Great Place to Work Kommunikations-Toolkit

Transkript

1 Great Place to Work Kommunikations-Toolkit Leitfaden, Vorlagen & Best Practice-Beispiele zur Kommunikation im Vorfeld der Great Place to Work Befragung

2 Themenübersicht Vorwort Zentrale Botschaften Projektvorbereitung mit dem Kommunikations-Toolkit... 5 Einleitung... 5 Navigation Gestaltung der Stakeholder-Kommunikation... 6 Top Management... 6 Mitarbeitendenvertretung... 6 Führungskräfte... 7 Mitarbeitende... 8 IT & Datenschutzbeauftragte Kommunikationsmaterial auf einen Blick Anregungen und Best Practice Beispiele Kommunikationsplan Im Vorfeld der Befragung Beim Start der Befragung Während und unmittelbar nach der Befragung Kontakt bei Rückfragen... 17

3 Vorwort Sehr geehrte Damen und Herren, eine Great Place to Work Befragung ist ein wirksames Instrument, um die Arbeitsplatzkultur im Unternehmen zu verbessern. Bei der Befragung geht es um mehr als um eine Bestandsaufnahme der Meinungen der Mitarbeitenden über ihr Unternehmen. Auf Grundlage der Ergebnisse sollen, im Dialog zwischen Führungskräften und Beschäftigten, Impulse für die Weiterentwicklung der Arbeitsplatzkultur abgeleitet und umgesetzt werden ggf. mit der Zielstellung, ein Great Place to Work zu werden bzw. das erreichte exzellente Niveau zu halten. Diese Zielstellung erfordert eine umfassende Kommunikation, um die Mitarbeitenden zu informieren, einzubinden und zunächst zu einer Teilnahme an der Befragung zu motivieren. Je höher die Beteiligungsquote, umso aussagekräftiger und glaubwürdiger sind die Befragungsergebnisse. Nach der Befragung geht es darum, die Ergebnisse adäquat zu kommunizieren und Mitarbeitende und Führungskräfte einzuladen, an Verbesserungsmaßnahmen zu arbeiten. Unser Great Place to Work Kommunikations-Toolkit wird Sie dabei unterstützen, die Kommunikation der Befragung optimal zu gestalten. Wir möchten Ihnen viel Erfolg und Spaß dabei wünschen, die geeignete Kommunikation für die Befragung der Mitarbeitenden in Ihrem Haus auszuarbeiten. Eine gute Kommunikation kann wesentlich dazu beitragen, dass die Befragung ein Event wird, welches den notwendigen Schwung erzeugt, die Arbeitsplatzkultur Ihres Hauses weiterzuentwickeln. Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass bei einer Teilnahme an einem Great Place to Work Beste Arbeitgeber - Wettbewerb verbindliche Vorgaben für die Gestaltung Ihrer Kommunikation gelten. Sie sind verpflichtet, sämtliche Kommunikationsmaterialen bei Great Place to Work zur Freigabe einzureichen. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte unserem Leitfaden zur Durchführung der Great Place to Work Benchmarkstudie. 3

4 1. Zentrale Botschaften Wir empfehlen Ihnen, Ihre Kommunikation in Anlehnung an folgende Kernaussagen bzw. Themen zu gestalten: 4

5 2. Projektvorbereitung mit dem Kommunikations-Toolkit Einleitung Im Rahmen des Projektes werden Sie als Projektteam zusammenarbeiten und sich mit der Vorbereitung sowie Durchführung der Befragung auseinandersetzen. Hier geht es zum Beispiel um die Ziehung einer Stichprobe für die Befragung, die Bereitstellung von -Adressen Ihrer Mitarbeitenden oder von Fallzahlen für den Druck von Fragebögen etc. Alle Informationen die Sie dafür benötigen finden Sie detailliert in unserem Leitfaden zur Durchführung der Great Place to Work Benchmarkstudie. Da Sie den direkten Kontakt zu Great Place to Work haben, verfügen Sie über sämtliche von uns zur Verfügung gestellten Kommunikationsmittel. Da es nicht Ihre alleinige Aufgabe ist, den Kommunikationsprozess rund um die Mitarbeitendenbefragung zu gestalten, werden wir Ihnen einen Überblick darüber geben, wer an welcher Stelle welche Kommunikation wodurch am besten übernimmt. Navigation Im Folgenden wird erläutert, weshalb bestimmte Personen (-gruppen) wichtig für den Kommunikationsprozess bei einer Mitarbeitendenbefragung sind, warum das Aktivwerden dieser so bedeutend ist und wie man sie daher am besten mit in das Projekt einbezieht. Darüber hinaus, geben wir Ihnen die Instrumente in Form von Musterunterlagen an die Hand, die Sie für eine erfolgreiche Kommunikation Ihrer Mitarbeitendenbefragung benötigen. Zugunsten der Übersichtlichkeit werden die Musterunterlagen in unseren Erläuterungen visuell hervorgehoben und auf Seite 10 gesammelt aufgeführt. In dieser Auflistung finden Sie dann den direkten Weg zu den Materialien. 5

6 3. Gestaltung der Stakeholder-Kommunikation Top Management Das Commitment des Top Managements ist wichtig für den Erfolg der Befragung von Mitarbeitenden. Wenn es darum geht, eine möglichst hohe Teilnahme an der Befragung zu erzielen, sind Signale zu den Zielen und zum Mehrwert der Befragung aus dem Top Management wichtig. Dafür ist es hilfreich, dass das Top Management selbst in der Kommunikation aktiv wird. Hierfür steht Ihnen die Informationspräsentation über die Great Place to Work Befragung zur Verfügung, die Top-Führungskräfte in Besprechungen oder in Versammlungen der Mitarbeitenden einsetzen können. Wir empfehlen Ihnen außerdem, ein Ankündigungsschreiben im Namen Ihres Vorstands bzw. Ihrer Geschäftsführung zu verfassen. Dies unterstreicht die Bedeutung, die die Befragung für das Unternehmen hat und erzeugt im Vorfeld die Aufmerksamkeit der Mitarbeitenden. Mitarbeitendenvertretung Eine konstruktive Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat oder einem anderen Gremium der Mitbestimmung fördert den Erfolg des Befragungsprojekts. Daher ist es wichtig, die Mitarbeitendenvertretung für die Ziele des Projekts zu gewinnen. Unter Umständen ist auch der Abschluss einer Betriebsvereinbarung für die Mitarbeitendenbefragung ratsam. Weitere Informationen zur betrieblichen Mitbestimmung und zum Abschluss einer Betriebsvereinbarung finden Sie im Dokument Infos zur Betriebliche Mitbestimmung und Betriebsvereinbarung. Um die Unterstützung der Mitarbeitendenvertretung zu gewinnen, benötigt die Mitarbeitendenvertretung konkrete Informationen zum Ablauf der Befragung, zum Thema Datenschutz und zu Umfang und Struktur der Berichtlegung. Sichern Sie der Mitarbeitendenvertretung zu, offen und transparent mit den Ergebnissen umzugehen. Betonen Sie das Commitment der Unternehmensspitze, mit den Ergebnissen im Anschluss der Befragung zu arbeiten. Gewinnen Sie das Vertrauen der Mitarbeitendenvertretung in die Befragung, indem Sie sie ausführlich über die Freiwilligkeit und Anonymität der Befragung aufklären und versichern, dass keinem Mitarbeitenden durch die Befragung in irgendeiner Form Nachteile entstehen. Sie können hierfür auf unsere Informationspräsentation über die Great Place to Work Befragung und unser Datenschutzkonzept zurückgreifen. Zudem ist es ratsam ein Muster des Fragebogens zu präsentieren. 6

7 Hilfreich ist es in der Regel, wenn sich die Mitarbeitendenvertretung aktiv an der Kommunikation im Vorfeld der Befragung beteiligt und den Mitarbeitenden während der Befragung bei Rückfragen für die Beschäftigten da ist. Sinnvoll ist es auch, dass das Ankündigungsschreiben gemeinsam von Unternehmensleitung und Betriebsrat versendet wird. Führungskräfte Führungskräfte spielen eine zentrale Rolle bei Befragungen der Mitarbeitenden: Sie nehmen selbst an der Befragung teil, sind Anlaufstelle für Fragen der Mitarbeitenden, werden selbst direkt oder indirekt bewertet und sind im besten Fall wichtige Multiplikatoren. Darüber hinaus spielen die Führungskräfte eine zentrale Rolle bei der Umsetzung der Befragungsergebnisse. Es ist wichtig, die Führungskräfte im Vorfeld umfassend über die Ziele und Inhalte der Befragung zu informieren. Eine Option ist die Durchführung von Informationsveranstaltungen für Führungskräfte über die bevorstehende Befragung. Machen Sie Ihnen klar, welch wichtige Rolle Sie in dem Prozess spielen, was die Befragung konkret für sie selbst, ihre Abteilung und ihre Mitarbeitenden bedeutet und wie sie die Mitarbeitenden dazu motivieren können, sich an der Befragung zu beteiligen. Nutzen Sie auch hier die Informationspräsentation über die Great Place to Work Befragung. Ergänzend zu Informationsveranstaltungen für Führungskräfte können Sie unseren Flyer an die Führungskräfte einsetzen. Der Flyer informiert Führungskräfte über Eckpunkte der Befragung und zeigt auf, welche Rolle die Führungskräfte im Befragungsprozess spielen. Insbesondere wenn die Ergebnisse nach Abteilungen differenziert erhoben werden, ist eine umfassende Information der Führungskräfte wichtig. Teilen Sie den Führungskräften in diesem Fall schon im Vorfeld der Befragung mit, wie die Ergebnisse für ihre Abteilung aufbereitet werden und wer Zugriff auf diese Ergebnisse erhält. Klären Sie in diesem Kontext auch die Erwartungen an die Führungskräfte für den Folgeprozess. Damit Ihre Führungskräfte sich ein genaues Bild davon machen können, in welcher Form die Ergebnisse für Ihre Abteilung aufbereitet werden, empfehlen wir Ihnen den Führungskräften schon vorab tabellarische und/oder grafische Musterberichte auf Gesamthaus- sowie Organisationeinheitsebene zur Verfügung zu stellen. Fördern Sie eine konstruktive Haltung der Führungskräfte durch die Zusicherung, dass es bei der Befragung nicht darum geht, die Führungskräfte zu kontrollieren und ggf. bei kritischen Ergebnissen zu sanktionieren. Vielmehr geht es darum, sich dem Feedback der Mitarbeitenden zu stellen und unternehmensweit sowie abteilungsspezifisch Verbesserungsmaßnahmen einzuleiten. Bitte beachten Sie: Wenn Sie an einem Beste Arbeitgeber - Wettbewerb teilnehmen, so unterrichten Sie die Führungskräfte bitte auch über unsere Wettbewerbsregeln, damit diese konsequent eingehalten werden. Dies betrifft insbesondere die Freiwilligkeit und Anonymität der Befragung. Auch 7

8 bei Nicht-Wettbewerbsteilnahme raten wir Ihnen, sich an diesen Richtlinien zu orientieren. Die Wettbewerbsregeln sind im Leitfaden zur Durchführung der Great Place to Work Benchmarkstudie aufgeführt. Mitarbeitende Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind die wichtigste Zielgruppe Ihrer Kommunikation. Schließlich gilt es, eine möglichst hohe Teilnahmequote zu erzielen. Die Mitarbeitenden sollen wissen, dass die Befragung stattfindet, und Vertrauen in das Projekt entwickeln. Dazu empfehlen wir die folgenden Maßnahmen: Im Vorfeld der Befragung Kündigen Sie die Befragung ca. 4 Wochen vor Befragungsstart bei den Mitarbeitenden an. Sie können unterschiedliche Kanäle nutzen, um die Mitarbeitenden auf die Befragung aufmerksam zu machen und dazu aufzurufen sich an dieser zu beteiligen. Eine der ersten Maßnahmen die Befragung anzukündigen, kann das Aushängen von Postern sein. Hier bieten wir Ihnen eine Auswahl an Mustern in Du und Sie -Form, die Sie nach Geschmack verwenden können. Möchten Sie die Poster bearbeiten oder in einer anderen Auflösung, müssen Sie die Rechte allerdings beim Anbieter erwerben. Um den Mitarbeitenden Informationen über Ziele und Ablauf der Befragung zu geben, nutzen Sie spätestens 2-4 Wochen vor Befragungsstart das Intranet oder Ihre Mitarbeitendenzeitung. Damit wirklich jeder Mitarbeitende erreicht wird, empfehlen wir Ihnen darüber hinaus jedem Mitarbeitenden persönlich einen Informationsflyer und ein Ankündigungsschreiben per , per Hauspost oder mit der Gehaltsabrechnung zukommen zu lassen. Sofern möglich, empfehlen wir Ihnen, bereits im Vorfeld der Befragung einen Ausblick über das Arbeiten mit den Ergebnissen zu geben: Wann werden Führungskräfte und Mitarbeitende über die Ergebnisse informiert? Welche Abteilungen erhalten ein Ergebnis? Welche Möglichkeiten wird es für Mitarbeitende geben, sich bei der Erarbeitung von Verbesserungen einzubringen? Der Befragungsstart Die Great Place to Work Befragung enthält ein Anschreiben von Great Place to Work, das zur Teilnahme einlädt. Wir empfehlen Ihnen, dieses Anschreiben durch ein Begleitschreiben im Namen Ihrer Unternehmensleitung oder noch besser: im Namen Ihrer Unternehmensleitung und des Betriebsrats bzw. der Mitarbeitendenvertretung zu ergänzen. Bitte beachten Sie, dass das Begleitschreiben bei einer Teilnahme an einem Beste Arbeitgeber Wettbewerb Pflicht ist. 8

9 Überlegen Sie sich, ob sie am Tag des Befragungsstart besondere Akzente zu setzen. Dies kann zum Beispiel eine kleine Aufmerksamkeit sein, die alle Mitarbeitenden erhalten. Beispiele sind unter anderem die im Kapitel 5 abgebildeten Appell-Äpfel. Dies sorgt dafür, dass das Projekt die Aufmerksamkeit bekommt, die es verdient. Hilfreich ist es zudem, einen internen Ansprechpartner zu benennen, an den sich die Mitarbeitenden bei Fragen oder Problemen wenden können. In jedem Fall bietet es sich an in größeren Unternehmen, in denen der Projektansprechpartner nicht direkt angesprochen werden kann, eine Hotline einzurichten. Sollten im Laufe der Befragung bei den Mitarbeitenden Fragen oder Probleme auftreten, können Sie sich schnell und problemlos an die Hotline wenden. Einige Fragen können bereits durch unsere FAQs geklärt werden. Auch Great Place to Work unterstützt die Mitarbeiter von Montag bis Freitag von 09:00 Uhr bis 17:00 Uhr mit einem Support, wenn Sie z.b. Fragen zum Ausfüllen des Fragebogens oder zum Datenschutz haben. Die Kontaktdaten sind für die Mitarbeitenden auf dem (Online-) Fragebogen angegeben. Wir empfehlen Ihnen nach der Hälfte der Befragungszeit ein persönliches, kurzes Erinnerungsschreiben per oder per Post an die Mitarbeitenden zu senden, um diejenigen Mitarbeitenden zur Teilnahme zu motivieren, die sich bisher noch nicht an der Befragung beteiligt haben. Dies hat unserer Erfahrung nach einen sehr positiven Effekt auf die Beteiligungsquote. Zudem erweist es sich auch als förderlich, die Mitarbeitenden im Rahmen von Teamsitzungen noch einmal auf die Befragung aufmerksam zu machen und ihnen mitzuteilen, wie viel Zeit noch zur Teilnahme bleibt. Im Anschluss an die Befragung Nach Abschluss der Befragung empfehlen wir Ihnen sich bei den Mitarbeitenden für ihre Teilnahme zu bedanken. Im Rahmen des Dankesschreibens können Sie über die Teilnahmequote informieren und einen Ausblick auf die nächsten Schritte geben. Dies kann entweder in Form von einem Rundschreiben, per oder durch eine kurze Info im Intranet oder in der Mitarbeiterzeitschrift geschehen. IT & Datenschutzbeauftragte Bitte denken Sie auch daran, insbesondere im Falle einer Online-Befragung oder einer Befragung mit Codebriefen, Ihre IT und Ihre/n Datenschutzbeauftragte/n einzubinden. Ein Muster für die Auftragsdatenverarbeitung je Befragungsmethode stellen wir Ihnen zur verfügung. Entsprechende Informationen hierfür erhalten Sie im Leitfaden für die Durchführung der Great Place to Work Benchmarkstudie. 9

10 4. Kommunikationsmaterial auf einen Blick Ankündigungsschreiben/ Begleitschreiben/ Erinnerungsschreiben Auftragsdatenverarbeitung: ADV- (Muster)-Onlinebefragung: Downloadbereich Auftragsdatenverarbeitung: ADV- (Muster)-Papierbefragung: Downloadbereich Auftragsdatenverarbeitung: ADV- (Muster)-Gemischte Befragung: Downloadbereich Datenschutzkonzept: enthalten im der ADV Dokument FAQs: Downloadbereich Flyer für Mitarbeitende : Downloadbereich Flyer für Führungskräfte: Downloadbereich Fragebogen (Muster): auf Anfrage Grafischer Musterbericht auf Gesamthausebene: auf Anfrage Grafischer Musterbericht auf Organisationseinheitsebene: auf Anfrage Informationspräsentation über die Great Place to Work Mitarbeitendenbefragung: auf Anfrage Infos zur Betriebliche Mitbestimmung und Betriebsvereinbarung: Downloadbereich Leitfaden zur Durchführung der Great Place to Work Benchmarkstudie: Downloadbereich Musterunterlagen: Ankündigungsschreiben/ Begleitschreiben/ Erinnerungsschreiben Poster: Downloadbereich Tabellarische Musterberichte auf Gesamthausebene: auf Anfrage Tabellarischer Musterbericht «Abteilungen und Teams im Detail»: auf Anfrage 10

11 5. Anregungen und Best Practice Beispiele Sie möchten über die durch uns bereitgestellten Kommunikationsmittel hinaus Ihre Mitarbeitenden zur Teilnahme an der Befragung motivieren? Dann bringen Sie doch durch Eigeninitiative und Kreativität Ihre eigenen Ideen ein. Für einen Anstoß und Inspirationen wie aus Ihrer Great Place to Work Mitarbeitendenbefragung ein Event werden kann lassen Sie sich im Folgenden inspirieren. 11

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14 6. Kommunikationsplan Empfehlungen für die Begleitkommunikation Im Vorfeld der Befragung Zeitrahmen: 4-6 Wochen vor Befragungsbeginn 14

15 Beim Start der Befragung Zeitrahmen: ab ca. zwei Wochen vor - bis zum Tag des Befragungsstarts 15

16 Während und unmittelbar nach der Befragung Zeitrahmen: ab Befragungsstart - spätestens 2 Wochen nach Abschluss der Befragung 16

17 Kontakt bei Rückfragen Offene Fragen? Wenden Sie sich gerne an Ihren persönlichen Great Place to Work Kontakt für die Befragungsdurchführung oder an unseren unten aufgeführten Support. Great Place to Work Deutschland Hardefuststraße Köln T: F: E: befragung@greatplacetowork.de 17