Die Beschlusssammlung im Wohnungseigentumsrecht

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1 Die Beschlusssammlung im Wohnungseigentumsrecht Vielen Wohnungseigentümern, aber auch Verwaltern, ist nicht bekannt, dass durch die Novellierung des Wohnungseigentumsgesetzes zum eine Verpflichtung besteht, eine Beschlusssammlung zu führen. Zwar wird bereits im 24 Abs. 6 dem Verwalter aufgegeben, über die in einer Wohnungseigentümerversammlung gefassten Beschlüsse eine Niederschrift aufzunehmen. Darüber hinaus ist der Verwalter jedoch nach 24 Abs. 8 Satz 1 i.v.m. 24 Abs. 7 WEG verpflichtet, zusätzlich eine gesonderte Beschlusssammlung zu führen. Bei diesen Vorschriften handelt es sich um zwingendes Recht mit der Folge, dass weder durch Vereinbarung in der Teilungserklärung noch durch eine Beschlussfassung davon abgewichen werden kann. Sinn und Zweck Durch die Novellierung des Wohnungseigentumsgesetzes wurde den Wohnungseigentümern die Möglichkeit eingeräumt, von gesetzlichen Regelungen oder auch von Regelungen in ihrer Teilungserklärung abweichende Beschlüsse zu fassen. So sind die Wohnungseigentümer nach 16 Abs. 2 WEG verpflichtet, die Lasten und Kosten in Höhe des jeweiligen Miteigentumsanteils zu tragen. Nun können die Wohnungseigentümer gemäß 16 Abs. 3 WEG durch einfachen Mehrheitsbeschluss einen davon abweichenden Verteilerschlüssel für die Betriebskosten i.s.v. 556 Abs.1 BGB sowie für die Verwaltungskosten vereinbaren, wenn der neue Maßstab dem Verbrauch oder der Verursachung Rechnung trägt. Ferner können die Wohnungseigentümer nach 16 Abs. 4 WEG für Instandhaltungen und Instandsetzungen im Einzelfall eine andere Kostentragungsregelung treffen. Mit sogenannten doppeltem Quorum, d.h. mit einer Mehrheit von drei Viertel aller stimmberechtigten Wohnungseigentümer gerechnet nach dem Kopfprinzip, die wiederum mehr als die Hälfte aller Miteigentumsanteile ausmachten, kann danach z.b. beschlossen werden, dass die Reparaturkosten der Fenster nicht nach dem Verhältnis der Miteigentumsanteile verteilt werden, sondern von jedem Wohnungseigentümer selbst getragen werden. Um nun auch zukünftige Eigentümer durch solche Beschlüsse, die eine Änderung der Kostentragung enthalten, zu binden, war es notwendig, eine Form der Dokumentation zu finden, mit der sich Kaufinteressenten entsprechend Informationen einholen konnten, da solche Beschlüsse nicht der Eintragung in das Grundbuch bedürfen. Eine Niederschrift entsprechend 24 Abs. 6 WEG erfüllte diese Anforderungen hieran nicht, da eine mögliche Änderung oder Aufhebung eines solchen Beschlusses auch durch gerichtliche Entscheidung oder durch einen neuen Beschluss jederzeit möglich ist. 1

2 Deshalb wurde 24 Abs. 7 Satz 1 WEG eingeführt, wonach nicht nur eine Niederschrift über die in der Wohnungseigentümerversammlung gefassten Beschlüsse zu fertigen ist, sondern unabhängig davon die Beschlusssammlung anzulegen ist. Zwar hängt die Wirksamkeit eines Beschlusses nicht davon ab, dass dieser in der Beschlusssammlung wiedergegeben ist. Die Beschlusssammlung stellt jedoch zumindest eine Beweiserleichterung dar. Insbesondere Kaufinteressenten ist stets dringend anzuraten, vor Abschluss des notariellen Kaufvertrages die Beschlusssammlung einzusehen. Inhalt der Beschlusssammlung In 24 Abs. 7 Satz 2 ist festgelegt, dass die Beschlusssammlung den Wortlaut der in der Wohnungseigentümerversammlung verkündeten Beschlüsse mit Angabe von Ort und Datum der Versammlung enthält, die schriftlichen Beschlüsse mit Angabe von Ort und Datum der Verkündung aufgenommen werden sowie die Urteilsformeln der gerichtlichen Entscheidungen in einem Rechtsstreit gemäß 43 WEG mit Angabe des Datums, des Gerichts und der Parteien. Weitere Angaben oder Anlagen, wie die Jahresabrechnung, Wirtschaftspläne, Hausordnung oder Kostenvoranschläge zur Instandhaltung oder Instandsetzung sind nicht aufzunehmen. Im Einzelnen gilt folgendes: Versammlungsbeschlüsse Um die erforderlichen Informationen über den Gegenstand bzw. den Inhalt des Beschlusses zu gewährleisten, ist der Wortlaut des verkündeten Beschlusses in der Beschlusssammlung aufzunehmen. Lediglich die Angabe des Tagesordnungspunktes oder eines Stichwortes genügt dem nicht. Entsprechend der Entscheidung des BGH vom 23. August 2001 (Az.: V ZB 10/01) ist das vom Versammlungsleiter festgestellte und bekanntgegebene, mithin verkündete Beschlussergebnis in der Beschlusssammlung anzugeben, in dem entweder festgehalten wird, ob ein Beschluss angenommen oder abgelehnt wurde oder aber in dem das Verhältnis der Ja-Stimmen einerseits zu den Nein-Stimmen andererseits dokumentiert wird. Entbehrlich ist die Aufnahme des festgestellten Abstimmungsergebnisses sicherlich dann, wenn sich bereits aus dem Wortlaut des Beschlusses ergibt, dass dieser angenommen bzw. abgelehnt wurde. Da insbesondere auch Negativbeschlüsse innerhalb der Frist von einem Monat, gerechnet vom Tage der Eigentümerversammlung an, bei Gericht angefochten werden können, mit dem Ergebnis, dass ein Urteil ergeht, sind auch solche Negativbeschlüsse in die Beschlusssammlung aufzunehmen, da das Urteil ja gerade diesen Negativbeschluss ersetzt. Schriftliche Beschlüsse Ebenso sind die schriftlichen Beschlüsse mit ihrem Wortlaut in der Beschlusssammlung festzuhalten, sobald alle Wohnungseigentümer zugestimmt haben und der Verwalter diesen Beschluss bekanntgegeben hat, so dass er als verkündet gilt. Urteile in einem Rechtsstreit nach 43 WEG 2

3 Hier ist der sogenannte Tenor, also die Urteilsformel, in die Beschlusssammlung aufzunehmen. Daneben sind das Gericht, das Datum und die Namen der Parteien mitzuteilen. Hilfreich ist es, das Aktenzeichen zu benennen. Nicht notwendig ist es hingegen, die Entscheidungsgründe wieder zu geben. Diese Vorschrift bezieht sich nicht nur auf Urteile, sondern auch auf andere Entscheidungen in der Sache, wie z.b. zu den Kosten oder zur vorläufigen Vollstreckbarkeit. Vergleiche Noch nicht entschieden ist, ob Vergleiche, seien es gerichtliche oder außergerichtliche, in die Beschlusssammlung aufzunehmen sind, da es sich hierbei nicht um gerichtliche Entscheidungen handelt. Gerichtliche Mahnverfahren Mahnbescheide, die die Wohnungseigentümergemeinschaft gemäß 43 Nr. 6 WEG beantragt hat, zählen nicht zu den gerichtlichen Entscheidungen im Sinne des 24 Abs. 7 Nr. 3 WEG. Anders sieht dies jedoch dann aus, wenn auf Grundlage des Mahnbescheides ein Vollstreckungsbescheid, mithin ein Titel, ergangen ist, da dieser einem vorläufig vollstreckbaren Versäumnisurteil gleichkommt und damit wiederum einer entsprechenden gerichtlichen Entscheidung. Änderungen von Beschlüssen und gerichtlichen Entscheidungen Sind Beschlüsse oder sogar gerichtliche Entscheidungen angefochten oder aufgehoben worden, so ist dies gemäß 24 Abs. 7 Satz 4 WEG ebenfalls in der Beschlusssammlung anzumerken. Hierbei bedarf es nicht nur der Angabe des Datums, sondern auch des Namens desjenigen, der die Anfechtung vorgenommen hat. Hilfreich ist es auch hier, das Aktenzeichen anzumerken. Wurde im Rahmen einer Anfechtungsklage ein Beschluss durch Urteil aufgehoben, so ist nicht nur der Tenor des Urteils in der Beschlusssammlung aufzunehmen, sondern auch bei dem ursprünglich angefochtnen Beschluss zu vermerken, dass dieser aufgehoben wurde. Nach 24 Abs. 7 Satz 5 und 6 WEG kann zwar im Fall einer Aufhebung die Eintragung gelöscht werden. Dies bezieht sich jedoch nur auf den eigentlichen Text, wobei ein entsprechender Löschungsvermerk mit Datumsangabe und Unterschrift vorzunehmen ist. Hier können die Wohnungseigentümer aber auch eine andere Regelungen beschließen, z.b. dahingehend, dass der Text nicht tatsächlich gelöscht wird, sondern lediglich ein entsprechender Vermerk vorgenommen wird, damit durch die Beibehaltung der Einträge nachvollzogen werden kann, welche Beschlüsse oder gerichtliche Entscheidungen gefällt wurden. Form und Frist der Eintragung In 24 Abs. 7 Satz 3 wird zunächst geregelt, dass die Beschlüsse und gerichtlichen Entscheidungen fortlaufend einzutragen und zu nummerieren sind, während in Satz 7 dieser Vorschrift geregelt ist, dass die Eintragung, Vermerke oder Löschungen unverzüglich zu erledigen und mit Datum zu versehen sind. Umstritten ist bislang, welcher Zeitraum zur Eintragung zur Verfügung steht. 3

4 Grundsätzlich bedeutet unverzüglich im Sinne von 121 Abs. 1 BGB ohne schuldhaftes Zögern. Da die Beschlusssammlung gem. 24 Abs. 8 Satz 1 WEG in der Regel vom Verwalter geführt wird, kann es nicht hingenommen werden, dass die Eintragungen erst zwei bis drei Wochen später vorzunehmen sind. Regelmäßig dürfte es dem Verwalter möglich sein, die verkündeten Beschlüsse bzw. die bekannt gewordenen gerichtlichen Entscheidungen am nächsten Werktag in die Beschlusssammlung aufzunehmen. Allenfalls können ihm einige wenige Tage Frist eingeräumt werden. Die Wohnungseigentümer können auch im Rahmen ordnungsgemäßer Verwaltung darüber entscheiden, ob die Beschlusssammlung in herkömmlicher, schriftlicher Papierform geführt wird oder aber in elektronischer Form. So können die Wohnungseigentümer auch darüber entscheiden, ob Beschlüsse oder gerichtliche Entscheidungen, die vor der Novellierung des Wohnungseigentumsgesetzes, also dem ergangen sind, gleichfalls in die Beschlusssammlung aufzunehmen sind. Führung der Beschlusssammlung Wie bereits oben erwähnt, ist in der Regel der Verwalter gem. 24 Abs. 8 Satz 1 WEG verpflichtet, die Beschlusssammlung zu führen. Die Wohnungseigentümer können jedoch auch nach 24 Abs. 8 Satz 2 WEG durch Mehrheitsbeschluss einen Wohnungseigentümer bestimmen, der diese Aufgabe wahrnimmt. Fehlt ein Verwalter und wurde auch kein Wohnungseigentümer mit der Führung der Beschlusssammlung beauftragt, so ist diese vom Vorsitzenden der Wohnungseigentümerversammlung zu führen. Abberufung aus wichtigem Grund Kommt der Verwalter seinen Verpflichtungen nach 24 Abs. 8 Satz 1 WEG zur Führung des Beschlussbuches nicht nach, so verletzt er seine Verwalterpflichten in so starkem Maße, dass ein wichtiger Grund zur sofortigen Abberufung vorliegt. Dies wurde durch die Novellierung des Wohnungseigentumsgesetzes auch in 26 Abs. 1 Satz 4 WEG ausdrücklich festgehalten. Danach liegt ein wichtiger Grund regelmäßig dann vor, wenn der Verwalter die Beschlusssammlung nicht ordnungsgemäß führt. Ein wichtiger Grund ist also nicht nur bereits dann gegeben, wenn die Beschlusssammlung gar nicht vom Verwalter geführt wird, sondern auch dann, wenn die Angaben fehlerhaft oder unvollständig vorgenommen werden oder nicht unverzüglich. Dabei muss betont werden, dass die Wiedergabe der Beschlussinhalte in der nach 24 Abs. 6 WEG vorzunehmenden Niederschrift identisch mit dem Wortlaut in der nach 24 Abs. 7 und 8 WEG zu führenden Beschlusssammlung sein muss. Darüber hinaus haftet der Verwalter und ist damit Regressansprüchen der Wohnungseigentümergemeinschaft ausgesetzt, wenn er seiner Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Führung der Beschlusssammlung nicht nachkommt. Vergütung Da das Führen der Beschlusssammlung zu den Hauptpflichten des Verwalters gehört, kann er hierfür nicht eine gesonderte Vergütung fordern, gleichgültig, ob das Vertragsverhältnis zwischen Verwalter und Wohnungseigentümergemeinschaft erst nach der Novellierung des Wohnungseigentumsgesetzes geschlossen wurde oder eben bereits vor dem bestand. 4

5 Etwas anderes kann dann gelten, wenn auch Beschlüsse, die vor dem gefasst wurden, nunmehr noch in die Beschlusssammlung aufgenommen werden sollen. Einsichtsrecht Neben den jeweiligen Eigentümern der Wohnungseigentümergemeinschaft steht gemäß 24 Abs. 7 Satz 8 WEG auch bevollmächtigten Dritten ein Einsichtsrecht in die Beschlusssammlung zu. Damit kann jeder Wohnungseigentümer z.b. seinen Kaufinteressenten ermächtigen, die Beschlusssammlung einzusehen, so dass gewährleistet ist, dass der Kaufinteressent sich vor Erwerb der Wohnung ausreichend informieren konnte. Gegen Kopiekostenerstattung, deren Höhe die Wohnungseigentümergemeinschaft gemäß 21 Abs. 7 WEG mehrheitlich beschließen kann, sind dem Wohnungseigentümer oder aber dem bevollmächtigten Dritten auch entsprechende Kopien der Beschlusssammlung auszuhändigen. Schlusswort: Insbesondere, wenn ein Wohnungseigentümer beabsichtigt, die Immobilie zu veräußern, sollte er den Kaufinteressenten ermächtigen, Einsicht in die Beschlusssammlung zu nehmen, um seinerseits keinen Regressansprüchen des Erwerbers ausgesetzt zu sein. Solche könnten sich beispielsweise dann ergeben, wenn in einer Teilungserklärung ohne Öffnungsklausel keine vom Gesetz abweichende Kostentragungsregelung enthalten ist, diese Kostentragungsregelung nunmehr aber durch die Beschlusskompetenzen gemäß 16 Abs. 3 u. 4 WEG geändert wurden. Darüber hinaus sollte auch jeder Wohnungseigentümer regelmäßig prüfen, ob die Beschlusssammlung ordnungsgemäß und korrekt geführt ist, da Sinn und Zweck der Beschlusssammlung darin liegt, Rechtssicherheit zu gewährleisten und somit jedem in übersichtlicher Form Kenntnis der aktuellen Beschlüsse als auch etwaiger gerichtlicher Entscheidungen zu ermöglichen. 5