Document Distributor 1. Vorteile. Document Distributor

Transkript

1 1 Mit dem Lexmark -Paket können Sie benutzerdefinierte Skripts schreiben, um Arbeitsschritte in Druckvorgängen zu automatisieren. Kombinieren Sie diese benutzerdefinierten Skripts mit Einstellungen zum Scannen (Format, Auflösung, Farbtiefe usw.), um Profile zu erstellen, die den Zugriff von Multifunktionsdruckern (MFP; Multifunction Printer) und Endbenutzer-Arbeitsstationen ermöglichen. Benutzer können gedruckte oder digitale Dokumente an den digitalen Workflow senden. Die Dokumente werden entsprechend der im Skript angegebenen Definitionen verarbeitet. Alle Skripts können mit dem Dokumentserver-Manager verwaltet werden. Vorteile Vorteile von : Reduziert Endbenutzer-Training Ermöglicht die Integration mit vorhandenen Workflows Ermöglicht die Eingabe von Änderungen am Arbeitsablauf von einem zentralen Ort (Dokumentserver) aus Spart Zeit für sich wiederholende Vorgänge ein, indem mehrere Arbeitsschritte in einem einzigen Skript zusammengefaßt werden Übersicht

2 2 Reduziert Endbenutzer-Training Da Skripts die sich wiederholenden Arbeitsschritte automatisieren, müssen Benutzer sich nur mit einem einzigen Vorgang vertraut machen: 1 Legen Sie das Dokument auf den MFP. 2 Wählen Sie Ihr Profil aus. 3 Drücken Sie auf Fortfahren. Sie können für alle Profile Verknüpfungen erstellen, um den Vorgang noch weiter zu vereinfachen. Übersicht

3 3 Integration mit vorhandenen Workflows Da Skripts mit standardmäßigen Industrieanwendungen integriert werden können, muß nicht der gesamte Vorgang ersetzt werden. Automatisieren Sie einfach die sich wiederholenden und zeitaufwendigen Schritte Ihres Vorgangs. Problem: Ein Softwareunternehmen verwendet Lotus Notes für -Verkehr und Datenbanken. Eine Abteilung kommuniziert mit anderen Unternehmen und unterzeichnet häufig vertrauliche Unterlagen und Arbeitsberichte. Kopien dieser Unterlagen müssen für rechtliche Zwecke aufbewahrt werden. Gelegentlich werden diese Unterlagen von anderen Abteilungsmitarbeitern benötigt. Die gedruckten Unterlagen befinden sich im Büro von Herrn Schmitt. Nach der Unterzeichnung werden die Dokumente in Herrn Schmitts Büro zur Aufbewahrung abgelegt. Wenn ein Dokument benötigt wird, muß Herr Schmitt im gesamten Dokumentenarchiv danach suchen, es kopieren und dann erneut einsortieren. Die Abteilung sucht nach einer automatisierten Lösung, wie Dokumente gesucht und archiviert werden können, ohne daß Herr Schmitt erforderlich ist. Die Abteilungsmitarbeiter möchten jedoch weder neue Software installieren, noch den Umgang mit ihr erlernen. Übersicht

4 4 -Lösung: Da die Mitarbeiter Lotus Notes installiert haben und mit Lotus Notes-Datenbanken vertraut sind, bietet sich als Lösung an, die Dokumente in einer Notes-Datenbank zu speichern. Ein -Skript fügt die Dokumente in eine Notes-Datenbank ein. Mit den Erkennungsfunktionen von sind weitere Anpassungen möglich. Folgende Vorgänge können Sie mit Skripts ausführen: Den in Dokumenten enthaltenen Text lesen Auf der ersten Seite eines Dokuments nach den Wörtern Vertraulich oder Arbeitsbericht suchen Einen Eintrag für das neue Dokument in die Notes-Datenbank einfügen. Die Einträge setzen sich aus den folgenden Kriterien zusammen: Eingangsdatum Dokumenttyp (Vertraulich oder Arbeitsbericht) Dokumenttext (für Gesamttextsuche) Ursprüngliches Dokumentdateiformat (TIF-Datei, die alle eingesannten Seiten enthält) Die Notes-Datenbank enthält jetzt eine Ansicht, die vertrauliche Dokumente und eine Ansicht, die Arbeitsberichte enthält. In der Datenbank kann über Volltext-Suche nach allen Ansichten eines bestimmten Dokuments gesucht werden. Auf die Dokumente kann nun von allen Benutzern mit den entsprechenden Zugriffsrechten zugegriffen werden, und die -Lösung verwendet die bereits im Unternehmen vorhandene Software. Übersicht

5 5 Einfache Eingabe von Änderungen innerhalb des Workflows Wenn Sie -Skripts verwenden, ist die Geschäftslogik Ihres Vorgangs bereits im Skript enthalten. Die Skripts können schnell mit für Endbenutzer unsichtbaren Änderungseingaben aktualisiert werden. Problem: Die Südwest-Bank hat viele Zweigniederlassungen. Kredit- und Kontenantragsformulare werden von den Zweigniederlassungen an die Zentrale zur Verarbeitung gefaxt. Für die verschiedenen Formulartypen sind jeweils unterschiedliche Faxnummern erforderlich. Die Südwest-Bank möchte demnächst von Fax auf umsteigen, um Telefonkosten einzusparen. Diese Umstellung kann jedoch nicht in einem Schritt, sondern muß nach und nach vorgenommen werden. -Lösung: Für die verschiedenen Formulartypen werden entsprechende -Skripts erstellt. Zuerst faxt das Skript das Formular an die entsprechende Faxnummer. Um Stimmigkeit mit dem ursprünglichen Prozeß zu garantieren, wird den Profilen auf dem MFP dieselbe Verknüpfungsnummer zugewiesen, die momentan als Faxkurzwahlnummer verwendet wird. Übersicht

6 6 Mit der Zeit können die einzelnen Skripts geändert werden, damit die Formulare als statt Fax gesendet werden. Benutzer können aber nach wie vor dieselben Profilkurzwahlen verwenden. Die Mitarbeiter müssen beim Umstieg von Fax auf nicht umgeschult werden. Ein weiterer Vorteil besteht darin, daß die Zweigniederlassungen, die vorher dedizierte Faxlösungen verwendeten, nun über MFPs verfügen, mit denen zusätzlich zum Faxen auch kopiert, gedruckt und gescannt werden kann. Zeiteinsparung bei sich wiederholenden Abläufen Problem: Ein Fertigungsunternehmen erhält Versandaufträge. Nachdem eine Bestellung eingegangen ist, muß der Mitarbeiter folgende Schritte durchführen: Eine Kopie der Rechnung an die für die Bestellung zuständige Versandabteilung senden. Die Adresse vom Rechnungsformular lesen und eine Versandkennzeichnung für die Lieferung drucken. Eine Kopie der Rechnung an die Rechnungsabteilung senden, damit sie an den Kunden weitergeleitet wird. Eine Kopie der Rechnung innerhalb der Unternehmensunterlagen aufbewahren. Übersicht

7 7 -Lösung: Mit kann dieser komplexe Vorgang vereinfacht werden. Wenn das Fertigungsunternehmen eine Rechnung erhält, legt sie der zuständige Mitarbeiter in den MFP ein, wählt ein Profil aus und drückt auf Fortfahren. Wenn der Dokumentserver den Auftrag vom MFP erhält, führt das Skript folgende Vorgänge aus: Ein Kopie wird per an die Rechnungsabteilung gesendet. Eine Kopie wird in der Datenbank für Archivierungszwecke gespeichert. Die Adresse wird von der Bestellung gelesen und ein Drucker, der sich in der Versandabteilung befindet, druckt ein Etikett sowie eine Packliste. Der Mitarbeiter, der für den Bestellungsannahme zuständig ist, muß lediglich einen Arbeitsschritt ausführen. Übersicht

8 8 Funktionen Das -Paket enthält folgende Softwareprogramme: Server-Anwendung Dokumentserver: Führt Skripts auf Dokumente aus, die von einem Lexmark MFP oder von Endbenutzer-Arbeitsstationen gesendet werden. Folgende Funktionen sind verfügbar: Bearbeiten (Format konvertieren, Bilder bearbeiten und zuschneiden) Weiterleiten (drucken, faxen und als senden) Archivieren (als Datei, auf FTP-Servern oder in Datenbanken speichern) Verarbeiten (in bearbeitbaren Text umwandeln, Text lesen, Strichcodes lesen) Integrieren mit GroupWare (Lotus Notes, Microsoft Exchange und Novell GroupWise) Integrieren mit Dokumentverwaltungssystemen (Lotus Domino.Docs und Microsoft SharePoint Portal) Übersicht

9 9 Client-Anwendungen Workflow-Composer: Mit benutzerdefinierten Skripts können Dokumentenvorgänge an Ihr Netzwerk weitergeleitet werden. Dokumentserver-Manager: Verwaltet die -Server, Skripts, Formulare und MFPs. Der Dokumentserver-Manager kann auf demselben Computer wie der -Server oder auf Endbenutzer-Arbeitsstationen installiert werden. Print'N'Send: Sie können über den -Server von jeder Windows- Anwendung aus drucken. Ein vom Administrator konfigurierter Druckertreiber konvertiert die gedruckten Dokumente in TIFF-Dateien und sendet diese an den -Server. Select'N'Send: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Datei im Windows Explorer, und senden Sie diese Datei an den -Server. Übersicht

10 10 -CDs Folgende CDs sind von Ihrem -Verkaufsrepräsentanten erhältlich: Evaluierungs-CD mit 60 Tagen Laufzeit Enthält alle Server und Client-Anwendungen, die für verfügbar sind. Die -Software ist eine kostenlose Probeversion. Enthält alle Komponenten der Evaluierungs-CD für den Server außer Integrationsmodulen für OCR (optische Zeichenerkennung), Barcode und EDMS (Enterprise Document Management System; Unternehmenweites Dokumenten-Verwaltungssystem). Workflow-Composer-CD Enthält die Workflow-Composer-Software. Schreiben Sie benutzerdefinierte Skripts, um den Dokumentenfluß auf Ihrem Netzwerk zu verwalten. OCR (-Server erforderlich) Mit diesen Funktionen kann der Dokumentserver Bilddateien in bearbeitbare Textdateien umwandeln und Basisformulare lesen. Übersicht

11 11 Barcode (-Server erforderlich) Mit dieser CD kann der Dokumentserver Strichcodes lesen und schreiben. EDMS Integration (-Server erforderlich) Mit dieser CD kann der Dokumentserver mit Microsoft SharePoint Portal und Lotus Domino.Doc integriert werden. Übersicht