung Mit dem Abschluss der Bewerbung (Save) öffnet sich diese neue Seite. 1. Du kannst die Bewerbung als PDF herunterladen und danach in Papierform ausdrucken. 2. Den Antrag deiner Eltern auf Gastelternschaft und die Absprache mit dem Sponsor Rotary Club ausdrucken. Die Unterlagen müssen ausgefüllt an den Rotary Club gegeben werden. 3. Gleichzeitig ist der neue Button My Account eingerichtet. In dieses neue Konto musst du Veränderungen während des Austausches eintragen. Tutorial Outbound 10 10

11 My Account = Dein Account Das Account besteht aus vier Seiten: Personal Info: die Daten werden weitgehend aus deiner Bewerbung übernommen Sponsor Info: hier findest du deine Länderwüsche und die Ländereinplanung durch den Distrikt bzw. Multidistrikt. Sobald die Guarantee Form hochgeladen wurde, ist sie hier zu finden. Hosting Info: trage hier deinen Councellor und deine Gastfamilien ein General Info: mache hier Angaben zu deiner Schule im Gastland, deinem Taschengeld und deinen Reiseterminen Tutorial Outbound 11 11

12 My Account - Personal Info Auf der Seite Personal Info wird der Großteil der Daten aus deiner Bewerbung übernommen. Host Distrikt und Host Rotary Club werden durch den Multi-/Distrikt eingetragen Tutorial Outbound 12 12

13 My Account Sponsor Info Auf der Seite Sponsor Info kannst du keine Eintragungen machen. Die Angaben zu Student Planning werden aus dem Step 11 des Bewerbungsantrages übernommen. Der Distriktsbeauftragte trägt unter District Planning die Länderein-planung ein. Die endgültige Ländereinplanung erfolgt durch den MD-Koordinator. Sie wird unter M-District Planning angezeigt. Nachdem deine Bewerbung im Gastland akzeptiert worden ist, wird eine Guarantee Form erstellt und hier gespeichert. Du kannst sie dann herunterladen. Tutorial Outbound 13 13

14 My Account Hosting Info Du musst die Eintragungen auf dieser Seite vornehmen. Sobald bekannt, trage den Host Club Counselor und die Host Family 1 ein. Für die 2. und weitere Gastfamilie/n den Button Add More anklicken und eintragen. Tutorial Outbound 14 14

15 My Account General Info Trage hier Angaben zu deiner Schule im Gastland, die Höhe deines Taschengeldes und deine Pläne für die Hin- und Rückreisen zum/vom Gastland ein. Ggfs. auch Anmerkungen eintragen Tutorial Outbound 15 15

16 Forgot your Password 1 You have forgotten your password to access the database? No problem, here is the way to generate a new one. 1. Access database.rotary-jugenddienst.de and click on Forgot your password 2. Enter your -Address (User-ID) and the Captcha. Click on Reset Password 3. You will receive an .. continued next page 2 3 Tutorial Outbound 16 16

17 Forgot your Password 2 Betreff: Rotary Jugenddienst Deutschland password reset Datum: Tue, 01 Aug :45: Von: RJD <[email protected]> An: [email protected]. Dear Student, Test, Someone (presumably you) requested a password change through verification. If this was not you, ignore this message and nothing will happen.. If you requested this verification, visit the following URL to change your password: Follow the link on the bottom line of the A new site opens. Enter your new Password (twice) and the Captcha. Click in Reset Password. 6. Login to your account with your new Password. 6 Tutorial Outbound 17 17