Schulung CoTeSys
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- Nora Albrecht
- vor 10 Jahren
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Transkript
1 Schulung CoTeSys Werkzeug zur Administration von DFG-Projekten
2 Übersicht Einführung DFG-Projekte Finanzen und Struktur Die Rolle von molitum CoTeSys Funktionsweise molitum bei CoTeSys Auszahlungen Abrechnung Verwendungsnachweis Berichterstattung über Reisen und Gastwissenschaftler
3 DFG-Projekte/Förderlinien Einzelprojekte Themen - Projekte Sonderforschungs-/Transferbereiche Transregio Exzellenzinitiative Cluster Graduiertenschulen Zukunftskonzept
4 Struktur und Finanzierung von DFG-Projekten Universität A Verwendung Personalmittel - wissenschaftlich - nicht wissenschaftlich Sachmittel - Geräte - Verbrauchsmaterial - Reisen - etc. Investitionen Haushalt Drittmittel Herkunft - Privater Sektor - Öffentlicher Sektor DFG-Projekte A Teilprojekt A1 Teilprojekt A2 Teilprojekt A3 BMBF-Projekte EU-Projekte
5 Was ist molitum? molitum ist ein Werkzeug zur Überwachung von Projektfinanzen Mittelanforderung Budgetüberwachung Verwendungsnachweise für geforderte Berichterstattung gegenüber der DFG Reisen Gastwissenschaftler
6 Was ist molitum nicht? molitum ist keine eigenständige Buchhaltungssoftware!!! Keine zusätzliche kaufmännische/kameralistische Buchhaltung Kein eigener Kontenrahmen/-plan Keine eigenen Finanzpositionen über molitum finden keine Zahlungen statt!!! Die Buchungen werden projektorientiert aufbereitet Notwendige Zahlungen werden für die automatisierte Buchung vorbereitet Regeln der Rechnungslegung der beteiligten Forschungseinrichtungen werden in die DFG-Systematik übersetzt
7 Struktur und CoTeSys Finanzierung von DFG-Projekten Universität A Verwendung Personalmittel - wissenschaftlich - nicht wissenschaftlich Sachmittel - Geräte - Verbrauchsmaterial - Reisen - etc. Investitionen Haushalt Drittmittel Herkunft - Privater Sektor - Öffentlicher Sektor DFG-Projekte A Teilprojekt A1 Teilprojekt A2 Teilprojekt A3 BMBF-Projekte EU-Projekte
8 Struktur CoTeSys DFG Cluster Management Ebene Administration Leitungsgremien Operative Ebene Antrag 1 Antrag 2 Antrag 3 1 a 1 b 1 c 1 d 2 a 2 b 2 c 2 d 3 a 3 b Berichte Finanzmittel
9 Zahlungsverkehr und Berichtswesen bei CoTeSys Auszahlung Quartalsabrechnung Verwendungsnachweis Rechnungseingang - Budgetkontrolle - Kontierung Zahlung - Buchung - Haushaltsüberwachung Subprojekt 2 a - Überwachungslisten auswerten - Meldung an Projekt Projekt 2 - Sammlung Abrechnungen - Meldung an CoTeSys CoTeSys - Administration - Mittel bei DFG anfordern - Projektabrechnungen sammeln - Projektabrechnungen begleichen Projekt 2 - Mittel auf Subprojekte verteilen Subprojekt 2 a - Überwachungslisten auswerten - Meldung an Projekt Projekt 2 - Sammlung Nachweise - Meldung an Universität Universität - Projektnachweise sammeln - Meldung an CoTeSys CoTeSys - Sammlung der Nachweise - Meldung an DFG
10 Zahlungsverkehr und Berichtswesen bei CoTeSys (neu) Auszahlung Quartalsabrechnung Verwendungsnachweis Rechnungseingang - Budgetkontrolle - Kontierung Zahlung - Buchung - Haushaltsüberwachung entfällt wird automatisiert bereitgestellt Subprojekt 2 a - Überwachungslisten auswerten - Meldung an Projekt Projekt 2 - Sammlung Abrechnungen - Meldung an CoTeSys CoTeSys - Mittel bei DFG anfordern - Projektabrechnungen sammeln - Projektabrechnungen begleichen Projekt 2 - Mittel auf Subprojekte verteilen Subprojekt 2 a - Überwachungslisten auswerten - Meldung an Projekt Projekt 2 - Sammlung Nachweise - Meldung an Universität Universität - Projektnachweise sammeln - Meldung an CoTeSys CoTeSys - Sammlung der Nachweise - Meldung an DFG
11 Die notwendigen Schritte: Verkürzung des organisatorischen Aufbaus Reduktion der Fondsstruktur Kürzung der Zwischenebene Projekt im Zahlungsverkehr Überweisung und Abrechnung direkt auf die Subprojektebene Unterstützung der Prozesse durch geeignete Datenverarbeitung Erfassung der Budgetdaten Erfassen der relevanten Buchungen aus SAP, HIS-QISFSV etc. Projektorientierte Aufbereitung Webbasierte Abbildung der administrativen Aufgaben für den jeweiligen Nutzer
12 Verkürzung des organisatorischen Aufbaus DFG Cluster Management Ebene Administration Leitungsgremien Operative Ebene Antrag 1 Antrag 2 Antrag 3 1 a 1 b 1 c 1 d 2 a 2 b 2 c 2 d 3 a 3 b Berichte Finanzmittel
13 Unterstützung durch geeignete Datenverarbeitung Dezentraler Zugriff für Projektmanager Bewilligung - Bewilligungsschreiben DFG - Bewilligungsschreiben Cluster Ausgaben Webbasierte Projektdatenbank - Schnittstelle zum Buchhaltungssystem - Quartalsabrechnungen
14 Unterstützung durch geeignete Datenverarbeitung Projektmanagement Input Planung Ist-Stand Projektstruktur Budgetierung Buchungsjournal Definierte Zugriffsrechte molitum Definierte Zugriffsrechte User Darstellung Finanzbuchhaltung
15 Login - Seite von Browser: Mozilla Firefox! Testseite: 1. Login: Ändern der Zugangsdaten
16 Aufbau der Programmoberfläche Projektidentifikation Auswahl/Bearbeiten Arbeitsbereich Statusleiste
17 Aufbau der Programmoberfläche Projektidentifikation Auswahl/Bearbeiten Aufgaben im Subprojekt: Budgetüberwachung Journal Reisen Gastwissenschaftler Aufgaben für das Projekt: Budgetmanagement Quartalsabrechnung Verwendungsnachweis Arbeitsbereich Statusleiste
18 Zahlungsverkehr und Berichtswesen bei CoTeSys (neu) Auszahlung Quartalsabrechnung Verwendungsnachweis Rechnungseingang - Budgetkontrolle - Kontierung Zahlung - Buchung - Haushaltsüberwachung entfällt wird automatisiert bereitgestellt Subprojekt 2 a - Überwachungslisten auswerten - Meldung an Projekt Projekt 2 - Sammlung Abrechnungen - Meldung an CoTeSys CoTeSys - Mittel bei DFG anfordern - Projektabrechnungen sammeln - Projektabrechnungen begleichen Projekt 2 - Mittel auf Subprojekte verteilen Subprojekt 2 a - Überwachungslisten auswerten - Meldung an Projekt Projekt 2 - Sammlung Nachweise - Meldung an Universität Universität - Projektnachweise sammeln - Meldung an CoTeSys CoTeSys - Sammlung der Nachweise - Meldung an DFG
19 Operatives: Auszahlung Auszahlung Quartalsabrechnung Verwendungsnachweis Rechnungseingang - Budgetkontrolle - Kontierung molitum freies Budget im Haushaltsjahr Zahlung - Buchung - Haushaltsüberwachung Technische Finanzpositionen Gegenstände <= 410 EUR Vergabe von Aufträgen Verbrauchsmittel Investition 10 TEUR TEUR Gastwissenschaftler Kolloquium Reisekosten Geräte 410 EUR 10 TEUR Overhead Versuchstiere Publikationen 547?? Investitionen in Eigenbeschaffung
20 Operatives: Quartalsabrechnung Quartalsabrechnung Verwendungsnachweis CoTeSys - Mittel bei DFG anfordern - Projektabrechnungen sammeln - Projektabrechnungen begleichen molitum Erstellen der Quartalsabrechnung
21 Operativ: Verwendungsnachweis Verwendungsnachweis CoTeSys - Sammlung der Nachweise - Meldung an DFG molitum Erstellen des Verwendungsnachweises
22 Operativ: Berichterstattung Dokumentation von Dienstreisen und Gastwissenschaftlern Alle notwendigen Informationen werden bereitgestellt Alle Ausgaben für Reisen und Gäste werden direkt den jeweiligen Einträgen im Buchungsjournal zugeordnet
23 Zusammenfassung molitum ist ein Werkzeug zur Administration von DFG-Projekten Sammlung von bestehenden Daten Projektorientierte Aufbereitung Übersetzung der Information in die Logik der DFG Ziel ist es, den administrative Aufwand maximal zu senken Keine redundante Datenerfassung Keine Parallelbuchhaltung Keine Tippfehler bei der Datenübertragung Alle notwendigen Berichte werden vollständig erfasst molitum ist ein lebendiges System Basis der Entwicklung sind die Erfahrungen beim Transregio Kognitive Automobile Anregungen und Ergänzungswünsche sind herzlich willkommen!!!
24 Kontakt Dipl. Volkswirt (Univ.) Peter Schuster Videatis GmbH Sonnwendjochstraße 33 B München T +49 (89) F +49 (89) [email protected]
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