Datenschutzkonzept für die Studie MEGAPHYS

Transkript

1 Datenschutzkonzept für die Studie MEGAPHYS Vorbemerkungen Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) und die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) führen gemeinsam mit weiteren Projektpartnern die wissenschaftliche Studie mit dem Titel MEGAPHYS 1 durch. Die weiteren Projektpartner sind das Institut für Arbeitsschutz der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (IFA), das Institut für Arbeitsmedizin, Sicherheitstechnik und Ergonomie e.v. (ASER) aus Wuppertal, das Institut für Arbeitswissenschaft der Technischen Universität Darmstadt (IAD), das Leibniz-Institut für Arbeitsforschung an der TU Dortmund (IfADo), Ergonomieberatung Steinberg aus Berlin und ArbMedErgo aus Hamburg. Die zuständige Datenschutzbeauftragte hat dem Datenschutzkonzept für die Studie MEGAPHYS zugestimmt. Das Studienkonzept wurde einer Ethikkommission vorgestellt und von dieser bestätigt. Damit die im Rahmen der Studie erfassten Daten zur körperlichen Belastung mit den Beschwerden am Bewegungsapparat zusammengeführt werden können, aber gleichzeitig die Anonymität gewahrt wird, ist ein komplexes Vorgehen notwendig. Dieses wird in den folgenden Punkten beschrieben. Dieses Datenschutzkonzept gilt für folgende Datenerhebungen innerhalb der Studie MEGAPHYS: 1. Ärztliche Befragung und Untersuchung 2. Befragung zur Tätigkeit und zur selbst empfundenen Belastung 3. Arbeitsplatzanalyse und Beurteilungen (Spezielle und Expertenscreenings) 4. Foto- und Videoaufnahmen 5. Betriebliche Messungen Grundsätze für alle Datenerhebungen Alle im Rahmen der Studie erhobenen Daten unterliegen den Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Sämtliche erhobenen Daten werden von den Studienmitarbeitern unter einer Codenummer erfasst (so genannte Pseudonymisierung der Daten), d.h. der Name und andere Identifikationsmerkmale für Unternehmen und Studienteilnehmer werden durch ein Kennzeichen ersetzt. Die Studienmitarbeiter aller beteiligten Projektpartner verwenden dieselbe Codenummer für die Unternehmen und die dort bewerteten Arbeitsplätze. Die identifizierenden Daten werden streng vertraulich behandelt und getrennt von den anderen Studiendaten übermittelt und gespeichert. Identifizierende Daten sind u.a. Name und Adresse des/der Studienteilnehmers/in oder des Unternehmens und der Codeschlüssel, der es erlaubt, die studienbezogenen Daten mit den Teilnehmern oder Unternehmen in Verbindung zu bringen. Die identifizierenden Daten werden nur für die organisatorische Abwicklung der Studie genutzt. Die identifizierenden Daten liegen in Papierform und in elektronischer Form vor. Die Papierdokumente werden unter Verschluss im Stahlschrank aufbewahrt. Die 1 MEGAPHYS Mehrstufige Gefährdungsanalyse physischer Belastungen am Arbeitsplatz Dokument: MEGAPHYS_Datenschutzkonzept_2015_07_30.docx Seite 1 von 6

2 Seite 2 von 6 dauerhaft gespeicherte elektronische Form wird auf einem geeigneten Datenträger, z.b. CD oder Stick, ebenfalls im Stahlschrank aufbewahrt. Bei Bedarf werden die elektronischen Dateien auf Einzelplatzrechnern verarbeitet und nach Abschluss der Arbeiten dort unverzüglich und vollständig gelöscht. Die identifizierenden Daten werden für die Dauer der Studie ausschließlich von folgenden Personen verarbeitet und aufbewahrt: dem leitenden Studienarzt der BAuA, Herrn Dr. med. Liebers dem Studienleiter der BAuA, Herrn Felix Brandstädt dem Studienleiter der DGUV, Herrn Dr. Dirk Ditchen Nach Abschluss der Studie werden die identifizierenden Daten gelöscht. Sofern zwischenzeitlich der Zugriff weiterer Projektmitarbeiter der DGUV oder der BAuA auf die identifizierenden Daten für Zwecke der Verarbeitung oder Nutzung nötig ist, werden diese Daten auf Einzelplatzrechnern dieser Projektmitarbeiter verarbeitet nach Abschluss der jeweiligen Arbeiten nicht weiter gespeichert. Sie werden unverzüglich und vollständig gelöscht. Die erhobenen Daten werden nur aggregiert ausgewertet, d.h. es werden stets die pseudonymisierten, d.h. die ohne Identifikationsmerkmale wie z.b. Name und Geburtsdatum oder Adresse gekennzeichneten Daten zu Gruppen zusammengefasst. Rückschlüsse aus den Ergebnissen auf einzelne Personen und Unternehmen sind nicht möglich. Diese wissenschaftlichen Auswertungen können in der Fachliteratur veröffentlicht werden. Unternehmen können Gefährdungsbeurteilungen ihrer Arbeitsplätze erhalten. Grundlage hierfür sind nur die arbeitswissenschaftliche Arbeitsplatzanalyse und Beurteilung der Tätigkeit sowie die betrieblichen Messungen. Spezifische Grundsätze für einzelne Teile der Datenerhebung 1. Ärztliche Befragung und Untersuchung Die Angaben, die der Teilnehmer/die Teilnehmerin im Gespräch gegenüber dem Studienarzt / der Studienärztin macht, und die medizinischen Befunde unterliegen neben den Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) auch der ärztlichen Schweigepflicht. Rechtliche Grundlagen für die ärztliche Schweigepflicht bilden das Strafgesetzbuch ( 203 StGB) und die Berufsordnungen der Landesärztekammern ( 9 BO). Die mit Hilfe der Codenummern pseudonymisierten Studiendaten sowie die Einwilligungserklärung der Studienteilnehmer/innen und sämtliche Dokumente, mit denen sich ein Personenbezug herstellen lässt, übermitteln die untersuchenden Studienärzte nach Abschluss der Datenerhebung im jeweiligen Unternehmen zeitnah und vollständig dem leitenden Studienarzt der BAuA, Herrn Dr. med. Falk Liebers. Somit liegen alle existierenden Dokumente und Daten nach Abschluss der ärztlichen Befragungen und Untersuchungen ausschließlich bei Herrn Dr. Liebers vor. Die in Papierform vorliegenden pseudonymisierten Studiendaten werden unter Verantwortung von Herrn Dr. Liebers in eine elektronische Datenbank übertragen. Personenbezogene Untersuchungsergebnisse, Diagnosen oder sonstige Befunde werden nicht an die Unternehmen übermittelt. Die an der Auswertung beteiligten Projektpartner erhalten die Daten im für die Fragestellungen notwendigen Umfang in pseudonymisierter Form. Dies umfasst allgemeine Angaben, die Selbstbewertung der Arbeitsanforderung, die Angaben

3 Seite 3 von 6 zu Beschwerden im Bewegungsapparat und die auf Grundlage der ärztlichen Befragung und Untersuchung abgeleiteten Diagnosen. Wenn sich im Rahmen der medizinischen Untersuchung durch den Studienarzt / die Studienärztin Hinweise auf Erkrankungen ergeben, informiert und berät dieser/diese den/die Studienteilnehmer/in über diese Befunde, wenn dies gewünscht ist. Eine eingehende Diagnostik oder eine Therapie von Erkrankungen kann im Rahmen der Untersuchung nicht erfolgen. 2. Befragung zur Tätigkeit und zur selbst empfundenen Belastung Die mit Hilfe der Codenummern pseudonymisierten Studiendaten sowie die Einwilligungserklärung der Studienteilnehmer/innen und sämtliche Dokumente, mit denen sich ein Personenbezug herstellen lässt, übermitteln die Studienmitarbeiter nach Abschluss der Datenerhebung im jeweiligen Unternehmen zeitnah und vollständig dem Studienleiter der BAuA, Herrn Felix Brandstädt. Die in Papierform vorliegenden pseudonymisierten Studiendaten aus der Befragung werden unter Verantwortung der Studienmitarbeiterin der BAuA, Frau Dr. Schust, in eine elektronische Datenbank übertragen. Eine Kopie des Codeschlüssels und die elektronisch erfassten Daten der Befragung werden von Herrn Brandstädt an Herrn Dr. Falk Liebers, den leitenden Studienarzt der BAuA, übermittelt. Somit liegen alle existierenden Dokumente und Daten nach Abschluss der Befragung ausschließlich bei Herrn Brandstädt vor, der Codeschlüssel und die elektronisch erfassten Daten zusätzlich bei Herrn Dr. Liebers. Die personenbezogenen Befragungsergebnisse werden nicht an die Unternehmen übermittelt. Die an der Auswertung beteiligten Projektpartner erhalten die Befragungsergebnisse für die Auswertung im Rahmen der Studie MEGAPHYS in pseudonymisierter Form. 3. Arbeitsplatzbewertung: Arbeitsplatzanalyse, Spezielles Screening und Expertenscreening Die mit Hilfe der Codenummern pseudonymisierten Arbeitsplatzanalysedaten (Papierform) und sämtliche Dokumente, mit denen sich ein Unternehmensbezug herstellen lässt (z.b. Codeschlüssel), übergeben die Studienmitarbeiter nach Abschluss der Datenerhebungen im jeweiligen Unternehmen zeitnah und vollständig dem Studienleiter der BAuA, Herrn Brandstädt. Die pseudonymisierten Arbeitsplatzanalysedaten (Papierform) werden nach Abschluss der Datenerhebung im Unternehmen zeitnah per Scanner erfasst und elektronisch unter Verwendung der Codenummer als Dateiname gespeichert (Arbeitsplatzanalyse-Archiv). Einen Einblick in das Arbeitsplatzanalyse-Archiv erhalten nur die Studienmitarbeiter, die im unmittelbaren Auftrag der Studienleitungen von BAuA und DGUV für die Dauer der Studie die körperliche Belastung am Arbeitsplatz beurteilen. Die aus den Arbeitsplatzanalysedaten und ggf. den Foto- und Videoaufnahmen abgeleiteten pseudonymisierten Beurteilungen mit Speziellem Screening übergeben die Projektpartner ASER, Ergonomieberatung Steinberg und ArbMedErgo

4 Seite 4 von 6 zeitnah nach Abschluss der Beurteilung des Arbeitsplatzes an den Studienleiter der BAuA, Herrn Brandstädt. Die aus den Arbeitsplatzanalysedaten und ggf. den Foto- und Videoaufnahmen abgeleiteten pseudonymisierten Beurteilungen mit Expertenscreening übermitteln die Studienmitarbeiter/innen des IAD nach Abschluss der Beurteilung des Arbeitsplatzes an die Studienmitarbeiterin des IAD, Frau Andrea Sinn-Behrendt. Die in Papierform vorliegenden pseudonymisierten Daten werden unter Verantwortung von Frau Dr. Schust (Arbeitsplatzanalysedaten und Spezielle Screenings) und Frau Sinn-Behrendt (Expertenscreenings) in jeweils eine elektronische Datenbank übertragen. Frau Sinn-Behrendt übermittelt die elektronische Datenbank der Expertenscreenings zum Zweck der Zusammenführung der Daten (siehe Abschnitt Grundsätze der Zusammenführung der Daten ) an Frau Dr. Schust und zusätzlich an den Studienleiter der DGUV, Herrn Dr. Ditchen. 4. Foto- und Videoaufnahmen Die Foto- und Videodaten werden streng vertraulich behandelt. Sie werden in keiner Form veröffentlicht. Die Foto- und Videodaten werden von den Studienmitarbeitern vor Ort im Unternehmen unter Verwendung der Codenummern im Dateinamen elektronisch gespeichert. Es befinden sich also keine unmittelbar identifizierenden Informationen zum Unternehmen oder zum/zur Studienteilnehmer/in wie z.b. Name, Adresse des Unternehmens etc. im Dateinamen. Die Einwilligungserklärung der Studienteilnehmer/innen - und der ggf. im Hintergrund zu sehenden Personen - für die Anfertigung von Foto- und Videoaufnahmen übermitteln die Studienmitarbeiter/innen dem Studienleiter der BAuA, Herrn Felix Brandstädt oder dem Studienleiter der DGUV, Herrn Dr. Ditchen. Die elektronisch gespeicherten Foto- und Videodaten übermitteln die Studienmitarbeiter/innen nach Abschluss der Datenerhebungen im Unternehmen zeitnah und vollständig dem Studienleiter der BAuA, Herrn Felix Brandstädt oder dem Studienleiter der DGUV, Herrn Dr. Ditchen. BAuA und DGUV führen die Daten in einem Foto- und Videoarchiv zusammen. Einen Einblick in das Foto- und Videoarchiv erhalten nur die Studienmitarbeiter, die im unmittelbaren Auftrag der Studienleitungen von BAuA und IFA für die Dauer der Studie die körperliche Belastung am Arbeitsplatz beurteilen. 5. Betriebliche Messungen Die originalen Messdaten werden von den Studienmitarbeitern/innen vor Ort im Unternehmen unter Verwendung der Codenummer im Dateinamen elektronisch gespeichert. Es befinden sich also keine unmittelbar identifizierenden Informationen zum Unternehmen oder zum/zur Studienteilnehmer/in wie z.b. Name, Adresse des Unternehmens etc. im Dateinamen. Die im Dateinamen pseudonymisierten Messdaten sowie die Einwilligungserklärung und sämtliche Dokumente, mit denen sich ein Personenbezug herstellen lässt, übermitteln die Studienmitarbeiter/innen nach Abschluss der Datenerhebungen im Unternehmen zeitnah und vollständig dem Studienleiter der DGUV, Herrn Dr. Dirk Ditchen. Herr Dr. Ditchen führt die im Dateinamen pseudonymisierten Messdaten in einem Messdatenarchiv zusammen.

5 Seite 5 von 6 Einen Einblick in das Messdatenarchiv erhalten nur die Studienmitarbeiter, die im unmittelbaren Auftrag der Studienleitung der DGUV für die Dauer der Studie die körperliche Belastung am Arbeitsplatz anhand der Messdaten beurteilen. Die weiteren Projektpartner erhalten während der Laufzeit des Projektes Einblick ausschließlich in ausgewählte und mit dem Studienleiter der DGUV, Herrn Dr. Ditchen, abgestimmte Bereiche des Messdatenarchivs. In Verantwortung von Herrn Dr. Ditchen werden die aus den originalen Messdaten berechneten Messparameter in eine elektronische Datenbank übertragen. Grundsätze zur Zusammenführung der Daten Die Daten werden als Access-Datentabellen zusammengeführt. Nach der Zusammenführung der Daten werden zur Erhöhung der Datensicherheit Zweitcodierungen vorgenommen, und zwar eine Zweitcodierung für die Studienteilnehmer/innen und eine Zweitcodierung für die Arbeitsplätze. Herr Dr. Liebers führt die ärztlichen Befragungs- und Untersuchungsdaten (siehe Punkt 1.) mit den Daten des Interviews zur Tätigkeit und zur selbst empfundenen Belastung (siehe Punkt 2.) über die Codeschlüssel der beiden Datenerhebungen zusammen, nimmt eine Zweitcodierung für die Studienteilnehmer/innen vor und löscht deren Erstcodierung. Damit wird ein zweitcodierter Datensatz für alle Daten erzeugt, die von den Studienteilnehmer/innen erhoben wurden. Frau Dr. Schust führt über den Codeschlüssel für die Unternehmen und Arbeitsplätze die Daten zur Arbeitsplatzbewertung (Arbeitsplatzanalyse, Spezielles Screening, Expertenscreening) zusammen (siehe Punkt 3). Frau Dr. Schust erhält von Herrn Liebers die für die Studienteilnehmer/innen zweitcodierten Daten, führt sie mit den Daten zur Arbeitsplatzwertung zusammen, erzeugt eine Zweitcodierung für die Arbeitsplätze und löscht deren Erstcodierung. Der Studienleiter der DGUV, Herr Dr. Ditchen, erhält von Frau Dr. Schust die Zweitcodierungstabelle für die Arbeitsplätze. Anhand dieser Tabelle führt er die Datenbank der berechneten Messparameter mit den Daten zur Arbeitsplatzbewertung zusammen. Mit diesem Vorgehen entsteht eine sowohl für die Studienteilnehmer als auch für die Arbeitsplätze zweitcodierte pseudonymisierte Access-Datenbank. Diese wird den oben genannten Projektpartnern zu Zwecken der Auswertung im Rahmen der Studie MEGAPHYS überlassen. Die Dateinamen der Foto- und Videodaten und die Dateinamen der originalen Messdaten werden unter Verantwortung von Herrn Dr. Ditchen zweitcodiert, um eine Zuordnung zu den Daten der zweitcodierten Access-Datenbank zu gewährleisten. Grundsätze der Speicherung der Daten nach Abschluss der Studie Die nach Löschung der identifizierenden Daten verbleibenden Daten werden entsprechend den Empfehlungen der Deutschen Forschungsgemeinschaft nach Abschluss der Studie zum Zweck der nachvollziehbaren Dokumentation der Studienergebnisse für die Zeit von 10 Jahren bei folgenden Projektpartnern gespeichert: Die in Papierform vorliegenden pseudonymisierten Originalbelege der Datenerhebungen zur ärztlichen Befragung und Untersuchung, zur Befragung zur Tätigkeit und selbst empfundenen Belastung und zur Arbeitsplatzbewertung (Punkte 1. bis 3.) werden bei der BAuA gelagert.

6 Seite 6 von 6 Die sowohl für die Studienteilnehmer als auch für die Arbeitsplätze zweitcodierte pseudonymisierte Access-Datenbank wird bei allen beteiligten Projektpartnern gespeichert. Die pseudonymisierten Arbeitsplatzanalysedaten (Arbeitsplatzanalyse-Archiv) werden in den Studienzentren BAuA und DGUV gespeichert. Die im Dateinamen für die Arbeitsplätze zweitcodierten Foto- und Videodaten werden in den Studienzentren BAuA und DGUV gespeichert. Die im Dateinamen für die Arbeitsplätze zweitcodierten originalen Messdaten werden bei der DGUV gespeichert.