1 Lernsituations: Kundenaufträge rationell bearbeiten 16

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1 Modellunternehmen Büromöbel Hauser & Schulte GmbH Firmenporträt...XII Organigramm... XIII Kundenverzeichnis (Auszug)....XIV Lieferantenverzeichnis (Auszug).... XV 1 Lernsituations: Kundenaufträge rationell bearbeiten Lernaufgabe Welche Voraussetzungen sollte Ihr Computerarbeitsplatz haben, um Kundenaufträge rationell zu bearbeiten? Lernaufgabe Wie gestalten Sie einen ansprechenden und normgerechten Geschäftsvordruck? Lernaufgabe Wie erstellen Sie einen korrekten und normgerechten Geschäftsbrief? Lernaufgabe Welche Informationen benötigen Sie, um eine Auftragsbestätigung per zu schreiben? Lernaufgabe Welche Schritte müssen Sie erledigen, bis der Auftrag abgewickelt ist? Lernaufgabe Reflexion des Lernzuwachses Welche Möglichkeiten haben Sie, einen Kundenauftrag rationell zu bearbeiten? Lernsituation: Kundenaufträge nach einem verlangten Angebot bearbeiten Lernaufgabe...26 Was wird von Ihnen erwartet, wenn ein Kunde telefonisch eine Bestellung aufgibt? Lernaufgabe...27 Wie erstellen Sie ein rechtlich einwandfreies verlangtes Angebot für das Fortbildungsinstitut Gruber? Lernaufgabe Wie schreiben Sie moderne Geschäftsbriefe? Lernaufgabe Wie erstellen Sie rationell Lieferschein und Rechnung mithilfe von Excel? Lernaufgabe Reflexion des Lernzuwachses Was beachten Sie beim Arbeitsprozess des verlangten Angebotes? Lernsituation: Kundenaufträge nach einem unverlangten Angebot bearbeiten Lernaufgabe Wie können Sie zeitsparend ein Meeting mit mehreren Geschäftspartnern, die nicht an einem Ort sind, durchführen? Lernaufgabe Wie schreiben Sie ein erfolgreiches unverlangtes Angebot? Lernaufgabe Welche Vervielfältigungsmöglichkeiten nutzen Sie, bei Beachtung der Minimierung der Umweltbelastungen und der Kosten? Lernaufgabe Wie erstellen Sie eine Rechnungsvorlage zur Arbeitserleichterung? Lernaufgabe Wie erstellen Sie häufig wiederkehrende Schriftstücke rationell, auch solche, die auf eine unbezahlte Rechnung folgen? Lernaufgabe Reflexion des Lernzuwachses Wie sieht der komplette Geschäftsprozess der Auftragsbearbeitung aus? XII VI

2 Inhaltsverzeichnis 4 Lernsituation: Kundenaufträge in englischer Sprache bearbeiten Lernaufgabe Wie schreiben Sie einen korrekten englischen Geschäftsbrief? Lernaufgabe Wie formulieren Sie ein sprachlich korrektes Angebot in Englisch? Lernaufgabe Wie verfassen Sie eine Auftragsbestätigung nach England? Lernaufgabe Wie schreiben Sie einen englischen Lieferschein? Lernaufgabe Wie schreiben Sie eine englische Rechnung? Lernaufgabe Reflexion des Lernzuwachses Was beachten Sie bei Geschäftsbriefen in englischer Sprache? Manual: Aufträge bearbeiten 46 Büroübliche Applikationen (LA 1.1) PC-Einzel-Arbeitsplatz...46 Netzwerkarbeitsplatz Client-Server-Netzwerk...46 Anwendersoftware...47 ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning)...48 Intranet Extranet...49 Internet Schriftstücke vervielfältigen (LA 3.2) Drucken...49 Druckerarten...49 Umweltverträglichkeit, Gesundheitsschutz...52 Kopierer...52 Tischgerät oder Standkopierer...53 Alternative Multifunktionsdrucker...55 Umweltbelastung, Geräuschbelastung...55 Scanner Scannertypen...55 Weiterverarbeitung der Daten...56 Kommunikationssysteme Telefonanlage (LA 3.1)...57 Verhalten am Telefon (LA 2.1)...58 Telefax (LA 3.7) (LA 3.2)...60 Elektronische Signatur Netiquette...62 Normgerechtes Schreiben und Gestalten Satzzeichen und Schreibweisen von Wörtern...63 Schreibweisen in Verbindung mit Zahlen...65 Texte normgerecht gestalten Gliederung von Texten...67 Absätze Einrücken und Zentrieren...67 Nummerierung...67 Aufzählung VII

3 Typografie Corporate Design für betriebliche Schriftstücke Formatvorlagen verwenden Normgerechte Tabellen einfügen Formulare (Vordrucke) konzipieren (LA 1.4)...71 Zielgruppenorientiert und übersichtlich gestalten Verständlich formulieren...71 Geschäftsbrief nach DIN 5008: Aufbau des Geschäftsbriefes (LA 1.2) Geschäftsvordruck (Form B Standardinformationsblock) Normgerechte Gestaltung des Geschäftsbriefes (LA 1.3) Schreibstil des Brieftextes...79 Anlagen- und Verteilvermerke Briefe mit Folgeseiten...81 Manueller Seitenwechsel Briefe kundenorientiert formulieren (LA 2.3) Natürliche Lesekurve eines Briefes Tipps zur Briefformulierung Briefe inhaltlich gliedern/strukturieren Briefe kurz und prägnant formulieren...85 Telefonieren auf Englisch Der englische Geschäftsbrief (LA 4.1) English sentences or phrases Kaufmännische Rechenarten (LA 1.4) Dreisatz...91 Prozentrechnen...92 Auftragsbestätigung...94 Lieferschein...95 Rechnung...96 Innerbetrieblicher Schriftverkehr Protokoll...97 Aktennotiz...98 Telefonnotiz...98 Aktenvermerk...99 Interne Mitteilung (LA 2.3) Anfrage (LA 1.3) Bezugsquellenermittlung Angebot und seine Mindestbestandteile (LA 2.2) Art, Güte, Menge und Beschaffenheit der Ware Preis, Preisnachlässe und Beschaffungskosten der Ware Liefer- und Zahlungsbedingungen Erfüllungsort Eigentumsvorbehalt Gefahrenübergang Gerichtsstand Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) Angebot und seine Gültigkeit (Bindung) Erlöschen und Widerruf eines Angebotes Angebote vergleichen und bewerten Inhalt und Aufbau einer Bestellung Form und Bindung einer Bestellung (Auftrag) Gültigkeit einer Bestellung (Auftrag) Bestellungsannahme (Auftragsbestätigung) (LA 1.4) VIII

4 Inhaltsverzeichnis Ablauf des gerichtlichen Mahnverfahrens (LA 1.5) Die private Überschuldung Auswirkungen und Lösungsansatz Manual: Methoden und Techniken 114 Arbeitstechniken Texte markieren Inhalte strukturieren und visualisieren MindMaps erstellen Checklistentechnik anwenden Informationsblätter erstellen (LA 1.1) Referate halten Referate vorbereiten, durchführen, nachbereiten Referaten zuhören Metakognitive Lernstrategien Lernfortschritt kontrollieren Lernzuwachs reflektieren Kreativitätstechniken einsetzen Brainstorming organisieren Kartenabfrage arrangieren Clustering im Team durchführen Placemat Medien gestalten Plakate gestalten Overheadfolien gestalten Professionell präsentieren Präsentation planen Präsentation gestalten Präsentationsmöglichkeiten nutzen Präsentation vorbereiten Nonverbale Kommunikation Stimme Andere optische Zeichen Sei immer du selbst Ohne Lampenfieber geht es nicht Den Auftritt vorbereiten Präsentation nachbereiten Reflexion der Teilnehmer Gestaltungsregeln für digitale Präsentationen Kugellager Gruppenpuzzle Leittextmethode Manual: Wordfunktionen 143 Seite einrichten Rechtschreibprogramm Kopf- und Fußzeilen gestalten Dokumentvorlagen erstellen Formatvorlagen einrichten Seitenzahl einfügen Dokument drucken Datei drucken PDF-Datei erstellen Zeichenformatierung Absatzformatierung Spalten einrichten IX

5 Schattierung einstellen Rahmen setzen Seitenrand gestalten Format übertragen Initial einfügen Symbol einfügen Dokument erstellen Text suchen Text ersetzen Tabstopp setzen Tabellen gestalten Tabelle positionieren Gleiche Kopfzeile einfügen Formulare gestalten (LA 1.4) Falt- und Lochmarken einfügen Aufzählung bzw. Nummerierung einfügen Liste mit Ebenen erstellen Silbentrennung aktivieren Dokument gestalten Grafiken und Bilder einfügen Bildgröße verändern Schaubilder erstellen Abbildungen einfügen Abbildungen beschriften Logo erstellen (LA 1.1) Mathematische Formeln einfügen Verknüpfungen mit Excel oder andere Objekte einfügen Dokument rationell erstellen Seriendruck Seriendruck Bedingungsfeld Seriendruck Filtern von Daten Textbausteine AutoText Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis Screenshot erstellen Index erstellen Dokumente überprüfen Kommentar einfügen Änderungen bearbeiten Excel-Funktionen 188 Excel-Bildschirm Anwendungsfenster Daten eingeben Zelleninhalte löschen Markieren von Zellen AutoAusfüllen von Zellen X

6 Inhaltsverzeichnis Formatierungsmöglichkeiten Zellen formatieren Texte formatieren Zahlen formatieren Hintergrundfarben Zellausrichtung Befehl Wiederholen/Rückgängig machen Zellen mit Prozent formatieren Format übertragen Rechnen mit Excel Grundrechenarten, Prozent und Potenz Rationelles Arbeiten mit Excel (LA 3.2.4) Kopieren von Formeln Relative Adressierung (Zellbezüge) Absolute Adressierung (Zellbezüge) Syntax von Excel-Funktionen Funktionen SUMME, MAX, MIN, MITTELWERT Auf- und Abrunden, Ganzzahl und Kürzen ANZAHL und ANZAHL Sortieren der Daten Einfache WENN-Funktion Verschachtelte WENN-Funktion Erweiterte WENN-Funktion Funktionsassistent WENN-UND-Funktion WENN-ODER-Funktion WENN-NICHT-Funktion ZÄHLENWENN-Funktion SUMMEWENN-Funktion RANG-Funktion SVERWEIS WVERWEIS Diagramm Drucken Literaturverzeichnis XI