Die Great Place to Work Mitarbeitendenbefragung und Betriebliche Mitbestimmung

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1 Die Great Place to Work Mitarbeitendenbefragung und Betriebliche Mitbestimmung 1. Unterliegt die Mitarbeitendenbefragung der betrieblichen Mitbestimmung? Eine Mitarbeitendenbefragung ist zunächst kein Mitbestimmungstatbestand, sofern die Teilnahme an der Befragung freiwillig und anonym ist, sowie die Fragen im Fragebogen vergleichsweise allgemein formuliert sind. Je nach spezifischer Fragestellung können sich aber Mitbestimmungstatbestände ergeben, etwa wenn in der Befragung Themen (ausführlich) erörtert werden, die unter das Mitbestimmungsrecht fallen (etwa Fragen der betrieblichen Lohngestaltung), in der Befragung ein Feedback für eine bestimmte Person (in der Regel eine Führungskraft) abgefragt wird, das dann auch in Bezug auf die entsprechende Person ausgewertet wird, in der Befragung nicht nur eine Bewertung von Aspekten der Arbeit und des Arbeitsplatzes wie Führung, Teamgeist, Fairness usw. vorgenommen werden, sondern die Mitarbeitenden um Auskünfte zu ihrem Gesundheitszustand oder anderen Aspekten der Person gebeten werden, die über gewöhnliche demografische Fragen nach Alter, Geschlecht usw. hinausgehen. Wir gehen davon aus, dass der Einsatz des Great Place to Work Standardfragebogens nicht unter die Mitbestimmung fällt, da dieser vergleichsweise allgemeine Fragen zur Arbeitsplatzkultur stellt. Ein Mitbestimmungstatbestand kann sich vor allem bei den Zusatzmodulen direkte Führungskraft und Team sowie Gesund Arbeiten ergeben. In ersterem Fall geht es um ein Feedback für konkret zu identifizierende Personen. Im zweiten Fall machen die Mitarbeitenden anonym und freiwillig Aussagen zu ihrem Gesundheitszustand. In der Regel verfügt der Betriebsrat allerdings über ein Informationsrecht. Dies bedeutet, dass der Betriebsrat Auswertungen und Ergebnisberichte einsehen kann, insbesondere wenn es wahrscheinlich ist, dass die Befragungsergebnisse die Arbeit des Betriebsrats betreffen. 2. Abschluss einer Betriebsvereinbarung kann sinnvoll sein Auch wenn die Great Place to Work Mitarbeitendenbefragung nicht der betrieblichen Mitbestimmung unterliegt, ist der Abschluss einer Betriebsvereinbarung ratsam, da der Betriebsrat ein wichtiger Promotor eines Befragungsprojekts sein kann

2 durch den Abschluss einer Betriebsvereinbarung glaubhaft demonstriert wird, dass die Teilnahme an der Befragung tatsächlich freiwillig und anonym ist die Akzeptanz für die Befragung und somit mittelbar auch die Teilnahmequote durch eine Betriebsvereinbarung gesteigert werden kann Eine Betriebsvereinbarung ist insbesondere dann ratsam, wenn im Unternehmen eine Vollbefrgung durchgeführt wird; d. h. wenn (nahezu) alle Beschäftigten zur Teilnahme an der Befragung eingeladen werden. Die Betriebsvereinbarung sollte vor allem regeln, wie im konkreten Fall die Freiwilligkeit und Anonymität der Teilnahme an der Befragung sichergestellt wird, etwa durch Aussagen zu folgenden Themen: Distribution der Fragebögen im Unternehmen und Rückläufe an Great Place to Work Auswertungsgrenzen bei kleinen Fallzahlen (z. B. Ergebnisse werden erst dargestellt, wenn diese auf den Antworten von mindestens fünf Beschäftigten beruhen) Verfahren bei Freitextantworten Umfang und Tiefe der Berichtlegung, Veröffentlichung der Befragungsergebnisse im Unternehmen 3. Muster einer Betriebsvereinbarung Betriebsvereinbarung Great Place to Work Mitarbeitendenbefragung << Jahr >> zwischen und dem dem Vorstand der XY AG Betriebsrat der XY AG wird folgende Betriebsvereinbarung über die Durchführung einer Mitarbeitendenbefragung geschlossen: 1. Zielsetzung In der XY AG soll ein Prozess zur Weiterentwicklung einer vertrauensbasierten Arbeitsplatzkultur angestoßen werden. Stärken und Defizite in der Zusammenarbeit im Unternehmen, bei Themen wie Führung, Anerkennung und Wertschätzung der Mitarbeitenden, Fairness und Respekt, Identifikation mit dem Unternehmen sowie Teamgeist sollen durch die Mitarbeitendenbefragung identifiziert werden, um auf dieser Basis die Arbeitsplatzkultur im Unternehmen und in den einzelnen Organisationseinheiten weiterzuentwickeln. 2

3 2. Geltungsbereich Diese Betriebsvereinbarung gilt räumlich für die XY AG1 die XY AG2 die XY AG3 die XY AG1 persönlich für alle Mitarbeitenden mit Ausnahme der leitenden Angestellten gem. 5 Abs. 3 BetrVG, Diplomanden und Praktikanten. 3. Verfahren Die Mitarbeitendenbefragung wird von einem externen Dienstleister, Great Place to Work Deutschland (GPTW Deutschland GmbH, Kurzform: GPTW), abgewickelt. Die Befragung erfolgt sowohl online-gestützt als auch mittels Papier-Fragebogen. a) Freiwillige Teilnahme/Ausschluss der Verhaltens- und Leistungskontrolle Die Teilnahme ist für alle Mitarbeitenden freiwillig und anonym. Eine Überwachung von Leistung oder Verhalten der Mitarbeitenden im Sinne des 87 Ziffer 6 BetrVG findet nicht statt, d. h. diesbezügliche personenbezogene Auswertungen werden nicht durchgeführt. Maßnahmen, die auf Informationen beruhen, die unter Verletzung dieser Betriebsvereinbarung gewonnen werden, sind unwirksam. Der externe Dienstleister stellt sicher, dass sämtliche Bestimmungen des Datenschutzgesetzes eingehalten werden. Ergebnisse werden nur in aggregierter Form zurückgemeldet. Ein Rückschluss auf die Antworten einzelner Mitarbeitenden ist nicht möglich (vgl. nachfolgende Ziffer 3 e). b) Vorbereitung Der Arbeitgeber stellt Great Place to Work im Vorfeld der Befragung die geschäftlichen Adressen sämtlicher Mitarbeitenden der Unternehmen zur Verfügung. Neben der und dem Namen des Mitarbeitenden werden auch Informationen über die organisatorische Zuordnung des Mitarbeitenden geliefert. Im Vorfeld der Mitarbeitendenbefragung erfolgt eine entsprechende Information der Belegschaft über die betrieblichen Medien. c) Durchführung Die Durchführung der Mitarbeitendenbefragung ist im Zeitraum von << Datum >> bis << Datum >> vorgesehen. 3

4 Die Einladung zur Teilnahme erfolgt online-gestützt sowie schriftlich durch den externen Dienstleister. Online-gestützte Befragung: Bei der online-gestützten Teilnahme an der Umfrage erhalten die Mitarbeitenden eine . Jede enthält einen personalisierten Link, mit denen die Mitarbeitenden auf den Server von GPTW geleitet werden, wo sie die Befragung bearbeiten können. Papier-gestützte-Befragung: Mitarbeitende, bei denen die online-gestützte Befragung nicht möglich ist, erhalten den Fragebogen schriftlich. Die Fragebögen werden durch den Arbeitgeber an die Mitarbeitenden am Arbeitsplatz ausgegeben. Der ausgefüllte Fragebogen ist bis spätestens << Datum >> (eingehend bei GPTW) zurückzusenden. Hierzu erhalten die Mitarbeitenden einen entsprechenden Freiumschlag. d) Befragungsinstrument Das Befragungsinstrument ist im Anhang beigefügt. e) Auswertung Ergebnisse zur Mitarbeitendenbefragung werden ausschließlich von GPTW produziert. Der Arbeitgeber erhält keine Rohdaten, sondern nur anonymisierte Auswertungen. Auswertungen werden gemäß der organisatorischen Zugehörigkeit der Mitarbeitenden für einzelne Organisationseinheiten und für das Gesamtunternehmen erstellt. Die Struktur der Berichte anhand der organisatorischen Zugehörigkeit ist als Anlage beigefügt. Eine Auswertung nach weiteren Kriterien bedarf einer gesonderten Vereinbarung. Grundsätzlich können die Berichte tabellarische und grafische Darstellungen der Ergebnisse umfassen. Ergebnisse werden nur dann ausgewiesen, wenn diese auf mindestens fünf beantworteten Fragebögen beruhen. Antworten auf die offenen Fragen im Fragebogen werden im O-Ton an das Gesamtunternehmen und an die jeweiligen Organisationseinheiten berichtet. Die Mitarbeitenden haben in der Befragung dafür Sorge zu tragen, dass sie Aussagen vermeiden, die Rückschlüsse auf sie selbst oder auf andere Personen zulassen. Ein entsprechender Warnhinweis ist im Fragebogen enthalten. f) Veröffentlichung und Umgang mit den Ergebnissen Die Veröffentlichung der Ergebnisse der Mitarbeitendenbefragung auf der Ebene des Gesamtunternehmens erfolgt im << Monat und Jahr >> über betrieblichen Medien. Die Veröffentlichung der Ergebnisse für die Organisationseinheiten erfolgt nach Vorliegen der Auswertungen, im << Monat und Jahr >> gegenüber den Führungskräften der jeweiligen Einheit. 4

5 Die Berichte dienen dazu, Stärken und Entwicklungsfelder in Bezug auf die Arbeitsplatzkultur im Unternehmen insgesamt und in einzelnen Organisationseinheiten zu identifizieren und entsprechende Maßnahmen auf Unternehmens- bzw. Organisationseinheitsebene abzuleiten. Die Führungskräfte sind aufgefordert, die Ergebnisse ihrer Einheit gegenüber den eigenen Mitarbeitenden offenzulegen. Ziel ist es, einen Dialog über Stärken und Entwicklungsfelder in Form von Gruppengesprächen einzutreten. Bei Bedarf ist der Betriebsrat in die Gespräche einzubinden. g) Folgeprozess Die Ergebnisse der Gruppengespräche sollten grundsätzlich schriftlich festgehallten werden. Sie werden vom Personalbereich gesammelt und ausgewertet. Der Betriebsrat erhält die ausgewerteten Ergebnisse. 4. Beteiligung Betriebsrat Der örtlich zuständige Betriebsrat erhält sämtliche Ergebnisse der Mitarbeitendenbefragung, die sich auf den jeweiligen Standort beziehen. Der Betriebsrat des Gesamtunternehmens erhält die Gesamtauswertung auf Unternehmensebene. Gleiches gilt für erstellte Maßnahmenpläne. Die Umsetzung der Maßnahmen erfolgt unter Beachtung der betrieblichen Mitbestimmungsrechte mit dem jeweils örtlich zuständigen Betriebsrat bzw. bei standortübergreifenden Maßnahmen des Betriebsrats des Gesamtunternehmens. 5. Schlussbestimmungen Diese Betriebsvereinbarung tritt mit ihrer Unterzeichnung in Kraft. Sollte eine Bestimmung dieser Betriebsvereinbarung ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, so wird hiervon die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmungen werden die Betriebsparteien die gesetzlich zulässige Bestimmung vereinbaren, die dem mit der unwirksamen Bestimmung gewollten am nächsten kommt. Dasselbe gilt für den Fall einer vertraglichen Lücke. << Unterschrift Vorstand und Betriebsrat >> Anlagen 1. Das Befragungsinstrument zur Great Place to Work Mitarbeitendenbefragung 2. Auswertungssystematik: Einheiten, die ein Ergebnis erhalten, sofern mindestens fünf Mitarbeitende in der Einheit an der Befragung teilnehmen 5

6 4. Kontakt Bei Rückfragen sind wir gerne für Sie da. Dr. Karsten Schulte-Deußen Bereichsleiter Befragungen & Berichte +49 (0) Saskia Ricker Teamleiterin Benchmarking +49 (0) Great Place to Work Deutschland im September