1 Outlook 2013-Installation und Konfiguration

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1 Outlook 2013-Installation und Konfiguration 1 Outlook 2013-Installation und Konfiguration Outlook kann in zwei Betriebsmodi verwendet werden: Exchange Server-Client: In diesem Modus werden die s in Postfächern gespeichert, die sich auf einem speziellen Server befinden, dem Microsoft Exchange Server. Viele Firmen verwenden diese Betriebsart, da einige Möglichkeiten von Outlook nur in diesem Modus zur Verfügung stehen, etwa der Abwesenheitsassistent oder erweiterte Terminplanungsmöglichkeiten. Outlook 2013 ist als optimaler Client für Exchange Server 2013 konzipiert, obwohl natürlich auch der Zugriff auf Postfächer ältere Exchange Server-Versionen (wie etwa Exchange Server 2007 oder 2010) möglich ist. POP3/IMAP-Client: Diese Betriebsart werden Sie von zu Hause kennen. Die Mails landen zunächst auf einem POP3/IMAP-Server (Posteingangsserver), der meist beim Internet Service Provider steht, und werden von dort in unregelmäßigen Abständen auf die lokale Festplatte verschoben. Die s werden in einer einzigen Outlook-Datendatei mit der Erweiterung *.PST gespeichert. 1.1 Outlook-Profile Vor der erstmaligen Verwendung von Outlook muss ein sogenanntes Outlook-Profil eingerichtet werden. Ein Profil enthält Einstellungen zu -Konten und Datendateien, in welchem die - Elemente gespeichert werden. Sie müssen sich normalerweise nicht um die Erstellung eines Profils kümmern, da dieses beim Erstellen der ersten Konfiguration neu angelegt wird, sollte es noch nicht vorhanden sein. Die Verwaltung der Profile erfolgt über die Windows-Systemsteuerung, Symbol 5

2 Microsoft Outlook 2013 Aufbau Es können auch mehrere Profile pro Computer eingerichtet werden. In diesem Fall ist zu entscheiden, ob ein bestimmtes Profil immer als Standardprofil verwendet werden soll oder bei jedem Start von Outlook eine Abfrage erscheinen soll. Standardmäßig wird ein Profil mit dem Namen Outlook erstellt. 6

3 Outlook 2013-Installation und Konfiguration 1.2 Outlook 2013 als lokaler Internet- -Client Voraussetzung: POP3-Konto bei einem Internet Service Provider oder HTTP-Konto bei einem Webmail-Anbieter Outlook verwaltet die Mails, Termine, Notizen und Journaleinträge alle in einer einzigen Datei mit der Dateierweiterung *.PST ( post ), deutsch Outlook-Datendatei. Diese Datei ist eine Art Datenbank, auf die nur mit Outlook zugegriffen werden kann. Beim ersten Start von Outlook erscheint folgender Assistent, der Ihnen beim Anlegen eines Profils und des diesem Profil zugeordneten -Kontos hilft: 7

4 Microsoft Outlook 2013 Aufbau In vielen Fällen ist es sinnvoll, Detaileinstellungen manuell zu konfigurieren. In diesem Fall klicken Sie auf Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren und dann auf Weiter. Sie kommen dann zu einem umfangreichen Dialogfeld, in welchem Sie eine Reihe von Einstellungen konfigurieren können, die Sie von Ihrem -Anbieter erhalten (oft brieflich): Kontotyp: Kann POP3 (Post Office Protocol Version 3) oder IMAP (Internet Mail Access Protocol) sein Posteingangsserver: Hier benötigen Sie den vollqualifizierten DNS-Servernamen des POP3- oder IMAP-Servers, der die an Sie gerichteten s empfängt. Von diesem Server laden Sie Ihre s herunter. Die Gemeinsamkeit von POP3 und IMAP ist die Tatsache, dass nur kurzzeitig eine Verbindung zum Posteingangsserver hergestellt wird ist der Mail-Download abgeschlossen, so wird die Verbindung wieder geschlossen. Der wesentliche Unterschied zwischen POP3 und IMAP ist der, dass auf einem IMAP-Server die s standardmäßig nicht gelöscht werden, sobald sie heruntergeladen wurden. Postausgangsserver (SMTP): Hier benötigen Sie den vollqualifizierten DNS-Servernamen des SMTP-Server, der Ihre s absenden soll. Anmeldeinformationen: Hier geben Sie den von Ihrem -Anbieter bereitgestellten Benutzernamen (kann auch eine Nummer oder die -Adresse sein) und das Kennwort ein. Achten Sie bei der Eingabe des Kennworts auf Groß- und Kleinschreibung! Beachten Sie, dass Benutzername und Kennwort nur für die Anmeldung am Posteingangsserver gelten. Für die Verwendung derselben Einstellungen für den Postausgangsserver ist eine erweiterte Konfiguration nötig (siehe unten). 8

5 Outlook 2013-Installation und Konfiguration Wir empfehlen Ihnen, die Kontoeinstellungen zu testen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Kontoeinstellungen testen. Zu Testzwecken wird zunächst eine Verbindung zum Posteingangsserver hergestellt, als zweiter Test wird ein Test- folgender Form an die angegebene eigene -Adresse abgesendet: Die Tests sollten erfolgreich abgeschlossen sein, sonst ist ein ordnungsgemäßer Betrieb von Outlook als POP3/IMAP-Client nicht möglich. Klicken Sie auf Schließen. Treten an dieser Stelle Fehlermeldungen auf, so müssen meist Detaileinstellungen geändert werden. Dazu gehören folgende Konfigurationsoptionen: Gesicherte Kennwortauthentifizierung (SPA, Secure Password Authentication): Manche Server erfordern eine gesicherte Kennwortauthentizierung, d.h. die Benutzerinformationen werden verschlüsselt an den Server gesendet. 9

6 Microsoft Outlook 2013 Aufbau Klicken Sie in der Registerkarte Neues Konto hinzufügen auf die Schaltfläche Weitere Einstellungen, um Detaileinstellungen vorzunehmen. SMTP-Server erfordert Authentifizierung: Da SMTP ein von der ursprünglichen Konzeption ein äußerst unsicheres Protokoll war, verlangen viele moderne SMTP- Server eine Authentifizierung. Meist genügt es, die gleichen Einstellungen zu verwenden wie für den Posteingangsserver. Verschlüsselte Kommunikation mit POP3- und SMTP-Server: In der Registerkarte Erweitert kann festgelegt werden, ob die beiden Server eine verschlüsselte Kommunikation erfordern. Wenn ja, ist der Verschlüsselungstyp (meist SSL) auszuwählen und ein alternativer TCP-Port einzutragen. Oft wird für verschlüsseltes POP3 der TCP-Port 995 verwendet, für verschlüsselte SMTP oft TCP-Port 465. Die nötigen Einstellungen bekommen Sie von Ihrem - Anbieter. Im Dialog Neues Konto hinzufügen klicken Sie nun auf Weiter. Die Einstellungen werden noch einmal überprüft, schließlich erscheint die Meldung Kontoerstellung abgeschlossen!. 10

7 Outlook 2013-Installation und Konfiguration Verwalten der *.PST-Datei: Standardmäßig werden alle Einträge in der Datei OUTLOOK.PST gespeichert. Diese Datei ist in einer Netzwerkinstallation im Profilordner gespeichert (am besten mit Suchen danach suchen!). Der Pfad könnte in etwa folgendermaßen aussehen: C:\Dokumente und Einstellungen\Ihr Name\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook Hinweis: Es ist daher wichtig, diese Datei regelmäßig in die Datensicherung einzubeziehen! (Sonst können alle Mails, Kontakte, Termine etc. mit einem Schlag verloren sein!) 1.3 Outlook 2013 als Exchange Server-Client Der Assistent für die Einrichtung von Outlook wird bei der ersten Verwendung von Outlook gestartet, er kann aber auch über die Systemsteuerungs-Anwendung erreicht werden. In diesem Modus greifen Sie direkt auf ein Postfach zu, welches sich auf einem Microsoft Exchange Server befindet. Die Mails, Aufgaben, Kalendereinträge sind auf dem Server gespeichert, befinden sich also nicht lokal auf Ihrer Festplatte. Die Mails brauchen daher auch nicht heruntergeladen werden Automatische Konfiguration Outlook 2013 übernimmt automatisch die Anmeldeinformationen des aktuellen Benutzers und sucht nach einem Exchange-Server im Netzwerk. Falls ein passendes Postfach auf einem Exchange-Server gefunden wird, werden die korrekten Einstellungen sofort automatisch vorgenommen. 11

8 Microsoft Outlook 2013 Aufbau Lassen Sie die Option -Konto für die automatische Einrichtung aktiviert und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Beachten Sie, dass Outlook nicht gestartet sein darf, wenn Sie auf Weiter klicken. Gegebenenfalls erhalten Sie folgende Warnmeldung: 12

9 Outlook 2013-Installation und Konfiguration Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen, um die Konfiguration abzuschließen Servereinstellungen manuell konfigurieren Sie können die entsprechenden Einstellungen auch händisch treffen. Dazu wählen Sie im Schritt Konto automatisch einrichten die Option Manuelle Konfiguration oder zusätzliche Servertypen. Für die manuelle Konfiguration benötigt man den Namen des Exchange-Servers und den Postfachnamen (meist der eigene Name). 13

10 Microsoft Outlook 2013 Aufbau Im nächsten Schritt Servereinstellungen geben Sie den Computernamen des Exchange-Servers an (im Beispiel srv05.zahler.at) und den Benutzernamen. Wenn Sie den genauen Benutzernamen nicht wissen, so geben Sie einen Teil des Namens ein und klicken dann auf die Schaltfläche Namen prüfen. Beachten Sie: Wenn Sie die Option Exchange-Cache-Modus verwenden aktiviert lassen (das wird unbedingt empfohlen!), wird eine lokale Kopie des Postfachs erstellt (*.OST-Datei). Sie müssen in diesem Fall etwas länger warten, bis Outlook gestartet und das Postfach synchronisiert wird, dafür können Sie die Größe des Benutzerprofils gering halten. Dies kann in vielen Fällen von Vorteil sein; es gibt nur eine Ausnahme: Wenn Benutzerprofile auf einem Server-PC gespeichert werden, müssen Sie bei der Anmeldung warten, bis Ihr Benutzerprofil (das auch die OST-Datei enthält) auf die lokale Festplatte kopiert wurde das kann bei großen Profilen auch 10 Minuten und länger dauern. Hinweis: Wenn beim Klicken auf Namen prüfen mehrere Möglichkeiten gefunden werden, so wird folgender Dialog angezeigt: 14