Besprechungsvorbereitung

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1 Kommunikation Seite 1 von 7 Besprechungsvorbereitung 1. Themensammlung Die Themensammlung ist der erste Schritt zur Zielfestlegung einer Besprechung. Sammeln Sie hiermit zunächst auf Kärtchen diejenigen Punkte, die Ihrer Meinung nach angesprochen werden sollen. Ziel dieses Schrittes ist es, so viele Punkte wie möglich zu finden. Überlegen Sie sich: Welche Fragen hätte ich gerne beantwortet? Was möchte ich selbst ansprechen? Welche Punkte seit der letzten Besprechung haben noch Klärungsbedarf? Wo haben wir Schwierigkeiten? Was können wir noch verbessern? Was läuft besonders gut? Was können wir besonders gut? Welche weiteren gemeinsamen Ziele und Schritte wollen wir noch festlegen? 2. Themengewichtung Sortieren Sie diese Kärtchen nun nach Wichtigkeit. Der Punkt der Ihnen am wichtigsten ist, steht ganz oben. Der Punkt der am unwichtigsten ist ganz unten. 3. Themenart Trennen Sie nun nach der Art der Themen in zwei Kategorien: 1. Welche Themen haben einen überwiegend informativen Charakter? 2. Welche Themen benötigen ein Gespräch? Schieben Sie diejenigen Kärtchen der Kategorie 1 etwas nach links und diejenigen der 2. Kategorie etwas nach rechts. Das Ergebnis ist nun einen Themensammlung, die nach Wichtigkeit (die Reihenfolge) und nach Art (links oder rechts) getrennt sind. 4. Zielformulierung Nehmen Sie nun die Kärtchen der rechten Seite. Aus diesen Punkten formulieren Sie die Ziele Ihrer Besprechung. Überlegen Sie sich: Welche Punkte gehören zu einem Ziel? Wie kann ich diese Ziele gruppieren und welche Ziele fassen möglichst viele meiner Punkte zusammen? Was erwarte ich als Ergebnis bei der Besprechung dieser Punkte? Habe ich alle Ziele formuliert oder sind noch Punkte offen? 5. Sammlung der Vorab-Informationen Dieser Teil bezieht sich ausschließlich auf den linken Teil Ihrer Liste. Die Punkte die Sie hier gefunden haben, sind Informationen, die bestimmten Teammitgliedern jetzt schon vorliegen, es geht also nur darum, diese Informationen allen im Team zugänglich zu machen. Dies sollte schon im Vorfeld der Besprechung (via oder Rundbrief oder Memos...) erfolgen, da Sie in der Besprechung dann auf Grundlage dieser Informationen arbeiten können: Formulieren Sie Ihre Fragen zu den jeweiligen Punkten Notieren Sie sich stichpunktartig die Informationen, die Sie selbst weitergeben wollen

2 Kommunikation Seite 2 von 7 6. Formulierung des Themenkataloges Die Einladung enthält sowohl das Gesamtziel der Besprechung als auch die Teilziele. Darüber hinaus enthält Sie die Bitte um Informationen zu Ihren Fragen, sowie diejenigen Informationen, die Sie selbst weitergeben wollen: 1. Allgemeines Ziel der Besprechung 2. Genau formulierte Teilziele 3. Fragen zum Klärungsbedarf als Bitte um Informationen zu den jeweiligen Punkten (mit dem Namen der Person, die eine Antwort geben kann) 4. Eigene Informationen Einladung der Teilnehmer Nachdem nun der Themenkatalog festgelegt ist, können Sie die Einladung zur Besprechung und die Bitte um Information versenden. Beachten Sie hierbei, dies rechtzeitig vorab zu machen: Je mehr Personen beteiligt sind, desto eher Je mehr Punkte die Vorabinformation enthält, desto eher Je mehr eigene feste Termine die Beteiligten haben, desto eher Je mehr Abstimmungsbedarf, desto eher Beachten Sie, daß Sie für alle Rückmeldungen angemessene Termine setzen: Für die Bestätigung von Termin und Ort Für die zusätzlichen Besprechungspunkte Für die Vorabinformationen Für die Formulierung der Erwartungen der einzelnen Teilnehmer Die Einladung selbst besteht aus 3 Teilen: 1. Einladung, allgemeine Angaben zum Ziel der Besprechung, Ihren Erwartungen, Termin und Ort sowie Rückmeldetermine 2. Themenkatalog 3. Bitte um Rückmeldung, Ergänzung der Themen und Formulierung der Teilnehmererwartungen Muster Einladung Liebe Teammitglieder, Ich möchte Sie alle herzlich zu einer Teamsitzung am um Uhr einladen. Die Sitzung dauert ca. 3 Stunden und findet in unserem Besprechungsraum statt. Ich möchte mit dieser Besprechung unser weiteres Vorgehen in unserem Teamprojekt besprechen. Ziel ist für mich dabei, eine Möglichkeit zu finden, unseren Zeitverzug aufzuholen. Bitte bestätigen Sie bis zum Ihre Teilnahme an der Sitzung und geben Sie zur Sicherheit zwei Alternativtermine in der gleichen Woche an. Sollten Sie nicht teilnehmen können, rufen Sie mich bitte vor dem an. Bitte beantworten Sie die Fragen im Themenkatalog und senden Sie die Antworten bis zum an alle Teammitglieder. Schicken Sie bitte Ihre Ergänzungen zum Themenkatalog sowie Ihre Erwartungen an das Ergebnis der Sitzung ebenfalls bis zum an alle Teammitglieder. Folgende Themen sollen besprochen werden: Zeitverzögerung aufholen: Welche Möglichkeiten haben wir Zeit zu sparen?

3 Kommunikation Seite 3 von 7 Fünfmal Warum : Woher kommen unsere Verzögerungen? Das Ergebnis ist eine Ursachenkette, die uns viele Ansatzpunkte für Veränderungsmöglichkeiten bietet. Brainstorming: Welche Möglichkeiten gäbe es, diese Ursachenkette zu verändern? Das Ergebnis ist eine möglichst große Anzahl von Lösungsvorschlägen. Punktebewertung der Möglichkeiten: Welche Möglichkeit ist die beste? Das Ergebnis ist eine Reihenfolge der besten Möglichkeiten, sowie eine Entscheidung für die jeweiligen Möglichkeiten. Einwände finden: Welche Einwände gibt es gegen die gefundenen Lösungen? Ziel ist es, mögliche neue Schwierigkeiten vorab zu finden und die Lösungen gegebenenfalls zu verändern. Maßnahmenplan: Wer übernimmt bis wann welche Aufgaben? Ziel ist es, die neuen Möglichkeiten sofort umzusetzen, die Verantwortlichen zu bestimmen und einen Termin für die Überprüfung der Lösungen festzulegen. Bitte senden Sie vorab an alle Teammitglieder: Welchen aktuellen Bearbeitungsstand haben Sie in Ihrem Aufgabengebiet? (alle) Welche Schwierigkeiten haben Sie mit dem Zeitplan in Ihrem Aufgabengebiet? (alle) Welche Erwartungen haben Sie an das Ergebnis der Sitzung? (alle) Welche weiteren Punkte würden Sie gerne besprechen? (alle) Und hier sind meine Informationen:...

4 Kommunikation Seite 4 von 7 Gesprächsregeln 1. Bereiten Sie sich auf das Gespräch vor 1. Schreiben Sie auf ein Notizblatt Ihr persönliches Gesprächsziel: Was wollen Sie mit dem Gespräch erreichen? 2. Notieren Sie darunter in Stichpunkten alle Themen, die Ihnen dazu wichtig sind. Welche Informationen oder Fragen haben Sie, die für das Ziel wichtig sind? 3. Überprüfen Sie Ihre Themenliste: Welche Punkte fehlen auf Ihrer Liste, um Ihr Anliegen auch einem Außenstehenden zu vermitteln? Welche Punkte sind für Ihr Ziel weniger wichtig? 2. Sie sind für sich selbst verantwortlich Gestalten Sie Ihre soziale und thematische Teilhabe an der Besprechung aktiv und selbstverantwortlich. Das Ergebnis einer jeden Besprechung hängt von Ihnen ab. Übernehmen Sie die Verantwortung für das Ergebnis. 3. Geben Sie Störungen den Vorrang Störungen, Spannungen, Konflikte und Gefühle sind stärker als inhaltliche Ziele, die wir uns gesetzt haben. Um dennoch zu guten Ergebnissen zu gelangen, ist es notwendig, diese Störungen zum Thema zu machen, da sie immer wichtige Hinweise auf Schwierigkeiten liefern, die bei der Umsetzung der Besprechungsergebnisse auftreten können. 4. Sprechen Sie selektiv und authentisch Besprechungen haben das Ziel, ein Ergebnis zu finden, das für alle Beteiligten gut ist. Hierzu ist es jedoch nötig, die persönlichen Meinungen aller zu berücksichtigen. Jeder sollte seine tatsächlichen Gefühle und Vorstellungen darstellen, um zu einem optimalen Ergebnis zu kommen. Machen Sie sich bewußt, was Sie denken und fühlen. Äußern Sie sich entsprechend dieser Vorstellungen und Gefühle. 5. Geben Sie Feedback Um zu einem gemeinsamen Ziel zu kommen, ist es wichtig zu wissen, was die einzelnen Besprechungsteilnehmer denken. Dies funktioniert nur mit Rückmeldungen. Dieses Feedback ist immer eine Ich-Aussage, ein Hinweis darauf, was Sie von der Mitteilung eines anderen verstanden haben und wie dies auf Sie wirkt. Teilen Sie Ihre Wahrnehmung des Geschehens den anderen mit. 6. Sprechen Sie in Ich-Botschaften Sie sind es, der ein Ergebnis aus der Besprechung mit nach Hause nimmt und Sie sind es der an diesem Ergebnis arbeitet. Sie sollten es auch sein der einen Satz formuliert. Sätze die ein man beinhalten sind sehr unpersönlich. Man -Sätze sind ein deutlicher Hinweis darauf, daß Sie sich nicht in die Besprechung einbringen. Ich Sätze hingegen zeigen, daß Ihnen das Ergebnis, die Besprechung und die Besprechungsteilnehmer wichtig sind, Sie aktiv und engagiert an dem Ergebnis interessiert sind und die Umsetzung mit tragen werden. 7. Formulieren Sie Ihre Ziele und Erwartungen Jeder Mensch hat eigene Ziele und Erwartungen. Um ein gemeinsames und damit erfolgversprechendes Ergebnis zu erhalten, ist es notwendig, diese Ziele und Erwartungen zu formulieren. Sie sind die Basis für alle Ihre Handlungen, egal ob Sie diese aussprechen oder nicht. Wenn Sie jedoch Ihre Ziele und

5 Kommunikation Seite 5 von 7 Erwartungen mitteilen, könne die anderen ein Ergebnis erarbeiten, das darauf aufbaut. Dieses Ergebnis wird Ihre Erwartungen und Ziele erfüllen. Verwendete Methoden und Medien Die Kartenabfrage Wozu kann die Kartenabfrage verwendet werden? * Um die Erwartungen aller Beteiligten abzuklären * Um Einwände oder Vorbehalte und Ängste zu berücksichtigen * Um neue Ideen zu finden (Brainstorming) * Um Lösungen zu finden * Um Schwierigkeiten auf den Grund zu gehen * Um Feedback zu sammeln * Um die persönlichen Ziele und Visionen zu sammeln Wie funktioniert die Kartenabfrage? 1) Das Thema oder die Frage wird schriftlich und für alle sichtbar dargestellt. 2) Jeder Teilnehmer bekommt fünf Karten und einen Flipchart-Stift. 3) Jeder Teilnehmer schreibt fünf Stichpunkte zum Thema auf. 4) Alle Karten werden an einer Pinnwand oder auf dem Tisch für alle sichtbar ausgelegt und vorgelesen. 5) Jede einzelne Karte wird besprochen. Jeder Teilnehmer beschreibt kurz, was er unter den Stichpunkten versteht. 6) Die Karten werden in thematische Gruppen geordnet. 7) Das Ergebnis wird schriftlich festgehalten, wobei jeder Teilnehmer der Formulierung zustimmen muß. Was benötigt man für eine Kartenabfrage? * Pinnwand oder großen Tisch * gleichfarbige Karten * gleichfarbige Stifte Das Punktverfahren Wozu kann man das Punktverfahren verwenden? * Zur Auswahl der besten Ergebnisse * Zur Gliederung nach Wichtigkeit * Zur gemeinsamen Entscheidung für eine Strategie oder Lösung Wie funktioniert das Punktverfahren? 1) Jeder Teilnehmer erhält ein bis fünf Klebepunkte. 2) Er klebt diese Punkte auf die Karten, die ihm am wichtigsten sind. 3) Die Karten werden nach der Höhe der erreichten Punktzahl geordnet. Die Karte mit den meisten Punkten ist auf Platz 1. 4) Jeder Teilnehmer gibt einen kurzen Kommentar zu dem Entscheidungsergebnis ab. Was benötigt man für das Punktverfahren? * Pinwand oder großen Tisch * gleichfarbige Karten * Klebepunkte

6 Kommunikation Seite 6 von 7 Mit Einwänden arbeiten Was sind Einwände? Einwände sind Probleme, Ängste, Sorgen, Vorbehalte oder Bedenken, die ein Beteiligter bei einer gefundenen Lösung hat. Diese Einwände sind sehr bedeutsame und gewichtige Hinweise auf mögliche Schwierigkeiten bei der Umsetzung von Lösungen und sollten daher schon in der Planung sehr ernst genommen und in der Ausgestaltung der Lösung mit eingearbeitet werden. Grundsätzlich gilt: Nur die Lösung, die alle Beteiligten ohne jeden Zweifel gut finden ist eine erfolgversprechende Lösung! Wozu sind Einwände hilfreich? Um mögliche neue Probleme einer Lösung schon vor der Umsetzung zu erkennen Um Ergebnisse zu überprüfen Wie bekommt man Einwände? Einwände werden abgefragt nachdem man ein gemeinsames Ergebnis gefunden hat. Die Einwände werden in andersfarbigen Karten neben das Ergebnis gelegt oder gepinnt und gemeinsam zu den verschiedenen Punkten gruppiert. Jeder Teilnehmer gibt einen kurzen Kommentar zu jedem Einwand ab. Gegebenenfalls wird die Kartenabfrage zur Lösungsfindung nochmals durchlaufen, um die Einwände einzuarbeiten. Visionen und Ziele Was sind Visionen und Ziele? Visionen und Ziele sind eine gemeinsame Arbeitsgrundlage, der jeder Beteiligte zustimmt und in der sich jeder Beteiligte wiederfindet. Sie sind die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Nur wenn jeder weiß, wo die Reise hingehen soll, gehen alle den gleichen Weg. Wie schafft man eine gemeinsame Vision? Festlegen des Themas (Wie wird das Ergebnis sein, wenn wir es erreicht haben?) Kartenabfrage Meine persönliche Vision des Themas Besprechen der Ergebnisse und finden eines gemeinsamen Nenners als Ergebnis Finden und Einarbeiten von Einwänden Das Ziel ist erreicht, wenn jeder Teilnehmer eine konkrete Vorstellung von der jeweiligen Vision hat, die sich möglichst genau mit den Visionen der anderen Beteiligten deckt. Wichtig ist, daß es bei dieser Vision keine Einwände mehr geben darf. Alle Teilnehmer stimmen der Vision zu. Die fünf Warum s Was sind die fünf Warum s Die Methode der fünf Warum s hilft, eine Ursachenkette für auftretende Schwierigkeiten oder für einen unerklärbaren Erfolg zu finden. Mit dieser Ursachenkette kann man Prozesse sichtbar machen, die zu diesem Symptom geführt haben. Dadurch kann man erfolgreiche Prozesse sicherstellen und weniger erfolgreiche verändern.

7 Kommunikation Seite 7 von 7 Wie findet man diese Kette Beantworten Sie im Team mit Hilfe der Kartenabfrage folgende Fragen: 1. Wie kann ein Außenstehender dieses Phänomen erkennen? 2. Was führt dazu, daß dies so ist? 3. Stellen Sie die zweite Frage ca. fünfmal, jedes Mal bezogen auf die neu gefundenen Punkte. Jetzt können Sie bei Bedarf mit Hilfe des Brainstormings Alternativen oder Sicherungsmöglichkeiten finden. Die Weiterführung der Ergebnisse Wozu? Hiermit wird festgelegt, wer welche Aufgaben bis wann erledigen wird, wann ein weiteres Teamgespräch zur Überprüfung der Maßnahmen stattfindet und wer den Stand der Umsetzung protokolliert. Wie plane ich die nächsten Schritte? 1) Erstellen einer Tabelle mit sechs Spalten. 2) Schriftlich und für alle sichtbar die anstehenden Aufgaben sammeln. 3) Verantwortliche für jede Aufgabe suchen. Sie werden erst nachdem sie zugestimmt haben festgehalten. 4) Erledigungstermin festlegen (in Abstimmung mit allen Beteiligten). 5) Rückmeldepartner festlegen (wer benötigt das Ergebnis bzw. wer protokolliert den Status der Umsetzung). 6) Art der Rückmeldung festlegen (schriftlich, telefonisch, Besprechung usw.). Das Feedback Am Ende eines Themenblocks und der Teambesprechung gibt jeder Teilnehmer ein kurzes Feedback ab. Dies kann entweder mit Hilfe der Kartenabfrage geschehen oder mündlich und sollte pro Teilnehmer nicht länger als zwei Minuten dauern. Im Feedback werden folgende Fragen beantwortet: 1) Welche Erwartungen hatte ich? 2) Welche meiner Erwartungen sind erfüllt worden? 3) Welche meiner Erwartungen sind nicht erfüllt worden? 4) Was war für mich bei den Gesprächen und der Lösungsfindung gut? 5) Was war für mich bei den Gesprächen und der Lösungsfindung verbesserungswürdig?