VIRTIC. perfect timing. Häufige Fragen der Betriebs- und Personalräte

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1 VIRTIC perfect timing Häufige Fragen der Betriebs- und Personalräte

2 Als Betriebs- oder Personalrat haben Sie die Aufgabe, die Rechte Ihrer Kollegen zu vertreten. Damit Sie bewerten können, wie virtic funktioniert und wie virtic die Rechte der Kollegen wahrt, haben wir im Folgenden die häufigsten Fragen und kurze Antworten zusammengestellt. Wenn Sie weitere Fragen haben, wenden Sie sich bitte an die Geschäftsführer der virtic unter oder telefonisch unter Was ist virtic? virtic ist eine webbasierte mobile Zeitwirtschaft. Zweck unserer Dienstleistungen ist die Digitalisierung und Automatisierung der Zeitwirtschaftsprozesse im technischen Außendienst. Stundenzettel werden abgeschafft, stattdessen erfassen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten über ihre Handys. 2 Welche Ziele werden mit virtic verfolgt? In der Regel benötigen Stundenzettel mehrere Tage, manchmal sogar Wochen, bevor sie der Verwaltung vorliegen. Die Prüfung der Stundenzettel und ihre manuelle Übertragung in eine Lohnsoftware sind aufwändig und fehleranfällig. Häufig müssen von den Lohnbuchhaltern individuelle Arbeitszeit- und Vergütungsregeln berücksichtigt werden, etwa um Überstunden, Zulagen oder Zuschläge zu berechnen. Die manuelle Bearbeitung der Stundenzettel ist also langsam, fehleranfällig und teuer. Mit virtic werden die erfassten Arbeitszeiten automatisiert aufbereitet, damit sie unverzüglich zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung stehen. Die Datenverarbeitung wird beschleunigt, die Qualität sichergestellt und gleichzeitig werden die Verwaltungskosten in der Zeitwirtschaft gesenkt. 3 Wie funktioniert virtic? Mitarbeiter verwenden ein Handy, Smartphone oder einen PC, um ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Das Erfassungsmenü wird an die betrieblichen Anforderungen angepasst, um die Erfassung so einfach wie möglich zu gestalten. Die Daten werden sofort auf die virtic-server übertragen, damit berechtigte Personen (Projektleiter, Bauleiter, Controller, Lohnbuchhalter, Disponenten) darauf zugreifen können. Die Arbeitszeitbuchungen können von berechtigten Personen geprüft und freigegeben, von anderen Personen korrigiert werden. Nach Freigabe bzw. Korrektur der Zeitbuchungen berechnet virtic automatisiert die Buchungssätze, die in der Lohnsoftware oder einem ERP-System benötigt werden, um Löhne, Gehälter, Reisekosten, Auslösen zu berechnen und die Kostenrechnung durchzuführen. Welche Regeln dabei angewendet werden, bestimmt das Unternehmen. In der Regel kommen gesetzliche, tarifliche und betriebliche Regelwerke zur Anwendung. Die Buchungssätze werden über Schnittstellen an die Lohn- und ERP-Software übertragen. betriebsrat-faq.docx

3 Der virtic-geschäftsprozess ist sehr umfangreich und enthält weitere Funktionen wie Baustellenverwaltung, Disposition, Arbeitsmittelverwaltung u.v.m. 4 Warum ist virtic schneller und fehlerfrei? virtic konfiguriert seine Dienste genau so, wie Ihr Unternehmen sie benötigt. Das betrifft die Zeiterfassung, mit der alle Mitarbeiter sofort zurechtkommen, weil sie ihre betrieblichen Abläufe wiederfinden. Das betrifft aber auch die Abrechnungsregeln; denn virtic übernimmt alle gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Regelungen zu Arbeitszeiten, Vergütung und Reisetätigkeiten, die bei Ihnen angewendet werden. Nach der Prüfung und Freigabe der Arbeitszeitbuchungen berechnet virtic automatisch alle Buchungssätze für Ihr Lohnprogramm und Ihr ERP-System. 5 Wie stellt virtic die Datenqualität sicher? Erste Voraussetzung für eine schnelle und fehlerfreie Zeitwirtschaft sind fehlerfreie Rohdaten. virtic wendet mehrere Prinzipien zur Sicherung der Rohdatenqualität an: Serverbasierter Dialog: Der Mitarbeiter erhält auf seinem Handy nur Menüpunkte angeboten, die in seiner aktuellen Arbeitssituation sinnvoll und logisch sind. Fehleingaben werden so reduziert. Plausibilitätsprüfungen: Die eingegangenen Daten werden auf zeitliche Plausibilität und Logik geprüft. Überlange Schichten werden genauso markiert wie unlogische Buchungen. Lohnbuchhalter können so markierte Arbeitszeitbuchungen gezielt überprüfen. GPS-Verifizierung: Bei der Arbeitszeitbuchung vom Handy werden die aktuellen GPS- Daten des Handys mitgesendet. Die virtic-prozesse vergleichen automatisch diese GPS- Daten mit der Baustelle, auf der sich ein Mitarbeiter angemeldet hat. Bei Übereinstimmung wird die Arbeitszeitbuchung vom System freigegeben. Bei größerem Abstand wird sie markiert, damit Vorgesetzte eine Klärung des Sachverhalts herbeiführen können. Versehentliche Zeitbuchungen auf eine unzutreffende Baustelle werden erkannt, in der Kostenrechnung werden unzutreffende Kostenträgerbelastungen vermieden. 6 Wer trägt Urlaubs- und Krankheitstage ein? Urlaub, Kurzarbeit und Krankenstand werden von der Verwaltung erfasst. Saison- Kurzarbeit und Fortbildungszeiten können, sofern vom Unternehmen gewünscht, wahlweise von den Außendienst-Mitarbeitern oder der Verwaltung erfasst werden. 7 Was ist mit Abrechnungsgerechtigkeit gemeint? Wer seinen Stundenzettel erst am Ende der Woche ausfüllt, der kann keine präzisen Angaben machen. Alles sofort aufzuschreiben, ist in der Praxis aber auch kaum möglich. Also haben sich alle Beteiligten mit Ungenauigkeiten auf Stundenzetteln arrangiert. Die betriebsrat-faq.docx

4 akkuraten Mitarbeiter werden gegenüber den weniger sorgfältigen Kollegen systematisch benachteiligt. Schon kleine Ungenauigkeiten von wenigen Minuten können sich zu Abweichungen von mehreren Stunden pro Mitarbeiter und Monat summieren. Mit virtic wird jeder Mitarbeiter gemäß seiner tatsächlichen Arbeitszeit auf den Cent genau gerecht entlohnt. virtic ist eine faire Lösung, mit der die persönlichen Arbeitsleistungen transparent und fehlerlos dokumentiert werden. 8 Behindert virtic die Mitarbeiter bei der Arbeit? Nein. Eine Arbeitszeitbuchung auf dem Handy ist in wenigen Sekunden erledigt und geht nach wenigen Tagen in Fleisch und Blut über. 9 Wie kann der Mitarbeiter sehen, welche Daten erfasst wurden? Jeder Mitarbeiter hat einen eigenen Zugang zu seinem virtic-konto. Dort kann er seinen Stundenzettel, seine Reisekostenabrechnung, seine Termine und ggf. weitere Informationen einsehen. Das Konto kann er über jeden Internet-Browser erreichen. 10 Welche Rechte hat welcher Mitarbeiter? virtic hat ein umfangreiches Rechtemanagement, in dem jedem Mitarbeiter sowohl horizontale (Abteilungen, Niederlassungen, Gruppen) als auch vertikale (Lesen, Schreiben, Löschen, Hinzufügen) Rechte zugewiesen werden können. 11 Wie funktioniert die GPS-Verifizierung? Zur Sicherung der Datenqualität werden bei einer Arbeitszeitbuchung die GPS-Daten des Handys mitgeschickt. Der Mitarbeiter bestätigt so, dass er sich auf der von ihm ausgewählten Baustelle befindet. Die GPS-Verifizierung funktioniert so: Wenn mit dem Unternehmen vereinbart ist, dass für eine bestimmte Arbeitszeitbuchung eine GPS-Verifizierung erfolgen soll, werden die GPS-Daten mit dem vom Mitarbeiter gewählten Arbeitsort (Baustellenadresse) verglichen. Typische Arbeitszeitbuchungen mit GPS-Verifizierung sind Arbeitsbeginn Baustelle, Arbeitsende Baustelle usw. Bei vielen Arbeitszeitbuchungen soll keine GPS-Verifizierung erfolgen, z.b. Ankunft zuhause. GPS-Daten werden dann automatisch verworfen. Ergänzend und alternativ zur GPS-Verifizierung können auch sogenannte LBS-Dienste der Mobilfunkprovider verwendet werden. LBS-Dienste nennen die Mobilfunkzelle, in der sich ein Handy im Moment befindet. Wenn das so mit dem Unternehmen vereinbart ist, führen die virtic-server beim Eintreffen einer Arbeitszeitbuchung automatisiert eine LBS-Anfrage aus. Bei welchen Arbeitszeitbuchungen eine LBS-Anfrage erfolgen soll, legt betriebsrat-faq.docx

5 das Unternehmen fest. In jedem Fall ist es der Mitarbeiter, der durch eine Arbeitszeitbuchung die LBS-Anfrage auslöst. Nur bei der Einsatzortung wird die LBS-Anfrage nicht durch eine Arbeitszeitbuchung ausgelöst. Die Einsatzortung ist eine spezielle Erweiterung, die gesondert bestellt werden muss. 12 Was ist die Einsatzortung? In bestimmten Branchen kann es wichtig sein, Mitarbeiter schnell zu lokalisieren, beispielsweise in Wartungsunternehmen, die Störungseinsätze schnell koordinieren müssen. Auf gesonderte Bestellung kann diesen Unternehmen die Einsatzortung freigeschaltet werden. Bei der Einsatzortung kann ein berechtigter Mitarbeiter LBS-Anfragen starten und so die Mobilfunkzellen ermitteln, in denen sich bestimmte Handys befinden. virtic erlaubt LBS-Anfragen nur während der Arbeitszeit. Sobald ein Mitarbeiter Feierabend bucht, ist sein Handy nicht mehr zu finden. 13 Werden GPS- und LBS-Daten aufgezeichnet? Ja, im virtic-konto jedes Unternehmens können berechtigte Personen, z.b. Betriebsräte, die GPS-Daten und LBS-Anfragen einsehen. betriebsrat-faq.docx