Bevollmächtigungen für die Mitgliederversammlungen am Rundschreiben II/2015

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1 BVV Kurfürstendamm Berlin Kurfürstendamm Berlin Telefon: 030 / An unsere Mitglieds- und Trägerunternehmen mit Einzelvollmachtsverfahren Telefax: 030 / Im Februar 2015 Bevollmächtigungen für die Mitgliederversammlungen am Rundschreiben II/2015 Sehr geehrte Damen und Herren, in diesem Jahr finden die 16. Ordentliche Mitgliederversammlung der BVV Versorgungskasse des Bankgewerbes e.v. sowie die 102. Ordentliche Mitgliederversammlung des BVV Versicherungsverein des Bankgewerbes a.g. am im Hotel InterContinental, Budapester Straße 2 in Berlin statt. Heute informieren wir Sie darüber, wie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (nachfolgend Mitarbeiter ) Ihres Hauses als Versicherte des BVV ihr Stimmrecht auf der sie betreffenden Mitgliederversammlung ausüben können. Wir werden Ihren Mitarbeitern wieder Vollmachtsvordrucke zur Ausübung des Stimmrechts auf der jeweiligen Mitgliederversammlung zur Verfügung stellen. Als Anlage 1a fügen wir einen Mustervordruck für die BVV Versorgungskasse und als Anlage 1b einen Mustervordruck für den BVV Versicherungsverein bei. Wir bitten Sie, Ihren Betriebsrat entsprechend zu informieren. Die Vollmachtsvordrucke für die Mitarbeiter Ihres Hauses werden wir entsprechend der Kassenzugehörigkeit erstellen. Ihre Mitarbeiter können mit dem Vollmachtsvordruck einen Delegierten für die jeweilige Mitgliederversammlung des BVV bevollmächtigen. Ein Versicherter des BVV Versicherungsvereins kann auch durch ein Mitglied der BVV Versorgungskasse in der betreffenden Mitgliederversammlung vertreten werden. Dies gilt ebenso für den umgekehrten Fall. Auch in diesem Jahr bieten wir Ihnen an, einen von Ihnen benannten Delegierten in die Vollmachtsvordrucke für Ihre Mitarbeiter aufzunehmen. BVV Versicherungsverein des Bankgewerbes a.g. Handelsregister: Amtsgericht Berlin-Charlottenburg, HRB 1570 BVV Versorgungskasse des Bankgewerbes e.v. Vereinsregister: Amtsgericht Berlin-Charlottenburg, VR Nz Sitz der Gesellschaften: Berlin Vorsitzender der Aufsichtsräte: Heinz Laber Vorstände: Dr. Helmut Aden, Rainer Jakubowski BVV Pensionsfonds des Bankgewerbes AG Handelsregister: Amtsgericht Berlin-Charlottenburg, HRB B Sitz der Gesellschaft: Berlin Vorsitzender des Aufsichtsrats: Edwin Echl Vorstand: Dr. Helmut Aden, Rainer Jakubowski

2 Seite 2 von 2 1. Zur Benennung von Delegierten für die Arbeitnehmer bestehen folgende Möglichkeiten: a) Soweit nur ein Delegierter Ihres Hauses an der Mitgliederversammlung der BVV Versorgungskasse und der des BVV Versicherungsvereins teilnehmen soll, genügt es, wenn Sie uns den Delegierten mit Vor- und Nachname, vollständiger Versichertennummer inklusive Prüfziffer sowie der bankinternen Anschrift schriftlich gern per mitteilen. b) Wenn Sie mehrere Delegierte für Ihr Haus benennen wollen, können Sie dies im Datenträgeraustausch vornehmen oder uns eine ASCII-Datei zusenden. Informationen zum Aufbau des Datenträgers haben wir Ihnen in der Anlage 2, zum Aufbau der ASCII-Datei in der Anlage 3 dieses Rundschreibens zusammengestellt. Wenn Sie unser Angebot zur Benennung von Delegierten nutzen möchten, bitten wir Sie, uns spätestens bis zum die entsprechenden Unterlagen (Mitteilung der Einzelbenennung, Datenträger oder ASCII-Datei) zur Verfügung zu stellen. 2. Zur Benennung eines Delegierten für den Arbeitgeber senden Sie uns bitte eine Vollmacht auf Geschäftspapier mit Unterschrift der Geschäftsführung. Der Arbeitgeber kann sich von einem Angestellten oder von einem Mitarbeiter eines anderen Mitgliedsunternehmens vertreten lassen. Ein Muster einer Arbeitgebervollmacht haben wir Ihnen als Anlage 4 beigefügt. Eine entsprechende Datei steht Ihnen auch im Internet zur Verfügung. Die Vollmachtsvordrucke werden wir voraussichtlich ab Anfang Mai direkt per Post an die Privatanschrift Ihrer Mitarbeiter versenden. Dem Vordruck sind Informationen zum Bevollmächtigungsverfahren sowie die Tagesordnung der jeweiligen Mitgliederversammlung beigefügt. Der Rücklauf der Vollmachten erfolgt über die Delegierten Ihres Hauses, die von den Mitarbeitern bevollmächtigt wurden. Wenn Sie hierzu Fragen haben oder weitere Informationen zum Vollmachtsverfahren wünschen, helfen wir Ihnen unter 030 / sowie per (mitgliederversammlung@bvv.de) gern weiter. Unter stehen Ihnen zudem alle wichtigen Informationen im Internet zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen Ihr BVV ppa. Herrmann i. A. Gleitsmann Anlagen

3 Anlage 1a (UK) Name und bankinterne Anschrift des Delegierten: Vollmacht Ich, Heinz Mustervollmachtgeber Vor-/Nachname des Vollmachtgebers Versicherten-Nr. des Vollmachtgebers bevollmächtige Karl Musterdelegierter oder stattdessen (vorgedruckten Delegierten bitte streichen) mich auf der 16. Ordentlichen Mitgliederversammlung der BVV Versorgungskasse des Bankgewerbes e.v. am zu vertreten, das Stimmrecht auszuüben und gegebenenfalls einen Unterbevollmächtigten zu bestellen. Soweit Sie Ihrem Delegierten Weisungen zu einzelnen Tagesordnungspunkten erteilen möchten, senden Sie diese bitte direkt an Ihren Delegierten. Bitte beachten Sie: Die Vollmacht muss dem BVV im Original, das heißt mit der Originalunterschrift, bis spätestens vorliegen! Ort, Datum Unterschrift des Vollmachtgebers

4 Anlage 1b (PK) Name und bankinterne Anschrift des Delegierten: Vollmacht Ich, Heinz Mustervollmachtgeber Vor-/Nachname des Vollmachtgebers Versicherten-Nr. des Vollmachtgebers bevollmächtige Karl Musterdelegierter oder stattdessen (vorgedruckten Delegierten bitte streichen) mich auf der 102. Ordentlichen Mitgliederversammlung des BVV Versicherungsverein des Bankgewerbes a.g. am zu vertreten, das Stimmrecht auszuüben und gegebenenfalls einen Unterbevollmächtigten zu bestellen. Soweit Sie Ihrem Delegierten Weisungen zu einzelnen Tagesordnungspunkten erteilen möchten, senden Sie diese bitte direkt an Ihren Delegierten. Bitte beachten Sie: Die Vollmacht muss dem BVV im Original, das heißt mit der Originalunterschrift, bis spätestens vorliegen! Ort, Datum Unterschrift des Vollmachtgebers

5 Anlage 2 BVV-Datenträger Delegiertenbenennung für die Mitgliederversammlungen des BVV Im Vorfeld zu unseren Mitgliederversammlungen können Sie einen für Ihre Mitarbeiter zuständigen Delegierten im BVV-Datenträger eintragen. Hierzu ist die vollständige Versichertennummer inklusive Prüfziffer des Delegierten in den Feldern BEVOLLM und BEVOLLPZ bei jedem Mitarbeiter erforderlich. Nähere Einzelheiten stehen Ihnen in der Information Die BVV-Beitragsabrechnung Information zum Datenträgeraustausch zur Verfügung. Beim Druck der Vollmachtsvordrucke ergänzen wir diese Versichertennummer automatisch um den Namen des Delegierten. In die Datenträgerfelder SVADRESS1 bis SVADRESS4 können Sie die bankinterne Adresse des Delegierten eintragen, an die der Mitarbeiter seine ausgefüllte Vollmacht senden soll. Sind die Felder nicht gefüllt, erscheint der Name des Delegierten ohne Rücklaufadresse. Bei Rücklauf der Vollmachten gleichen wir alle Delegierten mit unserem aktuellen Bestand ab. Ist der Datenträger bis spätestens 31. März 2015 bei uns eingetroffen und das Feld BEVOLLM gefüllt, drucken wir die Vollmachtsvordrucke mit Angabe des Delegierten. Gleiches gilt, wenn Sie uns den Delegierten in anderer Form (beispielsweise per ) benannt haben. In allen anderen Fällen erstellen wir die Vollmachtsvordrucke blanko, das heißt ohne Angabe eines Delegierten. Berlin, im Februar 2015 Ihr BVV

6 Anlage 3 Aufbau der Druckdatei (ASCII-Datei) Delegiertenbenennung für die Mitgliederversammlungen des BVV Ist im Vorfeld zu unseren Mitgliederversammlungen die Angabe des Delegierten im BVV-Datenträger nicht möglich, können Sie alternativ eine ASCII-Druckdatei liefern. Die Datei sollte für jeden Mitarbeiter, der beim BVV versichert ist, sämtliche Variablen für den Vollmachtsvordruck enthalten. Im Einzelnen sind dies folgende Felder in der angegebenen Reihenfolge: Firmennummer Versandschlüssel Personalnummer des Versicherten Kassenzugehörigkeit des Versicherten (PK oder VK) BVV-Versichertennummer des Versicherten (7 Stellen, Bindestrich, Prüfziffer) Anrede Name des Versicherten (Vor- und Nachname) Privatadresse des Versicherten (8 Zeilen) BVV-Versichertennummer des Delegierten (7 Stellen, Bindestrich, Prüfziffer) Name des Delegierten (Vor- und Nachname) Interne Rücklaufadresse des Delegierten (4 Zeilen) Jedes Feld muss in einer eigenen Zeile stehen. Die Zeile muss auch dann vorhanden sein, wenn das Feld nicht belegt ist. Anrede, Name und Adresse des Versicherten umfassen immer 10 Zeilen, gegebenenfalls sind die letzten Zeilen davon nicht belegt. Bitte liefern Sie uns pro Versicherten 21 Zeilen! Wir können leider keine Prüfung dieser Druckdatei mit unserem Bestand bei Erstellung der Vollmachtsvordrucke vornehmen. Bei Rücklauf der Vollmachten gleichen wir aber alle Delegierten von Ihnen mit unserem aktuellen Bestand ab. Bitte beachten Sie, dass die Druckdatei bis spätestens 31. März 2015 beim BVV vorliegen muss. Nur dann können wir die Vollmachtsvordrucke für Ihre Mitarbeiter mit der Angabe des Delegierten erstellen. Berlin, im Februar 2015 Ihr BVV

7 Anlage 4 MUSTER Bitte erstellen Sie die Arbeitgebervollmacht für jede Vollmacht gebende Gesellschaft auf dem jeweiligen Geschäftspapier und mit Unterschrift der Geschäftsleitung Arbeitgebervollmacht Wir Mustermitgliedsunternehmen AG 1234 Name des Vollmacht gebenden Mitglieds-/Trägerunternehmen BVV-Firmennummer bevollmächtigen Mustermann, Karl Name, Vorname des Delegierten ggf. BVV-Versichertennummer mit Prüfziffer Musterunternehmen AG, Musterstraße 111, Musterhausen Firmenanschrift des Delegierten uns am auf der 16. Ordentlichen Mitgliederversammlung der BVV Versorgungskasse des Bankgewerbes e.v Ordentlichen Mitgliederversammlung des BVV Versicherungsverein des Bankgewerbes a.g. zu vertreten, das Stimmrecht auszuüben und gegebenenfalls einen Unterbevollmächtigten zu bestellen. Bitte beachten Sie: Die Vollmacht muss dem BVV im Original, das heißt mit der Originalunterschrift, bis spätestens vorliegen! Unterschrift der Geschäftsleitung,