Digitales Belegbuchen

Transkript

1 Digitales Belegbuche

2 Ihaltsverzeichis 1 Leistugsbeschreibug Itegratio i das Ageda-System Highlights Belege scae ud sede Belege buche Schelle Recherche Effizietere Bearbeitug Jahresabschluss-Bearbeiter hat Zugriff auf alle Belege Fuktiosübersicht Autor: Josef Hilger Digitales Belegbuche 2

3 1 Leistugsbeschreibug Beim Digitale Belegbuche werde die buchführugsrelevate Belege im Uterehme oder der Steuerkazlei gescat ud aschließed digital vom Steuerberater weiterverarbeitet. Die Belege werde ach dem Scae im Ageda Rechezetrum gespeichert, um Buchugsvorschläge ergäzt ud archiviert. Vo dort liest der Steuerberater die Belege ud die Buchugsvorschläge i die Fiazbuchführug ei, prüft, ergäzt ud korrigiert die Buchuge. Buchug ud Beleg sid automatisch miteiader verküpft. Der Steuerberater ka Belege tagesgeau verbuche, bietet dem Madate damit eie sehr aktuelle Buchführug ud vermeidet selbst Belastugsspitze. Das Uterehme braucht keie Belege mehr außer Haus gebe ud spart Versadkoste. Die Belege werde um Buchugsvorschläge ergäzt. So eifach fuktioiert`s: Das Ageda-System steuert de Scaer ud versorgt ih mit de optimale Eistelluge. Scaer aschließe ud los geht`s! Buchug ud Beleg sid automatisch miteiader verküpft. Schritt 1: Scae Der Madat scat seie Papier-Belege oder importiert Belege, die bereits i elektroischer Form vorliege. Schritt 2: Sede Die Belege sedet der Madat über eie sichere Verbidug a das Ageda-Rechezetrum. Hier werde Iformatioe, wie Betrag, Datum ud Belegummer automatisch erkat ud das System schlägt direkt eie Buchugssatz vor. Schritt 3: Buche Der Steuerberater ruft die Belege samt de Buchugsvorschläge aus dem Rechezetrum ab ud prüft diese. Mit Abschluss der Buchug ist der Beleg dem Buchugssatz dauerhaft zugeordet. Das Verbuche der Belege geht flüssig ud zeitspared, da vom Ageda-System, aders als bei adere Systeme, währed des Buches keie Verbidug zum Rechezetrum aufgebaut wird. Weil der Buchugs-Assistet städig dazu lert, müsse Sie mit der Zeit immer weiger korrigiere ud ergäze. Beleg-Recherche Steuerberater ud Madat köe die gespeicherte Belege ach verschiedee Kriterie fide.! Die Belege sid dauerhaft im Ageda-Rechezetrum archiviert das Digitale Belegbuche bietet Ihe also eie optimale Archivierugsmöglichkeit für Ihre elektroische Rechuge. Belege i Papierform müsse Sie jedoch ubedigt im Origial für das Fiazamt aufbewahre. Digitales Belegbuche 3

4 buchführug erledigt Kude dgeräte Kassebuch olie Kazlei 2 Itegratio Steuerberechug i das Ageda-System Steuerberater Jahresabschluss Jahresabschluss Bakdatetrasfer Bak Bake PDF PDF serfassug Das Digitale QM-Check Belegbuche mit de Bestadteile Lieferate BELEGTRANSFER (Awedug beim Madate) ud Kassebuchuge BELEGVERWALTUNG ONLINE (Rechezetrums-Awedug) Rechug ist voll i das Ageda-Gesamtsystem abrufe ud verbuche itegriert, bezieht Date vo adere Aweduge ud stellt Date zur Verfügug. Sie profitiere vo Steuerkazlei stellt eier kosistete ud flüssige Datehaltug. Auswertuge bereit Rechtsawalt Figur-Gruppe Euro Alagebuchführug Dateaustausch mit der Fiazverwaltug erledigt Prüfuge zur ordugsgemäße Kassebuchführug Kude EBP Laptop Madat greift auf Auswertuge zu Absatzwirtschaft DVD Ageda Fachaweduge Mobile Edgeräte Kassebuch olie Kazlei ritte ischer zeiger $ Video Scae Scaer beim Madate Steuerkazlei ruft ab ud verbucht Bak / Geld führt Zahlug aus BELEGTRANSFER Belegiformatioe bearbeite Date Belege Automatische Belegerkeug Fiazamt i Schloss Rechezetrum Iformatio Brief Belege, Buchugssatzvorschläge FIBU Leistugserfassug QM-Check Belege, Buchugssätze ANLAG Lieferate Steuerkazlei stellt Auswertuge bereit azbuchführug Madat stellt Belege digital bereit Import Hoorarabrechug Krakekasse? Häufige Frage Buchugssätze, Stammdate Blatt EBP Madat greift auf Auswertuge zu Dezember 31 Kassebücher festschreibe Zetrale Termiverwaltug Rechezetrum Order Erste Schritte Erste Schritte Video Belegiformatioe bearbeite Loh- ud Gehaltsabrechug Madat Sicherheit Elektroischer Budesazeiger Steuerkazlei ruft ab ud verbucht Automatische Belegerkeug Karteikaste - DMS Iteret i Adressäderuge i Fibu-Fiazbuchführug Achtug Madat stellt Belege digital bereit Kassebücher festschreibe Digitales Belegbuche 4

5 3 Highlights 3.1 Belege scae ud sede Die Belege werde beim Madate mithilfe der Awedug BELEGTRANSFER gescat. BELEGTRANSFER steuert de Scaer ach der Istallatio automatisch a ud versorgt ih mit de optimale Eistelluge. Die Istallatio erfolgt dekbar schell ud eifach. Der Madat braucht ur de Scaer azuschließe ud los geht`s. Nach dem Scae oder Importiere köe die Belege och mal überprüft ud mehrseitige Belege zu eier Datei zusammegefasst werde. Aschließed werde die Belege verschlüsselt as Ageda-Rechezetrum übermittelt. Der Steuerberater erhält eie Beachrichtigug per . Digitales Belegbuche 5

6 3.2 Belege buche I der Steuerkazlei startet der Bearbeiter eifach die Buchugserfassug. Mit eiem Klick auf Digitale Belege buche wird der Abruf aus dem Rechezetrum gestartet. Die digitale Belege werde parallel zur Buchugserfassug am Bildschirm agezeigt (es empfiehlt sich, mit zwei Bildschirme oder eiem große 24-Zoll-Moitor zu arbeite). Nu wird der Buchugsvorschlag überprüft ud bei Bedarf ergäzt oder korrigiert. Hadelt es sich um de Zugag eies Alageguts, öffet sich automatisch die Alagegut-Erfassug. Mit Abschluss der Buchug werde Buchug, Alagegut ud Beleg miteiader verbude. Buchugserfassug Belegasicht Digitales Belegbuche 6

7 3.3 Schelle Recherche Mit dem Digitale Belegbuche habe Sie Ihre Belege stets sofort im Zugriff. Da diese im Rechezetrum gespeichert sid, belege sie keie Speicherplatz auf eiem lokale Server. Variate 1: Suche i der Awedug Belege köe, sowohl i der Fiaz- wie auch i der Alagebuchführug, sehr schell a verschiedee Stelle (Primaota, Koteasicht, OP-Koto) aufgerufe werde. Buchugserfassug Alle mit eiem Beleg verküpfte Buchuge erkee Sie am Augesymbol. Diese köe später jederzeit wieder geöffet werde. Digitales Belegbuche 7

8 Variate 2: Recherche im Rechezetrum Steuerberater ud Uterehme köe Belege auch ach verschiedee Kriterie im Rechezetrum fide. Beide greife dabei auf eie gemeisame Datebestad zu. Eizige Voraussetzug: ei fuktioiereder Iteretaschluss. Belegrecherche für de Zeitraum bis Übriges: Mit de etsprechede Olie-Zugagsdate köe auch Mitarbeiter aderer Abteiluge gaz eifach ach sämtliche Uterehmesrechuge recherchiere. So sieht der Eikäufer beispielsweise, wieviel er die letzte Male für eie Artikel bezahlt hat. Der Vertriebsmitarbeiter ka per Mausklick achsehe, welche Rabatt er eiem Kude beim letzte Geschäft eigeräumt hat. Digitales Belegbuche 8

9 3.4 Effizietere Bearbeitug Steuerberater ud Uterehme werde mit dem Digitale Belegbuche wesetlich effizieter. I der Steuerkazlei köe die Belege, die der Madat zum Beispiel täglich bereitstellt, sofort verbucht werde. So werde Belastugsspitze vermiede. Zusätzlich profitiert der Uterehmer vo eier aktuelle Buchführug ud ka so beispielsweise sei Mahwese optimiere. Sofortige Bearbeitug Aktuelle Buchführug. Digitales Belegbuche 9

10 3.5 Jahresabschluss-Bearbeiter hat Zugriff auf alle Belege Der Jahresabschluss-Bearbeiter hat alle Belege direkt im Zugriff. Damit etfällt das aufwädige ud fehlerafällige uterjährige Kopiere vo Belege. We dem Abschlussbearbeiter eie Buchug zweifelhaft erscheit, ka er sich de Beleg sofort asehe ud die zweifelhafte Buchug richtig stelle. Der Fall ist damit erledigt. Der Abschluss ka ohe lästige Uterbrechuge durch das Aforder vo Belege fertig gestellt werde. Vorteil für de Madate: Er bekommt schell eie fertige Abschluss, ohe immer wieder lästige Frage beatworte oder ach alte Belege suche zu müsse. Beleg-Aufruf i der Alagebuchführug Belegasicht Digitales Belegbuche 10

11 4 Fuktiosübersicht BELEGTRANSFER Eifache Beutzeroberfläche für de Sca-Vorgag Automatische Asteuerug des Scaers im Hitergrud mit de optimale Scaer-Eistelluge Import vo elektroische Belege, z. B. im PDF-Format Bildachbearbeitug: Belege hefte, drehe, lösche Verschlüsselter Versad a das Ageda-Rechezetrum Sicherer Zugag is Rechezetrum durch Ageda-ONLINE-ZERTIFIKAT. Alage vo idividuelle Belegorder Notizfuktio zu Belege Möglichkeit zum Export der Belege für mauelle Versad a Steuerberater Vorschlag zur -Beachrichtigug a Steuerberater, sobald Belege gesedet wurde BELEGVERWALTUNG ONLINE Nachbearbeitugsmöglichkeite im Posteigags-Order Verarbeitug verschiedeer grafischer Dateformate sowie PDF Automatische OCR-Erkeug der Belege mit Buchugssatzvorschlag Lösche / Wiederherstelle vo Belege durch Papierkorbfuktio Dauerhafte Archivierug der Belege, ikl. zugehörigem Buchugssatz Suche ach Belege im Archiv ahad verschiedeer Kriterie Zugriff auf eie gemeisame Datebestad durch Madat ud Steuerberater Automatische ud eifache Madate-Neualage durch Sychroisierug mit FIBU Beutzerverwaltug zur Steuerug der Zugriffsrechte für verschiedee Aweder Fiazbuchhaltug Abruf ud Verarbeitug der Belege direkt i der FIBU-Buchugserfassug Flüssige Verbuchug der Belege auch ohe Verwedug eier Maus, keie Rechezetrumsverbidug währed der Buchugserfassug Belege liege ausschließlich im Rechezetrum, kei Verbrauch vo Speicherplatz am Server / Recher des Steuerberaters Abruf der verbuchte Belege zum Buchugssatz aus viele verschiedee Stelle i FIBU ud ANLAG Ageda-Systemitegratio BENUTZER Zugagskotrolle zu de Aweduge ud Fuktioe ANLAG Übergabe der Belege zusamme mit de Buchugssätze vo FIBU a ANLAG BELEGVERWALTUNG ONLINE Automatische Überahme vo idividuell beschriftete Belegorder aus BELEGTRANSFER Automatische Neualage ud Überahme der Madate-Stammdate aus FIBU ZMIV Automatischer Abgleich der Madate-Adressdate Allgemeie Schittstelle TWAIN-Schittstelle zur Abidug des Scaers a BELEGTRANSFER Outlook-Schittstelle zur Geerierug eier -Beachrichtigug vom Madate a de Steuerberater Abgesicherte Verbiduge is Iteret zum Versad / zur Abholug der Belege vom Ageda-Rechezetrum Import- ud Exportfuktioe für Belege Ageda-Software Iformatioe & Kotakt Weitere Iformatioe auf userer Website ageda-software.de Software für Steuerberater Iformatioe über Ageda Software für Buchhalter Software für Uterehme Habe Sie Frage? Wir sid für Sie da. Telefo: [email protected] Digitales Belegbuche 11

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