Gemeinsam Zukunft gestalten!

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1 2017 Herausgeber Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm Zweckverband (KIRU) Schulze-Delitzsch-Weg Ulm 0731 / Interkommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm GmbH (IIRU) Carl-Zeiss-Strasse Reutlingen / info@rz-kiru.de Gemeinsam Zukunft gestalten!

2 I Innovation BildunterschriftLecat. Harum et, torepud anditatia delicium fugit evellaborro erehend icitibus Liebe Leserinnen und Leser, die neue Ausgabe unseres Kundenmagazins Forum gibt Rückblicke und wagt Ausblicke. Die vergangenen 365 Tage hatten es sozusagen in sich. Ich meine mit Recht sagen zu dürfen, dass 2016 das spannendste, arbeitsreichste, kräftezehrendste, aber auch entscheidendste Jahr meiner bisherigen Amtszeit als Geschäftsführer der KIRU war. Der in der Verbandsversammlung 2015 beschlossene Auftrag zur Vorbereitung einer Fusion der drei Rechenzentren und der Datenzentrale Baden-Württemberg forderte 2016 der Geschäftsführung wie auch den nachgeordneten Führungskräften in zahlreichen Projektsitzungen vieles zusätzliche ab. Eine Fusion mit vier Partnern zu realisieren ist eine enorme Herausforderung, zumal auch das Land und die kommunalen Spitzenverbände in das alte wie neue Konstrukt mit eingebunden sind. Die Rechtsform als Kommunale Datenanstalt wird in einem langwierigen Gesetzgebungsverfahren erarbeitet und voraussichtlich im Jahr 2017 durch den Landtag verabschiedet. Warum dieser Aufwand? Warum die Fusion? Diese Frage beschäftigt die kommunalen Mandatsträger in den nächsten Monaten sicher, wenn es um eine Zustimmung zum Zusammenschluss geht. Die Antwort darauf lautet: Die IT wird in allen Bereichen innerhalb der Kommunalverwaltung, aber auch in der Beziehung Bürger - Verwaltung weitaus mehr Bedeutung erhalten, als wir es uns heute vorstellen können. Der Anteil der Kosten für die IT im Verhältnis zu den Gesamtausgaben der Kommune wird aufgrund immer neuer und weitergehender Einsatzbereiche steigen. Nur mit technisch aktuellen, hocheffizienten und gut organisierten Verwaltungen werden wir den Standort Deutschland wettbewerbsfähig halten können. Diese enorme Herausforderung der Kommunen kann nur durch einen exzellenten und gleichzeitig auf Datensicherheit und Datenschutz ausgerichteten kommunalen IT-Dienstleister nachhaltig begleitet und umgesetzt werden. Unsere Antwort in Baden-Württemberg auf dieses nicht unrealistische Szenario lautet daher: Gemeinsame Zukunft durch die Fusion. Sicherlich hätte man auch den Weg über weitere, engere Kooperationen wählen können wie wir sie seit über 45 Jahre erfolgreich praktizieren, und um die uns andere Bundesländer zurecht beneiden. Die Verbandsvorsitzenden wie auch die Verbandsversammlungen haben sich jedoch unter Abwägung aller Vorund Nachteile für den Weg der Fusion entschieden: Ein Land eine kommunale IT. In diesem Sinne drehen wir derzeit ein ganz großes Rad. Die Zukunft wird uns Recht geben

3 Gemeinsam Zukunft gestalten Inhaltsverzeichnis 2017 I Zweckverband Leistungsstarker Verband Seit über 45 Jahren gibt es die kommunalen Gebietsrechenzentren. 6 Kommunale IT in Baden- Württemberg im Umbruch Die Umstrukturierung des DVV BW schreitet voran. 8 Rückblick: 12 Kunden-Informationstag Viele Gäste besuchten den Kunden-Informationstag am Standort in Ulm. II Sicherheit Vorsicht vor Schadprogrammen! 16 Angriffe über Ransomware werden immer häufiger. III Entwicklung Einfach und zu jeder Zeit 18 In Oberndorf werden Lösungen fürs Personal Die Stadt Schwäbisch 20 Flüchtlingsmanagement 22 mit E-Akte dvv.flüchtlingsmanagement Geoinformationen jetzt online bereitgestellt. Gmünd setzt dvv.personal mit Komponenten ein. sorgt für die medien- bruchfreie Verwaltung. IV Service Nur drucken, was 30 nötig ist Mit Software von Beta Systems optimiert die KIRU den Druckoutput. Vertrauenssache Sipplingen vertraut seit zehn Jahren auf den Personalabrechnungsservice. 32 Doppikprojekte auf dem Weg Umstieg und Einstieg in die Kommunale Doppik mit kiru.finanzen_n. 34 V Intern Vereinbarkeit Seit Juni 2015 führt die KIRU das Zertifikat audit berufundfamilie. 42 Am besten geht s im Team Beim jährlichen KIRU- Azubi-Event wird der Teamgeist gestärkt. 44 Stromtankstelle in 46 Betrieb Die KIRU-Standorte Ulm und Reutlingen haben jetzt eine Stromtankstelle.

4 Editorial 3 Anzeigen 50 Das Standesamt ist 24 digital Die elektronische Kommunikation vereinfacht die Arbeit im Standesamt. Europaweite Abfrage RESPER ermöglicht Fahrerlaubnisdaten europaweit abzufragen. 26 Produktive Veranlagung 28 Elektronische Übermittlung wird Pflicht 29 Lösung für Veranlagungen von Steuern und Abgaben geht produktiv. Die digitale Übermittlung von Gewerbedaten wird ab 2016 Pflicht. Einfach und schnell mit 36 Workflow Die KIRU hat seit elf Jahren einen Rechnungseingangs- Workflow im Einsatz. Kundenwünsche im Blick Mehr Personal für die Betreuung von dvv.dokumentenmanagement. 38 Automatisch informiert Der neue E-Bürgerdienst Wohnungsgeber ist erfolgreich im Einsatz. 39 Kommunales Bauplatzmanagement iiru.baupilot hilft bei der Verwaltung von Baugrundstücken. 40 Blick hinter die Kulissen Das Serviceteam in der Cafeteria sorgt für eine gute Verpflegung. 47 Jubilare Betriebs- und Dienstjubiläen. 48 Nachruf 49 Unser ehemaliger Geschäftsführers Bernhard Glietsch ist verstorben

5 I Zweckverband Leistungsstarker Verband Seit über 45 Jahren ist die Datenverarbeitung für Kommunen in der Hand der Rechenzentren. Trotz winterlichem Wetter kamen zahlreiche Mitglieder des Zweckverbandes KIRU zur Verbandsversammlung am 26. November 2015 ins oberschwäbische Weingarten. Neben den verschiedenen Rechenschaftsberichten stand auch die Aufnahme von zwei neuen Verbandsmitgliedern auf der Tagesordnung. Zahlreiche Mitglieder waren der Einladung der KIRU gefolgt und trotz winterlichem Wetter rechtzeitig zur 16. Verbandsversammlung in der Kultur- und Kongresshalle in Weingarten eingetroffen. Neben Rechenschaftsberichten des Verbandsvorsitzenden Dr. Ulrich Fiedler, des Aufsichtsratsvorsitzenden Thomas Hölsch und des Geschäftsführers Manfred Allgaier stand die Aufnahme von zwei neuen Verbandsmitgliedern auf der Tagesordnung. Ich freue mich, dass wir dieses Jahr wieder über den Beitritt von zwei neuen Verbandsmitgliedern beschließen dürfen. Seit 2011 konnten wir damit neun neue Mitglieder aufnehmen. Dies ist für mich die Bestätigung, dass sich die Idee der zentralen Datenverarbeitung in einem gemeinsamen Zweckverband seit nunmehr 46 Jahren bewährt hat, sagte Fiedler zu Beginn seines Berichts. Ich freue mich auch über die große Zahl von Mitgliedern, die den Weg heute nach Weingarten gefunden haben und damit unter anderem die Würdigung der Arbeit des Zweckverbandes zum Ausdruck bringen. In seinen Ausführungen ging er zunächst auf die geplante Fusion aller drei Rechenzentren 6

6 I Zweckverband Die Versammlung stimmt dem Letter of Intent (LOI) zu, der eine weitere Verbindlichkeit in den Fusionsprozess bringt. KIVBF, KDRS, KIRU und der Datenzentrale Baden-Württemberg ein. Fiedler, der befristet für die Dauer des Projektes zur Erstellung des Umsetzungskonzeptes für die Fusion zum Vorsitzenden des Lenkungsausschusses gewählt wurde, erläuterte Details zu den geplanten Rahmenbedingungen eines fusionierten Unternehmens. Der Zeitplan sieht vor, dass die Fusion 2016 im Rahmen einer virtuellen Organisation vorbereitet wird. Ich bin dankbar, dass ich für meine Arbeit als Vorsitzender des Lenkungsausschusses eine große Rückendeckung aus unserem Verwaltungsrat habe und dass ich im Fusionsprozess aufs Tempo drücken darf. Ich vernehme eine positive Stimmung bei allen am Fusionsprozess Beteiligten. Damit der Fusionsprozess nicht ins Stocken kommt, empfahl Fiedler der Versammlung die Zustimmung zum Letter of Intent Version 2.0, um damit eine Verbindlichkeit in die weitere Fusionsarbeit zu bringen. Der Letter of Intent beschreibt die Absicht der Partner, den Weg hin zu einer Gesamtfusion gemeinsam vorzubereiten, abzustimmen und zu vereinbaren. Die Beschlussfassung ist insbesondere für das Land Baden-Württemberg wichtig, welches als Voraussetzung für die Gesetzesinitiative eine gewisse verbindliche Festlegung der DVV-Partner einfordert, erklärte Fiedler. Im Anschluss stimmte die Versammlung dem Letter of Intent zu. KIRU-Geschäftsführer Manfred Allgaier (rechts) freut sich über den Beitritt von zwei neuen Verbandsmitgliedern: Die Gemeinde Ertingen (Landkreis Biberach) und das Studierendenwerk Tübingen Hohenheim. Ihr Ansprechpartner: Wolfgang Hoch / wolfgang.hoch@rz-kiru.de Auch Geschäftsführer Manfred Allgaier betonte in seinen Ausführungen die Anstrengungen, die alle vier Partner im Datenverarbeitungsverbund Baden-Württemberg auf dem Weg zu einem gemeinsamen Unternehmen aufbringen müssen. Die unterschiedlichen Kulturen dieser Einrichtungen lassen den Schwierigkeitsgrad dieses Vorhaben exponentiell in die Höhe schnellen. Aber mit etwas gutem Willen kann auch mit dieser Situation umgegangen und verwertbare Ergebnisse erzielt werden, vorausgesetzt alle Gesprächs- oder Projektpartner haben immer das gemeinsame Ziel vor Augen. Für Allgaier ist die Zukunftsfähigkeit nur gemeinsam zu erreichen: Wir brauchen diesen Zusammenschluss und diese Fusion, weil sie allen Kommunen in Baden-Württemberg zu Gute kommt. Wir alleine als Rechenzentrum sind mittel- bis langfristig zu klein, um die großen IT-Veränderungen und Technologien der künftigen Jahre stemmen und zu bezahlbaren Kosten anbieten zu können. (...) So gesehen werbe ich um Ihr Vertrauen für den Weg zu einer Gesamtfusion. Im weiteren Verlauf der Verbandsversammlung wurden zwei neue Mitglieder in den Verband aufgenommen: die Gemeinde Ertingen im Landkreis Biberach und das Studierendenwerk Tübingen Hohenheim. Damit steigt die Gesamtmitgliederzahl des Zweckverbandes KIRU auf 364. Zum Abschluss des Tages sorgte der in Weingarten wohnende Kabarettist Uli Boettcher für gute Unterhaltung. Dabei nahm er auch einige der anwesenden Bürgermeister aufs Korn, unter anderem den Vorsitzenden Fiedler, der das mit einem überzeugten Lachen akzeptierte

7 Kommunale IT in Baden-Württemberg im Umbruch Umstrukturierung des Datenverarbeitungsverbundes schreitet voran. Marktkonsolidierungen in der IT haben viele Gesichter. Kommunale IT-Dienstleister betreiben schon heute bundesweit gemeinsame Adress-, Verzeichnis-, Scan- und Digitalisierungsdienste, profitieren vom Leistungsaustausch im Verbund oder schließen sich in Einkaufsgemeinschaften zusammen. Sie betreiben gemeinsame Rechenzentren, bieten RZ-Leistungen für andere an oder fusionieren, um zu noch mehr Synergien zu gelangen. In Baden-Württemberg haben die ersten Zusammenschlüsse lokaler Rechenzentren zu größeren Einheiten schon in den 1970er-Jahren stattgefunden. In der nächsten Ausbaustufe kam es zum Zusammenschluss der Regionen Reutlingen und Ulm zum Zweckverband KIRU. Analog dazu fusionierten die Rechenzentren der Regionen Baden und Franken zum Zweckverband KIVBF. Mitte der 90er-Jahre erfolgte dann auf Basis von Vereinbarungen die institutionalisierte Zusammenarbeit von KIRU und KIVBF mit dem Zweckverband KDRS und der Datenzentrale Baden-Württemberg (DZBW) als gemeinsamer Entwicklungsanstalt im Datenverarbeitungsverbund Baden-Württemberg (DVV BW). Erste Überlegungen zu einer weiteren Intensivierung dieser Zusammenarbeit gab es schon seit 2008, um die erforderlichen IT-Leistungen für die rund

8 I Zweckverband Kommunen, die 9 Stadt- und 35 Landkreise sowie das Land Baden-Württemberg angesichts der rasanten Veränderungsgeschwindigkeit dauerhaft sicherzustellen und weiterzuentwickeln. Gleichzeitig nahm der digitale Wandel immer mehr an Geschwindigkeit zu, E-Government und E-Akte erhöhen zudem den Handlungsdruck. Mit Blick auf die Kommunalentwicklungs- und Infrastrukturpolitik ist angesichts dieser rasanten Entwicklung auch eine digitale Agenda auf kommunaler Ebene erforderlich, um die Standort- und Lebensqualität im Land weiterhin zu sichern und die Aufgaben der Daseinsvorsorge zu erledigen. Eine enge Vernetzung zwischen Politik, Verwaltung, Wirtschaft und Zivilgesellschaft - horizontal in den Regionen, vertikal zwischen Kommunen, Stadt- und Landkreisen, Land und Bund - ist dabei unabdingbar, benötigt aber eine effiziente IT-Infrastruktur. Dazu gehört in einem Flächenland wie Baden-Württemberg natürlich auch der Ausbau der Breitbandversorgung, dem damit eine entscheidende Schlüsselrolle zukommt, wenn es um die Schaffung von modernen und effizienten Verwaltungsstrukturen geht. Für diesen Ausbau werden jährlich hohe zweistellige Millionenbeträge zur Verfügung gestellt, damit alle gesellschaftlichen Gruppen über einen vernünftigen Zugang zur digitalen Welt verfügen. Die Umsetzung erfolgt oft in Zusammenschlüssen von Gemeinden und Landkreisen, um die Attraktivität der Kommunen für die Bürger und die Unternehmen zu erhalten und zu steigern. Knappe Kassen, immer weniger Personal Ein weiterer Anlass für die Umstrukturierung des bestehenden DVV BW und die Vollfusionierung der vier Partnerunternehmen, ist der Umstand, dass die öffentliche Verwaltung auch auf absehbare Zeit weiter unter dem Eindruck von knappen Haushaltsmitteln und immer weniger Personal stehen wird. Die Gremien der DZBW und der Zweckverbände KDRS, KIRU und KIVBF haben diesen Aspekten Rechnung getragen und sich zwischen Sommer 2014 und Frühjahr 2015 intensiv mit der Frage beschäftigt, ob durch einen Zusammenschluss der vier Häuser relevante Synergien erzeugt werden können, um den kommunalen Beitrag zum digitalen Wandel zukünftig noch effizienter und effektiver zu leisten. Die vorhandenen Stärken sollen nach Möglichkeit gebündelt und fokussiert werden, um die Wettbewerbsfähigkeit und Innovationsfähigkeit der kommunalen IT in Baden- Württemberg zu steigern. Eine bei einem externen Beratungshaus in Auftrag gegebene und als friendly due diligence durchgeführte Untersuchung hat die zugrunde liegenden Vermutungen bestätigt. Im Ergebnis konnte festgehalten werden, dass ab dem fünften Jahr nach einer Fusion ein erhebliches Einsparpotenzial pro Jahr zu erwarten ist. In der Folge haben sich die DVV BW-Partner in der zweiten Jahreshälfte 2015 in häuserübergreifenden Projekten sehr intensiv mit den möglichen Umsetzungsszenarien auseinandergesetzt und diese in einem Umsetzungskonzept konsolidiert. Im Ergebnis zeichnete sich ab, dass eine Anstalt des öffentlichen Rechts (AöR) am besten dazu geeignet ist, um die ins Auge gefassten Ziele zu erreichen und die Interessen aller Fusionspartner angemessen zu berücksichtigen. Getragen werden soll diese AöR von einem Gesamtzweckverband aus dem Zusammenschluss der drei heute noch selbständigen Zweckverbände und dem Land Baden- Württemberg. Sicherung der Innovationsfähigkeit Als Ziel gesetzt hat sich das neue Gesamtunternehmen die Schaffung und Bereitstellung von IT-gestützten integrierten Lösungen für die kommunale, öffentliche Hand entlang ihrer gesamten Wertschöpfungskette. Konkret bedeutet das die Steigerung der vorhandenen Qualität und die Sicherung der Innovationsfähigkeit

9 für neue Lösungen und innovative Technologien. Dazu gehören die Optimierung der Kundenbetreuung und Stärkung der Kundenbindung in allen Kundensegmenten ebenso wie die dafür notwendige Absicherung gegen demographische und fachliche Personaleffekte. Doch bevor dieser Weg weiterverfolgt werden konnte, war die grundsätzliche Zustimmung der Zweckverbandsmitglieder zur Fusion erforderlich, die von den Verbandsspitzen der KIRU, KDRS und der KIVBF Ende 2015 auf den jeweiligen Verbandsversammlungen eingeholt wurde. Gemeinsam mit der Zustimmung des Verwaltungsrates der DZBW war der Weg für das erforderliche Gesetzgebungsverfahren des Landes freigemacht. Politisch unterstützt wird dieser Prozess von den kommunalen Spitzenverbänden in Baden-Württemberg und der Landesregierung, die hierzu eine entsprechende Absichtserklärung in den Koalitionsvertrag aufgenommen hat. Das ermittelte Optimierungspotenzial speist sich zu einem wesentlichen Teil aus einer Standardisierung der bislang angebotenen Lösungen und Dienstleistungen, denn die derzeitigen IT-Landschaften sind historisch gewachsen und teilweise durchaus heterogen. Natürlich sind mit einem solchen fundamentalen Wandel nicht nur große Chancen, sondern auch diverse Risiken verknüpft. Um den Unsicherheiten zu begegnen, die bei Veränderungen solchen Ausmaßes geradezu zwangsläufig auftreten, wurde deshalb für die nächste Phase ein Transformationsprogramm ins Leben gerufen. Bis Ende 2017 sollen in dem Programm alle juristischen, technischen, prozessualen und fachlichen Fragen geklärt und die Wertschöpfungsprozesse neu 10

10 I Zweckverband ausgerichtet sein, damit die Fusion Realität werden kann. Dabei wird es ganz wesentlich darauf ankommen, dass die Fusionsvorteile auch aus Kundensicht deutlich erkennbar sind. Regionaler Bezug bleibt erhalten Neben den bereits erwähnten technischen und wirtschaftlichen Synergien gehören dazu auch der Erhalt der Inhouse-Fähigkeit, die Drittmarktfähigkeit und vor allem der regionale Bezug in der Betreuungsstruktur. Eine Voraussetzung für den Zusammenschluss ist dementsprechend konsequenterweise der Erhalt aller bisherigen Standorte. Auch fusions- oder betriebsbedingte Kündigungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern werden ausgeschlossen, so dass niemand Existenzängste haben muss. Trotzdem wird es durch neue fachliche Zuschnitte und die Zusammenlegung von Aufgabenbereichen zu Veränderungen für Einzelnen kommen. Dies ist unumgänglich, denn die Herausforderungen der Zukunft können nur mit neuen Herangehensweisen erfolgreich gemeistert werden und der Entwicklungsschritt zur Fusion ist notwendig, um die gemeinsame Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Zur Minimierung der Reibungsverluste und zur Fokussierung der Aufmerksamkeit auf die Leistungserbringung als Kernaufgabe des Unternehmens müssen die notwendigen kulturellen Veränderungen vollzogen werden, damit am Ende ein neues Unternehmen mit einer gemeinsamen Identität und einem einheitlichen Selbstverständnis am Markt agiert. Die hervorragende Zusammenarbeit, die bereits gemeinsam gemachten positiven Erfahrungen und das zwischen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bestehende Vertrauen bilden dafür eine sehr gute Ausgangsbasis und stärken die Überzeugung, dass dies zusammen auch gelingen wird. Manfred Allgaier Geschäftsführer Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm (KIRU) William Schmitt Geschäftsführer Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken (KIVBF) Hans Jürgen Simacher Geschäftsführer Kommunale Datenverarbeitung Region Stuttgart (KDRS) Andreas Pelzner Vorsitzender Datenzentrale Baden-Württemberg (DZBW) Ihr Ansprechpartner: Manfred Allgaier 0731 / manfed.allgaier@rz-kiru.de (Beitrag erschienen in VITAKO INTERN Nr. 4, 2016)

11 V Intern Rückblick: Kunden-Informationstag in Ulm Ein vielversprechendes Programm lockte viele Mitglieder und Kunden an den KIRU-Standort in Ulm. Rund 240 interessierte und gut gelaunte Mitglieder, Kunden und Partner der KIRU waren zu Gast beim Kunden-Informationstag am Standort in Ulm, der einige Highlights und Premieren zu bieten hatte. An 30 Infostände rund um die kommunale IT konnten sich die Gäste über aktuelle Themen informieren. Viel Interesse bekundeten die Kunden am Thema elektronische Ablagesysteme, zum Beispiel im Bereich Einwohnerwesen oder beim Flüchtlingsmanagement, aber auch an den mobilen Lösungen, wie zum Beispiel im Bereich der Ordnungswidrigkeiten, beim Dokumentenmanagement, Sitzungsmanagement oder den technischen Neuerungen zu WLAN- und Hotspot-Lösungen. Bewährtes Konzept Das bewährte Konzept der 20-Minuten-Vorträge bot den anwesenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Kommunalverwaltungen einen kurzen Einblick in verschiedene Bereiche. Im Anschluss an die Vorträge und moderierten Rundgänge bestand Gelegenheit für Fragen oder zum Austausch im sonnigen Innenhof des Rechenzentrums, in der Cafeteria oder im Zelt an der Kaffeebar. Großer Andrang herrschte bei den Führungen durch die Produktion der KIRU. Dort konnten die 12

12 I Zweckverband Gäste die Herstellung, Kuvertierung und Verteilung der Druckerzeugnisse verfolgen. Auch das Außengelände vor dem Betriebsgebäude wurde beim Kunden- Informationstag genutzt: An der Smoothie-Bar und im Zelt nahmen sich die Gäste eine kleine Auszeit. Keynote-Vortrag von CIO Krebs Mit einem Keynote-Vortrag zum Thema Zusammenarbeit von Land und Kommunen in der IT eröffnete Ministerialdirektor Stefan Krebs, der amtierende Chief Information Officer (CIO) des Landes Baden-Württemberg, den Tag. Er betonte in seinem Vortrag die Bedeutung von E-Government-Lösungen für die Kommunalverwaltungen, um Bürgerdienste zu ermöglichen. Krebs wies in diesem Zusammenhang auch auf den erfolgten Relaunch von service-bw.de hin, das Serviceportals des Landes, das Vorteile für Kommunen wie auch für Bürgerinnen und Bürger bietet. Im Anschluss informierte Geschäftsführer Manfred Allgaier gemeinsam mit Geschäftsführer William Schmitt vom Rechenzentrum KIVBF über den Sachstand der geplanten Fusion im Datenverarbeitungsverbund Baden-Württemberg. Beide Vorträge waren mit circa 100 Zuhörern sehr gut besucht. Ulmer Münster aus dem 3D-Drucker Nicht nur kommunale IT präsentierte die KIRU beim Kunden-Informationstag Im Rahmenprogramm konnte man am Stand der jungen Firma Create aus Reutlingen beobachten, wie ein Ulmer Münster auf einem 3D-Drucker entsteht. Große, moderne Monitore in höchster Qualität präsentierte die Firma VKT aus Pfullingen. Am Stand der Techniker Krankenkasse wurde die Reaktion und Beweglichkeit getestet. In zwei Kurzvorträgen erklärte die Trainerin und Beraterin Christiane Wittig, wie ein Leben in Balance möglich ist und wie man gemeinsam gute Entscheidungen treffen kann. Passend zur kurz bevorstehenden Fußball-Europameisterschaft hatte das Team vom Fachbereich eservices eine Fußball-Arena aufgebaut. Etwas Geschicklichkeit war notwendig, um den Fußball mit den coolen, Smartphone gesteuerten KIRU-Kickern ins Tor zu schießen. Das sagen unsere Gäste Sehr gelungen die Kombination der Keynote mit den Infos zur geplanten Fusion und eine Messe, die den Besucherinnen und Besuchern einen Überblick zu den aktuellen IT-Themen geboten hat. Gut ist die 20-Minuten-Taktung der Fachvorträge als Appetizer für vertiefende Gespräche an den Ständen oder als Diskussionsgrundlage mit Kolleginnen und Kollegen bei einem Kaffee. (Ute Besch, Abteilungsleiterin IT bei der Stadtverwaltung Ulm) Eine gelungene und durchaus informative Veranstaltung mit kurzweiligen Fachvorträgen. Wir wurden freundlich empfangen und beraten. (Monika Schiem, Amtsleiterin Kämmerei, Gemeinde Fluorn-Winzeln) Ihr Ansprechpartner: Thomas Wagner / thomas.wagner@rz-kiru.de Der Kundentag war für uns ein voller Erfolg. Wir haben viele neue Eindrücke gewinnen können und neue Programme kennengelernt (...). Die KIRU-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter sowie auch die externen Anbieter waren fachlich ausgezeichnet vorbereitet und haben ihr Wissen fundiert und verständlich vermittelt. (...) Das Angebot an Vorträgen war sehr gut, so dass wir eine breite Palette an Informationen mit nach Hause nehmen konnten. (...) Wir wurden bestens verpflegt und bereits bei unserer Ankunft konnten wir spüren, wie sehr sich die KIRU angestrengt hatte, ihren Kunden einen angenehmen Tag zu bereiten. (Günther Vollmer, stellvertretender Leiter des Rechnungsamtes der Gemeinde Jestetten) (...) Die Veranstaltung war ein absoluter Gewinn, um sich neue Informationen vermitteln zu lassen. (Bürgermeister Peter Boch, Gemeinde Epfendorf)

13 Momentaufnahmen Kunden-Informationstag 2016 am Standort in Ulm. 14

14 I Zweckverband

15 II Sicherheit Vorsicht vor Schadprogrammen! Gezielte Angriffe über die sogenannte Ransomware werden immer häufiger. Kriminelle Angriffe auf die IT-Infrastruktur sind in den letzten Jahren immer professioneller, komplexer und zielgerichteter geworden. Die Angriffe erfolgen per , Web oder mobilen Endgeräten und zunehmend auch über unbekannte Schwachstellen, wodurch Angriffe immer schwieriger zu erkennen und abzuwehren sind. Statt technikbegeisterter Hacker, die eine Schwachstelle massenhaft ausnutzen, um zu demonstrieren, was möglich ist, werden Angreifer heute von wirtschaftlichen Motiven geleitet. Neben staatlicher Wirtschaftsspionage hat sich die Wirtschaftskriminalität als Geschäftsmodell etabliert. Die entstehenden Schäden werden immer größer. Ransomware und gezielter Datendiebstahl waren die beliebtesten Angriffsmethoden von Cyberkriminellen im zweiten Quartal Deshalb müssen sich kommunale Verwaltungen besonders effektiv schützen. Ransomware verschlüsselt Daten Eine inzwischen weit verbreitete Methode der Cyber-Kriminalität ist die sogenannte Crypto-Ransomware. Sie verschlüsselt die Dateien auf einem Computer so, dass sie ohne einen Schlüssel nicht mehr geöffnet werden können. Um den Schlüssel zu erhalten, muss eine Art Lösegeld gezahlt werden. Sobald die Malware einen Computer infiziert hat, kann sie sich auf weitere Geräte im Netzwerk ausbreiten und so den kompletten Betrieb lahmlegen.

16 II Sicherheit Ransomware setzt sich zusammen aus den englischen Begriffen Ransom (Lösegeld) und Malware (Schadprogramm). Man kann diese Art Schadsoftware in zwei Kategorien einteilen: Ransomware, die den Zugang zu einem System verwehrt und Ransomware, die die Daten auf den Systemen verschlüsselt. Egal ob Locky, CryptoWall, TeslaCrypt, Petya oder Cerber: Durch den Angriff mit Ransomware wird in der IT-Sicherheit ein wesentliches Sicherheitsziel und Grundwert verletzt, nämlich die Verfügbarkeit der Daten und Systeme. Die Methodik und Vorgehensweise dieser Malware hat sich kurzfristig weiterentwickelt und stellt unsere technischen Sicherheitssysteme immer wieder vor neue Herausforderungen. Dazu kommt die weite Verbreitung von Ransomware, sowohl auf Windows, Mac, Linux oder auch den mobilen Betriebssystemen - inzwischen ist Ransomware überall zu finden. Versäumnisse der Vergangenheit Dieses Schadprogramm zeigt uns deutlich die Versäumnisse der Vergangenheit auf, denn schlecht gepflegte Systeme, fehlende Backups, veraltete, nicht überprüfte Software oder fehlende Netzsegmentierungen erleichtern der Ransomware ihr Vordringen. Das trägt dazu bei, dass viele Betroffene das Lösegeld bezahlen, um wieder an ihre Daten zu gelangen. Damit wird das Geschäftsmodell Ransomware weiter vorangetrieben. Deutschland war 2016 am stärksten durch Ransomware-Angriffe betroffen. Am häufigsten wird diese Art von Malware über Spam- s verteilt, die sich als Rechnungen, Bewerbungen oder Bestellbestätigungen ausgeben und einen Dateianhang oder einen Link beinhalten, in dem ein Trojaner schlummert. Durch öffnen dieser Anhänge werden diese aktiviert. Mittels Exploit-Kits (to exploit, ausnutzen) wird Schadsoftware in IT-Systeme oder auf Webseiten eingeschleust und dann weiter auf andere Rechnersysteme verbreitet. Schutz vor Angriffen Es stehen bereits eine Vielzahl technischer und organisatorischer Maßnahmen in den Bereichen Prävention, Detektion und Reaktion zur Verfügung, die zum Schutz vor den aktuellen Bedrohungen beitragen können: Beschäftigte sensibilisieren (Ransomware und Social Engineering), Schutzmaßnahmen gegen die möglichen Angriffswege und Angriffstechniken, funktionierendes Backup, Systeme auf aktuellem Stand halten, interne Sicherheitsstrukturen schaffen. Kommt es trotz der beschriebenen Präventionsmaßnahmen zu einer Infektion mit Ransomware, ist ruhiges, überlegtes Handeln notwendig. Zunächst sollte die Begrenzung des Schadens und die Verhinderung weiterer Schäden im Fokus stehen, damit eine schnelle Rückkehr zum Normalbetrieb ermöglicht wird. Es ist unbedingt notwendig, die infizierten Systeme sofort vom Datennetz zu trennen, damit eine Übertragung der Schadsoftware auf andere Rechnersysteme verhindert wird. Ihre Ansprechpartner: Bruno Burkhardtsmayer 0731 / bruno.burkhardtsmayer@rz-kiru.de Dirk Blass 0731 / dirk.blass@rz-kiru.de Gut vorbereitet Was erwartet uns in der Zukunft? Werden wir weiter mit Ransomware attackiert? Da sich dieses Geschäftsmodell als sehr einträglich erwiesen hat und viele Unternehmen immer noch fahrlässig mit dem Schutz ihrer Daten umgehen, wird sich die Verbreitung von Ransomware wohl weiter fortsetzen, warnt der KIRU- Sicherheitsexperte Dirk Blass. Deshalb bereiten wir unsere technischen Sicherheitssysteme ständig auf die neuesten Angriffsvektoren vor und informieren in unseren Foren über aktuelle Angriffsmethoden, die über das Internet und per Mail verbreitet werden. Und wir geben unseren Kunden Verhaltenstipps, damit sie derartige Schadsoftware rechtzeitig erkennen und Maßnahmen einleiten können

17 III Entwicklung Einfach und zu jeder Zeit Mit BürgerGIS können Geoinformationen einfach und überall online bereitgestellt werden. Mit einer neuen Online-Anwendung im Koffer war KIRU-Kundenberater Roland Maierhöfer gemeinsam mit dem Kollegen Raimund Zirkel Ende September 2016 zu Gast in der Oberndorfer Gemeinderatssitzung. Gleich der erste Tagesordnungspunkt war den Gästen vom Rechenzentrum vorbehalten. Harald Ginter, Amtsleiter im Hochbauamt der Stadtverwaltung in Oberndorf, stellte die Gäste und das Projekt mit dem Titel Geoinformationssystem BürgerGIS Oberndorf am Neckar vor. Präsentiert wurden die Funktionen und Möglichkeiten des BürgerGIS von Raimund Zirkel, der bei der KIRU auf Geoinformationssysteme (GIS) spezialisiert ist. Die Stadt Oberndorf am Neckar ist nun als erste Kommune im Verbandsgebiet der KIRU mit der Online-Anwendung BürgerGIS im Netz. 140 KIRU-Kunden nutzen dvv.webgis BürgerGIS gehört als Online-Anwendung zu dvv.webgis, dem Geoinformationssystem des Datenverarbeitungsverbundes Baden-Württemberg (DVV BW), mit dem über 450 Kommunen im Land arbeiten. dvv.webgis ist ein ämterübergreifendes Informationssystem für Verwaltungen, Betriebe und Büros. Mit der GIS- Lösung werden kommunale Daten optimal genutzt: Sowohl Geodaten wie auch Verwaltungsdaten können an allen Arbeitsplätzen mit Internetzugang abgerufen und grafisch aufbereitet werden. Die Werkzeuge von dvv.webgis unterstützen die 18

18 III Entwicklung Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter effektiv bei ihren täglichen Aufgaben. Durch die individuelle Erweiterbarkeit mit standardisierten Applikationen, Workflows und Funktionen kann die komplette Infrastruktur der Gemeinde in einer Karte übersichtlich und komfortabel dargestellt und verwaltet werden. (v.l.n.r.:) Harald Ginter (Stadt Oberndorf), Raimund Zirkel und Roland Maierhöfer (KIRU) nach der Vorstellung des neuen BürgerGIS im Gemeinderat der Stadt Oberndorf am Neckar. Eigene Informationen mit Raumbezug Immer mehr Kommunen und Landkreise stellen ihren Bürgerinnen und Bürgern als Service eigene Informationen mit Raumbezug online zur Verfügung, die weit über das Anzeigen von Informationen aus den großen Kartendiensten wie Google Maps hinausgehen, erklärt GIS-Spezialist Raimund Zirkel. Die Online-Anwendung BürgerGIS ermöglicht das Überlagern eigener kommunaler Informationen, wie beispielsweise Bauplätze, Bebauungspläne, Baumbestände, Glascontainer, Kindertagesstätten oder Schulen mit den Online-Kartendiensten und kann in den eigenen kommunalen Internetauftritt mit eingebunden werden. Die neuen Möglichkeiten des Bürgerdienstes haben die Verantwortlichen in der Stadtverwaltung Oberndorf überzeugt: Eines der Ziele des BürgerGIS der Stadt Oberndorf ist es, dass sämtliche bestehende Bebauungspläne und Planungssatzungen in ein System eingepflegt und abgerufen werden können, erklärt Hochbauamtsleiter Ginter. Auch für Bürgermeister Hermann Acker ist BürgerGIS eine sinnvolle Ergänzung der bisherigen Bürgerservices der Stadtverwaltung, unter anderem um das Bauamt etwas zu entlasten, denn die Beantwortung der vielen Einzelanfragen ist zeitaufwendig. Vorteile für Bürger und Unternehmen: Zugang auf interaktive Stadtpläne und Informationen aus den Bereichen öffentliche Einrichtungen, Kultur und Freizeit, Bauleitplanung und vielen anderen kommunalen Themen Einfaches Einbinden beliebiger Informationen der Geoportale als WMS-Dienst Intuitive Volltextsuche Anzeigen von Sachdaten, verknüpften Bildern und Dokumenten Einbinden von Links zu weiterführenden Seiten im Internet Viele weitere Funktionen optional zuschaltbar Ihr Ansprechpartner: Raimund Zirkel / raimund.zirkel@rz-kiru.de Vorteile für Kommunen und Landkreise: Einfaches Bereitstellen von Geoinformationen Nahtlose Integration der BürgerGIS-Karte in den eigenen Internetauftritt Überlagern eigener kommunaler Informationen wie beispielsweise Bebauungspläne oder WMS-Dienste mit den Online-Kartendiensten Transparente Bürgerauskunft: Alle relevanten Informationen auf einfache Weise an Bürgerinnen und Bürger weitergeben

19 Lösungen fürs Personal Die Stadt Schwäbisch Gmünd setzt die Lösung dvv.personal mit Komponenten ein. Eine höhere Wirtschaftlichkeit, Effektivität und Transparenz sind wichtige Ziele für Kommunalverwaltungen. Diesen Herausforderungen müssen sich Kommunen in Zeiten knapper Finanzmittel und trotz der Forderung nach mehr Leistung mit immer knapper werdendem Personal stellen. Das bringt einige Veränderungen im Personalwesen mit sich. Flexible Arbeitszeitmodelle und Zugriff auf wichtige Daten und Anwendungen werden immer selbstverständlicher, betont KIRU-Fachbereichsleiter Steffen Probst. Entwicklungen wie diese machen es erforderlich, alle bisherigen Verwaltungsprozesse auf den Prüfstand zu stellen. Wir unterstützen die Kommunen auf diesem Weg mit unseren Lösungen für die Personalverwaltung. Ein System für alle Prozesse Diesen Trend hat die Stauferstadt Schwäbisch Gmünd im Ostalbkreis frühzeitig erkannt. Um die Arbeitsabläufe im Bereich Personal zu optimieren, setzt die Verwaltung der Großen Kreisstadt mit ihren rund Einwohnern seit knapp 2 Jahren auf die ganzheitliche und integrative Lösung dvv.personal. Wenn mit Excel-Listen und Word-Dateien größere Mengen ständig wechselnder Daten administriert werden müssen, ist dies mit viel Aufwand verbunden und es schleichen 20

20 III Entwicklung Die Stauferstadt Schwäbisch Gmünd im Ostalbkreis. Bild Seite 18 (v.l.n.r): Steffen Probst (KIRU), Helmut Ott, Christian Dolle, Heidrun Stegmaier und Christine Kunz (Stadtverwaltung Schwäbisch Gmünd), Andreas Koring und Martina Merkle (KIRU). sich zwangsläufig Fehler ein. Wenn Daten falsch, redundant oder veraltet sind, kann sich das kritisch bei Personalangelegenheiten auswirken. Deshalb haben wir uns für die Lösung dvv.personal und die schrittweise Einführung weiterer Personalmanagementkomponenten entschieden, sagt Hauptamtsleiter Helmut Ott. Neben den Komponenten Organisationsmanagement, Reisekostenabrechnung (zentrale Lösung), Personalkostenplanung und Positivzeitwirtschaft wurde Anfang des Jahres 2016 das Mitarbeiter-/Führungskräfteportal (ESS/MSS) eingeführt, im Oktober folgte der Org.Manager (Visualisierung, HR-Controlling). Als nächsten Schritt plant das Team um Hauptamtsleiter Ott die Reisekostenabrechnung in ESS/MSS zu integrieren. Dann ist die vollständige Abbildung des Reisekostenprozesses mit elektronischem Beantragungs- und Genehmigungsverfahren der Dienstreisen möglich, so Ott. Elektronische Arbeitszeiterfassung eingeführt Im Jahr 2015 fiel die Entscheidung, die elektronische Arbeitszeiterfassung für die Stadtverwaltung Schwäbisch Gmünd mit ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einzuführen. Wir haben uns für die Lösung dvv.personal Positivzeitwirtschaft mit dvv.personal ESS/MSS entschieden, weil wir uns im Vergleich zu Systemen anderer Anbieter eine doppelte Datenpflege ersparen und die erfassten Daten schnittstellenfrei in andere Komponenten von dvv.personal übergeben wollen. Zudem bietet das Portal ESS/MSS Möglichkeiten, die weit über die reine Arbeitszeiterfassung hinausgehen, berichtet Christian Dolle, Mitarbeiter im Hauptamt der Stadt Schwäbisch Gmünd. Durch die Nutzung der Komponente Organisationsmanagement reduziert sich der Verwaltungsaufwand enorm, da sich die Genehmigungsroutinen automatisch ableiten und Änderungen durch das System selbst vollzogen werden. Nach einer Erprobung von mehreren Monaten in der Testumgebung sind nun seit Februar 2016 die ersten 100 Beschäftigten im Echtbetrieb, der zu unserer vollsten Zufriedenheit verläuft. Komfortabel ist die Buchung mittels Transponder an den Terminals der Firma Datafox. Geplant ist die Ausweitung der elektronischen Arbeitszeiterfassung auf nahezu alle Verwaltungsbereiche und die Einführung der elektronischen Reisekostenabrechnung über das Portal ESS/MSS. Erfolgreich umgesetzte Kundenprojekte: Produktivsetzungen in 2016: Org.Manager: 2 Kunden PKP mit OM: 2 Kunden Positivzeitwirtschaft: 2 Kunden ESS/MSS (Mitarbeiterportal) 2 Kunden Reisekostenabrechnung: 4 Kunden E-Recruiting 1 Kunde Ihr Ansprechpartner: Steffen Probst 0731 / steffen.probst@rz-kiru.de Projekte in der Umsetzungsphase: Organisationsmanagement: 3 Kunden Org.Manager: 4 Kunden PKP mit OM: 2 Kunden Positivzeitwirtschaft: 1 Kunde ESS/MSS (Mitarbeiterportal) 1 Kunde E-Recruiting 2 Kunden

21 Flüchtlingsmanagement mit E-Akte dvv.flüchtlingsmanagement mit E-Akte sorgt für eine medienbruchfreie Verwaltung. Der Datenverarbeitungsverbund Baden-Württemberg unterstützt die Verwaltungen (Land mit Landeserstaufnahmestellen, Kreise als untere Aufnahmebehörden, Kommunen in der Anschlussunterbringung) mit einer neuen Lösung: Das medienbruchfreie, über die verschiedenen Ebenen hinweg durchgängige Flüchtlingsmanagement mit elektronischer Akte. Damit bietet sich die Chance, weitere elektronische Verwaltungsprozesse einzuführen. Kommunen können durch den sinnvollen Einsatz von IT bei ihren Aufgaben rund um das Flüchtlingsmanagement entlastet werden. Die Integration der vielen Neubürger und möglicherweise weiterer Ankommenden wird Kommunen auch in den kommenden Jahren beschäftigen. Der Datenverarbeitungsverbund Baden-Württemberg (DVV BW) arbeitet gemeinsam mit den Landkreisen und Kommunen an praktikablen Lösungen für notwendige und sinnvolle IT-Unterstützung. Mehraufwand mit Insellösungen Bisher waren viele der eingesetzten Verfahren nur Insellösungen ohne entsprechende Schnittstellen. In Baden-Württemberg werden ankommende Flüchtlinge mit Hilfe des landeseinheitlichen Verfahrens Migranten-Verwaltungs-Informationssystem (MigVIS) registriert. Die Daten werden anschließend an die zuständi- 22

22 III Entwicklung gen Stadt- und Landkreise weitergeleitet, bisher meist mit Listen in Papierform oder mit Excel-Dateien. Insbesondere für die Unterbringung gab es keine standardisierte Softwareunterstützung. Durch die manuelle Eingabe der Daten in die Folgesysteme entstand bei ohnehin schon knappen Ressourcen unter hohem zeitlichen Druck ein erheblicher Mehraufwand: Schreibfehler und Dubletten waren die Folge. Für die Verantwortlichen im DVV BW stellte sich die zentrale Frage, wie eine skalierbare, durchgängige Erfassung und Verarbeitung möglichst vieler personenbezogener Daten bei der Registrierung, Versorgung, Unterbringung und Integration der ankommenden Personen sichergestellt werden kann. E-Akte Flüchtlingsmanagement entwickelt Gemeinsam mit Vertretern aus Stadt- und Landkreisen in Baden-Württemberg wurden im vergangenen Jahr die Anforderungen an ein digitales Flüchtlingsmanagement definiert. Die Arbeitsgruppe beschloss die Entwicklung einer E-Akte für das Flüchtlingsmanagement auf Basis des bereits bei vielen Kommunen im Einsatz befindlichen Dokumentenmanagementsystems (DMS). Diese ermöglicht den elektronischen Datenaustausch zwischen dem Fachverfahren MigVIS der Landeserstaufnahmestellen und den Verfahren der Stadt- und Landkreise. In nur wenigen Monaten stand ein Prototyp zur Verfügung, der ab März 2016 mehrere Monate intensiv getestet und zur Marktreife gebracht werden konnte. Erste Erfahrungen positiv Der Zugriff auf einen zentralen Datenbestand und der automatisierte Datenaustausch reduziert die Fehleranfälligkeit bei gleichzeitig geringerem Personalaufwand. Baden-Württemberg verfügt damit über eine einheitliche Lösung für alle 44 landesweiten unteren Aufnahmebehörden. Seit Mai 2016 ist die E-Akte beim Landkreis Breisgau-Hochschwarzwald im Echteinsatz. Der Datenbestand aus dem Landesverfahren MigVIS wird dafür automatisiert in das neue System importiert und mit allen notwendigen zusätzlichen Datenfeldern angereichert. Mit der jetzt entwickelten Plattform gehören die viel zu langwierigen, unübersichtlichen und mit zahlreichen Fehlerquellen behafteten Verfahren zur Registrierung, Unterbringung, Versorgung und Integration von Flüchtlingen der Vergangenheit an, betont Landrätin Dorothea Störr-Ritter. Die Funktionalität von dvv.flüchtlingsmanagement gliedert sich im Wesentlichen in die Bereiche Unterbringung, Fallmanagement, Sozialarbeit und Arbeitsmarktintegration. Personenbezogene Dokumente, wie zum Beispiel eingescannte Papiere, s, Bilder oder Office-Dokumente werden direkt beim Fall abgelegt und für die Wiedervorlage gekennzeichnet. Beschäftigte anderer angrenzender Behörden können auf Grundlage eines umfangreichen, datenschutzkonformen Berechtigungssystems Zugriff auf die Daten und Dokumente einer spezifischen Fallakte erhalten. Statistische Auswertungen und die Zugriffsmöglichkeit mit mobilen Endgeräten sorgen für einen hohen Anwenderkomfort. Ihr Ansprechpartner: Roland Maierhöfer / roland.maierhoefer@rz-kiru.de Erweiterung geplant Seit Juni 2016 sind weitere Landkreise und Städte mit dvv.flüchtlingsmanagement produktiv. Die Lösung wurde zunächst auf das Aufgabenspektrum der unteren Aufnahmebehörden zugeschnitten. Eine Erweiterung ist bereits geplant, damit die E-Akte im Zuge der Anschlussunterbringung auch den Gemeinden zur Verfügung gestellt werden kann. Im Juli diesen Jahres wurde eine kommunale Arbeitsgruppe damit beauftragt, die entsprechenden Anforderungen zu definieren und die Schnittstellen zwischen Landkreis und Kommune zu klären. In einem weiteren Schritt kann die weiterentwickelte Lösung im Pilotbetrieb getestet werden

23 Das Standesamt ist digital Die medienbruchfreie, elektronische Kommunikation vereinfacht die Arbeit im Standesamt. Das Standesamtswesen unterliegt seit Jahren einem enormen Wandel, immer mehr Bereiche werden digitalisiert. Die eingesetzte Lösung dvv.standesamt unterstützt die Anwenderinnen und Anwender in allen Bereichen. Bereits Anfang 2010 startete das erste Standesamt mit dem elektronischen Personenstandsregister, dem mittlerweile alle über Standesämter in Baden- Württemberg angeschlossen sind. Alle vier Register (Geburt-, Ehe-, Sterbe- und Lebenspartnerschaftsregister) werden seitdem digital beurkundet und geführt und mittels Signaturkarte elektronisch unterschrieben. Der Druck sowie die aufwendige und enorm platzbedürftige doppelte Aufbewahrung in Papierform im Register im Standesamt sowie im Sicherungsregister im zugehörigen Landratsamt entfällt. Bestehende Papierregister können nacherfasst werden. Medienbruchfreie Kommunikation Auch in der Kommunikation unter den Standesämtern und mit anderen Behörden wurde frühzeitig auf die Digitalisierung gesetzt, denn die Anzahl der täglich zu versendenden Nachrichten ist enorm hoch. Seit dem Versand der ersten Nachrichten auf elektronischem Weg im Jahr 2011 konnten die bestehenden Papiermeldungen nach und nach ersetzt werden. Bundesweit kamen immer mehr Kom- 24

24 III Entwicklung munikationspartner hinzu, wie beispielsweise die Bundesnotarkammer in Berlin, das Bayerische Landesamt für Statistik sowie die Melde- und Ausländerämter. Seit 2014 wird ein Großteil der Nachrichten im Standesamt über elektronische Kanäle medienbruchfrei verarbeitet. Das spart Papier, Zeit und Versandkosten und bringt alle Standesämter dem papierlosen Büro einen Schritt näher, erklärt KIRU-Fachbereichsleiter Hans-Peter Rehm. Vernetzung mit Meldeportal Derzeit wird die weitere Vernetzung vorangetrieben. Seit 2016 haben die Beschäftigten in den Standesämtern über das Modul Behördenauskunft einen direkten Zugriff auf Daten des Meldeportals Baden-Württemberg. Anschriftsdaten können damit bequem und schnell abgerufen und in das Fachverfahren übernommen werden. Durch diesen Schritt erhöht sich die Datenqualität und reduziert die Bearbeitungszeit im Standesamt, betont Fachbereichsleiter Rehm, die Adressen müssen nicht mehr abgetippt werden. Der direkte Zugriff auf das Meldeportal erspart den Bürgern einen zusätzlichen Behördengang, denn die Beschaffung eines Melderegisterauszugs entfällt. Elektronische Sammelakte Im Zuge der Schritte weg vom Papier und hin zu einem digitalen Standesamt erfolgte der nächste logische Schritt: die Einführung der elektronischen Sammelakte (E-Sammelakte). Mit diesem optionalen Modul lassen sich die standesamtlichen Sammelakten auf Wunsch digital führen. Mithilfe moderner Hochleistungsscanner mit einer Scanleistung von bis zu 80 Seiten pro Minute können neue und bestehende Sammelakten in ihre digitale Form überführt werden. Die Scanner können bei Bedarf über das Rechenzentrum KIRU bezogen werden. Die E-Sammelakte ist direkt in dvv.standesamt integriert. Sowohl der Scanvorgang als auch der Zugriff auf die Dokumente in der E-Sammelakte erfolgen bequem und unkompliziert direkt aus dem Fachverfahren heraus. Natürlich ist auch die direkte Übernahme von eingegangenen elektronischen Nachrichten möglich. Hier arbeiten E-Sammelakte und elektronische Nachrichten Hand in Hand und führen gemeinsam zu größeren Synergieeffekten. Für die Beschäftigten im Standesamt wird die Arbeit einfacher: Der Weg zum Aktenschrank entfällt, mit einem Klick sind die Unterlagen auf dem Bildschirm. Die Datenhaltung und Bereitstellung der Technik erfolgt im Rechenzentrum, alle erforderlichen Datenschutz- sowie Sicherheitsanforderungen werden somit umgesetzt. Vor Ort im Standesamt muss weder zusätzliche Software noch ein Archivclient bereitgehalten werden. Die moderne und schlanke Lösung E-Sammelakte des Datenverarbeitungsverbundes Baden-Württemberg stößt deshalb auf großes Interesse bei den Verantwortlichen der Standesämter: Wenige Tage nach Einführung der E-Sammelakte lagen der KIRU bereits Bestellungen sowohl kleinerer Gemeinden mit bis zu Einwohner vor, wie auch von großen Städten mit über Einwohner. Ihr Ansprechpartner: Hans-Peter Rehm 0731 / hans-peter.rehm@rz-kiru.de Urkundenportal geplant Die fortschreitende Digitalisierung wird die kommunalen IT-Dienstleister auch in den nächsten Jahren beschäftigen. So sollen über ein Urkundenportal künftig erforderliche standesamtliche Urkunden, die zum Beispiel im Rahmen einer Eheschließung benötigt werden, online von zu Hause aus beim Geburtsstandesamt angefordert werden können. Ein intelligenter Prozess führt bequem durch den gesamten Vorgang und versendet dann den digitalen Antrag direkt an das zuständige baden-württembergische Standesamt, sagt Rehm. Die eingehende Urkundenanforderung wird dann anschließend direkt und medienbruchfrei im Standesamtsverfahren bearbeitet. Nur zur Eheschließung müssen die beiden Glücklichen noch höchstpersönlich beim Standesamt erscheinen

25 Europaweite Abfrage Der Online-Auskunftsdienst RESPER ermöglicht, Fahrerlaubnisdaten europaweit abzufragen. Ab der Version 2.8 des Landeseinheitlichen Informationssystems Fahrerlaubnisse (dvv.laif) können Auskünfte europaweit online abgefragt werden. RESPER steht für Réseau permis de conduire (Übersetzung: Führerscheinnetzwerk). Es ist ein Informationssystem zum internationalen Austausch von Fahrerlaubnisdaten im Rahmen der Erteilung von Fahrerlaubnissen und dient der Prüfung, ob eine Antragstellerin oder ein Antragsteller bereits im Besitz einer in einem EU-Staat erteilten Fahrerlaubnis ist. Datenbasis sind jeweils die nationalen zentralen Fahrerlaubnisregister von über 20 produktiv angebundenen EU- Staaten. Erster Anwender bundesweit RESPER wurde im Oktober 2015 vom Kraftfahrt-Bundesamt zur Verfügung gestellt. Die Datenzentrale Baden-Württemberg hat gemeinsam mit dem Bundesamt ein Testszenario aufgebaut. Nach der Testphase wurden die Programme den Rechenzentren zur Verfügung gestellt. Als erster Anwender bundesweit realisierte die KIRU die Anbindung an RESPER bereits im Dezember Aus dem Fachverfahren LaIF werden die Daten online über das Kraftfahrt-Bundesamt abgerufen. Die Anfragekriterien und der Umfang der RESPER-Auskunft sind ab- 26

26 III Entwicklung Die Führerscheinstelle des Landratsamtes Alb-Donau- Kreis arbeitet mit RESPER. hängig von den Konventionen des Teilnehmerstaats. Umgesetzt wurde zunächst die Suche nach Personendaten und Fahrerlaubnisdaten. Die Person muss in LaIF erfasst sein. Aufgerufen wird die Anbindung an RESPER genauso wie die beiden anderen Online-Schnittstellen beim Kraftfahrt-Bundesamt: das Zentrale Fahrerlaubnis Register (ZFER) und das Fahreignungsregister (FAER). Über die Auswahl des Anfragestaates wird nach der Person gesucht. Mit zusätzlicher Eingabe der Führerscheinnummer kann nach den Fahrerlaubnisdaten gesucht werden. Die Suche nach einer Person in mehreren Ländern ist noch nicht umgesetzt, soll aber in einer späteren Version angeboten werden. Die Erfahrungen aus der Praxis werden in künftige Verbesserungen mit einfließen. Notwendiger Auskunftsdienst In den ersten 17 Arbeitstagen nach Inbetriebnahme konnten im Verbandsgebiet der KIRU mehr als RESPER-Auskünfte verzeichnet werden, was die Notwendigkeit dieses Auskunftsdienstes für die Fahrerlaubnisbehörden deutlich macht. In den 39 angeschlossenen Führerscheinstellen in Baden-Württemberg wurden pro Tag durchschnittlich 80 Anfragen an die europäischen Partnerländer durchgeführt, bis Mitte 2016 waren es bereits mehr als Ihre Ansprechpartnerin: Angelika Veit 0731 / angelika.veit@rz-kiru.de Schnell und komfortabel Seit der Auskunftsdienst RESPER in dvv.laif zur Verfügung steht, sparen wir uns viel Aufwand bei der Klärung zweifelhafter Fälle. Das ist zum Beispiel bei der Umschreibung oder Anerkennung ausländischer EU-Fahrerlaubnisse oder der Ausstellung von deutschen Ersatzdokumenten für verlorene ausländische EU-Führerscheine so. Wir konnten damit auch schon Führerscheinfälschungen identifizieren und Behauptungen widerlegen, wonach angeblich eine ausländische EU-Fahrerlaubnis bestehe, berichtet Markus Häußler, Teamleiter der Führerscheinstelle beim Landratsamt Alb-Donau-Kreis. Bei ausländischen EU-Führerscheinen, die im Ausstellerstaat noch nicht zentral registriert sind, und in Ländern, die noch nicht an RESPER angeschlossen sind, besteht dieser Vorteil noch nicht. Hier muss nach wie vor eine schriftliche Anfrage an das Kraftfahrt-Bundesamt gestellt und von dort an den Ausstellerstaat übermittelt werden. Da manche EU-Staaten weniger auskunftsfreudig sind als andere, kann es dabei zu monatelangen Wartezeiten kommen. Manche Antwort kommt überhaupt nicht bei uns an, so Häußler. Aufgrund der positiven Erfahrungen im Landratsamt wünscht er sich einen baldigen europaweiten Einsatz des Auskunftsdienstes. Auch der Polizeivollzugsdienst greift zwischenzeitlich gerne auf die komfortable LaIF-Anbindung an RESPER zurück und fragt bei Ermittlungen gezielt bei uns an. Es bleibt nur zu hoffen, dass die wenigen europäischen Staaten, die noch nicht angebunden sind, ihre zentralen Register anpassen, um diesen behördenfreundlichen, letztlich aber auch bürgerfreundlichen Service europaweit zu gewährleisten

27 Produktive Veranlagung Die optimierte Lösung für Veranlagungen von Steuern und Abgaben geht produktiv. Das Team der Kämmerei in Albstadt (v.l.n.r.): Michaela Wild, Sybille Reber, Klaus Schöller, Dietmar Schmidt, Ute Beck und sitzend Ebru Yildirim. Drei Kommunalverwaltungen in Baden-Württemberg testeten die fachlich weiterentwickelte Nachfolgelösung des Kommunalmasters Veranlagung im Pilotbetrieb, darunter die KIRU-Mitglieder Stadt Albstadt und die Gemeinde Obernheim. KM-SteuernAbgaben ist Teil der Produktfamilie DZ-Kommunalmaster Finanzen und vollständig in das Verfahren dvv.finanzen integriert. Mit Albstadt und Obernheim werden die ersten beiden KIRU-Kunden zum in den Echtbetrieb mit KM-SteuernAbgaben innerhalb von dvv.finanzen starten. Mit der integrativen Veranlagung haben wir nun einheitlich alle Prozesse in der nachhaltigen Lösung dvv.finanzen, sagt Michaela Wild, stellvertretende Kämmerin der Stadt Albstadt und Kämmerin der Gemeinde Obernheim. Die medienbruchfreie Integration kann sowohl in der Standardvariante wie auch mit dem in Obernheim eingesetzten KM-Smart erfolgen. Durch die Ablösung der kameralen Buchhaltungslösungen in die Doppik kann nun mit KM-SteuernAbgaben direkt im Kassen- und Einnahmenmanagement (PSCD) die Veranlagung von Steuern, Abgaben und Gebühren optimiert abgewickelt werden. Durch die vollständige Einbindung entfallen Schnittstellen. Die Flexibilität zeigt sich bei der Umsetzung der kommunalen Satzungen. Weitere Vorteile ergeben sich vor allem in der sofortigen Verbuchung ins Kassenkonto und in der Speicherung aller Bescheide als PDF in der eigenen Anlageliste. Ergänzt wird der Bescheiddruck um Funktionen wie den Wiederholungsdruck, die Stornierung von Bescheiden sowie die Ergänzung der Bescheide um individuelle Texte. Der Datenträgeraustausch mit dem Finanzamt wird für die Gewerbe- und Grundsteuer auf das sogenannte bayrische Format (Konsens-Format) umgestellt, im Bereich der Wasser-/Abwasserlösung ist die mobile Zählererfassung und Eichauswechslung möglich. All das sorgt für wesentliche Erleichterungen bei der täglichen Erfassung. Die Ablage in einer elektronischen Steuerakte mit Absprung direkt in den Schriftverkehr im Steuerverfahren ist durch eine Standardschnittstelle flexibel möglich. Ihr Ansprechpartner: Marc Reiff / marc.reiff@rz-kiru.de KM-SteuernAbgaben ist flexibel und wird ständig weiterentwickelt. Sowohl die Festsetzung öffentlich-rechtlicher Steuern wie die Vergnügungs- und Zweitwohnungssteuer, als auch privatrechtliche Abgaben wie Parkgebühren, Bewirtschaftungskosten und Mieten erfolgen nun in einem einheitlichen logischen Prinzip durch sogenannte Fakten, angereichert mit den jeweiligen Informationen zum Objekt. Durch die einheitliche Bearbeitungslogik der Veranlagungsarten werden die Geschäftsprozesse und Auskunftsfunktionen vereinfacht und transparenter. 28

28 III Entwicklung Elektronische Übermittlung wird Pflicht Die medienbruchfreie, digitale Übermittlung von Gewerbedaten über das Netz wird ab 2016 Pflicht. Mit jeder Gewerbemeldung werden nach der Erfassung im Fachverfahren viele verschiedene Stellen informiert. Bisher erfolgte die Datenübergabe in der Regel mit einem Formulardruck auf Papier. Das Bundeswirtschaftsministerium regelt mit der Gewerbeanzeigeverordnung (GewAnzV) vom 22. Juli 2014 die Übergabe von Gewerbedaten neu, weg vom Papier hin zu einer medienbruchfreien, elektronischen Übermittlung. Seit dem müssen die Übergaben elektronisch verschlüsselt im DatML/ RAW Format über einen OSCI-Postkorb übermittelt werden. Der Gesetzgeber hat eine Übergangsfrist bis zum eingeräumt. Diese Anforderungen wurden zeitnah im Fachverfahren dvv.gewerberegister umgesetzt, so dass erste Übergaben fristgerecht realisiert werden konnten. Zwischenzeitlich sind die elektronischen Übergaben in die tägliche Praxis integriert und laufen reibungsfrei für circa 350 Kommunen an alle empfangsbereiten Stellen. Die weitere Verarbeitung der Daten liegt in der Verantwortung des jeweiligen Empfängers. Eigene Lösung für die Landratsämter Da die besonderen Anforderungen der Landratsämter in der GewAnzV nicht explizit berücksichtigt sind, wurde eine entsprechende Lösung für die Landratsämter entwickelt (XGewerbeanzeige für Landratsämter, XGewLRA). Mit XGewLRA sind die Landratsämter nun in der Lage, die elektronischen Datensätze automatisiert über einen OSCI-Postkorb zu importieren und die Gewerbemeldungen zu visualisieren, zu verwalten und elektronisch weiterzuleiten. Zusätzlich zur Übernahme von DatML/RAW-Daten aus dvv.gewerberegister wurde eine Übernahme von DatML/RAW-Daten über den OSCI-Postkorb aus Fremdverfahren realisiert. Das Landratsamt Biberach war bereit, das Fachverfahren XGewLRA zu pilotieren. Das Verfahren wurde zwischenzeitlich freigegeben, mehrere Landratsämter sind damit im Produktivbetrieb. Ihr Ansprechpartner: Hans-Peter Rehm 0731 / hans-peter.rehm@rz-kiru.de Schnell einsetzbar Annette Rieger, Mitarbeiterin im Ordnungsamt beim Landratsamt Biberach, ist zufrieden mit der Lösung für Landratsämter: Für uns war es wichtig, ohne großartigen Schulungs- und Installationsaufwand das Verfahren schnell einsetzen zu können. Die Weblösung XGewerbeanzeige für Landratsämter ist eine gute Lösung zur Darstellung, Verwaltung und Recherche von elektronisch an uns übermittelte Gewerbeanzeigen. Dank der Erfahrung und fachlichen Kenntnisse von Annette Rieger konnten Belange eines Landratsamtes bereits in der Pilotierungsphase berücksichtigt und das Fachverfahren entsprechend angepasst werden

29 IV Service Nur drucken, was nötig ist Mit Software des Technologiepartners Beta Systems optimiert die KIRU den Druckoutput. Den Ausdruck von Millionen Papierseiten erspart die KIRU ihren Mandanten durch den Einsatz von Spezialsoftware für Output Management und Webansicht des Technologiepartners Beta Systems. Im Hintergrund fand ein epochaler, geräuschloser Technologiewechsel statt: vom IBM-basierten Großrechner zu modernen Client-Server-Systemen. Am KIRU-Standort in Reutlingen wurde 1974 der erste IBM-Großrechner installiert. Die entsprechenden Softwareprogramme für die öffentliche Verwaltung entwickelten die Programmierer noch überwiegend auf IBM-Mainframe-Basis. Für die Speicherung von Listen und Reports kamen seit 2003 entsprechende Produkte von Beta Systems zum Einsatz. Umstieg auf Client-Server-Architekturen Die strenge Ausrichtung auf den Mainframe ist im Bereich öffentlicher IT-Infrastruktur mittlerweile überholt begann die KIRU damit, die Anwendungen auf dem Mainframe sukzessive zu reduzieren und im Client-Server-Umfeld zu arbeiten. Am 18. Dezember 2015 tat der Großrechner seinen letzten Atemzug. Inzwischen laufen 60 Prozent der Systeme auf Windows-, der Rest auf Linux-Basis. Weil sich Beta 93 im Mainframe-Umfeld gut bewährt hatte, setzte man auch in der 30

30 IV Service Serverwelt beim Output Management auf die Unix-/Linux-Variante Beta UX. Die Listen und Reports aller neuen Anwendungen auf Client-Server-Basis gehen nun in das neue Output Management System ein. Im Jahr 2015 waren es 60 Millionen Ausgangsseiten. Durch die Druckoptimierung im Rechenezntrum muss weniger Papier an die einzelnen Kommunen ausgeliefert werden. Sortiert, gedruckt und ausgeliefert Das Fachverfahren dvv.ordnungswidrigkeiten zum Beispiel erzeugt täglich zwischen und Druckdaten verschiedenster Art: Zahlscheine zum Einfordern von Verwarnungsgeldern, Mahnungen, Vollstreckungsbescheide und Zeugenfragebogen. Gleiches geschieht mit den anderen Fachanwendungen. Anstatt diese Dokumente nun so, wie sie gerade aus dem Verfahren generiert werden, einzeln an die Kommune weiterzuleiten, bündelt Beta UX den Output aus den verschiedenen Verfahren. Die Verwaltung erhält damit pro Fachbereich zusammengefasste Pakete geliefert, erklärt Gerd Bölzle, zuständig für das Output Management bei der KIRU. Fehldrucke vermeiden Im Februar 2016, kurz vor der Landtagswahl, gingen in Beta UX innerhalb weniger Tage vier Millionen Wahlbescheide ein. Das Output Management System nahm eine Paketierung der Bescheide in rund 350 Mandanten vor. Über den sogenannten Web Enabler erhielten die Bearbeiter im Rechenzentrum die Möglichkeit, die Ausdrucke einzusehen und auf eventuelle Fehler zu prüfen. Über dieses Visualisierungstool kann die KIRU verschiedenen Nutzergruppen unter Einhaltung aller Sicherheitsvorschriften Inhalte zur Verfügung stellen, die nur diese sehen dürfen. Durch eine solche Überwachung der Produktion durch den Kunden lassen sich Fehldrucke vermeiden, da es erst nach der Vier-Augen-Kontrolle in die Druckund Kuvertierstraße am Rechenzentrumsstandort in Ulm geht. Früher wurden Bescheide gleich gedruckt und an den Kunden verschickt, berichtet Peter-Georg Herkommer, der bis zu seinem Ruhestand im September 2016 bei der KIRU tätig war. Wenn ein Sachbearbeiter für die Berechnung falsche Gebühren eingetragen hatte, konnten wir die Bescheide einstampfen. Weil die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter nun über den Web Enabler Zugriff auf den Output aus den Fachverfahren haben, sparen wir Druck- und Papierkosten. Sinkende Kosten - konstante Gebühren Schon zwischen 2010 und 2013 sank die Anzahl der Einzelblattausdrucke von 9,5 auf 3,2 Millionen Seiten, die der Endlosausdrucke von 18 auf 7 Millionen. Die Kostenersparnis aus dem sinkenden Druckvolumen kann die KIRU an ihre Mitglieder und Kunden in Form konstanter Gebühren weitergeben. So wird nicht nur der Rechenzentrumsbetrieb im Bereich des Output Managements optimiert, sondern die Kommunen erhalten auch einen zeitgemäßen Zugriff auf ihre Dokumente ganz im Sinne von E-Government. Ihr Ansprechpartner: Gerd Bölzle / gerd.boelzle@rz-kiru.de

31 IV Service Vertrauenssache Die Gemeinde Sipplingen vertraut seit zehn Jahren auf den Personalabrechnungsservice der KIRU. Nicht nur für kleinere Kommunen sind Vertretungsprobleme bei Krankheit, Urlaub oder Elternzeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der Tagesordnung, auch größere Verwaltungen haben Personalsorgen, zum Beispiel durch Fluktuation. Da die Personalkosten den größten Einzelposten innerhalb einer Verwaltung bilden, kann die Auslagerung der Personalabrechnung einerseits zur Kostenreduzierung und andererseits zur verlässlichen Erledigung der anstehenden Aufgaben beitragen. Dienstleistung Personalabrechnung Auch im Rathaus Sipplingen kennt man diese Probleme, denn in einem kleinen Team sind fehlende Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern kaum zu ersetzen. So entschied man sich in der Einwohner zählenden Gemeinde am Bodensee bereits vor zehn Jahren für eine pragmatische Lösung: die Auslagerung der Personalabrechnung an einen vertrauenswürdigen Dienstleister. Hauptamtsleiter Ulrich Sulger erinnert sich: Durch eine hausinterne Umorganisation hatten wir Probleme bei der Abwicklung der Personalabrechnung. Wir haben uns dann kurzfristig entschieden, den damals noch neuen Service der KIRU auszuprobieren und haben unsere Personalabrechnung an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der KIRU übertragen. Seit die KIRU unsere Personalfälle bearbeitet sind wir

32 IV Service sorgenfrei, denn die Rechtssicherheit, Aktualität und Überwachung ist gewährleistet, so Sulger. Die Gemeinde Sipplingen war damit der erste reguläre Kunde für den von Sabine Baier geleiteten Fachbereich Personalabrechnungsservice, der inzwischen 46 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter umfasst und damit der größte Fachbereich bei der KIRU ist. Das Interesse am Personalabrechnungsservice ist nach wie vor ungebrochen: Personalfälle für 200 Kunden bearbeitet das Team monatlich. Anlässlich des zehnjährigen Jubiläums der Kundenbeziehung im Bereich der Personalabrechnung besuchte KIRU-Fachbereichsleiterin Sabine Baier gemeinsam mit ihrer Kollegin Carmen Bader die Gemeinde am Bodensee. Ulrich Sulger und seine Kollegin Jutta Adams im Sipplinger Rathaus freuen sich über den Besuch vom Rechenzentrum. Sabine Baier (KIRU): Herr Sulger, wenn Sie auf die zehn Jahre unserer Zusammenarbeit zurückblicken, würden Sie aus heutiger Sicht sagen, dass es die richtige Entscheidung war? Ulrich Sulger: Es war absolut die richtige Entscheidung. Aus der Not geboren hat es sich so entwickelt, dass wir den Abrechnungsservice nicht mehr missen möchten: Doppel dreifach plus an den Abrechnungsservice! Sabine Baier: Das freut uns natürlich sehr! Wie empfinden Sie die Zusammenarbeit? Ulrich Sulger: Im Vordergrund steht das Menschliche, Herzliche, man fühlt sich persönlich, individuell betreut. Es gibt keine andere Abteilung bei der KIRU, die so konsequent und zuverlässig erreichbar ist. Rückrufe erfolgen sofort, das ist fantastisch! Sabine Baier: Vielen Dank! Wir versuchen immer unser Bestes zu geben. Wenn wir auf die Kosten blicken: Konnten Sie durch die Auslagerung der Personalabrechnung eine Kostenreduzierung innerhalb Ihrer Verwaltung erreichen? Ulrich Sulger: Ja, der Abrechnungsservice ist für uns kostengünstiger als die Abrechnung weiter im Haus zu halten, da eine Konzentration auf nur einen Sachbearbeiter nicht ausreicht. Wir haben dadurch keine Fortbildungskosten. Es ist wirklich eine echte Entlastung. Sabine Baier: Welches sind aus Ihrer Sicht die Hauptvorteile der Auslagerung? Ulrich Sulger: Kurze Wege, sehr flexible Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner, gute Tipps, Rechtssicherheit, kompletter Wegfall organisatorischer Schwierigkeiten bei Krankheit, Urlaub, Mitarbeiterfluktuation, wir sind immer auf dem aktuellen Stand. Ihre Ansprechpartnerin: Sabine Baier / sabine.baier@rz-kiru.de Sabine Baier: Können Sie uns weiterempfehlen? Ulrich Sulger: Ja, das haben wir schon mehrfach mit bestem Wissen und Gewissen getan!

33 Doppikprojekte auf dem Weg Umstieg und Einstieg in die Kommunale Doppik mit kiru.finanzen_n. Mit einer abgestimmten, gemeinsamen Vorgehensweise werden Mitglieder und Kunden der KIRU auf dem Weg in die Kommunale Doppik begleitet. Die Bilanz ist überaus positiv: Die 2014 einstimmig vom KIRU-Verwaltungsrat getroffene Strategie, mit zwei Lösungen in die Kommunale Doppik einzusteigen, erweist sich als Erfolgsgeschichte. Das auf dem integrierten Finanzwesen newsystem basierende Produkt kiru.finanzen_n (kfn) ist stark nachgefragt. Bereits zum Jahresbeginn 2015 starteten sieben Kunden planmäßig in den kameralen Echtbetrieb mit kfn, Anfang 2016 folgten weitere 32 Verwaltungen, darunter die Städte Laupheim und Wangen sowie der Gemeindeverwaltungsverband Donau-Heuberg mit sieben Kommunen. Die Stadt Schramberg und die Gemeinde Warthausen gingen den direkten Weg: Sie stiegen gleich auf die doppische Version um. Ab Jahresbeginn 2017 arbeiten 88 Kommunen produktiv mit der Lösung kiru.finanzen_n. Einer der Hauptgründe für den Erfolg ist die von Beginn an abgestimmte, gemeinsame Vorgehensweise der KIRU mit dem Partner INFOMA. Eine hohe Qualität und umfassende Unterstützung waren dabei das formulierte Ziel. So wurden gezielt Optimierungsmöglichkeiten für die Mitglieder und Kunden der KIRU geprüft. Die Erarbeitung von definierten Standards in der Softwarelösung, wie beispielsweise 34

34 IV Service verschiedene KIRU-Profile für ein komfortables Arbeiten, gehören zu den Aktivitäten, die bei vielen Kunden für Zufriedenheit sorgen. Empfehlungen der KIRU für einen einfachen und wenn gewünscht standardisierten Umstieg ins Neue Kommunale Haushalts- und Rechnungswesen (NKHR) tragen ebenso dazu bei wie optimierte Abläufe im Rechenzentrumsbetrieb. Über das Basispaket Finanzwesen hinaus haben sich zahlreiche Kunden für weitere Bausteine entschieden. Sie setzen sowohl auf finanzwesennahe Themen wie Anlagenbuchhaltung oder Vollstreckung, aber insbesondere auch auf die integrierten Fachverfahren (Kommunale Betriebe) für die Bauhöfe und das Liegenschafts- und Gebäudemanagement. Die Doppik kommt Bis zum Jahr 2020 haben die Kommunen in Baden-Württemberg Zeit, dann muss auch die letzte Verwaltung den Umstieg auf die Doppik bewältigt haben und damit einen Prozess, der aufgrund seiner Komplexität viel Zeit und entsprechende Ressourcen benötigt. Deshalb werden beim Rechenzentrum KIRU ab dem nur noch NKHR-Projekte aufgesetzt. 30 Kommunen haben verbindlich zugesagt. Dabei werden neun von ihnen eine rein systeminterne Umstellung innerhalb der Lösung gehen, sprich: Sie steigen von der seit 2015 genutzten kameralen auf die doppische Version um. Die übrigen 21 wechseln in einem harten Umstieg, der auch einen kompletten Softwarewechsel beinhaltet, direkt vom kameralen KIRP auf das doppischen System von kfn. Projektbegleitung hilft Für einen Umstieg zum Stichtag haben sich 70 Kommunen ausgesprochen eine sportliche Herausforderung für alle Beteiligten, dies mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen zu realisieren. Die KIRU bietet dabei Unterstützung an. Mit dem Konzept kiru.nkhr-projektbegleitung werden noch kameral buchende Kommunen in Gemeinschaftsprojekten innerhalb von 24 bis 36 Monaten zur doppischen Eröffnungsbilanz und zum ersten doppischen Jahresabschluss geführt. Das fördert den Austausch untereinander und reduziert gleichzeitig die Kosten. Durch diese Vorgehensweise können auch kleine Kommunen die Unterstützung in Anspruch nehmen. Für die ersten sieben Gemeinschaftsprojekte mit insgesamt 56 beteiligten Kommunen aus vier Landkreisen im Verbandsgebiet fanden die ersten Termine statt. Für zwei weitere Gemeinschaftsprojekte gibt es erneut Interessenten. Zukunftssichere Lösung Ingo Stibi, Fachbereichsleiter bei der KIRU, ist sehr zufrieden mit der Resonanz auf die angebotene Lösung und das Konzept der Projektbegleitung: Das Interesse bei den Kommunen ist groß. Das beweist die Vielzahl der Präsentationen bei bestehenden, aber auch neuen Kunden. Denn im Rahmen der Partnerschaft mit INFOMA stellen wir nicht nur eine auf modernster Technologie basierende innovative und zukunftssichere Lösung zur Verfügung, sondern gewährleisten gleichzeitig eine ergänzende Unterstützung beim Umstieg auf das Neue Kommunale Haushalts- und Rechnungswesen. Ihr Ansprechpartner: Ingo Stibi 0731 / ingo.stibi@rz-kiru.de

35 Einfach und schnell mit Workflow Seit mehr als elf Jahren hat die KIRU einen eigenen Rechnungseingangs-Workflow im Einsatz. Seit Anfang 2005 arbeitet die KIRU mit einem eigenen Rechnungseingangs-Workflow (REWF). Das Scannen der Rechnungen gehört ebenso dazu wie die Abbildung der organisatorischen Hierarchien und der Prozessstruktur in einem Workflow- Modell. Seit gut einem Jahr setzt die KIRU einen weiteren Workflow im Bereich Personal ein, um die Erledigung der Aufgaben bei Eintritt, Wechsel und Austritt von Beschäftigten zu unterstützen. Workflow zur digitalen Rechnungsprüfung entwickelt Das Rechenzentrum KIRU arbeitet an den zwei Standorten Reutlingen und Ulm. Bevor die KIRU den internen Rechnungseingangs-Workflow einrichtete, mussten viele Rechnungen hin- und hergeschickt werden, da sich Beschäftigte und Vorgesetzte teilweise an verschiedenen Standorten befanden. Die Prüfung von Rechnungen, vor allem mit mehreren beteiligten Personen, dauerte extrem lange. Häufig konnte aufgrund der langen Liegezeit kein Skonto mehr abgezogen werden. Abhilfe schuf ein gemeinsam mit der Firma Optimal Systems für die KIRU entwickelter Rechnungseingangs-Workflow zur digitalen Rechnungsprüfung. Zentrales System für den Prozess ist das Dokumentenmanagementsystem. Die Zusammenarbeit mit dem Finanzsystem ist über hoch integrierte Prozesse re- 36

36 IV Service alisiert. Neben den eingehenden und ausgehenden Rechnungen beinhaltet dies auch Mahnungen, Zahlungsavise und verschiedene Drucklisten wie Bilanzen, Abschreibungsläufe oder Inventurlisten. Heute ist die elektronische Rechnungsprüfung für den KIRU-Alltag unverzichtbar. Mathias Huber, Geschäftsbereichsleiter Finanzmanagement bei der KIRU, erklärt die Vorteile des Workflows: Wir haben jetzt einen besseren Überblick über die eingehenden Rechnungen und deren Bearbeitungsstatus. Wir können den Stellvertretern Rechnungen bei Abwesenheit zuweisen, damit es keinen Zeitverzug gibt. Alle Rechnungen werden in Scan-Stapeln im Posteingang am jeweiligen Standort abgelegt und nicht mehr in Papierform geordnet. Elektronisch recherchieren und prüfen Das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Reutlingen prüft den Zweckverband, die Wirtschaftsprüfer die IIRU GmbH. Beide erhalten einen Zugang für das Finanzsystem und das Dokumentenmanagementsystem und können so Rechnungen in den Räumen des Zweckverbandes oder über gesicherte Zugänge elektronisch recherchieren und prüfen. Diese Vorgehensweise wurde durch die Gemeindeprüfungsanstalt Baden-Württemberg bestätigt. Standard für Rechnungsformate Auch von offizieller Seite hat sich viel getan, betont Mathias Huber werden gesetzliche Regelungen auf den Weg gebracht, die elektronische Rechnungen aus der Grauzone heben. ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Standard für Rechnungsformate, das Rechnungsabbild und XML-Daten im PDF/A3-Format vereint, so dass elektronische Rechnungen schneller und günstiger bearbeitet werden können. Dieser Standard ist in der Industrie bereits weit verbreitet, sagt Huber. Durch die Europäische Union bekommt das Thema nun nochmal neuen Schwung, denn die Regularien zum Umgang mit elektronischen Rechnungen sollen weiter vereinfacht werden. Wir arbeiten weiter an Verbesserungen und Erweiterungen der Systematik, um die tägliche Arbeit zu erleichtern und den Einsatz für unsere Kunden attraktiv zu gestalten. Durch die Eigenentwicklungen behalten wir den Überblick und sind nicht von Fremdfirmen abhängig. Weitere Workflows entwickelt Auch für andere Arbeitsbereiche wurden einfachere, elektronische Prozesse gefordert. Den Workflow zur Unterstützung der Aufgaben beim Eintritt, Wechsel und Austritt von Beschäftigten konnten die Spezialisten der KIRU komplett eigenständig entwickeln und zum Einsatz bringen. Zur Ablösung der Abonnement-Benachrichtigung beim Posteingang ist ein Posteingangs-Workflow geplant. Dieser soll die komplizierte Weiterleitung von Poststücken über mehrere Standorte vereinfachen. Ihre Ansprechpartner: Mathias Huber / mathias.huber@rz-kiru.de Werner Schneider 0731 / werner.schneider@rz-kiru.de

37 Kundenwünsche im Blick Das Personal für die Betreuung der Lösung dvv.dokumentenmanagement wurde aufgestockt. Neue und bekannte Gesichter im Fachbereich Bürokommunikation (v.l.n.r.): Christian Claus, Betül Kara, Melanie Hundrup und Marija Borzic. Die überwiegende Mehrheit der in den Kommunen für die Organisation Verantwortlichen ist inzwischen überzeugt: Die Lösung dvv.dokumentenmanagement des Datenverarbeitungsverbundes Baden-Württemberg (DVV BW) ist die richtige Plattform für das kommunale Dokumentenmanagement und Basis für eine Vielzahl von Verwaltungsprozessen. Die einzelnen Verwaltungsvorgänge in den Kommunen sind zwar gut organisiert, aber oftmals als fachspezifische Insellösungen. Das Dokumentenmanagementsystem des DVV BW bildet dazu eine sinnvolle Ergänzung, um die Bereiche über sogenannte Workflowprozesse zu vernetzen und damit eine über die gesamte Verwaltung durchgängige, strukturierte und hocheffiziente Vorgangsbearbeitung zu ermöglichen. Werkzeuge für individuelle Prozessgestaltung Kommunen haben zwar nach dem Gesetz vorgeschriebene Pflichtaufgaben, erledigen diese aber in ganz unterschiedlichen Organisationsformen. Dazu kommen eine Vielzahl von Freiwilligkeitsleistungen, die sich von Kommune zu Kommune deutlich unterscheiden. Die daraus resultierenden Prozesse werden sehr individuell gestaltet. dvv.dokumentenmanagement bietet dazu die erforderlichen Werkzeuge für maßgeschneiderte Workflowprozesse. Mehr Personal Individualität bedeutet jedoch auch Know-how und Zeit zur Umsetzung. In vielen Verwaltungen ist das Dokumentenmanagementsystem bereits erfolgreich eingeführt. Unsere Kunden wünschen sich individuell angepasste Workflowprozesse. Wir haben dies zum Anlass genommen, unseren Fachbereich Bürokommunikation mit zusätzlichem Personal auszustatten, berichtet Fachbereichsleiter Werner Schneider. Bereits im vergangenen Jahr haben wir zwei neue Stellen für Beratung und Entwicklung geschaffen. Im Frühjahr 2015 erreichten uns dann vermehrt Anfragen zur Migration eines Schriftgutverwaltungssystems. Diesem Kundenwunsch kommen wir gerne nach. Drei weitere von insgesamt sechs neuen Stellen im Fachbereich sind inzwischen besetzt und elf Migrationsprojekte mit Funktionserweiterungen aufgesetzt. Unsere Personaldecke ist jetzt wesentlich besser. Ihr Ansprechpartner: Werner Schneider 0731 / werner.schneider@rz-kiru.de Portfolio wird weiterentwickelt Mit inzwischen 97 Kunden und 60 unterschiedlichen Lösungen von A wie Aktenplan bis W wie Workflow deckt die KIRU ein breites Spektrum an kommunalen Anforderungen an ein Dokumentenmanagementsystem ab. Dieses Portfolio wird in Zusammenarbeit mit den Kommunen in den jeweiligen Projekten ständig erweitert und steht damit allen anderen Verwaltungen zur Verfügung. 38

38 IV Service Automatisch informiert Der neue E-Bürgerdienst Wohnungsgeber ist erfolgreich im Einsatz. Seit Inkrafttreten des Bundesmeldegesetzes (BMG) sind Wohnungsgeber verpflichtet, bei der An- und Abmeldung von Einwohnern mitzuwirken. Da diese Mitwirkung auch in elektronischer Form möglich ist, wurde für das Landeseinheitliche Verfahren Einwohnerwesen (LEWIS) der E-Bürgerdienst Wohnungsgeber entwickelt. Beim Einzug in eine neue Wohnung (oder einer Abmeldung ins Ausland) muss der Meldebehörde laut Bundesmeldegesetz eine Wohnungsgeberbestätigung vorliegen. Der neue E-Bürgerdienst für Wohnungsgeber bringt sowohl Vorteile für die Städte und Gemeinden wie auch für die Wohnungsgeber, die dem Einwohnermeldeamt die Bestätigung über Ein- und Auszüge online zukommen lassen können. Bürgerdienst im Praxistest Die Städte Reutlingen und Tübingen haben den neuen Dienst bereits im Einsatz, der von mehreren Pilotanwendern getestet wurde und seit September 2016 allen Kommunen zur Verfügung steht. Der neue E-Bürgerdienst hat große Vorteile für die Prozesse in den Meldeämtern und auch für die Wohnungsgeber. Die Mitteilung des Wohnungsgebers an das Meldeamt wird sofort übermittelt, das Meldeamt kann die Daten direkt aus der integrierten Bürgerwiedervorlage Wohnungsgebermeldung elektronisch übernehmen, sagt Daniela Herrmann, Mitarbeiterin im Bürgerbüro bei der Stadt Reutlingen. Auch von Christian Samland im Bürgerbüro in Tübingen kommt positive Resonanz: Besten Dank für die Möglichkeit, das elektronische Formular zu testen. Aus meiner Sicht ist es ein positiver Schritt in die richtige Richtung. Vorteile für Bürger und Kommune Um den E-Bürgerdienst zu nutzen, wird der Wohnungsgeber von der Kommune authentifiziert und von der KIRU ein entsprechendes Wohnungsgeberkonto angelegt. Der E-Bürgerdienst stellt den Wohnungsgebern einen klar definierten Meldungsweg zur Verfügung, der in allen teilnehmenden Kommunen des Datenverarbeitungsverbundes Baden-Württemberg (DVV BW) einheitlich gilt. Ein registriertes Wohnungsgeberkonto kann somit auch für mehrere Gemeinden gelten. Ihr Ansprechpartner: Andreas Simon 0731 / andreas.simon@rz-kiru.de Über die eingehende Wohnungsgebermeldung erhält das Meldeamt Kenntnis von Zugezogenen, die sich nicht angemeldet haben. Dieser Service wird vor allem von großen Städten mit einem hohen Studentenanteil geschätzt. Wenn bei der Anmeldung die schriftliche Wohnungsgeberbestätigung fehlt, ist das kein Problem, wenn die Bestätigung elektronisch vorliegt

39 Kommunales Bauplatzmanagement iiru.baupilot hilft bei der Vermarktung und Verwaltung von Baugrundstücken. In Zusammenarbeit mit der baupilot GmbH in Maselheim startete das Rechenzentrum KIRU zu Beginn des Jahres 2013 die benutzerfreundliche Internetplattform zur bundesweiten Vermarktung von Baugrundstücken. Viele Abläufe werden vereinfacht, sowohl für Kaufinteressierte wie auch für die Beschäftigten in den Verwaltungen. iiru.baupilot bietet Kommunen eine bedarfsorientierte Lösung für die Verwaltung und Vermarktung von Bauplätzen an. Auf Basis einer Web 2.0-Anwendung wird Bauplatzinteressenten der Erwerb eines Grundstücks so einfach und transparent wie möglich gemacht. Dies erfolgt unabhängig von Öffnungszeiten und Behördenschreibtischen über eine Internetplattform, die bundesweit Angebot und Nachfrage zusammenbringt. Doch nicht nur Baugebiete auf der grünen Wiese können mit iiru.baupilot effizient verwaltet und vermarktet werden, sondern auch Baulücken und innerörtliche Brachflächen. Bei der Entwicklung von iiru.baupilot haben wir besonderes Augenmerk auf die Bündelung aller Informationen zum einzelnen Baugebiet und der jeweiligen Gemeinde gelegt, berichtet Thomas Wagner, Geschäftsbereichsleiter bei der KIRU. Die Aufarbeitung der Daten macht es möglich, alle Informationen wie Preis, Größe und Verfügbarkeit eines Grundstücks jederzeit abrufen zu können. In enger Zusammenarbeit mit Kommunen und Bau-

40 IV Service ämtern ist mit iiru.baupilot eine Lösung entstanden, die viele Abläufe rund um den Grundstückserwerb vereinfacht. Und das führt natürlich zu einer spürbaren Kosten- und Zeitersparnis für die jeweilige Kommune. Wir erreichen damit nicht nur bauwillige Bürger, sondern auch potentielle Neubürger, sagt Bürgermeister Mario Glaser. Das Baupilot-Portal bietet allen, die in Schemmerhofen ein Haus bauen wollen, rund um die Uhr Zugriff auf alle unsere Angebote. Das ist ein Bürgerservice, den wir so bisher noch nicht anbieten konnten. Prozesse verschlanken, aktiv steuern und perfekt überblicken Bauamtsleiter wissen: Regelmäßig müssen eine Vielzahl an Datenpaketen verschickt, zahlreiche telefonische Anfragen beantwortet und persönliche Beratungsgespräche geführt werden. Darüber hinaus sind mehrere Personen wie Bürgermeister, Ortsvorsteher oder andere Amtsleiter bei der Grundstücksvergabe beteiligt. Mit diesen gilt es sich abzustimmen. Durch zahlreiche Statuswechsel muss die Darstellung der freien Baugrundstücke auf der Homepage immer auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Ein arbeitsintensiver Prozess, der für die Ämter einen großen Aufwand bedeutet und für die Interessenten langwierig erscheint. Mit iiru.baupilot werden alle Prozesse verschlankt, einige entfallen ganz: Kein mehrmaliges Hochladen von Daten, keine unnötige Erstellung von PDFs und auch kein manuelles Melden von Statuswechseln mehr das alles übernimmt iiru.baupilot. Alle Informationen werden gebündelt zur Verfügung gestellt und können von der Plattform aus eingesehen und heruntergeladen werden. Die Verantwortlichen in der Verwaltung haben dabei die Fäden in der Hand, denn sämtliche Prozesse können aktiv gesteuert und protokolliert werden, die Übersicht ist jederzeit vorhanden: Schwarz auf Weiß. Damit wird verwaltungsintern für die Beteiligten eine transparente Sicht auf alle Belange zur Verfügung gestellt. EU-Richtlinien-konform Mit iiru.baupilot steht den Kommunen ein Rundum-Sorglos-Service zur Verfügung. Und dies selbstverständlich auch im Hinblick auf die neuesten EU-Richtlinien. Was viele noch nicht wissen: Bis 2020 müssen alle im öffentlichen Auftrag handelnden Stellen in Deutschland Geodaten online bereitstellen. Die vom Europäischen Parlament und Europäischen Rat verabschiedete Richtlinie INSPIRE trat Mitte 2007 in Kraft. Sämtliche Bebauungspläne müssen zukünftig INSPIREkonform aufbereitet und den Bürgerinnen und Bürgern zugänglich gemacht werden, sagt Thomas Wagner. iiru.baupilot hat sich auf diese Anforderung spezialisiert und berät die Kommunen bei der korrekten Umsetzung der Richtlinie. Alle Vorteile auf einen Blick Mit iiru.baupilot haben Sie automatisch die neuen Vorschriften der INSPIRE EU-Richtlinien sorglos und unkompliziert umgesetzt! Für die Verwaltung: Vereinfachung der Abläufe, Kostenersparnis, Zeitaufwand für und Telefonate kann mit Hilfe des Portals erheblich reduziert werden, schnelle und zeitgemäße Kommunikation mit Bürgern über eine moderne Web-2.0-Plattform, keine Doppelreservierungen, Workflow beim Reservierungs- und Bewerbungsprozess, Umsetzung der INSPIRE-Richtlinie. Ihre Ansprechpartnerin: Kerstin Schink / kerstin.schink@rz-kiru.de Für die Bürgerinnen und Bürger: 24 Stunden anonyme Informationsabfrage, aktuelle Daten in Echtzeit im Internet, Umkreis- und Kriteriensuche, Online- Reservierungsmöglichkeit, Warteliste mit Info-Mail bei Statuswechsel, Transparenz bei der Bauplatzvergabe, Informationsangebote zum Thema Bauen, Newsletter

41 V Intern Vereinbarkeit Seit Juni 2015 führt die KIRU das Zertifikat audit berufundfamilie. Für das Engagement für eine verbesserte Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist die KIRU vor einem Jahr mit dem Zertifikat audit berufundfamilie ausgezeichnet worden, dem ein dreimonatiges audit-verfahren vorausging. Das Zertifikat audit berufundfamilie ist verbunden mit einer umfangreichen Zielvereinbarung für die folgenden drei Jahre. Jedes Jahr müssen die gemäß der Zielvereinbarung geplanten Maßnahmen in einem Bericht dokumentiert werden. Nur dann darf das Zertifikat weitergeführt und damit geworben werden. Handlungsfelder Aus den Handlungsfeldern Arbeitszeit, Arbeitsorganisation, Arbeitsort, Information und Kommunikation, Führung, Personalentwicklung, Entgeltbestandteile und geldwerte Leistungen sowie Service für Familien waren entsprechende Maßnahmen zu bearbeiten. Eine Arbeitsgruppe befasste sich mit den Themen Arbeitszeit und Arbeitsort. Dazu wurden die Bedürfnisse der Beschäftigten abgefragt und Möglichkeiten der Umsetzung erarbeitet. Insbesondere die bisherigen Regelungen im Hinblick auf eine Flexibilisierung der Arbeitszeit und Ausweitung der Möglichkeiten für Home Office und mobiles Arbeiten standen zur Überprüfung an. In Abstimmung mit der Personalvertretung hat sich das Team dafür entschieden, 42

42 V Intern die Anregungen direkt in die Projektarbeit zur Vorbereitung der Fusion im Datenverarbeitungsverbund Baden-Württemberg einfließen zu lassen. In der Arbeitsgruppe wollen wir die neu entstehenden Regelungen gleich unter den Fokus der Vereinbarkeit von Beruf und Familie stellen, sagt Christiane Neumann, die bei der KIRU für Organisations- und Personalentwicklung zuständig ist. Die berufundfamilie Service GmbH unterstützt die zertifizierten Unternehmen in vielfältiger Weise. Neben den Angeboten der Akademie gibt es umfangreiches Informationsmaterial. Wir stellen unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine Notfallmappe zur Verfügung. Diese Mappe hilft dabei, sich selbst und den Angehörigen einen umfassenden Überblick über die wichtigsten persönlichen Unterlagen zu verschaffen für alle Fälle und insbesondere für den Fall, dass die Hilfe anderer in Anspruch genommen werden muss, erklärt Neumann. Bausteine und Impulse Insgesamt stand das erste Jahr nach der Zertifizierung im Zeichen der Kommunikation. Die Ergebnisse und Maßnahmen werden auf allen Kanälen kommuniziert, insbesondere auf dem Mitte 2016 entwickelten Internetportal für Beschäftigte. Dort informieren wir regelmäßig über alle unsere Aktivitäten. Unsere Beschäftigten finden Informationen und weiterführende Links zu verschiedenen Themen. Wir versuchen durch Aktionen wie beispielsweise die AOK-Aktion Gesunde Kinder Gesunde Zukunft oder den Service der Stiftung Lesen Mein Papa liest vor, kleine Bausteine und neue Impulse zu setzen. Erstmalig konnten wir in diesem Jahr Belegplätze für die Ferienbetreuung von Kindern bei einem lokalen Anbieter zur Verfügung stellen. Wir sind froh, auch hier unterstützen zu können. Beruf und Pflege In einer alternden Gesellschaft spielt die Vereinbarkeit von Beruf und Pflege eine immer größere Rolle. Deshalb ist es wichtig, die Führungskräfte zu sensibilisieren und sie zu befähigen, die Problematik in ihrem Führungsalltag und ihrem Führungshandeln zu berücksichtigen. In Kooperation mit der berufundfamilie Akademie veranstaltete die KIRU dazu einen Thementag Beruf und Pflege mit allgemeinen Informationen für alle Beschäftigten und halbtägige Workshops für Geschäfts- und Fachbereichsleiter. Das Thema Beruf und Pflege wird seit diesem Jahr zusätzlich mit sogenannten betriebsinternen Pflegelotsen unterstützt, die in Kooperation mit dem Netzwerk FamilyNET geschult wurden. Die Pflegelotsen stehen den Beschäftigten als Ansprechpartner für Fragen zur Vereinbarkeit von Beruf und Pflege sowie der pflegerischen Versorgung von Angehörigen zur Verfügung und sind für Beschäftigte mit Pflegeverantwortung die erste Anlaufstelle. Ihre Ansprechpartnerin: Christiane Neumann / christiane.neumann@rz-kiru.de Ganzheitliche Betrachtung Zwischen der Vereinbarkeit von Beruf und Familie, dem betrieblichen Gesundheitsmanagement und der Personalentwicklung besteht ein enger Zusammenhang, denn es werden gleiche oder zumindest ähnliche Handlungsfelder und Ressourcen angesprochen. Beim jährlichen Gesundheitstag in Kooperation mit der Techniker Krankenkasse stand das Thema Stress im Fokus. Die Beschäftigten konnten an verschiedene Stationen eines Parcours die eigene Wahrnehmung testen. Abgerundet wurde das Programm durch den Impulsvortrag Stress bei der Arbeit und Gesundheit Hintergründe und Perspektiven. Dass der Umgang mit Stress nicht nur eine Aufgabe für das Gesundheitsmanagement ist, erklärt Neumann: Wir haben das Thema im Bereich der Personalentwicklung wieder aufgegriffen und in unserem internen Bildungskatalog Stressmanagement, Resilienz und Selbstmanagement als einzelne Workshops angeboten. Damit ist der Bogen geschlagen zu einer ganzheitlichen Betrachtung

43 Am besten geht s im Team Beim jährlichen KIRU-Azubi-Event wird der Teamgeist gestärkt. Gemeinsam mit ihren Ausbildungsleitern und einem externen Teamtrainer trotzten die Azubis dem Wetter und stellten sich den Herausforderungen und Aufgaben beim KIRU-Azubi-Event Bereits die erste Aufgabe erforderte Geschicklichkeit und Kommunikation im Team. Jeweils zwei Personen mussten sich befreien, ohne die Knoten eines an beiden Handknöcheln verknoteten Seils zu lösen. Auf den ersten Blick schien dies unmöglich. Die Aufgabe erforderte es, alternative Sichtweisen auf die Problemstellung einzunehmen und Lösungsmöglichkeiten gemeinsam zu besprechen. Denn der Falle war nur mit Geschick und abgesprochenen Bewegungsabläufen zu entkommen. Erfolg durch Teamarbeit Die zweite Aufgabe bestand darin, über eine zwischen Bäumen gespannte Slackline zu balancieren, und das ohne Hilfsmittel außer dem Seil, den Bäumen und der gegenseitigen Unterstützung im Team. Diese Aufgabe war nicht leicht. Doch wir schafften es alle bereits beim ersten Versuch, ohne dass auch nur einer den Boden berührte. Dies wäre ohne gegenseitige Hilfe und Zusammenhalt nicht möglich gewesen, berichtet Christian Kasch, der während seiner Ausbildung gewähl- 44

44 V Intern ter Jugend- und Auszubildendenvertreter bei der KIRU war. Kasch hat inzwischen seine Ausbildung zum IT-Fachinformatiker der Systemintegration abgeschlossen und ist von der KIRU direkt in ein festes Arbeitsverhältnis übernommen worden. Im Rahmen der IHK-Bestenehrung 2016 wurde er mit einem Preis ausgezeichnet. Zwei Azubis versuchen sich zu befreien, ohne die Seilknoten an den Handknöcheln zu lösen. Gemeinsam bauen Team-Mobil war die dritte und letzte Aufgabe des Tages. Die sieben Azubis und drei Ausbildungsleiter wurden in zwei konkurrierende Gruppen aufgeteilt. Jede Gruppe sollte gemeinsam planen, wie das eigene Team-Mobil aussehen und wie es zusammengebaut werden könnte. Die Herausforderung dabei war, die Zeit von 90 Minuten einzuhalten und nur das vorhandene Baumaterial, das aus Holzstangen, Seilen, Rädern und einer Lenkung bestand, zu nutzen, erklärt Jennifer Bauer, und außerdem musste ein Marketingkonzept für das eigene Fahrzeug ausgearbeitet und präsentiert werden. Die Aufgabe erforderte Teamgeist, Zusammenhalt, Geschicklichkeit und Kreativität. Dann gingen die Team-Mobile gemeinsam an den Start. Es galt unter Beweis zu stellen, wie stabil und schnell das jeweilige, mit allen Teambeteiligten voll besetzte Team-Mobil einen Slalom sowie eine Berg-und Talfahrt meistern konnte. Beide Gruppen schafften diese Herausforderung in ihren Gefährten souverän! Zum Abschluss des jährlichen KIRU-Azubi-Events traf sich die Gruppe zum Abendessen in schöner Atmosphäre, um die Ereignisse des Tages nochmal gemeinsam Revue passieren zu lassen. Dabei waren sich die Auszubildenden einig: Der Azubi-Tag macht großen Spaß und fördert den Zusammenhalt unter den Azubis und mit den Ausbildungsleitern Andreas Neumann (Reutlingen), Werner Schneider (Ulm) und Tobias Lowescher (Ulm). Marcel Walter, Azubi im zweiten Ausbildungsjahr, freut sich bereits auf das nächste Event: Der KIRU-Azubi-Tag war ein voller Erfolg und sollte auch nächstes Jahr wieder mit neuen Herausforderungen und schönen Erlebnissen auf uns Azubis warten. Ihre Ansprechpartner: Andreas Neumann / andreas.neumann@rz-kiru.de Werner Schneider 0731 / werner.schneider@rz-kiru.de Tobias Lowescher 0731 / tobias.lowescher@rz-kiru.de Die KIRU bildet aus am Standort Reutlingen: Jennifer Bauer (Wirtschaftsinformatikerin DHBW, 5. Semester), Adrian Zeller (Wirtschaftsinformatiker DHBW, 3. Semester), Fabian Di Caro (Wirtschaftsinformatiker DHBW, 1. Semester), Marcel Walter (Fachinformatiker Systemintegration, 3. Lehrjahr), Masis Wartanian (Fachinformatiker Systemintegration, 3. Lehrjahr), Thomas Ukasik (Fachinformatiker Systemintegration, 2. Lehrjahr), Mario Lohrke (Fachinformatiker Systemintegration, 1. Lehrjahr), am Standort Ulm: Eva Süßmuth (Wirtschaftsinformatikerin DHBW, 5. Semester), Hannes Rau (Wirtschaftsinformatiker DHBW, 5. Semester), Luca Schuster (Wirtschaftsinformatiker DHBW, 1. Semester), Dean Penberthy (Fachinformatiker Systemintegration, 3. Lehrjahr), Lucas Weingarten (Fachinformatiker Systemintegration, 2. Lehrjahr), Marco Hiller (Fachinformatiker Systemintegration, 1. Lehrjahr)

45 Stromtankstelle in Betrieb Die KIRU-Standorte Ulm und Reutlingen haben jetzt eine Stromtankstelle. KIRU-Geschäftsbereichsleiter Wolfgang Hoch (li) und der Ulmer Oberbürgermeister Gunter Czisch nahmen die Stromtankstelle am Standort Ulm in Betrieb. Das Elektrofahrzeug der Entsorgungsbetriebe der Stadt Ulm wurde dort betankt. Premiere beim gut besuchten Kunden-Informationstag 2016 der KIRU: Oberbürgermeister Gunter Czisch konnte in seiner Funktion als stellvertretender KIRU- Verbandsvorsitzender gemeinsam mit KIRU-Geschäftsführer Manfred Allgaier und Geschäftsbereichsleiter Wolfgang Hoch zwei Stromtankstellen in Betrieb nehmen. Erster Kunde waren die Entsorgungsbetriebe der Stadt Ulm (EBU), die unter dem Motto E-Mobilität bringt Ulm voran mit einem strombetriebenen Fahrzeug unterwegs sind. Im Unternehmensleitbild der KIRU sind die Begriffe kundenorientiert, wirtschaftlich, zukunftsorientiert und innovativ verankert. Unter diesen Prämissen hatte sich die Geschäftsführung entschlossen, an den beiden Standorten Ulm-Wiblingen und Reutlingen-Betzingen je zwei Stromtankstellen bauen zu lassen. Wenn noch in geringem Umfang, so wächst die Zahl der elektrisch betriebenen Fahrzeuge doch spürbar. Auch die Mitglieder und Kunden der KIRU - Städte, Gemeinden und Landratsämter aus Süd-Ost-Baden-Württemberg - setzen auf Umweltschutz und Elektromobilität. Einige Kunden haben bereits Interesse bekundet, mit dem Elektrofahrzeug zu kommen, erklärt Geschäftsbereichsleiter Hoch. Die Stationen verfügen über je eine Schuko-Steckdose 16A (3,7 KW) und eine Typ 2-Steckdose 32A (22 KW). Die Ladestationen stehen ausschließlich den Mitgliedern, Kunden und Beschäftigten der KIRU zur Verfügung. Die Nutzung durch die Verbandsmitglieder und Kunden ist derzeit kostenlos, bei den Beschäftigten wird über ein modernes Bezahlsystem direkt über das Gehalt abgerechnet. Die Stromtankstelle am Standort in Reutlingen wird auch von den Beschäftigten genutzt. Ihr Ansprechpartner: Wolfgang Hoch / wolfgang.hoch@rz-kiru.de 46

46 V Intern Blick hinter die Kulissen Das Serviceteam in der Cafeteria sorgt an beiden KIRU-Standorten für eine gute Verpflegung. Wenn die Cafeteria der KIRU am Montagmorgen um sieben Uhr noch im Dämmerlicht liegt, hat der Arbeitstag im Rechenzentrum für einige Beschäftigte bereits vor einer Stunde begonnen. Ein leises Pling ist zu hören, wenn es an der Theke klingelt und einige hungrige Kolleginnen und Kollegen sich ihr frisch belegtes Brötchen und einen Kaffee holen. In der Cafeteria in Reutlingen sorgen Elke Suchy und Annette Smith für das leibliche Wohl von Gästen und KIRU-Beschäftigten, in Ulm sind es Beate Fügert und Andrea Klos. Jeden Tag belegen wir frische Brötchen. Im Lauf der Zeit kennt man auch seine Stammkunden und kann auf deren Wünsche eingehen, sagt Elke Suchy. Wenn alle mit Frühstück versorgt sind, gilt es die Kaffeemaschinen neu zu bestücken und die verschiedenen Besprechungsund Schulungsräume für den Tag vorzubereiten. Dabei kommen über den Tag einige Kilometer Laufwege zusammen. Ab elf Uhr wird bereits das Essen angeliefert und die vorbestellten Tiefkühlmenüs müssen aufgewärmt werden, denn pünktlich um zwölf stehen die ersten Mittagessensgäste vor der Tür. Je nach Belegung der Schulungs- und Besprechungsräume kann die tägliche Essensausgabe zwischen zehn und siebzig Personen schwanken. Da geht es dann an manchen Tagen schon hoch her so Suchy. Nach dem mittäglichen Ansturm ist dann Zeit, sich um die Küche und die Einkäufe zu kümmern. Die Schulungs- und Besprechungsräume müssen aufgeräumt und gegebenenfalls für die Nachmittagsveranstaltungen mit Getränken und süßen Kleinigkeiten versorgt werden. Angeregt durch das Gesundheitsmanagement konnten sich die Mitarbeiterinnen an den beiden KIRU-Standorten Ulm und Reutlingen bei einem eintägigen Workshop der Techniker Krankenkasse zum Thema Leckere Brotaufstriche und Wraps fortbilden. Auch die Gestaltung liegt den Mitarbeiterinnen sehr am Herzen. Mit einer jahreszeitlich ansprechenden Tischdekoration in der Cafeteria sorgen sie für eine angenehme Atmosphäre in den Räumlichkeiten. Ihr Ansprechpartner: Ingo Damis / ingo.damis@rz-kiru.de Über das Jahr verteilt finden im Seminarhaus in Ulm und Reutlingen auch größere Veranstaltungen statt, die es mit Dekoration, Geschirr und Verpflegung zu versorgen gilt. Dabei stellt der im Mai stattfindende Kunden-Informationstag alle Beteiligten vor eine große logistische Herausforderung. Ingo Damis, Fachbereichsleiter im Seminarhaus, kann sich auf sein Serviceteam verlassen: Dank vieler helfender Hände und einem tollen Einsatz der Kolleginnen in der Cafeteria klappt dieses Event im jährlichen Wechsel an den beiden Standorten bestens. Unsere Mitglieder und Kunden kommen immer wieder gerne zu uns

47 Jubilare Betriebs- und Dienstjubiläen der KIRU-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Jahr jähriges Betriebsjubiläum Alexander Burgi Christoph Schüpfer Thomas Baum Markus Eckhardt Tilo Hundsdorf Dagmar Wiedmann Ihr Ansprechpartner: Wolfgang Hoch / wolfgang.hoch@rz-kiru.de 20-jähriges Betriebsjubiläum Monika Denk Christoph Bachteler Dje Behrens Harald Holbach Matthias Rösle Sibylle Riegert Helmut Beringer Markus Jöchle 30-jähriges Betriebsjubiläum Michael Stolz Norbert Schulz-Mihalich Doris Bock-Banzhaf Joachim Koch Elisabeth Suchy Georg Suchy Renate Johner Gert Presch Dasa Tous Stefanie Weigel 40-jähriges Betriebsjubiläum Heidrun Knott 25-jähriges Dienstjubiläum Thomas Belke Claus Rathjen Linda Hanselmann Günther Heinrich Michael Laukenmann Petra Prinzing Gilbert Losekamm Ruhestand Jürgen Ambacher Dietmar Stengel Renate Spohn Brigitte Steinhilber Monika Denk Peter Herkommer 48

48 V Intern Nachruf Unser ehemaliger Geschäftsführer Bernhard Glietsch ist im August 2016 verstorben. Am 5. August 2016 ist unser ehemaliger Geschäftsführer Bernhard Glietsch im Alter von 76 Jahren verstorben. Bernhard Glietsch war von 1991 bis 1999 Geschäftsführer unseres kommunalen Gebietsrechenzentrums. Mit unternehmerischem Weitblick lenkte er die Geschicke unseres Rechenzentrums mit großem Erfolg und vertrat die Interessen des Rechenzentrums und seiner Mitgliedskommunen in verschiedenen Ausschüssen des Kommunalen Datenverarbeitungsverbundes Baden-Württemberg mit hohem Engagement. Durch seine beeindruckende Persönlichkeit und seine Zielstrebigkeit wurde ihm von den Verbandsmitgliedern und Kunden sowie den Geschäftspartnern und Mitarbeitern des Rechenzentrums hohe Wertschätzung entgegengebracht. Wir danken ihm für seine außerordentlichen Verdienste um den Zweckverband Regionales Rechenzentrum Alb-Schwarzwald und seinen Einsatz bei der Vorbereitung und Einleitung der Fusion der Rechenzentren Reutlingen und Ulm. Wir werden ihm stets ein ehrendes Andenken bewahren. Unser tiefes Mitgefühl gilt seiner Frau und seiner Familie. Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm

49 Storage kann mehr als Sie denken! Business-Centric Storage ETERNUS Fujitsu Storage Days auch in Ihrer Nähe. Jetzt anmelden! storagedays2017 Entdecken Sie Storage Lösungen, die Ihre geschäftlichen Anforderungen abdecken. Hohe Verfügbarkeit, bessere Skalierbarkeit und schnellere Wiederherstellung? Unterstützen Sie Ihr Unternehmen mit einem auf Ihre Bedürfnisse abgestimmten Daten-Management und investieren Sie nicht in unzählige verschiedene Datenspeicherlösungen. Lernen Sie jetzt die Business-Centric Storage Lösungen von Fujitsu kennen: Daten und Geschäftsprozesse beschleunigen Speicherkapazitäten flexibel erweitern Produktivität und Flexibilität erhöhen Sicher speichern und archivieren Speicherlösungen von Fujitsu nach Maß - genau wie sie Ihr Unternehmen braucht. Mehr unter bcs.de.fujitsu.com oder Tel.: * Digital. Besser. Informiert. Papier verbraucht viel Platz. Die Suche nach Informationen darin kostet jede Menge Zeit. Unsere Dokumentenmanagementsoftware führt Informationen zentral zusammen, erhöht und beschleunigt die Auskunftsfähigkeit und reduziert den Verwaltungsaufwand. optimal-systems.de/public Software für Macher. 50

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54 Kommunaler Konsolidierungs- Arbeitsplatz ab 3.800, zzgl. USt. GESAMTABSCHLUSS. Immer mehr Kommunen setzen für ihren Gesamtabschluss auf die kommunale Konsolidierungslösung Doppik al dente!. Einfach anfangen. Die Software kommt arbeitsfertig zu Ihnen einschließlich Positionenplan und aller für den Gesamtabschluss benötigten Regeln. Mit unserem Transformationswerkzeug haben Sie die Jahresabschlussdaten der Betriebe schnell importiert. Einfach abstimmen. Entlang unserer Belegstruktur werden Sie auch ohne Spezialkenntnisse der Konzernkonsolidierung sicher durch den gesamten Prozess geleitet. Die Buchungslogik ( Melde-Buchhaltung und Delta-Buchführung ) folgt dem gewohnten buchhalterischen Denken. Einfach abschließen. Die Konsolidierungsrechnung mit all ihren Sonderfällen wird durch das Programm automatisch per Knopfdruck erledigt. Im Konzernbericht können Sie das Rechenwerk in allen Einzelheiten nachvollziehen....und es wirklich selbst schaffen. hallobtf! gmbh Sie kennen unseren Kai ( Kai kann alles inventarisieren )