Anleitung für den tisoware webclient in der Version 9.5a

Transkript

1 Anleitung für den tisoware webclient in der Version 9.5a Die tägliche Zeiterfassung Inhaltsverzeichnis Wie wird die Webseite aufgerufen?... 2 Die Login-Maske... 3 Die Startseite... 3 Die Erfassungsmappe... 4 Mappe anlegen... 4 Grundeinstellungen in der Mappe... 4 a) Vorgang... 4 b) Erfassungsmonat... 5 c) Parken/Speichern... 5 Daten erfassen und speichern... 6 Zeilen löschen... 8 Zeilen sortieren... 9 Die Monatsansicht Auswertung eigener Zeiten in der Mappe Auswahl der Projekte die Produktsteckbriefe Favoriten anlegen Geparkte Mappe bearbeiten Abwesenheiten erfassen Rückwirkende Erfassung von Abwesenheit a) Direkteingabe einzelner Tage b) Eingabe eines Zeitraums im Infofeld Zukünftige Erfassung von Abwesenheit Löschen von Abwesenheiten Mappe zur Genehmigung schicken Mappe korrigieren Berichte erstellen Beenden von tisoware Hilfe bei Fragen und Problemen Schaltflächen auf einen Blick

2 Wie wird die Webseite aufgerufen? Sofern Sie sich im Intranet der FU Berlin befinden, finden Sie beim Start des Browsers im linken Navigationsmenü den Auswahlpunkt Zeiterfassung. Ein Klick auf Zeiterfassung öffnet die Login-Maske. Abb.2 Sollten Sie nicht im Intranet arbeiten, geben Sie in Ihren Browser die folgende Zeile ein, um zur Anmeldung für tisoware zu gelangen: Es erscheint die folgende Zwischenseite: Abb. 1 Um zur Login-Maske zu gelangen klicken Sie bitte auf TisoClient. Exkurs: Damit Sie zukünftig nicht jedes Mal die Adresse eingeben müssen, wäre es ratsam sich die Adresse unter den Favoriten zu speichern. Dies können Sie tun indem Sie auf den Reiter Favoriten (s. Abb.1) klicken und anschließend Zu Favoriten hinzufügen auswählen. Es erscheint ein Fenster in dem Sie optional einen Namen vergeben können unter dem die Adresse gespeichert wird. Bestätigen Sie anschließend Ihre Eingabe durch den OK-Button. Nun sollte die Adresse gespeichert sein und Sie können die Seite durch einfaches Aufrufen aus Ihren Favoriten öffnen

3 Die Login-Maske Das Login-Formular benötigt von Ihnen die Angabe Ihres Benutzernamens und das dazugehörige Passwort. Diese Daten stimmen mit Ihrem ZEDAT-Account und somit in der Regel auch mit den Anmeldeinformationen an Ihrem PC überein. Bitte beachten Sie, dass Sie nicht das Feld Benutzer ID, sondern nur Benutzer Name und Passwort ausfüllen müssen. Gehen Sie dann auf Anmelden. Abb. 3 Die Startseite Nachdem Sie sich erfolgreich angemeldet haben erscheint die Startseite von tisoware. Diese ist unterteilt in ein Hauptfenster und den Navigationsbereich. Hauptfenster: Navigationsbereich In diesem Bereich wird Ihnen angezeigt wieviele Mappen Sie in Bearbeitung haben (geparkt) und ob Ihnen ggf. Mappen zur Korrektur vorliegen. Countdown Hier ist auch hinterlegt, wer der zuständige Keyuser Ihres Arbeitsbereichs ist. Abb.4-3 -

4 Um Ihre Zeiten zu erfassen wählen Sie bitte im Navigationsbereich den Menüpunkt Zeiterfassung aus. Öffnen Sie Zeiterfassung mit einem Mausklick und es öffnen sich darunter weitere Menüpunkte. Sie können nun eine neue Mappe anlegen, Ihre Daten erfassen, Ihre Mappe ansehen oder korrigieren. Achtung: Generell wird unten links auf der Seite die verbleibende Sitzungsdauer angezeigt (Abb. 4 unten), die einen countdown von 30 Minuten hat. In dieser Zeit haben Sie die Möglichkeit Ihre Zeiten zu erfassen, Eingaben zu speichern oder zwischenzuspeichern. Haben Sie Ihre Daten nach Ablauf der 30 Minuten noch nicht gespeichert sind die Daten verloren! Die Erfassungsmappe Die Erfassungsmappe setzt sich aus dem Maskenkopf, also dem oberen Teil des Fensters und den Registerkarten Daten, Auswertung und Favoriten im Hauptfenster (mittlerer Teil des Fensters) zusammen. Um Ihre Zeiten zu erfassen, müssen Sie für jeden Monat eine Mappe anlegen. Haben Sie bereits eine Mappe für den laufenden Monat angelegt und wollen weitere Daten eingeben, dann müssen Sie die Mappe bearbeiten. Eine Beschreibung hierzu finden Sie unter der Überschrift geparkte Mappe bearbeiten auf Seite 13 (Abb. 19 und 20). Mappe anlegen Um eine neue Mappe anzulegen, gehen Sie im linken Navigationsmenü auf Zeiterfassung dann auf den Untermenüpunkt Neue Mappe anlegen und es öffnet sich das Fenster wie in Abb.5 zu sehen. Grundeinstellungen in der Mappe a) Vorgang Im Kopfteil der Eingabemaske sind Grundeinstellungen für eine neue Mappe anzulegen. Abb.5 Durch Auswahl des Vorgangs (Abb.5) wird die automatische Anzeige einzelner Elemente in Ihrer Mappe festgelegt

5 In der Regel ist der Vorgang durch Ihren Key-User bereits eingestellt, optional können Sie zwischen den drei beschriebenen Einstellungen wählen: Arbeiten Sie immer für die gleiche Kostenstelle, so stellen Sie beim Anlegen der Mappe Stammkostenstelle ein. Dann ist die Spalte Kostenstelle in jeder neu erzeugten Zeile bereits ausgefüllt. Projektzeit Standard wählen Sie aus, wenn Sie für verschiedene Kostenstellen tätig sind. Bei dieser Variante muss für jede Buchung die jeweilige Kostenstelle separat ausgewählt werden, dies betrifft hauptsächlich die Mitarbeiter der Abt. III. Als dritte Variante gibt es Wiederholfelder. Bei dieser Auswahlmöglichkeit werden aus der vorherigen Zeile immer die Kostenstelle und der Kostenträger in die nachfolgende (neu erzeugte) Zeile übernommen, so dass nur noch die geleistete Arbeitszeit (ggf. ein neues Datum) eingetragen werden muss. Achtung! Das Auswählen des Vorgangs können Sie generell nur beim Anlegen einer Mappe einmalig vornehmen und es lässt sich dann innerhalb des Monats nicht mehr ändern. b) Erfassungsmonat Abb.6 b) Datumseingabe für den Erfassungsmonat c) Rechts: Parken einstellen! Als Standard ist immer der aktuelle Monat vorgegeben. Möchten Sie jedoch einen anderen Monat erfassen, geben Sie den Zeitraum einfach über die Tastatur ein, die Eingabe ist auch über die Kalenderfunktion (Button rechts daneben) möglich. Die Datumseingabe muss immer nach der Einstellung des Vorgangs erfolgen. c) Parken/Speichern Ein weiterer Auswahlpunkt im Kopfteil ist das rechte Fenster Parken / Speichern. Bitte achten Sie darauf, dass hier immer Parken eingestellt ist

6 Daten erfassen und speichern Im Hauptfenster befinden sich drei Registerkarten: Registerkarte Daten Registerkarte Übersicht Registerkarte Auswertung Die Registerkarte Daten : Zeiteingabe = Stunden : Minuten Abb.7 In jeder Zeile müssen Daten für: - Datum - Stunden - Kostenträger - Bezeichnung und - Kostenstelle eingetragen werden. In der ersten Spalte tragen Sie den Tag ein. Sie können dies über die Tastatur tun oder auch die Kalenderfunktion nutzen. In der zweiten Spalte erfassen Sie die Zeit. Es werden täglich die Zeiten eingetragen, die Sie für die jeweilige Tätigkeit aufgewandt haben. Beim Eintragen von ganzen Stunden ist es ausreichend, einzelne Zahlen in die Spalte einzutragen (z.b. wird der Eintrag 3 dann automatisch in 03:00 formatiert). Auch wenn das System technisch in der Lage ist minutengenau Zeiten entgegenzunehmen, soll im Rahmen des KLR-Projekts die Erfassungsgenauigkeit bei einer halben Stunde liegen, wobei es auf die Summe der einzelnen Tätigkeiten pro Projekt ankommt. Wenn Sie sich beispielsweise morgens 20 Minuten, mittags noch einmal anderthalb Stunden und kurz vor Feierabend 15 Minuten mit derselben Leistung des Produktkatalogs befasst haben, dann buchen Sie am Ende des Tages 02:00 Stunden für diese Leistung. In die dritte Spalte geben Sie den Kostenträger ein. Dazu klicken Sie auf das Lupen-Symbol (Abb. 8) und es erscheint das Auswahlfenster Projekt (Abb.9), aus dem man sich nun das entsprechende Projekt (den Kostenträger) durch Anklicken auswählt. Es wird sodann die Nummer und die Bezeichnung in die Zeile übernommen. Sollten Sie kein Projekt gefunden haben, das zu Ihrer Tätigkeit passt, dann beachten Sie bitte, dass die Projektliste mehrere Seiten lang sein kann. Dies erkennen Sie daran, dass oben rechts im Projektlistenfenster eine Pfeiltaste Seite springen können. erscheint, über die Sie zu einer weiteren - 6 -

7 Das pdf-symbol hinter einer Projektnummer enthält den Produktsteckbrief. Mit einem Klick auf den Steckbrief können Sie die Beschreibung für das jeweilige Projekt öffnen. So können Sie prüfen, ob Sie sich für das richtige Projekt entschieden haben. Eine nähere Erläuterung zum Auswahlfenster Projekt auswählen erhalten Sie unter Produktsteckbriefe auf Seite 11. Alternativ können Sie auch das Favoriten-Symbol anklicken, sofern Sie bereits Favoriten gespeichert haben (siehe Erläuterung zur Überschrift Anlegen von Favoriten) Seite 12. Abb. 8 Lupensymbol Favoritensymbol Abb. 9 Die Spalte Bezeichnung : Bei der Übernahme des ausgewählten Projekts (Kostenträger) wird dessen Bezeichnung gleich in die Zeile mit übernommen, so dass Sie hier nichts gesondert eintragen müssen. Hatten Sie bei der Anlage der Mappe Stammkostenstelle ausgewählt, so ist die Spalte Kostenstelle bereits in jeder Zeile ausgefüllt. Anderenfalls müssen Sie hier die jeweilige Kostenstelle nachtragen; für die Auswahl steht wieder das Lupen-Symbol zur Verfügung. Eine neue Zeile erhalten Sie, wenn Sie die Enter-Taste betätigen. Sobald Sie alle Tätigkeiten zeitlich erfasst haben, speichern Sie Ihre Eingaben mit dem Diskettensymbol (Abb.10)

8 Wichtig! Eine Mappe kann nur gespeichert werden, wenn mindestens eine Zeile vollständig eingetragen wurde. Leere oder nur halb ausgefüllte Zeilen verhindern ein Speichern. Es muss dann entweder korrigiert werden oder die Zeile die zuviel ist, gelöscht werden (siehe Zeilen löschen Seite 8, Abb.11). Der linke Button ermöglicht Ihnen ein Zwischenspeichern, der Countdown (30 Minuten Sitzungsdauer) beginnt dann von Neuem. Dies ist sinnvoll, um bereits eingegebene Daten nicht zu verlieren, wenn man z.b. bei der Eingabe der Zeiten unterbrochen wird. Das rote Kreuz-Symbol bricht eine Aktion ab. Abb.10 Diskettensymbol (Mitte) speichert die Eingaben Zeilen löschen Wenn Sie Zeilen löschen wollen, gehen Sie wie folgt vor: Sie setzen ein Häkchen vor die Zeile die gelöscht werden soll, durch einen Klick mit dem Mauszeiger. Erst danach erscheint dieser neue Button: (links über der Tabelle). Ein Klick auf diesen Button löscht alle Zeilen vor denen Sie ein Häkchen gesetzt haben. Abb

9 Zeilen sortieren Haben Sie Ihre Daten im laufenden Monat nicht zeitlich geordnet erfasst, können Sie diese mit dem Sortier-Button in eine chronologische Reihenfolge bringen. Sobald Sie alle Ihre Daten eingegeben haben, sichern Sie diese mit Zwischenspeichern. Es öffnet sich nun das Fenster auf dem Bildschirm, auf dem Sie den Sortier-Button (Abb.12). finden Sortier-Button Abb.12 Die Zeiten wurden nicht chronologisch eingegeben. Durch einen Mausklick auf den Sortier-Button werden Ihre erfassten Daten in die richtige Reihenfolge gebracht (Abb.13) Die erfassten Daten sind nun chronologisch sortiert. Abb

10 Die Monatsansicht Nachdem Sie die eingegebenen Daten gespeichert haben, können Sie die Gesamtzahl Ihrer Stunden pro Tag überprüfen, wenn Sie in die Registerkarte Übersicht wechseln. Es wird der Kalendermonat mit allen gespeicherten Zeiten zu den jeweiligen Wochentagen, den Wochenenden/Feiertagen als Übersicht angezeigt (Abb.14). Hier können Sie schnell überblicken, ob Sie alle Stunden eingetragen haben bzw. auch, ob Abwesenheiten erfasst sind. Diese Ansicht dient lediglich der Information und ermöglicht keine weitere Bearbeitung. Änderungen müssen über die Registerkarte Daten vorgenommen werden. Registerkarte Übersicht : Abb.14 Auswertung eigener Zeiten in der Mappe In diesem Fenster können Sie sich Ihre bisher eingetragenen Zeiten zusammengefasst und prozentual auf die Kostenträger verteilt ansehen. Der Erfassungszeitraum wird links über den Registerkarten angezeigt. Die Registerkarte Auswertung : Abb

11 Auswahl der Projekte die Produktsteckbriefe Das Fenster Projekt auswählen öffnet sich durch einen Klick auf das Lupensymbol, wenn Sie bei der Datenerfassung sind (siehe unter Daten erfassen Abb.8 und 9). Es enthält wiederum folgende Registerkarten: Registerkarte Auswahl enthält alle Projekte der Organisationseinheit Registerkarte Letzte N enthält die zuletzt ausgewählten Projekte Registerkarte Favoriten enthält alle als Favoriten gespeicherten Projekte Als pdf-datei hinterlegter Produktsteckbrief Abb. 16 Sobald Sie dieses pdf-symbol hinter einer Projektnummer sehen, können Sie mit einem Klick hierauf den Steckbrief für das jeweilige Projekt öffnen. Der Produktsteckbrief enthält eine detaillierte Beschreibung der Tätigkeit und so können Sie überprüfen, ob Sie tatsächlich das richtige Projekt für Ihre Tätigkeit ausgewählt haben. Abb.17 Haben Sie sich den Steckbrief angesehen, kommen Sie über den Detail -Button wieder zurück zum Fenster Projekt auswählen und können Ihre Wahl durch Klick auf das Projekt in die Spalte Kostenträger Ihrer Eingabezeile übernehmen

12 Favoriten anlegen Meist führen Sie bei Ihrer täglichen Arbeit bestimmte Tätigkeiten regelmäßig aus. Deshalb ist es sinnvoll sich Favoriten anzulegen, um die Suche nach den jeweiligen Projekten (bzw. Kostenträgern) zu optimieren. Dazu gehen Sie wie folgt vor: Zum Fenster der Abb. 18 gelangen Sie, wenn Sie Ihre Zeiten für den Tag eintragen möchten und dabei das Auswahlfenster Projekt auswählen öffnen, um einen Kostenträger zu erfassen (siehe Beschreibung zu Daten erfassen, Seite 6 unten). Damit Sie Favoriten erfassen können, müssen Sie links in die Kästchen vor der Spalte Projekt mit einem Maus-Klick einen Haken setzen. Erst danach erscheint rechts (oben) der Button zu Favoriten (Abb.18). Wählen Sie nun alle für Sie in Frage kommenden regelmäßigen Tätigkeiten aus. Dabei können Sie mehrere gleichzeitig markieren, jedoch müssen Sie Seite für Seite vorgehen (sofern Ihre Projektliste mehrere Seiten lang ist). Mit einem Klick auf den Button zu Favoriten fügen Sie die ausgewählten Projekte (bzw. Kostenträger) den Favoriten hinzu. Wechseln Sie im Auswahlfenster in die Registerkarte Favoriten und Sie können dort alle von Ihnen gespeicherten Kostenträger/Projekte sehen. Dies können Sie mit beliebig vielen Kostenträgern/Projekten machen wie Sie möchten. (s. Abb. 8, S.7) Ihre häufig zu erfassen- Zukünftig können Sie über den Favoriten-Button den Kostenträger/Projekte auswählen. 3. Registerkarte Favoriten enthält nun alle als Favoriten gespeicherten Kostenträger 2. zu Favoriten Button erscheint und muss angeklickt werden Abb Haken setzen um Favoriten auszuwählen

13 Geparkte Mappe bearbeiten Wenn Sie für den laufenden Monat Ihre Mappe bereits angelegt hatten, müssen Sie für die weitere Bearbeitung im Startfenster von tisoware die geparkte Mappe öffnen. Entweder klicken Sie im linken Navigationsmenü auf den Menüpunkt Mappen bearbeiten oder Sie gehen mit dem Mauszeiger auf die Zahl in der Klammer neben dem -Symbol (s. Abb. 19). Abb.19 Es erscheint sodann folgendes Fenster: Bleistift-Symbol anklicken Abb.20 In diesem Fenster wählen Sie die Mappe aus, die Sie weiter bearbeiten möchten. Achtung! Wichtig ist, dass Sie für die Weiterbearbeitung der Mappe unbedingt Korrektur durchführen also das Bleistift-Symbol wählen. Der rechte Button geparkten Antrag aktivieren schickt die Mappe unmittelbar an den Key-User! Haben Sie das Bleistift-Symbol angeklickt, dann befinden Sie sich wieder in der normalen Mappenbearbeitung, (siehe auch Seite 6 Daten erfassen)

14 Abwesenheiten erfassen Die Abwesenheitstage in tisoware sind unabhängig von Ihrem Gleitzeitbogen und Urlaubsanträgen. Sie dienen einzig der Arbeitserleichterung für den Key-User, der bei der Plausibilitätsprüfung an jedem regulären Arbeitstag des Monats in der Kalenderübersicht die erfassten Stunden bzw. einen Abwesenheitsvermerk erwartet. Es gibt zwei verschiedene Arten Abwesenheiten zu erfassen: 1. rückwirkend (ungeplant z.b. bei Krankheit) 2. zukünftig (geplant z.b. bei Urlaub) Abb.21 Ein wichtiger Unterschied der beiden Abwesenheitsarten liegt darin, dass bei rückwirkender Erfassung nur einzelne Tage, während bei zukünftigen Abwesenheiten auch zusammenhängende Zeiträume (von/bis) eingetragen werden können. Daher sollten Sie eine vorhersehbare längere Abwesenheit, wie im Falle des Urlaubs, auf jeden Fall im Voraus als zukünftige Abwesenheit in tisoware erfassen. Wichtig! Zu beachten ist, dass vor dem Eintragen einer zukünftigen Abwesenheit eine Mappe für diesen Zeitraum existieren muss! Sind Sie einen vollständigen Monat abwesend, dann wird für den entsprechenden Monat keine Mappe angelegt. Bitte teilen Sie monatliche Abwesenheiten Ihrem Key-User unbedingt mit, weil dann das Sperrdatum manuell gesetzt werden muss. Durch einen Klick auf Abwesenheiten erfassen im Navigationsfenster (links) öffnen sich zwei Auswahlmöglichkeiten: rückwirkend und zukünftig. Rückwirkende Erfassung von Abwesenheit a) Direkteingabe einzelner Tage Die Seite für die rückwirkende Abwesenheitserfassung ist zunächst leer. Um eine neue, in der Vergangenheit liegende Abwesenheit zu buchen, müssen Sie zunächst das Datum Ihrer Abwesenheit wählen wie gewohnt mit Hilfe des Kalenders, oder durch Direkteingabe (Abb. 22)

15 Abb.22 Direkteingabe der Abwesenheit in der Datumszeile oder Kalender-Button daneben betätigen. Die weiteren Daten sind im Fußteil der Seite einzutragen. Sie müssen bei Lohnart 100 Abwesenheit (Tage) auswählen (siehe Abb. 23). Die Eingabe eines Kommentars ist nicht notwendig, alle übrigen Felder bleiben ebenfalls leer. speichern Lohnart: Abwesenheit (Tage) auswählen Kostenstelle ist voreingestellt, sollte nicht geändert werden. Abb.23 Prüfen Sie, ob die Felder Datum, Lohnart und Kostenstelle ausgefüllt sind. Dann können Sie die Daten über das Diskettensymbol speichern und die Abwesenheit für den gewählten Tag damit erfassen

16 Als Bestätigung sehen Sie im Anschluss daran einen Abwesenheitseintrag in der Übersichtsseite: Abb.24 b) Eingabe eines Zeitraums im Infofeld Eine weitere Möglichkeit eine rückwirkende Abwesenheit zu erfassen ist, die Abwesenheit im Infofeld mitzuteilen. Sie nehmen diese Eintragung dann vor, wenn Sie gerade Ihre Zeiten erfassen wollen. Hierzu öffnen Sie den Menüpunkt Zeiterfassung dann Mappe bearbeiten. Sie öffnen die Mappe mit dem Bleistiftsymbol zur Bearbeitung, dann können Sie im Feld Info (Abb.25) den Zeitraum eintragen, in dem Sie wegen einer Abwesenheit nicht gearbeitet haben. Der Speicherbutton erscheint allerdings erst, wenn eine Aktion im Registerblatt Daten stattgefunden hat, d.h. sobald Sie die Registerkarte Daten anklicken wird automatisch eine neue Zeile erzeugt. Diese können Sie entweder löschen oder ggf. eine Eintragung in die Zeile vornehmen. Danach erscheint auch der Speicher-Button oben rechts und Sie können Ihre Eingaben (im Infofeld) speichern. 1. im Info Feld: Zeitraum oder Tag eintragen 2. speichern Abb.25 In der Übersichtsanzeige (Hauptfenster) können Sie den Infoeintrag nun sehen (Abb. 26)

17 Unter Zeiterfassung, Mappen bearbeiten Eintrag in der Spalte Info Abb.26 So kann Ihr Key-User bei der Genehmigung Ihrer Mappe sofort erkennen, dass Sie für diese Zeiträume keine Zeiten eintragen müssen und das erspart Ihnen eine Nachfrage. Generell wird die Information über Ihre Abwesenheiten nach Genehmigung der Mappe aus dem System gelöscht. Es ist also keine Kontrolle der Abwesenheiten möglich. Zukünftige Erfassung von Abwesenheit Die Erfassung zukünftiger Abwesenheiten ist nicht auf einzelne Tage beschränkt. Sie können hier auch zusammenhängende Zeiträume angeben, um beispielsweise Ihren Urlaub einzutragen. Achtung! Bitte denken Sie daran, dass zukünftige Abwesenheitszeiten nur gespeichert werden, wenn Sie bereits eine Mappe für den künftigen Monat angelegt haben(mind. eine Zeile gespeichert ist! Im Navigationsfeld (links) wählen Sie zunächst zukünftig, es öffnet sich das folgende Fenster (Abb. 27). Im zweiten Schritt klicken Sie auf das linke Symbol Neue. Symbol Neue anklicken Abb.27 Daraufhin erscheint ein Formular, in dem die Daten für die zu buchende Abwesenheit einzutragen sind. Auch hier ist wieder der Kalender für die Eingabe des Zeitraums als Hilfsmittel nutzbar

18 Formularfenster für Eingabe von Zeitraum und Lohnart Abb.28 Wie auch bei der rückwirkenden Abwesenheitserfassung wird neben dem Zeitraum die Lohnart abgefragt, die Sie über das Dropdown-Feld auswählen. Bei Lohnart geben Sie immer 100 Abwesenheit (Tage) ein. Wenn die drei Pflichtangaben - Von Datum - Bis Datum - Lohnart angegeben sind, können Sie mit dem Diskettensymbol Ihre Abwesenheitszeit speichern. Der eingegebene Zeitraum ist in der Kalenderübersicht sowie in der Mappe (Registerkarte Übersicht ) nun rot als AT markiert zu sehen. Löschen von Abwesenheiten Eine eingetragene Abwesenheit kann auch wieder gelöscht werden. Dazu gehen Sie zunächst in das jeweilige Modul, zukünftig oder rückwirkend. Bei rückwirkend eingetragenen Abwesenheiten müssen Sie den entsprechenden Tag im Modul Abwesenheiten / rückwirkend (linkes Navigationsfenster) auswählen und dann den Eintrag im Feld Lohnart entfernen, indem Sie aus der Drop-down-Liste den letzten, leeren Eintrag wählen. Anschließend bestätigen Sie über das Disketten-Symbol die Löschung. 1. Tag auswählen Abb

19 2. unter Lohnart ein leeres Feld über das Drop-down Menü einstellen und dann speichern Abb.32 Bei zukünftig eingetragenen Abwesenheiten müssen Sie zunächst das Papierkorb-Symbol anklicken. Papier- korb- Symbol anklicken Abb.29 Daraufhin öffnet sich ein Formular, in dem Sie - wie schon beim Eintragen der Abwesenheit den fraglichen Zeitraum angeben müssen. Anschließend bestätigen (speichern) Sie die Löschung durch das Disketten-Symbol. 1. zu löschenden Zeitraum eingeben. 2. mit Diskettensymbol speichern Abb

20 Mappe zur Genehmigung schicken Wenn Sie alle Tätigkeits- oder Abwesenheitszeiten für einen Monat eingetragen haben, müssen Sie die Mappe bis zum 5. des Folgemonats zur Genehmigung an Ihren Key-User schicken. Hierfür gehen Sie wie folgt vor: Sie gehen im Navigationsfenster auf Zeiterfassung dann Mappen bearbeiten und im Hauptfenster erscheint die Anzeige wie in Abb.33. Dort wählen Sie die Mappe, die an den Key- User zur Genehmigung gesandt werden soll aus. Klicken Sie auf den Button geparkten Antrag aktivieren, es erfolgt noch einmal eine Abfrage, ob Sie die Mappe wirklich absenden wollen, dies bestätigen Sie mit OK. Damit liegt die Mappe bei Ihrem Key-User zur Genehmigung vor. 1.) Mit Klick auf den Button geparkten Antrag aktivieren (Zeile wird rot) schicken Sie die Mappe an den Key-user. 2.) Bestätigen Sie mit OK und die Mappe wird versandt. Abb

21 Mappe korrigieren Hat Ihr zuständiger Key-User eine Ihrer Mappen nicht genehmigt und zur Korrektur an Sie zurück geschickt, sehen Sie dies gleich nach der Anmeldung bei tisoware und zwar im Hauptfenster in der Zeile mit dem Rotstift davor (s. Abb 20a). Im Beispiel sehen Sie, dass eine Mappe zur Korrektur vorliegt. Klicken Sie nun auf die Zahl in der Klammer (hier die (1) ) und es öffnet sich das Fenster Abb. 20b. Alternativ können Sie im linken Navigationsfenster die Zeiterfassung öffnen und dann den Untermenüpunkt Korrektur anklicken. Dann öffnet sich ebenfalls das Fenster wie in Abb. 20b. Abb. 20a Abb.20b Bleistift-Symbol anklicken Bemerkung des Key-Users zur Korrektur Mit Klick auf das Bleistift-Symbol lässt sich die zu korrigierende Mappe dann aufrufen und Sie können weitere Daten eingeben oder Daten ändern. Achtung: Sobald Sie die Änderungen bei der zur Korrektur vorgelegenen Mappe speichern, wird die Mappe sofort zum Key-User zurück geschickt!!! Die Mappe kann nicht zwischengespeichert werden

22 Berichte erstellen In der Version 9.5a können Sie sich nachdem Ihre Mappe genehmigt ist Ihre erfassten Zeiten in einer Übersicht ansehen. Dazu klicken Sie im linken Navigationsfenster auf Berichte und dann auf User. Abb.34 Danach klicken Sie auf Auswertung eigene Zeiten und es erscheint das folgende Fenster: Abb den gewünschten Zeitraum eintragen 2. mit grünem Häkchen bestätigen Auf der rechten Seite im Hauptfenster tragen Sie den (vergangenen) gewünschten Zeitraum ein und bestätigen mit dem grünen Häkchen. Es erscheint Ihr Tätigkeitsbericht als pdf-datei. Nun können Sie sich alle Zeiten, die Sie in dem bezeichneten Zeitraum gebucht haben, als prozentuale Auswertung bzw. als Stundensummen ansehen. Um den Bericht zu verlassen, klicken Sie den Button Detail an (s. Abb.36) und Sie kommen wieder zurück zu dem Fenster, in dem Sie den Zeitraum auswählen können (Parameterauswahl). Wollen Sie auf die Startseite zurück, klicken Sie auf den Button Home rechts daneben

23 Button Detail um zurück zum Fenster Zeitraum- Auswahl zu gelangen Über Home Erstellter Bericht gelangen Sie zur Startseite. Abb

24 Beenden von tisoware Nutzen Sie zum Beenden bitte das Abmelde-Symbol oben rechts in der Kopfzeile oder im linken Navigationsbereich den Menüpunkt Abmelden Bitte nicht das Ihres Internet Explorers oder Firefox` verwenden, da die Sitzung sonst nicht beendet wird. a) Rechtes Exit-Symbol : Mit dem Exit-Symbol wird das Programm verlassen. Oder b) im linken Navigationsfenster auf Abmelden klicken. Abb.37 Hilfe bei Fragen und Problemen Erste Anlaufstelle bei Fragen zur Anwendung ist Ihr Key-User im eigenen Bereich (siehe Abb.4 Startseite) Zudem können Sie sich auch auf unserer Homepage informieren. Dort finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu tisoware und zur Kosten- und Leistungsrechnung an der FU Berlin. Generell beachten Sie bitte folgenden Hinweis zur Bedienung: Um Fehler in der Datenübermittlung zu vermeiden, warten Sie bitte stets den vollständigen Aufbau der jeweiligen Seite ab. Sollten Funktionen im (linken) Navigationsmenü inaktiv sein, kann ein refresh (Aktualisierungs-Button betätigen) helfen, zur Not eine Neuanmeldung

25 Schaltflächen auf einen Blick Favoriten Auswählen Zwischenspeichern Speichern Mappe bearbeiten Mappe an Key-User schicken Aktion abbrechen Abmelden Kalenderfunktion Zeilen löschen Zeilen sortieren Aktualisieren treeview öffnen/schließen Home Bestätigen Details / zurück zur Parameterauswahl Selektion-/Filtermöglichkeit Löschen