Seminar. Zeitmanagement. Prof. Dr. Carsten Lecon. (aus dem Vorlesungsrepertoire von Prof. Dr. Schmidt, mit vielen Ergänzungen)

Transkript

1 Seminar Zeitmanagement Prof. Dr. Carsten Lecon (aus dem Vorlesungsrepertoire von Prof. Dr. Schmidt, mit vielen Ergänzungen) Bildquelle:

2 Zeitmanagement Bildquelle:

3 Literatur (Viel Literatur.) Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 3

4 Übersicht 1. Warum Zeitmanagement? Zeit, Aufgaben/ Termine, Zeitdiebstahl, 2. Zeitplanung Bestandsaufnahme Zeitplanungsmethoden Zeitspartipps (Technische) Hilfsmittel Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 4

5 Warum Zeitmanagement? Unwichtige Aufgaben fressen viel Zeit, wichtige Aufgaben bleiben liegen (vgl. procrastinate - Prokrastination) Das Privatleben (oder der Puffer) wird vernachlässigt Langfristige Aktivitäten (z.b. Weiterbildung) unterbleiben Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 5

6 Warum Zeitmanagement? Seneca (1-65 n.chr.): Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen! Unsere Zeit wird uns teils geraubt, teils abgeluchst und was übrig bleibt, verliert sich unbemerkt! Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 6

7 Einige Symptome Sie arbeiten oft am Wochenende Sie machen oft Überstunden Sie haben keine Zeit für das Mittagessen Der Stapel mit ungelesenen Zeitschriften wird immer höher Sie haben schon lange keinen Urlaub mehr gemacht etc. Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 7

8 Stresspsychologie In Stresssituationen konzentrieren wir uns in erster Linie auf die Hindernisse und belasten uns damit Zeitempfindung wird durch unsere Einstellung beeinflusst Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 8

9 Was ist Zeit? Einstein: "Zeit ist das, was man auf der Uhr abliest." Augustinus: "Wenn mich niemand fragt, so weiß ich es; will ich es jemandem erklären, so weiß ich es nicht." Wörterbuch: Phänomen der Veränderung, das als Übergang von der Vergangenheit über die Gegenwart in die Zukunft wahrgenommen wird Ablauf des Geschehens Etc. Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 9

10 Was ist Zeit? Zeit ist eine nicht vermehrbare Größe Die verfügbare Menge Zeit ist völlig unelastisch verderblich nicht lagerfähig nicht substituierbar Der fürsorgliche Umgang mit Zeit ist Kennzeichen effektiver Führungskräfte Gummi-Minute Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 10

11 Das Verhalten zur Zeit Der Mensch besitzt kein Gefühl für Zeit stark subjektiv: Wartezeit oder Flow sehr fehleranfällig Die wirkliche Verwendung von Zeit weicht meist stark von der angenommenen ab Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 11

12 Unpünktlichkeit Unpünktlichkeit vergeudet die Zeit anderer Es gibt kein Recht, die Zeit anderer zu vergeuden (Zeit = Geld) Implizite Message der chronisch Unpünktlichen an die Pünktlichen: meine Aufgabe ist wichtiger als Eure meine Zeit ist wertvoller als Eure ich bin wichtiger als Ihr Zitat Bob Hope (Komiker, Schauspieler, Entertainer ) Pünktlichkeit ist die Kunst, richtig abzuschätzen, um wie viel der andere sich verspäten wird. Bildquelle: Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 12

13 Womit verbringen wir unsere Zeit? Termine Zeitpunkt und Dauer fixiert nicht verschiebbar nicht unterbrechbar örtlich gebunden Vorlauf notwendig Vorarbeiten Anfahrt Nachlauf notwendig Abreise Nacharbeiten Aufgaben Abschlussdatum ist meist festgelegt verschiebbar unterbrechbar möglicherweise örtlich variabel Vor- und Nachlauf reduzierbar mehrere Aufgaben am gleichen Ort gemeinsame Vorbereitung Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 13

14 Arten von Aufgaben Atomare Aufgaben bleiben unerfüllt, wenn man versucht, sie zu splitten Beispiele: Personalgespräche Besprechungen Konzeptentwicklung Folgen des Splittens: im weniger schlimmen Fall: noch mal von vorne im schlimmsten Fall: 10min Personalgespräch im Jahr, das kann ich woanders besser haben Zusammengesetzte Aufgaben lassen sich sinnvoll in durchführbare Teilaufgaben zerlegen Zerlegung häufig Voraussetzung für erfolgreiche Erfüllung Ggf. Abhängigkeiten von anderen Personen/ Ereignissen Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 14

15 Fragmentierung von Zeit 10 * 1 Stunde 10 Stunden Bei ungünstigen Aufgabenwechseln Zeitaufwand für Vor- und Nachlauf ( Rüstkosten ) Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 15

16 Verwaltungskosten von Terminen und Aufgaben Termine und Aufgaben, die nicht sofort anstehen, müssen verwaltet werden Gedächtnis Aufschreiben Eintragen in Kalender Eingeben in PDA/ Computer Die Verwaltungskosten von kleinen Aufgaben können größer sein als die der eigentlichen Erledigung. Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 16

17 Aufgabenerfüllung von externen Faktoren abhängig Externe Ressourcen, Genehmigungen, etc. sind zur Aufgabenerfüllung notwendig Aufgaben lassen sich nicht beliebig anordnen es ist besondere Reihenfolge notwendig Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 17

18 Zeitdiagnose Abweichungen zwischen der subjektiv wahrgenommen und der objektiv gemessen Zeitaufwendung erfordert regelmäßige Protokollierung der Zeitverwendung Sollte regelmäßig wiederholt werden Forschen Sie auch nach: Zeitdieben wiederkehrenden und Dauerkrisen häufigen Sitzungen Bildquelle: Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 18

19 Zeitdiebstahl erkennen Spielchen im Büro Das Ja-Aber-Spiel Das Blöd-Spiel Gerichtssaal-Spiel ( Schwarzer Peter für Erwachsene ) Unpünktlichkeit Bildquelle: Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 19

20 Sich wiederholende Krisen oder Dauerkrisen Wenn ständig oder wiederholt wegen des gleichen Anlasses Lastspitzen entstehen, sind mangelndes Konzept und mangelnde Vorausschau die Ursache Managementversagen! Aufgabe des Managements: wiederkehrende Herausforderungen zu Routinefällen machen Bildquelle: Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 20

21 Häufige Sitzungen Sitzungen sind (meist) Ausdruck dafür, dass die Arbeit (noch) nicht richtig organisiert ist. Meet-O-Meter ( Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 21

22 Besprechungen verbessern Nur beteiligte Personen einladen Vorab Tagesordnung erstellen und vorab verschicken Vorbereitung des Sprechers und Betroffene Begrenzung der Sprechzeiten pro Punkt Abschluss eines Punktes: Aufgabe + Verantwortliche/r danach keine Diskussion mehr Regelmäßige Sitzung bei fehlenden Themen ausfallen lassen Bildquelle: Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 22

23 Zeitplanung Übersicht: Bestandsaufnahme Zeitplanungsmethoden Zeitspartipps (Technische) Hilfsmittel Bildquelle: Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 23

24 Bestandsaufnahme Erstellen Sie sich einen Überblick über Ihre momentane Lebenssituation. Überprüfen Sie diese erste Bestandsaufnahme mit einem Zeitprotokoll. Analysieren Sie Ihr Zeitprotokoll. Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 24

25 Zeitplanung Planung spart Zeit. Planen Sie täglich 5-15 Minuten. Sie können auch einen Wochenplan erstellen; muss ggf. aktualisiert werden. Planen Sie Ihre Aufgaben schriftlich und ergebnisorientiert. Notieren Sie auch die Voraussetzungen. Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 25

26 Zeitplanung Unterscheiden Sie wichtige und dringende Aufgaben. Vier Aufgabenklassen: A: dringend und wichtig B: momentan nicht dringend, aber für die Zukunft wichtig C: dringend, langfristig aber nicht wichtig D: nicht dringend und nicht wichtig Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 26

27 Zeitplanung ABC-Analyse nach Seiwert: Optimale Dauer sowie optimale Erledigungszeit: Optimal: Realität (meistens): Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 27

28 Zeitplanung ALPEN-Methode nach Seiwert: Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 28

29 Selbst- und Zeitmanagement DIN A6-Informationssystem ( DAISY ) Alle Informationen auf DIN6-Zetteln Eingeordnet in bunte Klarsichtmäppchen: rot: heute aktuell, in Bearbeitung, ggf. Terminplan gelb: noch nicht erledigt, in Bearbeitung; pro Thema ein Mäppchen blau: Namen, Adressen, Telefonnummern, Landkarten, Fahrpläne weiß: Fakten, know how, stabile Information; pro Thema ein Mäppchen violett: persönliche Ziele und Strategien grün: Archiv (bspw. Spesenbelege) Annotation oben rechts mit Assoziationsbegriff Bildquelle: Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 29

30 Zeitplanung Planen Sie die geschätzte Dauer Ihrer Aufgaben. Überlegen Sie sich, wann Sie die Aufgabe erledigen. Schätzen müssen Sie wahrscheinlich erst lernen. Planen Sie unbedingt Pufferzeit mit ein. Tipp: Planen Sie in Blöcken. Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 30

31 Zeitplanung Innere Störungen Psychisch bedingte Störungen: Unlust Übermüdung Ängste, Sorgen Schwatzhaftigkeit Selbst verursachte Störungen: Unordnung am eigenen Arbeitsplatz Schlechte Zeiteinteilung Langsamkeit, Weitschweifigkeit Scheinarbeit Ungenügende Fertigkeiten Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 31

32 Zeitplanung Äußere Störungen Störungen durch Personen Durch Vorgesetzte, Kollegen, Kunden, Mitbürger (z.b. Telefonanrufe, unangemeldete Besuche) s Normale soziale Kontakte Störungen durch Reize Schlecht klimatisierter Arbeitsraum Luftzug Rauch Unordnung Geräusche, Lärm, ungeliebter Musikteppich Visuelle Reize (Sonne, Notizzettel, Lichtquellen) Sexuelle Reize (Bilder, Personen) Gerüche (Parfüm, Mundgeruch) Kleidung (die uns stört) Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 32

33 Zeitplanung Kontrolle Kontrollieren Sie Ihre Tagesplanung. Lernen Sie aus Ihren Fehlplanungen. Beim Planen ist Flexibilität gefragt, aber: Ein bisschen Disziplin ist nötig. Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 33

34 Zeitplanung Persönliche Ziele Finden Sie Ihre Ziele und was Sie erreichen wollen Lebensbereiche: Persönlich Finanziell Beruflich Familie Gesellschaftlich Ihre Ziele und nicht die von anderen! Zu wissen, was wir wollen, gibt uns Orientierung für unsere zukünftige Zeitplanung. Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 34

35 Zeitspartipps (1/6) Vermeiden Sie Unterbrechungen Bleiben Sie konsequent bei Ihrer momentanen Aufgabe. Sorgen Sie dafür, ungestört zu bleiben. Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 35

36 Zeitspartipps (2/6) Planen Sie ausdrücklich stille Stunden mit ein Besondere Termine für Ihre stillen Stunden Bitten Sie andere, Ihnen dabei zu helfen, Ihre stillen Stunden zu haben. Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 36

37 Zeitspartipps (3/6) Nutzen Sie Ihre Leistungshochs Bestimmen Sie Ihre persönliche Leistungskurve. Legen Sie wichtige Aufgaben in Ihr Leistungshoch. Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 37

38 Zeitspartipps (4/6) Halten Sie sich an Ihre Zeitlimits Wir brauchen in der Regel immer so lange, wie wir Zeit haben. Zeitlimits fokussieren unseren Arbeitsstil. Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 38

39 Zeitspartipps (5/6) Teilen Sie große Aufgaben in sinnvolle Teilaufgaben ein. Auch die längste Reise beginnt mit dem ersten Schritt Chinesisches Sprichwort Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 39

40 Zeitspartipps (6/6) Hören Sie auf, Aufgaben vor sich her zu schieben. Fangen Sie klein an. Belohnen Sie sich für erledigte Aufgaben. Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 40

41 Zeitplanung Technische Hilfsmittel Übersicht Warum Hilfsmittel? Terminkalender/ Zeitplaner Zeitplanungssoftware Groupware PDA Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 41

42 Warum Hilfsmittel? Sicherheit Termine und Aufgaben gehen nicht verloren. Backup bei einigen Hilfsmitteln möglich. Entlastung Sie brauchen Ihren Kopf zum Denken und nicht (nur) als Terminspeicher. Informationsaustausch mit anderen Papierkalender lassen sich kopieren. Elektronische Weiterleitung von Terminen und Aufgaben Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 42

43 Terminkalender/ Aufgabenliste auf Papier Vorteile: Ubiquität Keine Batterien, keine Software, keine Einarbeitung Snapshots durch Kopieren Nachteile: Probleme beim Löschen, Ändern, etc. Replikation aufwändig (Abschreiben und Abgleichen) Termin-/Aufgabenplanung mit anderen zusammen sehr aufwändig Anrufe, Betätigungen, Irrtümer Verlustrisiko Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 43

44 Zeit-/ Aufgabenplanungssoftware Vorteile: Dynamische Anordnung, Erweiterung, etc. Nachteile: Terminfindung manuell Termin-/Aufgabenplanung mit anderen zusammen sehr aufwändig Anrufe, Betätigungen, Irrtümer Information an PC gebunden Verlustrisiko Bildquelle: Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 44

45 Groupware Integration von Kommunikation ( ) Termin- und Aufgabenplanung (todo s) Ressourcen Vorteile: Vereinfachung der Terminplanung Termin-/ Aufgabenanfragen Frei-/ Belegtzeiten sichtbar Replikatbildung auf Notebook möglich Nachteile: Keine Ubiquität PC etc. zur Teilnahme notwendig Netzwerkverbindung notwendig Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 45

46 Groupware Integration von Kommunikation ( ) Termin- und Aufgabenplanung (todo s) Ressourcen Vorteile: Vereinfachung der Terminplanung Termin-/ Aufgabenanfragen Frei-/ Belegtzeiten sichtbar Replikatbildung auf Notebook möglich Nachteile: Keine Ubiquität PC etc. zur Teilnahme notwendig Netzwerkverbindung notwendig Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 46

47 PDA, Smartphone, etc. Vorteile: Ubiquität Ggf. Replikat auf PDA Integration mit Groupware möglich Nachteile: Dauernde Anbindung mit Mobilfunk Verlustrisiko Akkulaufzeit Gemeinsame Terminverwaltung nur mit Netzverbindung Bildquellen: Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 47

48 Zusammenfassung Strategien: Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit ordnen. Große Aufgaben in kleine Teilaufgaben spalten. Bestimmte Aufgabe an andere abgeben (Delegieren). Zitat Stefan Klein ( Wie Zeitsparen Zeit raubt, Bild der Wissenschaft, 1/2008): Wir sind nicht gestresst, weil wir keine Zeit haben, sondern wir haben keine Zeit, weil wir gestresst sind. Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 48

49 Abschluss Planen Sie Ihre Zeit. Planen Sie zielorientiert ( das möchte ich erreichen ). Auch Freizeit- und Pufferzeiten berücksichtigen. Am besten schriftlich/ elektronisch Gefahren: Keine Zeit mehr für weitere wichtige Tätigkeiten Tätigkeiten werden vergessen (auch private!) Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 49

50 Abschließendes Zitat An Zeit fehlt es uns vor allem dort, wo es uns am Wollen fehlt. (Ernst Ferstl; österreichischer Lehrer und Autor) Ich wünsche Ihnen eine gute Zeit! Carsten Lecon SS 2016 Seminar/ 50