Kommunikationskonzept Verein Schweizerischer Archivarinnen und Archivare VSA

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1 Kommunikationskonzept Verein Schweizerischer Archivarinnen und Archivare VSA 1. Ausgangslage und Zweck Der Verein Schweizerischer Archivarinnen und Archivare (VSA) repräsentiert Archivarinnen und Archivare, Records Manager und Informationsfachleute in der Schweiz. Als nationaler Berufsverband unterstützt er den fachlichen Austausch unter seinen institutionellen und Einzelmitgliedern. Der VSA vertritt deren Interessen gegenüber Gesellschaft, Politik und Archivträgern. Dieses Konzept definiert Ziele und Zielgruppen der Verbandskommunikation. Es schafft eine detaillierte Übersicht der aktuell bewirtschafteten Kommunikationskanäle, identifiziert Autorschaften, Inhalte und Verantwortlichkeiten im Einzelnen und regelt Qualitätssicherung und Aktualisierung. 2. Ziele der VSA-Verbandskommunikation Information: Der VSA orientiert über das schweizerische Archivwesen und spricht Fachleute und die interessierte Öffentlichkeit an. Transparenz: Protokolle und Jahresberichte der Verbandsgremien sowie VSA- Termine werden regelmässig publiziert, um die Überprüfbarkeit der Verbandstätigkeit zu gewährleisten. Vernetzung: Der VSA fördert Kontakte, Partizipation und fachliche Diskussion der Verbandsmitglieder und seiner einzelnen Organe. Lobbying: Der VSA orientiert als Interessenvertreter des schweizerischen Archivwesens über wichtige fachliche Themen. Er verweist Archivträger auf die Rolle der Archive in der Informationsgesellschaft. 3. Zielgruppen der VSA-Verbandskommunikation Einzel- und institutionelle Mitglieder des VSA Nutzer(innen) von Archiven wissenschaftliche und Kooperationspartner Bürger(innen) Bundes-, Kantonal- und Gemeindebehörden Archivträger 1

2 Schwesterverbände nationale, regionale und lokale Medien nationale Archivverbände anderer Länder archivische Dienstleister 4. Kanäle und Instrumente der VSA-Verbandskommunikation VSA-Website (Typ: Online) Autor(inn)en: Vorstandsredaktion und Webmaster des VSA sowie Redaktionsverantwortliche der VSA-Arbeitsgruppen gemäss Papier "Zuständigkeiten und Workflow VSA-Website". Primäre Zielgruppen: Einzel- und institutionelle Mitglieder des VSA, Nutzer(innen) von Archiven sowie die breite Öffentlichkeit. Inhalte: Darstellung der Verbandsaktivitäten, Verbandspublikationen, Informationen zum Archivwesen (News/Jobs), Einladungen zu Aus- und Weiterbildungen und Veranstaltungen (Events), Aufrufe und Stellungnahmen des VSA. Social-VSA Web 2.0 (Typ: Online) Autor(inn)en des Fachblogs "Traces": Einzelmitglieder des VSA sowie weitere (angemeldete) Interessierte. Primäre Zielgruppen: Einzel- und institutionelle Mitglieder des VSA, Nutzer(innen) von Archiven, Medien und Politik sowie die breite Öffentlichkeit. Inhalte: Berichte über Projekte im schweizerischen und internationalen Archivwesen, Meinungen und Debatten zu archivischen Themen. Autor(inn)en betreffend den Twitter-Hashtag #archivch: Einzelmitglieder des VSA sowie weitere Interessierte. Primäre Zielgruppen: Twitter-User unter den Einzel- und institutionellen Mitgliedern des VSA, Nutzer(innen) von Archiven, Medien und Politik sowie die breite Öffentlichkeit. Inhalte: Aktuelle Kurzbeiträge und Meinungen zum schweizerischen Archivwesen. Autor(inn)en des Vorstandsredaktion und Webmaster des VSA. Primäre Zielgruppen: Twitter-User unter den Einzel- und institutionellen Mitgliedern des VSA, Nutzer(innen) von Archiven, Medien und Politik sowie die breite Öffentlichkeit. Inhalte: Verbandsaktivitäten, Verbandsinformationen und -publikationen, Informationen zum Archivwesen (News/Jobs), Einladungen zu Aus- und 2

3 Weiterbildungen und Veranstaltungen (Events), Aufrufe und Stellungnahmen des VSA. Autor(inn)en des verbandsinternen Filesharing: Mitglieder von Vorstand und Arbeitsgruppen, arbido-chefredaktion und VSA-Redaktionsmitglieder. Primäre Zielgruppen: Vorstand und Arbeitsgruppen. Inhalte: Arbeitsmaterialien und Interna der jeweiligen Gremien VSA-Newsletter (Typ: Online) Autor(inn)en: (institutionelle) Mitglieder des VSA (unentgeltlich), Vorstand/Sekretariat und weitere (angemeldete) Interessierte (gegen Entgelt). Die Triage der für den im Regelfall höchstens einmal täglich aktivierten Kanal obliegt dem Sekretariat, das zusammen mit der Vorstandsredaktion über zeitnahe Publikation auf der VSA- Website entscheidet. Primäre Zielgruppen: Einzel- und institutionelle Mitglieder des VSA. Inhalte: Informationen zum Archivwesen (News/Jobs), Einladungen zu Aus- und Weiterbildungen und Veranstaltungen (Events), Aufrufe und Stellungnahmen des VSA. VSA-Agenda (Typ: Online / Print) Autor(inn)en der Online-Agenda: Vorstandsredaktion und Webmaster des VSA. Primäre Zielgruppen der Online-Agenda: Einzel- und institutionelle Mitglieder des VSA sowie Nutzer(innen) von Archiven. Inhalte der Online-Agenda: Aus- und Weiterbildungsangebote des VSA und seiner Arbeitsgruppen, Fachtagungen und Veranstaltungen. Autor(inn)en der gedruckten Agenda: Redaktionsverantwortliche von VSA- Bildungsausschuss und Arbeitsgruppen. Primäre Zielgruppen der gedruckten Agenda: Einzel- und institutionelle Mitglieder des VSA. Inhalte der gedruckten Agenda: Aus- und Weiterbildungsangebote des VSA und seiner Arbeitsgruppen, Fachtagungen und Veranstaltungen. VSA-Arbeitsgruppen-Flyer, Imagebroschüre Berufsbild (Typ: Print) Autor(inn)en der VSA-Arbeitsgruppen-Flyer und der Imagebroschüre Berufsbild: Redaktionsverantwortliche der VSA-Arbeitsgruppen und VSA-Bildungsausschuss. Primäre Zielgruppen: Nutzer(innen) von Archiven sowie die breite Öffentlichkeit. Inhalte: Darstellung der Aktivitäten von VSA-Arbeitsgruppen sowie des archivischen Berufsfeldes. 3

4 Fachorgan arbido (VSA-Teil) (Typ: Print) Autor(inn)en: arbido-chefredaktion und VSA-Redaktionsmitglieder, Einzelmitglieder des VSA. Empfänger bzw. primäre Zielgruppen: Mitglieder der Berufsverbände VSA und BIS sowie Nutzer(innen) von Archiven. Inhalte: Fachartikel, Tagungsberichte über Veranstaltungen des VSA und seiner Organe. arbido-newsletter (VSA-Teil) (Typ: Online) Autorin: arbido-chefredaktion. Empfänger bzw. primäre Zielgruppen: Mitglieder der Berufsverbände VSA und BIS sowie Nutzer(innen) von Archiven. Inhalte: Informationen zum Archivwesen (News/Jobs), Einladungen zu Aus- und Weiterbildungen und Veranstaltungen (Events). 5. Qualitätssicherung Für die Qualitätssicherung der Verbandskommunikation ist die Vorstandsredaktion des VSA gemäss "Zuständigkeiten und Workflow VSA-Webseite" verantwortlich. In Zusammenarbeit mit dem VSA-Webmaster sowie den Redaktionsverantwortlichen der VSA-Arbeitsgruppen überprüft sie die eingesetzten Instrumente jährlich auf ihre Aktualität, Nutzbarkeit und Angemessenheit. Bei Bedarf schlägt sie Erweiterungen oder Schliessungen von Kommunikationskanälen und neue zielgruppenorientierte Angebote vor. Das Kommunikationskonzept folgt den strategischen Entscheiden und Massnahmen des VSA-Vorstands bzw. den Beschlüssen der Generalversammlung. Es wird vom Vorstand alle 3 Jahre auf seine Gültigkeit überprüft. 4

5 Anhang 1: Nutzungsbedingungen für "Social-VSA" Die von VSA-Mitgliedern selbst erstellten Inhalte (user-generated-content) dürfen weder die geltende Rechtsordnung noch Rechte Dritter verletzen. Insbesondere rechts- oder sittenwidrige Inhalte, namentlich beleidigende, verleumderische, ruf- und geschäftsschädigende, pornografische, diskriminierende, rassistische Äusserungen sowie Aufforderungen zu Gewalt oder sonstigen Straftaten sind nicht zulässig. Solche Inhalte werden vom Webmaster umgehend gelöscht. Die Mitglieder-Adressen dürfen nur für nicht-kommerzielle, fachliche Zwecke genutzt und nicht ohne Einwilligung an Dritte bekannt gegeben werden. Grundsätzlich werden Rechtsverstösse zur Anzeige gebracht. Anhang 2: Rollen und Verantwortlichkeiten Kanal Autorschaften Verantwortlichkeit Person(en) VSA-Website Vorstandsredaktion / Webmaster Social-VSA AG-Redaktionen "Traces" Einzelmitglieder / angemeldete Interessierte Social-VSA Gesamtverantwortung (inkl. Social VSA) AG- Nicolas Bugnon webmaster@vsa-aas.ch Twitter-Hashtag #archivch Einzelmitglieder / angemeldete Interessierte Social-VSA Vorstandsredaktion / Webmaster Nicolas Bugnon webmaster@vsa-aas.ch 5

6 Social-VSA Internes Filesharing Mitglieder von Vorstand und AGs, arbido-chefredaktion und VSA- Redaktionsmitglieder VSA- Newsletter Sekretariat / Vorstandsredaktion VSA-Sekretariat info@vsa-aas.ch / (institutionelle) Mitglieder VSA-Agenda online Vorstandsredaktion / Webmaster Nicolas Bugnon webmaster@vsa-aas.ch VSA-Agenda gedruckt BA-Redaktion Th. Schmid thomas.schmid@burgerbib.ch Eloi Contesse eloi.contesse@vd.ch VSA-AG-Flyer / Broschüre Berufsbild BA-Redaktion / Vorstandsredaktion AG-Redaktionen Th. Schmid thomas.schmid@burgerbib.ch Eloi Contesse eloi.contesse@vd.ch / Gilliane Kern redaktion@vsa-aas.ch arbido arbido-chefredaktion / Mitglieder VSA- Redaktion / Sara Marty sm@arbido.ch / Gilliane Kern gk@arbido.ch Marguérite Bos mb@arbido.ch Anhang 2: Aktualisierungs- und Änderungskontrolle Version Datum Name Bemerkung H. Bazak / G. Kern / D. Nerlich Ersterstellung (Vorstands-AG Website/Kommunikation) VSA-Vorstand Genehmigung H. Bazak / G. Kern / D. Nerlich Bereinigung (Vorstands-AG Website/Kommunikation) 6